Revisionsrapport* Intern kontroll Södra Roslagens Miljö- och hälsoskyddsnämnd Februari 2008 Frida Enocksson *connectedthinking
Sammanfattning Revisorerna i Täby och Danderyd kommuner samt Vaxholms stad har gett i uppdrag till Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers att granska kommunens arbete med upprättade handlingsplaner för intern kontroll inom Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd. Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd är nyinrättad från och med den 1 januari 2007 och vi kan konstatera att det pågår ett arbete med att utveckla nämndens arbete med intern kontroll. Vi bedömer att den interna kontrollen i huvudsak är tillräcklig för budgetrutin, budgetuppföljning och delegationsärenden. Vi bedömer att den interna kontrollen i vissa delar är tillräcklig för arbetet med internkontroll. Vi bedömer att den interna kontrollen inte är helt tillfredsställande för verksamhetsplanering och verksamhetsuppföljning. Vår bedömning är att verksamheten i de granskade områdena ändå i huvudsak fungerar väl, vilket främst beror på kompetens och erfarenhet hos handläggande personal. Efter genomförd granskning rekommenderar vi Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd att: - genomföra riskanalyser baserade på väsentliga rutiner - upprätta den interna kontrollplanen utifrån gjord riskanalys Vad gäller de rutiner granskningen inriktat sig mot rekommenderar vi nämnden att: utarbeta tydliga anvisningar för det interna budgetarbetet. dokumentera rutinen för budgetuppföljning och utarbeta anvisningar förtydliga nämndens mål vad gäller målnivåer samt tydligare beskriva uppföljningen nämnden fortsättningsvis gör en långsiktig planering av verksamheten, i enlighet med KL förvaltningen utarbetar en skriftlig rutin för verksamhetsplaneringen tydliggöra när målen ska följas upp och mot vad de ska mätas.
Innehållsförteckning 1 Inledning...2 1.1 Revisionsfråga...2 1.2 Revisionsmetod och avgränsning...2 2 Iakttagelser...3 2.1 Övergripande kommungemensamma dokument för intern kontroll...3 2.2 Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd...5 2.2.1 Rutiner...6 3 Revisionsfrågor och sammanfattande bedömning...14 3.1 Revisionsfrågor...14 3.2 Sammanfattande bedömning...16 4 Rekommendationer...17 1
1 Inledning Revisorerna i Täby och Danderyd kommuner samt Vaxholms stad har gett i uppdrag till Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers att granska kommunens arbete med upprättade handlingsplaner för intern kontroll inom Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd. Av kommunallagens 9 kap 9 framgår bl.a. att revisorerna ska pröva om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Nämndernas ansvar i detta arbete framgår av kommunallagen 6 kap 7 i vilken det stadgas att nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig. Nämnderna ansvarar för en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och att det finns säkra rutiner som förhindrar förlust för kommunen och säkerställer att redovisningen är rättvisande. Vid bildandet av Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd beslutades att Täby kommun är värdkommun. Därav gäller det reglemente för nämndernas arbete med intern kontroll som Kommunfullmäktige i Täby kommun antog den 24 april 2006. Av reglementet framgår att varje nämnd i sin tur ska utforma och utföra den interna kontrollen utifrån sina behov och förutsättningar. 1.1 Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: - Vilka styrdokument nämnden arbetar utifrån? - Gör nämnden en egen riskbedömning som grund för sin planering, styrning och intern kontroll? - Har nämnden en långsiktig planering? - Har nämnden beslutat om tydliga mål för sin verksamhet i syfte att kunna styra sin verksamhet? Granskningen avser även att ge underlag för eventuellt fortsatta granskningsinsatser avseende den interna kontrollen. 1.2 Revisionsmetod och avgränsning För att kunna bedöma hur Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd arbetar med intern kontroll sker en kartläggning och bedömning av nämndens kontrollsystem utifrån COSO-modellens fem kontrollkomponenter kontrollmiljö, riskanalys, kontrollaktiviteter, information, kommunikation samt övervakning. 2
Arbetet har skett genom inläsning, studie och analys av styrdokument och nämndens uppföljningsrutiner samt vilken information och vilka uppgifter som lämnas till nämnden. Vidare genomförs intervjuer med företrädare för förvaltningen samt nämndordförande. Inledningsvis redovisas Täby kommuns reglemente och beslut angående intern kontroll. De rutiner granskningen omfattar är förutom interkontrollplan grundläggande rutiner för att en nämnd ska kunna säkerställa sin styrning. Är dessa ändamålsenliga och fungerar tillfredsställande kan nämnden hypotetiskt anses ha tillräckligt underlag för en tillräcklig styrning. Rutinerna består av följande: - Intern kontroll - Budgetrutin - Budgetuppföljning - Verksamhetsplanering - Verksamhetsuppföljning - Delegationsärenden I granskningens iakttagelser för varje rutin finns olika kontrollmål, vilka kommenteras. Varje rutin sammanfattas direkt i en bedömning med tillhörande rekommendationer. Revisionsrapporten avslutas med att revisionsfrågorna besvaras och en sammanställning görs av granskningens rekommendationer. 2 Iakttagelser 2.1 Övergripande kommungemensamma dokument för intern kontroll Som tidigare nämnts är Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd en gemensam nämnd för Danderyds, Vaxholms och Täby kommun. Nämndens organisatoriska hemvist är i Täby kommun som är värdkommun, därav gäller Täbys reglementen, regler och rutiner för Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd och dess förvaltning. Täby kommunfullmäktige antog 2006-04-24, 29, ett reglemente för intern kontroll. Nämndernas uppföljnings- och rapporteringsskyldighet anges. Av reglementet framgår följande: - Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret att tillse att det finns en god intern kontroll hos kommunens nämnder och förvaltningar. 3
- Kommunstyrelsen skall utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs, vidta nödvändiga åtgärder. - Nämnden ska varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. - Varje nämnd har en skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet. - Löpande rapportering hur den interna kontrollen fungerar skall lämnas av verksamhetschefen till nämnden. - Resultat av uppföljning av den interna kontrollen ska skriftligen rapporteras till nämnden. - Nämnden ska löpande eller senast i samband med årsredovisningen rapportera resultatet vidare till kommunstyrelsen. - Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnade. Vad gäller nämndernas ansvar för den interna kontrollen i Täby kommun framgår i reglementet att nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen. Varje enskild nämnd ska tillse att en organisation upprättas för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde, att kommunövergripande reglementen, policys, regler och anvisningar följs samt att regler och anvisningar för den interna kontrollen utformas i enlighet med de lokala förutsättningarna samt att dessa formuleras och antas av nämnden. Inom nämnd eller styrelse ansvarar verksamhetschef eller motsvarande för att konkreta regler och anvisningar är utformade för att upprätthålla en god intern kontroll. Av reglementet framgår att kommunstyrelsen skall, med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter, utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs vidta nödvändiga åtgärder. 2007 antogs för första gången kontrollplaner i kommunens nämnder. Utifrån fullmäktiges beslut om reglemente för intern kontroll har kommunstyrelsen tagit fram anvisningar till nämnderna. Anvisningarna pekar på tre områden som alla nämnder ska följa upp i sina planer under 2007. Varje nämnd ska: utföra stickprovskontroller av inköp och utbetalningar o dels kontroll av elektroniskt behandlade fakturor o dels kontroll av fakturor inom speciella riskområden kontrollera omfattning av inköp vid sidan av ramavtal utföra kontroll av direktupphandling i intervallet 5 tkr - 7 basbelopp Nämndernas interna kontrollplaner innehåller en mall som visar vilka kontrollmoment som ska utföras, vem som är kontrollansvarig, metod, till vem rapportering ska ske, tidplan och riskbedömning. 4
I anvisningarna står att redovisning av kontrollerna ska ske till nämnden och kommunstyrelsen två gånger per år senast i samband med delårsbokslut och årsredovisning. Anvisningarna är ett första steg med fokus på att: Minimera risken för missbruk och att avsiktliga eller oavsiktliga fel leder till extrakostnader eller att kommunens tillgångar äventyras Säkerställa en rättvisande redovisning genom kontroll av riktigheten och tillförlitligheten i räkenskaperna Skydda politiker och tjänstemän mot oberättigade misstankar om oegentligheter Av reglementet framgår inte att en riskbedömning bör ingå i nämndernas arbete med kontrollplanen. 2.2 Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnden ska svara för Danderyds, Vaxholms och Täby kommuners prövning, tillsyn och miljöövervakning enligt Miljöbalken, Livsmedelslagen, Djurskyddslagen och angränsande lagar, förordningar och föreskrifter. Nämnden ska även svara för övriga uppgifter som enligt lag ska fullgöras av den kommunala nämnden inom miljö- och hälsoskyddsområdet. Miljö- och hälsoskyddsnämnden ska också utöva tillsyn enligt Tobakslagen vad avser rökfria lokaler och vad gäller solarier enligt Strålskyddslagen samt enligt Miljöbalken över naturreservat som beslutats av kommunerna. Den gemensamma nämnden ska även besvara remisser från kommunerna, svara för information och expertkunskap inom verksamhetsområdet och delta i kommunernas krisberedskapshantering. Täby kommun är värdkommun för Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd, vilket innebär att Täby är huvudman för förvaltningen och har ansvaret för beredning och verkställighet av nämndens beslut samt för att planera och administrera verksamheten. Nämndens består av nio ledamöter och nio ersättare, respektive kommun utser sina ledamöter och ersättare. Ordförande tillhör och utses alltid av Täby kommun. Budget beslutas i Täby kommunfullmäktige efter samråd med Danderyds och Vaxholms kommuner. Kostnaderna för nämnden fördelas på de tre kommunerna enligt en fördelningsnyckel och betalas till hälften den 1 april och den 1 oktober med en justering beroende på resultat före månaden mars utgång påföljande år. Budgetuppföljning ska ske kvartalsvis till respektive kommuns kommunstyrelse och rapport om verksamhetens utveckling ska ske halvårsvis. Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämndens förvaltning består av fyra processområden hälsoskydd, miljöskydd och livsmedel samt stabsfunktioner. Varje process har en 5
samordnare dessa ska arbeta med resursplanering, arbetsfördelning, uppföljning samt problemlösning inom och mellan processerna. De arbetsuppgifter som inte ryms inom processerna samordnas och fördelas inom processgrupperna. Organisationen ska efter april 2008 utvärderas. Nämnden har varit verksam sedan den 1 januari 2007, innan dess skedde förberedelser för den nya organisationen. Den 1 januari 2007 var nämndens och förvaltningens organisation och dess personal samt budgetramar klar. Verksamhetsplan, interna budget, internkontrollplan etcetera återstod dock att arbeta fram under våren 2007. Det har i granskningens intervjuer framkommit att det fortgår ett arbete inom organisationen, dels för att hitta former för arbetssätt, dels utveckling av nämndens styrande dokument. Vid planeringen av en gemensam nämnd identifierades ett behov av att se över och samordna arbetssättet mellan de olika enheterna. Ett projekt inleddes för att förenkla sammanslagningen samt att säkra ett gemensamt arbetssätt vid sammanslagningen av de tre kommunernas miljö och hälsoskyddsenheter. Arbetet skedde genom att kartlägga och dokumentera nämndens viktigaste arbetsprocesser. Totalt identifierades 20 huvudflöden inklusive mindre underrutiner. Vissa delar av processerna återfanns i flera processer och identifierades istället som stödprocesser, exempelvis ankomst, arkivering och fakturering. För varje process utsågs en processägare som ansvarade för dokumentationen. Projektet hade även som målsättning att identifiera förbättringsåtgärder på kort och lång sikt samt hur dessa skulle kunna genomföras. Dokumentationerna av verksamhetens processer som gjordes under 2006 och 2007 hålls fortfarande aktuella och uppdateras kontinuerligt. De identifierade förbättringsåtgärderna rör främst tekniska och tillgänglighetsfrågor som i sin tur ska leda till effektivare handläggning, högre kvalitet samt bättre styrning och rapportering. I samband med processkartläggningen har ett rutindokument för ärende- och händelseregistreringar tagits fram för verksamhetens olika ärendegrupper, där det framgår hur varje ärende och dess händelser ska registreras i diariesystemet ECOS. 2.2.1 Rutiner För varje rutin finns olika kontrollmål, vilka kommenteras under Resultat av granskningen. Varje rutin sammanfattas sedan i en bedömning med tillhörande rekommendationer. 6
2.2.1.1 Intern kontroll Kontrollmål Intern kontrollplan för år 2007 har upprättats och antagits av nämnden Intern kontrollplanen bygger på en risk- och väsentlighetsanalys Intern kontrollplanen har följts upp Observerade brister har åtgärdats Rapportering har gjorts till nämnden Resultatet av uppföljningen av 2007 års intern kontroll har rapporterats till kommunstyrelsen Intern kontrollplan för 2008 har tagits fram Resultat av granskningen Intern kontrollplan har upprättats för 2007, beslut togs av nämnden 30 juni 2007. Internkontrollplanen bygger på värdkommunens övergripande internkontrollplan. Nämnden gör ingen egen riskbedömning inför upprättandet av internkontrollplan, utan följer Täby kommuns övergripande risk- och väsentlighetsbedömning. I Täby kommun utförs stickproven i internkontrollplanen två gånger per år av värdkommunens ekonomiadministration. Insatser för att förbättra hanteringen av fakturor av intern och extern representation samt öka förekomsten av referenskod på fakturor. Rapportering sker vid årsskiftet samt vid den tidpunkt när stickprov är genomförda. Oklart enligt de intervjuer som genomförts. Intern kontrollplan för 2008 har tagits fram och beslutades den 30 januari 2008. Internkontrollplanen för 2008 ser likadan ut som planen för 2007. Övrigt Vid intervjuer framgår att en risk- och väsentlighetsbedömning inriktad på verksamhet anses finnas, den återfinns i verksamhetsplanen. En viss riskbedömning betraktas även finnas i de lagrum som nämndens myndighetsbeslut grundar sig på. Vid till exempel taxeersättning finns en riskbedömning med av den orsaken att dessa bygger på en beräkning av tidsåtgång. 7
I verksamhetsplanen för 2009 finns en behovsanalys av verksamheten, vilken enligt intervjuerna kan ses som en form av riskanalys. Vi bedömer att arbetet med den interna kontrollen i vissa delar är tillräcklig, men den interna kontrollen behöver utvecklas ytterligare. Internkontrollplanen är antagen i nämnden men följer direkt Täby kommuns anvisningar för intern kontrollplan, vilken i tidigare granskningar har konstaterats ha brister då den endast ser till ekonomiska risker och inte verksamhetsfrågor. Nämndens internkontrollplan bygger inte på någon risk- och väsentlighetsanalys för nämndens hela verksamhet. Internkontrollplanerna bör omfatta bedömda risker inom områdena verksamhet, rapportering och följsamhet mot lagar och föreskrifter. Nämnden rekommenderas att: genomföra en risk- och väsentlighetsanalys av hela verksamheten som grund för det systematiska arbetet med intern kontroll. upprätta en internkontrollplan som bygger på ovanstående analys. 2.2.1.2 Budgetrutin Kontrollmål Det finns dokumenterade rutiner för budgetrutinen Förvaltningen har fastställt tydliga budgetanvisningar som är kända och används av ansvariga Nämnden fastställer årligen en internbudget Registrering av enheternas budgetförslag sker med en gemensam rutin I budgeten ingår avstämning av Resultat av granskningen Täby kommun har dokumenterade rutiner för kommunens budgetrutin. Nämndens förvaltning har inte några egna budgetanvisningar utan använder kommunens övergripande anvisningar. I de samverkande kommunernas avtal finns bestämt att förslag till nästkommande års budget ska före den 30 april överlämnas till respektive kommun. Nämnden beslutar en övergripande internbudget. Registrering av förvaltningens budget görs på centralnivå av Täby kommuns kommunledningskontor. Budgeten bygger på en uppskrivning av 8
väsentliga poster Tillförlitliga underlag för budgetering av personal finns verksamhetssystem, föregående års resultat, personalomfattning, beslutade projekt och kända lagändringar samt en övergripande konjunkturbedömning. Beräkningarna görs med mallar i excel. Budgetens kostnader periodiseras i lika stora tolftedelar i ekonomisystemet, justeringar sker inte under året i ekonomisystemet. Budgetering av personalomfattning görs med hjälp av beräkningsmallar i excel som tar hänsyn till antal personal, arbetstid och beräknad frånvaro, såsom sjukdom, föräldraledighet etc. Vi bedömer att den interna kontrollen i huvudsak är tillräcklig. Nämndens förvaltning har inte några egna budgetanvisningar utan använder kommunens övergripande anvisningar. Periodiseringar bör göras av alla kända ekonomiska transaktioner. Nämnden rekommenderas att: utarbeta tydliga anvisningar för det interna budgetarbetet. 2.2.1.3 Budgetuppföljning Kontrollmål Det finns dokumenterade rutiner för budgetuppföljning Nämnden har fastställt tidpunkter för när uppföljning skall ske Förvaltningen har utarbetat tydliga anvisningar för budgetuppföljningen Resultat av granskningen Täby kommun har dokumenterade rutiner för kommunens budgetuppföljning som nämnden följer. Nämnden har inte fastställt när uppföljning av budgeten ska ske. Under 2007 har budgetuppföljningar gjorts kvartalsvis till nämnden. Månadsvis har en ekonomisk uppföljning ingått i förvaltningschefens stående punkt på nämndmötena. Förvaltningen har inte tagit fram några egna anvisningar för budgetuppföljningen. 9
Delårsbokslut upprättas och antas av nämnden Ekonomiska mått och nyckeltal finns fastställda och tillämpas Alla enheter erhåller ekonomiska rapporter Enheterna upprättar och kommenterar månadsbokslut och prognoser Kontroller görs för att säkerställa att informationen är tillförlitlig Delårsbokslut upprättas 30 juni och antas därefter i nämnden. Ekonomiska mått och nyckeltal som används är resultat och fördelning av intäkter mellan interna intäkter och taxor och avgifter, samt kostnadsfördelningen mellan ämnesområdena. Nyckeltal som är anpassade till miljöområdet är under framtagande genom ett samarbete i länet. Nämnden avvaktar detta arbete innan de egna nyckeltalen utvecklas. Budget läggs på övergripande nivå, för att undvika revirtänkande mellan de olika ämnesområdena. Uppföljning sker på övergripande nivå samt på ämnesnivå. Tillgång till allt i ekonomisystemet har förvaltningschef, samordnarna för stab och processer samt en administratör. Månadsbokslut och prognoser görs på övergripande nivå till nämnd. Internt stäms ekonomin av mot verksamhetsplanen för respektive ämne (processområde). Avstämning på kontonivå görs månatligen på väsentlig kostnadsnivå. Utredning görs om något utmärker sig. Fakturor och inbetalningar stäms av i ekonomisystemet. Löneadministratörerna gör avstämningar mellan lönesystemet och ekonomisystemet. Vi bedömer att den interna kontrollen är i huvudsak tillräcklig, men vissa delar behöver förbättras för att rutinen ska vara helt tillfredsställande. Dokumenterade anvisningar för uppföljningarna saknas. Nämnden rekommenderas att: dokumentera rutinen för budgetuppföljning och utarbeta anvisningar 10
2.2.1.4 Verksamhetsplanering Kontrollmål Det finns dokumenterade rutiner för verksamhetsplanering Nämnden har fastställt tydliga mål för verksamheten Nämnden har, enligt KL, fastställt en planering för verksamheten Förvaltningen har fastställt en process för planering av verksamheten Förvaltningen fastställer årligen en verksamhetsplan som anmäls i nämnden Resultat av granskningen Nämnden följer Täby kommuns anvisningar. Nämndens verksamhetsplan är, enligt utsago, mer utförlig än anvisningarna. Nämnden har fastställt mål för verksamheten för 2007 och 2008. Kommunfullmäktige har fastställt fyra inriktningsmål, effektmål samt mått för när effektmålet uppnåtts för nämndens olika huvudprocesser. Fullmäktiges mål återfinns i nämndens verksamhetsplan tillsammans med effektmål för de olika processernas underprocesser. Nämnden har ingen treårig planering. Nämnden har fastställt en planering som är två år, 2007-2008, nästa planering kommer att omfatta 2009-2010. Det finns ingen dokumenterad process för planeringen av verksamheten. Senast i april ska nämnden fatta beslut om kommande års verksamhetsplan. Nämnden har i april 2007 antagit en verksamhetsplan för 2007-2008. Övrigt Nämnden har i verksamhetsplanen fastställt ett inriktningsmål per huvudprocess. Även processernas delar har effektmål och hur dessa ska följas upp. Metoden för måluppföljning beskrivs och många uppföljningar består av internutvärdering, enkäter eller uppföljning sker vid tillsyn, det framkommer inte hur dessa ska genomföras. Effektmålen är inte mätbara, utom i de fall målet är att något ska minska, såsom störningar och utsläpp från avfallshanteringen ska minska. Det anges inte heller mellan vilka tidsperioder som ska jämföras eller när målen ska mätas. Målen är inte kopplade till de lagrum, som nämnden i enlighet med, har ansvar att utföra prövning, tillsyn och över- 11
vakning. Exempelvis mål för att uppfylla Livsmedelslagens krav på årlig inspektionsfrekvens. Det finns ingen dokumenterad process för planeringen av verksamheten. 2007 var första gången en planering av verksamheten skulle ske. Mycket av arbetet genomfördes i diskussionsform. Exempelvis genom gruppdiskussioner med nämndledamöter och samordnare för att fastställa planens nivå samt på grund av tidsbrist. Ett förslag skickades till tjänstemän i Danderyds och Vaxholms kommuner för yttrande och samråd. Det har inte skett någon förankring på politisk nivå i kommunerna, detta kommer förmodligen göras under arbetet med 2009 års verksamhetsplan. Vi bedömer att den interna kontrollen inte är helt tillfredsställande. Nämnden har fastställt verksamhetsmål för 2007 och 2008. Målen saknar en tydlig mätbarhet. Uppföljningen av målen är inte tydligt beskriven. Det går inte utifrån verksamhetsplanen och dess mål se hur nämnden och dess verksamhet uppfyller gällande lagstiftning och dessas olika krav. Nämnden saknar fastställda rutiner för arbetet med verksamhetsplanen och planen uppfyller inte kraven i KL för långsiktighet, vilket kan förklaras av att nämnden är nybildad. Det är dock viktigt att en nämnd ger ett långsiktigt beslutsunderlag särskilt då nämnden svarar för flera kommuner. Nämnden rekommenderas att: förtydliga nämndens mål vad gäller målnivåer samt tydligare beskriva uppföljningen nämnden fortsättningsvis gör en långsiktig planering av verksamheten, så att respektive kommun ges förutsättningar att fatta beslut i enlighet med KL. förvaltningen utarbetar en skriftlig rutin för verksamhetsplaneringen 2.2.1.5 Verksamhetsuppföljning Kontrollmål Det finns dokumenterade rutiner för verksamhetsuppföljning Förvaltningen har fastställt tydliga anvisningar för enheternas verksamhetsuppföljning Resultat av granskningen Nämnden följer Täby kommuns rutiner för uppföljning. I verksamhetsplanen finns uppställt vilka uppföljningar som ska ske. Det saknas en beskrivning av på vilket sätt uppföljningen ska göras och när uppföljning ska ske. Se 12
även kap 2.2.1.4. Verksamhetsuppföljningarna redovisar måluppfyllelse och annan väsentlig information rörande verksamheten Verksamhetsuppföljningarna redovisas i nämnden I delårsbokslutet redovisades en prognos för huruvida verksamhetsmålen beräknades uppfyllas. Verksamhetsuppföljningen har påbörjats inför årsredovisningen 2007 vid granskningen. Ännu är inte alla enkäter framtagna som enligt verksamhetsplanen ska finnas. Verksamhetsuppföljningen för 2007 redovisas för nämnden vid delårs- och årsbokslut. Nämndens verksamhetsberättelse ska lämnas till respektive kommun senast den 1 mars påföljande år. Vi bedömer att den interna kontrollen inte är helt tillfredsställande. Verksamhetsuppföljningens brister beror till stor del på att nämnden är ny och består av otydliga mål i verksamhetsplaneringen samt att det i verksamhetsplanen inte fastställs hur och när uppföljning av verksamhetens mål ska ske. Vi kan konstatera att detta har resulterat i att uppföljning till exempel genomförandet av enkäter har påbörjats sent och i anslutning till bokslutet. Nämnden rekommenderas att: tydliggöra när målen ska följas upp och mot vad de ska mätas. 2.2.1.6 Delegationsärenden Kontrollmål Nämnden har fastställt delegationsordning Delegationsordningen uppdateras vid behov och ses över årligen Resultat av granskningen Nämnden har senast fastställt en delegationsordning den 4 januari 2008. Delegationsordningen uppdateras kontinuerligt och har därefter på nytt antagits i nämnden under 2007. Förändringar i delegationsordningen har berott på organisationsförändringar samt 13
ändringar av lagar. I delegationsordningen framgår vilka ärenden som delegerats samt till vem (funktion) Nämnden har endast delegerat ärenden som ej berörs i KL 6 kap, 34 1 I delegationsordningen framgår vilka ärenden som delegerats samt till vilken funktion. Nämnden har endast delegerat ärenden som ej berörs i KL 6 kap, 34. Vidaredelegation enligt KL 6 kap, 37 2 Vidaredelegation enligt KL 6 kap, 37 tillämpas inte. Delegation sker direkt till de olika handläggningsfunktionerna i organisationen. Dokumenterade rutiner finns för att anmäla fattade delegationsbeslut till nämnden enligt KL 6 Det finns dokumenterade rutiner för anmälan av delegationsbeslut till nämnden. Anmälan är en stående punkt på varje nämndsammanträde. Vi bedömer att den interna kontrollen i huvudsak är tillräcklig. 3 Revisionsfrågor och sammanfattande bedömning 3.1 Revisionsfrågor Vilka relevanta styrdokument arbetar nämnden utifrån? 1 KL 34 I följande slag av ärenden får beslutanderätten inte delegeras: 1. ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet, 2. framställningar eller yttranden till fullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats, 3. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, och 4. vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. 2 Beslut om vidaredelegation kan uppdras åt förvaltningschef 14
Det styrdokument som nämnden arbetar utifrån är framförallt verksamhetsplanen. Verksamheten styrs även av de lagar som finns inom nämndens myndighetsområden. För många av de grundläggande rutinerna som ingår i granskningen har nämnden inga egna dokument med anvisningar, riktlinjer och rutiner utan följer Täby kommuns dokument. Nämnden och förvaltningen behöver se över sina styrande dokument för att anpassa till den egna organisationen. Gör nämnden en egen riskbedömning som grund för sin planering, styrning och intern kontroll? Nämnden gör ingen egen riskbedömning som grund för sin planering, styrning och intern kontroll. Ledningen anser att en viss riskbedömning finns i framtagandet av verksamhetsplanen samt finns inbyggt i de lagrum som styr verksamhetsområdena. Det har i granskningen framkommit att det i arbetet med 2009 års verksamhetsplan ska ingå en behovsutredning. Personalen ska behandla verksamhetens mjuka frågor såsom samarbetsformer inom organisationen under våren 2008. Inför verksamhetsplaneringen ska nämndens vilja att delta efterfrågas samt vilka särskilda insatser och/eller projekt nämnden vill satsa på. Kartläggningen av verksamhetens processer är omfattande och innehåller förbättringsåtgärder. Förbättringsåtgärderna bör även konkretiseras i en beskrivning av hur förbättringarna ska genomföras. I den mån processkartläggningen hålls aktuell torde en riskbedömning utifrån kartläggningarna vara genomförbar utan större arbetsinsats. Har nämnden en långsiktig planering? Nämnden har ingen långsiktig planering. Under 2007 antogs en planering i form av en verksamhetsplan som omfattade två år, 2007 och 2008. Anledningen till att verksamheten har en tvåårig planering för 2007 och 2008 beror på organisationens bildande 1 januari 2007, vilket gjorde att planeringen för 2007 var klar i maj samma år. Den verksamhetsplan som arbetas fram under våren för år 2009 kommer att vara tvåårig. Har nämnden beslutat om tydliga mål för sin verksamhet i syfte att kunna styra sin verksamhet? Nämnden har fastställt tydliga mål för verksamheten för 2007 och 2008. Kommunfullmäktige har fastställt fyra inriktningsmål, effektmål samt mått för när effektmålet uppnåtts för nämndens olika huvudprocesser som finns med i verksamhetsplanen för 2007 och 2008. 15
Nämnden har i verksamhetsplanen även för processernas delar fastställt effektmål och hur dessa ska följas upp. Många uppföljningar består av internutvärdering, enkäter eller uppföljning sker vid tillsyn, det framkommer inte hur dessa ska genomföras. Effektmålen har inga tydliga målnivåer. Då målet är att något ska minska, såsom störningar och utsläpp från avfallshanteringen ska minska, anges inte vad som är nivån för att ha uppnått målet. Det anges inte heller mellan vilka tidsperioder jämförelser ska ske. 3.2 Sammanfattande bedömning Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd är nyinrättad från och med den 1 januari 2007 och vi kan konstatera att det pågår ett arbete med att utveckla nämndens arbete med intern kontroll. Vi bedömer att den interna kontrollen i huvudsak är tillräcklig för budgetrutin, budgetuppföljning och delegationsärenden. Vi bedömer att den interna kontrollen i vissa delar är tillräcklig för arbetet med internkontroll. Vi bedömer att den interna kontrollen inte är helt tillfredsställande för verksamhetsplanering och verksamhetsuppföljning. Vår bedömning är att verksamheten i de granskade områdena ändå i huvudsak fungerar väl, vilket främst beror på kompetens och erfarenhet hos handläggande personal. Sammanfattningsvis kan konstateras att det vid intervjuer och genomgång av dokument framträder en bild av ordning och reda, det saknas dock viktiga moment för att den interna kontrollen ska kunna betraktas som helt tillräcklig. I granskningen framkommer att det saknas dokumentation av genomförandet av stödprocesser såsom budgetrutin, verksamhetsplanering och dessas uppföljning. Det har även konstaterats att nämnden saknar en risk-, väsentlighets- samt en konsekvensanalys av verksamheten. Nämndens internkontrollplan styrs av kommunstyrelsens anvisningar. För att få vetskap om vilka rutiner och processer som är viktigast att följa upp bör nämnden framöver upprätta en risk-, väsentlighets- och konsekvensanalys. Denna analys bör leda fram till respektive års kontrollplan. Det är viktigt att risk-, väsentlighets- och konsekvensbedömningar görs varje år och kan med fördel dokumenteras för kommande års bedömningar. Verksamhetens riskmoment varierar i och med förändringar av exempelvis ny lagstiftning, nya datasystem, ny personal m.m. Analysen kan även användas som underlag för att utveckla eller ompröva kontrollaktiviteter i de rutiner och system som används inom nämnden men som inte omfattas av internkontrollplanen. För att uppnå önskvärd styrbarhet bör kontrollplanerna innehålla kontroll av ändamålsenlig verksamhet, rapportering och följsamhet mot lagar och föreskrifter. Vid granskningen har det framkommit att kontrollinsatserna kommer att vara samma i 2008 års plan, vilket endast förklaras med en hänvisning till kommunens risk- och väsentlighetsanalys. Det kan 16
ifrågasättas om resultatet av årets granskningar verkligen har beaktats eller om det beror på enkelheten i en sådan hantering. Planerna innehåller endast ekonomiska rutiner medan områden som till exempel ändamålsenlig styrning, måluppfyllelse och följsamhet till lagar inte förekommer i granskade planer. Utifrån en riskanalys bör även sådana områden som hur styrning och måluppfyllelse följs upp övervägas. De interna kontrollplanerna bör ingå som en del i samband med upprättandet av verksamhetsplanerna, för att inte uppfattas som ytterligare en arbetsuppgift. 4 Rekommendationer Efter genomförd granskning rekommenderar vi Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnd att: - genomföra riskanalyser baserade på väsentliga rutiner - upprätta den interna kontrollplanen utifrån gjord riskanalys Samt följande rekommendationer vad gäller: budgetrutin Utarbeta tydliga anvisningar för det interna budgetarbetet. budgetuppföljning dokumentera rutinen för budgetuppföljning och utarbeta anvisningar verksamhetsplanering förtydliga nämndens mål vad gäller målnivåer samt tydligare beskriva uppföljningen Nämnden fortsättningsvis gör en långsiktig planering av verksamheten, i enlighet med KL Förvaltningen utarbetar en skriftlig rutin för verksamhetsplaneringen verksamhetsuppföljning Tydliggöra när målen ska följas upp och mot vad de ska mätas. 17