Kommunstyrelsens arbetsinstruktion

Transkript

1 SID 1(7) Kommunstyrelsens arbetsinstruktion Kontaktcenter Postadress Helsingborg Växel

2 SID 2(7) Innehållsförteckning 1 Inledning Kommunstyrelsens arbetsinstruktion Instruktion för kommunstyrelsens ordförande Instruktion för stadsdirektören Instruktion för förvaltningschefen Instruktion för avdelningschefer och projektchefer Instruktion för kommunikationsdirektören Instruktion för utvecklingsdirektören Instruktion för HR-direktören Instruktion för ekonomidirektören Instruktion för chefen för mark- och exploateringsenheten Instruktion för enhetschefer Instruktion för sekretariatschefen för Familjen Helsingborg Instruktion för markingenjör och exploateringsingenjör Instruktion för stadsjurist...7 Beslutat av: Kommunstyrelsen Datum: 2 mars Reviderad: 8 april , 6 april Dokumentet gäller för: Kommunstyrelsen

3 SID 3(7) 1 Inledning Kommunstyrelsens arbetsinstruktion är ett komplement till kommunstyrelsens delegeringsordning och anger vem som har ansvar för olika områden inom kommunstyrelsen och dess förvaltning. Arbetsinstruktionen redogör för vilka ansvarsområden som åligger olika befattningshavare samt i viss mån även omfattningen av ansvaret. De åtgärder som vidtas i enlighet med denna instruktion betraktas som löpande förvaltningsåtgärder. Åtgärderna ska inte anmälas. Arbetsinstruktionen är inte uttömmande. För att se till att denna arbetsinstruktion är uppdaterad och stämmer överens med kommunstyrelsens organisation skall revidering och översyn av detta dokument ske vart fjärde år eller när det behövs. 2 Kommunstyrelsens arbetsinstruktion 2.1 Instruktion för kommunstyrelsens ordförande Kommunstyrelsens ordförande ansvarar för följande: 1. Utfärdande av företagskort med staden som betalningsansvarig till kommunalråd, kommunfullmäktiges presidium, nämnds- och styrelsepresidier och stadsdirektör. 2. Tolkning av bestämmelser om ersättning till kommunalt förtroendevalda. 3. Undertecknande av köpeavtal och köpekontrakt vid köp och försäljningar av fast egendom med kontrasignering av chefen för mark- och exploateringsenheten. 2.2 Instruktion för stadsdirektören Stadsdirektören ansvarar för följande: 1. Hantering av stadens strategiska frågor. 2. Utövande av chefskap över stadens förvaltningschefer och därmed sammanhängande frågor såsom exempelvis beviljande av ledighet, beslutsattestering av fakturor m.m. 3. Utfärdande av företagskort med staden som betalningsansvarig till ledande tjänstemän samt andra medarbetare i staden om så behövs. 4. Utfärdande av betalkort med privat betalningsansvar. Stadsdirektörens ansvar inom finansverksamheten finns angivet i Finansiella riktlinjer för Helsingborgs stad och Helsingborgs stads förvaltning AB samt i Placeringsriktlinjer för Helsingborgs stads stiftelse och donationsförvaltning.

4 SID 4(7) 2.3 Instruktion för förvaltningschefen Förvaltningschefen ansvarar för följande: 1. Upphandling av varor och tjänster inom för stadsledningsförvaltningen fastställd bud-get. 2. Ingående av avtal inom ramen för stadsledningsförvaltningens verksamhet och fast-ställd budget. 3. Ingående av nya anställningsavtal eller förlängning av tidigare anställningsavtal gällande avdelningschefer samt utövande av chefskap över avdelningschefer och därmed sammanhängande frågor. 4. Anställningsbeslut och övriga personalfrågor inom stadsledningsförvaltningen inklusive lönesättning utanför löneöversyn, som inte ankommer på annan enligt denna instruktion. 5. Vidtagande av disciplinära åtgärder enligt AB. 6. Beviljande av arbetstagares deltagande i internationella kurser, konferenser och möten samt beslut om utrikes resor för samtliga tjänstemän inom stadsledningsförvaltningen. 7. Annonsering och reklam för staden inom stadsledningsförvaltningens verksamhetsområde. 8. Att behandlingar av personuppgifter som genomförs i förvaltningen sker i överensstämmelse med personuppgiftslagen och andra föreskrifter. 9. Att förvaltningens verksamhet följer stadens policys, riktlinjer och regler. 10. Övergripande systematiskt arbetsmiljö- och brandskyddsarbete, innefattande: Kontroll av att tillämpliga föreskrifter efterlevs. Kontroll av att skyddsutrustning används. Kontroll av att arbetsmiljölag och arbetstidslag efterlevs. Kontroll av att samverkansprocessen efterlevs att säkra samverkansprocessen.

5 SID 5(7) 2.4 Instruktion för avdelningschefer och projektchefer Avdelningschefer och projektchefer inom stadsledningsförvaltningen ansvarar för följande: 1. Upphandling av varor och tjänster inom för avdelningen/projektet fastställd budget. 2. Ingående av avtal inom ramen för avdelningens/projektets verksamhet och fastställd budget. 3. Anställningar och övriga löpande personalfrågor inom avdelningen/projektet. 4. Enhetschefers deltagande i kurser eller konferenser mm inom Sverige och Danmark inom för avdelningen fastställd budget. Vad gäller projektchef beslutar denne om samtliga arbetstagares deltagande i kurser och konferenser inom Sverige och Danmark, inom för projektet fastställd budget. 5. Skadestånds- och ersättningsärenden upp till fyra prisbasbelopp inom ramen för avdelningens/projektets verksamhet. 6. Annonsering och reklam för staden inom respektive avdelnings/projekts verksamhetsområde. 7. Att avdelningens/projektets verksamhet följer stadens policys, riktlinjer och regler. 8. Inom avdelningen/projektet bedriva systematiskt arbetsmiljö- och brandskyddsarbete, innefattande: Kontroll av att tillämpliga föreskrifter efterlevs. Kontroll av att skyddsutrustning används. Kontroll av att arbetsmiljölag och arbetstidslag efterlevs. Kontroll av att samverkansprocessen efterlevs att säkra samverkansprocessen. 2.5 Instruktion för kommunikationsdirektören Utöver det ansvar som åligger kommunikationsdirektören i egenskap av avdelningschef, an-svarar kommunikationsdirektören för följande: 1. Lämnande av tillstånd att använda stadsvapnet. 2. Godkännande av avsteg från varumärkesplattform och grafiskt profilprogram.

6 SID 6(7) 2.6 Instruktion för utvecklingsdirektören Utöver det ansvar som åligger utvecklingsdirektören i egenskap som avdelningschef, ansvarar utvecklingsdirektören för följande: 1. Initiera upphandling av konsulttjänster upp till kr inom ramen för mark- och exploateringsenhetens verksamhet och budget, dock ej avseende förvärv eller försäljning av fastighet. 2.7 Instruktion för HR-direktören Utöver det ansvar som åligger HR-direktören i egenskap av avdelningschef, ansvarar HR-direktören för följande: 1. Individuella pensionsärenden. 2. Avskrivning av anställds löneskuld i de fall utmätningsbara tillgångar saknas. 2.8 Instruktion för ekonomidirektören Utöver det ansvar som åligger ekonomidirektören i egenskap av avdelningschef, är ekonomi-direktörens ansvar inom finansverksamheten angivet i Finansiella riktlinjer för Helsingborgs stad och Helsingborgs stads förvaltning AB samt i Placeringsriktlinjer för Helsingborgs stads stiftelse och donationsförvaltning. Vidare ansvarar ekonomidirektören för: 1. Placering av överskottslikviditet i enlighet med av finansutskottet beslutad placerings-strategi. 2. Placeringar avseende kapitalförvaltning i enlighet med placeringsriktlinjer för Helsingborgs stads stiftelse och donationsförvaltning. 3. Upptagande av lån i enlighet med den av finansutskottet beslutade strategin för upplåning. 4. Utlåning eller ställande av borgen i enlighet med de av kommunstyrelsen beslutade ramarna och i enlighet med Finansiella riktlinjer för Helsingborgs stad och Helsing-borgs stads förvaltning AB. 2.9 Instruktion för chefen för mark- och exploateringsenheten Utöver det ansvar som åligger chefen för mark- och exploateringsenheten i egenskap av en-hetschef ansvarar chefen för mark- och exploateringsenheten för följande: 1. Undertecknande av köpeavtal vid köp och försäljning av fast egendom med kontrasignering av kommunstyrelsens ordförande, eller vid förfall för denne kommunstyrelsens vice ordförande. 2. Undertecknande av köpehandlingar vid försäljning av villatomter. 3. Utfärdande av köpebrev vid kommunens försäljning av fast egendom.

7 SID 7(7) 2.10 Instruktion för enhetschefer Enhetschefer inom stadsledningsförvaltningen ansvarar för följande: 1. Upphandling av varor och tjänster inom för enheten fastställd budget. 2. Ingående av avtal inom ramen för enhetens verksamhet och fastställd budget. 3. Löpande personalfrågor inom enheten. 4. Beslut om medarbetares deltagande i kurser och konferenser mm inom Sverige och Danmark, inom för enheten fastställd budget. 5. Inom enheten bedriva systematiskt arbetsmiljö- och brandskyddsarbete, innefattande: Kontroll av att tillämpliga föreskrifter efterlevs. Kontroll av att skyddsutrustning används. Kontroll av att arbetsmiljölag och arbetstidslag efterlevs. Kontroll av att samverkansprocessen efterlevs att säkra samverkansprocessen Instruktion för sekretariatschefen för Familjen Helsingborg Sekretariatschefen för Familjen Helsingborg ansvarar för följande: 1. Anställningsbeslut och övriga beslut i personalfrågor inom för samarbetskommittén fastställd budget Instruktion för markingenjör och exploateringsingenjör Markingenjör eller exploateringsingenjör ansvarar för följande: 1. Undertecknande av köpehandlingar vid försäljning av villatomter Instruktion för stadsjurist Stadsjurist ansvarar för följande: 1. Mottagande av delgivning på kommunstyrelsens vägnar.