Delrapport Tolk- och översättningstjänster 2007-01-10 Samordnare: Dokument id: Per-Erik Petersson Delrapport nuläge Rev A
Delrapport Datum: 2007-01-10 2(10) INNEHÅLLSFÖRTECKNING SAMMANFATTNING... 4 BAKGRUND... 4 UPPRÄTTANDE AV DELRAPPORT... 4 MÅL... 4 AVGRÄNSNING... 4 Ramavtal finns avseende tolkförmedlingstjänster... 4 Ramavtal finns också avseende översättningstjänster... 4 Juridiska ramar... 5 RESULTAT... 5 CSN... 5 Tolkning och översättning... 6 Tolkning vid allvarlig hörsel- eller talskada... 6 CSN:s nuvarande ramavtal... 6 Exempel på språk... 6 Vem betalar?... 6 Uppföljning av kvalitetskraven... 6 Egen kompetens på myndigheten... 7 Samarbete... 7 SKATTEVERKET... 7 Tolkning och översättning... 7 Kostnader... 7 Exempel på språk... 7 Vem översätter?... 8 Teknikstöd på prov... 8 Samarbete... 8 FÖRSÄKRINGSKASSAN... 8 Tolk och översättning... 8 Upphandling mm... 8 Kostnader... 8 Samarbete... 9 MIGRATIONSVERKET... 9 Kostnader tolktjänster... 9 Upphandling tolktjänster... 9 Kostnader översättartjänster... 9 Upphandling översättartjänster... 9 TULLVERKET... 10 Tolkning... 10 Översättningar... 10 Övrigt... 10
Delrapport Datum: 2007-01-10 3(10) DISTRIBUTIONSLISTA En registrerad kopia av detta dokument har distribuerats till: Namn Organisation Datum Claes-Göran Lock AMS Ingela Abrahamsson CSN Solveig Grelsson CSN Ylva Bernrup Försäkringskassan Gunilla Törnqvist Migrationsverket Ulla Pettersson Imnell Migrationsver ket Bernice Bjelkevik Skatteverket Christer Schön Skatteverket Malene Skjemstad Tullverket Mats Wicktor Tullverket Lena Köling Abjörner Verva ÄNDRINGSFÖRTECKNING Nedanstående tabell redovisar ändringshistoriken för detta dokument. Version Datum Ändring PA1 2006-10-17 PA2 2006-12-12 Betydande redigeringar och reduceringar av mängden text PA3 2007-01-08 Framför allt har text från Tullverket tillförts rapporten. Uppslag till fortsatt hantering har utvecklats något. Rev A 2007-01-10 En sammanfattning har skrivits. Stycket Uppslag till fortsatt han- har tagits tering bort. BILAGEFÖRTECKNING Nummer Titel/Benämning Version
Delrapport Datum: 2007-01-10 4(10) Sammanfattning CSN, Skatteverket, Försäkringskassan, Migrationsverket och Tullverket har lämnat kortfattade beskrivningar på hur frågor om tolk och översättning hanteras på respektive myndighet. I regel sker avrop från befintliga ramav- tal. Myndigheterna använder i olika grad egen personal för att täcka sina behov på området. Det är också stor skillnad mellan myndigheterna när det gäller kostnaderna för tolk och översättning. Ett antal problem har beskrivits men dessa kan inte primärt anses ha sin grund i bristande myndighetssamverkan. Det har inte heller i något fall rap- porterats att det förekommer myndighetssamverkan i frågor som rör tolk och översättning. Bakgrund Forum för strategisk servicesamverkan har bedömt att tolk- och översättningstjänster kan vara ett intressant gemensamt utvecklingsområde. Beslut har fattats att Försäkringskassans representant i forumet ska ansvara för att ett arbete inleds med att utreda förutsättningarna för samverkan på området. Upprättande av delrapport Arbetet ska i en första fas skapa en bild av nuläget beträffande tolk- och översättningstjänster på respektive myndighet. Inkluderat att belysa redan existerande samverkan, ingångna avtal och eventuella juridiska krav mm. Detta skapar den nödvändiga grunden för det fortsatta analysarbetet. Delrapport ska upprättas och levereras. Mål Vid utgången av q 3 år 2006 skulle en delrapport i form av en nulägesbeskrivning upprättas och presenteras vid Forum för strategisk servicesamverkans planerade möte 2006-10-25. Tidsramarna har inte kunnat hållas. Avgränsning Ramavtal finns avseende tolkförmedlingstjänster Ramavtalen omfattar tillhandahållande och förmedling av auktoriserade rättstolkar, auktoriserade sjukvårdstolkar, auktoriserade tolkar samt övriga tolkar för utförande av uppdrag avseende kontakttolkning, telefontolkning samt videotolkning. Ramavtalen är uppdelade och leverantörerna rangordnade per län. Avropsordning enligt ramavtalen ska tillämpas. Ramavtal finns också avseende översättningstjänster Ramavtalet är uppdelat i tre grupper: Engelska Frekventa språk (Bosniska K/S, Finska, Franska, Ryska, Spanska, Tyska) Övriga språk
Delrapport Datum: 2007-01-10 5(10) (Albanska, Amhariska, Arabiska, Danska, Estniska, Grekiska, Isländska, Italienska, Kinesiska, Lettiska, Litauiska, Makedonska, Nederländska, Norska, Persiska, Polska, Portugisiska, Rumänska, Slovenska, Somaliska, Sorani (Kurdiska), Thailändska, Tjeckiska, Turkiska, Ukrainska, Ungerska och Vietnamesiska, Assyriska/syrianska, Bulgariska, Hebreiska, Japanska, Koreanska, Kurmandji, Romani, Samiska, Slovakiska, Tigrinja, Tornedalsfinska och Vitryska.) Båda ramavtalen löper tom 2007-06-30. Juridiska ramar Föreskrifter om tolk och översättning finns i förvaltningslagen, rättegångsbalken, förvaltningsprocesslagen, förordningen om tolk för hörsel och tal- lag om rätt att använda samiska hos förvaltningsmyndigheter och skadade, domstolar etc. I princip kan man fördela behovet av tolk och översättning på tre situatio- ner. Den ena berör personer med någon form av funktionshinder. Det kan handla om en hörsel- eller talskada. Det kan också handla om nedsatt kognitiv förmåga. Den andra innebär ett skydd för nationella språkliga minoriteter. Dvs. personer som talar samiska, finska, meänkieli, romani chib och jiddisch. Den tredje slutligen anknyter till personer som kommit till Sverige från annan nation och inte behärskar det svenska språket. Resultat CSN Centrala studiestödsnämnden (CSN) är den myndighet som beviljar och betalar ut det svenska studiestödet, det vill säga bidrag och lån till studeranmed hemutrustningslån för flyktingar och vissa andra de. CSN arbetar också utländska medborgare. Hemutrustningslån är till för inköp av köksutrust- CSN arbetar cirka 1 000 personer. Huvudkontoret ligger i Sundsvall. ning och möbler. På Dessutom finns 12 kontor runt om i landet samt ett kundcenter i Kiruna.
Delrapport Datum: 2007-01-10 6(10) Tolkning och översättning I de fall då kunden inte har någon med sig som kan tolka och det inte heller finns någon CSN-anställd som kan tolka, ska en extern tolk anlitas om man annars inte kan ge kunden behövlig service eller handlägga ärendet korrekt. Danska eller norska handlingar behöver inte översättas. Under nuvarande avtalsperiod har möjligheten till extern tolk inte utnyttjats och tjänsten kommer därför inte att upphandlas inför nästa period. Under 2005 har CSN använt extern översättare vid 52 tillfällen. Tolkning vid allvarlig hörsel- eller talskada För personer som har en hörselskada eller en talskada sker kommunicering- för texttelefoni eller genom en med hjälp av en speciell förmedlingstjänst att använda TeleTal. CSN:s nuvarande ramavtal CSN har för närvarande ramavtal med två olika företag för översättningsrespektive tolktjänster. Under nuvarande avtalsperiod har möjligheten till extern tolk inte utnyttjats och därför kommer detta inte att upphandlas för nästa period. Nuvarande avtal innebär att man alltid måste vända sig till samma leverantörer när dessa tjänster ska beställas. Exempel på språk Bland språken som blir föremål för tolkning eller översättning märks bland annat albanska, arabiska, badinani, engelska, finska, franska, italienska, jiddisch, nordkurdiska, persiska, romani, rumänska, ryska, samiska, SKB, somaliska, spanska, sydkurdiska, tigrinja, turkiska, tyska och vietnamesis- ka. Vem betalar? Den enhet eller det kontor som beställer översättningen eller tolkningen betalar också för uppdraget. Ett särskilt krav på den som beställer tolkning är att kontrollera med tolkfirman om kontakttolkning innebär resor och därmed extra kostnader eller om tolken finns på orten. Kommunikationsenheten beställer och budgeterar dock för översättningar allmänt informa- etc.). Under 2005 har de totala över- tionsmaterial (blanketter, broschyrer sättningskostnaderna på myndigheterna uppgått till ca 261 000 kronor. Uppföljning av kvalitetskraven Det sker årliga uppföljningar med leverantörer då förbättringsområden och klagomål diskuteras. Det finns en särskild kontaktperson inom CSN som enheter och kontor kan kontakta vid frågor.
Delrapport Datum: 2007-01-10 7(10) Egen kompetens på myndigheten På intranätet finns uppgifter om språkkompetenser i organisationen. Ett 30- tal språk finns med i förteckningen. Språknivån är indelad på en skala mel- 1-4, där lan 1 - Språket är mitt modersmål. 2 - Jag talar och skriver språket flytande. 3 - Jag behärskar språket bra i tal och skrift. 4 - Jag förstår enklare fraser i tal och skrift. Samarbete Det finns inget existerande samarbete med andra myndigheter i tolk- och översättningsfrågor. De anställda har själva fått välja om de vill finnas med i förteckningen och bedömt språknivån. De avgör själva om de har tid att hjälpa till vid förfrå- gan. Skatteverket Skatteverket hanterar skatteärenden för medborgare och företag, ärenden om folkbokföring, fastighetstaxering och bouppteckningar samt gör brottsutredningar. Verket har 11 415 medarbetare (mars 2006) som finns på 113 orter, spridda över hela landet. Skatteverket består av ett huvudkontor som leder och styr de sju skatteregionerna, storföretagsskattekontoret och verksamhetsstöd för skatt och KFM. Kronofogdens huvudkontor är samlokaliserat med Skatteverkets huvudkon- tor. Tolkning och översättning Inom Skatteverkets (Kronofogdemyndigheten ingår inte i redovisningen) verksamhet uppstår behovet av tolk- och översättningstjänster huvudsakli- gen inom folkbokföringsverksamheten. Det är då ofta frågan om översättning, helt eller delvis, av olika utländska handlingar. Kostnader Skatteverkets kostnader för tolk- och översättningstjänster i den löpande verksamheten kan för 2005 uppskattas (alla regioner har inte konterat så att dessa konsulter kan särskiljas från övriga) till cirka 2 miljoner kronor. I beloppet ingår utbetalningar till externa konsulter och till egen personal för arbete utfört utanför tjänstetid. I beloppet ingår inte kostnader för översättning av broschyrer m.m. Bedömningen är att kostnaderna för tolk- och översättningstjänster ökar. Exempel på språk Folkbokföringsenheten i Stockholm följde under en treveckorsperiod 2005 upp vilka språk som översättningsuppdragen under perioden avsett. Dessa var; arabiska, serbokroatiska, kinesiska, kurdiska, persiska, polska, ryska, spanska, thai, somaliska, turkiska, bulgariska och estländska. Vanligast var arabiska och persiska.
Delrapport Datum: 2007-01-10 8(10) Vem översätter? Översättningsarbete utförs både av egen personal och av externa konsulter. Externa avrop görs enligt gällande ramavtal. Teknikstöd på prov Vid Skatteverkets expedition i Södertälje kommer ett försök att genomföras där man, bland annat, ska pröva metoden att med hjälp av webbkamera kunna komma i kontakt med och få hjälp av språkkunnig personal som befinner sig på annan plats. Försöket avser tre av de där mest frekventa språken; persiska, arabiska och finska. Samarbete Det finns inget existerande samarbete med andra myndigheter i tolk- och översättningsfrågor. Försäkringskassan Försäkringskassan administrerar de försäkringar och bidrag som ingår i socialförsäkringen. Försäkringskassan har 16 000 medarbetare. I varje län finns ett länskontor. Totalt finns cirka 330 försäkringskontor. Huvudkontoret ligger i Stockholm. Tolk och översättning Behovet av tolk torde vara störst vid ärenden som rör ohälsa, till exempel vid större och fördjupade utredningar och arbetslivsutredningar. Behov av tolk föreligger även vid andra ärendeslag, t.ex. bostadsbidrag, underhålls- urdu, thai- stöd och föräldrapenning. Vanliga språk vid tolkning är turkiska, kurdiska, syrianska, arabiska, somaliska språk, persiska, spanska, finska och olika afrikanska språk (utan rangordning). Även ryska, vietnamesiska, ländska, kinesiska och flera andra språk förekommer. Översättningar spänner över alla ärendeslag. Vanliga språk är samtliga EU- språk och vissa arabiska och afrikanska språk. Upphandling mm Tolk- och översättningstjänster avropas enligt gällande ramavtal. Tidigare har många försäkringskontor täckt sina behov av tolk via kommunernas tolkservice, något som på många håll fungerat bra. För tolkning och översättning anlitas i regel auktoriserad kompetens (alltid vid utredningar där det krävs djup förståelse). Många medarbetare kan dock andra språk men deras språkkompetens används för service och stöd. De förklarar och förtydligar vissa saker i t.ex. broschyrer och hjälper till med att fylla i blanketter osv. Kostnader Försäkringskassans kostnader för översättningsuppdrag under en period på 12 månader beräknas uppgå till ca 21 miljoner kronor.
Delrapport Datum: 2007-01-10 9(10) Samarbete Det finns inget existerande samarbete med andra myndigheter i tolk- och översättningsfrågor. Migrationsverket Kostnader tolktjänster Migrationsverket har upphandlat tolktjänster i ett stort antal år. Utfallet per år har varit beroende på inströmningen av sökande och de antal sökande som har funnits kvar sedan tidigare i systemet. Under åren 2002 till 2005 låg kostnaden mellan 60-100 miljoner kronor per år. Upphandling tolktjänster Upphandlingarna har skett på regional nivå på regionkontoren. I dagens läge är inte verksamheten uppdelad på regioner. Därför har man sedan 2005 haft för avsikt att ha samma avtal för hela landet. I och med tolkförmedlingsavtalen som tecknats inom statlig inköpssamordning av rikspolisstyrelsen (RPS) så går Migrationsverket fortlöpande över på dessa avtal. Under större delen av 2007 kommer avrop att ske från dessa avtal. Enligt gjorda beräkningar är dessa avtal förmånliga. Verket tror sig inte kunna få bättre avtal med en egen upphandling och är då också skyldigt att gå över på de statliga avtalen som RPS har tecknat. Kostnader översättartjänster Migrationsverket har upphandlat översättartjänster i ett stort antal år. Utfal- let per år har varit beroende på inströmningen av sökande och de antal sökande som har funnits kvar sedan tidigare i systemet. Under åren 2002 till 2005 låg kostnaden mellan cirka 4 till 8 miljoner kronor per år Upphandling översättartjänster I och med avtalen på översättartjänster som tecknats inom statlig inköpssamordning av RPS så har man haft för avsikt att gå över på dessa avtal men man har ännu inte kommit i gång trots att de egna avtalen har upphört att gälla. Orsaken till detta är både interna och externa problem som har uppstått. Enligt gjorda beräkningar så är dessa avtal förmånliga. Verket tror sig inte kunna få bättre avtal med en egen upphandling och är då också skyldigt att gå över på de statliga avtalen som RPS har tecknat. Samarbete Det finns inget existerande samarbete med andra myndigheter i tolk- och översättningsfrågor.
Delrapport Datum: 2007-01-10 10(10) Tullverket Tullverkets uppgift är att bidra till ett tryggt och säkert samhälle genom att förhindra att produkter olagligt förs in i eller ut ur Sverige. Tullverket ska också på ett smidigt sätt samla in tull och andra avgifter när företag och privatpersoner handlar med länder utanför EU. Tullverkets arbete är indelat i två verksamhetsområden, Brottsbekämpning och Effektiv handel. Tullverket har tullklareringskontor, informationskontor och brottsbekämpningsgrupper på ett trettiotal orter i landet. Totalt arbetar ca 2 300 tjänstemän i Tullverket. Huvudkontoret ligger i Stockholm. Tolkning Behovet av tolktjänster finns i Brottsbekämpningen. Eftersom många av ärendena går vidare till domstol är det viktigt att tolkarna är kompetenta och har kunskaper om det sammanhang de verkar i. Många olika språk före- kommer och här finns förstås stora lokala skillnader p.g.a. hur tredjelandstrafiken på orten ser ut. Tullverket har ingen egen upphandling av tolktjänster. Under perioden de- cember 2005 t.o.m. maj 2006 lades ca 2,2 miljoner kronor på tolktjänster. Översättningar Behov av översättningar finns i hela Tullverkets organisation och översätt- utförs både av egen personal och av externa översättare. Tull- ningsarbete verket gör avrop på ramavtalet som upphandlats av Rikspolisstyrelsen. Kostnaderna för översättningar är inte i närheten av så höga som de för tolktjänsterna. Tidigare har Tullverket haft en intern översättargrupp, men det arbetet har upphört. I dag eftersträvas att alla texter på andra språk i tryckt material och på webbplatsen ska översättas av externa, professionella översättare. Övrigt Det kan också vara intressant att nämna att Tullverket internt betraktar tolkfrågan som en angelägenhet först och främst för verksamhetsområdet brottsbekämpning. På huvudkontoret finns en funktion, språkvårds- och översättningssamordnare, och där är inte tolktjänster med i ansvarsområdet. Tullverket har skilt på områdena tolkningar och översättningar.