LINKÖPINGS UNIVERSITET BESLUT Dnr LiU 635/03-10 Förnyade ägardirektiv för Universitetsholding i Linköping AB jämte verksamhetsplan för åren 2004 2006 m m I samband med att Linköpings universitet (LiU) 1998 övertog ägaransvaret för Universitetsholding i Linköping AB beslutade universitetsstyrelsen om särskilda ägardirektiv till bolaget jämte en verksamhetsplan för tiden t o m 1999. Beslut om förnyade ägardirektiv fattades av universitetsstyrelsen i augusti 2000, vilka sedermera har förlängts till att gälla t o m den 30 juni 2003. LiU har för verksamheten i Universitetsholding sedan 1998 inte tillskjutit några egna medel. Fram till år 2000 bedrevs bolagsverksamheten med mycket begränsade personella insatser, för att därefter förstärkas med en heltidsarbetande VD. Universitetsholding har idag fem heltidsanställda personer. Omsättningen inom den samlade Universitetsholdingkoncernen har sedan 1999 ökat från 4,8 MSEK till 14,7 MSEK (verksamhetsåret 2002). Basverksamheten i Universitetsholding har sedan 2001 finansierats med ett förskotterat driftbidrag om 4 MSEK/år från Teknikbrostiftelsen. Denna finansiering upphör vid kommande årsskifte till följd av stiftelsens omstrukturerade verksamhet. Styrelsen för Universitetsholding har tillsammans med bolagets ledning analyserat bolagets situation i perspektivet av den kommande treårsperioden. I skrivelse till universitetsstyrelsen den 28 mars 2003 har Universitetsholding lämnat en närmare redogörelse dels för bakgrundsförhållanden och det utvecklingsarbete bolaget bedrivit sedan 2000, dels med avseende på förslag till verksamhetsplan för åren 2004 2006 (Bil 1). Förslaget till verksamhetsplan vilar på förutsättningen om en budgetomslutning om ca 7, 5 MSEK/år, varav Linköpings universitet föreslås avsätta ett belopp om maximalt 4 MSEK/år för grundläggande finansiering. Rektor har härutöver lämnat förslag till förnyade ägardirektiv för bolaget (Bil 2). Riksdagen har mot bakgrund av den senaste forskningspolitiska propositionen ställt sig bakom förslaget om att alla universitet och högskolor skall ha rätt att efter regeringens godkännande få bilda egna holdingbolag. Den nationella ekonomiska utvecklingen under de senaste åren har samtidigt medfört ekonomiska problem för de etablerade holdingbolagen (ursprungligen elva stycken). Detta har inte minst gällt de holdingbolag som tidigt i betydande omfattning engagerade sig som bolagsägare. Berörda lärosäten har försökt att möta den uppkomna situationen genom ekonomiska garantier, riktade uppdrag, utköp av utrustning och övertagande av personal. Lärosätena är dock förhindrade att göra formella aktieägartillskott i holdingbolagen. Universitetsholding har tidigt valt en annan inriktning på sin verksamhet, vilket återspeglas i bolagets förhållandevis försiktiga ägarengagemang i andra bolag. Universitetsholding har varit samordningsansvarig för Östergötlands tillväxtinriktade GROWLINK-projeket. Bolaget har inom denna ram också tilldelats en avgörande roll för det regionala och nationella innovationssystemet, vilket kommit till uttryck inte minst i bolagets verksamhet inåt mot universitetet med avseende på stimulans-, idésöknings- och idéutvecklingsåtgärder. I kraft av sin
LINKÖPINGS UNIVERSITET BESLUT Dnr LiU 635/03-10 ställning i gränslandet mellan universitet, regionala offentliga aktörer och privat näringsliv har Universitetsholding vidare haft en aktiv roll för nya regionala satsningar av betydelse för universitetets engagemang i exempelvis utvecklingen av livsvetenskapernas teknologier och biomedicin. Genom Universitetsholding har vidare universitetet kunnat bli delägare i tre olika forskningsinstitut, samtliga av betydelse för forskningsverksamheten inom universitetet. Universitetsstyrelsen anser vid en samlad bedömning att Universitetsholding utvecklats väl i förhållande till de ägardirektiv styrelsen lämnat sedan 1998. Det understryks inte minst av den skrivelse bolaget lämnat. Av skrivelsen framgår också vikten av att bolaget fortsätter att ges ett väl definierat verksamhetsområde för förvärvandet av egna intäkter och att universitetsstyrelsen vidhåller sin övergripande förväntan på att Universitetsholding själv kan finansiera sin verksamhet. Bolaget är dock idag en så väl etablerad aktör och tillika resurs för universitetets samverkan med det omgivande samhället att universitetet i rimlig utsträckning måste stå som garant för den etablerade verksamhetsnivån. Universitetsholding och dess dotterbolag förutsätt liksom hittills kunna åta sig uppdrag på universitetets eller dess enskilda enheters vägnar. Universitetsholdings styrelse förutsätts vidare på alla sätt försöka stärka främst de helägda dotterbolagens förmåga till effektiv verksamhet och öka dess intjänandeförmåga. Den goda resultatutvecklingen i SKILL Studentkompetens AB kan härvid tjäna som exempel. Det får vidare ankomma på rektor att bedöma om skäl kan finnas för att mot denna bakgrund ytterligare tydliggöra arbetsfördelningen mellan universitetet och Universitetsholding. Med beaktande härav bör universitetets ekonomiska garantiram kunna sättas något lägre än vad Universitetsholding föreslagit, utan att detta skall behöva ändra utformningen av verksamhetsplanen. Garantiramen skall kunna omprövas under planperioden. Universitetsstyrelsen beslutar att: 1 Fastställa förslagen till förnyade ägardirektiv respektive verksamhetsplan för Universitetsholding för åren 2004 2006. Utfallet av bolagets arbete med verksamhetsplanen skall årligen redovisas för universitetsstyrelsen. Det ankommer på rektor att tillse att detta beslut beaktas i samband med ordinarie bolagsstämma i Universitetsholding. 2 För verksamhetsåren 2004 2006 uppdra till rektor att inom en årlig ram om högst 2,5 MSEK såsom uppdragsersättning tillskjuta medel i den utsträckning driftkostnaderna i moderbolaget Universitetsholding i Linköping AB inte finansieras med koncernbidrag eller utdelning från dotter- och intressentbolag. De närmare villkoren förutsätts skriftligen regleras mellan rektor och Universitetsholding. Beslut i detta ärende har fattats av universitetsstyrelsen denna dag. I beslutet har deltagit ordföranden Hans Sandebring, universitetets rektor Bertil Andersson och övriga ledamöterna Karin Aronsson, Ann-Marie Begler, Britt-Marie Danestig, Bernt Ericson, Magnus Larsson, Lennart Ljung, Martin Ljungqvist, Alexander Presthaug, Inger Sivervik Carlsson, Olle Stendahl och Conny Öhman. Vidare har närvarit suppleanten Mary Rudner, personalföreträdarna Per Larsson och Marianne Plymoth, styrelsens sekreterare Ann-Christin Gustafsson, informationschefen Lars Holberg, universitetsdirektören Curt Karlsson samt chefsjuristen Göran Hessling, den sistnämnde föredragande. Hans Sandebring Ordförande Göran Hessling Chefsjurist
1 Förnyade ägardirektiv för Universitetsholding i Linköping AB fr o m den 1 juli 2003 1 Bakgrund Sedan 1998 företräder Linköpings universitet svenska staten som ägare av Universitetsholding i Linköping AB Regeringen beslutade den 18 december 1997 att ägaransvaret för Universitetsholding i Linköpng AB (Universitetsholding) etablerat 1995 skulle överföras från Näringsoch handelsdepartementet till Linköpings universitet fr o m den 1 januari 1998. Grundläggande och styrande dokument för Universitetsholding har varit, utöver gällande bolagsordning och de beslut som hittills fattas av bolagsstämmorna i bolaget, riksdagens ställningstaganden i vid behandlingen av de forskningspolitiska propositionerna fr o m 1993 jämte uttalanden från regeringen respektive riksrevisionsverket. Universitetsstyrelsen har vid bolagsstämmorna företrätts av rektor eller den rektor utser och beslut har fattats med ledning av de ägardirektiv som universitetsstyrelsen sedan 1998 vid flera tillfällen lagt fast för bolagets verksamhet. Bolagets drift och utveckling har generellt vilat på grundtanken att bolagsformen anses i sig skapa bättre förutsättningar för en klarare och tydligare ansvarsfördelning mellan universitetets huvuduppgifter och verksamheter som inriktas mot näringslivet. 2 Verksamhetsidé för Universitetsholding Universitetsholding skall vara en aktiv partner i utvecklingen av universitetets samverkansuppgift på ett sätt som tillför nya värden för universitetet och stärker dess renommé. Bolaget skall öka omfattningen av kommersialiseringen av universitetets forsknings- och utvecklingsresultat. Verksamhetsidén ursprungligen angiven i universitetsstyrelsens beslut den 30 september 1998 innebär att universitetet genom Universitetsholding har en självständig aktör som förväntas bidra till att: utveckla sin, studenternas och anställdas förmåga att identifiera kommersialiseringsbara forsknings- och utvecklingsprojekt och att arbeta med relevanta marknadsperspektiv, utveckla processer som stärker enskilda individers, företags, myndigheters och regionala aktörers förmåga att tillgodogöra sig och omsätta universitetets forsknings- och utvecklingsresultat i deras verksamhetsutveckling, öka omfattningen av kommersialiseringen av universitetets forsknings- och utvecklingsresultat, inom ramen för begränsade ägarandelar långsiktigt omkring tio procent av aktiekapitalet i aktuellt enskilt bolag kunna företräda universitetet som delägare i ickekommersiella bolag av betydelse för regional utveckling och tillväxt. i förekommande fall etablera företag för kommersiell exploatering av universitetets forsknings- och utvecklingsresultat eller delta som delägare i forskningsinstitut.
2 3 Särskilda ägardirektiv Det ankommer på styrelsen och verkställande direktören för Universitetsholding att bedriva arbetet i bolaget med särskilt beaktande av följande. Universitetsholding skall: med tillämpning av vid varje tidpunkt gällande verksamhetsplan utveckla bolagets arbete, inom ramen för verksamhetsidén och verksamhetsplanen kunna åta sig uppdrag från universitetet, på sätt som får regleras närmare i särskilda överenskommelser och i övrigt stödja universitetet i upprätthållandet av den affärspolicy som universitetet verkar efter, stimulera till en förbättrad resultatutveckling i Universitetsholdings dotterbolag och i övrigt bevaka att verksamheten i dotterbolag och intressebolag bedrivs på ett ändamålsenligt sätt med beaktande av verksamhetsidén och verksamhetsplanen, aktivt verka för att flera externa finansiärer kan engageras i bolagets verksamhet i övrigt vara en aktiv part i det regionala utvecklingsarbetet. I den utsträckning universitetsstyrelsen inte beslutat annat förutsätts Universitetsholding kunna finansiera bolagets totala kostnader dels med utnyttjande av de ekonomiska resultaten i dotterbolagen och de särskilda uppdrag bolaget utför, dels med ekonomiska bidrag och uppdragsintäkter från externa samarbetspartners, myndigheter eller andra. Avkastningskrav på Universitetsholding förutsätter särskilt beslut av universitetsstyrelsen och skall formellt bekräftas av bolagsstämma. Förekommande vinst för Universitetsholding skall annars konsolideras i ny räkning och användas för utvecklingen av verksamheten. Universitetsstyrelsen företräds vid bolagsstämma i Universitetsholding av rektor eller den rektor utser. 4 Instruktion för styrelsen Styrelsen ansvarar inför bolagsstämman enligt denna instruktion för att bolagets verksamhet uppfyller de krav som ställs i för bolagets verksamhet relevanta författningar samt de särskilda ägardirektiv som meddelats styrelsen av bolagsstämman. 4.1 Uppdraget 4.1.1 Styrelsen skall enligt 8 kap 3 aktiebolagslagen svara för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Styrelsen skall se till att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. Styrelsens arbete skall främst ägnas åt övergripande frågor samt åt frågor av osedvanlig beskaffenhet eller av större betydelse för bolaget. Styrelsen utser verkställande direktör (VD) och beslutar om de villkor som skall gälla för denne. Styrelsen skall med beaktande av aktiebolagslagen och denna instruktion i en särskild arbetsordning fastställa de närmare villkoren för arbetet jämte instruktion för VD. Arbetsordning och VDinstruktion skall omprövas årligen.
3 4.1.2 Styrelsen ansvarar inför bolagsstämman enligt denna instruktion för att bolagets verksamhet: uppfyller de krav som ställs i för bolagets verksamhet relevanta författningar, bolagsordningen samt de särskilda ägardirektiv som meddelats styrelsen av bolagsstämman, beaktar de överväganden, mål och riktlinjer m m som angivits i det material som omnämns under punkt 1 ovan jämte andra direktiv från regeringen. 4.1.3 Styrelsen skall årligen lämna en särskild redovisning av bolagets verksamhet till universitetsstyrelsen. Härutöver gäller att på anmodan av universitetet årligen kunna överlämna preliminärt bokslut i enlighet med de direktiv regeringen lämnar om universitetets bokslutsarbete. 4.2 Styrelsens arbete Styrelsen är bolagets högsta förvaltningsorgan under bolagsstämman. Styrelsesammanträden skall ledas av ordförande som utses av bolagsstämman. Styrelsen kan entledigas av bolagsstämman eller avgå på eget initiativ. Styrelseledamot skall under alla förhållanden ställa sin plats till förfogande det år ledamoten fyller 70 år. Styrelsen utser, anställer och entledigar VD. Ordföranden ansvarar för förhandling om lön och andra anställningsvillkor för VD. Beslut härom fattas av styrelsen. VD är föredragande och tillika sekreterare i styrelsen, om annat inte beslutas. Styrelsen skall bl a avgöra följande frågor: Upptagande av ny verksamhet eller nedläggning av bedriven verksamhet eller delar därav, i den mån beslut inte skall fattas av bolagsstämman. Styrelsen får dock uppdra till VD att bilda företag i Universitetsholdings namn med en insats om högst 300 000 kronor, Förvärv eller försäljning av företag eller delar av företag samt fusion eller annat samgående med annat företag. Styrelsen får dock uppdra till VD att besluta om sådana åtgärder inom en ram motsvarande högst 20 procent av antalet aktier/andelar eller 300 000 kronor, Upptagande av lån och ställande av säkerhet. Utlåning till dotterbolag, Styrelsen får dock uppdra till VD att besluta om utlåning inom en beloppsram om högst 300 000 kronor, Ingående av avtal med en löptid överstigande två år eller med ett värde överstigande 300 000 kronor, Avyttring av patent, annan immateriell rättighet eller av fast egendom, Förlikning av tvist som kan beräknas belasta bolagets resultat med mer än 300 000 kronor eller befaras påverka bolagets eller universitetets anseende negativt, Antagande av budget, Investeringsbeslut som inte är upptagna i budget, Igångsättande av projekt till en beräknad kostnad överstigande 300 000 kronor eller som kan beräknas ta mer än två år att slutföra, Fastställande av långsiktiga mål och planer för bolaget, Organisatoriska förändringar inom bolaget såsom mer omfattande nyanställning eller avveckling av personal, större systemförändringar och andra organisatoriska förändringar av principiell betydelse för bolaget
4 4.3 Styrelsens sammanträden Sammanträden skall hållas i enlighet med den arbetsordning styrelsen fastställer Allt som förevarit under styrelsesammanträde inklusive protokoll omfattas av tystnadsplikt och är sekretessbelagt. 5 Avslutning Dessa ägardirektiv ersätter i alla delar tidigare gällande ägardirektiv och skall införas i universitetets lokala regelsamling.