Energimarknadsinspektionens allmänna handlingar

1 (7) Energimarknadsinspektionens allmänna handlingar Enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen (2009:499), OSL, ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Syftet är att underlätta sökandet efter allmänna handlingar. Detta är Ei:s beskrivning. Beskrivningen är i många delar generell och vissa detaljer har utelämnats. Den som vill ha en mer ingående beskrivning eller som har frågor om myndighetens allmänna handlingar är välkommen att kontakta myndighetens registrator. Myndighetens organisation och verksamhet Energimarknadsinspektionen är tillsynsmyndighet över marknaderna för el, naturgas och fjärrvärme. Inspektionen ansvarar för tillsyn, regelgivning och tillståndsprövning inom det aktuella området. Myndigheten följer och analyserar utvecklingen på de aktuella marknaderna och föreslår ändringar av regelverk och andra åtgärder för förbättring av funktion och effektivitet på marknaderna. Ei:s verksamhetsgrenar Ei:s sakverksamhet delas in i tre verksamhetsgrenar; tillsyn och prövning samt regelutveckling och kundinformation. Därutöver genomför Ei löpande ett arbete med att förbättra myndighetens inre verksamhet, såsom förutsättningarna för ett gott ledar- och medarbetarskap, långsiktig kompetensförsörjning, och utveckling av interna processer. Tillsyn och prövning Verksamhetsgrenen tillsyn och prövning omfattar en stor del av myndighetens verksamhet. Ei är tillsynsmyndighet över energimarknaderna och har till uppgift att kontrollera att marknadernas aktörer följer lagar och regler inom energimarknadsområdet. De lagar som främst avses är ellagen, naturgaslagen, fjärrvärmelagen, lagen om vissa rörledningar, lagen om ingripande mot marknadsmissbruk vid handel med grossistenergiprodukterlagen, lagen om certifiering av stamnätsföretag för el, lagen om certifiering av vissa naturgasföretag och lagen om särskild förvaltning av vissa elektriska anläggningar, samt tillhörande förordningar och föreskrifter. Vidare har Ei tillsyn över ett stort antal EU-förordningar inom sitt område. EI1000, W-4.0, 2014-01-31 En central tillsynsuppgift för Ei är granskningen av el- och gasnätsavgifter. Sedan 2012 beslutar Ei i förväg om en fyraårig intäktsram för alla elnätsföretag. Motsvarande Box 155,631 03 Eskilstuna. Besöksadress Kungsgatan 43. Tel 016-16 27 00 registrator@ei.se. www.ei.se. Org.nr. 202100-5695

2 (7) regelverk gäller för gasnätsföretagen från 2015. Fram till dess har gasnätsföretagens avgifter prövats i efterhand. Ei har också tillsyn över kvalitet i överföringen av el och gas samt prövar och utfärdar tillstånd, koncession, för el- och naturgasnäten. Det finns också många konsumentrelaterade bestämmelser i ellagen, naturgaslagen och fjärrvärmelagen som Ei har tillsyn över. Ei kan inleda tillsyn på eget initiativ och efter anmälan från enskilda. Ei prövar också vissa tvister mellan företag och enskilda. Det gäller särskilt tvister mellan enskilda och elnätsföretag angående villkoren, främst priset, för anslutning till elnäten. Regelutveckling Enligt instruktionen har Ei, vid sidan om tillsyn och prövning, även i uppgift att följa och analysera utvecklingen på el-, naturgas- och fjärrvärmemarknaderna och lämna förslag till ändringar i regelverk eller till andra åtgärder för att främja marknadernas funktion. Ei:s uppgift är även att för Sveriges räkning delta i utvecklingen av marknaderna för el och naturgas inom Norden och EU, samt att samarbeta med europeiska tillsynsmyndigheter i syfte att verka för en harmonisering av regelverk så att likvärdiga förutsättningar skapas på marknaderna för el och naturgas inom Norden och EU. Ei får varje år uppdrag från regeringen genom regleringsbrevet, s.k. regeringsuppdrag. Uppdragen resulterar oftast i rapporter med analyser och förslag som överlämnas till regeringen. Ei kan också göra egna analyser och på eget initiativ föreslå exempelvis att lagar ska ändras. Kundinformation Inom verksamhetsgrenen kundinformation arbetar Ei för att sprida kunskap till kunder i syfte att öka deras medvetenhet och aktivitet på marknaderna. Medarbetare på Ei:s funktion Konsumentkontakt svarar på frågor från enskilda via telefon, e-post och brev. Ei kommunicerar via sin webbsida www.ei.se och twitter. Ei har också en prisjämförelsesite, Elpriskollen. Register, förteckningar och sökmedel Diarieföringssystem m.m. På inspektionen förekommer ett stort antal ärenden med inkomna och upprättade allmänna handlingar. Allmänna handlingar registreras i myndighetens diarieföringssystem, ÄHL. Registrering av nya ärenden görs av myndighetens registrator. Registrering av handlingar i pågående ärenden görs på respektive avdelning. Funktionen för konsumentkontakt har ett särskilt register för inkomna frågor, SummeraSupport. Där registrerar vi samtliga inkommande frågor till Konsumentkontakt (både telefonfrågor och brevfrågor) samt våra svar.

3 (7) Registreringar av svenska marknadsaktörer enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1227/2011 av den 25 oktober 2011 om integritet och öppenhet på grossistmarknaderna för energi (REMIT-förordningen) sker i systemet CEREMP (Centralised European Registry for Energy Market Participants). De uppgifter som finns i systemet är i huvudsak uppgifter om kontaktpersoner och ägarförhållanden avseende marknadsaktörer som ingår transaktioner på grossistmarknaden för energi. Uppgifterna överförs via systemet till Byrån för samarbete mellan tillsynsmyndigheter på energiområdet, ACER, som upprättar och ansvarar för det europeiska registret. Vissa allmänna handlingar registreras inte i ÄHL eller i något av de andra systemen. Det kan gälla handlingar som uppenbart är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet och andra handlingar som i stället hålls ordnade på särskilt sätt. Handlingar som hålls ordnade på särskilt sätt är handlingar avseende utlämnande av allmänna handlingar och anonyma brev. Denna typ av handlingar förvaras av myndighetens registrator i särskilda pärmar. Övriga register Ei har ekonomisystemen Agresso och Visma Proceedo. I registren lagras namn- och adressuppgifter om kunder och leverantörer, tidpunkt för utbetalning, kontonummer, belopp, m.m. Administration och drift av registret köps från Kammarkollegiet. För hantering av personaladministration har Ei systemet Palasso. I registret lagras uppgifter om den anställde såsom adressuppgifter, lön, ledigheter samt reseersättningar med mera. Administration och drift av registret köps från Kammarkollegiet. Ei har ett Intressentregister som är ett namn och adressregister som stödjer övriga verksamhetssystem; ÄHL, Neon, och Elin. Registret innehåller namn- och adressuppgifter på företag och personer som har kommunicerat med myndigheten. I Ei:s Säkerhetssystem finns ett register över interna och externa användare som ska ha behörighet till myndighetens system. Insamlingssystemet Neon består av flera delar. Neon-K är ett register för hantering av elnätkoncessioner som myndigheten meddelat. I registret finns uppgifter om de koncessioner som myndigheten meddelat rörande nätverksamhet, t ex företagets namn, org.nr, spänning, lokalisering, tariffer, årsrapporter. Neon-2 är ett register för hantering av elnättariffer samt årsrapporter för elnät-, fjärrvärme- och naturgasföretagen. Fjärrvärmeföretagen lämnar också en rapport om drift- och affärsförhållanden som finns här. Företagen matar in tariffer och andra uppgifter via webbplatsen. Koncessionsregistret uppdateras manuellt. Koppling finns mot intressent- och ärendehanteringsregister. Uppgifter rörande elnätstariffer överförs manuellt till SCB en gång per år. Utdrag ur registren publiceras årsvis på myndighetens webbplats i form av Excel-filer.

4 (7) Ei:s elhandelsprissystem, Elin, Elinadm och Elpriskollen är register för inrapportering av elpriser för ett urval av avtalstyper. I registret finns uppgifter om priser och andra villkor för ett antal avtalstyper, t.ex. fast pris eller rörligt pris. Uppgifter lämnas via webbapplikationen Elin. Företagens namn och adressuppgifter hämtas från intressentregistret. Uppgifter från registret är tillgängliga genom webbplatsen www.elpriskollen.se. I systemet KENT rapporterar elnätsbolagen årligen uppgifter om risk- och sårbarhetsanalyser och åtgärdsplan avseende leveranssäkerheten i elnätet. I samma system rapporterar elnätföretagen också uppgifter om avbrott i elnätet. Systemet används också för insamling av de uppgifter som behövs för att kunna beräkna företagens intäktsramar. Vid rekrytering av personal använder Ei systemet Reachme. Här finns ansökningshandlingar. Tekniska hjälpmedel som enskilda kan få använda Ei har ett e-diarium som nås via webbsidan www.ei.se. Där kan enskilda söka efter ärenden som registrerats i myndighetens diarieföringssystem ÄHL. I övrigt har Ei inte några särskilda tekniska hjälpmedel för enskilda. Närmare upplysningar Myndighetens registrator lämnar närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter. Av myndighetens arbetsordning framgår det vem som beslutar om utlämnande av allmänna handlingar. Sekretess Uppgifter i allmänna handlingar vid Energimarknadsinspektionen kan vara föremål för olika typer av sekretess. Följande sekretessbestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen (OSL) är av särskilt intresse. Utrikessekretess Sekretess gäller enligt 15 kap. 1 OSL för uppgift som rör Sveriges förbindelser med en annan stat eller i övrigt rör annan stat, mellanfolklig organisation, myndighet, medborgare eller juridisk person i annan stat eller statslös, om det kan antas att det stör Sveriges mellanfolkliga förbindelser eller på annat sätt skadar landet om uppgiften röjs. Sekretess enligt den bestämmelsen kan t ex gälla vissa uppgifter i myndighetens arbete inom EU. Förberedelser för tillsyn För att inte syftet med inspektionens tillsyn ska motverkas kan sekretess gälla enligt 17 kap. 1 OSL för uppgift om planläggning eller andra förberedelser för tillsynen.

5 (7) Internationellt samarbete Det finns flera bestämmelser avseende det sekretess i internationellt samarbete. Enligt 15 kap. 1 a OSL gäller sekretess för uppgift som en myndighet har fått från ett utländskt organ på grund av en bindande EU-rättsakt eller ett av EU ingånget eller av riksdagen godkänt avtal med en annan stat eller med en mellanfolklig organisation, om det kan antas att Sveriges möjlighet att delta i det internationella samarbete som avses i rättsakten eller avtalet försämras om uppgiften röjs. Motsvarande sekretess gäller för uppgift som en myndighet har inhämtat i syfte att överlämna den till ett utländskt organ i enlighet med en sådan rättsakt eller ett sådant avtal som avses i första stycket. I 17 kap. 7 b OSL finns särskilda bestämmelser just avseende den typ av verksamhet som Ei bedriver, dvs. samarbete inom Europeiska unionen avseende tillsyn av marknaderna för el och naturgas. Sekretess gäller då för uppgift som har lämnats av en tillsynsmyndighet i en annan stat eller av ett mellanstatligt organ, om det kan antas att myndighetens möjlighet att bedriva tillsyn motverkas om uppgiften röjs. Sekretessen har främst betydelse i Ei:s internationella verksamhet och vid samarbetet med tillsynsmyndigheter i andra länder och Byrån för samarbete mellan energitillsynsmyndigheter, ACER. Sekretess kan t ex gälla för uppgifter om andra medlemsstaters tillsynsmyndigheters planerade tillsynsåtgärder. Vidare kan det vara fråga om utländska tillsynsmyndigheters ställningstaganden och diskussioner avseende andra gränsöverskridande samarbeten som inte direkt rör Sverige. Affärssekretess Sekretess gäller i inspektionens verksamhet som består i utredning, planering, tillståndsgivning, tillsyn och stödverksamhet för uppgift om enskilds affärs- och driftförhållanden, uppfinningar eller forskningsresultat om det kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Sekretess gäller också för uppgift om andra ekonomiska och personliga förhållanden för den som trätt i affärsförbindelse eller liknande med den som är föremål för myndighetens verksamhet. Aktuella sekretessbestämmelser finns i 30 kap. 23 OSL och 9 offentlighets- och sekretessförordningen jämte bilaga. Sekretess enligt denna bestämmelse kan bli aktuell i stora delar av Ei:s verksamhet. Internationella avtal Enligt 30 kap 24 OSL gäller sekretess för uppgift om en enskilds ekonomiska eller personliga förhållanden som Ei förfogar över på grund av internationellt avtal. Sekretess enligt denna bestämmelse kan t ex gälla uppgifter som Ei får enligt REMIT-förordningen. Övrigt Utöver den ovan beskrivna sekretessen kan det även av andra skäl förekomma att sekretess gäller för uppgifter i allmänna handlingar hos Ei. Exempelvis förekommer sekretess för uppgifter i allmänna handlingar som ingår i upphandlingsärenden och sekretess i inspektionens personaladministrativa verksamhet.

6 (7) Uppgifter som Ei regelbundet hämtar eller lämnar till andra Uppgifter från företag som Ei har tillsyn över De företag som Ei har tillsyn över är skyldiga att löpande lämna vissa uppgifter till inspektionen. Enligt ellagen, naturgaslagen och fjärrvärmelagen ska de berörda företagen lämna årsrapporter varje år till Ei. Reglerna innebär att årsrapport i de allra flesta fall ska ha lämnats till Ei senast den 31 juli. Årsrapporterna lämnas i original och i Neon (se beskrivning av register ovan). Ett företag som bedriver nätverksamhet och som ingår i samma koncern som ett företag som bedriver produktion av eller handel med el ska upprätta en övervakningsplan och se till att planen följs. Av övervakningsplanen ska det framgå vilka åtgärder som ska vidtas för att motverka diskriminerande beteende gentemot övriga aktörer på elmarknaden. I planen ska särskilt anges de särskilda skyldigheter som de anställda har för att detta mål ska uppnås. Varje år, senast den 15 mars, ska den som är utsedd till övervakningsansvarig upprätta en rapport över de åtgärder som vidtagits enligt övervakningsplanen och ge in rapporten till nätmyndigheten. Nätföretaget ska också offentliggöra rapporten på sin webbsida. Ei begär varje år in uppgifter om elnätsföretagens avgifter, s.k. tariffrapporter. Dessa rapporteras in i systemet Neon (se ovan) i januari. Elnätsföretag ska också vart fjärde år 1 lämna uppgifter som behövs för att bestämma intäktsramens storlek. Uppgifterna ska ha kommit in till Ei senast den 31 mars och lämnas i systemet KENT. Även naturgasföretag ska från och med 2014 lämna denna typ av uppgifter, men detta sker i en särskild excelmall. Vidare lämnar elnätsföretagen varje år, senast den 31 juli, en redovisning av risk- och sårbarhetsanalys och åtgärdsplan enligt 3 kap. 9 c ellagen till myndigheten. Företagen ska också lämna uppgifter om avbrott, s.k. avbrottsrapportering. En löpande rapportering av långvariga och omfattande avbrott ska göras senast 14 dagar efter det att störningen avhjälpts, om inte Ei medger annat. En årlig rapportering avseende leveranskvaliteten ska lämnas senast den 31 mars i Ei:s inrapporteringssystem KENT. Elhandelsföretag ska lämna uppgifter om priser och villkor för vissa av sina avtal till Ei:s prisjämförelsesite Elpriskollen. Uppgifterna ska lämnas när ändring av priser och villkor har gjorts. Naturgasföretagen lämnar enligt förordningen (2008:1330) om vissa avgifter på naturgasområdet varje kvartal uppgifter om mängden överförd naturgas till Ei. 1 För vissa företag kan tillsynsperioden vara kortare.

7 (7) Svenska marknadsaktörer som ingår transaktioner på grossistmarknaden för energi måste enligt artikel 9 i REMIT-förordningen registrera sig hos Energimarknadsinspektionen. Registreringen sker i ett system som heter CEREMP, vilket står för Centralised European Registry for Energy Market Participants. Även ACER får tillgång till uppgifterna så att de kan sammanställa ett europeiskt register över marknadsaktörer. De uppgifter som ska registreras är i huvudsak uppgifter om kontaktpersoner och ägarförhållanden. Övrigt Energimarknadsinspektionen överför månadsvis uppgifter om elpriser från systemet Elin till Statistiska Centralbyrån. Ei lämnar enligt förordningen om vissa avgifter på naturgasområdet varje kvartal uppgifter om mängden överförd naturgas till Energimyndigheten. Försäljning av personuppgifter Energimarknadsinspektionen säljer inte personuppgifter.