Heltid en del av helheten Här presenteras resultatet av ett partsgemensamt arbete mellan Sveriges Kommuner och Landsting, Pacta och Svenska Kommunalarbetareförbundet om heltid. Vi vill här ge inspiration och stöd för att framgångsrikt kunna arbeta med införande av heltid i kommuner. INSPIRATION OCH STÖD VID INFÖRANDE AV HELTID I KOMMUNER Beställ eller ladda ner på webbutik.skl.se Bestnr: 5373 Post: 118 82 Stockholm Besök: Hornsgatan 20 Telefon: 08-452 70 00 www.skl.se Omslag.indd 1 2014-12-02 11:15
Upplysningar om innehållet: Fredrik Nilsson, fredrik.nilsson@skl.se Lars-Ove Brander, lars-ove.brander@skl.se Maria Hansson, maria.hansson@kommunal.se Ameli Andersson, ameli.andersson@kommunal.se Sveriges Kommuner och Landsting, 2014 Bestnr: 5373 Foto omslag: Maskot, Johnér Foto inlaga: Bildarkivet, Casper Hedberg, Maskot, Maria Rosenlöf, Robert Blombäck, Thomas Henrikson Produktion: EO Tryck: LTAB, 2014 Omslag.indd 2 2014-12-02 11:15
Heltid en del av helheten Under de kommande åren fram till 2023 kommer välfärden att behöva runt 500 000 nya medarbetare till kommuner, landsting/regioner och privata utförare. Det beror på pensionsavgångar och en ökad efterfrågan på vård och omsorg utifrån att andelen yngre och äldre i befolkningen ökar. Samtidigt som det i dag finns många kommuner som inte kan erbjuda heltidsanställningar i den omfattning som de anställda efterfrågar, finns det också en oro att många kommuner inte kommer att kunna rekrytera kompetenta medarbetare i den omfattning som behövs framöver. Om en större andel av de anställda arbetar heltid så behöver inte lika många nya medarbetare rekryteras. Ofrivilligt deltidsarbete har under en längre tid engagerat arbetsmarknadens parter, politiska partier, forskare och opinionsbildare. För varje år som går blir det allt fler kommunalt anställda som har en heltidsanställning, Om en större andel av de anställda arbetar heltid så behöver inte lika många nya medarbetare rekryteras. Heltid - en del av helheten 1
men det vore önskvärt med en snabbare förändringstakt, framför allt inom kommunernas vård- och omsorgsverksamheter där deltidsanställningar och deltidsarbete är vanligt förekommande. Diagrammet nedan visar att andelen heltidsanställda i kommunerna har ökat från 70 till 74 procent under perioden 2008 till 2013. Spännvidden är dock ganska stor mellan olika kommuner. I diagrammet redovisas även några kommuner som påtagligt har ökat andelen heltidsanställda under perioden. diagram 1. Andelen heltidsanställda av de månadsavlönade 2008 2013 Alla kommuner Avesta Luleå Sollefteå Skellefteå 97 92 87 82 77 72 67 62 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Källa: Sveriges Kommuner och Landsting. 2 Heltid - en del av helheten
Arbetsgivarorganisationerna Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Pacta har tillsammans med arbetstagarorganisationen Svenska Kommunalarbetareförbundet (Kommunal) ett gemensamt intresse av att minska deltidsarbetet, både det frivilliga och det ofrivilliga. Parterna är överens om att förmågan att attrahera och rekrytera personal, liksom att motivera och utveckla redan anställda, har stor betydelse för verksamheters effektivitet och kvalitet. Att erbjuda anställningar på heltid bidrar till att vara en attraktiv arbetsgivare. Varje kommun behöver bedriva förändringsarbetet utifrån sina specifika förutsättningar. SKL, Pacta och Kommunal är angelägna om att stimulera det lokala förändringsarbetet. Vi hoppas att de utmaningar och möjligheter som vi tar upp i denna skrift ska inspirera och vara ett stöd för de verksamheter som står i begrepp att erbjuda sina medarbetare en heltidsanställning eller önskad sysselsättningsgrad. Att erbjuda anställningar på heltid bidrar till att vara en attraktiv arbetsgivare. Heltid - en del av helheten 3
Heltid är en del i en större helhet Lars Isacsson, kommunalråd i Avesta kommun Förändringen berör samtliga, inte bara de som går upp i tid, även de som hade heltid redan tidigare måste förändra sitt arbetssätt och arbeta mer flexibelt. Det upplevs som en försämring av en del medan andra tycker att det är roligt och utvecklande att få komma till andra arbetsgrupper och se hur de arbetar. Lars Isacsson, kommunalråd i Avesta Förväntningarna på kommunala verksamheter är med rätta högt ställda. Ytterst handlar det om att med god kvalitet tillgodose medborgarnas behov av stöd och service. Verksamheten måste organiseras och ledas så att den kan bedrivas långsiktigt och effektivt samtidigt som den attra herar kompetenta och engagerade medarbetare. Övergången till heltid handlar om mer än de anställdas sysselsättningsgrad. För att möjliggöra nya arbetssätt kan man behöva förändra befintliga strukturer och synsätt. Behovet av ett politiskt beslut Många kommuner har ambitionen att erbjuda heltid eller önskad sysselsättningsgrad. En förutsättning för att lyckas är ett tydligt politiskt beslut och att frågan om heltid prioriteras högre än många andra frågor som också är angelägna. Ett tydligt beslut anger vad som ska åstadkommas och när det ska vara genomfört. Erfarenheter visar också att beslutet behöver backas upp av realistiska prioriteringar i budgeten och av uppföljningar. Förändringsarbetet berör många människor och utmanar befintliga strukturer, traditioner och värderingar. För att uppnå en hållbar förändring är det viktigt att de berörda är delaktiga. Det innebär bland annat att det är viktigt att avsätta tillräckligt med tid. Avesta är en av de kommuner som under de senaste åren infört heltid för samtliga tillsvidareanställda. Efter krav från Kommunal gjorde vi heltidsfrågan till en valfråga 2006, säger Lars Isacsson, kommunalråd i Avesta. I kommunfullmäktige fattade vi året därefter ett heltidsbeslut som gäller samtliga anställda, alltså inte bara Kommunals medlemmar. I och med det beslutet var det färdigdiskuterat om huruvida vi skulle erbjuda heltid eller 4 Heltid - en del av helheten
inte. Det blev ett tydligt uppdrag till organisationen att genomföra beslutet och det skulle vara klart senast den 31 december 2010. Som politiker fattade vi beslut om vadet det vill säga vad som skulle göras. Hur detta sedan skulle genomföras, huret, var personalchefens ansvar. Vi kom igång ordentligt 2008 och strax efter det kom finanskrisen som tvingade oss att genomföra besparingar på 45 miljoner. Då var det ganska tufft, men vi tummade aldrig på heltidsuppdraget, avslutar Lars Isacsson. Hur viktigt var det att ni fick ett tydligt uppdrag från fullmäktige? Det var helt avgörande, utan det tydliga beslutet hade det aldrig gått. Det var tillräckligt svårt ändå, många chefer ansåg till exempel att uppdraget var omöjligt att genomföra utan extra pengar, säger Jan Eriksson, personalchef i Avesta kommun. Det kan vara svårt att bedöma hur lång tid det tar att genomföra ett heltidsprojekt. I Avesta anställdes projektledaren Sven Fernlund Skagerud 2008 och projektet avslutades 30 juni 2011. Jan Eriksson, personalchef i Avesta kommun Heltid - en del av helheten 5
Heltid som norm Om heltidsarbete ska bli norm, även i kommunerna, så behöver man se över vilka regler som ska gälla för partiell ledighet. Vid införande av heltid i kommuner är det vanligt att man gör om alla anställningar till heltid och att de som sedan vill arbeta deltid har en rättighet att få partiell ledighet. En heltidsanställning behöver således inte innebära att man jobbar heltid. Paradoxalt nog kan det med denna modell bli lättare för en heltidsanställd att arbeta deltid än det varit tidigare. I verksamheter där heltid är norm är personalen både anställd på heltid och arbetar heltid. Om heltidsarbete ska bli norm, även i kommunerna, så behöver man se över vilka regler som ska gälla. Då kan det inte vara en rättighet att beviljas partiell ledighet utan lagligt stöd. Det kan också bli problematiskt att bemanna verksamheten om det är en rättighet för de heltidsanställda att arbeta deltid. I en del lokala avtal har därför parterna kommit överens om att partiell ledighet endast beviljas om arbetet så tillåter. Det finns annars en risk att verksamheten inte kan bedrivas på grund av personalbrist, trots att det finns anställd personal. En annan modell är att arbetsgivaren erbjuder anställning med önskad sysselsättningsgrad. Då väljer den anställde själv antalet timmar per vecka och har sedan möjlighet att ändra sin sysselsättningsgrad, en eller flera gånger per år. Oavsett vilket av dessa alternativ som väljs så ställs arbetsgivaren inför samma utmaning när det gäller att bemanna verksamheten. För att heltidsarbete ska bli norm behövs en långsiktig strategi. En del i en sådan strategi kan vara att se till att alla nyanställningar är på heltid. En annan del kan vara att partsgemensamt se över hur man kan underlätta för fler att välja en högre sysselsättningsgrad eller heltid. Alla deltidsanställda vill inte arbeta heltid. I SCB:s arbetskraftsundersökning (2012) uppgav tre av fyra deltidsanställda i kommuner att de inte kan eller vill arbeta mer. 6 Heltid - en del av helheten
En del medarbetare ser det som en självklarhet att arbetsgivaren ska erbjuda heltid. Andra uppskattar möjligheten att kunna arbeta färre timmar per vecka. Politiken och arbetsgivaren behöver vara medvetna om att alla inte kommer uppskatta en hårdare styrning mot heltidsarbete. Hur påverkas ekonomin? Det är naturligt att ställa sig frågan om inte fler heltidsanställningar leder till ökade kostnader eller övertalighet. Heltidsmodellerna kan förenklat beskrivas som en omfördelning av tid som redan finns i systemet. Tanken är att en större del av arbetet ska utföras av tillsvidareanställd personal som arbetar heltid. Det innebär att det kommer behövas färre vikarier och att kostnaderna för fyllnadstids- och övertidsersättning minskar. Under en införandeperiod kan det behövas extra resurser för exempelvis projektledning och samverkan. Den långsiktiga tanken är oftast att bemanningen med heltider inte ska leda till ökade kostnader. Då är det viktigt att man i utgångsläget har en balans mellan verksamhetens uppdrag, bemanning och budget. Om man går in i ett heltidsprojekt med en underbemannad verksamhet kommer det annars att framstå som om kostnaderna ökar. Heltid - en del av helheten 7
Det handlar om att vi vill vara en attraktiv arbetsgivare. Ellinor Söderlund, kommunalstyrelsens ordförande i Kalix Det finns olika synsätt på ekonomi. I Kalix har man beslutat att erbjuda alla anställda heltid samtidigt som man begränsar helgtjänstgöringen till två av fem helger och tar bort delade turer. Den sista december 2015 ska beslutet vara genomfört. När det gäller kostnaderna säger kommunstyrelsens ordförande Ellinor Söderlund till P4 Norrbotten att beslutet inte i första hand är ett sätt att spara pengar: Nej, det här handlar om att vi vill vara en attraktiv arbetsgivare, den nya arbetsorganisationen kommer kosta lite mer än idag, men på sikt tror vi på ett nollsummespel. Och skulle det visa sig att det blir dyrare än idag så är det värt det. 8 Heltid - en del av helheten
Viktiga ställningstaganden Övergången från traditionell bemanning till en heltidsorganisation förutsätter att många olika parametrar länkas samman till en helhetslösning. Det är svårt att förutse alla konsekvenser av exempelvis nya arbetsformer, nya schemalösningar och ett nytt sätt att bemanna. Med hjälp av andras erfarenheter kan man undvika en hel del svårigheter och skapa realistiska förväntningar hos brukare, medarbetare, arbetsgivare och arbetstagarorganisationer. I samband med införande av heltid ställs man inför många frågor som behöver besvaras. Några av dem tas upp i detta avsnitt. I slutet av skriften finns det fler frågeställningar. Hur skapas delaktighet i förändringsprocessen? Det är en utmaning att säkerställa att alla inblandade känner sig informerade och är delaktiga i förändringsprocessen att de förstår varför förändringarna genomförs och vilka konsekvenser de kan leda till. Genom en väl förankrad process skapas förutsättningar för en smidigare omställning. Heltid - en del av helheten 9
Emma Lundbäck, projektledare Bergs kommun Efter fullmäktiges beslut att införa heltid i Bergs kommun fick man kraftiga signaler från personalen inom vård och omsorg. De ansåg inte att de skulle orka arbeta heltid. Verksamhetschefen besökte då samtliga arbetsplatser tillsammans med representanter från personalkontoret och företagshälsovården. Man kunde konstatera att det fanns ett flertal faktorer som gjorde det svårt för medarbetarna att gå upp i tid. Det handlade om bristande ergonomi kunskaper, dolda funktionshinder som läs- och skrivsvårigheter, ovana vid att använda datorer och datoriserade stödsystem eller psykisk ohälsa. Dessutom upplevde många kvinnor att de inte skulle orka med två heltidsjobb de hade ju redan ett heltidsjobb hemma. I Bergs kommun genomfördes därför Helt rätt i Berg, ett partsgemensamt projekt med syfte att stärka medarbetarnas kompetens, förmåga och vilja att faktiskt våga välja att arbeta heltid. Att införa rätten till heltid handlar om att förändra normer och strukturer. Det tar betydligt längre tid än att skriva en lagtext!" Lagstiftning tar inte hänsyn till lokala och ekonomiska förutsättningar. Om man skulle lagstifta om rätten till heltid så skulle man missa allt det som vårt ESF-projekt Helt rätt i Berg handlar om. Emma Lundbäck, projektledare Bergs kommun 10 Heltid - en del av helheten
Hur påverkas brukarna? Höjda sysselsättningsgrader innebär att det behövs färre anställda. Tre deltider kan exempelvis ersättas av två heltider. Det betyder färre anställda vilket i sin tur borde leda till bättre kontinuitet och bättre kontinuitet borde leda till nöjdare brukare. Men när vi undersöker effekterna av färre anställda hittar vi inte några sådana enkla samband. För att åstadkomma en högre kontinuitet, måste man styra på kontinuitet vid planering av verksamheten. För att få nöjdare brukare kan det behövas en rad olika förbättringar, varav kontinuitet sannolikt är en viktig faktor. Hur ska verksamheten organiseras? Deltidsanställningar är vanligt förekommande inom kommunernas vårdoch omsorgsverksamheter. En förklaring till det är att verksamheterna pågår dygnet runt och att arbetsmängden varierar över dygnets timmar. En annan förklaring kan vara att man av tradition utför vissa arbetsuppgifter vid vissa tider på dygnet. Det kan finnas ett behov av att se över verksamheten och att tänka i nya banor, till exempel pröva om arbetstoppar kan undvikas genom att vissa arbetsuppgifter utförs vid andra tider. En konsekvens av höjda sysselsättningsgrader kan bli att en enhet initialt får tillgång till mer personal än vad som krävs för verksamheten. De överstigande timmarna används då ofta till att låta ordinarie personal vikariera på den egna arbetsplatsen eller på någon annan arbetsplats där det saknas personal. I de första heltidsprojekten var det enbart de som höjde sin sysselsättningsgrad som skulle vikariera på andra enheter. Detta blev problematiskt och därför är det numera vanligt att samtliga anställda ska vikariera. Det har inte heller varit oproblematiskt. Ett annat alternativ är att låta de anställda välja om de vill vikariera på andra enheter eller inte. I Vetlanda har man ett avtal som innebär att de anställda får välja önskad sysselsättningsgrad en gång per år. Avtalet innebär också att schemalagen får välja mellan att antingen bara arbeta Det kan finnas ett behov av att se över verksamheten och att tänka i nya banor. Heltid - en del av helheten 11
I Vetlanda har de anställda uppskattat möjligheten att kunna välja. på den egna arbetsplatsen eller också att även täcka upp på andra enheter vid vakanser. De tider då det behövs vikarier matchas mot de tider då personalen angett att de är tillgängliga. I första hand handlar det om vikariat på den egna enheten. Om tiden inte behövs på den egna enheten kan det vara aktuellt att vikariera på andra enheter där den anställde är introducerad. Normalt är det endast några procent av schemalagets totala arbetstid som är förlagd till andra enheter. I Vetlanda har de anställda uppskattat möjligheten att kunna välja. Cirka 90 procent av schemalagen har valt att arbeta så att de även täcker upp på andra enheter. Kommer arbetsgivaren att bli attraktivare och medarbetarna nöjdare? Ett av skälen för arbetsgivaren att erbjuda heltidsanställningar är att man vill bli en attraktivare arbetsgivare och därmed trygga den framtida personal försörjningen. För de anställda innebär höjd sysselsättningsgrad bättre inkomst och bättre pension. Heltider kan innebära färre anställda, men det är fortfarande arbetstoppar som ska bemannas. Hur man väljer att organisera verksamheten, det vill säga när arbetsuppgifterna ska utföras, behöver kopplas samman med bemanning och schemaläggning. 12 Heltid - en del av helheten
Som deltidsanställd arbetar man normalt när det är som mest att göra. Det kan innebära att det känns svårt att gå upp i tid. Heltidsarbete innebär ofta en mer varierande arbetsbelastning vilket kan medföra att arbetssituationen blir mindre belastande. Arbetsmiljön kan därför upplevas som bättre efter införandet av heltid. Syftet med höjda sysselsättningsgrader är att fler ska välja att faktiskt också arbeta mer, inte bara ha en heltidsanställning på pappret men ändå fortsätta att arbeta deltid. Räcker det att de anställda har en heltidsanställning på pappret eller är det viktigt att de också jobbar heltid? Vi försöker motivera våra medlemmar att jobba heltid, men vissa vill absolut inte. Det måste man också respektera för det finns ju många olika orsaker till det. Vi ser att många har gått upp och faktiskt arbetar heltid, men det finns också de som just nu behöver jobba med en lägre sysselsättningsgrad. Det är en jämställdhetsfråga som vi har drivit. Det ska vara möjligt för kvinnor att arbeta heltid och kunna ha ett sådant arbete att man faktiskt orkar jobba heltid också. När det gäller stress och belastning kan man fundera på om det ibland inte kan vara så att det är lungnare att jobba heltid än att som deltidsanställd alltid gå in på arbetstopparna och dessutom bli den som får ta det största ansvaret hemma, säger Marianne Hirsch, ordförande Kommunal Avesta. Marianne Hirsch, ordförande Kommunal Avesta "Vi försöker motivera våra medlemmar att jobba heltid, men vissa vill absolut inte. Det måste man också respektera för det finns ju många olika orsaker till det." Marianne Hirsch, ordförande Kommunal Avesta Heltid - en del av helheten 13
Avslutning Heltidsfrågan är angelägen men också komplex. När heltid ska införas ställs man inför många frågor och intressekonflikter som behöver tas om hand. Med tydliga uppdrag och prioriteringar från politiken blir det lättare att välja väg. Som parter kan vi varken peka ut detaljlösningar eller en universallösning på heltidsfrågan. Varje kommun behöver bedriva förändringsarbetet utifrån sina specifika förutsättningar. Vi hoppas att denna skrift inspirerar till lokala förändringsarbeten som leder till en utvecklad verksamhet där medarbetarna både får möjlighet och väljer att arbeta heltid. Fler frågeställningar Följande punkter kan vara ett stöd i samband med planering och införande av heltid: > > Samverkan, delaktighet och kommunikation Finns det en vilja att driva utvecklingsarbetet partsgemensamt? Vilka kommer att beröras av förändringen och hur kan de medverka i förändringsprocessen? Vilken förkunskap och information behöver olika intressenter ha för att kunna vara delaktiga och ta ansvar i förändringsprocessen? Hur mycket tid behöver avsättas för att skapa delaktighet? > > Jämställdhet Möjligheten att arbeta heltid är en konkret jämställdhetsfråga som berör förhållanden i både arbetslivet och privatlivet. Hur kan ni som lokala parter underlätta för fler medarbetare att arbeta heltid? Hur kan införandet av heltid bidra till mer jämställdhet? > > Faktorer i omvärlden som kan påverka förutsättningarna Konjunkturläge? Konkurrensutsättning? 14 Heltid - en del av helheten
Ökad eller minskad efterfrågan på olika verksamheter? Förändrat politiskt landskap? > > Politiska beslut och uppdrag Ett bra beslutsunderlag skapar förutsättningar för ett tydligt politiskt beslut. Ett tydligt politiskt beslut skapar förutsättningar för att införa heltid. Vad ska åstadkommas och hur vet ni att det är uppnått? När ska det vara klart? Är tidsperspektivet realistiskt? Finns ekonomiska förutsättningar att genomföra förändringsarbetet? > > Heltid eller önskad sysselsättningsgrad Hur ska ni utforma erbjudandet om utökad sysselsättning/heltid? Hur ska önskemål om att arbeta deltid hanteras ska det vara en rättighet, eller en möjlighet om arbetet så tillåter? Vilka verksamheter ska omfattas av införandet av heltid? Vad ska gälla för nyanställda respektive befintligt anställda? Hur påverkas anställda som redan tidigare hade heltid? > > Bemanningsbehov Hur ser bemanningsbehovet ut idag? Överensstämmer dagens bemanning med aktuellt behov? Hur ser bemanningsbehovet ut framöver? Plan för framtida kompetensförsörjning? > > Organisera arbetet Behöver ni organisera arbetet på ett nytt sätt för att både bemanna med heltider och klara variationer i arbetsbelastningen? Behöver brukarnas behov kartläggas på ett bättre sätt? Behöver personalkontinuiteten i förhållande till de enskilda brukarna förbättras? Behöver arbetet organiseras om, exempelvis på så sätt att arbetsuppgifter flyttas från arbetstoppar till arbetsdalar? > > Arbetstidens förläggning Hur ska ni förhålla er till delade turer? Hur ska ni förhålla er till kvälls- och helgtjänstgöring? Heltid - en del av helheten 15
> > Vikariehantering, bemanningsenhet Hur ska ni ta tillvara de utökade sysselsättningsgraderna så att utökningen används där den behövs? Hur ska behovet av vikarier tillgodoses och organiseras? > > Administrativt stöd Kommer era befintliga stödsystem att kunna hantera de nya förutsättningarna (exempelvis personal och ekonomi)? Behöver era befintliga stödfunktioner förändra sina roller och uppdrag? > > Upphandling Vilka spelregler ska gälla för verksamheter i egen regi kontra verksamheter som drivs av externa utförare? > > Efter införandet Hur ska ni följa upp och vårda er nya heltidsorganisation? Lokalt avtal Tips till lokala parter inför tecknande av lokalt kollektivavtal om heltid eller önskad sysselsättningsgrad. > > Generellt Räkna med att det kan ta tid att processa fram ett lokalt avtal. Se till att avtalet är tydligt och enkelt att tolka, även när nyckelpersoner har slutat och nya tar över. Kom ihåg att ett avtal är en ömsesidig överenskommelse som berörda parter har lika stort ansvar för. > > Parter och omfattning Vilka parter ska teckna avtalet? Vilka ska omfattas av avtalet? Säkerställ att de som förhandlar avtalet har mandat att teckna avtal. Är det ett ramavtal med krav på att teckna ytterligare avtal i organisationen? > > Giltighet och uppsägning För vilken tidsperiod ska avtalet gälla? Hur säger man upp avtalet? 16 Heltid - en del av helheten
Upplysningar om innehållet: Fredrik Nilsson, fredrik.nilsson@skl.se Lars-Ove Brander, lars-ove.brander@skl.se Maria Hansson, maria.hansson@kommunal.se Ameli Andersson, ameli.andersson@kommunal.se Sveriges Kommuner och Landsting, 2014 Bestnr: 5373 Foto omslag: Maskot, Johnér Foto inlaga: Bildarkivet, Casper Hedberg, Maskot, Maria Rosenlöf, Robert Blombäck, Thomas Henrikson Produktion: EO Tryck: LTAB, 2014
Här presenteras resultatet av ett partsgemensamt arbete mellan Sveriges Kommuner och Landsting, Pacta och Svenska Kommunalarbetareförbundet om heltid. Vi vill här ge inspiration och stöd för att framgångsrikt kunna arbeta med införande av heltid i kommuner. Beställ eller ladda ner på webbutik.skl.se Bestnr: 5373 Post: 118 82 Stockholm Besök: Hornsgatan 20 Telefon: 08-452 70 00 www.skl.se