Plats och tid Högbo Brukshotell, sammanträdesrum Arrendatorn, den 22 jan 2014 kl

Kallelse Utbildningsnämnden kallas till sammanträde 2014-01-22 Plats och tid Högbo Brukshotell, sammanträdesrum Arrendatorn, den 22 jan 2014 kl. 13.30 Gruppmöte Kl. 12.30 Arrendatorn (majoriteten) Kl. 12.30 Byfogden (oppositionen) Presskonferens Kl. 09.15 den 23 jan i Martin Vadelius arbetsrum, Skolkontoret plan 3½ Ordförande Martin Vadelius (S) Förhinder anmäls till Nämndssekreterare Helena Johansson, 026-17 92 30 E-post: helena.m.johansson@gavle.se 1. Upprop och val av justerare Förslag på justerare: Ayser Bayraktar, justeringsdatum den 29 jan 2. Fastställande av föredragningslista Gävle kommun Box 603 Växel 026-179200

Sid 2 (7) Informationsärenden 3 a) Förvaltningschefen informerar -Samverkan på förvaltningsnivå -Förskoleplatser -Likvärdig skola med hög kvalitet -Årshjul för utbildningsnämnden b) Ekonomisk månadsrapport för barn- och ungdomsnämnden och gymnasieskolan (UAN) Muntlig rapport för nov-dec mån, Ronny Sjögren, ekonomichef c) Interkontrollrapport år 2013 för barn- och ungdomsnämnden gymnasieskolan (UAN) Handling dnr14un20 d) Sammanställning av anmälningar till Skolinspektionen Handling dnr 14UN14 e) Rapport Tillsyn fristående verksamhet Handling dnr 14UN23 f) Rapport kartläggning fritidshem 2013 Handling dnr 14UN23 g) Rapport från förtroendeuppdrag h) Kurser/konferenser 4. Anmälan av delegationsbeslut i utbildningsnämnden år 2014 Dnr 14UN16 5. Redovisning av anmälningsärenden i utbildningsnämnden år 2014 Dnr 14UN15 Kommande beslut 6. Strategi för IT i lärandet Dnr 14UN28 Förslag till beslut Utbildningsnämnden uppdrar till Utbildning Gävle att ta fram strategi för IT i lärandet under våren 2014. Ärendebeskrivning Strategi för IT i lärandet ska tas fram för Utbildning Gävle. Ett arbetsmaterial har på uppdrag av Utbildning Gävle tagits fram av Mats Östling, Inspite:ab, strategisk utveckling. Det kommer att vara ett underlag för ett kommande strategibeslut om IT i lärandet. 7. Internbudget år 2014 för utbildningsnämnden Muntlig föredragning

Sid 3 (7) 8. Ansökan om rätt till bidrag för att bedriva annan pedagogisk omsorg - Lekupptäckarna Dnr 14UN17 Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att Sofie Sandström, Lekupptäckarna, har rätt till kommunalt bidrag för att bedriva pedagogisk omsorg i enskild regi. Ärendebeskrivning Sofie Sandström ansöker om rätt till kommunalt bidrag för att bedriva pedagogisk omsorg i enskild regi. Formen för den planerade verksamheten är familjedaghem för 5-6 barn. Sofie Sandström har både erfarenhet och utbildning för denna verksamhet. 9. Ansökan om rätt till bidrag för utökad verksamhet för annan pedagogisk omsorg - Hajen Pajen Dnr 14UN9 Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att Hajar Al-duhan, ansvarig för verksamheten Hajen Pajen, har rätt till bidrag för 10 barn från den 1 augusti 2014 under förutsättning att ytterligare en person anställs i verksamheten. Ärendebeskrivning Från Hajar Al-duhan, har inkommit med en anmälan om förändrad verksamhet i familjedaghemmet Hajen Pajen. Barn- och ungdomsnämnden beslutade 2013-02-06 att verksamheten har rätt till bidrag för 6 placerade barn. Avsikten är att utöka verksamheten från den 1 augusti 2014 med ytterligare 4 barn och att ytterligare en person skall anställas. 10. Ansökan om utökad verksamhet från kooperativet Bilaal Dnr 14UN38 Förslag till beslut Utbildningsnämnden förslås godkänna ansökan från kooperativet Bilaal om utökad verksamhet i fritidshemmet från 22 barn till 38 barn. Godkännandet förutsätter att personal med för verksamheten erforderlig utbildning eller erfarenhet anställs. Ärendebeskrivning Barn- och ungdomsnämnden godkände 2013-09-11 ansökan från kooperativet Bilaal att bedriva fristående förskola och fristående fritidshem. Kooperativet planerar att starta sin verksamhet i slutet av januari 2014. Redan innan start har kooperativet inkommit med en ansökan om utökad verksamhet i fritidshemmet. Det har idag tillstånd att bedriva fritidshem för 22 barn. De planerar att utöka verksamheten till 38 barn. Lokalerna (f.d. Tranmursskolan)är anpassade för verksamheten och ytan är tillräckligt stor. Ansökan om utökning handlar om personalförsörjning och ekonomi. För att bedriva fritidshem skall det finnas personal med sådan utbildning eller erfarenhet att barnens behov av omsorg och god pedagogisk verksamhet kan tillgodoses.

Sid 4 (7) Beslutsärenden 11. Verksamhetsplan 2014-2017 för utbildningsnämnden till Kommunplan 2014 med utblick 2015-2017 Dnr 14UN10 Förslag till beslut Utbildningsnämnden antar förslag till verksamhetsplan 2014-2017. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige har fastställt kommunövergripande mål och ramar för 2014, med utblick 2015-2017, som ligger till grund för utbildningsnämndens verksamhetsplan. I verksamhetsplanen formuleras nämndens strategiska långsiktiga mål inom respektive perspektiv samt en beskrivande text om syftet och vilka de huvudsakliga framgångsfaktorerna är för att nå målet. De strategiska målen bryts ned till årsmål för 2014 samt inriktningsmål för respektive år 2015-2017. I verksamhetsplanen ingår även åtgärder för de av kommunfullmäktige fastställda uppdragen, inriktningen av investeringar 2014, utvecklingsområden och för verksamheten viktiga nyckeltal. Verksamhetsplanen ligger till grund för utformningen av handlingsplaner och verksamhetsplanering för förvaltningen och samtliga enheter inom Utbildning Gävle. Uppföljning och målavstämning sker i samband med delårsrapporter och årsredovisning. 12. Betyg från fristående skolor Dnr 14UN22 Förslag till beslut Arkivmyndigheten (Kultur- och fritidsnämnden) och Utbildningsnämnden föreslår Kommunfullmäktige att besluta att fristående skolors betygsdokumentation enligt Skollagens bestämmelse i kap 29, 18, överlämnas till arkivmyndigheten i Gävle kommun, Ärendebeskrivning Enligt skollagen (2010:800), 29 kap, 18, ska huvudmannen för en fristående skola där betyg sätts, lämna över elevernas slutbetyg eller de betygsdokument som eleven får efter fullföljd gymnasieutbildning, till den kommun där skolan är belägen. I skollagen preciseras inte närmare vilken förvaltning i kommunen som är mottagare av de fristående skolornas betyg. Det är upp till varje kommun att besluta om till vilken förvaltning berörda dokument ska lämnas och närmare om hur den hanteringen praktiskt ska fungera. SKL har i ett cirkulär, med nr 2012-9, lämnat rekommendationer om kring såväl mottagare som hantering av betygsdokumentationen. Av detta framgår att SKL rekommenderar att betygsdokumentationen överlämnas till kommunernas arkivmyndigheter. I och med överlämnandet från en enskild fristående skola till en kommunal myndighet blir betygsdokumenten också allmänna handlingar. Under hösten har bestämmelsen kommit att uppmärksammas på flera sätt i media, särskilt i samband med den fristående gymnasiekoncernen John Bauers konkurs. Omfattande förändringar som konkurser, försäljningar eller andra organisatoriska förändringar påverkar hantering av information och arkiv. Risken att handlingar från fristående skolor kan förkomma har varit stor och är det fortfarande i vissa fall eftersom de fristående skolornas arkiv inte omfattas av arkivlagen. Det är också av den anledningen denna särskilda regel i skollagen har införts och som trädde i kraft läsåret 2011/2012. Syftet är alltså

Sid 5 (7) att säkerställa bevarandet av beslut om betyg för framtiden framför allt med hänsyn till varje enskild elev. Genom den här föreslagna rutinen blir betygsdokumenten, från de i Gävle verksamma fristående skolorna, arkiverade och bevarade för framtiden i Gävle kommuns stadsarkiv. 13. Förslag till nytt idrottspolitiskt program - Hållbar idrott Gävle Dnr 14UN8 Förslag till beslut Utbildningsnämnden antar yttrandet som sitt eget. Ärendebeskrivning Förslag till nytt idrottspolitiskt program har antagits av kultur och fritidsnämnden i februari 2013. Förslaget är utskickat för synpunkter inför beslut i kommunfullmäktige. Utbildningsnämnden ges möjligheter att lämna synpunkter på förslaget. Synpunkter ska vara Kultur & Fritid Gävle tillhanda senast den 31 januari 2014. Utbildning Gävle har berett frågan och lämnat yttrande. 14. Remiss från Utbildningsdepartementet - Ändrade regler om introduktionsperiod och legitimation för lärare och förskollärare Dnr 14UN34 Förslag till beslut Utbildningsnämnden föreslås anta yttrandet som sitt eget Ärendebeskrivning En promemoria har utarbetats inom Utbildningsdepartementet med förslag till ändringar i Skollagen. Gävle kommun bereds tillfälle att yttra sig över promemorian. KLK översänder remissen som direktbesvaras av utbildningsnämnden i samråd med näringslivs- och arbetsmarknadsnämnden. Skollagen föreslås ändras så att legitimation kan meddelas direkt efter en lärar- eller förskollärarexamen. En genomförd introduktionsperiod och kravet på lämplighet ska inte längre vara ett villkor för legitimation. Huvudman som anställer en lärare eller förskollärare som har en behörighetsgivande examen är som huvudregel skyldig att se till att läraren eller förskolläraren genomför en introduktionsperiod i omedelbar anslutning till anställningens påbörjande. Förändringen betyder att en lärare eller förskollärare kan tillsvidareanställas omedelbart efter avslutad behörighetsgivande anställning. Remissvar skall vara Utbildningsdepartementet tillhanda senast den 4 februari 2014. Samråd har skett med näringslivs- och arbetsmarknadsnämnden. 15. Kontaktpolitikerskap i utbildningsnämnden Dnr 14UN29 Förslag till beslut Utbildningsnämnden antar riktlinjer för kontaktpolitiker i utbildningsnämnden. Ärendebeskrivning Ledamöterna i utbildningsnämnden kommer att fungera som kontaktpolitiker. Som kontaktpolitiker kommer de att göra besök i verksamheterna i Utbildning Gävle. De disponerar 4 dagar för detta ändamål. Hur de strukturerade besöken genomförs framgår av förslag till riktlinjer från förvaltningen. Kontaktpolitikerna har också möjlighet att göra besök utifrån egna önskemål. Bestämmelser om arvode och avsägning av uppdrag finns också beskrivna i riktlinjerna från förvaltningen

Sid 6 (7) 16. Politiska arbetsgrupper i utbildningsnämnden Dnr 14UN30 Förslag till beslut Utbildningsnämnden antar förslag till arbetsgrupper i utbildningsnämnden Ärendebeskrivning Barn- och ungdomsnämnden har haft ett antal arbetsgrupper där ledamöterna ingår. Utbildningsnämnden föreslås fortsätta med detta system men arbetsgrupperna förändras. Följande grupper föreslås: Likvärdighet, Resultat och uppföljning, Resursfördelning och Multikompetenta team. Målet med grupperna är att ge nämndens ledamöter möjlighet att fördjupa sig i olika frågor. Arbetsgrupperna ska arbeta strukturerat med frågeställningar som, där så är möjligt, kan kopplas till utbildningsnämndens verksamhetsplan. Förslag till uppdrag för de fyra grupperna är formulerat i skrivelse från förvaltningen. 17. Val av representanter till SSA-rådet Dnr 14UN12 Förslag till beslut Utbildningsnämnden antar förslag till revidering SSA-rådets representation. Utbildningsnämnden utser Håkan Alenius (S) och Ewa S Jäderberg (M) att ingå i SSA-rådet. Till ordförande i SSA-rådet Håkan Alenius (S). Ärendebeskrivning Med anledning av förändrad nämndsorganisation från 2014-01-01 behövs en revidering av tidigare beslut från 2001. Utbildningsnämnden föreslås utse 2 ledamöter. Närings - och utbildningsnämnden utser också 2 ledamöter. Till ordförande i SSA-rådet utses ledamot av utbildningsnämnden. Ledamot från Närings- och arbetsmarknadsnämnden utser vice ordförande. För mandatperioden 2011-01-01 till 2014-12-31 utsåg barn- och ungdomsnämnden Jane Myrberg (S) och Ewa S Jäderberg (M) till ordinarie ledamöter. Jane Myrberg (S) lämnade uppdraget som representant i SSArådet. Hon ersattes av Linnea Wickman. Ewa S Jäderberg (M) kvarstod som vice ordförande i SSA-rådet när barn- och ungdomsnämnden upphörde 2013-12-31 18. Val av representanter - Matematiksatsning PISA 2015 Dnr 14UN11 Förslag till beslut Utbildningsnämnden utser xx som ordinarie representant i SKL:s matematiksatsning PISA 2015. Till förste, andre och tredje ersättare utses xx, xx och xx. Ärendebeskrivning SKL har initierat en satsning på ökade kunskaper i matematik. Satsningen kallas PISA 2015. Barn- och ungdomsnämnden anmälde Gävle kommun att delta i denna satsning år 2012. Ett arbetssätt som förekommer är nätverksträffar med representanter från andra kommuner och från SKL. För deltagande i denna satsning är det villkorat att representant från nämnd deltar. För att möjliggöra att det alltid finns representant på plats vid dessa nätverksträffar utses tre ersättare.

Sid 7 (7) 19. Val av representant till tillgänglighetsrådet Dnr 14UN13 Förslag till beslut Utbildningsnämnden utser xx till representant i det kommunala tillgänglighetsrådet. Ärendebeskrivning Barn- och ungdomsnämnden utsåg enligt reglementet för tillgänglighetsrådet en ordinarie ledamot. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden utsåg en ersättare. Nämndsorganisationen är förändrad från 2014-01-01. Utbildningsnämnden ska utse en representant till tillgänglighetsrådet liksom närings- och arbetsmarknadsnämnden. Tillgänglighetsrådet beslutar senare vilken ledamot som ska vara ordinarie respektive ersättare från de två nya nämnderna. 20. Offentliga sammanträden för utbildningsnämnden Dnr 14UN26 Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att nämndens sammanträden ska vara offentliga. Ärendebeskrivning Barn- och ungdomsnämnden hade under flera mandatperioder sammanträden som var öppna för allmänheten. De offentliga sammanträdena har setts som ett verktyg för ökat medborgarinflytande. Genom offentliga sammanträden får medborgare möjlighet att på nära håll följa den demokratiska beslutsprocessen. Nämnden kan besluta att vissa ärenden skall avgöras i slutna sammanträden. Vid de tillfällen nämnden har heldagssammanträde är mötet offentligt endast från klockan 13.30. En nämnds sammanträden ska dock alltid enligt Kommunallagen 6 kap. 19a hållas inom stängda dörrar i ärenden 1. som avser myndighetsutövning, eller 2. i vilka det förekommer uppgifter som hos nämnden omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Lag (2009:447).

Ärende 1 Upprop och val av justerare

Ärende 2 Fastställande av föredragningslista

Ärende 3 Informationsärenden i utbildningsnämnden år 2014

2013-12-20 Sid 1 (7) Dnr 159511 Handläggare Anmälningar till Skolinspektionen och Barn- och elevombudet Skolinspektionen är den myndighet som tar emot anmälningar från allmänheten när det gäller t ex. kränkande behandling eller brist på stöd. Deras uppgift är att kontrollera om huvudmannen har följt bestämmelser i skolförfattningar. Barn & elevombudet är också organiserad under Skolinspektionen. Deras uppgift är att bevaka den enskildes rättigheter. Här nedan följer en förteckning över anmälningar hos Skolinspektionen och/eller Barn - och elevombudet som riktats mot Gävle kommun. Ärendena har initierats eller pågått under 2012 och 2013. BARN & UNGDOM Gävle kommun, Box 603, 801 26 Gävle. Besöksadress Ruddammsgatan 27 Tfn 026-17 92 00 (kundtj) Fax 026-17 92 03 bou@gavle.se www.gavle.se

Sid 2 (7) Diarienummer Skola Mottagare Typ av anmälan Utfall 11BUN 57 Sörbyskolan Skolinspektionen Skolsituationen för elev Avslutat hos SI 2011-09-29. Anmärkning mot Gävle kommun avseende rätt till stöd och att motverka kränkande behandling. Ärendet överlämnat till BEO för utredning av eventuellt skadestånd. (BEO har inte agerat fram till 2013-12-20. Troligtvis avskrivit) 11BUN194 Källmursskolan Skolinspektionen (2011:5616) Anmälan ang. avstängning Yttrande lämnat. Skolinspektionen har begärt kompletterade uppgifter som lämnades den 5 april 2013. Ärendet avslutades 2013-07-31. Kommunen har inte brutit mot bestämmelserna om avstängning 12BUN3 Sofiedalsskolan Skolinspektionen Elevs skolsituation Inkom 2012-01-03. Yttrandet lämnat från B & U 2012-01-27. Kommunen föreläggs (2012-10-18) att vidta åtgärder så att elevs rätt till utbildning tillgodoses. Redovisning senast 9 november. Svar inskickat 2012-11-

Sid 3 (7) 02. Ärendet avslutades hos Skolinspektionen 2013-03-18. Inspektionen ansågs att kommunen vidtagit tillräckliga åtgärder. 12BUN72 Vikingaskolan och Skolinspektionen Elevs Inkom 2012-04-10 och 2012-04-23. Svar Skeppsskolan skolsituation/kränkande inskickats 2012-04-25. Beslut i behandling Skolinspektionen 2012-04-27. Det som anmäls är inte att betrakta som kränkande behandling. Den delen avslutas hos Skolinspektionen. Begäran om komplettering avseende skolsituationen 2012-06-14. Svar inskickat 2012-08-02. Begäran om kompletterande handling 2013-01-23. Inskickad 2013-02-07. Skolinspektionen avslutar den del av ärendet som avser rätt till särskilt stöd den 15 april 2013. Skolinspektionen förelägger Gävle kommun att vidta åtgärder för att motverka kränkande behandling. Senast 17 juni skall redovisning lämnas. Ärendet avslutades 2013-08-12.

Sid 4 (7) Inspektionen är nöjd med kommunens redovisning. 12BUN78 Sörbyskolan Skolinspektionen Skolsituationen för elev i åk 9 Inkom 2012-04-27. Svar är inskickat den 22 maj. Inspektionen begär kompletterande svar. Svar inskickat 2012-05-31. 12BUN85 Brynässkolan Barn- och elevombudet Kränkande behandling Inkom 2012-05-22. Gävle kommun får en anmärkning av Skolinspektionen gällande skyldigheten att motverka kränkande behandling. Åtgärder skall redovisas senast 2013-01-14. Avslutades 2013-02-06. Inspektionen bedömer att kommunen vidtagit tillräckliga åtgärder. 13BUN11 Ulvsätersskolan Skolinspektionen Skolsituationen för elev Inkom 2013-01-07. Svar senast 2013-02-11. kränkande behandling 13BUN13 Forsbacka Skolinspektionen Anmälan ang. trygghet och studiero för elever Inkom 2013-01-21. Avslutad hos Skolinspektionen. Återsänd till kommunen för utredning enligt rutinen för klagomålshantering. Ärendet handläggs i Valbo ro.

Sid 5 (7) 13BUN14-2 Solängsskolan Skolinspektionen Anmälan avseende skolsituationen för tidigare elev på skolan 13BUN14-3 Solängsskolan Skolinspektionen Anmälan avseende skolsituationen för tidigare elev på skolan Inkom 2013-01-25. Yttrande är lämnat. Pågående ärende Inkom 2013-01-25. Yttrande är lämnat. Pågående ärende 13BUN35 Forsbacka Skolinspektionen 2013:1230 Anmälan angående skolsituationen för elev 13BUN67 Åbyggeby skola Skolinspektionen 2013:2881 Anmälan gällande skolsituationen för en f.d. grundskoleelev vid Åbyggeby skola 13BUN69 Stora Sätraskolan Skolinspektionen 2013:2903 Anmälan om rätten till utbildning och särskilt stöd Inkom 2013-02-25. Yttrande är lämnat. Pågående ärende. Kommunen har följt bestämmelserna om trygghet och studiero mm. Ärendet avslutas hos Skolinspektionen 2013-11-20. Daterad 2013-05-03. Svar lämnas senast 29 maj till inspektionen. Daterad 2013-05-03. Svar lämnas senast 24 maj till inspektionen. Begäran om komplettering 2013-08-30. Svar senast 18 september.

Sid 6 (7) 13BUN80 Andersbergsskolan Barn- och elevombudet Anmälan om kränkande behandling Daterad 2013-05-27. Begäran om yttrande. Skickat den 18 juni 2013. Beslut från BEO 2013-08-30. Gävle kommun föreläggs att vidta åtgärder så att skollagens krav att motverka kränkande behandling uppfylls senast den 29 november 2013. 13BUN81 Sörbyskolan Skolinspektionen Anmälan om rätten till utbildning för en grundskoleelev Beslut efter telefonkontakt. Skolinspektionen förelägger Gävle kommun att senast den 2 september 2013 vidta åtgärder så att elevens rätt till utbildning tillgodoses. Inspektionen var tillfreds med svaret och ärendet avslutades den 10 september 2013. 13BUN98 Sofiedalsskolan Skolinspektionen Anmälan om rätten till utbildning Inkom 2013-07-12. Svar senast den 6 augusti. Begäran om komplettering 2013-09- 02. Svar senast 17 september. 13BUN105 Ulvsäter/St Sätra/Steneberg Skolinspektionen Anmälan angående mottagande i särskola Inkom 2013-09-02. Svar lämnas den 23 september. 13BUN111 Ulvsäterskolan Barn- och elevombudet Kränkande behandling Inkom till kommunen 2013-09-16. Svar skickat 131001. 13BUN115 Fridhemsskolan Skolinspektionen Elevs rätt till särskilt stöd Inkom till kommunen 2013-09-25. Svar senast 10 oktober.

Sid 7 (7) 13BUN159 Stenebergsskolan Skolinspektionen Anmälan angående skolsituationen för en elev vid Stenebergsskolan Inkom till kommunen den 16 december 2013. Svar ska lämnas senast den 17 januari 2014.

UTBILDNING GÄVLE Tillsyn fristående verksamhet 2013 Sammanfattande rapport

Titel (Kolofon titel) Undertitel (Kolofon titel+regular) Författare (Kolofon) Citera gärna ur skriften men ange källa Författaren och Gävle kommun [årtal XXXX] Grafisk form Pangea design ISBN anges här i förekommande fall www.gavle.se

2 Inledning Enligt Skollagen 26 kap. 2 + 4 avses med tillsyn en självständig granskning som har till syfte att kontrollera om den verksamhet som granskas uppfyller de krav som följer av lagar och andra föreskrifter. I tillsynen ingår att fatta de beslut om åtgärder som kan behövas för att den huvudman som bedriver verksamheten ska rätta fel som upptäckts vid granskningen. En kommun har tillsyn över förskola och fritidshem vars huvudman kommunen har godkänt pedagogisk omsorg och öppen fritidsverksamhet vars huvudman kommunen har förklarat ha rätt till bidrag Tolv huvudmän har av barn och ungdomsnämnden fått godkännande för att bedriva fristående förskola. De äldsta fristående förskolorna har funnits i cirka tjugo år. Fyra av huvudmännen bedriver verksamhet i form av föräldrakooperativ, fem förskolor drivs av personal och Svenska kyrkan är huvudman för tre förskolor i Gävle. Pingstkyrkan har under året startat Hedvigslunds förskola och Kooperativet Bilaal har fått godkännande för att bedriva förskola och fritidshem men ännu inte startat någon verksamhet i Gävle. Tio huvudmän har fått rätt till bidrag för att bedriva fristående pedagogisk omsorg. Två av dessa, Embla utbildning & hälsa och Wilma och Wilgott, har flera personer anställda som bedriver familjedaghem i det egna hemmet. I Kooperativet EKAn arbetar tre pedagoger i sina egna hem i kooperativ form. Embla begärde i december 2013 sitt företag i konkurs och den del av verksamheten som berörde pedagogisk omsorg togs över av kooperativet EKAn. Av de övriga huvudmännen arbetar två tillsammans i en gemensam lokal medan resten arbetar i det egna hemmet. Fyra huvudmän har fått rätt till bidrag för att bedriva fristående öppen fritidsverksamhet (fritidsklubb). Två av dem statade sin verksamhet under 2012 och två startade under 2013.

3 Besök Nystartsbesök under 2013 Verksamheter som fick besök: Fritidsklubben Vävaren 7 mars Fritidsklubben Rapatac 19 mars Pedagogisk omsorg, familjedaghemmet Kickis Skogstroll 23 maj Pedagogisk omsorg, familjedaghemmet Hajen Pajen 17 juni Fritidsklubben Zebran 7 oktober Klubb Fritid (fritidsklubb) 11 december Pedagogisk omsorg, Silversveden och Måhléns i Gammelbyn (Garaget) 12 november Pedagogisk omsorg, Wilma och Wilgott 3 december Hedvigslunds förskola 18 november Ett första besök, ett nystartsbesök, ska enligt beslut i Barn och Ungdomsnämnden ske inom ett år från det att verksamheten startats. Detta första besök sker för att se om verksamhetens arbete har kommit igång i enlighet med de verksamhets- och målbeskrivningar som lämnats i samband med ansökan om godkännande alternativt ekonomiskt bidrag. Besöket sker också utifrån de kvalitetskrav som finns i Skollagens kapitel 8 (förskola) och kapitel 25 (annan pedagogisk verksamhet). Nystartsbesöken har gjorts av kvalitetsutvecklare och utredningskoordinator. Resultat av nystartsbesök Vid de aktuella besöken framkom inte något som visar på att verksamheterna inte redan uppfyller eller kommer att uppfylla de mål som beskrivits i deras ansökan. Inte heller fanns något att erinra utifrån skollagens kvalitetskrav. Mycket av tankar och idéer i målskrivningarna är av naturliga skäl ännu i sin linda men ambitionen finns överlag att utveckla verksamheter som möjliggör barns utveckling och lärande. De nya verksamheterna kommer efter detta nystartsbesök att läggas in i den plan för tillsyn som finns för övriga fristående verksamheter. Det första riktiga tillsynsbesöket sker cirka ett år efter nystartsbesöket och därefter granskas verksamheterna vart tredje år eller vid påkallat behov. Tillsyner under 2013 Under 2013 har tillsyn gjorts i fyra fristående förskolor. Två tillsyner gjordes under våren och två har gjorts under hösten. Tillsyn ska göras vart tredje år eller utifrån behov eller på förekommen anledning.

4 Tillsynen har genomförts av förskoleutvecklare och kvalitetsutvecklare. Informationsbrev inför tillsyn har skickats ut cirka en månad före besöket, med dokumentbegäran. De dokument som inkommit har granskats som förberedelse inför tillsynen. Förskolornas rapporteringar i kvalitetssystemet samt eventuella rapporter från de senaste tillsynerna har också använts. Vi besöken har samtal förts med huvudman, förskolechef och pedagoger i olika konstellationer. Ute- och innemiljö observerades och samtidigt fördes samtal med övrig personal, barn och ibland föräldrar. Tillsynen är gjord utifrån en mall med i förväg fastställda frågeområden. Den rapport som skrivs skickas till huvudmannen för eventuell justering/faktagranskning. Om anmärkningar/förelägganden är aktuella ska förskolan redovisa åtgärder till kvalitetsutvecklare inom två månader. I slutet av året lämnas en sammanfattande rapport över årets tillsyner till barnoch ungdomsnämnden/utbildningsnämnden. Varje enskild rapport diarieförs, läggs upp som anmälningsärende och finns att tillgå via barn och ungdomsnämndens/utbildningsnämndens anmälningspärm. Verksamheter som fått tillsynsbesök under 2013 Spunkens förskola personalkooperativ Staffansbackens förskola huvudman svenska kyrkan Pärlans förskola huvudman svenska kyrkan Kardborrens förskola personalkooperativ Resultat av tillsynerna Ingen av de fyra tillsynade förskolorna har fått anmärkning eller föreläggande. Noteringar finns i rapporterna om arbete som är på gång (arbete pågår) vilket bör beaktas vid kommande tillsyn. Vid delårsredovisningar följer förvaltningen upp det pågående arbetet. Tillsynen är uppdelad i följande områden: 1. Grundfakta (ansvarig huvudman, förskolechef, bolagsform antal personal mm) 2. Allmänt (registerkontroll, försäkringar, budgetansvar, avgifter mm) 3. Säkerhet (Brandskydd, krishantering, livsmedelhantering, skyddsombud mm) 4. Klagomålshantering 5. Systematiskt kvalitetsarbete 6. Normer och värden inflytande och delaktighet 7. Utveckling och lärande 8. Förskola och hem 9. Inre och yttre säkerhet (okulär besiktning grindar, trappor, klämskydd, elsäkerhet mm)

5 De besökta förskolorna har en god kvalitet och hög medvetenhet om hur uppdraget ser ut samt kunskap om de krav som finns enligt föreskrifter och/eller de villkor som gäller för godkännande och rätt till bidrag. Under följande områden finns notering om att arbete pågår: Säkerhet Två av förskolorna saknar krisplan för att kunna hantera svåra och oväntade händelser. På båda pågår arbete att ta fram en plan. En av förskolorna saknar skyltar för utrymning samt utrymningsplan vid brand. Nya lokaler hyresvärden ordnar med skyltar och förskolan gör en plan. Klagomålshantering Rutinbeskrivning angående klagomål ska finnas tillgänglig för föräldrar En av förskolorna ska ta fram en skriftlig information som vänder sig till föräldrar. Dessa har fått muntlig information angående klagomålshantering. Systematiskt kvalitetsarbete Utveckling av arbetet för att hitta former för dokumentation, analys, reflektion pågår på alla förskolor. Alla vill att det ska kännas meningsfullt och ge mervärde till det egna arbetet. Processerna tar tid men är på gång. Två av förskolorna arbetar med att hitta former för sitt arbete med modersmålsstöd. Normer och värden inflytande och delaktighet. Här finns områden under utveckling som att motverka traditionella könsroller, trygghet och välbefinnande både hos barn och föräldrar, barns inflytande och delaktighet. På två av förskolorna finns arbetsgrupper för arbetet med likabehandlingsplan. Utveckling och lärande Arbete pågår på ett par av förskolorna med att utforma lokalerna och placera material så att detta utmanar barnen och stimulerar till lärande och utveckling. Förskola och hem Övergången mellan förskolan och förskoleklass/fritidshem behöver utvecklas på ett par av förskolorna. Arbete pågår både vad gäller dokumentation och möten. Tillsynerna för år 2013 är med denna rapport avslutade.

BARN & UNGDOM GÄVLE Kartläggning fritidshem 2013

1 Rapport kartläggning fritidshem 2013 Författare: Elisabet Marklund Citera gärna ur skriften men ange källa Författaren och Gävle kommun [årtal 2012] Grafisk form Pangea design ISBN anges här i förekommande fall www.gavle.se

2 Bakgrund Utifrån mål i Verksamhetsplan 2012 gjordes i slutet av året en kartläggning av de kommunala fritidshemmens förutsättningar utifrån Skolverkets Allmänna råd och kommentarer kvalitet i fritidshem. Beslut togs om att en kartläggning ska göras årligen och resultatet är tänkt att användas till aktivitetsmål och åtgärder för att öka måluppfyllelsen. Årets kartläggning genomfördes i samband med inlämnandet av SCBuppgifter den 15 oktober 2013. I rapporten finns också resultat från utvärdering av den utvecklingsinsats som gjorts vad gäller fritidshemmen under 2013. Metoder Kartläggning - Material har hämtats in från respektive skolas rektor/biträdande rektor och sammanställts per skola, 28 kommunala grundskolor och 2 grundsärskolor med inriktning träningsskola under oktober/november 2013. Frågeställningar gällande lokaler och utemiljö och en närvaromätning skickades under samma period ut till alla fritidshem. Verksamheterna fick bedöma det egna fritidshemmets lokaler och utemiljö med tanke på uppdraget i läroplanen. Bedömningen gjordes efter en femgradig skala. Mycket funktionella inte alls funktionella för lokaler och mycket välplanerad inte alls välplanerad för utemiljön. En närvaromätning gjordes under vecka 42 där fritidshemspersonalen fick ange hur den verkliga närvaron såg ut under sex tidsintervaller. Insatser utifrån kartläggningen Utifrån den gjorda kartläggningen kan samtal att föras i all enheters ledningsteam med rektorer och biträdande rektorer. Det insamlade materialet och sammanställningen behöver analyseras utifrån de bilder som verksamheten har av fritidshemmen i Gävle. Bedömning av lokaler och utemiljö kommer att, som i förskolan, användas som underlag i samtal med Gavlefastigheter. Detta för att hitta vägar och möjligheter att utveckla fritidshemsverksamheten. I den utvärdering som uppdragspedagoger för fritidshem gjort för år 2013 finns åtgärder för utveckling angivna som kan ligga till grund för centrala och lokala diskussioner.

3 Resultat I tabellen redovisas siffror för den kommunala grundskolan inklusive grundsärskolan men exkluderat inriktning träningskola på Tallbo och Ulvsätersskolan.1 Gävle Mars 2012 Gävle Okt 2013 A B C D Totalt antal inskrivna barn i fritidshem Antal årsarbetare i fritidshem Antal män Antal inskrivna elever per årsarbetare i fritidshem 3485 3721 130,6 167,7 36 47 26,7 22,2 Antalet årsarbetare i fritidshem Rad B redovisar de personer som arbetar i fritidshemmet före och efter förskoleklass och skola - fritidspedagoger, förskollärare, lärare, barnskötare, personer med annan utbildning för arbete med barn och personer som inte har någon utbildning för arbete med barn. Andel med pedagogisk högskoleutbildning Totalt arbetar 168 årsarbetare i fritidshem. En hög andel av dessa har pedagogisk högskoleutbildning knappt 90 procent. De flesta är fritidspedagoger och förskollärare men det finns också några lärare som arbetar i fritidshem i större eller mindre del av sin tjänst. Andel män i fritidshemmen 47 män arbetar i fritidshem i Gävle. De utgör ca 16 procent av det totala antalet medarbetare i fritidshemmen, ca 300 personer. Antalet inskrivna elever per årsarbetare I fritidshemmen finns 22,2 elever inskrivna per årsarbetare. Om man i stället tittar på antalet personer som arbetar i fritidshemmen så ger en preliminär beräkning 12,4 elever 1 Skolorna skickar in siffrorna gällande antal inskrivna elever i fritidshem samt personal i fritidshem direkt till SCB. En kopia av inskickat material lämnas till kvalitetsutvecklare som gjort en preliminär beräkning. SCB/Skolverket levererar officiella siffror i april 2014.

4 per anställd. Siffran kan komma att ändras i Skolverkets statistik för 2013 utifrån rättningar och justeringar. Jämförelser Några jämförande fakta mellan riket (alla kommuner) och Gävle samt gävlesiffror mellan år 2012 och 2013 Riket 2012 Gävle 2012 Gävle 2013 Antal elever/fritidshemsavd. i snitt 40,1 54,0 61,0 Andel årsarbetare med högskoleutbildning 56 87 87 Antal elever/årsarbetare 19,7 21,6 19,8 Grundsärskolans träningsklasser Antal elever/anställd Andel inskrivna (6-9 år) 12,4 13,4 12,4 83 90 iu medräknade Prel. Beräkning för 20132 Fritidsgrupper/avdelningar I det inlämnade materialet varierar storleken på grupperna i fritidshemmen mellan 31 och 94. Alla som redovisat har inte delat upp skolans elever i de olika fritidshemsavdelningar som finns utan att man har summerat ihop eleverna så att det ser ut som om det bara finns en fritidshemsavdelning. Här finns troligen också del av förklaringen till skillnaden mellan Gävle och riket. I grundsärskolans träningsklasser finns mindre avdelningar, snittet för de fyra avdelningar som finns är 13,9. Lokaler och utemiljö 2 Skolorna skickar in siffrorna gällande antal inskrivna elever i fritidshem samt personal i fritidshem direkt till SCB. En kopia av inskickat material lämnas till kvalitetsutvecklare som gjort en preliminär beräkning. SCB/Skolverket levererar officiella siffror i april 2014.

5 Rektorer, biträdande rektorer och personalen i fritidshemmen har gjort bedömningar och lämnat kommentarer till sina bedömningar av miljön. Bedömningarna har gjorts efter en femgradig skala; Mycket funktionella inte alls funktionella för lokaler och mycket välplanerad inte alls välplanerad för utemiljön. Frågorna löd: Bedöm med tanke på uppdraget i läroplanen 1. Är lokalerna på fritidshemmet funktionella. 2. Har fritidshemmet/skolan en välplanerad utemiljö. Följande snittbetyg gavs av enheterna: Enhet Lokaler Utemiljö 2012 2013 2012 2013 Norra 3,5 2,8 3,9 3,6 Stigslund/Strömsbro 3,0 2,9 2,8 3,7 Sätra 1,9 2,5* 2,5 4,5* Brynäs/Nynäs 3,5 3,7 2,3 3,2 Bomhus 2,6 2,8* 3,2 3,0* Södra 3,0 3,0 3,4 3,5 Sörby 2,6 2,8 3,3 4,0 Valbo 3,0 3,0 3,4 4,0 Totalt Gävle 2,9 2,9 3,1 3,7 *= Endast en skola i området har gjort bedömningen. Bedömningarna varierar i hög grad. Till större del inom enheterna än mellan dessa om man beaktar snittet av enheternas bedömningar. I de kommentarer som lämnats kan man se att mycket är gjort, mycket görs men att man ändå ser att mycket mer kan göras för att ytterligare förbättra förutsättningarna både i den yttre och i den inre miljön. Flera kommentarer handlar om att fritidshemmen inte har egna lokaler utan samverkar med skolan i de klassrum som finns och som inte är optimala för den fritidsverksamhet man vill bedriva. I utemiljön finns också stora variationer. Här handlar kommentarer om allt ifrån att man har en bra fungerande miljö med närhet till skog och/eller fotbollsplaner till att man har mycket eftersatta gårdar som behöver rustas. Jämfört med fjolårets kartläggning så får utemiljön en bättre bedömning 2013 medan bedömningen för lokalernas funktionalitet får samma betyg 2013 som 2012 Närvaro

6 Närvaroundersökningen gjordes under vecka 42, 2013 och visade på närvaro i sex olika tidsintervaller. Område 6.30 7.30 9.00 14.00 16.00 17.00 7.30 9.00 14.00 16.00 17.00 18.30 Norra 23 59 77 71 36 5 Stigslund/Strömsbro 29 82 77 71 28 4 Sätra 18 97 97 88 26 6 Brynäs/Nynäs 9 21 63 58 24 4 Bomhus 17 95 95 75 43 5 Södra 23 49 58 69 37 3 Sörby 22 84 89 88 53 5 Valbo 20 66 76 68 29 4 GÄVLE, totalt 20 69 79 74 35 5 Gävle totalt v.11 2012 44 iu 68 63 iu 4 Tabellen visar hur stor andel av de inskrivna eleverna per område, och totalt för Gävle, som varit närvarande vid de sex olika tidsintervallerna under vecka 42. Intervallerna år 2012 var färre och personal kommenterade då det olämpliga i att mäta närvaro mellan 6.30 och 8.00 då många barn som kommer mellan 7.30 och 8.00 inte kommer för att de har behov av fritidshem utan för att de vill vara i god tid till skolan. Detta gör att närvarosiffran för det första intervallet år 2012 blir högre än vad det verkliga behovet skulle visa. Vid årets mätning förändrades denna tidsintervall och närvarosiffran blir då lägre vad gäller tidig morgon. Utvärdering uppdragspedagoger för fritidshem. Vi den granskning som skolinspektionen genomförde i Gävles skolor under 2011 fick kommunen kritik på ett antal områden vad gällde fritidshemsverksamheten. Efter detta gjordes en särskild satsning för att höja kvalitén på fritidshemsverksamheten. Extra medel har öronmärkts och under 2013 har fem uppdragspedagoger, på uppdrag av rektorer och biträdande rektorer, arbetat med att hitta former för att utveckla kvalitén i fritidshemmen. I den utvärdering som gjordes i slutet av året kan man se att både pedagoger och chefer tycker att fritidshemmet har blivit mer synligt i skolornas arbete fritids har kommit upp på agendan. Pedagogerna har bland annat fått stöd i att hitta bra mötesteknik för olika former av möten för planering, analys mm och hjälp med att

7 utveckla den pedagogiska planeringen. Detta har lett till att medvetenheten om det egna arbetet och den egna rollen har ökat. De olika skolorna och fritidshemmen har hunnit olika långt med att utveckla arbetssätt och metoder, mycket har hänt under året och mycket finns kvar att göra för att alla fritidshem ska nå en än högre kvalitet. Analys I den kartläggning som gjorts kan vi se att våra fritidshem är olika. Till del ska det vara så olika förutsättningar ska ges och olika miljöer ska finnas för att stödja de elever som just nu finns i fritidshemsverksamheten i deras lärande och utveckling. Den kartläggning som nu gjorts två gånger är ett försök att hitta möjligheter att se att rätt förutsättningar finns på respektive fritidshem att likvärdighet finns. Årets kartläggning visar att ett fortsatt arbete behövs för att säkerställa förutsättningar och likvärdighet. När vi jämför de två kartläggningarna kan vi se att andelen årsarbetare med högskoleutbildning är bibehållen och att den i Gävle ligger högt jämfört med rikets alla kommuner. Den preliminära beräkningen gällande antal elever per anställd och antal elever per årsarbetare visar båda på en viss förbättring från föregående år. De medel som riktats till fritidshemsverksamheten har gett detta positiva resultat. I de kommentarer som lämnats vad gäller fritidshemmens lokaler ser vi att man på flera håll upplever svårigheter när fritidshemmen delar lokal med skolan i de befintliga klassrummen. Detta förstärks i den utvärdering som gjorts av uppdragspedagogerna. En åtgärd för utveckling blir att skapa utrymme för diskussioner så att lokalerna i skolan kan sambrukas på ett sätt som ger alla verksamheter bra förutsättningar att arbeta utifrån sitt uppdrag. Kartläggningens sammanställning ska lämnas till rektorerna för fortsatta analyser och diskussioner i det egna området. Lokalstrateg och lokalsamordnare får ta del av de bedömningar av lokaler och utemiljö som gjorts för att kunna använda detta materila i träffar med hyresvärdar och förvaltare. Både positiva och negativa betyg kan vara till hjälp för planering framåt. Kartläggningen ska upprepas årligen för att ge underlag till diskussioner och för att jämförelser ska kunna göras och utveckling följas. Uppdragspedagogernas arbete fortsätter under 2014. Något som uppskattas både av pedagoger i fritidshemmen och av rektorer/biträdande rektorer.

Sid 1 (12) Dnr 188097 2014-01-13 Handläggare:Curt-Ingvar Hamrén Internkontrollrapport 2013 för Barn- och ungdomsnämnden och Utbildning - och arbetsmarknadsnämnden Rapporten består av tre olika delar: 1. Kommunfullmäktiges beslut avseende internkontrollrapport 2. Internkontrollplan för år 2013, där riskbedömning har genomförts enligt riktlinjerna från fullmäktige 3. Kommentarer och analys av kontrollmomenten 1. KF:s beslut avseende internkontrollrapport Internkontroll av ekonomi och verksamhet Antagen av KF 1999-05-31 ( 125) (dokumentet i sin helhet på ankaret/styrdokument) Syftet med internkontroll Gävle kommun Utbildning Gävle Box 603, 801 26 GÄVLE Besök Ruddammsgatan 27 Växel 026-17 92 00 gavle.kommun@gavle.se www.gavle.se

Sid 2 (12) Intern kontroll syftar till att stödja och styra organisationen i dess strävan att: -disponera tillgängliga resurser så effektivt som möjligt för uppnående av fastställda mål, -upprätta en riktig och fullständig redovisning av ekonomiska transaktioner, -säkerställa god ekonomisk hushållning enligt kommunallagens kapitel 8:1, -utvärdera verksamheters prestationer gentemot medborgarens behov, -presentera information på ett sådant sätt att beslutsfattare kan vidta erforderliga åtgärder, -vidmakthålla och tillföra erforderlig kompetens på alla nivåer i organisationen. Den interna kontrollens syften innebär att kommunens organisation och ansvarsfördelning måste utformas så att sambandet mellan mål och medel framgår på ett tydligt sätt. Likaså innebär syftet att verksamhetsplaneringen måste integrera arbetet med mål, budget och redovisning. Regler och rutiner avseende ekonomisk redovisning måste utformas så att resultat kan sammanställas och jämföras. Riktigheten i redovisningen säkerställs genom arbetsfördelning av kontrollmoment. Säkerställandet av god ekonomisk hushållning görs genom att tillgängliga medel i budgetprocessen fördelas med beaktande av risk och osäkerhet i verksamheterna samt i samhällsekonomin. Den ekonomiska utvecklingen måste därefter löpande stämmas av mot budget och mål. För uppnående av resultat, och för att kunna avgöra om effektivitet råder, måste all information utformas så att beslutsfattare på alla nivåer kan tolka informationen på samma sätt. För fullgörande av internkontroll fördelas ansvar och uppföljning finns mera information i paragraferna 1-11 Risk: 1-3 där 1 är liten och 3 stor

Sid 3 (12) 2. Internkontrollplan år 2013 för barn- och ungdomsnämnden Styrande dokument: Internkontroll av ekonomi och verksamhet Antagen av KF 1999-05-31 ( 125) (dokumentet i sin helhet på ankaret/styrdokument) Mall för Internkontrollplanen Nettorisk Vad heter risken? Nettorisk Vad innebär risken? Kontrollmoment Typ av kontroll/åtgärd för att minska risken? Ansvarig Vem ansvarar för kontroll/ Åtgärd Frekvens Hur ofta sker kontroller? Rapporteras när: När rapporteras resultat av kontroller/vidtagna åtgärder? Rapport till: Till vem rapporteras resultat av kontroller/vidtagna åtgärder? Förskoleplacering sker Att barn inte erbjuds Kontrollera att gällande reg- Kvalitetsut- 1 ggr/år Inför internkon- Kvalitetschef inte i tid plats inom fyra måna- ler följs vid placering av barn vecklare för- trollrapport der eller vid särskilda i förskola skolan behov Bristande planeringsun- Risk för felaktiga be- Säkerställa statistikrapporte- Kvalitetsut- 4 ggr/år Inför internkon- Kvalitetschef derlag slut och bristande un- ring avseende kö- och placer- vecklare för- trollrapport derlag för planering av ing skolan platser

Sid 4 (12) Nettorisk Vad heter risken? Nettorisk Vad innebär risken? Kontrollmoment Typ av kontroll/åtgärd för att minska risken? Ansvarig Vem ansvarar för kontroll/ Åtgärd Frekvens Hur ofta sker kontroller? Rapporteras när: När rapporteras resultat av kontroller/vidtagna åtgärder? Rapport till: Till vem rapporteras resultat av kontroller/vidtagna åtgärder? Elever blir utan lärare och personal får fel lön Brister i redovisning och verksamhetsplanering Brister i redovisning och underlag för ekonomisk uppföljning Otydligt ansvar Otydligt ansvar Brister i uppföljning av fattade beslut Kvalitetsbrist Dålig kontroll av verksamheten Felaktigt ekonomiskt resultat (om periodisering, projektnr och rekvirering saknas) Risk att arbetsuppgifter inte blir utföra Uppgifter blir inte utförda eller fördröjs Beslut fattas utan mandat och delegation. Kontrollera att rutiner följs avseende vikarieanskaffning Kontrollera att fördelning av arbetsmiljöuppgifter är genomförd Kontroll att rutiner följs vid nedläggning av verksamhet Kontrollera att delegationsrätt efterlevs Fastställa rutiner för projekthantering Utredningskoordinator Kontrollera att projekt omfattar korrekt ekonomisk redovisning Redovisningsekonom PA-konsult 1 ggr/år Inför internkontrollrapport Löpande Vid projektets upprättande 1 ggr/år Inför internkontrollrapport PA-konsult 1 ggr/år Inför internkontrollrapport Utredningskoordinator Utredningskoordinator 1 ggr/år Inför internkontrollrapport 1 ggr/år Inför internkontrollrapport Personalchef Kvalitetschef Ekonomichef Personalchef Kvalitetschef Kvalitetschef

Sid 5 (12) Nettorisk Vad heter risken? Brister i hantering av allmänna handlingar Olycksfall och tillbud Vårdnadshavares synpunkter kommer inte till ansvarigas kännedom Beslut och mandat Felaktigt resultat, kontroll och ekonomiskt ansvar Nettorisk Vad innebär risken? Svårt att leva upp till intentionerna i offentlighetsprincipen och OSL Eventuella risker kvarstår utan vidtagna åtgärder Det eventuella problemet kvarstår utan vidtagna åtgärder Beslut fattas utan mandat och delegation Ingen kontroll av ekonomiskt utfall. Felaktiga resultat och beslut. Kontrollmoment Typ av kontroll/åtgärd för att minska risken? Kontrollera att rutinerna följs avseende registrering och diarieföring för förskolor och skolor Uppföljning av tillbudsrapportering, elever Kontrollera att rutinerna avseende klagomål- och synpunktshantering efterlevs Kontroll att behörighet i Agresso stämmer med attestförteckning Kontroll att rutinen för dokumenterad ekonomisk uppföljning med årsprognos sker Ansvarig Vem ansvarar för kontroll/ Åtgärd Frekvens Hur ofta sker kontroller? Rapporteras när: När rapporteras resultat av kontroller/vidtagna åtgärder? Registrator 1 ggr/år Inför internkontrollrapport Kvalitetsutvecklare Kvalitetsutvecklare 1 ggr/år Inför internkontrollrapport 1 ggr/år Inför internkontrollrapport Ekonomer 2 ggr/år Inför internkontrollrapport Ekonomer 4 ggr/år Inför internkontrollrapport Rapport till: Till vem rapporteras resultat av kontroller/vidtagna åtgärder? Kvalitetschef Chef för grund- skola/förskola Chef för grundskola/förskola Ekonomichef Ekonomichef

Sid 6 (12) Nettorisk Vad heter risken? Nettorisk Vad innebär risken? Kontrollmoment Typ av kontroll/åtgärd för att minska risken? Ansvarig Vem ansvarar för kontroll/ Åtgärd Frekvens Hur ofta sker kontroller? Rapporteras när: När rapporteras resultat av kontroller/vidtagna åtgärder? Rapport till: Till vem rapporteras resultat av kontroller/vidtagna åtgärder? av budgetansvariga enligt Felaktigt resultat, kontroll och ekonomiskt ansvar Felaktiga utbetalningar. Ingen kontroll av tidsplan i avsett systemstöd Kontroll att rutinen för utanordning av ersättning till Ekonomer 2 ggr/år Inför internkontrollrapport Ekonomichef Felaktigt resultat och beslutsunderlag ekonomiskt utfall. Ingen kontroll av ekonomiskt utfall. Felak- fristående huvudmän följs Kontroll att intäkter/kostnader periodiseras Ekonomer Löpande Inför internkontrollrapport Ekonomichef tiga resultat och beslut. enligt fastställd rutin för månadsbokslut Felaktigt resultat, kontroll och ekonomiskt ansvar Ingen kontroll av ekonomiskt utfall. Felak- Kontroll av inköp enligt gällande regler för investering Ekonomer 2 ggr/år Inför internkontrollrapport Ekonomichef tiga resultat och beslut. - Ramavtal - Livslängd över 3 år - Inköp över halvt basbelopp

Sid 7 (12) Nettorisk Vad heter risken? Oegentligheter och brott mot regelverk Oegentligheter och brott mot regelverk Oegentligheter och brott mot regelverk Oegentligheter och brott mot regelverk Nettorisk Vad innebär risken? Felaktig användning av representation (skattemedel) Felaktig användning av skattemedel. Inköpens syfte kan inte följas och motiveras. Felaktig användning av inköpskort. Inköpens syfte kan inte följas och motiveras. Attestreglementet följs ej. Felaktig användning av skattemedel. Inköpens syfte kan inte följas och motiveras. Kontrollmoment Typ av kontroll/åtgärd för att minska risken? Stickprovskontroll av korrekt redovisning vid representation Stickprovskontroll att syfte och deltagare anges vid utbildning, resor och logi Stickprovskontroll att gällande regler för inköpskort följs: - att attest inte sker av egna inköp, - att kvittounderlag finns bifogat Stickprovskontroll att gällande regler följs vid utanordning Ansvarig Vem ansvarar för kontroll/ Åtgärd Frekvens Hur ofta sker kontroller? Rapporteras när: När rapporteras resultat av kontroller/vidtagna åtgärder? Ekonomer 2 ggr/år Inför internkontrollrapport Ekonomer 1 ggr/år Inför internkontrollrapport Ekonomer 1 ggr/år Inför internkontrollrapport Ekonomer 1 ggr/år Inför internkontrollrapport Rapport till: Till vem rapporteras resultat av kontroller/vidtagna åtgärder? Ekonomichef Ekonomichef Ekonomichef Ekonomichef

Sid 8 (12) 3. Kommentarer och analys till respektive kontrollmoment Redovisning Kontroll enligt internkontrollplan 2013 har genomförts under året enligt nedanstående redovisning för de olika kontrollmomenten. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Kontrollera att gällande intagningsregler följs vid placering av barn Intagningsreglerna följs enligt de rutiner som är fastställda. Placeringar görs enligt de prioriteringar som är fastställda av nämnd. Processen för att åtgärda obetalda fakturor fungera enligt fastställd rutin. Säkerställa statistikrapportering avseende placering av barn Risk finns att felaktiga beslut fattas om planeringsunderlaget är bristfälligt. Rapporteringen fungerar tillfredställande. Kontrollera att tillsatta vikariat överensstämmer med efterfrågan av vikarier. Under 2013 har förändringen genomförts inom hela förskolan och påbörjats inom grundskolan. Förändringen syftar till att vikarierna på sikt ska arbeta på färre antal skolor/förskolor vilket kommer att leda till ökad kvalitet då vikarierna blir kända i verksamheten. Detta är ett utvecklingsområde som fortsätter under 2014. Efterfrågan på vikarier och tillsatta vikariat har inte uppfyllt till 100 procent. I vissa fall har skolor/förskolor tvingats till andra lösningar. Kontrollera att rutinerna följs avseende vikarieanskaffning

Sid 9 (12) Vikarieanskaffning har under 2013 decentraliserats i större utsträckning. Det har blivit färre led i rapportering av arbetad tid vilket innebär minskad risk för felaktigt utbetald lön. Rutinerna följs men antalet vikarier överensstämmer inte alltid med behovet. Fastställa rutiner för projekthantering Projekthantering fungerar enligt fastställd rutin. Kontrollera att projekt omfattar korrekt ekonomisk redovisning Under året har vissa förändringar genomförts för uppföljning av projekt. Redovisning av projekt sker enligt fastställda rutiner. Kontrollera att fördelning av arbetsmiljöuppgifter är genomförd Vid förfrågan till cheferna har endast ett fåtal meddelat att detta sker. Detta tyder på att fördelningen av arbetsuppgifter inte har genomförts alternativt att behov av ny fördelning inte är nödvändig. Kontrollera att rutiner följs vid nedläggning av verksamhet Rutinerna följs om verksamhet stängs. Under året har detta skett på någon förskola som tillfälligt lagt ned eller lagts i malpåse för kommande behov. Kontrollera att delegationsrätt efterlevs Återrapportering sker inte i samtliga fall. Detta är fortfarande ett utvecklingsområde. Ytterligare implementering kommer att ske under 2014.

Sid 10 (12) Kontrollera att rutinerna följs avseende registrering och diarieföring på förskolor och skolor Det fungerar efter den genomgång som gjordes med skolassistenter under 2012. Uppföljning av tillbudsrapportering, elever Under hösten har utbildning genomförts angående rapportering i LISA. Rapporteringen fungerar därefter på ett bra sätt. Kontrollera att rutinerna avseende klagomåls- och synpunktshantering efterlevs Rutinerna fungerar allt bättre men fortfarande krävs mer information till all personal för att det ska fungera tillfredställande. Kontroll att behörighet i Agresso stämmer med attestförteckning Behörigheten stämmer. Ändringar sker löpande om det sker personförändringar. Kontroll att rutinen för dokumenterad ekonomisk uppföljning med årsprognos sker av budgetansvariga enligt tidsplan i avsett systemstöd Fungerar enligt fastställd rutin. Kontroll att rutinen för utanordning av ersättning till fristående huvudmän följs Fungerar enligt fastställd rutin. Kontroll att intäkter/kostnader periodiseras enligt fastställd rutin för månadsbokslut

Sid 11 (12) Fungerar enligt fastställd rutin. Initialt fungerade det mindre bra under början av året men genom tydligare ansvarsfördelning rättades detta till. Byte av ekonomisystem medförde också vissa störningar i början av året. Skolskjutskostnader är det område som är svårast att periodisera. Kontroll av inköp enligt gällande regler för investering Internkontroll visar att inköp utan ramavtal uppgår till 2 755 tkr (24%). Del av dessa inköp har gjorts från underleverantör till leverantör med avtal. En del av inköpen har gjorts via en korrekt direktupphandling. Kontering på fel konto ihop med investeringsprojekt uppgår till 180 tkr (1,5%) Inköp som understiger ett halvt basbelopp eller för kort livslängd uppgår till 143 tkr (1%) Stickprovskontroll av korrekt redovisning vid representation Det är fortfarande brister i hanteringen. Bristerna gäller t ex. att ange vilka som deltagit liksom syftet med representationen. I något fall är moms felregistrerad. Byte av ekonomisystem har också bidragit till felaktigheter. Stickprovskontroll av syfte och deltagande vid utbildning, resor och logi Fortfarande är det brister i hanteringen. Bristerna gäller t ex. att bifoga deltagarförteckning liksom syftet med resan. I något fall har det skett felregistreringar. Byte av ekonomisystem kan ha bidragit till felaktigheter. Stickprovskontroll att gällande regler för inköpskort följs

Sid 12 (12) Fortfarande är det brister i hanteringen. En del beror på oklarheter pga. nytt ekonomisystem. Felaktigheterna är av följande karaktär: ingen inskanning har gjorts av deltagarförteckning, syftet framgår inte, kvitton är ej inskannade, felaktig kontering, momsen är inte justerad vid representation. Stickprovskontroll att gällande regler följs vid utanordningar Vid stickprovskontroll visar det sig att det fungerar i stort sett tillfredställande. Rättelse vid eventuella felaktigheter görs löpande.

Ärende 4 Anmälan av delegationsbeslut i utbildningsnämnden år 2014

Sid 1 (2) Dnr 188794 2014-01-13 Handläggare:Helena M Johansson Anmälan av delegationsbeslut under perioden 131130-140110 Delegationsbeslut i barn och ungdomsnämnden under perioden 131130-131231 1. Utredning av kränkande behandling eller trakasserier Tre påbörjade utredningar i grundskolan 2. Val av skola Tre elever p g a platsbrist. 3. Ordförandebeslut -Eva Levin, chef för grundskolan, har fått i uppdrag att för barn- och ungdomsnämndens räkning, besvara begäran om kompletterande yttrande till Skolinspektionen med anledning av anmälan angående kränkande behandling av elev vid Andersbergsskolan i Gävle kommun (Dnr 13BUN80-21) -Eva Levin, chef för grundskolan, har fått i uppdrag att för barn- och ungdomsnämndens räkning lämna kompletterande yttrande till Skolinspektionen över anmälan om mottagande i särskola av en elev i Gävle kommun (Dnr 13BUN105-11) Delegationsbeslut i utbildning- och arbetsmarknadsnämnden gällande gymnasieskolan under perioden 131130-131231 4. Utredning av kränkande behandling eller trakasserier Tre påbörjade utredningar i gymnasieskolan 5. Byte av studieväg Fyra elever 6. Antagning av elev i åk 1 gymnasieskolan från 1 sept En elev Gävle kommun Utbildning Gävle Box 603, 801 26 GÄVLE Besök Ruddammsgatan 27 Växel 026-17 92 00 gavle.kommun@gavle.se www.gavle.se

Sid 2 (2) 7. Förlängd studietid (gymnasieskolan) En elev Delegationsbeslut i utbildningsnämnden under perioden 140101-140110 8. Ordförandebeslut Eva Levin, chef för grundskolan, har fått i uppdrag att för utbildningsnämndens räkning, lämna kompletterande yttrande till Skolinspektionen över anmälan om skolsituation för en elev vid Andersbergsskolan (Dnr 14un19-1) - Eva Levin, chef för grundskolan, har fått i uppdrag att för utbildningsnämndens räkning, lämna yttrande till Skolinspektionen över anmälan om skolsituation för grundsärskoleelev vid Stenebergsskolan (Dnr 14UN21-1)

Ärende 5 Redovisning av anmälningsärenden i utbildningsnämnden år 2014

Sid 1 (3) Dnr 188796 2014-01-13 Handläggare:Helena M Johansson Förteckning- Anmälningsärenden inkomna/utgående 131130-140110 Anmälningsärenden inkomna/utgående till barn- och ungdomsnämnden under perioden 131130-131231 1. Rapport - Tillsynsbesök på Spunkens förskola, fristående verksamhet (Dnr 13BUN95-3) 2. Rapport - Tillsynsbesök vid Svenska kyrkans förskola Pärlan, fristående verksamhet (dnr 13BUN95-4) 3. Rapport - Tillsynsbesök vid Kardborren, fristående förskola (Dnr 13BUN95-5) 4. Rapport Tillsyn av enskild huvudman, nystartsbesök, hösten 2013(Dnr 13BUN95-6) 5. Beslut - Utökat barnantal hos Silversvedens pedagogiska omsorg (Dnr 13BUN8-8) 6. Begäran om kompletterande uppgifter från Skolinspektionen Anmälan om kränkande behandling av elev vid Andersbergsskolan (Dnr 13BUN80-20, -23) Samt Svar till Skolinspektionen i ärendet (Dnr 13BUN80-22) Samt Ny begäran om kompletterande uppgifter från Skolinspektionen (dnr 13UN80-23) 7. Beslut från Skolverket- Statsbidrag för omsorg på obekväm tid hösten 2013 (Dnr 13BUN65-6) 8. Anmälan om utökad verksamhet för kooperativet EKAn (Dnr 13BUN57-13) 9. Beslut från Skolinspektionen - Godkännande som huvudman för förskoleklass, Gävle kommun Utbildning Gävle Box 603, 801 26 GÄVLE Besök Ruddammsgatan 27 Växel 026-17 92 00 gavle.kommun@gavle.se www.gavle.se

Sid 2 (3) grundskola åk 1-9 och fritidshem i Gävle kommun, Erlaskolan (Dnr 13BUN38-8) 10. Överklagan - Beslut om behovsstyrt tillägg för elev vid Gefle Montessoriskola (Dnr 13BUN162-1) 11. Begäran om yttrande från Skolinspektionen - Anmälan om kränkande behandling för grundsärskoleelev vid Stenebergsskolan (Dnr 13BUN159-1) 12. Beslut av förvaltningschef - Placeringsområde Milbo (Dnr 13BUN157-1) 13. Prövning av överklagande från Magelungen gällande tilläggsbelopp för elev (Dnr 13BUN149-2) 14. Överklagan av beslut om avslag på begäran att lämna ut allmän handling (Dnr 13BUN121-6) samt Beslut efter prövning vid överklagan av beslut om avslag på begäran att lämna ut allmän (Dnr 13BUN121-8) 15. Beslut från Kammarrätten - Överklagan av beslut om rätt till skolskjuts för elev från Järvstabyn till Hemlingby skola (Dnr 12BUN125-12) 16. Beslut - Ansökan om tillstånd att bedriva enskild verksamhet enligt socialtjänstlagen (2001:453) SoL - Vinbärsparken HVB (Inkommet till barnoch ungdomsnämnden för kännedom) 17. Beslut i Kommunfullmäktige 2013-11-25 173 Kommunplan med årsbudget 2014 och utblick 2015-2017 18. Beslut i Kommunfullmäktige 2013-11-25 178 Kommunfullmäktiges sammanträdesdagar 2014 19. Beslut i Kommunfullmäktige 2013-11-25 180 Motion (M) Anhörig/anhörigvårdare mitt i livet 20. Beslut i Kommunfullmäktige 2013-11-25 182 Motion (S) - Volontärverksamhet i Gävle 21. Beslut i Kommunfullmäktige 2013-11-25 294 Biblioteksplan 2025 22. Beslut i Kommunstyrelsen 2013-10-10 281 - Ansökan om bidrag till projekt SAX Samverkande nätverk 23. Beslut i valberedningen 2013-12-16 Val av ledamöter och ersättare i Utbildningsnämnden och Näringslivs- och arbetsmarknadsnämnden 2014

Sid 3 (3) 24. Beslut i Kommunfullmäktige 2013-12-16 209 Reglementen Utbildningsnämnde och Näringslivs- och arbetsmarknadsnämnden, revidering av Kommunstyrelsens samt Kultur- och fritidsnämndens reglemente Anmälningsärenden inkomna/utgående till utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden gällande gymnasieskolan under perioden 131130-131231 25 a-d. Beslut från Skolinspektionen - Kvalitetsgranskning av introduktionsprogrammen i gymnasieskolan vid Polhemsskolan i Gävle kommun (Dnr 12UAN79-5, -6, - 7, -8) Anmälningsärenden inkomna/utgående till utbildningsnämnden under perioden 140101-140110 26. Komplettering till Skolinspektionen Anmälan om skolsituation för elev vid Andersbergsskolan (Dnr 14UN19-2) 27. Beslut från Skolverket - Statsbidrag för maxtaxa och kvalitetssäkrande åtgärder inom förskola, fritidshem och annan pedagogisk verksamhet år 2014 (Dnr 14UN18-2)

Ärende 6 Strategi för IT i lärandet

IT i lärandet Gävle kommun PM Strategi Till: Från: Jon-Erik Egerszegi, Anders Olsson, Frank Stoor Mats Östling Datum: 20131209 Strategi för IT i lärandet Förslag till strategi för Gävle kommuns utbildningsverksamhet Modern infrastruktur, hög tillgänglighet och hög digital kompetens är självklarheter i en framgångsrik och attraktiv förskola och skola. När IT-verktyg används för lärande, samarbete, kommunikation och administration utvecklas verksamheten mot högre måluppfyllelse. IT gör skillnad för lärandet och ger bättre möjligheter till individualisering. Ett viktigt perspektiv är att motverka skillnader mellan kulturer, kön och social bakgrund. För att genomföra strategin ställs krav på att personalen har en hög kompetens och att IT är ett naturligt redskap i all verksamhet. Strategin ställer också krav på ett tydligt ledarskap på alla nivåer, med en aktiv omvärldsbevakning så att nya tekniska möjligheter och användningsområden omsätts i vardagsarbetet. IT ger vårdnadshavare ökade möjligheter till information, delaktighet och dialog. Strategin omfattar förskola, förskoleklass, grundskola, obligatorisk särskola, gymnasieskola och gymnasiesärskola. Infrastruktur I förskolor och skolor ska tillgängligheten till IT vara god, både för personal och elever. Tillgången till nät, framför allt trådlösa nät, är avgörande för att utveckla verksamheten. Förskola och skola ska möta eleverna med de redskap de är vana vid och utifrån deras kompetens. Digital kompetens All personal ska naturligt använda IT i såväl det pedagogiska som det administrativa arbetet. Ledningen ska agera som goda förebilder och på ett sätt som stimulerar IT-användningen hos personal och elever. För att säkerställa en hög digital kompetens krävs kontinuerlig kompetensutveckling kopplad till det dagliga arbetet. Ledning inom alla verksamheter ska följa hur digitaliseringen kan ge stöd till det pedagogiska arbetet och arbeta för att nya digitala verktyg används i syfte att utveckla organisation och arbetssätt. It är ett viktigt verktyg i kvalitetsutvecklingen. Alla barn och elever har rätt att använda och utveckla sin digitala kompetens. Det är naturligt att använda it i den egna kunskapsutvecklingen. Användning av IT ska bidra till en bättre måluppfyllelse. Mats Östling Paradisvägen 12 19443 Upplands Väsby 070 685 30 26 mats.ostling@inspiteab.se

Digitalt innehåll och digitala verktyg För att utveckla arbete med IT-stöd är det nödvändigt med en hög tillgång till program, läromedel, innehåll, verktyg och andra resurser, framför allt via webben. Digitala lärresurser i form av bilder, ljud, animationer, text, video eller andra komponenter är viktiga inslag i skolans utveckling. De kan komma från företag och organisationer, men också skapas och delas av pedagoger. Samarbete och kommunikation All personal ska använda sig av digitala verktyg i arbetet och befintliga verksamhetssystem ska användas av alla. Det digitala arbetssättet ska vara en röd tråd från förskola till gymnasium. IT används för att dokumentera barns och elevers utveckling och lärande. Alla vårdnadshavare och elever ska kunna kommunicera och skaffa sig information via digitala plattformar, webbsidor och e-tjänster. Uppföljning Strategin omfattar all personal och alla barn och elever. Den ska följas upp kontinuerligt och de strategiska målen ska arbetas in i nämndens verksamhetsplan. För att ge strategin en lokal förankring ska varje förskola och skola ta fram en egen handlingsplan. Respektive enhetschef/rektor ansvarar för att årligen följa upp verksamheten gentemot strategin. Nämnden ansvarar för att ta fram relevanta indikatorer för att följa upp mot en högre måluppfyllelse. 2 Bakgrund IT-verksamheten i Gävle har genomgått stora förändringar de senaste åren, vilket har påverkat såväl IT-avdelningen som den pedagogiska verksamheten. Oklarheter kring avtal, ekonomi och leverans skapar frustration och gör att önskad utveckling går långsammare eller inte blir av. Samtidigt finns det verksamheter som utvecklas positivt och driver på användningen av IT i lärandet. Med anledning av kommande förändringar av utbildningsförvaltningarna finns det anledning att se över situationen och hitta vägar framåt. Öka användningen Ett av de viktigaste målen med det kommande arbetet är att öka användningen av IT i lärandet. Det är i sig en framgångsfaktor utan användning händer ingenting. Många av aktiviteterna bör därför inriktas på att använda IT till något, inte IT i sig. Ett viktigt inslag är att ta fram den statistik som IT har som kan spegla en ökad användning och därmed kunna identifiera flaskhalsar och mindre aktiva skolor samt att på andra sätt skapa större kunskap om hur det ser ut, vilken utrustning som finns var, hur kompetens och behov ser ut etc. Det kommungemensamma För att lyfta perspektivet och bädda för ett mer kommungemensamt tänkande kan ett antal insatser inriktas mot just läsning, digital kompetens och tillgång till IT, både lokala och centrala. Att ha ett gemensamt arbete för hela kommunen är både något som skapar gemenskap, ger stolthet och visar på seriositeten och allvaret. Det är också något som omvärlden kommer att uppmärksamma att öka stoltheten är viktigt. Övergripande handlingsplaner För att komma vidare i arbetet med såväl strategi som handlingsplaner behövs ett antal åtgärder genomföras under 2014. Lokala handlingsplaner Lokala handlingsplaner för förskolor och skolor tas fram under första delen av VT 2014. Dessa ska därefter följas upp kontinuerligt. Exempel på vad som kan ingå i en lokal handlingsplan finns under rubriken Lokala projekt

Förvaltningens handlingsplan Handlingsplan för förvaltningen tas fram under först delen av VT 2014 för att synliggöra aktuella satsningar och visa vilket stöd skolorna kan förvänta sig från förvaltningen. I denna handlingsplan ingår ett antal centrala projekt: Förbättrat läsande Ett prioriterat område handlar om att öka läs- och skrivkunnigheten i alla åldrar. Detta är ett långsiktigt arbete som bygger på lokala projekt, men som behöver koordineras och ges stöd av förvaltningen. Med hjälp av digitala verktyg och metoder kan trenden vändas och en mer modern syn på läsning kan stimuleras. Digitala resurser KLC och skolbiblioteken kan tillsammans utgöra en bra grund för en ökad tillgång till digitala resurser av olika slag. Strömmande media via KLC behöver få större spridning och användning och andra digitala resurser och läromedel kan exponeras och spridas som en del av skolbiblioteksverksamheten. Särskilt stöd Elever i behov av särskilt stöd är en grupp som kan dra fördel av digitaliseringen, men det behöver ske samordnat och med ett centralt stöd. Med ett centralt stöd kan detta vara ett prioriterat område i de lokala handlingsplanerna Utbildningsplattform Utifrån en genomgång av befintliga system skapas en karta och plan för en gemensam utbildningsplattform. Administration Ett viktigt projekt handlar om stödet för pedagogers arbete med dokumentation och administration. Det handlar dels om systemstöd och rutiner, dels om fortbildning och modeller för kontinuerlig formativ bedömning. IT-avdelningens handlingsplan IT-avdelningens handlingsplan för utbildningsverksamheten tas fram under först delen av VT 2014 för att klargöra prioriterade områden och vilket stöd skolor och förvaltning kan förvänta sig. Det finns några tydliga aktiviteter under kommande år: Applikationer Applikationsportalen har en del brister, både i processen att lägga till nya applikationer men också i användning och förvaltning. Hela processen för hur nya applikationer ska hanteras och framför allt komma i bruk behöver bli tydligare. Det är dels en teknisk fråga, men också en pedagogisk med information, fortbildning mm. Lagring, e-post Lagring och e-post för elever behöver analyseras hur ser användningen ut, vad behöver göras? Hur kan elever använda sin privata e-post? Nya funktioner Hur tillförs nya digitala verktyg och funktioner, vem avgör, hur sker kommunikationen och vem ansvarar för att de kommer till användning. ipad Med en ökad användning av ipad uppstår frågor kring itunes, appar, drift och personlig användning. Detta behöver redas ut och ges en tydlig struktur. Inloggning Profiler och långa inloggningstider måste ses över. Detta är idag det enskilt största problemet. 3

4 Aktiviteter Mötesplatser Ett antal olika mötesplatser mellan skola och teknik behöver etableras på flera nivåer. Att beskriva dessa är en del av arbetet med handlingsplanerna. Det kan handla om: Regelbundna träffar kring löpande verksamhet, både på förvaltningsnivå och på områdesnivå Inspirationsseminarier och omvärldsbevakning med både pedagogik och teknik o Arrangeras av förvaltningen löpande under året Plan tas fram under första kvartalet Gemensamma spaningar och studiebesök med redovisning o Arrangeras av förvaltning och IT-avdelning gemensamt Ingår i de träffar som sker mellan IT och förvaltning. Miniminivå Det är viktigt att definiera att vad som kommunen garanterar alla elever och vårdnadshavare. Det innebär dels en form av löfte till elever, dels ett krav på rutiner och kompetens. Det handlar om lärplattformar, kommunikationsvägar, lärresurser, kompetens och tillgång till IT. En allt viktigare fråga att ta ställning till och skapa en policy för är BYOD Bring Your Own Device. Vad händer när elever tar med sig privat utrustning till skolan och vill använda den i sitt skolarbete? Utbildningsverksamheten behöver reda ut hur detta kan ske på ett bra sätt utan att äventyra likvärdigheten genom att en policy för BYOD tas fram. Avtal och ekonomi Oklarheten kring avtal och överenskommelser skapar onödig frustration. Hur ekonomin ser ut och hanteras måste bli tydligt, liksom hur ser modellen ut och vad som ingår i leveransen från IT. Ett rimligt alternativ är att den del av kostnaden som kan betraktas som bas, som inte går att välja bort, hanteras centralt av förvaltningen. Diskussionen om vad som ska ingå kan bara hanteras via diskussion och uppföljning av central förvaltning. Det som är möjligt att styra med efterfrågan ska hanteras av skolan om det inte blir kontraproduktivt. Incitament bör finnas för att uppmuntra förskolor och skolor att ta några steg framåt. I överenskommelsen ingår hur IT kan medverka i projekt och utvecklingsarbete, i gemensamma möten och träffar. Avtalen klaras ut och informeras om under första kvartalet Kommunikation Att kommunicera förändringar och goda exempel är nödvändigt. Brist på transparens uppstår om att det inte finns bra kanaler och ett aktivt lyssnande. En tydlig och levande webb som handlar om IT är en sådan kanal att berätta om vad man gör är viktigt både internt och externt. Utbildningsplattform Fronter ser ut att utvecklas till ett bra verktyg för gymnasiet, men det behövs något liknande för förskola och grundskola. En sådan plattform kan tas fram stegvis. Det som finns i nuvarande system räcker en bit. Efter en genomgång av det som finns, och beslut om vad som ska användas och av vem (några, alla) kan en plan tas fram för vad som behöver tillföras och i vilka steg. Webben som plattform behöver redas ut, ett särskilt projekt behövs kring denna fråga, en del av dessa kan ses som lokala frågor. Styrning och ledning En styrgrupp för IT bör finnas för hela förvaltningen, och också inom de olika områdena. Ledningsgrupper och styrgrupper med kompetens är viktiga, teknik och pedagogik måste hänga ihop. IT behöver synas i kommunens skolor, rekrytering av personal och utnämning av förstelärare är några verktyg för att göra IT synligt och viktigt. Brukarundersökningar och andra liknande inventeringar behöver genomföras.

Centrala resurser Även om skolan är decentraliserad är det viktigt med ett kvalificerat centralt stöd. Det handlar dels om omvärldsbevakning, dels om stöd till skolledning och IT-pedagog/teknikstöd. Till detta kommer resurser i form av strömmande media och andra webbresurser. Att utveckla KLC till en modern och använd resurs är därför ett viktigt inslag, liksom att skapa ett digitalt skolbibliotek. Arbetet med elever i behov av särskilt stöd sker lokalt, men behöver samordnas och utvecklas med gemensamma resurser. Lokalt teknikstöd Det finns inte någon framgångsrik kommun som klarar sig utan att ha ett bra lokalt stöd för pedagoger på skolan. Det handlar till viss del om teknik, men framför allt om stöd och handledning i arbetssituationen. Detta är en avgörande men svårdefinierad roll som bäst tas fram via lokala styrgrupper i de olika områdena. Webben och resurser Påbörja snarast och aktivt förflyttningen från installerade applikationer och traditionella läromedel till resurser på webben. Det är det enda sättet att kunna hantera såväl 1-1 och BYOD samt att minska krav och belastning på datorer. Tillgång till IT Gå igenom alla skolor och upprätta en beskrivning av nuläget och en plan för hur de ska förses med trådlösa nät, projektorer/interaktiva tavlor, datorer/pekplattor, skrivare och annan teknik. I planen ingår att dels fastställa en miniminivå, dels reda ut finansiering. Detta arbete kan ske i form av att olika intressenter samlas för att systematiskt och gemensamt gå igenom varje förskola/skola/område och upprätta planen. I arbetet bör därför förvaltning, IT, fastighet och eventuellt andra aktörer vara med. Teknik Starttider Utvärdera och ta bort profiler och applikationsportal. Snabb inloggning är viktigare än många funktioner. De använder som vill kan välja till profiler och då acceptera längre tider. Ärendehantering Detta område måste utvecklas dels genom att det är viktigare att fråga hur och när den som anmäler ett ärende vill ha återkoppling (sms, telefon, mail) än att ge ett ärendenummer, dels genom att hitta enklare metoder (gärna som en app) för lokala tekniker att registrera ett nytt ärende. Ett alternativ är att alla ärenden går att följa upp på webben, även utan ärendenummer. Återkopplingen måste fungera. Trådlösa nät Vanligt förekommande synpunkter rörde de trådlösa näten. Det handlade dels om tillgång och inloggning, dels om prestanda. Det är inte rimligt att frågan om accesspunkter blir en skolledningsfråga, det motverkar hela syftet med nätet. Det finns uppenbarligen en hel del att göra för att se till att kapaciteten är tillräcklig och att underlätta för annan utrustning att ansluta. Om det är möjligt ska det vara enkelt. Molntjänster Med en ökad användning av ipad uppstår nya frågor. Utöver itunes handlar det om icloud och Dropbox. Hur kan en acceptabel användning se ut?, en inbyggd funktion som inte får användas. Finns det andra aktuella molntjänster som passar surfplattor? Utskrifter Att utskrifter trasslar för elever ansågs vanligt teknik, papper, instruktioner, olika namn är exempel på problem. Hela systemet är uppenbarligen i gungning, eleverna byter konto och inloggningar för att komma runt problemen. 5

6 Leveransen Gå igenom olika delar av IT-leveransen värdera och behåll, utveckla, driv på användning eller avveckla och ersätta eller ta bort. Systemförvaltning De system som finns för skolverksamheten behöver inventeras och ses över. När detta är gjort behöver en gemensam systemförvaltningsgrupp etableras för samtliga system. Ett område där detta kommer att bli nödvändigt inom kort är Fronter för gymnasiet. Just nu finns det stor entusiasm och driv, men om arbetet inte hålls ihop kommer olika skolor och pedagoger att göra egna val och det finns risk att projektet tappar styrfart. Det är idag ett mycket lyckat och intressant projekt, men utan tydlig styrning eller mål riskerar det att inte ge full effekt. Omvärldsbevakning För både skolor och förvaltning är en aktiv omvärldsbevakning en nödvändighet. Det handlar dels om att följa det arbete som sker på nationell nivå inom Skolverket, SPSM, Digitaliseringskommissionen, SKL mfl, dels om att delta i och ibland medverka i olika arrangemang som anordnas av andra aktörer, t.ex. DiU:s Framtidens lärande och seminarier hos SKL. Ett aktivt deltagande i VLM är ett annat sätt att knyta kontakter regionalt, hämta in erfarenheter och kompetens och att driva utvecklingsprojekt. Skolfederationen Det finns idag en nationell infrastruktur för IT i lärandet i form av en federativ inloggningslösning Skolfederationen. Det är en standardiserad lösning för att skapa single sign on för elever och pedagoger till resurser på internet. Genom att ansluta sig till federationen underlättas övergången från traditionella resurser till webbaserade. Arbetet med att utreda förutsättningar för anslutning till Skolfederationen bör starta snarast.

7 Lokala projekt Många mindre, lokala projekt med vissa gemensamma inslag - Målet är att alla ska ha göra något nytt digitalt. - Katalog med projekt, kan ge en bas för en lokal konferens HT2014 GIT Detta ger utrymme för egna lokala initiativ men också centralt initierade piloter kring 1-1, BYOD, ipads etc Kräver koordination och tydlig styrning och uppföljning, hålls ihop av en arbetsgrupp och styrgrupp. Inriktning Oavsett vägval behövs det en uttalad ambition med IT i lärandet, förslagsvis följande: - Läs- och skrivkunnighet - Tillgång till IT - Digital kompetens Exempel på projekt Testa ipad/surfplattor i olika årskurser Pliotförsök med 1-1 Testa att använda egen utrustning i skolarbetet Använda och utvärdera digitala läromedel Läsprojekt i olika åldrar Mobilt lärande Pedagogisk metodutveckling (flipped classroom, nätbaserat lärande, att skriva sig till läsning etc) Elevers lagring och e-post i molnet Webbtjänster i stället för applikationer, många försök utifrån ett gemensamt bedömningsschema. Digitala skolbibliotek Elever i behov av särskilt stöd Kommunikation med vårdnadshavare Digitala tester och prov Utveckla Fronter Byggriktlinjer behövs Digitaliseringens effekter på pedagogiken Smartboard, projektorer en lägsta kompetensnivå

Sid 1 (1) 2014-01-13 Dnr 188948 Tjänsteskrivelse Strategi för IT i lärandet Förslag till beslut Utbildningsnämnden uppdrar till Utbildning Gävle att ta fram strategi för IT i lärandet under våren 2014. Ärendebeskrivning Strategi för IT i lärandet ska tas fram för Utbildning Gävle. Ett arbetsmaterial har på uppdrag av Utbildning Gävle tagits fram av Mats Östling, Inspite:ab, strategisk utveckling. Det kommer att vara ett underlag för ett kommande strategibeslut om IT i lärandet. Beslutsunderlag Rapport från Inspite:ab, strategisk utveckling

Ärende 7 Internbudget år 2014 för utbildningsnämnden

Ärende 8 Ansökan om rätt till bidrag för utökad verksamhet för annan pedagogisk omsorg - Hajen Pajen

Sid 1 (2) Dnr 188193 2014-01-07 Handläggare:Curt-Ingvar Hamrén Anmälan om förändring - utökad verksamhet Bakgrund Barn- och ungdomsnämnden beslutade 2013-02-06 att Hajar Al-duhan har rätt till bidrag för att bedriva pedagogisk omsorg i enskild regi. Verksamheten kallas Hajen Pajen. Den är förlagd till Södra Köpmangatan 29 D i Gävle. Idag omfattar godkännande 6 platser. Anmälan om förändring Från Hajar Al-duhan har 2014-01-03 inkommit en anmälan om förändrad verksamhet. Förändringen består i en utökning från 6 platser till 10 platser (barn). För att detta ska bli möjligt krävs att ytterligare en person anställs. Verksamhetsförändringen beräknas träda i kraft den 1 augusti 2014. Synpunkter från Utbildning Gävle Den lägenhet som Hajar Al-duhan disponerar är tillräckligt stor för att kunna ta emot 10 barn. I lägenheten finns två toaletter och barnen har redan idag tillgång till båda. Nästan hela lägenhetsytan är tillgängliga för barnen. Grannar är vidtalade om en eventuell utökning av verksamheten och inga invändningar är framförda. Beredningsgruppen som består av Elisabet Marklund, kvalitetsutvecklare inom förskolan, och Curt-Ingvar Hamrén, utredare, har inget att invända emot den planerade utökningen. Gruppen rekommenderar att Hajen Pajen från den 1 augusti 2014 har rätt till bidrag för 10 barn i sin verksamhet under förutsättning att ytterligare en person anställs i verksamheten. Gävle den 7 januari 2014 Frank Stoor Förvaltningschef Utbildning Gävle Gävle kommun Utbildning Gävle Box 603, 801 26 GÄVLE Besök Ruddammsgatan 27 Växel 026-17 92 00 gavle.kommun@gavle.se www.gavle.se

Sid 2 (2)

Sid 1 (1) 2014-01-08 Dnr 188263 Tjänsteskrivelse Ansökan om rätt till bidrag för utökad verksamhet för annan pedagogisk omsorg - Hajen Pajen Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att Hajar Al-duhan, ansvarig för verksamheten Hajen Pajen, har rätt till bidrag för 10 barn från den 1 augusti 2014 under förutsättning att ytterligare en person anställs i verksamheten. Ärendebeskrivning Från Hajar Al-duhan, har inkommit med en anmälan om förändrad verksamhet i familjedaghemmet Hajen Pajen. Barn- och ungdomsnämnden beslutade 2013-02-06 att verksamheten har rätt till bidrag för 6 placerade barn. Avsikten är att utöka verksamheten från den 1 augusti 2014 med ytterligare 4 barn och att ytterligare en person skall anställas. Beslutsunderlag Skrivelse från Utbildning Gävle

Ärende 9 Ansökan om rätt till bidrag för att bedriva annan pedagogisk omsorg - Lekupptäckarna

Sid 1 (4) Dnr 188195 2014-01-07 Handläggare:Curt-Ingvar Hamrén Ansökan om rätt till bidrag för att bedriva pedagogisk omsorg i enskild regi från Sofie Sandström Inledning Sofie Sandström, Sjunde tvärgatan 54, 802 82 Gävle, ansöker om rätt till bidrag för pedagogisk omsorg i Gävle kommun. Arbetsnamn för den enskilda pedagogiska omsorgen är Lekupptäckarna Förutsättningar för rätt till kommunalt bidrag enligt Skollagen. Skollagen 25 kap. 10 Bidrag Den kommun där en enskild bedriver sådan pedagogisk omsorg som avses i 25 kap. 2 ska efter ansökan besluta att huvudmannen har rätt till bidrag om 1. huvudmannen har förutsättningar att följa de föreskrifter som gäller för motsvarande offentlig verksamhet, 2. verksamheten inte innebär påtagliga negativa följder för kommunens motsvarande verksamhet, 3. verksamheten är öppen för alla barn som en kommun ska sträva efter att erbjuda motsvarande verksamhet, med undantag för barn som hemkommunen har beslutat att inte lämna bidrag för enligt 13 andra stycket, och 4. avgifterna inte är oskäligt höga. Gävle kommun Utbildning Gävle Box 603, 801 26 GÄVLE Besök Ruddammsgatan 27 Växel 026-17 92 00 gavle.kommun@gavle.se www.gavle.se

Sid 2 (4) Skollagen 26 kap 4 En kommun har tillsyn över 1. förskola och fritidshem vars huvudman kommunen har godkänt enligt 2 kap. 7 2. pedagogisk omsorg vars huvudman kommunen har förklarat ha rätt till bidrag enligt 25 kap 10. Kommunens tillsyn enligt första stycket omfattar inte tillsyn över att bestämmelserna i 6 kap. - Åtgärder mot kränkande behandling följs. Skollagen 25 kap 13, andra stycket Hemkommunen är inte skyldig att lämna tilläggsbelopp för ett barn i behov av särskilt stöd, om betydande organisatoriska eller ekonomiska svårigheter uppstår för kommunen. Skollagen 25 kap 2 Kommunen skall sträva efter att i stället för förskola eller fritidshem erbjuda ett barn pedagogisk omsorg om barnets vårdnadshavare önskar det. Kommunen skall ta skälig hänsyn till vårdnadshavarnas önskemål om verksamhetsform. Skollagen 25 kap. 6 (utdrag) Sådan verksamhet som avses i 2 ska utformas med respekt för barnets rättigheter och i överensstämmelse med grundläggande demokratiska värderingar och de mänskliga rättigheterna som människolivets okränkbarhet, individens frihet och integritet, allas människors lika värde, jämställdhet samt solidaritet mellan människor. Var och en som verkar inom sådan verksamhet ska främja de mänskliga rättigheterna och aktivt motverka alla former av kränkande behandling. Skollagen 25 kap 7. Sådan verksamhet som avses i 25 kap 2 skall bedrivas i ändamålsenliga lokaler i grupper med lämplig sammansättning och storlek. För bedrivande av verksamheten ska det finnas personal med sådan utbildning eller erfarenhet att barnets behov av omsorg och en god pedagogisk verksamhet kan tillgodoses.

Sid 3 (4) Handläggning av ansökan En beredningsgrupp bestående av Elisabet Marklund, kvalitetsutvecklare och Curre Hamrén, utredare, har behandlat den inkomna ansökan från Sofie Sandström. Gruppen har även haft personligt samtal med Sofie Sandström. Allmänt om planerad verksamhet Vid pedagogisk omsorg är den vanligaste formen det som tidigare kallades familjedaghem. Sofie Sandström har för avsikt att starta ett enskilt drivit familjedaghem (pedagogisk omsorg). Kommentarer till ansökan Sofie Sandström har redovisat sin verksamhetsidé i sin ansökan Idén överstämmer väl med de styrdokument som finns för denna verksamhet. Öppettiderna överensstämmer med de tider som tillämpas inom kommunen men de kan också anpassas efter föräldrarnas behov. Målformulering överensstämmer med gällande styrdokument I verksamheten kommer att finnas 5-6 barn. 5-6 barn hos ytterligare en huvudman för enskild pedagogisk omsorg medför inte påtagliga negativa följder för kommunens verksamhet. Verksamheten kommer att vara lokaliserad till Sjunde tvärgatan 54, 802 82 Gävle Sofie Sandström bedriver idag pedagogisk omsorg som anställd hos företaget Wilma & Vilgot. Sofie Sandström har erfarenhet och utbildning för att bedriva pedagogisk omsorg i enskild regi. Placering av barn kommer att ske genom kommunens placeringsenhet. Verksamheten beräknas starta så snart nödvändiga beslut är fattade.

Sid 4 (4) Sammanfattning Beredningsgruppen anser att Sofie Sandström uppfyller de krav som finns enligt Skollagen och att hon kan få bidrag enligt bestämmelserna i Skollagen. Gävle den 7 januari 2014 Frank Stoor Förvaltningschef

Sid 1 (1) 2014-01-08 Dnr 188256 Tjänsteskrivelse Ansökan om rätt till bidrag för att bedriva annan pedagogisk omsorg - Lekupptäckarna Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att Sofie Sandström, Lekupptäckarna, har rätt till kommunalt bidrag för att bedriva pedagogisk omsorg i enskild regi. Ärendebeskrivning Sofie Sandström ansöker om rätt till kommunalt bidrag för att bedriva pedagogisk omsorg i enskild regi. Formen för den planerade verksamheten är familjedaghem för 5-6 barn. Sofie Sandström har både erfarenhet och utbildning för denna verksamhet. Beslutsunderlag Skrivelse från Utbildning Gävle

Ärende 10 Anmälan om utökad verksamhet från kooperativet Bilaal

Sid 1 (1) 2014-01-15 Dnr 189121 Tjänsteskrivelse Anmälan om utökad verksamhet från kooperativet Bilaal Förslag till beslut Utbildningsnämnden förslås godkänna ansökan från kooperativet Bilaal om utökad verksamhet i fritidshemmet från 22 barn till 38 barn. Godkännandet förutsätter att personal med för verksamheten erforderlig utbildning eller erfarenhet anställs. Ärendebeskrivning Barn- och ungdomsnämnden godkände 2013-09-11 ansökan från kooperativet Bilaal att bedriva fristående förskola och fristående fritidshem. Kooperativet planerar att starta sin verksamhet i slutet av januari 2014. Redan innan start har kooperativet inkommit med en ansökan om utökad verksamhet i fritidshemmet. Det har idag tillstånd att bedriva fritidshem för 22 barn. De planerar att utöka verksamheten till 38 barn. Lokalerna (f.d. Tranmursskolan)är anpassade för verksamheten och ytan är tillräckligt stor. Ansökan om utökning handlar om personalförsörjning och ekonomi. För att bedriva fritidshem skall det finnas personal med sådan utbildning eller erfarenhet att barnens behov av omsorg och god pedagogisk verksamhet kan tillgodoses. Beslutsunderlag Allmänna råd och kommentarer Kvalitet i fritidshem (Skolverkets allmänna råd:2007)

Ärende 11 Verksamhetsplan 2014-2017 för utbildningsnämnden till Kommunplan 2014 med utblick 2015-2017

Verksamhetsplan 2014-2017 Utbildningsnämnd