Granskning av kommunens skydd mot mutor och Revisionsrapport KPMG AB Antal sidor: 13
Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte 1 3. Avgränsning 2 4. Revisionskriterier 2 5. Ansvarig nämnd/styrelse 3 6. Metod 3 7. Våra iakttagelser 4 7.1 Styrdokument med inriktning mot att motverka oegentligheter - kontrollmiljö 4 7.1.1 Upphandling och inköp 5 7.1.2 Bisysslor 6 7.1.3 Kommentarer 6 7.2 Riskvärdering 6 7.2.1 Kommentarer 7 7.3 Kontroll 7 7.3.1 Attestregler 8 7.3.2 Kommentarer 9 7.4 Kommunikation och information av styrande regler 9 7.4.1 Kommentarer 10 7.5 Tillsyn, utvärdering och uppföljning 10 7.5.1 Kommentarer 10 8. Sammanfattande rekommendationer 11
1. Bakgrund 2. Syfte Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska kommunens skydd mot mutor och. Under de senaste åren har ett flertal fall av oegentligheter avslöjats i Sverige som inneburit ett större fokus på riskerna för oegentligheter inom organisationer. Offentliga sektorn arbetar på uppdrag av medborgarna, i öppenhet och transparens. Som verksam inom den offentliga sektorn medföljer ett särskilt ansvar att bekämpa mutor och andra former av korruption samt att i övrigt upprätthålla kraven på saklighet och opartiskhet. Att offentliga verksamheter har ett fungerande skydd mot oegentligheter är viktigt för allmänhetens förtroende som helhet men också för det enskilda landstinget eller kommunen. I kommunallagen tydliggörs styrelsens och nämnders ansvar för intern kontroll. Styrelsen och respektive nämnd ansvarar för att den interna kontrollen är utformad så att lagar och förordningar följs och att minska risken för att oegentligheter kan förekomma. Det senaste året har ett antal oegentligheter satt fokus på hur sådana händelser ska kunna upptäckas och förebyggas. Vi finner det relevant att granska kommunens processer avseende upphandling, inköp och tillståndsgivning. Otillåtna direktupphandlingar och tillståndsgivning i exempelvis bygglovsärenden är exempel där möjligheter öppnas för icke tillåtna åtgärder. Mot denna bakgrund kommer upphandling, inköp och tillståndsgivning att granskas. Den interna kontrollen utgör en viktig förutsättning för att säkerställa att oegentligheter inte förekommer. Syftet med granskningen är att bedöma om kan anses ha en tillfredställande kontroll och struktur för att motverka oegentligheter i riskutsatta processer. Exempel på processer av särskilt intresse är upphandling, inköp och tillståndsgivning. Vi kommer därför att granska vilka styrdokument som finns inom kommunen för att motverka oegentligheter och hur dessa tillämpas i praktiken. De revisionsfrågor som granskningen ska ge svar på är följande: - Vilka styrdokument har kommunen för att motverka oegentligheter och hur tillämpas dessa? - Vilken styrning och vilka kontroller finns inom organisationen? - Genomförs riskanalyser av verksamheten? Vilka riskbedömningar finns för att oegentligheter kan förekomma inom kommunen? - Vilken information har ledningen gett till anställda avseende oegentligheter och rapportering av dessa? - Drar man erfarenhet av inträffade fall och i så fall på vilket sätt? 1
3. Avgränsning - Är den interna kontrollen tillräcklig och ändamålsenlig? Vi har valt att granska vilka riktlinjer som finns och hur strukturen ser ut, för att motverka oegentligheter i kommunen. Granskningen syftar därmed inte till att upptäcka indikationer på eller förekomsten av oegentligheter. Vi har därför valt att fokusera på processerna avseende upphandling, inköp och tillståndsgivning. Granskningen kommer fokusera på upphandlingsenheten och samhällsbyggnadsförvaltningen. 4. Revisionskriterier Granskningen har skett utifrån: Kommunallagen (SFS 1991:900) Brottsbalken(SFS 1962:700) Tillämpbara interna styrdokument och fullmäktigebeslut. Avstämningar/ intervjuer med berörda tjänstemän. Vi har i vår bedömning utgått från COSO-modellens 1 beståndsdelar för intern kontroll (respektive beståndsdel presenteras närmare i avsnitt 6): Tillsyn inkl uppföljning och utvärdering Kommunikation och information Kontrollaktiviteter Riskvärdering Kontrollmiljö 1 Den amerikanska oberoende revisionsorganisationen Committee of Sponsoring Organizations of the Tradeway Commision (COSO) har beskrivit den interna styrningen och deras samband. 2
5. Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen avser omfatta potentiella riskområden för oegentligheter såsom upphandlingsenheten, fastigheter och infrastruktur samt plan- och byggkontoret inom samhällsbyggnadsförvaltningen. 6. Metod I våra bedömningar har vi utgått från COSO-modellen. Av modellen nedan framgår en beskrivning av COSO-modellens respektive delområden. Tillsynen (övervakning) innebär uppföljning med rapportering om styrningens effekter på verksamheten. Detta bör ske regelbundet bl.a. för att ledningen ska kunna anpassa styrningen och kontrollen till uppkomna aktuella risksituationer. Rutinerna siktar i detta sammanhang främst till att rapportera brister i den interna styrningen och kontrollen för att utan fördröjning kunna göra korrigeringar. Tillsyn Styrelse och nämnder ansvarar för den interna kontrollen enligt KL 6 kap 7. Nämnderna ska inom sitt område se till att verksamheterna bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. 3
Enligt 20 kap. 2 brottsbalken döms arbetstagare som, för sig själv eller för annan, tar emot, låter sig utlova eller begär muta eller annan otillbörlig belöning för sin tjänsteutövning, för mutbrott till böter eller fängelse i högst två år. Detsamma gäller om arbetstagaren begått gärningen innan han erhöll anställningen eller efter det han avslutat densamma. Enligt 17 kap. 7 brottsbalken döms den som till arbets- eller uppdragstagare lämnar, utlovar eller erbjuder, för denne själv eller annan, muta eller annan otillbörlig belöning för tjänsteutövningen, till eller fängelse i högst två år. Intervjuer har skett med kommunchef, inköpssamordnare, samhällsbyggnadschef, byggnadschef och fastighetschef. Frågorna som ställts har utgått från COSO-modellen ovan. Granskningen har utförts av Lina Olsson, Revisor. Föreliggande rapport har faktakontrollerats av kommunchef, inköpssamordnare, samhällsbyggnadschef och fastighetschef. 7. Våra iakttagelser 7.1 Styrdokument med inriktning mot att motverka oegentligheter - kontrollmiljö Kontrollmiljö är den omgivning som den interna styrningen och kontrollen verkar i och påverkas av. Det är lagar, regler och policys, organisationens värdegrund och kultur, dess ledning och ledningens syn på etik, fördelning av ansvar och befogenheter samt ledningens övriga agerande i olika sammanhang. Styrelser och nämnder är enligt kommunallagen ansvariga för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Enligt reglemente för intern kontroll, antaget av kommunfullmäktige 2005-04-25, ska styrelser och nämnder med rimlig grad av säkerhet fastställa att följande mål uppnås; - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet, - Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten, - Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm. - För att säkerställa en god arbetsmiljö för personal har kommunfullmäktige antagit ett arbetsmiljöprogram. Programmet reglerar hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas. Enligt reglementet är det kommunstyrelsen som har det övergripande ansvaret att tillse att det finns en god intern kontroll. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Inom nämnds verksamhetsområde ansvarar förvaltningschef eller motsvarande för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en god intern kontroll kan 4
upprätthållas. Förvaltningschefen är skyldig att löpande rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar. De verksamhetsansvariga cheferna på olika nivåer i organisationen anges vara skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Övriga anställda är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar i sin arbetsutövning. Det anges även i reglementet att varje nämnd har en skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Nämnden ska som grund för sin styrning genomföra riskbedömningar för sin verksamhet och varje nämnd ska varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Resultatet av den interna kontrollen ska rapporteras till nämnden i den omfattning som fastställts i intern kontrollplan. Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och föranstalta om förbättringar, när detta behövs. Förslag till tillämpningsanvisningar har även upprättats inklusive exempel på kontroller. Det finns inte något styrdokument avseende specifikt oegentligheter. Kommunen har inte några riktlinjer avseende representation eller gåvor från externa aktörer. Det finns en policy för resor och transporter vilken fastställts av kommunstyrelsen 2010-04-06. I denna anges dock inte något om förhållningar såsom vem som betalar resor och dylikt vid kontakt med leverantörer. Gränsdragningar har diskuterats inom samhällsbyggnadsförvaltningen, varmed man anser att en lunch, vid vissa tillfällen, går bra att bli bjuden på liksom enklare julbord. Det har informerats på förvaltningsmöte att man inte får ta emot julklappar. Inom kommunledningsförvaltningen uppges det ha inträffat att leverantör bjuder anställda på lunch. Vid något tillfälle har även leverantör erbjudit övernattning i samband med besök hos leverantör, detta betalade dock kommunen. Då det inte uppges ha förekommit några fall av oegentligheter känner intervjuade inte till processen vid misstanke om detta. Det har dock framkommit att det för 5-6 år sedan uppdagades att en tjänsteman inom samhällsbyggnadsförvaltningen inhandlat en produkt för eget bruk, men fakturerat kommunen för varan. Detta uppmärksammades dock när dennes chef skulle attestera fakturan och medarbetaren entledigades. 7.1.1 Upphandling och inköp Kommunfullmäktige har 2011-09-12 antagit en upphandlings- och inköpspolicy för Olofströms kommun, Karlshamns kommun och Sölvesborgs kommun. Denna redogör för lagen om offentlig upphandling, tröskelvärden, målsättningar, grundläggande regler, direktupphandling och miljökrav. En av målsättningarna är att upphandlingsverksamheten ska präglas av effektivitet, kompetens, samverkan samt etik och moral. Det anges exempelvis att all upphandling ska baseras på en helhetssyn och på professionalism samt ske i nära samverkan mellan upphandlingsenheten och användare. All personal som genomför upphandling ska ha kännedom om LOU samt vara väl insatt i upphandlings- och inköpspolicyn. Varje förvaltning ska genom intern kontroll tillse att tecknade avtal följs. Inköpssamordnare genomför en intern kontroll avseende efterlevnad av ramavtal. Detta är en övergripande kontroll och det har inte framkommit att förvaltningarna genomför egna kontroller avseende detta (se avsnitt 7.3 för ytterligare information). Varje verksamhet har även ett ansvar för att medverka vid upphandlingar både inom den egna kommunen och i samverkan med andra kommuner. Upphandlingsenheten ska informera om ingångna avtal i kommunernas intranät. Förvaltningarna ska använda samma system för sina 5
avtal. Det anges även att vid köp över 2 prisbasbelopp (85 600 kr) ska offert begäras in av minst tre anbudsgivare. Offerten ska vara skriftlig och inköpet dokumenteras, dessutom ska jämförelse göras av kvalitet och pris och de väsentligaste kraven och frågeställningarna ska delges samtliga leverantörer. Vad gäller köp under 2 prisbasbelopp bör minst tre leverantörer tillfrågas samt inköpet dokumenteras samt jämförelse ske av kvalitet och pris. 7.1.2 Bisysslor I kommunledningskontorets personalhandbok finns anvisningar om bisysslor. Där anges att det är angeläget att arbetstagare inte åtar sig sådan bisyssla som kan rubba förtroendet för kommunens verksamhet, skada dess anseende eller på annat sätt inverka negativt på arbetstagarens möjligheter att fullgöra sina arbetsuppgifter. Det anges att kommunen kan förbjuda denna typ av bisyssla. Det beskrivs även vad som åsyftas med bisyssla inklusive exemplifierande samt hänvisning till jävsregler. För att undvika oönskade situationer har varje anställd som driver någon verksamhet som kan betecknas som bisyssla ett ansvar att självmant anmäla denna till sin arbetsledning, medan förvaltningschefen gör motsvarande anmälan till nämnd. Då personal ska anställas exempelvis i samband med anställningsintervju ska eventuella bisysslor efterfrågas, såvida detta inte är uppenbart obehövligt. Om bisyssla är hindrande för tjänsteutövningen enligt avtalets bestämmelser kan den förbjudas av arbetsgivaren. Det finns även en checklista avseende bisyssla. Bisysslor stäms av en gång per år vid utvecklingssamtal. Medarbetaren får då ange huruvida han/hon har en bisyssla och vad den består i, vilket rapporteras till personalutskottet. Förvaltningschefer anmäler bisyssla till personalutskottet, vilken även godkänner dessa. 7.1.3 Kommentarer Kommunen har inte upprättat riktlinjer i form av etiska regler, gåvor, representation eller kontakter med leverantörer. Det finns därmed inte någon policy med tydliga riktlinjer för personalen avseende oegentligheter eller dokument som kompenserar för avsaknaden av en policy. En policy avseende oegentligheter medför tydligare ledning i dessa frågor och vi rekommenderar att en central och övergripande policy upprättas. Denna bör innehålla definitioner av mutor såväl som, när man ska anmäla, till vem man ska anmäla, var gränsen kan anses gå vid en muta och exemplifierande avseende detta. Då det inte finns någon policy föreligger även svårigheter vad gäller uppföljning och kontroller för att minska dess förekomst. 7.2 Riskvärdering Riskvärdering är de bedömningar och analyser av risker, möjligheter och framgångsfaktorer som ledningen gör. Ledningen ansvarar även för hur den interna styrningen och kontrollen är utformad. I den interna kontrollplanen för år 2010 har kommunledningsförvaltningen gjort riskbedömningar för granskningsområdena attestrutiner och inköp. Brister vad gäller attestrutiner anges kunna få allvarliga konsekvenser och att sannolikheten för att detta inträffar är möjlig. En kontroll beslutades därför ske av att gällande attestrutiner följs samt kontroll av verifikationer med ekonomichefen som ansvarig. Vad gäller inköp bedömdes brister i rutiner ha lindriga konsekvenser samt att eventuella brister var sannolika. Därför beslutades en kontroll ske av 6
inköpstrohet i förhållande till ramavtal med upphandlare som ansvarig för kontrollen. Se avsnitt 7.3 för ytterligare information om resultatet av dessa kontroller. Inom samhällsbyggnadsförvaltningen, år 2009 och 2010, har riskbedömningen avseende attestrutiner angetts som kännbar och beslut tagits för att genomföra ett stickprov för att se huruvida attestrutiner följs. I attestreglementet anges att eventuella misstankar ska anmälas till närmaste chef. Det finns inte några riktlinjer, utom i attestreglementet, om till vem man anmäler misstänkta fall av oegentligheter, men samtliga som intervjuats har uppgett att vid eventuella misstankar skulle detta rapporteras till närmaste chef. 7.2.1 Kommentarer Riskbedömningar har skett avseende attestrutiner och inköp. Kommunen har endast angivit i attestregler att misstänkta överträdelser av attestreglementet ska ske till närmaste chef. I övrigt har det inte angivits till vem rapportering ska ske om misstänkta fall av oegentligheter inträffar och det finns ingen gemensam funktion för mottagande av eventuella överträdelser mot organisationens normer för etik och moral. Därmed skulle med fördel en whistle blowingfunktion kunna inrättas, vilket är ett effektivt sätt att upptäcka oegentligheter. Whistle blowing innebär att en anställd kan rapportera om misstänkta fall av lagbrott eller oetisk verksamhet inom den egna organisationen, vilket underlättas genom att en specifik grupp av personer är ansvariga för att ta emot denna information. 7.3 Kontroll Kontrollaktiviteter (styrningsåtgärder) är de åtgärder och rutiner som utarbetas för att fel ska upptäckas, åtgärdas och även förebyggas. Åtgärderna kan även finnas inbyggda i såväl organisationsstruktur som rutiner. Det har genomförts kontroller inom såväl kommunledningsförvaltningen som samhällsbyggnadsförvaltningen. År 2009 och 2010 har en kontroll skett av attestrutiner inom både kommunledningsförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen. År 2009 kontrollerades inom kommunledningsförvaltningen att korrekt attestering skett. År 2009 hittades totalt tre fel, vilket motsvarade ca 5 procent av urvalet (totalt kontrollerades 58 fakturor). I kontrollen år 2010 inom kommunledningsförvaltningen kontrollerades attestering samt kontering, moms och förfallna fakturor. Där rapporteras att ekonomiavdelningen gjort stickprov på fakturor inom förvaltningen utan större avvikelser. Inom samhällsbyggnadsförvaltningen var år 2010 samtliga kontrollerade fakturor utan anmärkning. Ett stickprov genomfördes med kontroll av ca. 10-15 slumpvis valda fakturor. Det kontrollerades då att fakturan såg rätt ut vad gäller momsbelopp och att attestering skett enligt attestreglemente exempelvis att rätt attestanter kontrollerat och signerat fakturan. Inköpsstatistik för år 2010 (kontroll avseende efterlevnad av ramavtal) redovisades i maj för kommunstyrelsens arbetsutskott, vilket sker årligen. En kontroll har då skett av köptrohet inom vissa konton såsom möbler, livsmedel, plast- och pappersvaror, kontorsmaterial mm. Inköpsstatistiken är även kompletterad med kommentarer för de fem största leverantörerna inom redovisade konton som kommunen inte har ramavtal med, i de fall beloppet överstiger 5 000 kr. 7
Sammantaget konstaterades att konteringsdisciplinen måste förbättras så att rätt konto används, samtliga beställare måste delges information om nya avtal snabbare, antalet beställare i organisationen måste minska samt att det är viktigt att medarbetare är medvetna om riskerna med otillåten direktupphandling. Det finns en inköpsgrupp, med en representant från respektive förvaltning och bolag. Inköpssamordnare informerar inköpsgruppen om exempelvis nyheter i LOU, statistik och nya ramavtal som representanterna får ta med till den egna förvaltningen. Kommunledningskontoret följer upp budget varje månad och får därigenom en bild av olika förvaltningars inköp. Det finns dock inte information om hur många beställare som finns i kommunen annat än en lista med personer som har en referenskod. Det är nödvändigt att ha en referenskod för att kunna göra inköp. Totalt har 251 personer en referenskod. Detta visar dock inte antal beställare i kommunen eftersom en referenskod kan användas av flera personer. Det uppges dock för närvarande finnas för många avropare och att detta antal bör minska. Inom byggavdelningen har det skett kontroller avseende handläggningstid, dock inte kontroll av exempelvis delegerade ärenden eller liknande. Nämnden har inte begärt att få mer detaljerad information om ärenden hittills. Vad gäller bisysslor har vi inte fått några indikationer på att kommunen stämmer av bisysslor mot leverantörsregistret. 7.3.1 Attestregler Kommunen har ett attestreglemente som antagits av kommunfullmäktige och som gäller från 2011-06-13. I denna anges att kontrollrutinerna ska utformas så att den interna kontrollen inom respektive nämnd är tillräcklig. Det anges att ansvarsfördelningen ska vara tydlig och att ingen ska hantera en transaktion från början till slut ensam. Den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd ska ha erforderlig kompetens för uppgiften. Den som utför kontroll av en annan person, särskilt av beslut, ska vid misstänkta fall av oegentligheter rapportera detta vidare till chef på högre nivå. Den som utför kontrollen får inte kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detsamma gäller utgifter av personalig karaktär. Detta innefattar även bolag och föreningar där den kontrollansvarige eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på ändamålsenligt sätt. Kraven på kontrollåtgärder ska vara anpassade till den ekonomiska transaktionens art så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. Transaktionerna ska attesteras innan de utförs. I tillämpliga fall ska man se att vara eller tjänst mottagits eller levererats och att mottagen eller levererad tjänst håller avtalets kvalitet samt att pris överensstämmer med avtal, taxa, bidragsregler eller beställning. Attestant ska även kontrollera att betalningsvillkor mm. är uppfyllda och att behöriga beslut finns liksom att konteringen är korrekt och att verifikationen uppfyller krav enligt lagstiftning. Det ska finnas två attester på varje transaktion, dessa är uppdelade på konteringsattest och beslutsattestest. Konteringsattestant kontrollerar enligt ovan liksom även beslutsattestant. Beslutsattestanten är dock ytterst ansvarig. Konterings- och beslutsattest får inte utföras av en och samma person. Varje nämnd utser eller uppdrar till nämndansvarig chef att utse beslutsattestanter 8
samt beslutsattestanternas ersättare för de olika verksamhetsområdena. Varje nämnd ansvarar för att upprätta och hålla en aktuell förteckning över utsedda beslutsattestanter och deras ersättare. Beslutsattest får inte utföras av den som själv erhållit någon personlig förmån av transaktionen. Varje enskild faktura eller transaktion med ett belopp överstigande 1 miljon kronor måste beslutsattesteras av nämndsansvarig chef eller vid frånvaro från denne, dess ersättare. Kommunstyrelsen ansvarar för utfärdandet av för kommunen gemensamma tillämpningsanvisningar till attestreglementet. Kommunstyrelsen ansvarar även för övergripande uppföljning och utvärdering av reglerna och för att vid behov ta initiativ till förändringar. Kommunens nämnder ansvarar för att antagna regler och tillämpningsanvisningar följs. 7.3.2 Kommentarer Kontroller har skett avseende granskning av attester (kommunledningsförvaltningen samt samhällsbyggnadsförvaltningen) samt efterlevnad av ramavtal (kommunledningsförvaltningen). Det är positivt att kommunen genomför denna typ av kontroller. Då det är ett kontinuerligt arbete att minska sannolikheten för förekomst av oegentligheter skulle ytterligare kontroller kunna genomföras samt befintliga utvecklas. Vilka kontroller som främst är aktuella varierar mellan kommuner och detta måste föregås av en riskanalys. Exempel på kontroller är förtroendeskadliga bisysslor, kontroll av huruvida det som fakturerats erhållits samt stickprov av delegationsbeslut (vad gäller tillståndsgivning). För att efterleva de ramavtal kommunen innehar samt minska sannolikheten för oegentligheter är det även viktigt att det finns ett begränsat antal beställare som är förtrogna med kommunens ramavtal inklusive nya avtal, upphandlings- och inköpspolicy, attestregler samt riskerna med otillåten direktupphandling. Vi anser även att kommunen bör se över hur förvaltningarna hanterar uppföljning av bisysslor. 7.4 Kommunikation och information av styrande regler Kommunikation och information är grundläggande förutsättningar för att styrningen ska fungera. Kommunikation i form av utbyte av aktuell och relevant information mellan medarbetare och ledning är nödvändig. Kommunen har en informationspolicy som upprättades 2009-02-16. Denna beskriver hur kommunicering ska ske inom organisationen, var kommunen informerar och vilka lagar som gäller för informationshantering. Varje anställd och varje förvaltning ansvarar för att information når medarbetarna på respektive förvaltning. Varje förvaltning ansvarar för sin egen information internt och externt. Varje förvaltning ansvarar dessutom för att information når växel, intranät, hemsida och interntidning. Kommunledningsförvaltningens informationsansvarige ansvarar för att strategiskt arbeta med informations-/kommunikationsfrågor och agerar som samordnare och stöd i dessa frågor på alla förvaltningar. 9
Information uppges spridas genom chefer som i sin tur förmedlar relevant information till medarbetare. Information sprids även genom intranätet och uppges vara lätt tillgängligt. Kommunen förlitar sig på att medarbetare håller sig uppdaterade. Inom samhällsbyggnadsförvaltningen sker möten inom förvaltningen en gång per månad, då kommuniceras relevanta dokument som därefter skickas per e-post. Inom samhällsbyggnadsförvaltningen har man talat om oegentligheter och att personal ska vara ytterst vaksam vad gäller gåvor och dylikt. Även inom byggnadsavdelningen har detta diskuterats vid flera tillfällen. Inom förvaltningen har oegentligheter även diskuterats, informellt vid pauser, utifrån de fall som uppmärksammats i media. Det har inte skett någon utbildning avseende oegentligheter i närtid. Kommunchefen har dock uppgett att kommunen har för avsikt att genomföra en utbildning avseende korruption i början av år 2012. Det är inte fastställt vilka som kommer delta, men tanken är förvaltningschefer samt eventuellt ytterligare chefer kommer erbjudas delta i utbildningen. Det har under granskningen framkommit att eventuella frågetecken avseende gränsdragning diskuteras med respektive chef. Samtidigt har det även framkommit att kommunen kan behöva ge tydligare information samt kommunicera ytterligare avseende oegentligheter. Gränsdragningar och därigenom gråzoner kan behöva tydliggöras. 7.4.1 Kommentarer Vi anser att kommunen borde ha en policy avseende oegentligheter, vilken bör kommuniceras till anställda likväl som till nyanställda. Kommunen bör säkerställa och skapa rutiner för att informera såväl personal som nyanställda om kommunens ställningstagande avseende oegentligheter. Det är positivt att kommunen har för avsikt att genomföra en utbildningsinsats i korruption, vilket är ett lämpligt forum för vägledning och information om kommunens ställningstagande. Ett sätt att förmedla denna information vidare i organisationen är genom exempelvis arbetsplatsträffar. Kommunikationen avseende oegentligheter skulle kunna förbättras genom att en grupp av personer är ansvarig för dessa frågor samt whistle blowing-funktion. 7.5 Tillsyn, utvärdering och uppföljning Interna styr- och kontrollsystem behöver övervakas, följas upp och utvärderas, vilket bestämmer kvalitén på systemets resultat över tiden. Man bör genomföra uppföljningar för att säkerställa att kontroller utförs och att de fungerar för att motverka de risker som kartlagts. 7.5.1 Kommentarer Det är fördelaktigt om uppföljningar löpande redovisas avseende vilka effekter styrelsens/nämndens styrning haft på verksamheten. För att styrelsen/nämnderna ska kunna ändra styrning såväl som kontroller bör uppföljningar ske regelbundet. Det bör i förvaltningarnas anvisningar anges hur uppföljning ska ske och att redovisningen ska baseras på en risk- och väsentlighetsanalys. 10
Det har genomförts kontroller inom granskade områden. Ytterligare kontroller skulle kunna genomföras vad gäller oegentligheter. Utvärderingar av kontroller inom såväl kommunledningsförvaltningen (upphandling) och samhällsbyggnadsförvaltningen (bygg och fastigheter) samt övriga verksamheter som kan anses vara utsatt för risk, bör ske för att se hur kommunen för närvarande arbetar med oegentligheter och huruvida såväl kontroll samt tillsyn kan förbättras. 8. Sammanfattande rekommendationer Kommunen har inte några styrdokument med information och riktlinjer avseende oegentligheter. Vi rekommenderar att en central och övergripande policy upprättas med riktlinjer, definitioner, exemplifierande gränsdragningar samt när och till vem anmälan ska ske. Vi rekommenderar även en whistle blowing-funktion där misstänkta fall av oegentligheter kan anmälas. Det har genomförts kontroller avseende såväl efterlevnad av attester samt ramavtal. Det finns möjlighet att genomföra ytterligare kontroller samt utveckla befintliga. Det är även viktigt att det finns ett begränsat antal beställare för att de ska ha kännedom om ramavtal, kommunens angivelser avseende inköp samt minska sannolikheten för att otillåtna direktupphandlingar genomförs. Då man inte anser att det förekommit några fall av muta eller har inte erfarenheter kunnat dras avseende detta. Kommunen bör dock säkerställa och skapa rutiner för att informera såväl personal samt nyanställda om kommunens ställningstagande avseende oegentligheter. Det är positivt att kommunen har för avsikt att genomföra en utbildning i korruption, vilket kan verka förebyggande och tydliggöra gränsdragningar. Vi anser inte att det förebyggande arbetet i form av styrdokument, information, kommunikation och utbildning är tillräcklig för närvarande. KPMG, dag som ovan Lina Olsson Revisor 11