Idrotts- och fritidsnämndens delegeringsordning med arbetsinstruktion och särskilt arbetsmiljödokument Gäller från 7 januari 2015 Senast reviderad 2016-01-20 Beslutad 2015-01-07
INNEHÅLLSFÖRTECKNING, 01 Ärende Sid 01. Innehållsförteckning 2 02. Principer för beslut med stöd av delegeringsbestämmelser 3-5 03. Förteckning över ärenden där anställd har beslutanderätten 6-8 04. Personalärenden 6 05. Ekonomiärenden 6 06. Övriga administrativa ärenden 7-8 07. Personuppgiftslagen 8 09. Idrotts- och fritidsnämndens arbetsinstruktion 9-11 09. Ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter 12-14 2
PRINCIPER FÖR BESLUT MED STÖD AV DELEGERINGSBESTÄMMELSER, 02 Innebörd Att fatta beslut med stöd av delegeringsbestämmelser innebär att besluta på nämndens eller styrelsens vägnar. Ärendet är därmed avgjort och kan endast ändras av högre instans efter överklagande i lagstadgad ordning. Överordnad eller nämnd kan alltså inte ändra delegerat beslut som fattats av delegat. Rätten för viss befattning att fatta beslut med stöd av delegeringsbestämmelser omfattar även förordnad vikarie. Har vikarie inte förordnats och kan beslutet inte utan olägenheter avvaktas har närmast överordnad rätt att fatta beslutet i stället för ordinarie delegat. Anmälan Enligt kommunallagen skall beslut som fattas med stöd av uppdrag anmälas till den nämnd eller styrelse som delegerat beslutanderätten. Anmälan har registrerings-, informations- och kontrollsyfte. Genom anmälan i nämndens eller styrelsens protokoll kan tidsfristen för överklagande med kommunalbesvär börja löpa. (Utgångspunkt är dagen då bevis om protokollets justering anslogs på kommunens officiella anslagstavla.) Anmälan kan göras på följande sätt Särskilt protokoll Beslutsförteckning Skrivelse Utskrift från dator Prestations/kostnadsrapport Vidaredelegering Nämndens eller styrelsens uppdrag till utbildningsdirektör att fatta beslut kan kompletteras med en rätt för utbildningsdirektören att i sin tur överlåta uppdraget till annan anställd. Beslut efter vidaredelegering skall anmälas till utbildningsdirektören. Nämnden eller styrelsen bestämmer själv om utbildningsdirektören skall vidareanmäla besluten till nämnden. Observera att rätt att besluta om vidaredelegering endast kan ges till anställd med utbildningsdirektörs ställning, normalt endast till en person inom nämndens eller styrelsens verksamhetsområde. Förbud mot delegering I principiella ärenden får beslutanderätten inte delegeras, nämligen 3
1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, 2. framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, 3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, och 4. vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. Begränsningar i övrigt Om kommunfullmäktige, nämnden eller styrelsen fattat beslut om riktlinjer för verksamheten skall dessa iakttas. Delegaten skall förvissa sig om att erforderliga anslag finns för de kostnader som kan föranledas av beslutet. Vid beslut som innebär myndighetsutövning mot enskild gäller regler enligt lagar och förordningar. Handläggningen Delegat skall bevaka att ett allsidigt beslutsunderlag tas fram. Vid behov skall samråd ske med verksamhetsansvarig. Delegaten får varken handlägga eller besluta i ärende där han/hon är jävig. Ärendet skall behandlas i ett sammanhang; d v s en uppdelning i delbeslut av ett ärende t ex i syfte att kringgå gällande bestämmelser får inte förekomma. Gränsdragning mellan beslut och verkställighet Nämnd eller styrelse avgör ärenden genom att fatta beslut. Fattade beslut verkställs av tjänstemän inom nämndens eller styrelsens förvaltning. Verkställandet kan innefatta olika moment. Mellan de anställda råder viss arbetsfördelning. I ärenden där nämnden eller styrelsen delegerat beslutanderätten kan det vara samma tjänsteman som fattar beslutet och verkställer det. Gränsdragningen mellan beslut och verkställighet är svår att göra och det går inte att med stöd av kommunallagen dra någon exakt gräns. Kännetecknande för ett beslut är att beslutsfattaren måste göra vissa överväganden och bedömningar samt att enskild kan ha intresse av att överklaga beslutet till högre instans. Verkställighet innebär tillämpning/genomförande av ett tidigare fattat beslut. Det finns inte någon enskild person som har intresse av att överklaga. Särskilt vid målstyrning råder stor frihet för tjänstemännen att avgöra hur beslutet skall verkställas. Åtgärder av vardaglig karaktär som behövs för att verksamheten skall kunna bedrivas hänförs till verkställighet. Arbetsfördelning mellan tjänstemännen styrs av organisation och tjänsteställning. Med viss befattning är ofta knutet budgetansvar för viss verksamhet. Exempel på verkställighet är: 4
avrop av varor/tjänster enligt ramavtal direkttupphandling av varor/tjänster för mindre belopp avgiftsdebitering enligt taxa tilldelning av barnomsorgsplats enligt klar turordningsprincip beviljande av normal semesterledighet deltagande i enstaka kurser och konferenser Verkställighet skall inte anmälas. Vad som kan hänföras till beslut framgår av följande delegeringsordning. Observera att beslut som fattas med stöd av dessa delegeringsbestämmelser ska omgående anmälas till idrotts- och fritidsnämnden. Idrotts- och fritidsnämndens arbetsinstruktion I idrotts- och fritidsnämndens arbetsinstruktion finns instruktioner för befattningshavare inom idrotts- och fritidsnämndens och dess förvaltning. Instruktionerna som är ett komplement till delegeringsordningen, redogör för vilka ansvarsområden som åligger olika befattningshavare samt i viss mån även omfattningen av ansvaret. Attestreglementet Beslutanderätt på delegation skall inte förväxlas med attesträtt. Attest innebär kontroll av ekonomiska transaktioner och attesträtt är en behörighet att belasta viss verksamhet med kostnader eller utgifter. Regler om attesträtt finns i attestreglementet för Helsingborgs stad. I attestreglementet anges hur attestering ska gå till. Vem som har attesträtt bestäms utifrån den attestberättigades arbetsuppgifter och organisatoriska tillhörighet. 5
FÖRTECKNING ÖVER ÄRENDEN DÄR ANSTÄLLD HAR BESLUTANDERÄTTEN PERSONALÄRENDEN, 04 Ärendegrupp Ärende Lagrum Delegat Kommentar 01 Beslut om avsked eller uppsägning av annan anställd än utbildningsdirektör samt överenskommelse i samband därmed 02 Beslut om överenskommelse om avgångsvederlag, som ej avser utbildningsdirektör eller dennes ställföreträdare 03 Beslut om deltagande i internationella konferenser, möten samt beslut om utrikes resor för nämndsledamöter (ej Danmark) 04 Beslut om deltagande i nationella kurser och konferenser för nämndsledamöter Utbildningsdirektör Utbildningsdirektör Se kommunstyrelsens delegeringsordning Ordföranden Vice ordföranden för ordföranden EKONOMIÄRENDEN, 05 Ärendegrupp Ärende Lagrum Delegat Kommentar 01 Beslut om ej normerade bidrag till organisationer Fritidschef 02 Beslut om att för varje kalenderår utse beslutsattestanter och ersättare för dessa för vart och ett av de av nämnden använda kontona och att beslutsattestant ansvarar för att de kontroller som anges i 2 i kommunens attest/utanordningsreglemente utföres Utbildningsdirektör 6
ÖVRIGA ADMINISTRATIVA ÄRENDEN, 06 Ärendegrupp Ärende Lagrum Delegat Kommentar 01 Beslut om att utfärda fullmakt att företräda nämnden och föra dess talan vid domstol och andra myndigheter eller vid förrättningar av olika slag Utbildningsdirekt ör 02 Beslut om framställning till statliga och kommunala myndigheter, dock ej framställning till kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen Utbildningsdirekt ör 03 Beslut om att avslå utlämnande av allmän handling när myndighetens beslut krävs i ärenden på - verksamhetsnivå - förvaltnings/ nämndsnivå Tryckfrihetsförordningen 2 kap. 14, Offentlighetsoch sekretesslagen Fritidschef* Nämndsekreterare ** *Vid förfall tas beslut av nämndsekret erare, vid även nämndsekret erares förfall tas beslut av förvaltnings chef eller biträdande förvaltnings chef 04 Beslut i ärenden enligt lotterilagen Handläggare lotteriärenden ** Vid förfall tas beslut av förvaltnings chef eller biträdande förvaltnings chef 05 Beslut om att överklaga Förvaltningsrättens och Kammarrättens beslut samt begäran om inhibition 06 Yttrande till Förvaltningsrätten och Kammarrätten vid överklagande av delegeringsbeslut 1. Ordföranden 2. Vice ordföranden Beslutsfattaren 7
07 Beslut på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens beslut inte kan avvaktas. Sådana beslut skall anmälas vid nämndens nästa sammanträde Kommunallagen 6 kap. 36 1. Ordföranden 2. Vice ordföranden PERSONUPPGIFTSLAGEN (PuL), 07 Ärende- Ärende Lagrum Delegat Kommentar grupp 01 Beslut om att ej lämna ut information till den registrerade Personuppgiftslagen 27 1988:204) Utbildningsdirektör Vidaredelegering ej tillåten 8
Idrotts- och fritidsnämndens arbetsinstruktion, 08 Antagen av idrotts- och fritidsnämnden 23 augusti 2011. Idrotts- och fritidsnämndens arbetsinstruktion är ett komplement till idrotts- och fritidsnämndens delegeringsordning och anger vem som har ansvar för olika områden inom idrotts- och fritidsnämnden och dess förvaltning. Delegeringsordningen reglerar beslutanderätt medan denna arbetsinstruktion redogör för vilka ansvarsområden som åligger olika befattningshavare samt i viss mån även omfattningen av ansvaret. De åtgärder som vidtas i enlighet med denna instruktion är inga beslut utan betraktas som löpande förvaltningsåtgärder. Således ska åtgärderna inte anmälas. Arbetsinstruktionen är inte uttömmande. För att se till att denna arbetsinstruktion är uppdaterad och stämmer överens med idrotts- och fritidsnämndens organisation skall revidering och översyn av detta dokument ske vart fjärde år eller när så erfordras. Instruktion för Idrotts- och fritidsnämndens ordförande Idrotts- och fritidsnämndens ordförande ansvarar för följande: 1. Beslut och ansvar för lokal miljö enligt särskild bilaga Instruktion för utbildningsdirektören och i dennes frånvaro biträdande förvaltningschefen Utbildningsdirektören ansvarar för följande: 1. Upphandling samt ingående av avtal om arbeten, samarbeten, varor och tjänster inom skol- och fritidsförvaltningen upp till 15 prisbasbelopp. 2. Ingående av hyresavtal inom ramen för skol- och fritidsförvaltningens verksamhet och fastställd budget. 3. Ingående av nya anställningsavtal eller förlängning av tidigare anställningsavtal gällande skol- och fritidsförvaltningens biträdande förvaltningschef och förvaltningskontorets avdelningschefer efter hörande av nämndens ordförande och vice ordförande, samt utövande av chefskap över biträdande förvaltningschef och förvaltningskontorets avdelningschefer och därmed sammanhängande frågor. Anställningsbeslut ska anmälas till nämnden. 4. Anställningsbeslut och övriga personalfrågor inom skol- och fritidsförvaltningen som ej ankommer på annan enligt denna instruktion. Anställningsbeslut ska anmälas till nämnden. 5. Individuell lönesättning med anledning av förändrade eller nya arbetsuppgifter utanför ramen för löneöversynsförhandlingar. 6. Vidtagande av disciplinära åtgärder enligt AB. 7. Beviljande av arbetstagares deltagande i internationella kurser, konferenser och möten samt beslut om utrikes resor för samtliga tjänstemän. 8. Skadestånds- och ersättningsärenden upp till fyra prisbasbelopp inom ramen för förvaltningens verksamhet. 9. Annonsering och reklam för staden inom skol- och fritidsförvaltningens verksamhetsområde. 10. Att behandlingar av personuppgifter som genomförs i förvaltningen sker i överensstämmelse med personuppgiftslagen och andra föreskrifter. 11. Att förvaltningens verksamhet följer stadens policys, riktlinjer och regler. 12. Fördelning av disponibel avkastning från vissa fonder som tilldelats av Ks. 13. Övergripande systematiskt arbetsmiljöarbete, enligt särskild bilaga 9
Instruktion för avdelningschefer Avdelningschefer inom skol- och fritidsförvaltningen ansvarar för följande: 1. Upphandling samt ingående av avtal om arbeten, samarbeten, varor och tjänster inom avdelningen upp till 10 prisbasbelopp. 2. Anställningar och övriga löpande personalfrågor inom avdelningen. Anställningsbeslut ska anmälas till nämnden. 3. Avdelningens medarbetares deltagande i kurser eller konferenser mm inom Sverige och Danmark inom för avdelningen fastställd budget. 4. Att avdelningens verksamhet följer stadens policys, riktlinjer och regler. 5. Inom avdelningen bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete, enligt särskild bilaga. Instruktion för Chefen för fritid Utöver det ansvar som åligger chefen för fritid i dennes egenskap av avdelningschef, ansvarar chefen för fritid för följande: 1. Fastställande av tider för olika institutioners öppethållande enligt riktlinjer. 2. Tilldelning av arrangemangsstöd, elitstödsbidrag samt medel mot segregation enligt kriterier och riktlinjer. Instruktion för chefen för administration, juridik och kommunikation Utöver det ansvar som åligger chefen för administration, juridik och extern verksamhet i dennes egenskap av avdelningschef, ansvarar chefen för administration, juridik och extern verksamhet för följande: 1. Tecknande av uppdragsbekräftelser och beställningar till fastighetsförvaltningen angående investeringar inom ramen för skol- och fritidsförvaltningens verksamhet och fastställd budget. 2. Lämnande av tillstånd att använda SFF:s eller Fritid Helsingborgs logotyp utanför vår egen verksamhet. Instruktion för ekonomichefen Utöver det ansvar som åligger ekonomichefen i dennes egenskap av avdelningschef, ansvarar ekonomichefen för följande: 1. Avskrivning/nedskrivning av fordran och antagande av ackord. 2. Ansökan om betalningsföreläggande vid Kronofogdemyndighet avseende obetalda fordringar. Instruktion för enhetschefer inom fritid Enhetschefer inom fritid inom skol- och fritidsförvaltningen ansvarar för följande: 1. Upphandling samt ingående av avtal om arbeten, samarbeten, varor och tjänster inom fritidsområdet upp till 5 prisbasbelopp. 2. Anställningar och övriga löpande personalfrågor inom fritidsområdet. Anställningsbeslut ska anmälas till nämnden. 3. Fritidsområdets personals deltagande i kurser och konferenser mm inom Sverige och Danmark, inom för fritidsområdet fastställd budet. 4. Att fritidsområdets verksamhet följer stadens policys, riktlinjer och regler. 10
5. Inom fritidsområdet bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete, enligt särskild bilaga. Instruktion för förvaltningsjurist Förvaltningsjurist ansvarar för följande: 1. Mottagande av delgivning på nämndens vägnar. Instruktion för nämndsekreterare Nämndsekreterare ansvarar för följande: 1. Öppning av anbud vid upphandling enligt 7 9 kap lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Instruktion för projektansvariga Projektansvariga inom skol- och fritidsförvaltningens avdelningar ansvarar för följande: 1. Upphandling samt ingående av avtal om arbeten, samarbeten, varor och tjänster inom projektets budget upp till 2,5 prisbasbelopp. 11
SÄRSKILT DOKUMENT, 09 Skol- och fritidsförvaltningen, Idrotts- och fritidsnämnden, 21 sep 2014 Ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter Ansvar Huvudregeln är att högsta ledningen, Kommunfullmäktige, har arbetsmiljöansvaret. Kommunfullmäktige ska försäkra sig om att verksamheters arbetsmiljöförhållanden fungerar tillfredställande samt är skyldiga att ingripa om något inte fungerar. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter är en metod för att sprida arbetsmiljöuppgifter i organisationen. Varje person som fått arbetsmiljöuppgifter fördelade till sig har ansvar för att dessa genomförs. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Fördelningen bygger på att chefen har befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens inom det systematiska arbetsmiljöarbetet. Alla måste veta vem som ska göra vad på arbetsplatsen, när det gäller de arbetsuppgifter som finns i hälso- och arbetsmiljöarbetet. Det är en grundförutsättning för framgång när det gäller att skapa en bra hälsa och en sund och säker arbetsmiljö. Fördelningen av arbetsmiljöuppgifter görs skriftligen uppifrån och ner i stadens organisation, det vill säga från överordnad till underordnad chef. Den närmaste chefen kan även fördela konkreta uppgifter till medarbetare. En skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter kan göras till medarbetare som har speciellt komplex arbetsmiljö; exempelvis kemilärare, idrottslärare och slöjdlärare. Chefer som får arbetsmiljöuppgifter ska ha: befogenheter att fatta beslut och vidta åtgärder en egen rimlig arbetssituation kunskap och kompetens kring: - arbetsmiljölagstiftning, exempelvis systematiskt arbetsmiljöarbete 2001:01 - de fysiska, psykiska och sociala förhållanden som finns på arbetsplatsen som kan innebära ohälsa eller olycksfall - hur man åtgärdar brister i arbetsmiljön och främjar hälsa samt förebygger ohälsa och olycksfall resurser i form av medarbetare, utrustning/hjälpmedel, lokaler, stöd från personer internt och externt vid behov Chefer och medarbetare med arbetsmiljöuppgifter behöver få feedback i dialog med sin chef kring fördelningen av arbetsmiljöuppgifter. Denna uppföljning kan göras enligt rutin för medarbetarsamtal. Är du osäker på dina kunskaper inom arbetsmiljö kan du göra en självskattning inom arbetsmiljö- och rehabiliteringsområdet. 12
Arbetsmiljöuppgifter: vem har ansvar för vilka uppgifter? Fördelning från nämnd till förvaltningschef innebär att förvaltningschefen ska: A. organisera arbetsmiljöarbetet på förvaltningen vad avser planering, ledning och uppföljning B. i lednings- och samverkansgrupp följa upp arbetsmiljöarbetet på förvaltningen minst en gång per år. Uppföljningen ska avse sammanställning av arbetsskador, sjukfrånvaro, rehabilitering och företagshälsovårdens rapportering C. se till att fördelningen kontinuerligt följs upp och vid behov revideras, att uppgifter är fördelade på tillräckligt många chefer och att de fördelas på personer eller funktioner - inte på en grupp D. se till att åtgärda brister i arbetsmiljön där fördelningen inte har skett till annan chef E. skriftligt returnera/återlämna arbetsmiljöuppgifter till nämnd/styrelse när kunskaper, resurser eller befogenheter inte räcker till Fördelning från överordnad chef till underordnad chef innebär att underordnad chef ska: A. arbeta i enlighet med stadens riktlinjer och förvaltningens rutiner för att skapa en god arbetsmiljö B. informera medarbetare om gällande lagar, förordningar, instruktioner och skyddsutrustningar som gäller på arbetsplatsen C. vidta och dokumentera åtgärder vid arbetsskador och tillbud i LISA D. anmäla allvarliga olyckor och tillbud skyndsamt till Arbetsmiljöverket E. genomföra riskbedömningar av verksamheten kontinuerligt, när ändringar i verksamheten planeras och vid plötsliga situationer F. genomföra åtgärder och upprätta handlingsplaner i samband med riskbedömning G. samverka med berörda medarbetare om arbetsmiljöfrågor H. vidta och dokumentera rehabiliteringsaktiviteter i Adato I. vidta och dokumentera arbetsmiljörond J. fördela arbetsmiljöuppgifter till medarbetare med speciellt komplex arbetsmiljö K. följa upp statistik över arbetsskador, sjukfrånvaro, rehabilitering och företagshälsovårdens rapportering i samverkan L. skriftligt returnera/återlämna uppgifter till närmsta chef när kunskaper och kompetens, resurser eller befogenheter inte räcker till Chefer som fördelas arbetsmiljöuppgifter får behörigheter till följande system: Adato systemstöd för dokumentation av förebyggande insatser och rehabilitering samt LISA systemstöd för uppföljning av arbetsskador och tillbud. 13
Undertecknande av fördelning av arbetsmiljöuppgifter Fördelning görs av: Namn Förvaltning/Arbetsplats Befattning Underskrift/datum Fördelning görs till: Namn Ansvarig för verksamhet/arbetsplats Personnummer Telefon Befattning Användar-ID From Tom/Tillsvidare Förtydligande om avsteg från uppgifterna Underskrift/datum Namn på ersättare (vid sjukdom, semester, ledighet är närmaste chef eller tillförordnad chef) Fördelningen av arbetsmiljöuppgifter skrivs ut, undertecknas, kopieras och originalet läggs därefter i personalakten. Kopia skickas till HR-funktionen hos respektive förvaltning för uppdatering av förteckning som årligen följs upp i respektive nämnd/styrelse. Sekretess Uppgifter i HR- systemen kan omfattas av sekretess. Man får inte röja eller olovligen utnyttja en sekretessbelagd uppgift. Returnering/återlämning av arbetsmiljöuppgift som inte kan åtgärdas/hanteras Innan returnering/återlämning görs bör dialog med närmaste chef föras. Uppgift som returneras/återlämnas Returnerande chef - Underskrift/datum Mottagande chef av returneringen - Underskrift/datum 14