Modell för uppföljning av återbesök inom planerad specialiserad vård

MODELL ÅTERBESÖK Vårt dnr SKL Dnr 11/4474 Utgåva 1.1 Modell för uppföljning av återbesök inom planerad specialiserad vård Modell för registrering, uppföljning och redovisning till den nationella väntetidsdatabasen Avser mätning i november & december 2013 Sveriges Kommuner och Landsting Post: 118 82 Stockholm, Besök: Hornsgatan 20 Tfn: växel 08-452 70 00, Fax: 08-452 70 50 info@skl.se Org nr: 222000-0315 www.skl.se

MODELL ÅTERBESÖK 1 (19) 1 Dokumentets syfte... 3 2 Bakgrund... 4 2.1 Återbesök, ett led i helheten... 5 2.2 Publicering av resultat... 5 2.3 Projektgenomförande... 5 2.3.1 Nuläge... 6 2.3.2 Börläge... 6 2.3.3 Teoretisk kvalitetssäkring... 6 2.3.4 Praktisk kvalitetssäkring... 6 3 Modell för uppföljning av återbesök... 7 3.1 Utgår ifrån en individuell medicinsk bedömning... 7 3.2 Olika typer av återbesöksplanering... 7 3.3 Socialstyrelsens definitioner... 8 3.3.1 Återbesök... 8 3.3.2 Medicinskt måldatum... 8 3.4 Återbesök inom planerad specialiserad vård, Processbeskrivning... 9 3.5 Uppföljning av återbesök inom planerad specialiserad vård. Mätpunkter och aktiviteter... 10 3.6 Uppföljning av planerade återbesök... 11 3.7 Uppföljning av genomförda återbesök... 12 4 Rapportering testperiod... 13 4.1 Organisatoriska enheter... 13 4.2 Vårdutbud och vårdgivarkategorier... 13 4.3 Rapporteringstillfällen... 13 4.3.1 Uppföljning av planerade återbesök... 13 4.3.2 Uppföljning av genomförda återbesök... 13 4.4 Beräkning av resultat... 14 4.4.1 Planerade återbesök... 14 4.4.2 Genomförda återbesök... 14 5 Regelverk för rapportering... 15 5.1 Riktlinjer för avvikelseregistrering inför rapportering till den nationella väntetidsdatabasen... 15 5.2 Toleransgränser... 15 6 Metoder för leverans av data... 16 6.1 Manuell rapportering... 16 6.2 Automatiserad överföring... 17 6.3 Avvikelse- /åtgärdsrapport för landstingets/regionens uppföljning av återbesök inom planerad specialiserad vård... 17 7 Basmodell 2014... 18 8 Kontaktuppgifter... 19

MODELL ÅTERBESÖK 2 (19) UTGÅVEHISTORIK FÖR DOKUMENTET Utgåva Datum Kommentar 1.0 2013-06-27 Första version 1.1 Byte av dokumentnamn, från Anvisningar för uppföljning av återbesök inom planerad specialiserad vård till Modell för uppföljning av återbesök inom planerad specialiserad vård

MODELL ÅTERBESÖK 3 (19) 1 Dokumentets syfte Skapa förutsättningar för rapportering av återbesök inom planerad specialiserad vård i testrapportering för november och december 2013.

MODELL ÅTERBESÖK 4 (19) 2 Bakgrund Uppföljning av väntetider Den nationella väntetidsdatabasen, www.vantetider.se började ta emot data gällande uppföljning av väntetider från landstingen år 2000. Vid vårdgarantins utvidgade införande 2005 hade de flesta landstingen/regionerna en fungerande inrapportering i form av en prognos för väntetiden i veckor, som vid denna tidpunkt benämndes förväntad väntetid. För att möjliggöra uppföljning av den generella vårdgarantins tidsgränser (0-7-90-90) infördes en ny mätmodell 2006. I början av 2007 började datakvalitet och svarsfrekvenser för denna modell bli tillräckligt stabila för att ligga till grund för diskussion kring vårdgarantins effekt på köerna. Idag är inrapporteringen i stort sett fullständig vid varje mättillfälle från såväl primärvård som specialiserad vård. Vårdgarantins effekter och eventuella sidoeffekter Socialstyrelsens årliga uppföljningar har bedömt att vårdgarantin har varit lyckosam, men att det på vissa håll kan finnas tecken på negativa effekter, som man har kallat undanträngningseffekter. Farhågorna är att vårdgarantin genom fokus på förstabesöken och operationerna, i vissa fall eller under vissa mätperioder, kan leda till omprioriteringar av patientgrupper med vårdbehov som inte tydligt omfattas av garantin. Exempel som beskrivs är kroniskt sjuka patienter med behov av regelbundna kontroller, vars återbesök riskerar att utglesas för att väntetiderna till förstabesök har prioriterats. Socialstyrelsen påpekar att det fortfarande saknas säkra data för att bedöma hur vanligt problemet är i den svenska sjukvården. För att få ökad kunskap och förståelse uttrycker man att det är angeläget att utarbeta gemensamma metoder och definitioner för att kunna följa ytterligare ledtider och framförallt för att avvikelser kring måldatum för återbesök ska kunna följas". En modell för uppföljning av återbesök inom planerad specialiserad vård Under 2011 började Sveriges Kommuner och Landsting anordna arbetsmöten på detta tema tillsammans med landstingens/regionernas nätverk för tillgänglighet och väntetidsuppföljning. Tänkbara möjligheter till uppföljning av återbesök diskuterades och lokala pilotförsök presenterades. En enkät till landstingen/regionerna i september 2012 visade att ett femtontal landsting vid denna tid hade påbörjat någon form av analys och/eller regelbunden uppföljning av återbesök. Regeringens krav I överenskommelsen för Kömiljarden 2013 är ett av de grundläggande kraven att den modell som tas fram inom SKL:s nationella projekt Uppföljning av återbesök inom planerad specialiserad vård införs samt att redovisning enligt modellen ska ske för november och december månad 2013. I överenskommelsen finns inga ekonomiska incitament kopplade till måluppfyllelse för uppföljning av återbesök.

MODELL ÅTERBESÖK 5 (19) Våren 2013 togs en första gemensam mätmodell fram. Modellen har testats inom en rad pilotlandsting. Detta dokument ger anvisningar till de första nationella mätningarna gällande för november och december 2013. 2.1 Återbesök, ett led i helheten Kunskap om och möjligheter att upptäcka eventuella avvikelser i tid till patienternas återbesök/kontroller är en viktig del i arbetet för att skapa en god och säker vård. Det är även viktig information i strävandet efter en effektiv verksamhetsplanering. För att följa och mäta väntetider inom patientens vårdprocess måste man beskriva vilka vårdinsatser som den består av. Man kan inte med självklarhet länka samman väntandet mellan insatserna till en linjär helhet med en tidsbegränsning eller väntetidsgaranti. Det är i vissa fall önskvärt att en tidsperiod passerar mellan skilda vårdinsatser för att avvakta utveckling av symtom, effekt av insatt behandling, etc. I många av dessa fall är inte tiden mellan behandlingarna att anse som väntetid utan en nödvändig ledtid innan beslut fattas om fortsatta åtgärder. Om man inte kan följa helheten, kan man istället identifiera och följa utvalda delar av patientens väg genom vården. Delar där vårdprocessen av olika anledningar stannar upp och där väntandet kan innebära negativa effekter för patienten. Viktiga områden som har saknats för detta är bland annat tid till undersökningar inom bild- och funktionsmedicin och till återbesök/kontroller. Sveriges Kommuner och Landsting har i den kontinuerliga utvecklingsprocessen kring den nationella väntetidsdatabasen kallat detta projekt Led i helheten. En delrapport för arbetet publicerades i november 2012 1. 2.2 Publicering av resultat Måluppfyllelse från och med januari 2014 kommer att publiceras via www.vantetider.se på aggregerad landstings-/regionnivå, tidigast 1 mars. 2.3 Projektgenomförande I överenskommelsen för kömiljarden 2013 2 är ett av de grundläggande kraven för att få ta del av stimulansmedlen att införa och redovisa resultat från den modell som tas fram inom SKL:s nationella projekt Uppföljning av återbesök inom planerad specialiserad vård. Detta projekt avser att stödja detta krav. Projektet startade 2013-02-14. 1 www.vantetider.se 2 Överenskommelse mellan staten och Sveriges Kommuner och Landsting om fortsatta insatser för att förbättra patienters tillgänglighet till hälso- och sjukvård ( kömiljarden ) 2013. Styrelsebeslut nr 19, 2012-12-14

MODELL ÅTERBESÖK 6 (19) 2.3.1 Nuläge Projektet startade med en nulägesbeskrivning där projektgruppen besökte tio landsting/regioner för att bilda sig en uppfattning kring planering, genomförande och ev. uppföljning av återbesök inom planerad specialiserad vård. 2.3.2 Börläge Baserat på nulägesbeskrivningen togs en första processbild för återbesöksprocessen fram. Denna diskuterades under en heldags workshop 2013-04-10 tillsammans med representanter från samtliga landsting/regioner Arbetet utmynnade i en rad fördjupade processbilder för uppföljning av planerade och genomförda återbesök. 2.3.3 Teoretisk kvalitetssäkring Den teoretiska kvalitetssäkringen bestod av en presentation av processbilderna för nationella experter, landstingets nätverk för tillgänglighet och lokal expertis vid ett flertal landstingsbesök. 2.3.4 Praktisk kvalitetssäkring Sju landsting/regioner har därefter deltagit i en praktisk kvalitetssäkring. Pilotdeltagarna har hämtat data från sina lokala system samt rapporterat dessa till den nationella väntetidsdatabasen.

MODELL ÅTERBESÖK 7 (19) 3 Modell för uppföljning av återbesök Anledningar till ett återbesök är många. Det kan vara återkommande kontroller vid en kronisk sjukdom, kontroll efter en operation eller annan behandling. Det kan även vara ett besök för att följa upp en pågående läkemedelsbehandling, uppföljning efter ett akutbesök mm. Möjligheten att följa upp eventuell eftersläpning mot medicinskt måldatum varierar mellan olika landsting/regioner beroende på hur registrering och lagring av ingående mätpunkter ser ut idag. Några landsting kan endast fånga uppgifter om aktuellt antal patienter på bevaknings-/planeringslista och antalet där medicinskt måldatum har passerats, medan andra har en kvalificerad uppföljning av eftersläpning mot måldatum både för planerade och för genomförda återbesök. En del verksamheter registrerar idag inte något medicinskt måldatum om patienten bokas direkt eller om patienten själv tar ansvar för bokningen av ett återbesök. En del återbesök går därför inte att följa upp inom ramen för dessa första uppföljningar av planerade och genomförda återbesök. I en del landsting/regioner krävs ett utvecklingsarbete för att en framtida kontinuerlig nationell uppföljning av modellens alla delar ska vara möjlig. För testmätning november och december 2013 gäller därför att samtliga landsting/regioner rapporterar det som vid denna tidpunkt är möjligt och skriver en särskild avvikelserapport för det som inte kan redovisas. 3.1 Utgår ifrån en individuell medicinsk bedömning Vid ett mottagningsbesök görs en medicinsk bedömning om patienten bör komma på återbesök. Om ett återbesök planeras så finns i flertalet fall en bortre gräns (måldatum med eventuell toleransgräns) som medicinskt inte bör överskridas. Olika PM och vårdprogram kan vara till hjälp i beslutsprocessen, men i slutändan är det vid varje tillfälle en individuell medicinsk bedömning. Om det inte finns någon bortre gräns för när återbesöket bör planeras in kan det vara lämpligt att patienten istället får höra av sig vid behov. 3.2 Olika typer av återbesöksplanering Planering av återbesök kan göras på olika sätt och kan variera mellan olika verksamheter och mellan olika patientgrupper. Grunden är dock alltid en medicinsk bedömning utifrån den enskilde patientens behov. Följande typer ingår i modellen i enlighet med Socialstyrelsens definition av återbesök. Se figur Återbesök inom planerad specialiserad vård, Processbeskrivning. Patienten bokas direkt öppenvårdsbesök som bokas direkt i samband med till exempel en utskrivning från slutenvården, en avslutad operation eller ett nybesök. Bokning görs i samråd med patienten.

MODELL ÅTERBESÖK 8 (19) Patienten hör av sig Patienten tar eget ansvar för att boka in återbesöket. Patienten ska få information om syftet med återbesöket och att höra av sig för bokning inom en viss tid. Patienten sätts på bevakningslista Patienten sätts upp på någon form av väntelista för att i ett senare skede bokas in för ett besök. Bokning kan ske via kallelse/inbjudan eller efter kontakt/samråd med patienten. Åter vid behov något nytt besök planeras inte och vårdåtagandet bör då avslutas. Detta ingår inte i den nuvarande modellen. 3.3 Socialstyrelsens definitioner 3.3.1 Återbesök Öppenvårdsbesök som har medicinskt samband med tidigare besök eller vårdtillfälle inom samma medicinska verksamhetsområde (klinik basenhet/ motsvarande), vårdcentral eller motsvarande. 3.3.2 Medicinskt måldatum Tidpunkt i en vårdprocess då beslutade hälso- och sjukvårdsåtgärder bör inledas.

MODELL ÅTERBESÖK 9 (19) 3.4 Återbesök inom planerad specialiserad vård, Processbeskrivning Bilden har använts som underlag för att få samsyn om återbesöksprocessen och dess innehåll.

MODELL ÅTERBESÖK 10 (19) 3.5 Uppföljning av återbesök inom planerad specialiserad vård. Mätpunkter och aktiviteter Bilden beskriver aktiviteter i blått och aktuella mätpunkter för testperioden november och december 2013 i rött.

MODELL ÅTERBESÖK 11 (19) 3.6 Uppföljning av planerade återbesök Bilden beskriver mätpunkter för uppföljning av planerade återbesök. Uppföljning kan ske som totaler eller i tidsintervall som beskriver återstående tid till utsatt medicinskt måldatum inklusive eventuella toleransgränser samt hur länge man överskridit medicinskt måldatum inklusive eventuella toleransgränser.

MODELL ÅTERBESÖK 12 (19) 3.7 Uppföljning av genomförda återbesök Bilden beskriver mätpunkter för uppföljning av genomförda återbesök. Uppföljning kan ske som totaler eller i tidsintervall som beskriver den överskridna tiden i dagar mellan medicinskt måldatum inklusive eventuella toleransgränser och genomfört återbesök.

MODELL ÅTERBESÖK 13 (19) 4 Rapportering testperiod 4.1 Organisatoriska enheter Redovisningen avser landstingets/regionens samtliga organisationsenheter i den nationella väntetidsdatabasen för besök inom planerad specialiserad vård. Aktuella enheter anmäls till support-vantetider@skl.se senast 30 november kl. 16.00. En mall för detta kommer att finnas tillgänglig under hösten 2013. 4.2 Vårdutbud och vårdgivarkategorier Redovisning sker i enlighet med dagens rapportering kring förstabesök till den nationella väntetidsdatabasen liksom ev. avvikelser i form av medicinskt orsakad väntan och patientvald väntan. Anmälan sker enligt ovan. 4.3 Rapporteringstillfällen Första uppföljningstillfället avser läget för november och december månad 2013 och redovisas senast i enlighet med rapportering av väntande och faktisk väntetid för förstabesök. 4.3.1 Uppföljning av planerade återbesök Redovisningen sker i form av: Antal planerade återbesök med återstående tid kvar till utsatt medicinskt måldatum inklusive eventuell toleransgräns Antal väntande som har överskridit medicinskt måldatum inklusive eventuell toleransgräns Redovisning av återstående tid till utsatt medicinskt måldatum inklusive eventuell toleransgräns eller hur länge medicinskt måldatum inklusive eventuell toleransgräns har överskridits kan även ske i intervallform. Avstämningstillfälle sista dagen i varje månad. 4.3.2 Uppföljning av genomförda återbesök Redovisningen sker i form av: Antal genomförda återbesök inom medicinskt måldatum inklusive eventuell toleransgräns Antal genomförda återbesök som har överskridit medicinskt måldatum inklusive eventuell toleransgräns Redovisning av hur lång tid genomfört återbesök har överskridit medicinskt måldatum inklusive eventuell toleransgräns kan även ske i intervallform. Mätperiod kalendermånad.

MODELL ÅTERBESÖK 14 (19) 4.4 Beräkning av resultat 4.4.1 Planerade återbesök Antal planerade återbesök med återstående tid till medicinskt måldatum dividerat med Totalt antal planerade återbesök. 4.4.2 Genomförda återbesök Antal genomförda återbesök inom medicinskt måldatum dividerat med Totalt antal genomförda återbesök.

MODELL ÅTERBESÖK 15 (19) 5 Regelverk för rapportering Rapportering till den nationella väntetidsdatabasen görs i enlighet med rapportering av förstabesök. 5.1 Riktlinjer för avvikelseregistrering inför rapportering till den nationella väntetidsdatabasen Hantering av avvikelser ska följa regelverket som gäller för första besök och operation/åtgärd men ska, när det gäller återbesök, inte rapporteras. Utförlig beskrivning finns i dokumentet Riktlinjer för avvikelseregistrering inför rapportering till den nationella väntetidsdatabasen, Från och med 2012-03-14, reviderat maj 2013. 5.2 Toleransgränser Toleransgräns en tidsperiod på till exempel en vecka, en månad eller längre som maximalt får passera efter den dagen då patienten skulle ha kommit på återbesök. 3 Om en toleransgräns finns kopplad till ett medicinskt måldatum definieras mätpunkten medicinskt måldatum som sista dagen i toleransgränsens intervall. 3 Ur: Socialstyrelsen uppföljning 2009 2011 Vårdgaranti och Kömiljard.

MODELL ÅTERBESÖK 16 (19) 6 Metoder för leverans av data 6.1 Manuell rapportering Manuell rapportering av aggregerade uppgifter per vårdutbud och organisatorisk enhet kommer att ske i nationella väntetidsdatabasen i enlighet med övrig rapportering. Bildexempel från nationella väntetidsdatabasen under pilottest våren 2013.

MODELL ÅTERBESÖK 17 (19) 6.2 Automatiserad överföring Under hösten kommer gränssnitt för att möjliggöra automatiserad rapportering att tas fram. 6.3 Avvikelse-/åtgärdsrapport för landstingets/regionens uppföljning av återbesök inom planerad specialiserad vård Avvikelse-/åtgärdsrapport används för att beskriva de ev. avvikelser och åtgärder som finns kopplade till uppföljningen av återbesök. Syftet med detta dokument är att komplettera lägesbilden och ge en överblick av åtgärder för landstinget/regions uppföljning av återbesök inom planerad specialiserad vård. Denna lägesbild kommer att utgöra ett viktigt underlag inför för 2014 års fortsatta utveckling av modellen. Inkomna dokument kommer att sammanställas av SKL. En mall för detta kommer att finnas tillgänglig under hösten 2013. Avvikelse/åtgärdsrapporten ska inlämnas senast den 14 december 2013.

MODELL ÅTERBESÖK 18 (19) 7 Basmodell 2014 Återbesök inom planerad specialiserad vård är en ny del som kommer att inkluderas i Basmodell 2014 för indikatorer som följs av den nationella väntetidsdatabasen.

MODELL ÅTERBESÖK 19 (19) 8 Kontaktuppgifter Harald Grönqvist 08-452 77 97 harald.gronqvist@skl.se Martin Midböe 070-77 00 581 martin.midboe@skl.se