ARBETSORDNING FÖR ÅBO AKADEMIS STYRELSE GODKÄND AV STYRELSEN 9.2.2012 REVIDERAD AV STYRELSEN 18.4.2012 1. ALLMÄNT Denna arbetsordning fungerar som interna regler för styrelsens arbete. Arbetsordningen godkänns av styrelsen och uppdateras vid behov, senast i början av varje mandatperiod. 2. KONSTITUERANDE Vid styrelsens konstituerande möte leds ordet av den i anciennitet äldsta medlemmen i den gruppering som definieras i universitetslagens 15 4 moment. 3. MÖTESFÖRFARANDE Vid behandling av ärenden i styrelsen följs vad som särskilt stadgats om styrelsen. I övrigt beaktas de allmänna regler om ärendens behandling som gäller inom akademin. 3.1. Beredning av ärenden Rektor leder beredningen av ärenden. Rektor föredrar ärendet själv eller utser en föredragande vid förvaltningen. Rektor ansvarar för att tillräckliga skriftliga och muntliga uppgifter föreligger samt kallar eller ger tillåtelse att kalla en eller flera sakkunniga till de möten, dit det enligt föredragandens bedömning är nödvändigt för behandlingen av enskilda ärenden. Rektor ansvarar för att stadganden och bestämmelser om samarbetsförfarande följs. 3.2. Möteskallelse och ärendelista Styrelsen sammanträder då rektor eller styrelsens ordförande anser det vara nödvändigt eller då minst två av styrelsens medlemmar skriftligen anhåller om det för att behandla ett specifikt ärende. Kallelse till möte sker via en föredragningslista som sänds till medlemmarna. Styrelsen kan besluta om alternativa sätt att sammankalla möten. Möteskallelsen sänds till medlemmarna sju dagar före mötet. Möteskallelsen måste innehålla åtminstone följande uppgifter: 1. att kallelsen gäller styrelsemöte 2. mötesdatum, -tid och plats 1
3. namn på och telefonnummer och e-postadress till föredragande, beredare och protokollförare 4. de ärenden som skall behandlas vid mötet 5. en förteckning över bilagor tillhörande respektive ärende 6. den föredragandes beslutsförslag. Genom enhälligt beslut av de närvarande styrelsemedlemmarna kan ett brådskande ärende som inte finns på föredragningslistan, tas till behandling. Ett dylikt förfarande är möjligt endast undantagsvis och en anteckning om detta förfarande bör göras i protokollet. 3.3. Mötesdeltagare och beslutförhet 3.3.1. Beslutförhet Styrelsen är beslutför när styrelsens ordförande eller vice ordförande samt minst hälften av de övriga medlemmarna är närvarande. En styrelsemedlem är skyldig att delta i styrelsens möten om inte godtagbar orsak till förhinder föreligger. En styrelsemedlem bör i god tid och omedelbart när förhinder uppkommer, före mötet meddela om förhinder eller jäv till styrelsens sekreterare. 3.3.2. Närvaro vid möten Styrelsens möten är inte offentliga. Styrelsemedlem kan delta i möte på distans per video, skype eller telefon. Närvarande vid mötet är, förutom styrelsens medlemmar, rektor, förvaltningsdirektören, kommunikationschefen och styrelsens sekreterare samt föredragande eller beredare vid behandlingen av ett specifikt ärende. En sakkunnig är närvarande endast under diskussionen av det ärende som den sakkunniga kallats till och avlägsnar sig då styrelsen inleder beslutsfattandet i ärendet. 3.4. Behandling av ärenden Styrelsemötet inleds med att ställning tas till mötets beslutförhet. Då styrelsens ordförande upptagit ett ärende till behandling och då rektor eller föredragande föredragit ärendet, diskuteras det under ordförandens ledning. 2
Om inga motförslag till beslutsförslaget görs under behandlingen av ärendet, besluts i ärendet enligt föredragningen. Förslag som skiljer sig från beslutsförslaget görs under diskussionen. Ett förslag bör understödas av en annan styrelsemedlem. Efter att styrelsens ordförande har avslutat diskussionen i ett ärende kan ändringsförslag inte göras. Första gången ett ärende är uppe till behandling bordläggs det, om en medlem så yrkar och hennes/hans yrkande får understöd eller om ordföranden eller föredraganden yrkar på bordläggning. Anställningsärenden och disciplinära ärenden bordläggs om en medlem yrkar på det. För bordläggning vid följande möte krävs att majoriteten av styrelsen omfattar förslaget. För att ett ärende ska bordläggas en tredje gång krävs att tre fjärdedelar av de närvarande medlemmarna av förvaltningsorganet omfattar förslaget. Ordföranden och föredraganden kan komma överens om att avföra ett ärende från föredragningslistan även efter bordläggning, om det framgår att beredningen av ärendet inte är färdig, att omständigheterna klart har ändrats eller att andra vägande skäl föreligger. Om bordläggning görs anteckning i protokollet, likaså om ett ärende avförs. Framförs vid mötet ett förslag om bordläggning, ska ordföranden genast avbryta diskussionen i sakfrågan och tillåta diskussion endast om själva bordläggningen och ärendets fortsatta beredning. Blir ärendet inte bordlagt, återupptas diskussionen i sakfrågan. Ett ärende kan återremitteras för ny beredning eller komplettering och tas då upp till behandling på därpå följande möte. För att ärendet ska återremitteras ska detta understödas av en annan styrelsemedlem. Också ordföranden och föredraganden kan komma överens om återremittering. Ett återremitterat ärende behandlas på följande möte som ett nytt ärende. 4. UTSKOTT Styrelsen kan inom sig välja utskott och arbetsgrupper för beredning av ärenden. Styrelsen ansvarar för de uppdrag den ger utskottet och fattar kollektivt beslut utifrån utskottens beredning. Obligatoriska utskott är finansutskottet och nominerings- och löneutskottet, av vilka finansutskottet kan kompletteras med utomstående medlemmar. Finansutskottet fungerar också som revisionsutskott som bereder bokslutsbehandlingen för styrelsen. 3
Finansutskottets uppgift är att bistå rektor i beslut gällande placeringsverksamheten och förvaltningen av akademins grundkapital, förvaltningen av likviditetsportföljen samt uppföljningen av JPÅA-medlen (Juridiska Personen Åbo Akademi). Finansutskottet ger även förslag till revisorer för JPÅA. Utskottet består av styrelsens ordförande och högst fyra andra interna eller utomstående medlemmar. Ekonomiförvaltningen förser finansutskottet med månatliga rapporter som styrelsen tar ställning till var fjärde månad. Styrelsens ordförande och vice ordförande bildar nominerings- och löneutskottet. Utskottet besluter om rektors, prorektorernas och de ledande befattningshavarnas löner och gör förslag till val av rektor och de befattningshavare som rapporterar till rektor. Styrelsens ordförande för utvecklingssamtal med rektor. Förvaltningsdirektören fungerar som kontaktperson och sekreterare för styrelsens utskott och ansvarar för att utskotten får behövlig information. 5. AFTONSKOLA Styrelsen sammanträder vid behov och på kallelse av ordföranden till informella aftonskolor för diskussion om frågor som berör akademins strategi, ekonomi eller andra sådana frågor som hör till styrelsens befogenheter. 6. EKONOMISKT ANSVAR Styrelsen ansvarar för akademins ekonomi, fastställer dess budget och presenterar räkenskaperna i form av bokslut och verksamhetsberättelse för universitetskollegiet. Styrelsemedlem följer vedertagna sekretess- och jävsbestämmelser och ansvarar själv för anmälan om eventuellt jäv. 6.1. Akademins talan Rektor för Åbo Akademis talan och tecknar akademins namn. Rektor eller styrelseordföranden uttalar sig i strategiska frågor och informerar om ärenden som behandlas i styrelsen. 6.2. Intern kontroll och revision Målet för den interna kontrollen, revisionen och övervakningen, som den operativa ledningen och styrelsen ansvarar för, är att säkerställa effektiv och resultatbringande verksamhet, tillförlitlig information samt iakttagande av bestämmelser och verksamhetsprinciper. Styrelsen fattar årligen beslut om agendan för den interna revisionen och vidtar utifrån rapporterna behövliga åtgärder. Närmare bestämmelser om ekonomihanteringen och den interna revisionen ges i Åbo Akademis ekonomistadga och i reglemente för intern revision. 4
7. PROTOKOLL OCH EXPEDITION Föredragningslistan och därpå antecknade beslut utgör mötets protokoll. Protokollet förs av sekreteraren eller föredraganden och undertecknas av ordföranden och sekreteraren. Beslut i varje enskilt ärende justeras av ordföranden och sekreteraren eller föredraganden. Åbo Akademis styrelse väljer en protokolljusterare som jämte ordföranden ska underteckna protokollet. I protokollet antecknas för varje ärende vilka som varit närvarande, hur envar röstat vid omröstning samt eventuella bordläggningsförslag. I protokollet antecknas de externa medlemmarna före de övriga medlemmarna i anciennitet. En medlem vars beslutsförslag inte blivit mötets beslut, har rätt att kräva att få en avvikande mening anmäld till protokollet, så länge behandlingen av ärendet ännu inte har avslutats. Den avvikande meningen ska skriftligen inlämnas till mötets sekreterare senast första vardagen efter mötet. Ordföranden ska med sin namnteckning i protokollet intyga att den avvikande meningen motsvarar det som medlemmen framförde på mötet. Föredragande har också rätt att till protokollet anmäla avvikande mening. Expeditionerna dateras enligt mötesdagen. Kan beslutet överklagas, ska till expeditionen fogas en besvärsanvisning. Kan beslutet inte överklagas, skall detta jämte grunderna för besvärsförbudet fogas till eller antecknas på expeditionen. 8. Värdering av styrelsens verksamhet Styrelsen utför årligen en självutvärdering av sin verksamhet. Syftet med värderingen är att utreda hur styrelsens verksamhet har förverkligats under året samt utgöra en grund vid en bedömningen av styrelsens verksamhetssätt och sammansättning. 9. TILLKÄNNAGIVANDE OCH VERKSTÄLLIGHET Föredraganden ansvarar för information om beslut och distribution av protokollsutdrag och andra expeditioner till berörda parter.... 5