Verksamhetsberättelse Samverkansområdet Geografiskt områdesansvar Beslutad av SOGO 2015-02-04 Representanter från kommuner och landsting
Faktaruta I Samverkansområdet geografiskt områdesansvar (SOGO) ingår enligt KBF och MSB: Lantmäteriet Länsstyrelserna (21 st) MSB Samverkansområdet har dessutom följande adjungerade medlemmar: Företrädare för kommunerna och landstingen Försvarsmakten Sveriges kommuner och landsting (SKL) 2
Ordförandeskap och möten 1.1 Ordförandeskap och representation SOGO är ett stort samverkansområde, sett till antal personer som bjuds in till ett möte. Det kan vara upp till 37 personer, inklusive MSB:s samordnare, som kallas. Därför bereds möten i SOGO AU innan mötet. I AU ingår representanter från alla myndigheter t ex företräder de tre ordföranden i länsgrupperingarna sina länsstyrelser. Ledning 2015 Ordförande: Vice ordförande: Utvecklingsstrateg: MSB:s samordnare: Peter Molin, länsråd länsstyrelsen Gotland Johan von Knorring, länsstyrelsen Uppsala samt Jenny Knuthammar, länsstyrelsen Östergötland (från december) Mia Dahlström, länsstyrelsen Gotland (t o m augusti) Minna Bodin, MSB Aktörer Under 2015 ökades antal kommunrepresentanter från två till sex i SOGO, detta för att få ökad tyngd i det lokala perspektivet. Nya kommuner är: Östersunds kommun Ragunda kommun Räddningstjänsten Karlstadsregionen Finspångs kommun Halmstads kommun Malmö stad Vilka personer som representerar respektive deltagande aktör (ordinarie och samverkande eller adjungerade) i SOGO framgår av bilaga 1. 1.2 Möten Under 2015 har SOGO träffats enligt mötesplan, en dag i anslutning till försvarsdirektörernas nätverksmöte i februari och två internat i Malmö respektive Uppsala. Mellan dessa möten träffas arbetsutskottet (AU) för att bereda frågor och ta fram underlag till SOGO. AU har genomfört ett internat under året, då lades grunden till Verksamhetsplan 2016 och SOGO:s gemensamma projektansökan till anslag 2:4 Krisberedskap. SOGO har inget chefsmöte, myndigheternas representanter har tillräckligt mandat själva att besluta om verksamheten i SOGO. Länsråden fick därför information om SOGO:s arbete samt MSB:s arbete inom gemensamma grunder för samverkan och ledning samt arbetet inom civilt försvar på ett länsrådsmöte den 24 mars. Närvarande, förutom SOGO:s ordförande, var MSB:s Överdirektör och samordningsansvarig civilt försvar. Myndigheternas högsta chefer var inbjudna till det GD- och Landshövdingemöte som MSB anordnade i anslutning till Mötesplats Samhällssäkerhet den 24 november. 3
Typ av möte Antal SOGO-möten 3 Varav: - Internat 2 - En dag 1 SOGO AU-möten 6 Varav: - Internat 1 - En dag 4 Telefonmöte 1 Övriga möten Information på länsrådsmöte 1 Deltagande på MSB:s Mötesplats SO - Ordförande 2 Deltagande på möte med samverkansrådet mot terrorism 1 Arbetsgrupperna har genomfört möten i enlighet med planerad verksamhet. 2 Verksamhet 2.1 Strategisk utveckling och verksamhetsplan Verksamhetsplanen (VP) för 2015 antogs på SOGO den 9 oktober 2014. Flyktingsituationen i landet har lett till att ambitionen i VP blev något lägre än tidigare. VP för 2016 togs först fram av AU för att i oktober 2015 stämmas av med SOGO. En remiss skickades ut efter detta möte och på AU den 3 december fastställdes VP för 2016. Revidering av dokumentet kommer att ske vid behov. AU har tagit fram underlag för en självutvärdering. Denna utgår ifrån VP 2015 och hur väl genomförandet har gått har angetts i färg (grön = genomfört, gul = delvis genomfört och röd=ej genomfört) samt med kommentarer. Utvärderingen visar att de planerade kommunikationsåtgärderna har prioriterats ner av tidsskäl, men att de planerade aktiviteterna i övrigt till största del genomförts enligt plan. Utvärderingen bifogas denna rapport. Strategiska dokument Fastställd/senast uppdaterad Ev. kommentar Strategisk inriktning Fastställd i SOGO 2014-06-04 Revideras under 2016 Överenskommelse om Fastställd i SOGO 2014-06-04 arbetsformer Verksamhetsplan 2015 Beslutad i SOGO 2014-10-09 Efter beslut kan VP revideras vid behov. 2.2 Aktiviteter Under året har två arbetsgrupper varit aktiva. Ett tredje, AG POS (privat-offentlig samverkan), har följt utvecklingen inom SOTP och deras arbete med TP SAMS (Transportsektorns samverkan inför samhällsstörningar) men inte genomfört några aktiviteter. Övriga aktiviteter som planerats för 2015 har nedprioriterats pga. tidsbrist. För en mer detaljerar utvärdering, se dokument Uppföljning VP 2015. 4
Utveckling av SOGO:s verksamhet En utvecklingsstrateg anställdes 2013 för ett tvåårigt arbete med utveckling av SOGO:s arbetsformer, dokument, verksamhetsplanering. Utvecklingsstrategen har också haft rollen att hålla samman, leda och bygga upp verksamheten i arbetsgrupperna. Delaktivitet Genomförande Utvärdering Implementering, prövning och revidering av arbetsordning, strategisk inriktning, verksamhetsplan, budgetprocess och årscykel som togs fram 2014 Genomfördes löpande. Utveckla struktur för arbetsgrupper under SOGO Utveckla rutiner för samordning av SOGO-myndigheternas enskilda projektansökningar Genomfördes löpande. Berör ej länsstyrelserna. Lantmäteriet tar upp sina via AU. Information inom respektive SOGO-myndighet om SOGO:s roll, uppgifter och verksamhet. Framtagning av stödjande informationsmaterial. Möten med övriga samverkansområden om hur samverkan oss emellan kan utvecklas Framtagande av dokument: Verksamhetsberättelse Utvärdering av utvecklingsprojektet 2013-2015 Verksamhetsplan 2016 Projektansökan anslag 2:4 Krisberedskap för SOGO 2016 MSB har tagit fram informationsmaterial om SOGO. SOGO har lett s.k. SOOMmöten (SO-ordförandemöte). Samtal har skett med SOTP:s projektledare för projekt om Privat- offentlig samverkan. Har tagits fram av utvecklingsstrateg, ordförande och samordnare. Godkänns av SOGO AG SOGO Civilt försvar AG har under året genomfört en utbildning inom sekretessområdet för SOGO:s aktörer. Denna var mycket lyckad och en ny planeras under 2016. Två representanter från AG var med på SOTP:s studieresa till Finland för att närmare studera landets arbete med civilt försvar och om se om det skulle vara möjligt att genomföra en liknande resa för SOGO under 2016. AG har arbetet med en juridisk översikt kring civilt försvar för länsstyrelserna och tagit fram underlag till en skrivbordsövning som aktörerna själva ska kunna använda sig av. AG har under 2015 genomfört fyra arbetsgruppsmöten Delaktivitet Genomförande Utvärdering Möten mellan handläggare som driver regionala projekt inom civilt försvar Det finns två personer utsedda som sammankallande för gruppen. Det har genomförts 4 möten över året. 5
Utredning av hur problem gällande informationsdelning och sekretess kan lösas En mindre grupp har träffats för att se över det juridiska vad gäller civilt försvar. En utbildning kring sekretess har genomförts. AG SoL (Samverkan och Ledning) AG har främst utgjort ett stöd till MSB i framtagande av underlag som använts den lokala utvecklingsprocessen, men också bidragit till råd och synpunkter kring den centrala och regionala processen. Kommunrepresentanterna i AG SoL har bidragit till konkreta förslag på genomförande, men också förslag på utbildningar som ska komma kommunerna till gagn inom den lokala utvecklingsprocessen. När utvecklingsstrategen slutade, tog MSB över det sammanhållande ansvaret för AG under året. Arbetet i denna AG har under hösten 2015 har prioriterats ner i VP, då arbetsbelastningen till följd av flyktinghanteringen varit hög för deltagande aktörer. Delaktivitet Genomförande Utvärdering Möten med MSB för dialog kring hur implementeringen av riktlinjerna från SoL ska ske Samlad utvärdering av länets utvecklingsprocess. Flera möten har skett under året. Under hösten har MSB varit sammankallande för arbetet i AG. Genomfört av MSB, länsstyrelserna förvaltar resultaten. Uppfyllt utanför SOGO. 3 Slutord Året har varit lärorikt på flera sätt och utvecklingssatsningen, struktur på möten och dokument mm har nått de mål som sattes upp. Arbetet enligt VP har kunnat genomföras i stort enligt planeringen. Utvecklingsstrategens anställning avslutades efter sommaren. Ambitionen har varit att efter de ursprungligt planerade två åren, skulle arbetet övergå i AU:s och arbetsgruppernas regi. Detta har framför allt fungerat bra vad avser AG SoL (där MSB under hösten tagit ansvar för gruppen) och AG SOGO CF (länsstyreslen Gotland och Uppsala har delat på att ta ansvar under året). Erfarenheter från inträffade händelser engagerar alla, under året har flera aktörer delat med sig av sina erfarenheter från skogsbranden i Västmanland 2014, Stormen Egon 2015 och Flyktingsituationen 2015. Ag SOGO Cf har kommit igång riktigt bra och sett till att kunskaperna kring höjd beredskap höjts inom myndigheterna som ingår i SOGO. Året startades med en hög ambition, men av olika skäl bl. a brist på planeringsförutsättningar, har ambitionen måst sänkas och beviljade medel för verksamheten återlämnas till MSB. Hanteringen av flyktingsituationen, har under 2015 varit en stor utmaning för geografiskt områdesansvariga på nationell, regional och lokal nivå. Flera överenskomna samverkansstrukturer och arbetsmetoder har tillämpats och prövats. En framtida uppföljning av hanteringen kan komma att påverka det fortsatta förebyggande arbetet inom SOGO. För första gången genomfördes under hösten ett AU-internat för att ta fram underlag till VP 2016. Peter Molin, länsråd länsstyrelsen Gotlands län Ordförande i SOGO 2015 6
Samverkansområden Samverkansområdena utgår från Förordning (2006:942) om krisberedskap och höjd beredskap, 8: För att främja en helhetssyn i planeringen för krisberedskap och höjd beredskap ska planeringen för de myndigheter som anges i bilagan till denna förordning bedrivas inom samverkansområden. Samverkansområdena anges i bilagan. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap får vid behov besluta att även andra myndigheter ska ingå i eller stödja arbetet i samverkansområdena. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap ska, i samverkan med de myndigheter som ingår i samverkansområdena, utveckla formerna för arbetet i områdena. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap ska vidare årligen lämna en redogörelse för och en bedömning av arbetet som bedrivits inom områdena till Regeringskansliet. Redogörelsen och bedömningen ska lämnas vid samma tidpunkt som årsredovisningen. Till stöd för arbetet har MSB tagit fram Vägledning för arbetet i samverkansområden. I den utvecklas bakgrund, förklaras centrala begrepp och samverkansområdenas uppgift beskrivs. Som en del av vägledningen finns olika mallar publicerade på MSB:s hemsida för nedladdning [www.msb.se/vagledningso]. 7
Bilaga 1: Representanter i SOGO 2015 Myndighet Namn Roll SOGO AU Försvarsmakten Kenneth Tillberg adjungerad X Lantmäteriet Stigbjörn Olovsson ordinarie X Lantmäteriet Anders Grönlund ersättare Lokal samverkan, SKL Markus Planmo samverkan X Lokal samverkan, SKL Ann-Sofie Eriksson ersättare Lokal samverkan, kommun Lars-Åke Wallin samverkan X Lokal samverkan, kommun Anna Forsberg samverkan Lokal samverkan, kommun Pia Holmstrand samverkan Lokal samverkan, kommun Peter Kindblom samverkan Lokal samverkan, kommun Petra Strokrik samverkan Lokal samverkan, kommun Petra Lundberg samverkan Lokal samverkan, landsting Anne-Lii Kivi samverkan Lokal samverkan, landsting Mikael Wilhelmsson ersättare Länsstyrelsen i Blekinge län Malin Lind Mattsson ordinarie Länsstyrelsen i Blekinge län Jonas Hallbom ersättare Länsstyrelsen i Dalarnas län Lars-Håkan Jönsson ordinarie Länsstyrelsen i Dalarnas län Peter Forsström ersättare Länsstyrelsen i Gotlands län Peter Molin Ordförande Ordf. Länsstyrelsen i Gotlands län Mats Lagerqvist ordinarie Länsstyrelsen i Gotlands län Kicki Scheller ersättare Länsstyrelsen i Gävleborgs län Lisa Sundin vik ordinarie Länsstyrelsen i Gävleborgs län Lise Ekenberg ersättare Länsstyrelsen i Hallands län Helen Stened ordinarie Länsstyrelsen i Hallands län Catrin Käldman ersättare Länsstyrelsen i Jämtlands län Staffan Edler ordinarie Länsstyrelsen i Jämtlands län Magnus Lindow ersättare Länsstyrelsen i Jönköpings län Maria Gromer ordinarie Repr Sydlänssamverkan Länsstyrelsen i Jönköpings län Kurt Lindberg ersättare Länsstyrelsen i Kalmar län Ana Norlén ordinarie Länsstyrelsen i Kalmar län Sigge Sundström ersättare Länsstyrelsen i Kronobergs län Linda Kazmierczak ordinarie Länsstyrelsen i Kronobergs län Marit Wedérus ersättare Länsstyrelsen i Norrbottens län Karin Börjesson ordinarie Länsstyrelsen i Norrbottens län Rikard Aspholm ersättare Länsstyrelsen i Skåne län Johan Ekermann ordinarie Länsstyrelsen i Skåne län Gert Jacobsson ersättare Länsstyrelsen i Stockholms län Ella Kilim ordinarie Lansstyrelsen i Stockholms län Johan Beckman ersättare Länsstyrelsen i Södermanlands län Tomas Birgegård ordinarie Länsstyrelsen i Södermanlands län Katarina Jouper ersättare Länsstyrelsen i Uppsala län Johan von Knorring ordinarie Vice ordf. Länsstyrelsen i Uppsala län Pirjo Nordqvist ersättare Länsstyrelsen i Värmlands län Leif Gustavsson ordinarie Länsstyrelsen i Västerbottens län Eva-Lena Fjällström ordinarie Repr Nordsam Länsstyrelsen i Västerbottens län Ida Johansson ersättare Länsstyrelsen i Västernorrlands län Håkan Söderholm ordinarie 8
Länsstyrelsen i Västernorrlands län Torbjörn Westman ersättare Länsstyrelsen i Västmanlands län Ingela Regnell ordinarie Länsstyrelsen i Västmanlands län Christer Alzén ersättare Länsstyrelsen i Västra Götalands län Lisa Nordahl ordinarie Länsstyrelsen i Västra Götalands län Charlotta Källerfelt ersättare Länsstyrelsen i Örebro län Tiina Johansson ordinarie Repr ÖSAM Länsstyrelsen i Östergötlands län Jenny Knuthammar ordinarie Vice ordf. från december Länsstyrelsen i Östergötlands län Carl Granström ersättare MSB Anna Nyman ordinarie X MSB Niklas Andrén ordinarie X MSB Lena Andersson ersättare 9