Revisionsrapport Granskning av delårsrapport 2012-08-31 Smedjebackens kommun Malin Liljeblad Godkänd revisor Fredrik Winter Revisor Oktober 2012
Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Inledning 2 2.1 Bakgrund 2 2.2 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning 2 2.3 Revisionskriterier 3 2.4 Metod 3 3 Granskningsresultat 4 3.1 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed 4 3.2 God ekonomisk hushållning 4 3.2.1 Finansiella mål 5 3.2.2 Mål för verksamheten 5 3.3 Den översiktliga redogörelsens (förvaltningsberättelsens) innehåll och struktur 6 3.4 Resultatanalys 6 3.5 Nämndernas budgetuppföljning och prognos 8 Smedjebackens kommun
1 Sammanfattande bedömning har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer granskat kommunens delårsrapport för perioden 2012-01-01 2012-08-31. Uppdraget ingår som en obligatorisk del av revisionsplanen för år 2012. Syftet med granskningen är att ge kommunens revisorer ett underlag för sin bedömning av om delårsrapporten är upprättad i enlighet med lagens krav och god redovisningssed samt om resultatet är förenligt med de mål som kommunfullmäktige beslutat. Revisorernas uttalande avges i den bedömning som de avlämnar till kommunfullmäktige i samband med att delårsrapporten behandlas. Resultatet för perioden, som redovisas i delårsrapporten, är positivt med 14,2 Mkr (9,9 Mkr), vilket är 4,3 Mkr bättre än motsvarande period föregående år. I periodens resultat ingår dock återbetalning från AFA om 9 Mkr som utgör en jämförelsestörande intäkt. Periodens resultat exklusive återbetalningen från AFA uppgår därmed till 5,2 Mkr vilket är 4,7 Mkr sämre jämfört med samma period föregående år. Prognosen för helåret pekar mot ett överskott om 10,8 Mkr. Utifrån genomförd granskning gör vi följande bedömningar av kommunens delårsrapport: - Att delårsrapporten i stort är upprättad i enlighet med lagens krav. Detta innebär bland annat att delårsrapporten omfattar förvaltningsberättelse, resultaträkning samt balansräkning. Däremot är det avvikelse mot god sed att delårsrapporten inte innehåller en kassaflödesanalys samt en samlad drift- och investeringsredovisning. - I delårsrapporten saknas en redogörelse för redovisningsprinciper som ligger till grund för rapporten. Komplettering bör ske med tillämpade redovisningsprinciper. - I delårsrapporten görs en uppföljning av mål utifrån god ekonomisk hushållning. I budgeten 2012 redovisas ett gemensamt mål avseende sjukfrånvaro. Detta mål redovisas inte i delårsrapporten och kan därmed ej bedömas. - Sammanfattningsvis är bedömningen att kommunen uppfyller det finansiella målet för perioden januari-augusti 2012. Någon bedömning i delårsrapporten görs ej om huruvida målet kommer att nås för helåret. Vi kan dock konstatera utifrån det prognostiserade resultatet, att man inte kommer att uppnå målet för helåret 2012. - För målen inom socialtjänst och skola uppfylls ett av fyra mål för perioden. Någon bedömning för helåret görs dock inte i delårsrapporten. Till kommande år bör uppföljningen kompletteras med en bedömning för helåret samt en beskrivning kring vad man gör för att målen ska uppnås. - I budgeten för 2012 har man beslutat om ett större antal mål som redovisas på enhetsnivå inom de olika nämnderna i kommunen. Inga av dessa mål följs upp i delårsrapporten. Vi rekommenderar att man i samband med delårsbokslutet i respektive nämnds verksamhetsbeskrivning har ett avsnitt Smedjebackens kommun 1 av 8
för måluppfyllelse där man beskriver sina mål och hur arbetet fortskrids för att nå dessa. - Redovisningen av semesterlöneskuld samt timlöner sker inte i enlighet med god sed, eftersom dessa poster inte beräknas på nytt i samband med delårsbokslutet. 2 Inledning 2.1 Bakgrund Kommuner och landsting är enligt den kommunala redovisningslagen (KRL), skyldiga att minst en gång om året upprätta en särskild redovisning (delårsrapport) för verksamheten från årets början. KL 9 kap 9 a Revisorerna skall bedöma om resultatet i delårsrapporten som enligt 8 kap. 20 a skall behandlas av fullmäktige och årsbokslutet är förenligt med de mål fullmäktige beslutat. Revisorernas skriftliga bedömning skall biläggas delårsrapporten och årsbokslutet. Revisorernas bedömning av delårsrapporten ska grundas på det ekonomiska resultatet och uppfyllelsen av fullmäktiges mål för ekonomi och verksamhet. 2.2 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning Granskningen syftar till att bedöma om delårsrapporten ger svar på följande revisionsfrågor. Har delårsrapporten upprättats enligt lagens krav och god redovisningssed? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda finansiella målen, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Är resultaten i delårsrapporten förenliga med de av fullmäktige fastställda målen för verksamheten, d.v.s. finns förutsättningar att målen kommer att uppnås? Granskningen har utförts enligt god revisionssed. Det innebär att granskningen planerats och genomförts ur ett väsentlighets- och riskperspektiv för att i rimlig grad kunna bedöma om delårsrapporten i allt väsentligt ger en rättvisande bild. Granskningen omfattar därför att bedöma ett urval av underlagen för den information som ingår i delårsrapporten. Då vår granskning därför inte varit fullständig utesluter den inte att andra än här framförda felaktigheter kan förekomma. Smedjebackens kommun 2 av 8
2.3 Revisionskriterier Kommunstyrelsen är ansvarig för upprättandet av delårsrapporten som enligt 8 kap 20 a KL ska behandlas av kommunfullmäktige. Granskningen av delårsrapporten innebär en bedömning av om rapporten följer: Kommunallagen och lag om kommunal redovisning God redovisningssed Interna regelverk och instruktioner Fullmäktigebeslut 2.4 Metod Granskningen har utförts genom: - Analys av relevanta dokument - Granska specifikationer och underlag till väsentliga balansposter i den omfattning som krävs för att i allt väsentligt säkerställa en rättvisande redovisning - Översiktlig analys av resultaträkning samt resultatprognos för året - Översiktlig analys av nyckeltal för verksamhet och ekonomi i den omfattning som krävs för att bedöma om resultatet är förenligt med de av fullmäktige fastställda målen - Intervjuer med berörda tjänstemän - Granska om måluppfyllelsen redovisas på ett sådant sätt, så att den medger att fullmäktige ges tillräckliga förutsättningar för att bedöma periodens måluppfyllelse. Granskningen är inte lika omfattande som granskningen av årsredovisningen utan mer översiktlig. Granskningen är dessutom mer inriktad på analytisk granskning än på substansgranskning. Smedjebackens kommun 3 av 8
3 Granskningsresultat 3.1 Rättvisande räkenskaper och god redovisningssed Den upprättade delårsrapporten omfattar perioden januari augusti vilket är i överensstämmelse med KRL där det sägs att delårsrapporten ska omfatta minst sex och högst åtta månader. Delårsrapporten består förutom förvaltningsberättelse av resultaträkning och balansräkning med tillhörande noter. Någon samlad drift- och investeringsredovisning eller kassaflödesanalys upprättas inte i delårsrapporten. Inte heller har någon sammanställd redovisning upprättas i delårsrapporten. Däremot redovisas utfall samt helårsprognos för de bolag som ingår i kommunkoncernen tillsammans med kommentarer till respektive bolag. Bedömning Vi bedömer att delårsrapport i stort är upprättad i enlighet med lagens krav. Detta innebär bland annat att delårsrapporten omfattar förvaltningsberättelse, resultaträkning samt balansräkning. Däremot är det avvikelse mot god sed att delårsrapporten inte innehåller en kassaflödesanalys, samlad drift- och investeringsredovisning samt sammanställd redovisning. Rekommendationen är i likhet med tidigare år att delårsrapporten till kommande år i första hand bör kompletteras med en samlad drift- och investeringsredovisning. Vidare hanteras inte redovisningen av semesterlöneskuld samt timlöner i enlighet med god sed, eftersom dessa poster inte beräknas på nytt i samband med delårsbokslutet. I delårsrapporten saknas en redogörelse för redovisningsprinciper som ligger till grund för rapporten, förutom det som framkommer under rubriken Resultatanalys. Komplettering bör ske med redovisningsprinciper, bland annat så att de avvikelser som sker i förhållande till god redovisningssed framgår. 3.2 God ekonomisk hushållning I budget för 2012 har ekonomiska mål och verksamhetsmål fastställts med avseende på god ekonomisk hushållning. I delårsrapporten görs en uppföljning av dessa mål. Smedjebackens kommun 4 av 8
3.2.1 Finansiella mål I delårsrapporten görs en avstämning mot nedanstående finansiella mål. Finansiellt mål Utfall 2012 Måluppfyllelse (kommunstyrelsens redogörelse) Verksamhetens nettokostnader inkl avskrivningar ska uppgå till högst 97% av skatter och statsbidrag. Resultat: Utfall 120831 93,8% Prognos 121231 97,6% Målet uppnås för perioden men inte enligt helårsprognos. Bedömning Vi bedömer att kommunstyrelsens bedömning av det finansiella målet som redovisas i delårsrapporten ger en rättvisande bild av måluppfyllelsen. Med den information som finns i delårsrapporten och underlagen till denna bedömer vi att det finansiella målet uppnås för perioden januari-augusti 2012. Någon bedömning av måluppfyllelse för helåret görs ej dock kan vi konstatera att man enligt prognosen inte kommer att nå målet för helåret. 3.2.2 Mål för verksamheten I delårsrapporten görs en avstämning mot nedanstående verksamhetsmål. Verksamhetsmål Utfall 2012 Måluppfyllelse (kommunstyrelsens redogörelse) - Omsorgsinsatser ska vara påbörjade inom tre månader. Alla beslutade insatser utom två under tiden jan-juni 2012 har verkställts inom 3 månader. Målet uppnås delvis för perioden. Någon bedömning för helår görs inte. - Minst 63% av arbetstiden ska vara utförd hos hemtjänsttagaren. - Barnomsorg/förskoleplats ska erbjudas inom fyra månader. - Alla elever i alla årskurser ska nå målen i samtliga ämnen. Månadsutfallet janjuni är i medel 60,2% Plats har erbjudits inom fyra månader. Måluppfyllelse redovisas för år 3, 6, och 9. År 3: 70% År 6: 75% År 9: 83% Målet uppnås inte för perioden. Någon bedömning för helår görs inte. Målet uppnås för perioden. Någon bedömning för helår görs inte. Målet uppnås inte för perioden. Någon bedömning för helår görs inte. Smedjebackens kommun 5 av 8
Bedömning I budgeten 2012 redovisas ett gemensamt mål avseende sjukfrånvaro. Detta mål redovisas inte i delårsrapporten och kan därmed ej bedömas. Övriga verksamhetsmål och dess måluppfyllelse redovisas enligt ovan. Endast ett av de fyra målen uppnås för perioden. Någon bedömning kring måluppfyllelse för helåret 2012 lämnas inte i delårsrapporten. För att underlätta uppföljningen av målen bör uppföljningen till kommande år kompletteras med en bedömning för helåret samt en beskrivning kring vad man gör för att målen ska uppnås. I budgeten för 2012 har man beslutat om ett större antal mål som redovisas på enhetsnivå inom de olika nämnderna i kommunen. Inga av dessa mål följs upp i delårsrapporten i nämndernas verksamhetsbeskrivningar. Vi rekommenderar att man i samband med delårsbokslutet i respektive nämnds verksamhetsbeskrivning har ett avsnitt för måluppfyllelse där man beskriver sina mål och hur arbetet fortskrids för att nå dessa. 3.3 Den översiktliga redogörelsens (förvaltningsberättelsens) innehåll och struktur I förvaltningsberättelsen redovisas kortfattat kring viktiga händelser och den ekonomiska utvecklingen under perioden samt ekonomisk analys av utfall och prognos. Vidare görs en uppföljning av målen kopplade till god ekonomisk hushållning. 3.4 Resultatanalys Prognosen för helåret pekar på ett positivt resultat om 10,8 Mkr, vilket är 4,8 Mkr bättre än budget. De huvudsakliga avvikelserna orsakas av: AFA Försäkringar återbetalar premier från 2007-2008 vilket för Smedjebacken kommuns del utgör ca 9 Mkr vilket ska hanteras som en jämförelsestörande intäkt i redovisningen. Verksamhetens nettokostnader inklusive avskrivningar beräknas bli 11,4 Mkr högre än budgeterat. Skatteintäkter och statsbidrag förväntas bli 6,0 Mkr högre än budgeterat Finansnettot ligger i prognosen 0,9 Mkr bättre än budgeterat, genom att de finansiella kostnaderna förväntas bli lägre än budgeterat Smedjebackens kommun 6 av 8
I nedanstående tabell redovisas utfallet för de första åtta månaderna, prognos för utfallet för året, budget 2012 samt avvikelsen mot budget. Resultaträkning och prognos 2012-08-31 Utfall Avv mot delår Prognos Budget budget Mkr Verksamhetens intäkter 61,6 Verksamhetens kostnader -369,5 Avskrivningar -8,6 Verksamhetens nettokostnader -316,5-497,5-486,0-11,5 Skatteintäkter och generella statsbidrag 337,3 509,5 503,0 6,5 Finansiella intäkter och kostnader -6,5-1,1-10,9 9,8 Årets resultat 14,3 10,9 6,1 4,8 Resultatet för perioden januari-augusti, som redovisas i delårsrapporten uppgår till 14,3 Mkr. Det prognostiserade resultatet för helåret uppgår till 10,9 Mkr. Verksamhetens nettokostnader kommer enligt prognosen att vid årets slut överskrida budget med 11,5 Mkr. Avvikelsen avser främst Omsorgsnämnden (-6,5 Mkr) vilken förklaras av att man under året har haft väsentligt högre personalkostnader än budgeterat på grund av extra personal. Avvikelsen avseende finansnettot avser främst återbetalning från AFA om 9 Mkr. Intäkten bör redovisas som en jämförelsestörande intäkt enligt ett yttrande från Rådet för Kommunal redovisning vilket inte är gjort i delårsbokslutet men kommer att rättas till årsbokslutet. Sammanställd redovisning I delårsrapporten återfinns ingen sammanställd redovisning för kommunkoncernen, men väl en redogörelse för de kommunala bolagen. För Bärkehus redovisas ett resultat för perioden om 2,7 Mkr och en prognos för helåret om 2,0 Mkr. Motsvarande för SEAB är för perioden 1,9 Mkr och prognos för helåret om 2,7 Mkr. Smedjebackens kommun 7 av 8
3.5 Nämndernas budgetuppföljning och prognos I nedanstående tabell redovisas budget för 2012, utfallet för de första åtta månaderna samt avvikelse från helårsprognos för 2012: Driftredovisning per nämnd, Tkr Prognos Budget 2012 Avvikelse Aug Budget- Avvikelse Revision 683 177 0 Kommunstyrelse 59 992-3 025-1 200 Kulturnämnden 8 201-84 0 Miljö- och byggnadsnämnd 6 755 577 0 Familje- och utbildningsnämnden 187 352 2 765-2 700 Omsorgsnämnden 141 482-5 288-6 500 Överförmyndarnämnd 555-129 -100 Kulturskolan 2 513-179 -200 VBU 54 686 0 700 Summa nämnder 462 219-5 186-10 000 Den totala prognosen för nämnderna visar på ett underskott för 2012 om -10,0 Mkr. Den största negativa avvikelsen finns hos Omsorgsnämnden. Omsorgsnämnden Utfallet per sista augusti visar på ett underskott om -5,3 Mkr. Underskottet är framförallt beroende på att man under året har haft extra personal inom äldreomsorgen för en kostnad som väsentligt överskridigt budget. På helårsbasis prognostiseras att underskottet uppgår till -6,5 Mkr. I delårsrapporten görs en redogörelse kring planerade åtgärder med anledning av prognostiserat underskott. En översyn av bemanningen har genomförts via en extern konsult som har resulterat i ett förslag att omgående rekrytera 10,5 årsarbetare. Bedömning Trots att det prognostiserade resultatet för kommunen visar på överskott, redovisar nämnderna tillsammans ett underskott om -10,0 Mkr mot budget. Vi vill framhålla vikten av att de nämnder som prognostiserar underskott, måste fortsätta att aktivt arbeta med att genomföra åtgärder. I omsorgs- samt familje- och utbildningsnämndens verksamhetsberättelser återfinns avsnitt kring vidtagna/planerade åtgärder. Det är positivt att en redogörelse görs kring detta. Vi rekommenderar att även övriga nämnder med befarade underskott redovisar sina åtgärdsplaner. 2012-10-24 Malin Liljeblad Godkänd revisor Smedjebackens kommun 8 av 8