Upphandlingspolicy Antagen i Kommunfullmäktige 2011-02-09
Ekonomiavdelningen Datum Upphandlingsfunktionen 2010-12-20 Upphandlingspolicy för Vårgårda kommun Styrdokument Vid all upphandling skall, utöver gällande lagstiftning, denna upphandlingspolicy följas. Vid inköp och avrop mot ramavtal skall tillhörande anvisningar tillämpas. Ansvar för detta har respektive sektorschef. Genom att tillämpa detta dokument effektiviseras upphandling och inköpsrutiner inom kommunen och kostnaden för anskaffning av varor och tjänster minskar. Samordning och samverkan All upphandling skall baseras på en helhetssyn som är till nytta för hela kommunen. Upphandling av varor och tjänster skall därför samordnas så att kommunen tillvaratar nyttan av sin storlek som köpare och använder den upphandlingskompetens som finns. Ramavtal skall upprättas där så är möjligt. Samverkan med andra kommuner skall ske inom lämpliga upphandlingsområden. Regelverk Upphandling inom offentlig sektor styrs övergripande av två lagar med tillhörande EG-direktiv, förordningar och bestämmelser. Lag (2007:1091) om offentlig upphandling för klassisk sektor (LOU, varor och tjänster samt byggentreprenader). Lag (2007:1092) vid upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (Försörjningslagen, LUF). Lagarna innehåller även regler vid upphandlingar som inte omfattas av direktiven samt anger möjligheter för att beakta miljöhänsyn och social hänsyn vid upphandling. Miljöhänsyn vid upphandling Vårgårda kommun har som mål att minimera verksamhetens miljöpåverkan. Därför skall kommunen i varje upphandling verka för att miljöhänsyn tas genom att så miljövänliga produkter och tjänster som möjligt väljs och bedöma dess kostnader i relation till övriga kriterier. Miljökraven utgår från Vårgårda kommuns lokala, regionala och nationella miljömål samt olika verktyg, till exempel EKU-verktyget som är framtaget av delegationen för ekologisk hållbarhet.
Principer vid upphandling Upphandlande myndigheter skall behandla leverantörer på ett likvärdigt och ickediskriminerande sätt samt genomföra upphandlingar på ett öppet sätt. Vid upphandlingar skall vidare principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet iakttas. Upphandlingsform bestäms utifrån värdet av det som skall upphandlas och om värdet överstiger EU:s så kallade tröskelvärde. Vid varje upphandling skall totalekonomin vara avgörande. Varor och tjänster som upphandlas skall vara av tillräcklig kvalitet och uppfylla det ändamål som avses till rätt pris. Leverantörer som erbjuder möjlighet till elektronisk handel och e-faktura skall prioriteras med kriterier som anges i förfrågningsunderlaget. Lokala företag skall erbjudas möjlighet att lämna anbud i samtliga upphandlingar som genomförs av kommunen. Annonser om nya upphandlingar skall presenteras enligt föreskrifter i lagen samt på kommunens hemsida. Etik och moral En fullgod etik och moral i samband med all upphandling och även i övrigt i samröre med leverantörer skall tillämpas. Vårgårda kommun skall endast ha affärsuppgörelser med företag som fullgjort sina skyldigheter gällande inbetalning av skatter och avgifter. Leverantörer skall väljas utan ovidkommande hänsyn. Upphandlingsverksamhet i organisationen Kommunstyrelsen ansvarar för strategiska beslut i upphandlingsfrågor och beslutar om sektorövergripande ramavtal. På ekonomiavdelningen finns kommunens centrala upphandlingsfunktion med ansvar att initiera och genomföra sektorsövergripande upphandlingar. Ekonomichefen och upphandlingsansvarig fattar beslut vid upphandling som avser sektorsövergripande ramavtal i enlighet med kommunens delegationsordning. Verksamhetskompetens tillvaratas genom att de olika sektorerna, vid behov utser referenspersoner som medverkar i upphandlingsarbetet och tillför sina kunskaper och erfarenheter inom det aktuella upphandlingsområdet. Respektive sektor och bolag ansvarar att upphandling sker för det egna behovet. Upphandling av ramavtal som sker för en sektor skall vid behov kunna användas av alla sektorer. Upphandlingsansvaret ligger på verksamhetsnivå i enlighet med respektive sektors delegationsordning. Personal som genomför upphandling skall kontinuerligt erhålla information och utbildning inom upphandlingsområdet. Ekonomiavdelningen skall ge kompetens och resurser till stöd för sektorerna i olika upphandlingsärenden.
Ansvar Kommunens upphandlingspolicy föreskriver: att alla medarbetare medverkar till samordning vid anskaffning att absolut lojalitet råder mot tecknade avtal från samtliga anställda att information om gällande avtal efterfrågas att information om inköpsbehov lämnas till upphandlare i organisationen sektorchef ansvarar för att upphandlingspolicyn följs Direktupphandling Direktupphandling får användas om ramavtal saknas och värdet av det som skall anskaffas är lågt. Gränsen för direktupphandling är fastställd i LOU till 15 procent av tröskelvärden för offentlig upphandling enligt LOU. 1 Anvisning vid direktupphandling Vid en direktupphandling skall den konkurrens som finns tillvaratas. Inköp får ske fritt upp till ett värde av 20 000 kronor. Är inköpsvärdet högre får direktupphandling användas först efter att samråd har skett med kommunens upphandlingsansvarig. Otillåten direktupphandling Vid otillåten direktupphandling kan domstol, på talan av Konkurrensverket, påföra en upphandlande myndighet en särskild avgift s.k. upphandlingsskadeavgift. Vid otillåten direktupphandling kan avtal ogiltigförklaras och upphandlingsskadeavgift dömas ut både för upphandlingar över och under tröskelvärdena och oavsett om det rör sig om A-tjänster eller B-tjänster. Revidering av upphandlingspolicy Upphandlingspolicyn skall revideras och utvärderas vid behov. Kommunstyrelsen ansvarar för att detta sker. Förändringar av denna policy beslutas av kommunfullmäktige. 1 Vid beräkning av värdet för år 2010 är det ca 288 000 kronor i LOU. Beloppet gäller för varor, tjänster och entreprenader.
Anvisningar vid inköp av varor och tjänster Tillämpningsområde Dessa anvisningar skall tillämpas vid inköp av varor och tjänster. Vårgårda kommun har beslutat om gränsvärde för direktupphandling som skall följas. Direktupphandling får endast ske i de fall ramavtal saknas och upphandlingens värde är lågt per definition enligt denna policy. Samordning vid inköp/beställning Respektive sektor skall utse en, eller vid behov, flera personer som ansvarar för att samordning sker vid inköp inom sektorn. Lämpligt verksamhetsområde för en beställarsamordnare är exempelvis en skola, förskola, eller ett servicehus. Utsedda beställare skall erhålla erforderlig utbildning och stöd i form av diverse hjälpmedel, t ex IT-stödsystem. Ekonomiavdelningen har det övergripande ansvaret för att beställare ges tillräckligt stöd och information. 1. Beställningsrutiner m m Ansvarig inköpare/beställare skall hålla sig väl informerad om Vårgårda kommuns aktuella ramavtal och i förekommande fall, sektorns egna avtal skall genomföra alla inköp/beställningar via kommunens system för e-handel och/eller med elektronisk faktura när så är möjligt skall samordna beställningar så att transport- och fakturakostnader till kommunen minskar eller helt undviks ansvarar för att leveranskontrollen (rätt vara, mängd, kvalitet, pris) blir utförd och att kontroll sker mot beställning och följesedel. Eventuella reklamationer sker direkt till leverantören utför konterings- och anslagskontroll, vilket skall göras innan beställning sker som säkerställer att inköp sker i överensstämmelse med beviljade anslag, inköpsplaner och övriga direktiv för verksamheten 2. Kostnads- och leverantörskontroll Vid varje inköp skall hänsyn tas till kommunens totala kostnad för inköpet. Utöver priset på varan eller tjänsten skall interna kostnader värderas, såsom arbetstid, leveranskostnad, fakturabehandling och betalkostnader. Leverantörer skall vara registrerade i aktiebolags-, handels- eller föreningsregister och vara registrerade för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt och arbetsgivaravgifter samt inneha F-skattesedel. 3. Kontroll mot ramavtal Kommunen upphandlar och tecknar ramavtal med leverantörer inom frekventa varuoch tjänsteområden. Vid inköpsbehov skall beställare kontrollera om ramavtal finns för den aktuella varan eller tjänsten. Ramavtal skall alltid användas. Inköp som innebär avsteg från ramavtal skall kunna motiveras till ekonomiavdelningen av ansvarig chef.