Riktlinjer Riksföreningen för Barnsjuksköterskor
Sammanställning över regler, riktlinjer och rutiner. Sid Senast reviderat 1. Regler för bokning och ersättning till förtroendevalda inom Riksföreningen för Barnsjuksköterskor 3 2013-02-09 1.1 Regler för ersättning till förtroendevalda vid uppdrag i föreningens regi 4 2013-02-09 2. Årlig tidsplan för förtroendeuppdrag 5 2013-02-09 3. 2.1. Tidsplan för styrelsemöten 5 2013-02-09 2.2. Tidsplan inför årsmöte 6 2013-02-09 2.3. Tidsplan för valberedningen 6 2013-02-09 2.4. Tidsplan för Barnbladets redaktionskommitté och ansvarig utgivare Riktlinjer för dagordning och protokoll 7 2013-02-09 8 2013-02-09 3.1. Grundlista för dagordning vid styrelsemöte 8 2013-02-09 3.2. Arbetsordning, styrelsemöte 8 2013-02-09 3.3. Protokoll 9 2013-02-09 4. Riktlinjer för ekonomisk redovisning 10 2013-02-09 5. Riktlinjer för stipendieansökan 11 2013-02-09 Brev till Stipendiat 12 2013-02-09 5.1 Stipendieansvarig 13 2013-02-09 6. Anordnande av kurser 13 2013-02-09 7. Överenskommelse 14 2013-02-09 8. Riktlinjer för Arbetsgrupper 15 2013-02-09 9. Riktlinjer för nätverk/sektioner som bildas inom Riksföreningen för Barnsjuksköterskor 15 2013-02-09 10. Riktlinjer för personer som utses att representera Riksföreningen för Barnsjuksköterskor i interprofessionella arbetsgrupper/nätverk 16 2013-02-09 11. Blankett för räkning 17 12. Blankett för reseräkning 18 2013-02-09 13. Blankett för uppsägning av förtroendeuppdrag 19 2013-02-09 14. Arbetsbeskrivning För förtroendevalda 20 2013-02-09
1 Regler för bokning och ersättning till förtroendevalda inom Riksföreningen för Barnsjuksköterskor Arbetet är av ideell natur men får dock inte innebära ekonomisk belastning för de berörda, vilket nedanstående ersättningsregler utgår ifrån. Ersättningar härutöver kräver styrelsebeslut. Se vidare avsnittet 4. Riktlinjer för ekonomisk redovisning. Uppdrag: Som uppdrag avses styrelsemöte, årsmöte, studiedagar, arbetsmöte enskilt eller i grupp, vid kurser för studieansvariga, lokal verksamhet och vid annat av styrelsen beslutat uppdrag. Resekostnader: För tågresor utgår ersättning för billigaste alternativet Flygresor aktualiseras vid längre resor än 50 mil och tidsmässiga problem Taxi vid kortare sträckor och tidsbrist, bristande kommunikation, tungt gods och mellan kl. 22.00-07.00 för resa inom hem och/eller konferensort Egen bil, samma regler som för taxi. Reseersättning med egen bil utgår med det belopp som RSV fastställt som skattefri ersättning. Utnyttja samåkning om möjligt Biljettbeställning: Biljetter bör beställas i så god tid som möjligt före avresan för att utnyttja ev. rabatter Endast tågresor inom Sverige beställs i första hand genom SJ www.sj.se eller telefon 0771-75 75 75. Betalning kan ske mot faktura som kan skickas till kassören snarast alternativt själv betala fakturan och skicka reseräkning till kassören senast efter 2 månader. I första hand beställs biljetter för transport via internet eller liknande av personen själv. Vid behov av hjälp kontaktas kassören först innan resebyrå anlitas. Övernattning: Övernattning hos privatpersoner ersätts med 100 kr/natt, redovisning skickas till kassören Vid bokning av hotellrum ska man begära hotellvoucher alternativ kassören bokar hotellet Lokala träffar: I samband med lokala träffar där riksföreningen står som arrangör kan ersättning utgå med faktiska kostnader för föredragshållare, lokalhyra och enklare förtäring etc. Kostnader, egna utlägg: Använd förtryckt blankett - "Räkning". Originalkvitto eller intyg måste bifogas, se direktiv på blankett Blanketten ska skickas snarast till kassören dock senast efter 2mån. Telefonkostnader: För att få ut ersättning för telefonkostnader ska Du bifoga en specificerad telefonräkning från Din telefonoperatör. Använd förtryckt blankett - "Telefonräkning" Resekostnader: Använd förtryckt blankett - Resor med egen bil, kvitton bifogas Förtäring Föreningen ersätter kostnader för mat i samband med 3
o o o Styrelsemöten Konferenser, som beslutats av styrelsen Arbetsgruppsträffar Vid förtäring ersätter riksföreningen vin med max 2 glas/person vid o styrelsemiddagar, o konferensmiddagar Räkningsadress Räkningarna skickas till föreningens kassör senast 2 mån. efter Räkningsblanketter Finns som bilaga i föreningens riktlinje 1.1. Regler för ersättning till förtroendevalda vid uppdrag i föreningens regi Styrelsen: Riksföreningen (RfB) betalar deltagaravgift, resor, övernattningar, mat i samband med styrelsemöten, arbetsmöten, kongressen och övriga uppdrag Revisorer: RfB betalar deltagaravgift, resor, övernattningar, mat i samband med kongressen Valberedning: RfB betalar deltagaravgift, resor, övernattningar, mat i samband med kongressen Barnbladet: Rfb betalar deltagaravgift, resor, övernattningar, i samband med kongress samt kost, resa och logi vid redaktionsmöten 4
2. Årlig tidsplan för förtroendeuppdrag 2.1. Tidsplan för styrelsemöten Styrelsemöte januari - fastställa förslag till medlemsavgift (beslutas av årsmötet) - bevaka att annons införs i Barnbladet angående föreningens stipendieansökan. Styrelsemöte februari - fastställa verksamhetsberättelse - fastställa förslag till verksamhetsplan (beslutas av årsmötet) - genomgång av bokslut - fastställa förslag till budget (beslutas av årsmötet) - förbereda årsmöte, handläggning av ev motioner Styrelsemöte mars (före årsmötet) - avstämning inför årsmöte/kongress - planering av nästa års kongress (utse kontaktperson i styrelsen) Årsmöte april Konstituerande styrelsemöte april (efter årsmötet) - konstituering av styrelsen - attesträtt - firmatecknare - utse fadder" till nya ledamöter - styrelsens interna arbetsfördelning Styrelsemöte maj - uppföljning av årsmötet - uppföljning av kongressen - förberedelser och beslut angående tilldelning av föreningens stipendier Styrelsemöte juni - avstämning inför sommaren Styrelsemöte augusti - halvårsrevision, avstämning mot budget samt budgetförslag inför nästkommande verksamhetsår. Styrelsemöte september - meddela valberedningen samt ordförande om intresse för fortsatt styrelsearbete Styrelsemöte oktober/november - förberedelser och beslut angående tilldelning av föreningens stipendier - annonsera i Barnbladet nr 6, Omvårdnadsmagasinet, Vårdfokus samt hemsidan angående kallelse årsmöte/kongress samt motioner - fastställa datum för årets styrelsemöten - fastställa ansvarsfördelning av verksamhetsberättelse och verksamhetsplan - fastställa ämne och datum för nästa barnsjuksköterskedag Styrelsemöte december - avstämning inför verksamhetsberättelsen samt verksamhetsplan 5
2.2 Tidsplan inför årsmöte 1 Kallelse i Barnbladet nr 6. Den ska innehålla; datum, ort och sista datum (senast 30 dagar innan årsmötet) för motioner. 2 Underlag till verksamhetsberättelsen samt verksamhetsplan skall vara sekreteraren tillhanda senast den 31/1. 3 Sekreteraren sammanställer förslagen till nästa styrelsemöte. 4 Kassören förbereder den ekonomiska redovisningen samt skickar ut slutgiltigt förslag till budget till styrelsens medlemmar. 5 Senast den 28/2 överlämnas föreningens räkenskaper till bokförningsfirman som senast den 15/3 översänder underlaget till revisorerna. 6 Senast den 31/3 återställer revisorerna räkenskaperna samt lämnar revisionsberättelse. 7 Årsmötets presidium, ordförande och sekreterare, föreslås och vidtalas i samarbete med arrangörerna för Barnveckan i december. 8 Styrelsemötet i mars antar: a Verksamhetsberättelse b Bokslut c Förslag till verksamhetsplan d Förslag till budget e Det som ej blir klart får Au ta efteråt. 9 Fördelning över vem som gör vad på årsmötet löses också under januarimötet. 10 Kallelse i Barnbladet nr 1 (manusstopp i januari). Den ska innehålla; datum, ort/plats och sista datum (senast 30 dagar innan årsmötet) för motioner. Vidare ska där finnas upplysning om när och var man kan rekvirera resultat- och balansräkning, verksamhetsberättelse samt förslag till budget för nästkommande verksamhetsår och verksamhetsplan. Datum (senast 21 dagar före årsstämman) ska anges. 11 Verksamhetsberättelse, ekonomisk redovisning samt förslag till budget och verksamhetsplan skall även publiceras på hemsidan senast 21 dagar före årsstämman. 12 Årsmöteshandlingar kopieras och ska finnas på årsmötet samt skall finnas på hemsidan. a Dagordning/föredragningslista b Verksamhetsberättelse c Bokslut, ej bilagor d Förslag till verksamhetsplan e Förslag till budget f Revisionsberättelse (brukar kopieras av revisorerna själva, kolla) g Eventuella motioner h Eventuella propositioner 13 Verksamhetsplanen, verksamhetsberättelsen och årsmötesprotokollet publiceras på hemsidan. 14 Verksamhetsberättelse samt verksamhetsplan skickas till SSF av sekreteraren snarast efter årsmötet. 2.3 Tidsplan för valberedningen 1 Vid årsmötet väljs valberedningen på ett år, sammankallande utses. a Under våren bokas höstens första telefonsammanträde. Sammankallande skickar ut eventuellt material. b Höstens första telefonsammanträde genomförs i augusti/september. 2 En arbetsfördelning görs upp och senast den 15 september skall skriftlig anmälan från samtliga förtroendevalda (styrelse, revisorer, revisorssuppleanter samt valberedning) om avgång vara valberedningen samt styrelsen tillhanda. (se särskild blankett). 6
3 Telefonsammanträde i oktober. Vilka förtroendevalda avgår? a Sekreterare samt ordförande har protokoll över tidigare val och förteckning över mandatperioder. 4 AU träffar valberedningen under oktober månad och därefter gör valberedningen en arbetsplan på vilka som ska kontaktas för eventuella förtroendeuppdrag. a Kontrollera att tilltänkta kandidater är medlemmar och har betalt medlemsavgift i tid 5 Nytt datum för telefonsammanträde i januari. a Behovet styr hur många fler telefonsammanträden som behövs fram till årsmötet i mars. b Senast den två veckor före årsmötet meddelar valberedningen styrelsen sitt förslag. 6 Representant från valberedningen föredrar punkt 11-13 vid årsmötet. 7 Om ej representant från valberedningen kan deltaga på årsmötet, utser valberedningen en ersättare som meddelas styrelsen. 2.4 Tidsplan Barnbladets redaktionskommitté och ansvarig utgivare Barnbladet utkommer med sex nummer per år som förläggs i tiden enligt avtal med det företag som sköter layout och tryckning. Ansvarig utgivare är ledamot i styrelsen Ansvarig utgivare har huvudansvaret för att avtalet följs Redaktionen består av tre personer Redaktionens ledamöter fördelar ansvaret och arbetsuppgifter inom gruppen. Redaktionen sammanträder fysiskt två gånger per år, däremellan efter överenskommelse alternativt telefonmöte Barnbladet korrekturläses av ansvarig utgivare enligt gällande avtal. 7
3 Riktlinjer för dagordning och protokoll 3.1 Grundlista för dagordning vid styrelsemöte. 1 Styrelsemötets öppnande 2 Godkännande av föregående mötesprotokoll 3 Godkännande av föredragningslistan 4 Rapporter & meddelanden a) Au b) Ekonomi c) Barnbladet d) Hemsidan e) Hälso- och sjukvård för barn och ungdomar f) Arbetsgrupper g) Medlemsregistret h) NoSB, PNAE i) Stipendier j) Samhällsperspektiv, samarbete k) Utbildning/ kompetens l) Konferenser 5 Korrespondens 6 Bordlagda ärenden 7 Övriga frågor 8 Nästa möte 9 Mötets avslutande 3.2 Arbetsordning, styrelsemöte För respektive styrelsemöte tillkommer punkter fastställda av ordförande Vill någon styrelsemedlem ta upp en större punkt på nästkommande styrelsemöte anmäls detta till ordföranden senast 10 dagar före mötet Dagordning utsändes en vecka före styrelsemöte Vid förhinder att delta på styrelsemöten meddelas ordförande snarast. Om styrelsen ej är beslutsmässig (minst fem personer) ställs mötet in Vid telefonmöten ansvarar varje styrelsemedlem för uppkoppling till Telia TeleMöte. Kod erhålles i kallelsen. 8
3.3 Protokoll Protokollet skrivs som ett beslutsprotokoll Protokollet ska skrivas senast två veckor efter avslutat styrelsesammanträde - Protokoll skickas till samtliga styrelsemedlemmar för granskning och justeras därefter. - Justerade protokoll publiceras som pdf på hemsidan. Efter justering sänder sekreteraren kopia av protokollet till: - Styrelsemedlemmar - Revisorer inklusive suppleanterna - Valberedningens sammankallande, ej bilagor Originalprotokollet arkiveras i Vårdförbundets arkiv i Stockholm (ordförande/sekreterare) i 10 år. 9
4 Riktlinjer för ekonomisk redovisning 1 Alla utgifter för Riksföreningen för Barnsjuksköterskor ska verifieras med kvitton i original samt program och deltagarlistor då ersättning gäller olika evenemang. 2 Alla större enskilda utgifter (> 500 kr) ska/bör förankras hos styrelsen/kassören. Utländsk valuta 3 Om växling skett till utländsk valuta ska kvittot för denna växlingstransaktion bifogas för att omräkna utläggen till Skr enligt gällande kurs vid växlingtillfället. Kontokort /Bankkort 4 Kontokorts-/Bankkortssinnehavare ska den sista i varje månad översända redovisning med originalkvitton för de transaktioner som belastat kontot under månaden till kassören. Har kortet ej använts behöver ingen redovisning ske. Egna utlägg 5 Har man haft egna utlägg används blanketten Räkning (sid. 16) och redovisas i övrigt på samma sätt som handkassa. a Resor och telefon specificeras på särskild blankett 6 Redovisningen/räkningen skickas till kassören inom 2 månader för att erhålla ersättning. 7 Ersättningen utbetalas till angivet personkonto, postgirokonto, privatgirokonto, bankgirokonto eller genom överföring till angivet bankkonto, Clearingnummer måste då anges! 8 Ange typ av aktivitet t.ex. styrelsemöte, arbetsgruppsmöte, konferens Blanketter 9 Blanketterna i slutet av dessa riktlinjer kan kopieras och användas. Önskar man separata blanketter som Word- eller Excelfiler kan dessa rekvireras från kassören. 10
5 Riktlinjer för stipendieansökan Syfte Syftet med Riksföreningens stipendium är att stimulera medlemmar i Riksföreningen för Barnsjuksköterskor till examensarbete på avancerad nivå, utvecklings- och projektarbete, fortbildning samt möjliggöra deltagande i studieresor och konferenser för att gynna kunskapsspridning inom hälsooch sjukvård för barn och ungdomar. Kriterier för att erhålla stipendium Utvecklings- och projektarbete på arbetsplatsen eller examensarbete på avancerad nivå med inriktning mot hälso- och sjukvård för barn och ungdomar. Fortbildning som gagnar hälso- och sjukvård för barn och ungdomar. Studieresa eller konferens som gagnar hälso- och sjukvård för barn och ungdomar. Aktivt deltagande i nationella och internationella konferenser med klar barninriktning. Förstagångssökande prioriteras. Kan ej sökas av förtroendevald styrelsemedlem. Ansökningsförfarande Ansökan ska vara styrelsen (stipendieansvarig) tillhanda senast den 15 april eller 15 oktober. Ansökan görs på särskild blankett som finns på hemsidan för Riksföreningen för Barnsjuksköterskor (www.barnsjukskoterska.com). Ifylld ansökan sänds via mail eller brev till stipendieansvarig i styrelsen. Ansökan ska innehålla: o Beskrivning och motivering/betydelse varför ansökan görs. Bakgrund, syfte och metod ska ingå där detta är relevant. o Kostnadskalkyl o Preliminär tidsram inklusive beräknat slutdatum o Nuvarande arbetsplats och tjänsteställning o Sökande skall ange om andra stipendier eller bidrag söks/ sökts o Uppgift om handledare om sådan finns Om flera medlemmar söker medel för samma ändamål, ska endast en gemensam ansökan insändas med specificerad individuell kostnadskalkyl. Stipendiatens åtagande Stipendiaten förutsätts avge rapport inom tre månader efter avslutat arbete/resa till stipendieansvarig i styrelsen, som vidarebefordrar rapporten till Barnbladets redaktion för eventuell publicering i tidningen. Tilldelade medel skall tas i bruk inom två år. För ändamålet ej utnyttjade medel återbetalas till Riksföreningen för Barnsjuksköterskor, postgiro 19 51 19-3 eller bankgiro 5831-6704. Beslut om stipendier Föreningens ekonomiska situation och stipendieansökans syfte och innehåll avgör vilken totalsumma per år som avsätts till stipendier. Beslut avseende fördelning av stipendier samt dess storlek fattas vid ordinarie styrelsemöte och meddelas senast 15 juni och 15 december. Inkommen ansökan bekräftas via e-post av stipendiensvarig Beviljade stipendier meddelas till stipendiaten och på föreningens hemsida eller via följande stipendiebrev 11
Riksföreningen för Barnsjuksköterskor Till Riksföreningen för Barnsjuksköterskor har här nöjet att meddela Dig att Din stipendieansökan beviljats med kr. har Efter avslutat genomförande av arbetet/resan önskar vi en skriftlig redovisning av detta/denna för publicering i vår tidning Barnbladet. Ange nedan hur Du vill få stipendiet utbetalt: Postgiro, konto nr: Bankgiro, konto nr: Personkonto Nordea Överföring till eget bankkonto (glöm inte att ange clearingnummer) Utbetalningskort (avgift 50 kr) Skicka kopia av detta brev med utbetalningskonto (vid bankkonto glöm ej ange clearingnummer) angivet till föreningens kassör; Annelie Arvidsson Kuskvägen 8 857 51 Sundsvall e-post; kassor@barnsjukskoterska.com Med vänliga hälsningar Anne Wennick Styrelseledamot, stipendieansvarig Riksföreningen för Barnsjuksköterskor e-post; stip@barnsjukskoterska.com Org nr 894 001-2621 http://www.barnsjukskoterska.com 12
5.1 Stipendieansvarig Stipendieansvarig har till uppgift att handlägga Riksföreningen för barnsjuksköterskors stipendier. Detta innebär att ta emot stipendieansökningar 2 ggr/år, före den 15 april samt före den 15 oktober. 6. Anordnande av kurser 6.1 Riktlinjer för kongress, Riksföreningen för Barnsjuksköt Finns på USB-minne Utbildningsdagarna blir genomförbara genom väletablerade kontakter och nära samarbete med utställare. Utställarna är den största faktorn till de låga medlemsavgifterna men även till att utbildningsdagarna håller en rimlig prisnivå och ibland till och med är kostnadsfri. 13
7 Överenskommelse Överenskommelse mellan Riksföreningen för barnsjuksköterskor och: Namn: Adress Postadress Personnummer: ( bost: angående föreläsning/medverkan vid: ( arb: Kursnamn Datum Antal timmar (åååå-mm-dd) Plats Ort Arvode Resekostnader Kost och logi kr kr kr Postgiro.nr Personkonto nr Bankgiro nr Överföring till bankkonto nr Viktigt! glöm ej att ange clearingnummer! Utbetalningskort på post I arvodet ingår semesterersättning samt ersättning för förberedelser. Ytterligare kostnader kan ersättas om överenskommelse skett med den studieansvarige. Riksföreningen för barnsjuksköterskor gör inbetalning av skatt och sociala avgifter enligt gällande regler. Reseersättning med bil utgår med det belopp som RSV fastställt som skattefri ersättning. Om uppdragstagaren innehar egen firma, ska kopia på F-skattsedel uppvisas. Sociala avgifter och moms ingår i arvodet, men uppdragstagaren ansvarar då själv för inbetalningen. PERSONUPPGIFTER - är obligatoriska p.g.a. skyldighet att lämna kontrolluppgifter för taxering. Arvodet utbetalas till angivet kontonummer; ange bankens namn, bankgironr. och ort ort och datum ort och datum namnteckning föreläsare namnteckning studieansvarig 14
8 Riktlinjer för Arbetsgrupper En arbetsgrupp kan tillsättas tillfälligt av styrelsen för att arbeta med ett specialuppdrag i föreningens regi. Arbetsgruppens storlek beror på uppdraget. Deltagarna i arbetsgruppen utses av styrelsen. Arbetsgruppens medlemmar bör vara medlemmar i Riksföreningen för Barnsjuksköterskor. En av styrelsemedlemmarna bör ingå i arbetsgruppen. En av deltagarna utses som sammankallande. Den sammankallande ansvarar för att mötena dokumenteras och återrapporteras till styrelsen. Arbetsgruppen planerar själva hur ofta, var och när de ska träffas. Vid arbetsmöte ersätter RfB resor, kost och logi i enlighet med punkt 1 och 4 ovan. 9 Riktlinjer för nätverk/sektioner som bildas inom Riksföreningen för Barnsjuksköterskor Syfte Skapande av ett forum för utbyte av erfarenheter och kunskaper för specifika områden inom hälsooch sjukvård för barn och ungdom. Genomförande Varje nätverk bör ha en arbetsgrupp som består av 3-5 personer. För att få ingå i arbetsgruppen som sjuksköterska ska vederbörande vara medlem i Riksföreningen för Barnsjuksköterskor. Arbetsgruppen är den grupp som initierar till ev. studiedagar, träffar i samband med den årliga kongressen samt kontakten mot styrelsen. Arbetsgruppen har full frihet att delegera arbetsuppgifter till kollegor för att fördela arbetsuppgifter. Samarbete med styrelsen Nätverken ska lyda under Riksföreningen för Barnsjuksköterskor. I styrelsen finns det en kontaktperson mot nätverkens arbetsgrupp. Nätverkens arbetsgrupp är skyldig att återrapportera till kontaktpersonen i styrelsen minst två gånger/år. Nätverkets arbetsgrupp är skyldig att skriftligt redovisa för arbetet under det gångna året i verksamhetsberättelsen. Ekonomi: Eventuellt startbidraget är beroende av föreningens ekonomi och beslut fattas i styrelsen. Pengar ansöks hos, och redovisas till kassören. 15
10. Riktlinjer för personer som utses att representera Riksföreningen för Barnsjuksköterskor i interprofessionella arbetsgrupper/nätverk En medlem i Riksföreningen för Barnsjuksköterskor kan utses av styrelsen att företräda Riksföreningen för Barnsjuksköterskors intresse i en arbetsgrupp eller ett nätverk. Arbetsinsats beror på uppdragets omfattning. Medlemmen planerar själv, tillsammans med arbetsgruppen hur ofta, var och när de ska träffas. Medlemmen ansvarar för att arbetsprogressen återrapporteras till styrelsen, fortlöpande och i samband med sammanställning av verksamhetsberättelsen. Vid arbetsmöte ersätter RfB resor, kost och logi i enlighet med punkt 1 och 4 ovan om inte den aktuella arbetsgruppen/nätverket har en egen budget. Ev. utgifter för resor, kost och logi skall beslutas av styrelsen. Medlemmen ansvarar för att det tas upp i styrelsen. 16
11. Räkning Personnummer ska anges om räkningen avser utbetalning av lön Namn Adress Postadress Utbetalas genom: Sätt X i aktuell ruta Postgiro nr: Bankgiro nr Personkonto Nordea: Bankkonto/privatgiro nr: glöm ej ange clearingnr Utbetalningskort på post Verifikationslista Datum Beskrivning Kostnad Ver. nr SUMMA: Klistra/tejpa originalkvitton på ett separat papper och numrera dem i enlighet med verifikationslistan. Glöm inte att ta en kopia på räkningen med verifikationslistan och kvittona innan Du skickar in dem för redovisning. Kopian behåller Du tills du fått ersättning för Dina utlägg Räkningen skickas till kassören inom 2 månader från utlägg 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 17
12. Reseräkning (resor med egen bil) Namn Adress Postadress Utbetalas genom: Sätt X i aktuell ruta Ersättning utgår med det skattefria belopp som beslutats av RSV Postgiro nr: Bankgiro nr Personkonto Nordea: Bankkonto / privatgiro nr: glöm ej ange clearingnr Utbetalningskort på post DATUM RESVÄG/ÄRENDE etc. Bifoga ev. program Antal Antal Eget utlägg KM passagerare enligt kvitto Verifikationsnummer SUMMA Fyll i blanketten direkt på skärmen och spara den på din dator under eget unikt namn eller skriv ut blanketten och fyll i den manuellt. Utgifterna skall verifieras med kvitton i original glöm inte att spara en kopia för egen del! Skicka ifyllda blanketten och kvitton till kassören inom två månader. 18
13. Uppsägning av förtroendeuppdrag i Riksföreningen för Barnsjuksköterskor Undertecknad säger härmed upp sitt uppdrag i Riksföreningen för Barnsjuksköterskor som förtroendevald Styrelseledamot Barnbladets redaktion Länsrepresentant Övrig funktion: Namn underskrift förtydligande (texta) Gatuadress Postadress ( bost: ( arb: Uppsägningen bör ske skriftligt senast den 15 september året innan man önskar avgå. Den skickas/lämnas till valberedning eller styrelsens sekreterare 19
14. Arbetsbeskrivning, förtroendevalda Ordförande ansvara för styrelsens arbete * driva och samordna arbetet i styrelsen * fördela arbetsuppgifter inom styrelsen * skriva agenda till styrelsemöten och skicka ut kallelse enligt tidsplan * kontaktperson till SSF och Vårdförbundet * kontaktperson valberedningen * skriver verksamhetsplan * ansvarar för att verksamhetsplan blir skriven * firmatecknare * postmottagare * skriver avtal med förläggare till föreningens tidskrift, Barnbladet Vice ordförande * bistå ordförande i olika frågor * helhetssyn på styrelsens arbete Sekreterare * Skriva protokoll vid styrelsens möten, såsom telefonmöten, arbetsmöten, styrelsemöten, konstituerande möten, årsmöten. Protokollen skrivs som beslutsprotokoll, se Riktlinjerna * Sammanställer föreningens verksamhetsberättelse * Skriva kallelse för årsmötet som skickas till Barnbladet, se Riktlinjerna * Ansvarar för att skicka ut protokoll till styrelsen, revisorer och valberedning. * Verksamhetsplan och verksamhetsberättelse skickas till SSF. * Ansvarar för att verksamhetsberättelse och årsmötesprotokoll publiceras på hemsidan Kassör Det åligger kassören att löpande sköta bokföring av föreningens ekonomiska transaktioner samt se till att räkningar betalas i rätt tid. Räkenskaper och redovisningar skickas till bokförningsfirman varje månad. Vidare ska kassören varje månad skicka in en deklaration till Skatteverket om eventuella utbetalda arvoden/inbetalda sociala avgifter och preliminärskatt under månaden. Vidare vid varje styrelsemöte redovisa den ekonomiska statusen. Januari * Bokslut för föregående år * Kontrolluppgifter till skatteverket, för utbetalda arvoden under föregående räkenskapsår, samt kontrolluppgifter till de som erhållit arvoden * Löpande bokföring, in- och utbetalningar * Månatlig Skattedeklaration 20
Februari * Löpande bokföring, in- och utbetalningar * Månatlig Skattedeklaration * Förslag till budget innevarande år * Senast 28 februari överlämna räkenskaperna till bokföringsfirman om inget annat överenskommits. Mars/April * Löpande bokföring, in- och utbetalningar * Månatlig Skattedeklaration * Ekonomisk berättelse till VB * Se till att ekonomiska årsmöteshandlingar överlämnats till webmaster för publicering på hemsidan * Senast 15 mars skall bokföringsfirman överlämna räkenskaperna till revisorerna. Revisorerna skall vara klara till 31 mars. * Hålla ekonomisk redovisning på årsmötet. Maj * Löpande bokföring, in- och utbetalningar * Månatlig Skattedeklaration * Senast den 2 maj deklarera, Deklarationsblankett N3 Juni * Löpande bokföring, in- och utbetalningar * Månatlig Skattedeklaration Juli * Löpande bokföring, in- och utbetalningar * Månatlig Skattedeklaration Augusti/September/Oktober/November * Löpande bokföring, in- och utbetalningar * Månatlig Skattedeklaration * Betala ut Arvoden till styrelse och Barnbladets redaktörer i november. December * Löpande bokföring, in- och utbetalningar * Månatlig Skattedeklaration * Bet. Sociala avgifter och preliminärskatter Ansvarig utgivare Juridisk ansvarig för innehållet i tidningen. Korrekturläsa tidningen. Redaktör Tillsammans med övriga redaktionsmedlemmar kontakta tänkbara artikelförfattare och stimulera till artikelskrivning Tillsammans med övriga redaktionsmedlemmar bevaka ämnesområden av intresse för barnsjuksköterskor i syfte att skriva artiklar i Barnbladet 21
Tillsammans med övriga redaktionsmedlemmar bevaka och översända uppslag till artiklar och notiser till förläggaren Ansvara för och uppdatera kalendariet och annat återkommande material i varje nummer Hålla kontakt med ansvariga för återkommande innehåll i Barnbladet Upprätta en manusöversikt / tidningsnummer (sex nummer/år) Tillsammans med ansvarig utgivare diskutera och fastställa kommande nummers annonser med tidningsförlaget Ansvara för att inkomna artiklar och bilder översänds till tidningsförlaget, ansvarig utgivare och övriga redaktionsmedlemmar samt aktuell ledarskribent Korrekturläsa kommande nummer tillsammans med ansvarig utgivare Kalla och skriva dagordning inför redaktionsmöten Skriva protokoll vid redaktionsmöten Tillsammans med redaktionen, tidningsförlaget och ansvarig utgivare planera kommande nummers innehåll på årsbasis Verka för en spridning av Barnbladet till sjuksköterskor och verksamheter med anknytning till Barnbladets innehåll och intressesfär Tillsammans med ansvarig utgivare redovisa arbetet med Barnbladet vid styrelsemöten Medlemsregistrator Registrera (i Vårdförbundets Robin -register) nya medlemmar som betalar direkt till föreningen. Detta görs fortlöpande under hela året. Avregistrera medlemmar (i Robin) som begär utträde ur föreningen. Registrera adressändringar. Skicka information via mail eller post till nya medlemmar. Registrera/avregistrera prenumeranter i prenumerantregistret. Spara registret på USBminne. Skicka adressfil (medlemmar och prenumeranter) via mail till tryckeriet enligt utgivningsplan inför varje nytt nummer av Barnbladet. Fortlöpande under året uppdatera registren. Skicka fakturor och registrera de förnyelseorder som prenumerantföretagen skickar ut, t.ex. BTJ och Swets. Skicka fakturor till prenumeranter Stipendieansvarig Handlägga Riksföreningen för barnsjuksköterskors stipendier. Ta emot stipendieansökningar 2 ggr/år, före den 15 april och före den 15 oktober Spara och numrera ansökningarna Sammanställ ansökningarna Skicka ansökningarna och underlag för prioritering till styrelsemedlemmar som utsetts till att prioritera ansökningarna tillsammans med stipendieansvarig. Sammanställ prioriteringarna och fatta beslut om stipendiat/stipendiater i samråd med utsedda styrelsemedlemmar Redovisa för övriga i styrelsen på nästkommande fysiska styrelsemöte 22
Meddela stipendiat/stipendiater om beviljade stipendier via brev och bifoga blankett med information om hur beviljade medel utbetalas. Annonsera i Barnbladet med ett Grattis till Stipendiet, namn/namnen på stipendiaterna Ansvarig för kompetens- och utbildningsfrågor Ansvara för att hålla sig uppdaterad i kompetens- och utbildningsfrågor inom pediatrisk omvårdnad både på grund- och avancerad nivå för sjuksköterskor nationellt. Kongress och utställaransvarig Ansvara för att hålla kontakt med utställare som deltar på barnsjuksköterskdagen. Vara med och arrangera den årliga barnsjuksköterskedagen och NoSB kongressen när den arrangeras i Sverige. Hemsidesansvarig Sköts av konsulterande webmaster 23