Barn- och utbildningsnämndens delegeringsordning

Transkript

1 Barn- och utbildningsnämndens delegeringsordning med arbetsinstruktion och ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter Gäller från 8 januari 2015 Beslutad Senast reviderad

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING, 01 Ärende Sid 01. Innehållsförteckning Principer för beslut med stöd av delegeringsbestämmelser Förteckning över ärenden där anställd har beslutanderätten Personalärenden Ekonomiärenden Avgifter och återbetalning av avgift Övriga administrativa ärenden Personuppgiftslagen Förskola Förskoleklass Fritidshem Annan pedagogisk verksamhet Grundskola Grundsärskola Gymnasieskola (med start efter 1 juli 2011) Gymnasiesärskola (med start efter 1 juli 2011) Gymnasiesärskola (med start efter 30 juni 2013) Barn- och utbildningsnämndens arbetsinstruktion Ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter Sida 2 av 39

3 PRINCIPER FÖR BESLUT MED STÖD AV DELEGERINGSBESTÄMMELSER, 02 Innebörd Att fatta beslut med stöd av delegeringsbestämmelser innebär att besluta på nämndens eller styrelsens vägnar. Ärendet är därmed avgjort och kan endast ändras av högre instans efter överklagande i lagstadgad ordning. Överordnad eller nämnd kan alltså inte ändra delegerat beslut som fattats av delegat. Rätten för viss befattning att fatta beslut med stöd av delegeringsbestämmelser omfattar även förordnad vikarie. Har vikarie inte förordnats och kan beslutet inte utan olägenheter avvaktas har närmast överordnad rätt att fatta beslutet i stället för ordinarie delegat. Anmälan Enligt kommunallagen skall beslut som fattas med stöd av uppdrag anmälas till den nämnd eller styrelse som delegerat beslutanderätten. Anmälan har registrerings-, informations- och kontrollsyfte. Genom anmälan i nämndens eller styrelsens protokoll kan tidsfristen för överklagande med kommunalbesvär börja löpa. (Utgångspunkt är dagen då bevis om protokollets justering anslogs på kommunens officiella anslagstavla.) Anmälan kan göras på följande sätt Särskilt protokoll Beslutsförteckning Skrivelse Utskrift från dator Prestations/kostnadsrapport Vidaredelegering Nämndens eller styrelsens uppdrag till utbildningsdirektör att fatta beslut kan kompletteras med en rätt för utbildningsdirektören att i sin tur överlåta uppdraget till annan anställd. Beslut efter vidaredelegering skall anmälas till utbildningsdirektören. Nämnden eller styrelsen bestämmer själv om utbildningsdirektören skall vidareanmäla besluten till nämnden. Observera att rätt att besluta om vidaredelegering endast kan ges till anställd med utbildningsdirektörs ställning, normalt endast till en person inom nämndens eller styrelsens verksamhetsområde. Förbud mot delegering I principiella ärenden får beslutanderätten inte delegeras, nämligen Sida 3 av 39

4 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, 2. framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, 3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, och 4. vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. Begränsningar i övrigt Om kommunfullmäktige, nämnden eller styrelsen fattat beslut om riktlinjer för verksamheten skall dessa iakttas. Delegaten skall förvissa sig om att erforderliga anslag finns för de kostnader som kan föranledas av beslutet. Vid beslut som innebär myndighetsutövning mot enskild gäller regler enligt lagar och förordningar. Handläggningen Delegat skall bevaka att ett allsidigt beslutsunderlag tas fram. Vid behov skall samråd ske med verksamhetsansvarig. Delegaten får varken handlägga eller besluta i ärende där han/hon är jävig. Ärendet skall behandlas i ett sammanhang; d v s en uppdelning i delbeslut av ett ärende t ex i syfte att kringgå gällande bestämmelser får inte förekomma. Gränsdragning mellan beslut och verkställighet Nämnd eller styrelse avgör ärenden genom att fatta beslut. Fattade beslut verkställs av tjänstemän inom nämndens eller styrelsens förvaltning. Verkställandet kan innefatta olika moment. Mellan de anställda råder viss arbetsfördelning. I ärenden där nämnden eller styrelsen delegerat beslutanderätten kan det vara samma tjänsteman som fattar beslutet och verkställer det. Gränsdragningen mellan beslut och verkställighet är svår att göra och det går inte att med stöd av kommunallagen dra någon exakt gräns. Kännetecknande för ett beslut är att beslutsfattaren måste göra vissa överväganden och bedömningar samt att enskild kan ha intresse av att överklaga beslutet till högre instans. Verkställighet innebär tillämpning/genomförande av ett tidigare fattat beslut. Det finns inte någon enskild person som har intresse av att överklaga. Särskilt vid målstyrning råder stor frihet för tjänstemännen att avgöra hur beslutet skall verkställas. Åtgärder av vardaglig karaktär som behövs för att verksamheten skall kunna bedrivas hänförs till verkställighet. Arbetsfördelning mellan tjänstemännen styrs av organisation och tjänsteställning. Med viss befattning är ofta knutet budgetansvar för viss verksamhet. Exempel på verkställighet är: Sida 4 av 39

5 avrop av varor/tjänster enligt ramavtal direkttupphandling av varor/tjänster för mindre belopp avgiftsdebitering enligt taxa tilldelning av barnomsorgsplats enligt klar turordningsprincip beviljande av normal semesterledighet deltagande i enstaka kurser och konferenser Verkställighet skall inte anmälas. Vad som kan hänföras till beslut framgår av följande delegeringsordning. Observera att beslut som fattas med stöd av dessa delegeringsbestämmelser ska omgående anmälas till barn- och utbildningsnämnden. Barn- och utbildningsnämndens arbetsinstruktion I barn- och utbildningsnämndens arbetsinstruktion finns instruktioner för befattningshavare inom barn- och utbildningsnämnden och dess förvaltning. Instruktionerna som är ett komplement till delegeringsordningen, redogör för vilka ansvarsområden som åligger olika befattningshavare samt i viss mån även omfattningen av ansvaret. Attestreglementet Beslutanderätt på delegation skall inte förväxlas med attesträtt. Attest innebär kontroll av ekonomiska transaktioner och attesträtt är en behörighet att belasta viss verksamhet med kostnader eller utgifter. Regler om attesträtt finns i attestreglementet för Helsingborgs stad. I attestreglementet anges hur attestering ska gå till. Vem som har attesträtt bestäms utifrån den attestberättigades arbetsuppgifter och organisatoriska tillhörighet. Sida 5 av 39

6 FÖRTECKNING ÖVER ÄRENDEN DÄR ANSTÄLLD HAR BESLUTANDERÄTTEN PERSONALÄRENDEN, 04 Med SL avses Skollagen 2010:800 med ändringar Ärendegrupp 01 Beslut om avsked eller uppsägning av annan anställd än utbildningsdirektör samt överenskommelse i samband därmed 02 Beslut om överenskommelse om avgångsvederlag, som ej avser utbildningsdirektör eller dennes ställföreträdare 03 Beslut om deltagande i internationella konferenser, möten samt beslut om utrikes resor för nämndsledamöter (ej Danmark) 04 Beslut om deltagande i nationella kurser och konferenser för nämndsledamöter 05 Användande av obehörig lärare för undervisning i mer än 6 månader 06 Beslut om att förvaltningschef ska benämnas utbildningsdirektör 07 Beslut om att lärare ska benämnas lektor SL 2 kap. 19 SL 2 kap. 24 Utbildningsdirektör Utbildningsdirektör Se kommunstyrelsens delegeringsordning Ordföranden Vice ordföranden för ordföranden Verksamhetschef Ordföranden Utbildningsdirektör Sida 6 av 39

7 EKONOMIÄRENDEN, 05 Ärendegrupp 01 Beslut om att för varje kalenderår utse beslutsattestanter och ersättare för dessa för vart och ett av de av nämnden använda kontona och att beslutsattestant ansvarar för att de kontroller som anges i 2 i kommunens attest/utanordningsreglemente utföres Utbildningsdirektör 02 Beslut vårdnadsbidrag Lag (2008:307) om kommunalt vårdnadsbidrag Biträdande utbildningsdirektör Sida 7 av 39

8 AVGIFTER OCH ÅTERBETALNING AV AVGIFT, 06 Ärendegrupp 01 Beslut om nedsättning eller befrielse från barnomsorgsavgift Chef för elevhälsan 02 Beslut om återbetalning av felaktigt debiterade avgifter inom ramområdet förskola/fritidshem eller annan pedagogisk verksamhet Avgiftshandläggare (högst 5000 kr) Ekonomichef (belopp över kr) Sida 8 av 39

9 ÖVRIGA ADMINISTRATIVA ÄRENDEN, 07 Ärendegrupp 01 Beslut om att utfärda fullmakt att företräda nämnden och föra dess talan vid domstol och andra myndigheter eller vid förrättningar av olika slag Utbildningsdirektör 02 Beslut om framställning till statliga och kommunala myndigheter, dock ej framställning till kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen Utbildningsdirektör 03 Beslut om att avslå utlämnande av allmän handling när myndighetens beslut krävs - inom förskola/förskoleklass, grundskola, gymnasieskola - övriga ärenden; på förvaltnings/ nämndsnivå 04 Beslut om att överklaga Förvaltningsrättens och Kammarrättens beslut samt begäran om inhibition Tryckfrihetsförordningen 2 kap. 14, Offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400) 23 kap 1-3 * Förskolechef* Nämndsekreterare** 1. Ordföranden 2. Vice ordföranden * Vid förfall tas beslut av verksamhetschef ** Vid förfall tas beslut av utbildningsdirektör eller biträdande utbildningsdirektör 05 Yttrande till Förvaltningsrätten och Kammarrätten vid överklagande av delegeringsbeslut Beslutsfattaren 06 Beslut om rutiner för klagomål SL 4 kap. 8 Utbildningsdirektör Sida 9 av 39

10 ÖVRIGA ADMINISTRATIVA ÄRENDEN, 07 Med GyF avses Gymnasieförordning 1992:394 med ändringar, med SL avses Skollagen 2010:800 med ändringar, med GysF avses Gymnasiesärskoleförordningen SFS 1994:741 med ändringar Ärendegrupp 07 Beslut på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens beslut inte kan avvaktas. Sådana beslut skall anmälas vid nämndens nästa sammanträde Kommunallagen 6 kap. 36 GyF 6 kap , SL 5 kap.17, 19-21, GysF 6 kap Ordföranden 2. Vice ordföranden 08 Tecknande av samverkansavtal med andra kommuner 09 Beslut om föreläggande, anmärkning eller avstående från ingripande i ärende om tillsyn av enskild förskola och fritidshem som kommunen godkänt eller pedagogisk omsorg vars huvudman kommunen har förklarat ha rätt till bidrag SL 8 kap. 13 förskola, 9 kap. 13 förskoleklass, 10 kap. 24 grundskola, 11 kap. 24 grundsärskola, 15 kap. 30 gymnasieskola, 19 kap. 12 gymnasiesärskola SL 26 kap. 4 (för tillsyn över förskola och fritidshem vars huvudman kommunen har godkänt enligt 2 kap. 7 andra stycket skollagen samt pedagogisk omsorg vars huvudman kommunen har förklarat ha rätt till bidrag enligt 25 kap. 10 skollagen Ordföranden Chef Resultat-och verksamhetsupp följning Sida 10 av 39

11 PERSONUPPGIFTSLAGEN (PuL), 08 Ärendegrupp 01 Beslut om att ej lämna ut information till den registrerade Personuppgiftslagen 27 (1988:204) Utbildningsdirektör Vidaredelegering ej tillåten Sida 11 av 39

12 FÖRSKOLA, 09 Med SL avses Skollagen 2010:800 med ändringar Ärendegrupp 01 Mottagande av anmälan om SL 6 Kap. 10 Verksamhetschef kränkande behandling från rektor och förskolechef 02 Uppgiften att skyndsamt utreda omständigheterna kring uppgiven kränkning och i förekommande fall vidta de åtgärder som skäligen kan krävas SL 6 Kap. 10, tillika förskolechef eller förskolechef tillika rektor 03 Beslut om erbjudande av plats till barn som av fysiska, psykiska eller av andra skäl har behov av särskilt stöd i sin utveckling i form av förskola SL 8 kap. 7 och 14 Chef för elevhälsan Gäller erbjudande av förskola inom såväl kommunal som extern verksamhet 04 Beslut om utökad vistelsetid med hänsyn till barnets stödbehov eller familjens situation i övrigt när barnet eller eleven befinner sig i verksamheten 05 Beslut om erbjudande om plats till barn som har ett eget behov på grund av familjens situation i övrigt SL 8 kap. 5 (familjens situation i övrigt) och 8 kap. 7 (stöd) SL 8 kap. 5 Förskolechef Chef för Elevhälsan Gäller erbjudande av förskola inom såväl kommunal som extern verksamhet 06 Yttrande angående mottagande av barn i annan kommun SL 8 kap. 13 Handläggare interkommunal ersättning Avser utbildning i annan kommun än hemkommunen 07 Beslut om mottagande av barn från annan kommun - Mottagande med hänsyn till personliga förhållanden - Mottagande efter önskemål SL 8 kap. 13 Förskolechef Avser utbildning av barn från annan kommun Sida 12 av 39

13 från vårdnadshavare. 08 Beslut om tilläggsbelopp för barn i förskola med annan huvudman SL 8 kap. 17 resp. 23 Chef för elevhälsan Avser barn i annan kommun resp. i fristående förskola Sida 13 av 39

14 FÖRSKOLEKLASS, 10 Med SL avses Skollagen 2010:800 med ändringar Ärendegrupp 01 Mottagande av anmälan om SL 6 Kap. Verksamhetschef kränkande behandling från rektor Uppgiften att skyndsamt utreda omständigheterna kring uppgiven kränkning och i förekommande fall vidta de åtgärder som skäligen kan krävas SL 6 Kap. 10, tillika förskolechef eller förskolechef tillika rektor 03 Yttrande angående mottagande av barn i annan kommun SL 9 kap. 13 Handläggare interkommunal ersättning Avser utbildning i annan kommun än hemkommunen 04 Beslut om mottagande av barn från annan kommun - Mottagande med hänsyn till personliga förhållanden - Mottagande efter önskemål från vårdnadshavare. SL 9 kap.13 Avser utbildning av barn från annan kommun 05 Beslut om placering vid en skolenhet - enligt vårdnadshavares önskemål enligt närhetsprincipen på grund av att annan elevs berättigade krav på placering vid en skolenhet nära hemmet åsidosätts 06 Beslut om att frångå vårdnadshavares önskemål om placering vid en skolenhet på grund av organisatoriska eller ekonomiska svårigheter 07 Beslut om tilläggsbelopp för barn i förskoleklass med annan huvudman SL 9 kap. 15 första stycket SL 9 kap. 15 andra stycket SL 9 kap. 16 resp. 21 Verksamhetschef Chef för elevhälsan Avser barn i annan kommun resp. i fristående förskoleklass Sida 14 av 39

15 FRITIDSHEM, 11 Med SL avses Skollagen 2010:800 med ändringar Ärendegrupp 01 Mottagande av anmälan om SL 6 Kap. 10 Verksamhetschef kränkande behandling från rektor och förskolechef 02 Uppgiften att skyndsamt utreda omständigheterna kring uppgiven kränkning och i förekommande fall vidta de åtgärder som skäligen kan krävas SL 6 Kap. 10, tillika förskolechef eller förskolechef tillika rektor 03 Beslut om erbjudande av plats till barn som av fysiska, psykiska eller av andra skäl har behov av särskilt stöd i sin utveckling i form av utbildning i fritidshem SL 14 kap.6 Chef för Elevhälsan Gäller erbjudande av utbildning i fritidshem inom såväl kommunal som extern verksamhet 04 Beslut om erbjudande av plats till barn som har ett eget behov på grund av familjens situation i övrigt 05 Beslut om utökad vistelsetid med hänsyn till barnets stödbehov eller familjens situation i övrigt när barnet eller eleven befinner sig i verksamheten 06 Beslut om mottagande av barn från annan kommun 07 Beslut om tilläggsbelopp för barn i fritidshem med annan huvudman Sida 15 av 39 SL 14 kap. 5 Chef för Elevhälsan SL 14 kap. 5 (familjens situation i övrigt) och 14 kap. 6 (stöd) SL 14 kap. 14 SL 14 kap. 14 resp. 17 Förskolechef/ Chef för Elevhälsan Gäller erbjudande av utbildning i fritidshem inom såväl kommunal som extern verksamhet Avser utbildning hos annan huvudman Avser barn i annan kommun resp. fritidshem med enskild huvudman

16 ANNAN PEDAGOGISK VERKSAMHET, 12 Med SL avses Skollagen 2010:800 med ändringar Ärendegrupp 01 Mottagande av anmälan om SL 6 Kap. 10 Verksamhetschef kränkande behandling från rektor 02 Uppgiften att skyndsamt utreda omständigheterna kring uppgiven kränkning och i förekommande fall vidta de åtgärder som skäligen kan krävas SL 6 Kap. 10, tillika förskolechef eller förskolechef tillika rektor 03 Yttrande angående mottagande av barn i annan kommun Handläggare interkommunal ersättning Avser utbildning hos annan huvudman 04 Beslut om mottagande av barn från annan kommun - Mottagande med hänsyn till personliga förhållanden Förskolechef/ Avser utbildning hos annan huvudman - Mottagande efter önskemål från vårdnadshavare. 05 Beslut om tilläggsbelopp för barn i pedagogisk omsorg med annan huvudman SL 25 kap. 13 Chef för Elevhälsan Sida 16 av 39

17 GRUNDSKOLA, 13 Med SL avses Skollagen 2010:800 med ändringar 03 Undervisningstid utöver den garanterade 04 Fördelning av undervisningstiden mellan årskurserna Ärendegrupp 01 Mottagande av anmälan om SL 6 Kap. 10 Verksamhetschef kränkande behandling från rektor och förskolechef 02 Uppgiften att skyndsamt utreda omständigheterna kring uppgiven kränkning och i förekommande fall vidta de åtgärder som skäligen kan krävas SL 6 Kap. 10, tillika förskolechef eller förskolechef tillika rektor Skolförordning 2011:185 9 kap. 3 Skolförordning 2011:185 9 kap Språkval Skolförordning 2011:185 9 kap Elevens val urval av ämnen Skolförordning 2011:185 9 kap Beslut att barnet ska börja fullgöra sin skolplikt först höstterminen det kalenderår då barnet fyller åtta år 08 Beslut att en elev ska beredas tillfälle att fullfölja utbildningen efter det att skolplikten upphört 09 Tidigare upphörande av skolplikten om elev uppnått kunskapskraven Verksamhetschef SL 7 kap. 10 Chef för Elevhälsan SL 7 kap. 13 Kommunal verksamhet: Verksamhetschef Fristående skolor: samordnare externa verksamheter SL 7 kap. 14 Kommunal verksamhet: Verksamhetschef Fristående skolor: samordnare externa verksamheter Sida 17 av 39

18 10 Rätt att slutföra skolgången även om skolplikten dessförinnan upphört 11 Ansvar för att skolplikten fullgörs - För skolpliktig elev inskriven vid en av kommunens skolor eller för skolpliktig där uppgift om vilken skola barnet är inskrivet vid saknas. - För skolpliktig elev som är inskriven vid fristående skola. SL 7 kap SL 7 kap. 22 Kommunal verksamhet: Verksamhetschef Fristående skolor: samordnare externa verksamheter Verksamhetschef för resp. närområde Chefen för Elevhälsan Om en elev från annan kommun slutar sin skolgång i Helsingborgs stad, ska detta anmälas till hemkommunen 12 Skolpliktens fullgörande på annat sätt SL 24 kap Utbildningsdirekt ör 13 Beslut om placering vid en skolenhet - enligt vårdnadshavares önskemål enligt närhetsprincipen på grund av att annan elevs berättigade krav på placering vid en skolenhet nära hemmet åsidosätts 14 Beslut om att frångå vårdnadshavares önskemål om placering vid en skolenhet på grund av organisatoriska eller ekonomiska svårigheter 15 Beslut om tilläggsbelopp för barn i grundskola med annan huvudman SL 10 kap.30 första stycket SL 10 kap. 30 andra stycket punkt 1 SL 10 kap. 34 resp. 39 Verksamhetschef Chef för elevhälsan Avser barn i annan kommuns grundskola resp. i fristående grundskola 16 Yttrande angående mottagande av elev i annan kommun SL 10 kap. 25 Handläggare interkommunal ersättning Avser utbildning av elev i annan kommun än hemkommunen Sida 18 av 39

19 17 Beslut om mottagande av elev från annan kommun - Mottagande med hänsyn till personliga förhållanden - Mottagande efter önskemål från vårdnadshavare. 18 Mottagande på försök i annan skolform 19 Integrering av elev i annan skolform SL 10 kap. 25 SL 7 kap. 8 SL 7 kap. 9 för respektive skolform för respektive skolform Avser utbildning av elev från annan kommun Sida 19 av 39

20 GRUNDSÄRSKOLA, 14 Med SL avses Skollagen 2010:800 med ändringar Ärendegrupp 01 Mottagande av anmälan om SL 6 Kap. Verksamhetschef kränkande behandling från rektor och förskolechef Uppgiften att skyndsamt utreda omständigheterna kring uppgiven kränkning och i förekommande fall vidta de åtgärder som skäligen kan krävas SL 6 Kap. 10, tillika förskolechef eller förskolechef tillika rektor 03 Undervisningstid utöver den garanterade 04 Fördelning av undervisningstiden mellan årskurserna Skolförordn ing 2011: kap. 2 Skolförordn ing 2011: kap Elevens val urval av ämnen Skolförordn ing 2011: kap Prövning och beslut avseende mottagande i grundsärskolan SL 7 kap. 5 Verksamhetschef Chef för Elevhälsan 07 Beslut om elev i grundsärskolan ska läsa ämnen eller ämnesområden SL 11 kap. 8 Chef för elevhälsan 08 Beslut om placering vid en skolenhet - enligt vårdnadshavares önskemål enligt närhetsprincipen på grund av att annan elevs berättigade krav på placering vid en skolenhet nära hemmet åsidosätts 09 Beslut om att frångå vårdnadshavares önskemål om placering vid en skolenhet på grund av organisatoriska eller ekonomiska svårigheter 10 Beslut om tilläggsbelopp för barn i grundsärskola med annan huvudman SL 11 kap.29 SL11 kap. 29 andra stycket punkt 1 SL 11 kap. 33 resp. 38 Verksamhetschef Chef för Elevhälsan Avser barn i annan kommuns grundsärskol a resp. i Sida 20 av 39

21 11 Yttrande angående mottagande av elev i annan kommun SL 11 kap Chef för Elevhälsan fristående grundsärskola Avser utbildning av elev i annan kommun än hemkommunen 12 Beslut om mottagande av elev från annan kommun - Mottagande med hänsyn till personliga förhållanden - Mottagande efter önskemål från vårdnadshavare. 13 Mottagande på försök i annan skolform 15 Integrering av elev i annan skolform 16 Beslut att barnet ska börja fullgöra sin skolplikt först höstterminen det kalenderår då barnet fyller åtta år 17 Beslut att en elev ska beredas tillfälle att fullfölja utbildningen efter det att skolplikten upphört 18 Tidigare upphörande av skolplikten om elev uppnått kunskapskraven 19 Rätt att slutföra skolgången även om skolplikten dessförinnan upphört 20 Ansvar för att skolplikten fullgörs - För skolpliktig elev inskriven vid en av kommunens skolor eller för skolpliktig där uppgift om Sida 21 av 39 SL 11 kap SL 7 kap. 8 SL 7 kap. 9 SL 7 kap. 10 SL 7 kap. 13 SL 7 kap. 14 SL 7 kap för respektive skolform för respektive skolform Chef för Elevhälsan Kommunal verksamhet: Verksamhetschef Fristående skolor: samordnare särskola Kommunal verksamhet: Verksamhetschef Fristående skolor: samordnare särskola Kommunal verksamhet: Verksamhetschef Fristående skolor: samordnare särskola SL 7 kap. 22 Verksamhetschef för resp. närområde Avser utbildning av elev från annan kommun Om en elev från annan kommun slutar sin

22 vilken skola barnet är inskrivet vid saknas. - För skolpliktig elev som är inskriven vid fristående skola. 21 Elevens val urval av ämnen Skolförordn ing 2011: kap. 5 Chefen för Elevhälsan skolgång i Helsingborgs stad, ska detta anmälas till hemkommunen Sida 22 av 39

23 GYMNASIESKOLA, 15 Avser utbildningar med start efter 1 juli 2011 Med SL avses Skollagen SFS 2010:800 med ändringar, med GyF avses Gymnasieförordningen SFS 2010:2039 med ändringar Ärende- grupp 1. Organis ation 01 Information om de nationella programmen och om möjligheterna att få utbildning på introduktionsprogram SL 15 kap Ansvar för att alla behöriga ungdomar i kommunen erbjuds utbildning på nationella program SL 16 kap Ansvar för att alla behöriga ungdomar i hemkommunen erbjuds preparandutbildning, yrkesintroduktion, individuellt alternativ och språkintroduktion SL 17 kap Fastställande av antal undervisningstimmar för varje kurs, för gymnasiearbetet samt fördelning av undervisningstiden över läsåren GyF 4 kap. 22 Redovisning av hur varje elev erbjudits sin garanterade undervisningstid ska kunna göras 05 Beslut om vilka kurser som ska erbjudas som programfördjupning GyF 4 kap Beslut om vilka kurser som ska erbjudas som individuellt val GyF 4 kap Arbetsplatsförlagt lärande, anskaffning av platser m m GyF 4 kap Sida 23 av 39

24 GYMNASIESKOLA, 15 Avser utbildningar med start efter 1 juli 2011 Med SL avses Skollagen SFS 2010:800 med ändringar, med GyF avses Gymnasieförordningen SFS 2010:2039 med ändringar Ärendegrupp 2. Elevärenden 01 Mottagande av anmälan om SL 6 Kap. 10 Verksamhetschef kränkande behandling från rektor 02 Uppgiften att skyndsamt utreda omständigheterna kring uppgiven kränkning och i förekommande fall vidta de åtgärder som skäligen kan krävas SL 6 Kap Förlängning av preparandutbildning till två år om synnerliga skäl föreligger 04 Minskning av introduktionsprograms omfattning från heltidsstudier 05 Bedömning av elevs språkkunskaper inför mottagande till språkintroduktion 06 Beslut om behörighet och mottagande 07 Yttrande från hemkommunen till annan kommun 08 Beslut att ta emot ungdomar till yrkesintroduktion eller individuellt alternativ trots att de är behöriga till yrkesprogram om det finns synnerliga skäl till detta 09 Antagning till de olika utbildningar som anordnas av huvudmannen 10 Antagning till Internationella skolan, International Baccalaureate Diploma Programme SL 17 kap. 5 SL 17 kap. 6 GyF 6 kap. 7 SL 16 kap. 36, 43-44, 47, 17 kap. 14 SL 16 kap. 48 SL 17 kap. 11 SL 15 kap. 12, GyF 7 kap. 2-7 SL 5 kap. 15 GyF 7 kap. 2-7 Sida 24 av 39

25 Ärendegrupp 2. Elevärenden 11 Beslut om antagning vid senare tidpunkt än vid början av utbildningen GyF 7 kap. 8 Avser antagning efter avslutad reservantagning 12 Beslut angående byte av studieväg GyF 7 kap. 9 För elev från annan hemkommun ska yttrande inhämtas från elevens hemkommun innan beslut fattas 13 Beslut angående återantagning GyF 7 kap Information till hemkommunen när en elev börjar eller slutar vid gymnasieskolan SL 15 kap Beslut att undervisningen på ett nationellt program får fördelas över längre tid än tre år, om eleven läst ett reducerat program eller om det med hänsyn till elevens förutsättningar i övrigt finns särskilda skäl för det GyF 9 kap. 7 För elev från annan hemkommun ska kontakt tas med elevens hemkommun innan beslut fattas Sida 25 av 39

26 GYMNASIESKOLA, 15 Avser utbildningar med start efter 1 juli 2011 Med SL avses Skollagen SFS 2010:800 med ändringar, med GyF avses Gymnasieförordningen SFS 2010:2039 med ändringar Ärendegrupp 03. Övrigt 01 Beslut beträffande tilläggsbelopp för elever i fristående gymnasieskolor SL 16 kap. 54, 17 kap. 34 Chef för Elevhälsan 02 Överenskommelse om bidrag som kommunen ska betala till fristående huvudman för utbildningarna yrkesintroduktion, individuellt alternativ och språkintroduktion SL 17 kap Beslut angående stöd till inackordering SL 15 kap. 32 Tillägg/prövning utöver riktlinjer 04 Beslut angående elevresor Lag om elevresor SFS 1991: Tillägg/prövning utöver riktlinjer 05 Beslut om kost- och läromedelsbidrag för elever vid folkhögskolor 06 Beslut angående ersättning vid gymnasiestudier utomlands Riktlinjer beslutade i nämnd Enl. riktlinjer Dnr 342/2003, Principer 1999 Tillägg/prövning utöver riktlinjer Sida 26 av 39

27 GYMNASIESÄRSKOLA, 16 Gymnasiesärskola med start efter 1 juli 2011 Med SL avses Skollagen SFS 2010:800 med ändringar, med GyF avses Gymnasieförordningen SFS 2010:2039 med ändringar Ärendegrupp 1. Organis ation 01 Fördelning av undervisningstid över läsåren 02 Fastställande av plan för specialutformat program för enskild elev GyF 13 kap. 6 SL 19 kap Inrättande av lokala kurser GyF 13 kap Kursplaner för lokala kurser GyF 13 kap Betygskriterier lokala kurser GyF 13 kap Antal timmar som ska gälla GyF 13 kap. för en kurs 5 07 Beslut om lokalt valbara GyF 13 kap. kurser Beslut om lokala tillägg GyF 13 kap Ansvar för att GyF 13 kap. arbetsplatsförlagd utbildning 15 uppfyller krav samt anskaffning av platser Fastställande av plan för specialutfor mat program för grupper av elever delegeras ej Sida 27 av 39

28 GYMNASIESÄRSKOLA, 16 Gymnasiesärskola med start efter 1 juli 2011 Med SL avses Skollagen SFS 2010:800 med ändringar, med GyF avses Gymnasieförordningen SFS 2010:2039 med ändringar Ärendegrupp 2. Elevärenden 01 Mottagande av anmälan om kränkande behandling från rektorer. 02 Uppgiften att skyndsamt utreda omständigheterna kring uppgiven kränkning och i förekommande fall vidta de åtgärder som skäligen kan krävas 03 Utredning inför beslut om mottagande i gymnasiesärskola avseende elever som inte har gått i grundsärskola 04 Beslut angående mottagande i gymnasiesärskolan 05 Yttrande till annan kommun beträffande mottagande i annan kommuns gymnasiesärskola 06 Antagning av elever som ska tas emot i gymnasiesärskolan SL 6 Kap. 10 SL 6 Kap. 10 SL 18 kap. 8 SL 18 kap. 8 SL 19 kap. 13 SL 18 kap. 9, GyF 13 kap Placering vid skolenhet SL 19 kap. 19 Verksamhetschef Chef för elevhälsan Efter samråd med eleven och elevens vårdnadshava re avgörs om eleven ska gå på nationellt/ specialutform at eller individuellt program Placering på nationellt eller specialutformat program görs Sida 28 av 39

29 08 Beslut om yrkesträning eller verksamhetsträning för elever som ska tas emot på individuellt program SL 19 kap. 6 av rektor i samråd med eleven och elevens vårdnadshavare 09 Information till hemkommunen när en elev börjar eller slutar vid gymnasiesärskolan SL 18 kap. 10 Ansvar för information i samband med antagning i åk 1 Ansvar för information efter avslutad antagning 10 Beslut om hur anmälningsskyldighet vid sjukdom eller annan orsak ska fullgöras GyF 13 kap. 19 Verksamhetschef GYMNASIESÄRSKOLA, 16 Gymnasiesärskola med start efter 1 juli 2011 Med SL avses Skollagen SFS 2010:800 med ändringar, med GyF avses Gymnasieförordningen SFS 2010:2039 med ändringar Ärendegrupp 3. Övrigt 01 Beslut om tilläggsbelopp som kommunen ska betala till fristående huvudman SL 19 kap Överenskommelse om interkommunal ersättning för elev från annan kommun SL 19 kap.22 Sida 29 av 39

30 GYMNASIESÄRSKOLA, 17 Gymnasiesärskola med start efter 30 juni 2013 Med (SkolL) avses Skollagen (2010:800) med ändringar Med (GyF) avses Gymnasieförordningen (2010:2039) med ändringar Ärendegrupp 1. Organis ation 01 Beslut om vilka kurser som ska 4 kap. 7 a GyF erbjudas som individuellt val 02 Beslut om antal timmar som ska gälla för en kurs, ämnesområde och gymnasiesärskolearbetet. Fördelning av undervisningstid över läsåren 4 kap. 22 GyF 03 Anskaffning av platser för arbetsplatsförlagd utbildning samt ansvar för att platserna uppfyller de krav som finns på utbildningen 04 Befrielse från undervisning i en eller flera kurser eller gymnasiesärskolearbetet 2. Elevärenden 01 Mottagande av anmälan om kränkande behandling från rektorer. 02 Uppgiften att skyndsamt utreda omständigheterna kring uppgiven kränkning och i förekommande fall vidta de åtgärder som skäligen kan krävas 03 Utredning av om elev tillhör/ej tillhör gymnasiesärskolans målgrupp 04 Bedömning av om sökande till ett individuellt program har 4 kap st. GyF 9 kap. 6 GyF 6 Kap. 10 SL Verksamhets chef 6 Kap. 10 SL 18 kap. 5 och 6 SL 19 kap. 29 tredje stycket Chef för Elevhälsan Chef för Elevhälsan Sida 30 av 39

31 förutsättningar att följa undervisning på ett nationellt program 05 Beslut att elev tillhör/inte tillhör gymnasiesärskolans målgrupp Sida 31 av 39 SL 18 kap. 5 SL 18 kap. 7 SL 06 Beslut om mottagande 19 kap. 29 SL 07 Inhämtande av yttrande innan elev från annan kommun tas emot 19 kap. 41 SL Chef för Elevhälsan Antagnings chef Antagnings chef 08 Beslut om urval 7 kap Antagnings chef GyF 09 Beslut om antagning 18 kap. 12 Antagnings chef SL 7 kap. 13 GyF 10 Beslut om antagning vid ett 7 kap. 8 GyF Antagnings chef senare tillfälle 11 Beslut om byte av studieväg 7 kap. 9 GyF Antagnings chef 12 Beslut om återantagning 7 kap. 10 Antagnings chef GyF 13 Information till hemkommunen när en elev börjar eller slutar vid gymnasiesärskolan 18 kap. 15 SL Antagnings chef 14 Stöd till inackordering 18 kap. 32 SL 15 Beslut om skolskjuts för elev i gymnasiesärskola med offentlig Kan överklagas enl. 28 kap SL Mottagande i första hand kan överklagas enl. 28 kap. 13 SL Yttrandet ska innehålla uppgift om huruvida eleven tillhör gymnasiesärs kolans målgrupp I samband med antagning Vid avslut av skolång Antagnings chef Kan enl. 28 kap. 5 SL överklagas 18 kap. 30 SL Kan överklagas

32 huvudman inom hemkommunen enl. 28 kap. 5 SL 16 Beslut om skolskjuts för elev i gymnasiesärskola med offentlig huvudman i annan kommun än hemkommunen 18 kap. 31 SL Antagnings chef 17 Beslut om skolskjuts för elev i 18 kap. 35 Antagnings chef gymnasiesärskola med enskild huvudman SL 3. Övrigt 18 Beslut om tilläggsbelopp till fristående skolhuvudman för elev som har omfattande behov av särskilt stöd 19 kap. 45 och 47 SL 13 kap. 7 GyF Chef för Elevhälsan Kan överklagas enl. 28 kap. 5 SL Sida 32 av 39

33 Barn- och utbildningsnämndens arbetsinstruktion, 18 Antagen av barn och utbildningsnämndens den 16 juni Barn- och utbildningsnämndens arbetsinstruktion är ett komplement till barn- och utbildningsnämndens delegeringsordning och anger vem som har ansvar för olika områden inom barn- och utbildningsnämnden och dess förvaltning. Delegeringsordningen reglerar beslutanderätt medan denna arbetsinstruktion redogör för vilka ansvarsområden som åligger olika befattningshavare samt i viss mån även omfattningen av ansvaret. De åtgärder som vidtas i enlighet med denna instruktion är inga beslut utan betraktas som löpande förvaltningsåtgärder. Således ska åtgärderna inte anmälas. Arbetsinstruktionen är inte uttömmande. För att se till att denna arbetsinstruktion är uppdaterad och stämmer överens med barn- och utbildningsnämndens organisation skall revidering och översyn av detta dokument ske vart fjärde år eller när så erfordras. Instruktion för barn- och utbildningsnämndens ordförande Barn- och utbildningsnämndens ordförande ansvarar för följande: 1. Beslut och ansvar för lokal miljö enligt särskild bilaga. Instruktion för utbildningsdirektören och i dennes frånvaro biträdande utbildningsdirektören Utbildningsdirektören ansvarar för följande: 1. Upphandling samt ingående av avtal om arbeten, samarbeten, varor och tjänster inom skol- och fritidsförvaltningen upp till 15 prisbasbelopp. 2. Ingående av hyresavtal inom ramen för skol- och fritidsförvaltningens verksamhet och fastställd budget. 3. Ingående av nya anställningsavtal eller förlängning av tidigare anställningsavtal gällande skol- och fritidsförvaltningens biträdande utbildningsdirektör och förvaltningskontorets avdelningschefer efter hörande av nämndens ordförande och vice ordförande, samt utövande av chefskap över biträdande utbildningsdirektör och förvaltningskontorets avdelningschefer och därmed sammanhängande frågor. Anställningsbeslut ska anmälas till nämnden. 4. Anställningsbeslut och övriga personalfrågor inom skol- och fritidsförvaltningen som ej ankommer på annan enligt denna instruktion. Anställningsbeslut ska anmälas till nämnden. 5. Individuell lönesättning med anledning av förändrade eller nya arbetsuppgifter utanför ramen för löneöversynsförhandlingar. 6. Att biträdande förvaltningschef får benämnas biträdande utbildningsdirektör. 7. Vidtagande av disciplinära åtgärder enligt AB. 8. Beviljande av arbetstagares deltagande i internationella kurser, konferenser och möten samt beslut om utrikes resor för samtliga tjänstemän. 9. Skadestånds- och ersättningsärenden upp till fyra prisprisbasbelopp inom ramen för förvaltningens verksamhet. 10. Annonsering och reklam för staden inom förvaltningens verksamhetsområde. 11. Att behandlingar av personuppgifter som genomförs i förvaltningen sker i överensstämmelse med personuppgiftslagen och andra föreskrifter. 12. Att förvaltningens verksamhet följer stadens policys, riktlinjer och regler. Sida 33 av 39

34 13. Fördelning av disponibel avkastning från vissa fonder som tilldelats av Ks. 14. Utfärdande av betalkort till chefer 15. Övergripande systematiskt arbetsmiljöarbete, enligt särskild bilaga. Instruktion för avdelningschefer Avdelningschefer inom skol- och fritidsförvaltningen ansvarar för följande: 1. Upphandling samt ingående av avtal om arbeten, samarbeten, varor och tjänster inom avdelningen upp till 10 prisbasbelopp. 2. Anställningar och övriga löpande personalfrågor inom avdelningen. Anställningsbeslut ska anmälas till nämnden. 3. Avdelningens medarbetares deltagande i kurser eller konferenser mm inom Sverige och Danmark inom för avdelningen fastställd budget. 4. Att avdelningens verksamhet följer stadens policys, riktlinjer och regler. 5. Inom avdelningen bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete, enligt särskild bilaga. Instruktion för biträdande utbildningsdirektör, tillika chefen för administration och juridik Utöver det ansvar som åligger biträdande utbildningsdirektör, tillika chefen för administration och juridik i dennes egenskap av avdelningschef, ansvarar chefen för administration och juridik för följande: 1. Tecknande av uppdragsbekräftelser och beställningar till fastighetsförvaltningen angående investeringar inom ramen för skol- och fritidsförvaltningens verksamhet och fastställd budget. 2. Ingående av hyresavtal inom ramen för skol- och fritidsförvaltningens verksamhet och fastställd budget. 3. Lämnande av tillstånd att använda SFF:s eller Helsingborgs stads skolors logotyp utanför vår egens verksamhet. 4. Tillfällig utökning av godkännande för fristående förskola att bedriva verksamhet för enskilt barn över fem år, med grund i det enskilda barnets behov. Instruktion för ekonomichefen Utöver det ansvar som åligger ekonomichefen i dennes egenskap av avdelningschef, ansvarar ekonomichefen för följande: 1. Avskrivning/nedskrivning av fordran och antagande av ackord. 2. Ansökan om betalningsföreläggande vid Kronofogdemyndighet avseende obetalda fordringar. Instruktion för chefen för elevhälsan Utöver det ansvar som åligger chefen för elevhälsan i dennes egenskap av avdelningschef, ansvarar chefen för elevhälsan för följande: 1. Förvaltningens krisledningsgrupp. 2. Verksamhetschef enligt hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) för den psykologiska delen av elevhälsan. Instruktion för bitr chefen för elevhälsan- elevhälsans medicinska del Utöver det ansvar som åligger bitr chefen för elevhälsan- elevhälsans medicinska del i dennes egenskap av bitr avdelningschef, ansvarar bitr chefen för elevhälsan för följande: Sida 34 av 39

35 1. Verksamhetschef enligt hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) för den medicinska delen av elevhälsan. Instruktion för verksamhetschefer Verksamhetschefer inom skol- och fritidsförvaltningen ansvarar för följande: 1. Upphandling samt ingående av avtal om arbeten, samarbeten, varor och tjänster inom verksamhetsområdet upp till 10 prisbasbelopp. 2. Anställningar och övriga löpande personalfrågor för rektorer, förskolechefer och deras ställföreträdare inom verksamhetsområdet. Anställningsbeslut ska anmälas till nämnden. 3. Att utse ställföreträdare för rektor/förskolechef för period om fler än sju arbetsdagar. 4. ers, förskolechefers och deras ställföreträdare deltagande i kurser och konferenser mm inom Sverige och Danmark, inom för verksamhetsområdet fastställd budget. 5. Att verksamhetsområdets verksamheter följer stadens policys, riktlinjer och regler. 6. Fastställande av tider för olika institutioners öppethållande enligt riktlinjer. 7. Inom verksamhetsområdet bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete, enligt särskild bilaga. 8. Inom verksamhetsområdet se till så att samtliga enheter bedriver ett egenkontrollarbete enligt förordningen (1998:901) om verksamhetsutövarens egenkontroll och Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 852/2004 om livsmedelshygien. Instruktion för rektorer och förskolechefer er och förskolechefer inom skol- och fritidsförvaltningen ansvarar för följande: 1. Upphandling samt ingående av avtal om arbeten, samarbeten, varor och tjänster inom skolområdet upp till 5 prisbasbelopp. 2. Anställningar och övriga löpande personalfrågor personal inom skolområdet. Anställningsbeslut ska anmälas till nämnden. 3. Att utse ställföreträdare för rektor/förskolechef för period upp till sju arbetsdagar. 4. Skolområdets personals deltagande i kurser och konferenser mm inom Sverige och Danmark, inom för skolområdet fastställd budet. 5. Att skolområdets verksamhet följer stadens policys, riktlinjer och regler. 6. Åtgärder för att förebygga och förhindra diskriminering och annan kränkande behandling av barn och elever i enlighet med diskrimineringslagen (2008:567) och kap skollagen (2010:800). 7. Inom skolområdet bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete, enligt särskild bilaga. 8. Inom skolområdet bedriva ett egenkontrollarbete och dokumentera detta i enlighet med förordningen (1998:901) om verksamhetsutövarens egenkontroll och Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 852/2004 om livsmedelshygien. Instruktion för biträdande rektor/bitr förskolechef, köksområdeschef och administrativ chef på förskola/skola. 1. Upphandling samt ingående av avtal om arbeten, samarbeten, varor och tjänster inom budgetansvar upp till 2,5 prisbasbelopp. 2. Löpande personalfrågor för personal inom ansvarsområdet. Sida 35 av 39

36 Instruktion för förvaltningskontorets avdelningars teamchefer Teamchefer inom skol- och fritidsförvaltningens avdelningar ansvarar för följande: 1. Upphandling samt ingående av avtal om arbeten, samarbeten, varor och tjänster inom budgetansvar upp till 2,5 prisbasbelopp. 2. Löpande personalfrågor för personal inom teamet. Instruktion för projektansvariga Projektansvariga inom skol- och fritidsförvaltningens avdelningar ansvarar för följande: 1. Upphandling samt ingående av avtal om arbeten, samarbeten, varor och tjänster inom projektets budget upp till 2,5 prisbasbelopp. Instruktion för stadsjurist Stadsjurist ansvarar för följande: 1. Mottagande av delgivning på nämndens vägnar. Instruktion för nämndsekreterare Nämndsekreterare ansvarar för följande: - Öppning av anbud vid upphandling enligt 7 9 kap lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Instruktion för antagningschef Antagningssansvarig ansvarar för följande: - Information om icke skolpliktiga ungdomar enligt 18 1 kap skollagen (1985:1100) samt 9 29 kap skollagen (2010:800). Sida 36 av 39

37 SÄRSKILT DOKUMENT, 19 Skol- och fritidsförvaltningen, Barn- och utbildningsnämnden, 18 sep 2014 Ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter, Ansvar Huvudregeln är att högsta ledningen, Kommunfullmäktige, har arbetsmiljöansvaret. Kommunfullmäktige ska försäkra sig om att verksamheters arbetsmiljöförhållanden fungerar tillfredställande samt är skyldiga att ingripa om något inte fungerar. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter är en metod för att sprida arbetsmiljöuppgifter i organisationen. Varje person som fått arbetsmiljöuppgifter fördelade till sig har ansvar för att dessa genomförs. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Fördelningen bygger på att chefen har befogenheter, resurser, kunskaper och kompetens inom det systematiska arbetsmiljöarbetet. Alla måste veta vem som ska göra vad på arbetsplatsen, när det gäller de arbetsuppgifter som finns i hälso- och arbetsmiljöarbetet. Det är en grundförutsättning för framgång när det gäller att skapa en bra hälsa och en sund och säker arbetsmiljö. Fördelningen av arbetsmiljöuppgifter görs skriftligen uppifrån och ner i stadens organisation, det vill säga från överordnad till underordnad chef. Den närmaste chefen kan även fördela konkreta uppgifter till medarbetare. En skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter kan göras till medarbetare som har speciellt komplex arbetsmiljö; exempelvis kemilärare, idrottslärare och slöjdlärare. Chefer som får arbetsmiljöuppgifter ska ha: befogenheter att fatta beslut och vidta åtgärder en egen rimlig arbetssituation kunskap och kompetens kring: - arbetsmiljölagstiftning, exempelvis systematiskt arbetsmiljöarbete 2001:01 - de fysiska, psykiska och sociala förhållanden som finns på arbetsplatsen som kan innebära ohälsa eller olycksfall - hur man åtgärdar brister i arbetsmiljön och främjar hälsa samt förebygger ohälsa och olycksfall resurser i form av medarbetare, utrustning/hjälpmedel, lokaler, stöd från personer internt och externt vid behov Chefer och medarbetare med arbetsmiljöuppgifter behöver få feedback i dialog med sin chef kring fördelningen av arbetsmiljöuppgifter. Denna uppföljning kan göras enligt rutin för medarbetarsamtal. Är du osäker på dina kunskaper inom arbetsmiljö kan du göra en självskattning inom arbetsmiljö- och rehabiliteringsområdet. Arbetsmiljöuppgifter: vem har ansvar för vilka uppgifter? Sida 37 av 39

38 Fördelning från nämnd till förvaltningschef innebär att förvaltningschefen ska: A. organisera arbetsmiljöarbetet på förvaltningen vad avser planering, ledning och uppföljning B. i lednings- och samverkansgrupp följa upp arbetsmiljöarbetet på förvaltningen minst en gång per år. Uppföljningen ska avse sammanställning av arbetsskador, sjukfrånvaro, rehabilitering och företagshälsovårdens rapportering C. se till att fördelningen kontinuerligt följs upp och vid behov revideras, att uppgifter är fördelade på tillräckligt många chefer och att de fördelas på personer eller funktioner - inte på en grupp D. se till att åtgärda brister i arbetsmiljön där fördelningen inte har skett till annan chef E. skriftligt returnera/återlämna arbetsmiljöuppgifter till nämnd/styrelse när kunskaper, resurser eller befogenheter inte räcker till Fördelning från överordnad chef till underordnad chef innebär att underordnad chef ska: A. arbeta i enlighet med stadens riktlinjer och förvaltningens rutiner för att skapa en god arbetsmiljö B. informera medarbetare om gällande lagar, förordningar, instruktioner och skyddsutrustningar som gäller på arbetsplatsen C. vidta och dokumentera åtgärder vid arbetsskador och tillbud i LISA D. anmäla allvarliga olyckor och tillbud skyndsamt till Arbetsmiljöverket E. genomföra riskbedömningar av verksamheten kontinuerligt, när ändringar i verksamheten planeras och vid plötsliga situationer F. genomföra åtgärder och upprätta handlingsplaner i samband med riskbedömning G. samverka med berörda medarbetare om arbetsmiljöfrågor H. vidta och dokumentera rehabiliteringsaktiviteter i Adato I. vidta och dokumentera arbetsmiljörond J. fördela arbetsmiljöuppgifter till medarbetare med speciellt komplex arbetsmiljö K. följa upp statistik över arbetsskador, sjukfrånvaro, rehabilitering och företagshälsovårdens rapportering i samverkan L. skriftligt returnera/återlämna uppgifter till närmsta chef när kunskaper och kompetens, resurser eller befogenheter inte räcker till Chefer som fördelas arbetsmiljöuppgifter får behörigheter till följande system: Adato systemstöd för dokumentation av förebyggande insatser och rehabilitering samt LISA systemstöd för uppföljning av arbetsskador och tillbud. Undertecknande av fördelning av arbetsmiljöuppgifter Fördelning görs av: Namn Sida 38 av 39

39 Förvaltning/Arbetsplats Befattning Underskrift/datum Fördelning görs till: Namn Ansvarig för verksamhet/arbetsplats Personnummer Telefon Befattning Användar-ID From Tom/Tillsvidare Förtydligande om avsteg från uppgifterna Underskrift/datum Namn på ersättare (vid sjukdom, semester, ledighet är närmaste chef eller tillförordnad chef) Fördelningen av arbetsmiljöuppgifter skrivs ut, undertecknas, kopieras och originalet läggs därefter i personalakten. Kopia skickas till HR-funktionen hos respektive förvaltning för uppdatering av förteckning som årligen följs upp i respektive nämnd/styrelse. Sekretess Uppgifter i HR- systemen kan omfattas av sekretess. Man får inte röja eller olovligen utnyttja en sekretessbelagd uppgift. Returnering/återlämning av arbetsmiljöuppgift som inte kan åtgärdas/hanteras Innan returnering/återlämning görs bör dialog med närmaste chef föras. Uppgift som returneras/återlämnas Returnerande chef - Underskrift/datum Mottagande chef av returneringen - Underskrift/datum Sida 39 av 39