Styrdokument, plan Utbildningskontoret 2015-11-05 Henrik Malmström 08-590 971 61 Dnr Fax 08-590 733 40 UBN/2014:231 henrik.malmstrom@upplandsvasby.se Plan för systematiskt kvalitetsarbete 2015 Nivå: Utbildningsnämnden Antagen: Utbildningsnämnden 9 december 2015 Giltig t.o.m: Tillsvidare Ansvarig ägare: Utbildningsnämnden
Inledning 2/9 Ett systematiskt kvalitetsarbete innebär att alla som arbetar i förskolan, skolan och vuxenutbildningen systematiskt och kontinuerligt följer upp verksamheten, analyserar resultaten i förhållande till de nationella målen och utifrån det planerar och utvecklar utbildningen. (Skolverkets hemsida. http://www.skolverket.se/skolutveckling/kvalitetsarbete, 2015-11-04) Kommunen är som huvudman inom skolväsendet skyldiga enligt skollagen att systematiskt och kontinuerligt följa upp och utveckla utbildningen. Inriktningen på det systematiska kvalitetsarbetet ska vara de mål som finns för utbildning i skollagen och i andra föreskrifter (nationella mål) och arbetet ska dokumenteras. Denna skyldighet finns även på enhetsnivå. Syftet med ett systematiskt kvalitetsarbete är att garantera alla barn och elever en likvärdig utbildning. Om det på något sätt framkommer att det finns brister i verksamheten ska huvudmannen se till att nödvändiga åtgärder vidtas. Vidare ska huvudmannen upprätta skriftliga rutiner för att ta emot och utreda klagomål mot utbildningen. Utbildningsnämndens systematiska kvalitetsarbete avser verksamheterna vårdnadsbidrag, pedagogisk omsorg, förskola, grundskola, grundsärskola, fritidshem, gymnasieskola inklusive introduktionsgymnasium, gymnasiesärskola, aktivitetsansvaret 16-19 år, svenska för invandrare (SFI), särskild undervisning för vuxna och vuxenutbildning. För att tydliggöra att varje enskild verksamhet följs upp separat ska innehållet i det systematiska kvalitetsarbetet särskiljas mellan verksamheterna. De nationella styrdokumentens krav De nationella målen för verksamheter inom utbildningsnämndens ansvarsområde finns förutom i skollagen (SFS 2010:800) i Läroplan för förskolan, (Lpfö 98), Läroplan för grundskolan, förskoleklassen och fritidshemmet, (Lgr11), Läroplan för grundsärskolan, (Lgrsär11), Läroplan för gymnasieskolan, Läroplan för gymnasiesärskolan och Läroplan för vuxenutbildningen 2012. 4 kap. Kvalitet och inflytande (SFS 2010:800) Nationell nivå 2 I 26 kap. finns bestämmelser om tillsyn, statlig kvalitetsgranskning och nationell uppföljning av skolväsendet och andra utbildningar. Huvudmannanivå 3 Varje huvudman inom skolväsendet ska på huvudmannanivå systematiskt och kontinuerligt planera, följa upp och utveckla utbildningen. Enhetsnivå 4 Sådan planering, uppföljning och utveckling av utbildningen som anges i 3 ska genomföras även på förskole- och skolenhetsnivå. Kvalitetsarbetet på enhetsnivå ska genomföras under medverkan av lärare, förskollärare, övrig personal och elever. Barn i förskolan, deras vårdnadshavare och elevernas vårdnadshavare ska ges möjlighet att delta i arbetet. Rektorn och förskolechefen ansvarar för att kvalitetsarbete vid enheten genomförs enligt första och andra styckena. Inriktningen på det systematiska kvalitetsarbetet 5 Inriktningen på det systematiska kvalitetsarbetet enligt 3 och 4 ska vara att de mål som finns för utbildningen i denna lag och i andra föreskrifter (nationella mål) uppfylls. Dokumentation 6 Det systematiska kvalitetsarbetet enligt 3 och 4 ska dokumenteras.
3/9 Åtgärder 7 Om det vid uppföljning, genom klagomål eller på annat sätt kommer fram att det finns brister i verksamheten, ska huvudmannen se till att nödvändiga åtgärder vidtas. Rutiner för klagomål 8 Huvudmannen ska ha skriftliga rutiner för att ta emot och utreda klagomål mot utbildningen. Information om rutinerna ska lämnas på lämpligt sätt. Arbetsgång Att kvalitetsarbetet ska vara systematiskt innebär att arbetet ska bedrivas strukturerat och uthålligt med fokus på en långsiktig utveckling. Utgångspunkten är alltid att identifiera utvecklingsområden för ökad måluppfyllelse i förhållande till de nationella målen. (skollagen och andra föreskrifter) Skolverket har på sin hemsida och genom allmänna råd beskrivit syftet med det systematiska kvalitetsarbetet. Bland annat beskrivs arbetet med nedanstående figur. Bild 1. Flödesschema över det systematiska kvalitetsarbetets grundstruktur. Var är vi? Innan ett utvecklingsarbete påbörjas måste en nulägesbeskrivning genomföras. Resultat ska samlas in och relateras till de nationella målen och kraven som anges i skollag och läroplan. Resultaten ska också kopplas till förutsättningar, arbetsprocesser och hur undervisningen är organiserad. Resultatuppföljning/Underlag till analys Uppföljning av resultat görs från flera olika källor. Resultaten kan dels vara kvantitativa såsom t.ex. betygsresultat och andel elever som når målen på de nationella proven. Detta underlag hämtas främst från Skolverkets officiella statistik men samlas även i vissa fall in manuellt direkt från verksamheterna. Kvalitativa resultat såsom andel elever som exempelvis känner sig trygga och upplever arbetsro hämtas bland annat från kundundersökningar såsom VÅGA VISA och SKL:s projekt Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK). Årsplan över resultatrapportering bifogas som bilaga 1.
Huvudsakliga källor till information Internt insamlad statistik Utbildningskontoret samlar löpande in statistiskt underlag direkt av enheter och utförare. Statisktiken rör exempelvis elevernas frånvaro, terminsbetyg och pedagogisk personals behörighetsbevis. Skolverkets statistik Skolverket publicerar enligt en beslutad tidsplan officiell statiskt kring barn, elever och personal. Sammanställning av klagomål/anmälan om kränkande behandling Utbildningsnämnden har en beslutad klagomålsrutin. Rutiner för hantering och redovisning av klagomål som inkommer till de pedagogiska verksamheterna finns beskrivna men klagomål kan också inkomma via andra kanaler såsom Väsby Direkt och Synpunkt Väsby (kommunens hemsida) samt via mail eller telefon till utbildningskontoret. Registrator registrerar alla klagomål i ärenderegistreringssystemet Lex och ser till att de går direkt till utbildningsnämnden. SKL:s projekt Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK), Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) genomför årligen undersökningar av kommunens kvalitet ur fem perspektiv; tillgänglighet, trygghetsaspekt, delaktighet, effektivitet och kommunens som samhällsutvecklare. 2010 var första gången Upplands Väsby kommun deltog i KKiK. Totalt deltar i år 190 kommuner. Syftet är att kommuninvånarna ska få information om kvaliteten på den service som kommunen tillhandahåller. SCB:s medborgarundersökning. Upplands Väsby kommun deltar sedan 2010 årligen i Statistiska centralbyråns medborgarundersökning. I attitydundersökningen får kommunens invånare tycka till om sin kommun som en plats att leva på, dess verksamheter samt möjligheterna till inflytande. Inom de tre områdena får medborgaren besvara frågor och betygsätta med skalan 1-10, där tio är bäst. Varje område mäts även genom ett helhetsindex (Nöjd- Region-Index, Nöjd-Medborgar-Index och Nöjd-Inflytande-Index) som är en sammanvägning av flera frågor. Helhetsindexet varierar mellan 0-100. Ju högre värdet är, desto bättre betyg har medborgarna gett. VÅGA VISA VÅGA VISA är ett utvärderingssamarbete inom utbildningsområdet i första hand mellan Danderyd, Ekerö, Nacka, Sollentuna, och Upplands Väsby. Fler kommuner deltar i samarbete kring genomförandet av enkätundersökning. Varje år görs även en kvalitetsredovisning. VÅGA VISA omfattar verksamhet från förskola till vuxenutbildning. Såväl kommunala som fristående skolor ingår i utvärderingen. VÅGA VISA innehåller fyra delområden: o Kundundersökningar o Observationer 4/9
o Självvärdering o Tester och prov 5/9 Vart ska vi? När nuläget är beskrivet skall resultaten analyseras och bedömmas i relation till uppdraget och de nationella målen. Utvecklingsområden ska identifieras på olika nivåer. Huvudmannen (politisk-, tjänstemannanivå) ska identifiera utvecklingsområden och besluta vilka utvecklingsinsatser som ska prioriteras för de kommunala utförarna. En avvägning i arbetet är att hålla en balans där huvudmannen tar övergripande inriktningsbeslut och inte i för stor omfattning styr hur en enhet ska genomföra utvecklingsinsatser. För att huvudmannen ska kunna anlysera på en övergripande nivå krävs återkommande dialog med förskolechefer och rektorer. På huvudmannanivå analyseras: Varför finns variationer mellan enheters/gruppers resultat och måluppfyllelse? Hur påverkar personella och materiella resurser, skolors bedömning och betygssättning, resurs- och ledningssystem, organisering, undervisningstid, barn- och elevgruppers sammansättning m.m.? På enhetsnivå ska förskolechef respektive rektor fatta beslut om de insatser som ska genomföras utifrån beslutad inriktning av utvecklingsarbetet. Beslut ska fattas utifrån enhetens gemensanna analys och bedömning av sina resultat. På enhetsnivå analyseras: Vad orsakar variationer mellan klassers/gruppers resultat och måluppfyllelse? Hur påverkar arbetsformer och arbetssätt, lärandeklimat, personalens kompetens, förväntningar, värderingar, förhållningssätt m.m.? Frågor att ställa sig kring insamlade resultat: Tänkbara och möjliga förklaringar av vad i verksamheten som påverkar och orsakar resultaten och måluppfyllelsen, Vad dessa antaganden bygger på, vad säger forskning och utvärderingar om liknande frågor. Om orsakerna tydligt framgår av dokumentationen eller om ytterligare uppföljning eller utvärdering behöver genomföras Var finns utvecklingsbehoven, vilka insatser behövs och vilka effekter förväntar vi oss? Hur gör vi en analys? Analys av resultat genomförs att jämföra skillnader, mönster och tendenser och dra tänkbara slutsatser om samband och orsaker. Analysen handlar om att hitta orsaker som förklarar måluppfyllelsen för att få fram vad som behöver förbättras i den egna verksamheten. Vilka skillnader i resultat och måluppfyllelse ser vi mellan till exempel klasser, ämnen, flickor och pojkar, föräldrarnas olika utbildningsbakgrund samt barn och elever med svensk och utländsk bakgrund? Hur resultaten ser ut över tid, mellan olika enheter, grupper, flickor och pojkar, föräldrarnas olika utbildningsbakgrund samt barn och elever med svensk och utländsk bakgrund etc.? Finns det mönster, tendenser, trender? Hur relaterar resultaten till varandra samt till kommunens och rikets resultat?
6/9 Tolka och förklara resultaten: Vilka orsaker ser vi som påverkar måluppfyllelsen. Hur påverkas genomförandet av förutsättningarna? Vilka prioriteringar har gjorts? Vilken forskning och erfarenhet kan vi ta hjälp av för att inhämta ny kunskap och vidga våra perspektiv? Problematisera och kritiskt granska våra förklaringar om orsaker och påverkansfaktorer, genom att ställa frågor som till exempel: Hur vet vi det vi vet? Vad saknar vi kunskap om och hur vi ska ta reda på mer? Hur kan de rimliga förklaringarna problematiseras i förhållande till relevant forskning? Hur gör vi? När insamlat resultat analyserats planeras utvecklingsinsatser som handlingsplaner i beslutade styrdokument. De huvudsakliga styrdokumenten för helheten är flerårsplan med budget och verksamhetsplan med budget och på enhetsnivå kan beslutade utvecklingsområden och åtgärder följas i enheternas utvecklingsplaner. Styrdokumenten beslutas av utbildningsnämnden och rapporteras i kommunens ledningssystem, Stratsys. Årskalendariet Bild 2. Årskalendarium med inlämningsmånad för kommunens övergripande styrdokument
7/9 Bild 3. Flödesschema över arbetsgången kring resultatuppföljning Flerårsplan med budget Flerårsplanen som är det viktigaste styrdokumentet för de kommande åren innehåller kommunfullmäktiges tio övergripande mål och ekonomiska förutsättningar för nämnder, styrelser, utskott och bolag. Nämndernas uppdrag i flerårsplanearbetet under 2015 Planeringsprocessen ska bygga på analys och uppföljning av mål och resultat utifrån de fyra perspektiven: kund, samhälle & miljö, medarbetare och ekonomi. Nämnderna utgår från uppföljning 2014 samt planering för 2015. Inför kommunfullmäktiges beslut om flerårsplan med budget 2016-2018 ska nämnder/styrelser/ utskott lämna en kortfattad beskrivning och analys av sina förutsättningar på nämnd-/kontorsnivå. Beskrivningen ska omfatta följande: Justering av nämndmål med nyckeltal för verksamheten. Utifrån mål och uppdrag samt analys av tidigare resultat ska utmaningar i verksamheten avseende kvalitet och effektivitet beskrivas. Förslag till förbättringsåtgärder med riskanalys och ekonomiska konsekvenser ska lämnas. Nämnden ska utgå ifrån finansiering inom befintlig ram och föreslå prioriteringar inom verksamheten. I de fall utmaningarna inte ryms inom fullmäktigemålens strategier är det viktigt att förslag på kompletteringar presenteras. Alla nämnder/styrelser/utskott ska redovisa hur de bidrar till att skapa goda förutsättningar för skolan att höja kunskapsresultaten samt hur man aktivt kan medverka i skolutvecklingsprojektet. Demografisk utveckling kopplat till verksamhetsområdet och dess påverkan på volymer, ekonomi, investeringar, rekrytering/avveckling, planering av lokaler etc. Nämnderna behöver göra en analys av beräknade kostnads- och volymförändringar och redovisa risker och konsekvenser. Volymökningar skapar förutsättningar till ökad effektivitet, exempelvis inom lokaler och ledningsfunktioner. Volymminskningar kräver åtgärdsplan för att säkerställa kvalitet och effektivitet i verksamheten. Förslag till justering i ersättningsmodeller och ersättningsnivåer lämnas samt motiv till och konsekvenser av förändringen.
8/9 Nämnderna ska fortsätta sitt arbete med kvalitet och effektivitet och genomlysa verksamheterna i syfte att säkerställa resultatmålet och motverka den obalans som prognosticeras för kommunen som helhet. Presentera förslag till prioriteringar och åtgärder. Faktorer som har större påverkan på verksamhetens utveckling och ekonomi redovisas. Verksamhetsplaner med budget för nämnder/styrelser/utskott, resultatenheter och enheter redovisas till hösten. Verksamhetsplan med budget Kommunfullmäktiges Flerårsplan med budget, ligger till grund för verksamhetsplaneringen. Nämnder/styrelser/utskott har i uppdrag att omsätta flerårsplanen till verksamhetsplaner med budget, styrkort och handlingsplaner för sina verksamheter. Arbetet med planeringen sker i dialog mellan ansvarsnivåerna i organisationen och följer den tidplan som kommunstyrelsen årligen fastställer i ett årskalendarium. I flerårsplanen har kommunfullmäktige även beslutat om uppdrag till nämnder, styrelser och utskott. Planering och lägesavstämning av dessa redovisas i särskilt avsnitt i verksamhetsplanen. I samband med upprättandet av verksamhetsplanen ska hänsyn tas till organisationens uppdelning av ansvar och uppdrag. Det innebär följande specialområden för nämnder/styrelser/utskott: Samtliga nämnder Redovisa anpassningar och åtgärder för ekonomi i balans i handlingsplan kopplat till ekonomimål. Redovisa nämndens bidrag till förbättrade skolresultat i anslutning till målet "Kunskap och lärande". Utbildningsnämnden Säkerställa leverantörer av välfärdstjänsters långsiktighet samt riskanalyser Säkerställa ersättningsmodeller och överenskommelser. Redovisa volymer av internt resp. externt köpta verksamheter Enheternas utvecklingsplaner Exempel på arbetsgång vid enhet med kommunal utförare. Vid läsårets start genomförs analys av resultat Utvecklingsområden identifieras Prioriterade utvecklingsområden gallras fram utifrån skolinspektionens tillsynsområden och redovisas för utbildningschef i kvalitetsdialog Utvecklingsåtgärder beslutas Planering av utvecklingsåtgärder och ansvarsfördelning tas fram Utvecklingsåtgärder kommuniceras i dokument till personal/vårdnadshavare Beslutade utvecklingsåtgärder genomförs Uppföljning/utvärdering av utvecklingsåtgärder genomförs utifrån beslutad planering De beslutade utvecklingsåtgärderna ingår som en del i ledningskontrakt med enhetschef. Redovisas som handlingsplaner i Stratsys (Delårsrapporter/Verksamhetsrapporter m.m.) Hur blev det? Uppföljning och utvärdering är en central del i kvalitetsarbetet. När insatserna är genomförda utvärderas hur de uppsatta målen har nåtts och om de förväntade effekterna har inträffat. Resultaten värderas därför i förhållande till de nationella målen, de genomförda insatserna och
de förväntade effekterna. Uppföljning av beslutade handlingsplaner sker i första hand genom månads-/delårsrapporter samt i utbildningsnämndens verksamhetsberättelse/årsberättelse. Rapporterna beslutas av utbildningsnämnden och rapporteras i kommunens ledningssystem, Stratsys. 9/9 Månads-/Delårsrapporter Månads-/Delårsrapportens huvudsyfte är att redovisa både ekonomiskt resultat och verksamhetsresultat i förhållande till budget och uppsatta mål dvs. att god ekonomisk hushållning föreligger. Huvudfokus i rapporten är helårsprognosens avvikelse mot budget och mål. Månads-/Delårsrapporter ska innehålla: Nämndens och verksamhetens måluppfyllelse/resultatstyrning. Analys av målavvikelser och avstämning av handlingsplaner Preliminära betygsresultat från höstterminen Nämndens och verksamhetens ekonomiska resultat. Analys av ekonomiska avvikelser Investeringsredovisning med kommentarer (de nämnder som berörs) Avstämning av uppdragen Volymer, analys av volymavvikelser Annan statistik, kostnadsnyckeltal och kvalitetsnyckeltal Omvärldsanalys Riskbedömning och känslighetsanalys för verksamheten Internkontroll, avrapportering och riskanalys av genomförda kontroller Verksamhetsberättelse/Årsredovisning Verksamhetsberättelsens huvudsyfte är att redovisa både ekonomiskt resultat och verksamhetsresultat i förhållande till budget och uppsatta mål dvs. att god ekonomisk hushållning föreligger. Verksamhetsberättelsen ska i analysen fokusera på identifierade avvikelser och utmaningar samt innehålla förslag på åtgärder för att uppnå budget i balans och för ökad måluppfyllelse. Verksamhetsberättelse/Årsredovisning innehåller samma delar och rubriker som månads- /delårsrapporterna.