Giltig från 1 JANUARI 2016 Fritidsnämndens Föreningsstöd 2016 B3 REGISTRERINGSNIVÅ ARN OCH UNGDOM malmo.se/foreningsliv 1
Bästa läsare! Innehåll I Föreningsstöd 2016 hittar ni fritidsnämndens Allmänna bestämmelser, bidrag och allmän information för föreningar/organisationer. Reglerna och riktlinjerna i Föreningsstöd 2016 antogs av fritidsnämnden den 26 november 2015. Reglerna är framtagna i samråd med företrädare för föreningslivet i Malmö (samorganisationerna MIP, MISO och HISO). Fritidsnämndens och fritidsförvaltningens arbete Fritidsnämnden är den nämnd inom Malmö stad som ansvarar för de övergripande fritidsfrågorna. Fritidsnämnden sammanträder och tar beslut varje månad. Fritidsförvaltningen förbereder de ärenden som ska hanteras i fritidsnämnden samt ansvarar för det dagliga arbetet inom fritidsnämndens ansvarsområde. malmo.se/foreningsliv Uppdaterad information som berör föreningslivet i Malmö hittar ni på malmo.se/foreningsliv Där hittar ni även Prislistan 2016 som reglerar priser för registrerade föreningar och organisationer, samt för övriga kunder, i fritidsförvaltningens anläggningar. Fritidsnämndens mål och riktlinjer 4 Fritidsnämndens uppdrag 4 Viktiga datum 2016 5 Allmänna bestämmelser 6 Utbildningar 8 BIDRAG Aktivitetsbidrag - Barn och ungdom 9 Arrangemangsbidrag 10 för anställda som uppbär lönebidrag, trygghetsanställning och/eller utvecklingsanställning 12 för Spontan i stan 13 till lovaktiviteter Kul i Fem, Sommarkul och Höstkul 14 Förskottering av EU-bidrag 15 Grundbidrag 16 Jämställdhetsbidrag 18 Lokalkostnadsbidrag 19 Utbildningsbidrag 20 Lotteritillstånd 22 Kontroll 23 2 3
Fritidsnämndens mål och riktlinjer Viktiga datum 2016 Omfattning Fritidsverksamheten ska riktas till alla kommuninvånare men verksamhet för barn och ungdomar ska prioriteras. Personer med funktionsnedsättning och äldres möjligheter till fritidsaktiviteter ska särskilt uppmärksammas och stödjas. Inriktning Fritidsverksamheten ska så långt som möjligt vara organiserad av kommuninvånarna själva, helst i föreningar och endast kompletteras med kommunal verksamhet när det behövs för att uppfylla fritidssektorns mål. Kommersiella intressens negativa påverkan av sektorn ska motverkas genom idéinriktade och kreativa aktiviteter. Jämställdhet inom fritidssektorn är högt prioriterat. Kvalitet Fritidsverksamheten ska vara så utformad att den erbjuder rekreation och social gemenskap. Verksamheten ska vara öppen för alla och syfta till stimulans och välbefinnande. Fördelning Fritidsverksamheten ska fördelas över hela kommunen utifrån kunskaper om invånarnas behov och önskemål. Ett rikt varierat utbud ska eftersträvas i kommunens alla delar. Resurser ska fördelas likvärdigt mellan flickor och pojkar samt geografiska lägen. Fördelningen ska ske rättvist och reglerna ska vara tydliga och transparenta. 15 jan 31 jan 25 FEB 1 MAR 1 APR om Lokalkostnadsbidrag för kvartal 4 (år 2015). Inlämning av löneuppgift för anställda som uppbär Lönebidrag från Arbetsförmedlingen kvartal 4 (år 2015) Inlämning av kontrolluppgift för löneuppgift Grundbidrag (konsulent) för 2015. Inlämning av kontrolluppgift för löneuppgift för anställda som uppbär Lönebidrag från Arbetsförmedlingen för 2015. om Aktivitetsbidrag för perioden 1 juli 31 december 2015. Inlämning av Föreningsrapport med bilagor för föreningar med kalenderår. om för lovaktiveter till Sommarkul (medverkan och textförslag) 15 APR om Lokalkostnadsbidrag kvartal 1. Inlämning av löneuppgift för anställda som uppbär Lönebidrag från Arbetsförmedlingen kvartal 1. Fritidsnämndens uppdrag Fritidsnämnden har stor tillit till Malmös föreningar som gör en stor insats för barn, ungdomar, äldre, vuxna och personer med funktionsnedsättning. Föreningar är en viktig arena för integration i dess vidaste betydelse och föreningars verksamhet utgör viktiga mötesplatser för alla Malmös invånare. 15 jul 25 aug om Lokalkostnadsbidrag kvartal 2. Inlämning av löneuppgift för anställda som uppbär lönebidrag från Arbetsförmedlingen kvartal 2. om Aktivitetsbidrag för perioden 1 januari 30 juni 2016. Dialog Fritidsnämnden ser dialogen med föreningarna som en viktig del i arbetet med att på ett optimalt och rättvist sätt fördela de resurser som är avsatta till föreningarna. De tre paraplyorganisationerna HISO, MIP och MISO (Handikappidrottens Samarbetsorganisation Malmö, Malmö Ideella föreningars Paraplyorganisation och Malmö Idrottsföreningars Samorganisation) är viktiga dialogpartners. I Malmö finns cirka 100 konsulenter som representanter för de största föreningarna. Fritidsförvaltningen inbjuder årligen till konferens i syfte att kompetensutveckla konsulenterna och för att skapa kontakter såväl mellan föreningarna som mellan föreningar, politiker och tjänstemän. En attraktiv stad för malmöbor och besökare Föreningarna i Malmö har en viktig roll för att göra staden attraktiv för besökare genom de olika arrangemang som de genomför, samt är en viktig del av det kultur- och evenemangsutbud som dagligen erbjuds malmöborna. Föreningarna har också betydelse för sysselsättningen då många arbetstillfällen skapas genom att föreningarna tar emot många arbetslösa via olika arbetsmarknadspolitiska åtgärder. Utbildning Fritidsförvaltningen arrangerar varje år i samarbete med MIP och MISO (Föreningspool Malmö) utbildningar i föreningsgenerella ämnen såsom styrelsearbete, att vara arbetsgivare/arbetsledare samt utbildningar i brandskydd, jämställdhet, antidiskriminering och bidragshantering. Utbildningarna är gratis och skall ses som ett led i att öka kunskapen om föreningsliv och administration i Malmös föreningar. Utveckling Fritidsförvaltningen samarbetar med föreningslivet för ökad jämställdhet, samt i det förebyggande arbetet mot alkohol, doping, andra droger och diskriminering. Fritidsnämnden ser också stora möjligheter i ett samarbete mellan Malmö högskola, föreningslivet och Malmö stad. 1 SEP 15 okt 15 nov Inlämning av Föreningsrapport med bilagor för föreningar med brutet räkenskapsår. Senaste dag för ansökan om medverkan, textförslag och ansökan om för lovaktiviteter till Höstkul. om Lokalkostnadsbidrag kvartal 3. Inlämning av löneuppgift för anställda som uppbär Lönebidrag från Arbetsförmedlingen kvartal 3. för lovaktiviteter till Kul i Fem (medverkan och textförlag). 4 5
ALLMÄNNA BESTÄMMELSER 1 Malmö fritidsnämnd har kommunfullmäktiges uppdrag att till allmännyttiga, ideella föreningar verksamma i Malmö fördela bidrag. en avses aktivera det allmännyttiga, ideella föreningslivet i Malmö stad. 2 Allmänna villkor för registrerad förening på Nivå 3 Barn och ungdom För att vara en registrerad förening på Nivå 3 Barn och ungdom hos fritidsförvaltningen ska nedanstående villkor alltid uppfyllas. Allmänna villkor är att föreningen ska: vara öppen för alla. inneha ett organisationsnummer från Skatteverket. vara uppbyggd och fungera enligt demokratiska principer och öppet ta ställning för demokrati samt att arbeta för att motverka kränkningar och diskriminering. ha sitt säte i Malmö och bedriva allmännyttig, ideell föreningsverksamhet större delen av året. ha antagna stadgar som vid registrering godkänns av Fritidsnämnden. ha valt styrelse och revisor enligt stadgarna. ta ut medlemsavgifter enligt punkt 3 i Allmänna bestämmelser. bedriva verksamhet i godkända lokaler. Med godkänd lokal menas att lokalen har bygglov för verksamheten samt att lokalen är brandsynad. Den ekonomiska redovisningen ska ge en tillfredställande bild av föreningens ekonomiska situation och vara upprättad enligt god redovisningssed. Den ekonomiska redovisningen och verksamhetsredovisningen ska vara utformad på så vis att de ger ett tillräckligt underlag för fritidsförvaltningens kontroll och för att kunna bestämma om föreningen är godkänd för bidrag eller inte. Föreningen ska i resultat- och balansräkningen tydligt särskilja vad som är medlemsavgift respektive eventuella terminsavgifter eller liknande. för att vara registrerad på Nivå 3 Barn och ungdom: Föreningen ska ha minst 25 medlemmar enligt punkt 3 i Allmänna bestämmelser i åldern 4 25 år. För personer med funktionsnedsättning finns inte någon övre åldersgräns. Föreningen ska varje år skicka in föreningsrapport i ApN (aktivitetskort.se/malmo), senast den 1 mars för föreningar med kalenderår, alternativt 1 september om föreningen har brutet räkenskapsår. Föreningen ska varje år skicka in en definitiv resultat- och balansräkning samt justerat årsmötesprotokoll. I årsmötesprotokollet ska det framgå att revisionsberättelsen är godkänd samt att styrelsen beviljats ansvarsfrihet. Årsmötesprotokollet och resultat- och balansräkningen ska lämnas in senast 30 dagar efter årsmötet. Som registrerad förening på Nivå 3 tar ni del av: informationsutskick. fritidsförvaltningens utbildningar, kostnadsfritt. subventionerade priser för vuxenverksamhet vid bokning av idrottsanläggningar. 0-taxa för barn- och ungdomsverksamhet vid bokning av fritidsnämndens idrottsanläggningar. att söka: samtliga bidrag. 3 Vid bedömning för registrering/bidrag gäller följande grundläggande definition av begreppet medlem: Med medlem menas fysisk person som: är folkbokförd i Malmö och upptagen i föreningens medlemsförteckning med folkbokföringsadress och födelsedata. betalar personlig medlemsavgift om lägst 40 kronor per år. För föreningar som erbjuder familjemedlemskap ska medlemsavgiften i genomsnitt uppgå till lägst 40 kronor per medlem och år. regelbundet deltar i föreningens verksamhet, och finns med på närvarokort eller annan skriftlig dokumentation. Som medlem räknas inte stödmedlem, prova på -deltagare, eller liknande. Person som enbart deltar i föreningens verksamhet under schemalagd skoltid räknas inte heller som medlem vid bidragsgivning och ska därmed inte vara med i föreningsrapport. 4 Alla föreningar som vill vara registrerade hos fritidsförvaltningen ska varje år: skicka in föreningsrapport via ApN (aktivitetskort.se/ malmo). Inlämning är senast den 1 mars för föreningar med kalenderår och 1 september för föreningar med brutet räkenskapsår. senast 30 dagar efter årsmötet skicka in justerat årsmötesprotokoll till fritidsförvaltningen där det framgår att revisionsberättelse, resultat- och balansräkning är godkänd samt att styrelsen beviljats ansvarsfrihet. Detta är en förutsättning för att beviljas bidrag och boka anläggning till subventionerade prisgrupper. Om föreningen inte uppfyller kraven kan det leda till avregistrering. 5 Föreningar som beviljas bidrag av fritidsnämnden är skyldiga att i minst fem år arkivera medlemsförteckning, verksamhetsplan, verksamhets- och revisionsberättelser, resultat- och balansräkning samt verifikationer som ligger till grund för beviljat ekonomiskt stöd. (Observera att andra tidsgränser för arkivering kan gälla till exempel för skattelagstiftning.) 6 Fritidsnämnden äger rätt att begära in medlemsförteckning och bokföring för förening som ansökt om eller fått bidrag. Vidare har registrerad förening skyldighet att på begäran, inom utsatt tid, skicka in yttranden, förklaringar och upplysningar i övrigt som är av betydelse för registrering, bidragsgivning samt tidstilldelning ur ett jämställdhetsperspektiv. 7 Att barn inte längre får vara med i en förenings verksamhet på grund av att uppenbar elitverksamhet bedrivs, kan leda till att förening blir avstängd från bidragsgivning samt återbetalningsskyldig. 8 om bidrag sker digitalt i ApN (aktivitetskort.se/malmo). För att kunna använda systemet behöver föreningens styrelse välja en eller flera föreningsadministratörer som har styrelsens förtroende och uppdrag att uppdatera föreningens uppgifter samt att söka bidrag. För att få inloggningsuppgifter till ApN lämnar föreningen in en fullmakt till fritidsförvaltningen. Ansökningshandlingarna ska vara fullständiga och finnas i ApN senast den dag som det står i bidragsbestämmelserna eller uppges i särskilt meddelande. 9 Förening som skickar in ansökan/redovisning för arrangemangsbidrag efter ansöknings-/redovisningstidens utgång får reducerat bidrag enligt nedan: 4 30 dagar för sent, avdrag 25 %. mer än 30 dagar för sent handläggs inte. Vissa bidrag redovisas senast 30 90 dagar efter avslutad verksamhet. Om begärda handlingar inte kommit in inom denna tid utbetalas inget bidrag. Påminnelse om bidrag skickas till föreningens registrerade e-postadress 14 dagar innan samt 1 dag innan angivet ansökningsdatum utan påminnelseavgift. När det angivna ansökningsdatumet passerat kan bidrag inte längre sökas för den aktuella perioden. När det gäller föreningsrapport/organisationsrapport och bidrag för anställda som uppbär lönebidrag, trygghetsanställning och/eller utvecklingsanställning kommer påminnelse dessutom att skickas via brev till föreningens/organisationens postadress senast 14 dagar efter ansökningstiden stängts. Föreningen/organisationen har därefter 14 dagar på sig att skicka in ansökan/rapporten. Inkommer ansökan/rapporten inom dessa 14 dagar betalas bidraget ut, inkommer ansökan senare utgår inget bidrag. 10 Beviljat bidrag utbetalas endast via plus- eller bankgiro och till det konto som föreningen angivit. 11 Missbruk eller lämnande av oriktiga ansökningsuppgifter kan leda till avstängning för fortsatt bidragsgivning enligt fritidsnämndens beslut i varje enskilt fall. som beviljats på fel ansökningsuppgifter leder till återbetalningsskyldighet. 12 Föreningen som avstängs från bidrag måste för att åter blir registrerad föreningen på Nivå 2 gå utbildningarna bidragsbestämmelser och stryrelseutbildning grund elller registrerade förening nivå 3 gå utbildningarna bidragsbestämmelser och styrelseutbildning avancerad. 13 Förening som avstängts från bidrag på grund av misstanke om medvetet inlämnande av icke korrekta ansökningar kan komma att polisanmälas, vilket fritidsnämnden avgör i varje enskilt fall. 14 Om förening har skuld till kommunen, kan bidrag stoppas tills dess att skulden är betald. Skuld kan även dras från bidragsbelopp samt innebära att föreningens hyrda/bokade lokaler sägs upp/avbokas. 15 Fritidsnämnden äger rätt att besluta om smärre avvikelser från gällande bidragsbestämmelser. 16 Fritidsnämnden kommer varje år att välja ut föreningar för särskild granskning. 17 I enlighet med den av kommunfullmäktige 2008-08-21 beslutade Handlingsplan för det tobaks-, alkohol- och drogförebyggande arbetet i Malmö, ska de bidragsberättigade föreningarnas verksamhet aktivt präglas av ett alkohol- och drogfritt förhållningssätt. 6 6 7 7
Utbildningar Aktivitetsbidrag Barn och ungdom Fritidsförvaltningen erbjuder årligen, i samarbete med MIP och MISO (Föreningspool Malmö), Malmös föreningsliv en rad olika utbildningar med varierat innehåll. Samtliga utbildningar genomförs av specialister inom området och är anpassade efter föreningslivets intresse och behov. Mer information om utbildningarna finns i fritidsförvaltningens Utbildningsprogram 2016 och på malmo.se/ foreningsutbildning eller foreningsutbildning.se Föreningar som vill registreras på Nivå 2 och 3 ska gå på utbildningarna Styrelseutbildning Grund och Styrelseutbildning Avancerad, och sbestämmelser som ges årligen vid ett flertal tillfällen på dagtid samt kvällstid. Utbildningen är obligatorisk för föreningens ordförande samt ytterligare minst en styrelseledamot. För att beviljas Jämställdhetsbidrag ska två styrelserepresentanter från sökande förening ha gått fritidsförvaltningens Jämställdhetsutbildning. För att beviljas Lönebidrag ska ordförande, annan förtroendevald i föreningens styrelse eller annan person med delegerat arbetsgivaransvar gå Utbildning för förening med anställda Steg 1 och Steg 2. Anmälan Om ni vill gå någon av utbildningarna vill vi ha er anmälan senast 5 dagar innan utbildningsdagen. Samtliga utbildningar är kostnadsfria för föreningar som är registrerade hos fritidsförvaltningen. Föreningen debiteras med 200 kr/anmäld person som inte har avanmält sig eller deltagit. Intyg till deltagare skickas, på egen begäran, till föreningen efter avslutad utbildning. Föreningar som lämnat in bristande handlingar till fritidsförvaltningen kan komma att kallas till grundläggande utbildningar i styrelsearbete och ekonomisk redovisning. Anmäl dig på malmo.se/foreningsutbildning eller foreningsutbildning.se et ska främja gruppverksamheten inom föreningen. kan beviljas registrerad förening på Nivå 3 Barn och ungdom. Med deltagartillfälle menas Enskild medlem enligt punkt 3 i Allmänna bestämmelser i ålder 4 25 år (för personer med funktionsnedsättning finns inte någon övre åldersgräns) som deltar i godkänd aktivitet. Beräkning av Aktivitetsbidrag Aktivitetsbidrag beviljas med 4,50 kronor per deltagartillfälle vid godkänd aktivitet. Med godkänd aktivitet menas: ledarledd gruppverksamhet med minst fem medlemmar i åldern 4 25 år (för personer med funktionsnedsättning finns inte någon övre åldersgräns) och/eller minst tre medlemmar med funktionsnedsättning enligt medlemsdefinitionen punkt 3 i Allmänna bestämmelser. prova på -deltagare kan medräknas maximalt tre gånger per deltagare och verksamhetsår. förening som beviljas för lovaktiviteter och/eller för Spontan i stan kan inte beviljas aktivitetsbidrag för samma aktiviteter. att gruppledaren under året måste fyllt 13 år. Ledaren får medräknas om den är i åldern 13 25 år (för personer med funktionsnedsättning finns inte någon övre åldersgräns). aktiviteter som varar minst 60 minuter. aktiviteter som genomförs av föreningen. Lägeraktivitet För föreningar vilka enligt stadgarna eller verksamhetsbeskrivning har verksamhet som bedrivs delvis eller helt ute i natur samt utanför tätbebyggt område utgår aktivitetsbidraget gånger tre för varje deltagare vid godkänd aktivitet som är längre än 4 timmar. Exempel: om 7 deltagare deltar i en lägeraktivitet klockan 10.00 16.00 beviljas 7 gånger 13,54 kronor vilket motsvarar 95 kronor. Aktivitetsbidrag beviljas inte för: öppen verksamhet. Med öppen verksamhet menas att medlemmarna kan komma och gå i föreningslokalen när de vill, utan fast schema. religiösa aktiviteter. skolverksamhet eller för sammankomster genomförda under schemalagd tid då skolklasser, förskolor eller motsvarande bedriver verksamhet hos föreningen. studiecirkelverksamhet. utgår endast en gång per deltagare, dag och förening. Den som deltar i mer än en aktivitet per dag inom samma förening räknas endast vid ett tillfälle. Föreningen ansvarar för att medlemmar inte dubbelredovisas. Dubbelredovisade medlemmar markeras med en flagga i ApN vilket innebär att deltagaren registrerats som närvarande vid flera aktiviteter samtidigt. För dubbelredovisade medlemmar utgår inget bidrag. Föreningen måste själv kontakta den förening som rapporterat deltagare vid samma tid och hantera dubbelredovisningen. Gruppledare eller biträdande gruppledare ska vara närvarande under hela aktiviteten och får inte ur bidragssynpunkt vara ledare för flera grupper under samma timme. Ledare ska intyga att uppgifterna som lämnas via det digitala aktivitetsstödet är korrekta. Observera att antalet studiecirklar för barn och ungdomar i åldern 4 25 år, utanför schemalagd skoltid, kan redovisas och medräknas för Grundbidrag och Lokalkostnadsbidrag. En studiecirkelträff räknas som 1 aktivitet vid Lokalkostnadsbidrag och 7 deltagartillfällen vid Grundbidrag. sker i Apn (aktivitetskort.se/malmo) och ska lämnas inom följande perioder: senast den 25 augusti för perioden 1 januari 30 juni. senast den 25 februari för perioden 1 juli 31 december. 8 9
Arrangemangsbidrag et är uppdelat i ett mindre och ett större arrangemangsbidrag: 1. MINDRE ARRANGEMANG Mindre arrangemangsbidrag ska ge föreningarna i Malmö möjlighet att genomföra mindre föreningsanknutna arrangemang som skapar fler aktiviteter för malmöborna. kan beviljas registrerad förening på Nivå 2, Nivå 3 Barn och ungdom, Nivå 3 Verksamhet för äldre samt registrerad organisation. et kan beviljas för: maximalt 75 % ersättning för godkända lokalkostnader. ersättning för extra utrustning. ett allmänt bidrag. Varje arrangemang kan beviljas maximalt 15 000 kr. kan beviljas med upp till 100 % av godkända kostnader efter beslut av fritidsnämnden i varje enskilt fall. Det ska tydligt framgå i all utåtriktad information att arrangemanget får bidrag av Malmö stad. Beslut fattas i varje enskilt fall av fritidsförvaltningen utan beaktande av annan bidragsgivares beslut. Fritidsförvaltningens budget för innevarande år är en av de faktorer som avgör om bidrag kan beviljas. et kan inte beviljas för: arrangemang som arrangeras av eller för företag samt på uppdrag av företag. arrangemang i samband med Malmöfestivalen. fester, högtider eller jubileumsfester. föreningens ordinarie verksamhet. lön avsedd för projektledning. mat och dryck. görs i ApN (aktivitetskort.se/malmo) senast 60 dagar före arrangemangets start. Mindre arrangemangsbidrag kan endast beviljas vid två tillfällen per förening och kalenderår. Utbetalning av bidrag sker i samband med beviljandet. Till ansökan bifogas: verksamhetsplan/beskrivning av arrangemanget. budget. uppgift om bidrag söks från annan bidragsgivare. Redovisning et ska redovisas i ApN (aktivitetskort.se/malmo) senast 30 dagar efter avslutat arrangemang. Förening som inte lämnar in redovisning kan bli återbetalningsskyldig. 2. STÖRRE ARRANGEMANG Större arrangemangsbidrag ska stödja publika arrangemang i Malmö som har stor betydelse för staden som evenemangs- och besöksstad. kan beviljas registrerad förening på Nivå 2, Nivå 3 Barn och ungdom, Nivå 3 Verksamhet för äldre samt registrerad organisation. et ges som: arrangemangsbidrag. förlustgaranti. kombination av arrangemangsbidrag och förlustgaranti. kan beviljas med upp till 100 % av godkända kostnader efter beslut av fritidsnämnden i varje enskilt fall. Maximalt 50 % av beviljat bidrag kan utbetalas i förskott. Det ska tydligt framgå i all utåtriktad information att arrangemanget får bidrag av Malmö stad. Fritidsförvaltningens budget för innevarande år är en av de faktorer som avgör om bidrag kan beviljas. et kan inte beviljas för: arrangemang som arrangeras av eller för företag samt på uppdrag av företag. arrangemang i samband med Malmöfestivalen. fester, högtider eller jubileumsfester. görs i ApN (aktivitetskort.se/malmo) senast 3 månader före arrangemangets start. Större arrangemangsbidrag kan endast beviljas vid ett tillfälle per förening och kalenderår. Till ansökan bifogas: verksamhetsplan/beskrivning av arrangemanget. kostnads- och intäktsbudget. uppgift om bidrag söks från annan bidragsgivare. Redovisning et redovisas i ApN (aktivitetskort.se/malmo) senast 90 dagar efter avslutat arrangemang. Förening som fått förskottsutbetalning och inte redovisat inom utsatt tid kan bli återbetalningsskyldig. Förening som inte redovisar inom 90 dagar får inget bidrag. Till redovisningen ska bifogas: ekonomisk redovisning med bifogade kvitton och andra verifikationer deltagarantal; om deltagare kommer från andra länder ange vilka. publikantal. redovisning av utåtriktad information i vilken det tydligt framgår att arrangemanget fått bidrag av Malmö stad. 10 11
för anställda som uppbär lönebidrag, trygghetsanställning och/eller utvecklingsanställning för Spontan i stan et ska underlätta för föreningen att anställa personer med lönebidrag, trygghetsanställning och/eller utvecklingsanställning. et kan beviljas registrerad förening på Nivå 2, Nivå 3 Barn och ungdom, Nivå 3 Verksamhet för äldre samt registrerad organisation. Föreningen ska vara registrerad som arbetsgivare hos Skatteverket. Föreningen ska vara utan förfallen skuld hos Skatteverket och Kronofogden. Föreningen ska uppvisa god ekonomi. Föreningen ska kunna erbjuda arbetsplats i föreningens/organisationens lokal som uppfyller kraven enligt Arbetsmiljölagen. För förening som beviljats lönebidrag ska ordförande, annan förtroendevald i föreningens styrelse eller annan person med delegerat arbetsgivaransvar obligatoriskt delta i Utbildning för förening med anställda Steg 1 och Steg 2. kan utgå för en maxlön motsvarande 18 511 kronor/månad. Ytterligare 40% beviljas för lönebikostnader. Föreningar på Nivå 3 Barn och ungdom kan beviljas maximalt fyra heltidstjänster med högst 20 % i bidrag och maximalt 100 % lönetäckning. Föreningar på Nivå 3 med anläggningsansvar kan beviljas maximalt sex heltidstjänster med högst 20 % i bidrag och maximalt 100 % lönetäckning. Beviljat bidrag utbetalas kvartalsvis i efterskott. Vid nya anställningsförfaranden ska föreningen bifoga: Namn på person/-er som ansökan avser. Kopia på beslutsmeddelande från Arbetsförmedlingen. Specificerad beskrivning av arbets uppgifter, lön och arbetstid. Beslut fattas i varje enskilt fall av fritidsförvaltningen utan påverkan av annan bidragsgivares beslut. ska lämnas kvartalsvis, senast den 15:e i månaden efter kvartalet, d.v.s. den15 januari, 15 april, 15 juli, 15 oktober. Beviljat bidrag utbetalas kvartalsvis i efterskott. Vid varje ansökningstillfälle ska kopia på den anställdes lönebesked bifogas. Arbetsuppgifterna för den anställde ska vara verksamhetsinriktade eller administrativa för att underlätta de ideella ledarnas arbete samt vara till nytta för den fritidsverksamhet som föreningen bedriver. För föreningar som har anläggningsansvar kan arbetsuppgifterna för den anställde vara fastighetsinriktade. Den anställde får inte vara förtroendevald i föreningens styrelse. för den anställde ska vara enligt de på arbetsmarknaden gällande lagar och avtal. Föreningens kollektivavtal/hängavtal reglerar arbetsvillkoren för arbetsplatsen samt den anställdes allmänna anställningsvillkor. Om kollektivavtal saknas ska föreningen uppvisa handling där det framgår att den anställde omfattas av likvärdigt försäkringsskydd som krävs enligt kollektivavtal. Vid skuld till Skatteverket eller Kronofogden hålls bidrag inne tills skulden är reglerad. Fritidsförvaltningens budget för innevarande år är en av de faktorer som avgör om bidrag kan beviljas. et ger Malmös barn och ungdomar möjlighet att vara med i spontanaktiviteter som organiseras av föreningar. Samtidigt introduceras målgruppen för föreningslivet och ger föreningar i Malmö möjlighet att rekrytera nya medlemmar. kan beviljas registrerad förening på Nivå 1, Nivå 2 samt Nivå 3 Barn och ungdom. et Spontan i stan beviljas efter beslut i varje enskilt fall. ets storlek bedöms utifrån aktiviteternas omfattning och behov och ges till prova på-verksamhet utanför schemalagd skoltid. Utbetalning av bidraget sker i samband med redovisning. et beräknas utifrån: Antal ledare, antal dagar, antal timmar och andra kostnader som går att koppla till satsningen Spontan i stan. Geografisk spridning och variation vägs in i bedömningen. Kostnader för mat, dryck, marknadsföring och investeringar för ordinarie verksamhet beviljas inte. et beviljas inte för: föreningar som ställer krav på medlemskap i föreningen. aktiviteteter i samband med ordinarie verksamhet för föreningens medlemmar. aktiviteter som föreningen får aktivitetsbidrag för. religiösa aktiviteter och utbildningsverksamhet, som t. ex. läxhjälp. aktiviteter som bedrivs under loven på dagtid fram till kl. 17.00. görs i ApN (aktivitetskort.se/malmo) löpande över året och bedöms i varje enskilt fall. Redovisning Aktiviteterna ska redovisas terminsvis i ApN (aktivitetskort.se/malmo) senast 30 dagar efter avslutad period. Förening som fått bidrag i förskott och inte redovisar kan komma att bli återbetalningsskyldig. Om förvaltningen bedömer att föreningen bedriver återkommande och välorganiserade Spontan i stanaktiviteter kan föreningen komma att erbjudas ett avtal. Maximalt 50 % av beviljat bidrag kan utbetalas i förskott om detta anges vid ansökan. Aktiviteterna ska vara kostnadsfria. Om föreningen får ett annat bidrag för aktiviteten kan bidrag inte beviljas för samma kostnader i budgetförfrågan. Aktiviteter som görs i samarbete med Stadsområdesförvaltningarnas enheter Fritid och förebyggande verksamheter prioriteras. 12 13
till lovaktiviteter Kul i Fem, Sommarkul och Höstkul Förskottering av EU-bidrag et ska ge Malmös barn och ungdomar en möjlighet att prova på föreningsaktiviteter och introduceras för föreningslivet samt ge föreningar möjlighet att rekrytera nya medlemmar. kan beviljas registrerad förening på Nivå 2 och registrerad förening på Nivå 3 Barn och ungdom. kan beviljas till lovaktiviteter vardag fram till klockan 17.00, dock max 8 timmar per dag. görs i ApN (aktivitetskort.se/malmo) senast: 15 november för Kul i Fem-aktiviteter. 1 april för Sommarkul-aktiviteter. 1 september för Höstkul-aktiviteter. Redovisning Förskottet är ett lån till de föreningar som beviljats EU-bidrag i väntan på att bidraget ska utbetalas. et kan beviljas registrerad förening på Nivå 2, registrerad förening på Nivå 3 Barn och ungdom, registrerad förening på Nivå 3 Verksamhet för äldre samt registrerad organisation. sker när EU-bidraget beviljats. Till ansökan bifogas: beslutsmeddelande från EU. projektbeskrivning. ets storlek bedöms utifrån aktiviteternas omfattning och behov och beviljas med maximalt 50 000 kr per lov och förening. Geografisk spridning och variation vägs in i bedömningen. Lovaktiviteterna ska vara kostnadsfria med undantag för eventuella avgifter för lunch och mellanmål. Maximalt 50% av beviljat bidrag kan utbetalas i förskott om detta anges vid ansökan. Lovbidraget beräknas utifrån: Antal ledare, antal dagar, antal timmar och andra kostnader som kan kopplas till lovaktiviteterna. Lovbidraget beviljas inte: till föreningar som ställer krav på medlemskap under lovaktiviteten. om föreningen får annat stöd för samma aktivitet, t.ex. aktivitetsbidrag. för mat, dryck, marknadsföring och investeringar för ordinarie verksamhet. et redovisas i ApN (aktivitetskort.se/malmo) senast 30 dagar efter avslutad lovverksamhet. Till redovisningen bifogas kopior på kvitton för materialkostnader. Förening som fått 50 % i förskott och inte redovisar inom 30 dagar kan bli återbetalningsskyldig. Om förvaltningen bedömer att föreningen bedriver återkommande och välorganiserade lovaktiviteter kan föreningen komma att erbjudas ett avtal. Om lovaktiviteten inte bedrivs enligt beviljad ansökan kan beviljat bidrag komma att reduceras. Förvaltningen gör sedan en bedömning om föreningen kan beviljas bidrag för lovaktiviteter nästkommande lov. Om de totala ansökningarna är högre än det budgeterade beloppet för bidragen görs en nedräkning utifrån fritidsnämndens mål och riktlinjer. Föreningen ska ha beviljats EU-bidrag. från fritidsförvaltningen kan maximalt uppgå till 20 % av beviljat EU-bidrag. Maximalt 50 % av beviljat bidrag från fritidsförvaltningen kan utbetalas i förskott. Förskottet ska återbetalas när slutredovisningen erhållits. 14 15
Grundbidrag et ska utgöra en grundtrygghet för föreningen och ska underlätta att anställa heltids- eller deltidskonsulent för föreningens ungdomsverksamhet samt för organisatoriska och administrativa uppgifter. kan beviljas registrerad förening på Nivå 3 Barn och ungdom och registrerad organisation vars medlemsföreningar är registrerade hos fritidsförvaltningen. et baseras på: antalet medlemmar enligt punkt 3 i Allmänna bestämmelser i åldern 4 25 år (för personer med funktionsnedsättning finns inte någon övre åldersgräns) som finns med på närvarokort eller annan skriftlig dokumentation. antalet inrapporterade deltagartillfällen vid godkänd aktivitet under senast avslutat verksamhetsår. Med deltagartillfälle menas Enskild medlem enligt punkt 3 i Allmänna bestämmelser i åldern 4 25 år (för personer med funktionsnedsättning finns inte någon övre åldersgräns) som deltar i godkänd aktivitet. utgår som grundbidrag eller bidrag för anställande av konsulent. Dock kan registrerad förening på Nivå 3 Barn och ungdom som är ansluten till en organisation som får konsulentbidrag, beviljas ett kontant grundbidrag på maximalt 15 000 kr/år. Grundbidrag beviljas per kalenderår medan bidrag för anställande av konsulent beviljas per period 1 juli 30 juni. För föreningar med brutet räkenskapsår beviljas bidrag för anställande av konsulent per period 1 jan 31 dec. Förening kan beviljas upp till två konsulenttjänster utifrån gällande regler och ansvarar för utbetalning av konsulentlön, inbetalning av sociala avgifter med mera. et utbetalas månadsvis. Konsulent För anställning av konsulent gäller följande: Föreningens förslag till konsulent ska skickas till fritidsförvaltningen för godkännande. Till förslaget bifogas en arbetsbeskrivning. Konsulenten får inte vara förtroendevald i styrelsen. Nyanställd konsulent måste senast en månad efter anställningens början besöka fritidsförvaltningen för genomgång av bidragsbestämmelser, med mera. Åldersgränsen för konsulenter är från 18 år. Vid uppsägning ska konsulenten och föreningen meddela fritidsförvaltningen så snart uppsägningen skett. för den anställde ska vara enligt de på arbetsmarknaden gällande lagar och avtal. Föreningens kollektivavtal/hängavtal reglerar arbetsvillkoren för arbetsplatsen samt den anställdes allmänna anställningsvillkor. Om kollektivavtal saknas ska föreningen uppvisa handling där det framgår att den anställde omfattas av likvärdigt försäkringsskydd som krävs enligt kollektivavtal. Om bidrag beviljas till heltidsanställd konsulent får endast en person vara anställd på tjänsten. till heltidsanställd konsulent utgår endast om föreningen är konsulentens huvudarbetsgivare. I annat fall utgår bidrag endast till deltidsanställd konsulent. Den första konsulenttjänsten ska i huvudsak vara av administrativ karaktär medan en andra tjänst kan delas upp i mindre tjänster som inte behöver vara av administrativ karaktär. Konsulent är skyldig att närvara vid de konferenser och sammankomster som fritidsförvaltningen kallar till. Förening som uteblir utan godkänt skäl får ett avdrag på grundbidraget med 1 500 kr. Förening som får konsulentbidrag ska administrera sina anläggningsbokningar via Interbook. Kan föreningen inte uppfylla de krav som här ovan angivits kommer bidraget att helt eller delvis dras in under verksamhetsperioden. beviljas inte till konsulent för anställning som är bidragsfinansierad i annan form. Förening som uppnått gällande kriterier kan få bidrag enligt följande: 25 180 medlemmar i åldern 4 25 år (för person med funktionsnedsättning finns inte någon övre åldersgräns). 25 180 medlemmar i åldern 4 25 år (för person med funktionsnedsättning finns inte någon övre åldersgräns) och minst 2 640 deltagartillfällen från senast avslutat verksamhetsår. 181 292 medlemmar i åldern 4 25 år (för person med funktionsnedsättning finns inte någon övre åldersgräns) och minst 2 970 deltagartillfällen från senast avslutat verksamhetsår. Mer än 293 medlemmar i åldern 4 25 år (för person med funktionsnedsättning finns inte någon övre åldersgräns) och minst 5 940 deltagartillfällen från senast avslutat verksamhetsår. Mer än 316 medlemmar i åldern 4 25 år (för person med funktionsnedsättning finns inte någon övre åldersgräns) och minst 14 850 deltagartillfällen från senast avslutat verksamhetsår. Mer än 316 medlemmar i åldern 4 25 år (för person med funktionsnedsättning finns inte någon övre åldersgräns) och minst 29 700 deltagartillfällen från senast avslutat verksamhetsår. sker årligen via Föreningsrapporten i ApN (aktivitetskort.se/malmo) den 1 mars för föreningar som följer kalenderåret och 1 september för föreningar med brutet räkenskapsår. 108 kr per medlem/år, dock högst 21 600 kr/år. 162 kr per medlem/år, dock högst 32 400 kr/år. 107 198 kr/år = 8 933 kr/månad om halvtidskonsulent anställs. Anställs inte konsulent utgår bidrag med högst 54 000 kr/år. 214 397 kr/år = 17 866 kr/månad om heltidskonsulent anställs. Anställs ej konsulent utgår bidrag med högst 108 000 kr/år. 321 595 kr/år = 26 800 kr/månad om bidraget helt utnyttjas till konsulenttjänster. Om förening föredrar att endast utnyttja en heltidstjänst utgår bidrag med 214 397 kr för konsulenttjänst plus 54 000 kr i kontantbidrag/år. Anställs inte någon konsulent utgår bidrag med 108 000 kr/år. 428 793 kr/år = 35 733 kr/månad om bidraget helt utnyttjas till konsulenttjänster. Om förening föredrar att endast utnyttja en heltidstjänst utgår bidrag med 214 397 kr för konsulenttjänst plus 108 000 kr i kontantbidrag/ år. Anställs inte någon konsulent utgår bidrag med 108 000 kr/år. 16 17
Jämställdhetsbidrag Lokalkostnadsbidrag et ska stödja föreningars jämställdhetsarbete att ge alla samma möjligheter till en meningsfull fritid oberoende av kön. et kan beviljas registrerad förening på Nivå 2 och registrerad förening på Nivå 3 Barn och ungdom samt Nivå 3 Verksamhet för äldre. et kan beviljas efter att två styrelserepresentanter från sökande förening har gått fritidsförvaltningens jämställdhetsutbildning. beviljas för arbete med Jämställdhetseffekten, stiftelsen Crossing Boarders metod för jämställdhetsarbete. Metoden utgår från följande steg: värdegrund, hinder, gemenskap, förebilder, riktade satsningar, marknadsföring, samarbete och långsiktighet. et prioriteras för aktiviteter för barn och ungdomar, personer över 65 år samt personer med funktionsnedsättning. Insatserna ska vara väl förankrade i föreningen och vara långsiktiga. sker löpande och görs i ApN (aktivitetskort.se/ malmo). Redovisning redovisas i ApN (aktivitetskort.se/malmo) senast 45 dagar efter avslutat jämställdhetsarbete. Kommentar et kan beviljas i maximalt 3 år. Om bidraget inte använts enligt bidragsansökan ska föreningen återbetala hela eller delar av bidraget till fritidsförvaltningen. för personalkostnader kan inte beviljas för ersättning till person som uppbär lönebidrag, trygghetsanställning och/eller utvecklingsanställning eller konsulent. et ska underlätta för föreningen att hyra lämpliga kontorseller verksamhetslokaler för barn och ungdomar i åldern 4-25 år samt personer med funktionsnedsättning. et kan beviljas registrerad förening på Nivå 3 Barn och ungdom som bedriver sin huvudsakliga verksamhet inom Malmö stad eller på annan av kommunen upplåten mark. baseras på: antalet medlemmar enligt punkt 3 i Allmänna bestämmelser i åldern 4 25 år (för personer med funktionsnedsättning finns inte någon övre åldersgräns) som deltagit i föreningens verksamhet under senast avslutat verksamhetsår, 36 kr per medlem och år. antalet bidragsgrundande aktiviteter (i enlighet med aktivitetsbidraget) från senast avslutat verksamhetsår, antingen i den egna eller av föreningen hyrda lokalen, som inte har skett i anslutning till aktivitet i avgiftsfri kommunal lokal (anges vid ansökan om aktivitetsbidrag), 66 kr per aktivitet. et beviljas för maximalt 75 % av godkända hyreskostnader. beviljas inte för: lokaler på fritidsnämndens idrottsanläggningar, klubbstugor, skolor, fritidsgårdar eller andra anläggningar som subventioneras av kommunen. ska görs kvartalsvis i ApN (aktivitetskort.se/ malmo), senast den 15:e i månaden efter kvartalet. Kopior på betalda fakturor samt kvitto på utförda betalningar ska bifogas. För föreningar som betalar hyra halvårsvis ska ansökan inkomma senast den 15:e i månaden efter kvartal 2 och 4. Till ansökan bifogas: Vid första ansökningstillfället ska föreningen skicka in kopia på hyreskontrakt alternativt kopia på lagfart. Om föreningen har ett andrahandskontrakt ska särskild ansökan lämnas till fritidsförvaltningen för godkännande av hyreskontraktet. Vid eventuella ändringar ska föreningen skicka in gällande handlingar. Som godkända hyreskostnader räknas hyra, värme, el, brandskydd och städning. Föreningar som äger sin lokal får även räkna med vatten, sotning, sophantering, fastighetsförsäkring och räntor på fastighetslån. Eventuella uthyrningsintäkter för lokalen ska redovisas och räknas av från ansökt belopp. Föreningen ansvarar för att lokalen är ändamålsenlig för verksamheten och att lokalen, liksom den verksamhet som bedrivs där, uppfyller gällande myndighets- och lagkrav vad avser exempelvis bygglov, brandsäkerhet, ventilation, servering, antal personer som får vistas i lokalen, etc. Föreningen ansvarar även för att nödvändiga samt giltiga tillstånd och försäkringar för verksamheten innehas. Föreningen ansvarar vidare för att de som vistas i lokalen i samband med verksamhetens bedrivande kan göra detta på ett tryggt och säkert sätt. 18 19
Utbildningsbidrag Missa inte att läsa fritidsförvaltningens digitala nyhetsbrev Föreningsnytt, som kommer ut 11 gånger per år. På malmo.se/foreningsnytt finns information om hur du och andra intresserade i er förening kan börja prenumerera. et ska stödja föreningens utveckling. et kan beviljas registrerad förening på Nivå 2 och Nivå 3 Barn och ungdom. et baseras på antalet medlemmar enligt punkt 3 i Allmänna bestämmelser i åldern 4 25 år (för personer med funktionsnedsättning finns inte någon övre åldersgräns) som deltagit i föreningens verksamhet under senast avslutat verksamhetsår. et beräknas på 45 kr per medlem och år. utgår med maximalt 75 % av godkända kostnader, och maximalt 100 000 kr per förening och verksamhetsår. ska göras i ApN (aktivitetskort.se/malmo) senast 45 dagar efter avslutad kurs. Utbildning anordnad av föreningen ska godkännas av fritidsförvaltningen senast 14 dagar före kursstart. Som underlag för godkännande ska kursprogram, antal deltagare och budget skickas till forening@malmo.se. Därefter ansöks bidraget senast 45 dagar efter avslutad kurs. Till ansökan bifogas: kursinbjudan. kursprogram med timplan. kursintyg över genomgången kurs eller deltagarförteckning. om förening själv ansvarar för kursen ska ekonomisk redovisning med verifikationer bifogas ansökan. Endagskurs ska omfatta minst 2 timmar (1 kurstimme är 60 minuter). Längre kurs ska omfatta minst 6 timmar per dag i genomsnitt. Kurser som löper över en längre period med återkommande sammankomster anses uppfylla tidskravet. beviljas inte om studieförbund medverkar. 20 21
ALLMÄN INFORMATION Lotteritillstånd Kontroll Förutsättningar för lotteritillstånd Lotteriverksamheten bedrivs inom den eller de kommuner där föreningen är verksam. Lotterierna får inte bedrivas från en fast försäljningsplats som tillhandahålls av ett serviceföretag. Insatsernas sammanlagda belopp i de lotterier som anordnas under en treårsperiod uppgår högst till 20 basbelopp. Ett basbelopp motsvarar 44 400 kronor. En vinst som utgörs av pengar uppgår till högst ett basbelopp. Värdet av vinster i varje lotteri motsvarar minst 35 och högst 50 % av insatsernas värde. Det finns en föreståndare för lotterierna som kommunen godkänt. ska inkomma på avsedd blankett, om lotteritillstånd, som hämtas på malmo.se/foreningsliv Till ansökan ska protokoll bifogas där det framgår vem som är lotteriföreståndare, samt föreningens stadgar. Tillståndet kostar 300 kr. En kontrollant kommer att utses. Arvodet till kontrollanten betalas av den som anordnar lotterierna. För mer information, besök lotteriinspektionen.se Grundkontroll I samband med att registrerad förening skickar in obligatoriska årshandlingar görs en årlig grundkontroll baserad på fritidsnämndens Allmänna bestämmelser. Vid eventuella avvikelser kontaktas förening med uppmaning om förklaring och/eller komplettering av information som saknas. Beslut om konsekvens till följd av grundkontroll fattas av fritidsförvaltningen på delegation. Särskild granskning I enlighet med Allmänna bestämmelser punkt 16 väljs årligen ett antal föreningar registrerade på Nivå 3 för en särskild granskning utöver grundkontroll. Främst föreningar som har uppvisat stora förändringar i antalet deltagartillfällen och/eller antalet medlemmar blir föremål för en ingående utredning kring föreningens verksamhet och bidragsansökningar. Förening kan även bli slumpmässigt utvald. Som underlag för särskild granskning används utöver föreningsrapport och obligatoriska årshandlingar, även redovisning i det digitala aktivitetsstödet, annan skriftlig dokumentation där deltagande kan styrkas samt medlemsregister. I de fall då redovisning visar brister och/eller att inkomna uppgifter inte är överensstämmande, görs en bedömning utifrån vilken ett medlemsantal och aktivitetsantal fastställs för beräkning av Aktivitetsbidrag och Grundbidrag. En bedömning görs också huruvida felaktiga uppgifterna anses vara medvetet inlämnade eller till följd av okunskap/slarv. Särskild bedömning görs vid varje enskilt fall. Missbruk eller lämnande av oriktiga ansökningsuppgifter kan däremot leda till återbetalningsskyldighet, avstängning (Allmänna bestämmelser punkt 11), och polisanmälan (Allmänna bestämmelser punkt 13). Beslut om konsekvens till följd av särskild granskning fattas av fritidsnämnden. Övrig granskning I de fall då uppgifter har kommit fritidsförvaltningen till handa som kan påverka en förenings registrering, beviljande av bidrag och/eller bokning av kommunala idrottsanläggningar, kan fritidsförvaltningen välja att genomföra en fördjupad granskning av föreningen. Vid misstanke om att registrerad förening bryter mot fritidsnämndens Allmänna bestämmelser eller medvetet lämnar in felaktiga uppgifter, kan fritidsförvaltningen begära in bokföring samt inhämta kompletterande information från föreningsstyrelse, myndigheter och/ eller andra aktörer som bedöms vara av vikt för utredningen. Beslut om konsekvens till följd av övrig granskning fattas av fritidsnämnden. 22 23
Kontakt Fritidsförvaltningen bidrag E-post forening@malmo.se Telefon 040-34 26 36 Postadress Föreningsavdelningen Fritidsförvaltningen Malmö stad, 205 80 Malmö Besöksadress Henrik Smithsgatan 13 malmo.se/foreningsliv Fritidsförvaltningen bokning E-post booking@malmo.se Telefon 040-34 25 72 Postadress Föreningsavdelningen Fritidsförvaltningen Malmö stad, 205 80 Malmö Besöksadress Henrik Smithsgatan 13 malmo.se/bokalokal Föreningsstöd 2016 Registreringsnivå 3 Utgåva 2016.01 Tryck: Exakta Print AB, 500 ex Foto: Colorbox, Shutterstock FRITIDSFÖRVALTNINGEN Malmö stad 205 80 Malmö E-post: fritid@malmo.se www.malmo.se