POLICYDOKUMENT 2011-10-31 Publicerad Kommunikationspolicy för Ålands gymnasium
Titel Kommunikationspolicy för Ålands gymnasium Underrubrik Författare Centraladministrationen Typ av handling Policydokument Dokumentets ID ÅGKP2012a bok Datum 2011-10-31 Version/revision 1 Senast reviderad 2012-03-08 Status Publicerad Ägare Förvaltning Adress Ålands gymnasium Centraladministrationen Nyckelord Policy, kommunikation Datum för godkännande 2011-10-31 Godkänd av Styrelsen Senast reviderat av Storlek Filnamn 96 kb / 6 sidor ÅGKP2012a bok - Kommunikationspolicy för Ålands gymnasium.docx
Innehållsförteckning 1 "Den goda skolan"... 1 2 Ansvarsfördelning... 1 3 Grundregler för kommunikation... 2 3.1 Intern information... 2 4 Skolrelaterad information... 2 5 Extern information... 3 6 Massmediekommunikation... 3 7 Krisinformation... 4 "Den goda skolan" Ålands gymnasium har som mål att vara en öppen och transparent organisation där det ska vara enkelt att få information. Vi vill skapa en bra dialog mellan medarbetare och studerande hela organisationen. Detta för att möjliggöra en god grund för samarbete och därigenom underlätta en bra extern kommunikation. Den externa kommunikationen riktas till vårdnadshavare och presumtiva sökande men även till var och en som vill ha information om Ålands gymnasiums verksamhet. Vårt mål är att skapa Den goda skolan En skola som ger en trygg miljö för ungdomar och vuxna som utvecklar sina kunskaper och färdigheter och därmed växer som människor. En skola som ger de anställda möjlighet att fördjupa sina kunskaper och utveckla sin kompetens och som tar vara på den resurs som anställda är. En skola som genomsyras av respekt. En skola som verkar i samarbete med arbetslivet och som ses som tillgång för samhället och för samhällets utveckling. Ansvarsfördelning Styrelsen har det övergripande ansvaret för policyfrågor och för frågor som berör hela myndigheten. Talesman för styrelsen är styrelsens ordförande eller vid ordförandes förhinder viceordförande. Förvaltningschefen har ansvar för att de beslut som fattas i styrelsen verkställs och kommuniceras ut externt och internt. Förvaltningschefen har också ansvar för att hennes/hans beslut kommuniceras ut så att samtliga berörda kan ta del av informationen. Alla chefer, rektorer, utbildningsledare, vuxenutbildningsledare, ekonomichef och ITchef, har kommunikationsansvar gentemot sina medarbetare. Medarbetare har rätt att få information så att de på bästa sätt kan sköta sina uppgifter. Rektor, utbildningsledare, grupphandledare och studiehandledare har ansvar för informationen till vårdnadshavare och studerande. Var och en inom myndigheten, såväl studerande som lärare och övrig personal, har själv det yttersta ansvaret för att ta del av tillgänglig information. Alla har en skyldighet att aktivt söka information. "Den goda skolan" 1
Grundregler för kommunikation Skriv och tala tydligt och använd ett språk som mottagaren kan ta till sig. Se din text eller ditt språk från mottagarens synvinkel. Formulera enkelt för att undvika missförstånd. Skapa dialog genom att alltid uppge kontaktperson, telefonnummer och e-postadress. Uppmana till dialog. Samordnad information i frågor som berör oss alla gemensamt ska vi gå ut med en samordnad information. Information är färskvara och därför är det viktigt att informera snabbt, men inte så snabbt att vi inte hinner kontrollera fakta. Det är viktigt att kunna lita på att den information som kommer från Ålands gymnasium är trovärdig och saklig. Ge information i organisationen först gå därefter ut med informationen. Använd gymnasiets profil (logo) detta eftersom vi då presenterar oss som en del av myndigheten Ålands gymnasium. Skolorna använder sig av sin separata profil (logo) vid kommunikation. Intern information Genom en fortlöpande och genomtänkt intern kommunikation kan varje medarbetare och studerande i Ålands gymnasium ha goda kunskaper om såväl sin egen profil/skola/avdelning som övriga delar av organisationen. Den som är välinformerad har större möjligheter att påverka och föra fram förslag som kan utveckla organisationen på ett positivt sätt. Hur ska vi uppnå en god intern information? Prioritera muntlig information och mänskliga möten. Muntlig information är alltid bättre än skriftlig eftersom den ger möjlighet till återkoppling och minskar risken för missuppfattning! Se till att informationen är tillgänglig. IT-avdelningen ska skapa olika kanaler för information och se till att informationen når ut till samtliga! Prioritera fortbildning för ökad IT-kompetens. Detta för att kunna utnyttja ITtekniken för att främja kommunikationen! Utöka kunskapen om verksamhetsförutsättningar för alla delar av organisationen Ålands gymnasium. Detta för att skapa större förståelse för olika skolors/profilers verklighet och behov! Ge tydlig och lättförståelig information och kommunicera oavlåtligen! Styrelsens protokoll, protokoll från andra grupper finns publicerade på Fronter. Alla har tillgång till Fronter. Kontakta IT-chefen för närmare information. Då annan kommunikationskanal tas i bruk ändras kommunikationspolicyn. Skolrelaterad information Lärare och studerande ska använda e-posten som kommunikationsmedel för kortare meddelanden. Vi förutsätter att alla inom organisationen tar del av e-postmeddelanden dagligen. Skolan kan använda sms för att meddela studerande om sjukdom eller annat. Detta gäller akut, kort information. 2 KOMMUNIKATIONSPOLICY FÖR ÅLANDS GYMNASIUM
Studerande har tillgång till webbaserad information om schema, bedömning, frånvaro och annan skolrelaterad information. Vårdnadshavare har också tillgång till webbaserad information. Studerande eller studerandes vårdnadshavare ska anmäla studerandes sjukdom via telefon. I undantagsfall, då vårdnadshavare bor utanför Åland, kan sjukmeddelande ske via e-post. Extern information Ålands gymnasium vänder sig till egna studerande, presumtiva studerande, vårdnadshavare, näringsliv, landskapsregering, kommuner, privatpersoner och massmedia. Genom en god extern kommunikation kan vi skapa goodwill, intresse och engagemang för vårt arbete. Den som ringer till Ålands gymnasium ska bli väl bemött. Personer i ansvarsställning ska meddela när de inte är anträffbara. Det ska vara möjligt att lämna meddelanden. Den som fått ett meddelande ska så snart det är möjligt ringa den som sökt henne/honom. E-post ska besvaras så snart som möjlig. Om vederbörande inte har svar på frågan måste man ge besked om vem som är ansvarig och ge kontaktuppgifter. Vid planerad frånvaro ska det finnas svarsmeddelande och kontaktpersoner. Vid extern information vill vi uppnå: Smidighet den som vänder sig till oss ska få snabbt svar, via e-post, brev eller telefon. Tydliga kommunikationskanaler det ska finnas broschyrer, hemsidor som är tillgängliga och som informerar om vår verksamhet. Nätverk genom att skapa nätverk med nyckelpersoner såväl i den offentliga som privata sfären kan vi uppnå större förståelse för skolans verklighet och behov. Massmediekommunikation Ålands gymnasium ser massmedia som en viktig arbetspartner. Via massmedia kan Ålands gymnasium visa vad organisationen har att erbjuda och ge samhället insyn i skolornas och myndighetens verksamhet. Vi ska ge en korrekt och inte tillrättalagd beskrivning av vår verklighet. Styrelsens ordförande är informationsansvarig för beslut och policyfrågor som tagits i styrelsen. Förvaltningschefen är ansvarig för den samlade informationen inom organisationen. Rektorerna, utbildningsplanerarna och personer i förmansställning är också ansvariga för att ge extern information inom sina områden. Var och en i organisationen har rätt att ge massmedia information inom sitt ansvarsområde. En myndighet måste ge massmedia insyn enligt offentlighetslagen, det gör alla moderna organisationer. Alla i organisationen måste där vara väl insatta i personuppgiftslagens bestämmelser och inte lämna ut personuppgifter (LL om behandling av personuppgifter inom landskaps- och kommunförvaltningen 2007:88). De som ska ge information måste vid behov göra sig tillgängliga. Var vänlig och förtroendeingivande vid informationen! Spekulera inte om du är osäker, be då att få återkomma med sakligt underbyggd information alternativt hänvisa till den vars verksamhetsområde frågan berör. Vi ska vara aktiva och ge information. Innan vi informerar via massmedier ska styrelsen, lärare och övrig personal samt studerande få ta del av budskapet. Extern information 3
Krisinformation Vid olyckshändelser eller andra krisrelaterade frågor är det styrelsens ordförande och förvaltningschefen som har hand om informationen och vid behov upprättar en kriskommunikationsgrupp med sakkunniga. Målet är att snabbt och samlat ge intern och extern information om vad som hänt. Ålands gymnasium ska också ge en ärlig och snabb information till massmedierna. 4 KOMMUNIKATIONSPOLICY FÖR ÅLANDS GYMNASIUM