Jan Kastberg 2005-10-10 Transportledningsprocessen V 1.0
Revisionshistoria Revisionshistoria för Transportledningsprocessen. Version Datum Ändring Signatur 1.0 051010 Version 1.0 skapad. JAKA
Innehållsförteckning Bakgrund... 4 Vad är en process?... 4 Transportledningsprocessen... 6 Beskrivning aktiviteter... 7 Virkesbeordring... 7 Destinering... 8 Skapa och sända transportorder... 9 Fordonsplanering...10 Utför transport... 11 Avlämning... 12 Standardiserat informationsutbyte... 13 Standardiserade meddelanden... 14 Administration standardmeddelanden... 15 Indatakvalitet... 16 Avslutande synpunkter... 17
Bakgrund Under vintern 2004-2005 har en arbetsgrupp arbetat med att ta fram förslag på informationsinnehåll i en standardiserad transportorder. Vid avrapportering av utfört arbete på SDC:s styrelsemöte i april 2005 beslutades följande: Den framtagna transportordern är preliminär. Arbetsgruppen tar fram en processbeskrivning med åtföljande informationsanalys för att på rätt sätt beskriva informationens syfte och ursprung. Processbeskrivningen bör omfatta transportplanering, transportbeordring och information i bil. Informationslämnare som bör beskrivas är VIOL, Mätplatssystem, Lagerberäkning, SNVDB, Transportavräkning, Mätningsinformation, Lastspecifikation, Rapporteringsrutiner från bil samt transportorder. Arbetsgruppen kompletteras med Jörgen Olofsson, Stora Enso. Deltagare i arbetet har varit Martin Ekstrand, SkogForsk, Martin Forsslund; Skogsåkarna, Jan Kastberg, SDC, Bertil Lidén, SkogForsk, Jörgen Olofsson, Stora Enso SKog, Magnus Tjärnskog, SCA Skog och Peter Westlin, Jämtfrakt. Vad är en process? Processperspektivet är ofta ett fruktbart sätt att effektivisera och utveckla verksamheten. I litteraturen beskrivs flera olika framgångsrika projekt där process mapping och business process improvement spelat en stor roll. Att fokusera på processen innebär att fokus flyttas från det färdiga resultatet (produkten eller tjänsten) till den kedja av aktiviteter som skapar dem. Processfokuseringen leder också till att frågan hur skapas resultatet? får större vikt än vem gör vad? Grundtanken är, då det är processen som skapar resultatet, att det i förstahand är processen som ska styras och förbättras. Att ha processen som infallsvinkel innebär att man ser på verksamheten utifrån dess grundläggande idéer. Det man vill åstadkomma är ett klokare utnyttjande av resurser och därmed uppnå en effektivare arbetssituation. Man vill eliminera den tid man inte skapar något värde för kunden. Man strävar efter en optimering av hela flödet, istället för varje funktion för sig. Ett processperspektiv innebär att man ser på verksamheten ur kundens perspektiv, i detta fall den virkesförbrukande industrin. Industrin bryr sig inte om hur transportledning och transporter organiseras. Industrin bryr sig om att rätt virke finns i rätt tid i rätt volym och till rätt pris, vilket skapas av processen. Transportledningsprocessen - 20051010 4
Det finns en mängd tolkningar av processbegreppet. För att inte skapa förvirring krävs därför en klar definition av begreppet process. I en organisation sker olika aktiviteter. När kundvärde skapas sker dessa aktiviteter i bestämd ordning och de upprepas i tiden. Det som görs i processen är unikt för varje gång men hur man gör det är ofta lika från gång till annan. Ett exempel från transportledningsprocessen är aktiviteten fordonsplanering i vilken körordrar skapas. Varje körorder som skapas är unik men den behandlas på samma sätt varje gång. Att fokusera på processer innebär att man flyttar uppmärksamheten till de aktivitetskedjor som skapar värdet för kunden. Eftersom tanken är att det är processen som skapar värdet är tanken att det är denna som ska styras och förbättras. Det finns en rad olika definitioner på process, en av de enklaste är Loinder (1996): En process består av en serie aktiviteter som återkommande förädlar olika objekt till ett resultat till en kund. Denna definition kan tyckas vara något enkel, framförallt tar den inte hänsyn till kundens krav. En definition som stämmer bättre är följande: En process är ett repetitivt nätverk av länkade aktiviteter där information och resurser används för att transformera inobjekt till utobjekt, från identifiering av kundens behov till dess kunden är tillfredställd. Engell (1994). Denna definitionen trycker på två viktiga punkter, dela att kundens behov och tillfredställelse poängteras, dels att processen beskrivs som ett repetitivt nätverk av länkade aktiviteter. Transportledningsprocessen - 20051010 5
Transportledningsprocessen Vårt uppdrag har varit att göra en processbeskrivningen som bör omfatta transportplanering, transportbeordring och information i bil. Med SkogForsks dokument Processkartläggning av transportledning och transporter som underlag enades gruppen om att kalla processen för Transportledningsprocessen. Transportledningsprocessen definieras enligt följande: De aktiviteter som krävs för att planera och utföra transport av råvara från skog till industri. Förutsättning för att starta processen är avverkat virke levererat till väg. Avslut av processen sker när virket är avlämnat vid industri ( se bild 1). I transportledningsprocessen ingår följande aktiviteter: Destinering Skapa transportorder Fordonsplanering Utför transport Avlämning Behov av transport Utförd transport Destinering Skapa och sända Fordonsplanering Utför transportorder transport Inobjekt: Inobjekt: Inobjekt: Inobjekt: VO, ej destinerad Info från VO Transportorder Körorder ev väglagerinfo Info om entreprenörer Leveransplaner ev produktionsinfo ev väglagerinfo Väglagerinfo Vägdata Fordonsregister Avlämning Inobjekt: Lastspecifikation Virkesorderinfo från VIOL Uppdaterad VO Uppdaterad VO Transportorder Körorder till bil Lastspecifikation Lagerinformation lastade volymer lagerinventering Avlämnat/Inmätt Transportavstånd beräknat avstånd ev korrigerat avstånd Varje aktivitet inom processen har en eller flera inobjekt (= förutsättning) som genom en eller flera arbetsuppgifter transformeras till utobjekt (= resultat). Till exempel aktiviteten Destinering har inobjektet ej destinerad virkesorder, d v s förutsättningen för att starta aktiviteten är minst en virkesorder som ej är destinerad. I aktiviteten destineras alla aktuella sortiment och utobjektet från aktiviteten är destinerad virkesorder. Transportledningsprocessen - 20051010 6
Beskrivning aktiviteter Virkesbeordring En virkesorder är det sammanhållande grunddokumentet för att säkerställa virkets identitet och som genom virkesordernumret ger virket dess identitet. Genom virkesordern knyts affärs- och transportinformation till virket under transportledningsprocessen. Första gången information knyts till virket är i samband med avverkningsplaneringen. Ny information knyts sedan till virkesordern under drivningen, transportplaneringen, transporten och mätningen. Att skapa en virkesorder görs i aktivitet Virkesbeordring. Skapad virkesorder utgör inobjekt till Transportledningsprocessen. Virkesorder Virkesbeordring Destinering Skapa transportorder Fordonsplanering Utför transport Avlämning Transportledningsprocessen - 20051010 7
Destinering Transportledningsprocessen initieras av avverkningens produktionsrapportering. Transportledaren söker ut nya virkesordrar eller trakter där skotningen påbörjats alternativt där leveransvirke rapporterats. Vid destinering anges en eller flera tillåtna mottagningsplatser för varje sortiment i virkesordern. Destineringen kan ske av planerade eller kända volymer. Med kända volymer avses av skotare rapporterade volymer. När destinering är gjord finns möjlighet att uppdatera virkesordern med information om avläggs geografiska läge samt beräknade avstånd som underlag för transportersättning. Inobjekt (förutsättningar): Virkesorder, ej destinerade sortiment Väglagerinformation, (ej tvingande förutsättning) Information om producerade sortiment (ej tvingande förutsättning) Utobjekt (resultat): Virkesorder kompletterad med destinering av sortiment Virkesorder kompletterad med information om avläggs geografiska läge (ej tvingande förutsättning) Virkesorder kompletterad med beräknade avstånd (ej tvingande förutsättning) Virkesbeordring Virkesorder Destinering Inobjekt: Virkesorder Ev väglagerinfo Ev prodinfo Skapa transportorder Uppdaterad VO Transportledningsprocessen - 20051010 8
Skapa och sända transportorder En transportorder innehåller endast information om planerade volymer och sortiment och är framförallt ett dokument som ger transportföretaget rätt att utföra transport samt att få virket inmätt vid mätsstation. Destinerade virkesordrar kompletteras med information om ansvarigt transportföretag. Transportorder skapas. Därefter sänds skapad transportorder till ansvarig för fordonsplaneringen. Sändning kan ske på olika sätt t.ex. brev, fax och e-post till kontor och/eller direkt till bil. Transportordern kan också göras tillgänglig på dator via en åkarwebb. Inobjekt (förutsättningar): Virkesorder där uppgift finns om första tidpunkt när ett lass finns klart för avhämtning. Väglagerinformation, (ej tvingande förutsättning) Information om kontaktuppgifter för avverkningslag Utobjekt (resultat): Virkesorder kompletterad med information om transportföretag Virkesorder kompletterad med information om ansvarig transportör (ej tvingande förutsättning) Transportorder skapad och sänd till angivet transportföretag/ansvarig för fordonsplaneringen Destinering Uppdaterad VO Skapa och sända transportorder Inobjekt Info från VO Info om entreprenörer Ev väglagerinfo Fordonsplanering Uppdaterad VO Transportorder Transportledningsprocessen - 20051010 9
Fordonsplanering Fordonsplanering sker i två steg. I första steget fördelar ansvarig för fordonsplaneringen mottagna transportordrar per bil. I steg 2 beslutas vilket lass som ska köras och när de ska köras. Därefter kan en körorder skapas och sändas till berörd bil. Körordern innehåller följande information : Hur mycket som skall köras från en transportorder Var virket som skall transporteras finns Information om hur mycket som finns på aktuella avlägg Vart virket skall köras När virket senast skall hämtas Information från transportordern Inobjekt (förutsättningar): Transportorder Leveransplaner Väglagerinformation Vägdata Information om tillgängliga fordon Utobjekt (resultat): Körorder till bil Skapa transportorder Utbjekt: Transportorder Fordonsplanering Inobjekt Transportorder Leveransplaner Väglagerinfo Vägdata Fordonsregister Körorder Utför transport Transportledningsprocessen - 20051010 10
Utför transport Chauffören tar emot en körorder och utför aktuell transport. När lastning är utförd registrerar chauffören lastuppgifter i en lastspecifikation. Avstånd till mottagningsplats samt beräkning av uppskattad ankomsttid till mätplats anges i lastspecifikationen. Lastspecifikationen lämnas vid ankomst till mätstation eller skickas elektroniskt till mätstationen för att göras tillgänglig i det stödsystem för mätning som finns (kommer att finnas) vid mätplatsen.. Information om lastade sortiment och volymer bör användas för uppdatering av väglageruppgifter. Därför kan dessa uppgifter behöva skickas även till flera aktörer. Om mottagna lageruppgifter inte stämmer när chauffören registrerat lastuppgifter genomför chauffören en okulär lagerinventering som också sänds till den eller de aktörer som ansvarar för väglageruppgifter. Inobjekt (förutsättningar): Körorder Utobjekt (resultat): Lastspecifikation till mätplats Lastade volymer till lagersystem för uppdatering av lager Lagerinventeringsuppgifter till lagersystem (vid behov) Fordonsplanering Utför transport Avlämning Utbjekt: Körorder Inobjekt Körorder Lastspecifikation Lagerinformation Lastade volymer Lagerinventering Transportledningsprocessen - 20051010 11
Avlämning Vid ankomst till mätstation mäts råvaran in direkt vid ankomst alternativt lastas av för att mätas in vid ett senare tillfälle. Avlämning Om mätning inte utförs direkt lastar åkaren av och gör en avlämningsregistrering. Avlämningsregistrering bör utföras i system på mottagningsplatsen. Transportavstånd kan beräknas. Om åkaren inte är nöjd med beräknat avstånd registrerar han/hon ett alternativt transportavstånd samt orsak till avvikelse. Mätning När inmätning görs hämtar mätaren lastspecen för aktuell transport från VIOL, gör mätning/kvalitetsbedömning och sparar mätningsuppgifter i VIOL (mätsyfte 1). Om mätning görs vid ankomst finns möjlighet att beräkna transportavstånd. Om åkaren inte är nöjd med beräknat avstånd registrerar han/hon ett alternativt transportavstånd samt orsak till avvikelse. Inobjekt (förutsättningar): Lastspecifikation Aktuell Virkesorderinformation från VIOL Utobjekt (resultat): Avlämnade/Inmätta volymer och sortiment i VIOL Beräknat avstånd Ev. korrigerat avstånd och anledning till korrigering Utför transport Avlämning Mätning Utbjekt: Lastspecifikation Inobjekt Lastspecifikation Virkesorderinfo från VIOL Avlämnade volymer/sortiment Transportavståndsuppgifter Transportledningsprocessen - 20051010 12
Standardiserat informationsutbyte Som tidigare nämnts innebär att fokusera på processer att man flyttar uppmärksamheten till de aktivitetskedjor som skapar värdet för kunden. Man strävar efter en optimering av hela flödet, istället för varje funktion för sig. En viktig del i en optimering av transportledningsprocessen är att optimera informationsflödet i processen genom att automatisera och kvalitetssäkra arbetsmoment i informationsflödet och undvika manuell inmatning. Idag skickar många information till många på många olika sätt. Vad som skickas och hur det skickas samordnas idag inte alls. För att effektivisera vad som skickas krävs gemensamma format samt informationsinnehåll för överföring av information, d v s standardiserat informationsutbyte. Än så länge är informationsbärande dokument inom transportledningsprocessen utformade olika beroende på företag. Informationsspridningen sker många till många på många olika sätt. Vid pappershantering är detta inget problem, då blanketter och dokument hanteras manuellt. För att elektroniskt hantera olika format automatiskt krävs filkonverteringsprogram. Resurser att utveckla filkonverteringsprogram saknar enskilda åkerier vilket innebära dessa blir låsta till en befraktare, alternativt måste köra parallella system. Olika format försvårar också det elektroniska informationsutbytet vid de transportekonomiskt viktiga returtransporterna. Standardiserat informationsutbyte underlättar också för tillfälliga extraresurser. Extra bilar kan enkelt införlivas i existerande rutiner, genom att dessa kan ta emot och sända information i standardformat. Dessutom öppnar standardiserat informationsutbyte upp för flera system- och hårdvaruleverantörer vilket kan leda till en högre utvecklingstakt och hårdare priskonkurrens. Generellt sett skulle gemensam standard för all transportrelaterad information leda till bl.a. färre felkällor, kortare ledtider, högre flexibilitet och högre leveransprecision. För effektivisering av hur informationen sprids, d v s slippa många till mångaspridning krävs att det skapas en bärlina för informationsspridning som knyter ihop informationsspridningen mellan företagen. Bärlinan fungerar som en brevlåda som distribuerar informationen till rätt adress. Med en sådan bärlina förenklas informationsutbytet i och med att berörda system kan skicka all information till ett ställe och ta emot all information från ett ställe. Transportledningsprocessen - 20051010 13
Informationsutbyte i dag: Många till många på många olika sätt Informationsutbyte i morgon: Mellan alla som behöver via Standardmeddelanden Bärlina för info Standardiserade meddelanden Informationsflödet inom transportledningsprocessen kan delas in i följande kategorier: Indata till aktiviteter i transportledningsprocessen. Hit hör: o Hämtplatsdata(virkesorder/trakt/bortsättningplats/avverkning) Var ligger, hur mycket av vad och vart ska det? o Produktion (skotarrapportering/inventering) Hur mycket har tillförts väglagret? o Lastat (kvitton/fordonsdatorer) Hur mycket har väglagret minskat? Resultatet av transportledningsprocessen. Hit hör: o Föravisering till mätstation (Lastspecifikation) Hur mycket har lastats, vad har lastats mm? Genom att definiera och skapa följande standardmeddelanden standardiseras informationsflödet inom transportledningsprocessen: Transportorder Körorder Väglagerinformation Lastspecifikation Informationsbehov inom transportledningsprocessen samt specifikation av meddelanden se bilagor. Transportledningsprocessen - 20051010 14
Administration standardmeddelanden För upprätthållande av standardiserade meddelanden krävs att det finns en standardiseringsgrupp som informerar om standarden och samordnar förändringar av densamma. För administration av standardmeddelanden inom transportområdet föreslås att en standardiseringsgrupp bildas med deltagare från: Befraktare Transportföretag VMR SDC SDC är sammankallande till möten. VMR beslutar om deltagare i standardiseringsgruppen samt om förändring/tillägg av framtagen standard. Standardgruppen föreslås träffas 2 ggr per år ( april och september), 1 månad innan VMR-möten för att då avhandla förändring/tillägg till standard. Önskemål om förändring/tillägg av transportorderstandard skall anmälas till SDC Standard Transportmeddelanden 851 83 Sundsvall e-post Transportledningsprocessen - 20051010 15
Indatakvalitet En detaljerad transportplanering eller transportoptimering är en mycket känslig process som kräver ett indata av mycket hög kvalitet. Bristen på ett likriktat, kvalitativt indata är ett av de största skälen till att skogssverige inte ligger längre fram inom datorstödd transportplanering/optimering. I scenariot som detta dokument beskriver är virkesordern den informationsmängd som initierar transportledningsprocessen. Virkesorderns information finns med genom hela arbetet och det är därför mycket viktigt att denna informationsmängd är kvalitetssäkrad innan den når transportledningsprocessen. Talesättet; skit in, skit ut är väl lämpat för att beskriva problemet. Det enskilt största problemet är avläggskoordinater och de sortiment/volymer som finns på respektive avlägg. Ett transportoptimeringssystem är otroligt bra på att beräkna ett effektivt utnyttjande av tillgängliga resurser. Att gissa var virket ligger i skogen är de dock sämre på. Förslag på lösningar är att stärka indatakontrollen i VIOL så att det inte går att skapa tranportmässigt dåliga virkesordrar. Detta sätt kan dock vara för hårt av olika anledningar då det finns behov av att i vissa led kunna skapa något luddiga virkesordrar. Det andra, och mer flexibla, alternativet är att hindra icke fullständiga eller felaktiga virkesordrar från att skickas som transportordrar. Att förbättra kvaliteten på indatat betyder att man redan då man skapar datat måste ta hänsyn till transporten. Indatakontroller måste förbättras och hela kedjan måste, på ett annat sätt än idag, fokusera på rationella transporter. Något som är av extra vikt i dagsläget med ett skenande drivmedelspris som driver logistikkostnaderna mot nya höjder. Transportledningsprocessen - 20051010 16
Avslutande synpunkter Kunskapen eller snarare okunskapen om vägarnas farbarhet är ett hinder för effektivare transportplanering. En förhoppning är att NVDB och SNVDB ska ge tillräckligt med information om vägstandarden under stora delar av året. Problemet är att i NVDB och SNVDB fånga bärighetsförändringar under tjällossning från timme till annan. För att NVDB och SNVDB ska utvecklas till ett stöd för transport och transportplanering är det av betydelse att data ájourhålls frekvent och med hög kvalitet, för detta har skogsnäringens aktörer ett gemensamt ansvar. Väl fungerande skotarrapportering anses av många vara en nyckelfråga för få kontroll på lagernivånerna och därmed effektivare transporter. Virkesordern är ett centralt dataformulär i all virkeshantering i Sverige. Men virkesordern och sortimentskoder används idag ibland på ett sätt som vållar stora problem för transportörerna och ger minskade möjligheter att optimera virkesflödet. Några exempel: Vissa mindre virkeshandlare och privatskogsägare använder en virkesorder per säsong. Vissa företag använder en virkesorder per distrikt. Vissa företag använder en enda virkesorder även om virket körs ut till flera olika vägar. Ibland anges sortiment som inte faller ut. Virkesordern tar inte emot viktig info som krävs för att generera transportorder, t.ex. telefonnummer till skotarföraren/ skogsägaren och uppgift om ansvarig drivningsledare. Målet skall vara en virkesorder per avlägg eller trakt. Transportledningsprocessen - 20051010 17