1 KAPITLET ALLMÄNNA BESTÄMMELSER

KARLEBY STAD FÖRVALTNINGSSTADGA Godkänd av stadsfullmäktige 24.9.2012 Gäller fr.o.m. 1.1.2013 1 KAPITLET ALLMÄNNA BESTÄMMELSER 1 Tillämpning av förvaltningsstadgan och stadens instruktioner Fullmäktiges uppgifter bestäms i kommunallagen och stadsfullmäktiges arbetsordning. Förvaltningsstadgan innehåller bestämmelser om stadens beslutsfattande och sammanträdesförfarande, stadens organs befogenheter och delegering av dem samt organisering av förvaltningen. Utöver förvaltningsstadgan regleras stadens verksamhet i följande instruktioner, i förhållande till vilka förvaltningsstadgan tillämpas subsidiärt: Stadsfullmäktiges arbetsordning Revisionsstadgan Förtroendevaldas arvodesstadga Instruktionen för stadsstyrelsen och koncernförvaltningen Instruktionen för nämnderna och sektorerna Instruktionen för hamndirektionen Instruktionen för vattenverksdirektionen Instruktionen för energidirektionen Instruktionen för direktionen för Työplus Instruktionen för Mellersta Österbottens och Jakobstadsområdets räddningsverk Instruktionen för miljö- och hälsoskyddet i Mellersta Österbotten 2 KAPITLET SAMMANTRÄDES- OCH FÖRVALTNINGSFÖRFARANDE 2 Tillämpning av bestämmelserna i kapitlet Bestämmelserna i detta kapitel ska iakttas i stadens organ med undantag av stadsfullmäktige. 3 Tid och plats för sammanträde Organen sammanträder på tider och platser som de själva bestämmer. 1

Ett sammanträde hålls också om ordföranden anser det nödvändigt eller om majoriteten av ledamöterna hos ordföranden gör en framställning om detta. 4 Sammankallande Kallelse till sammanträde utfärdas av ordföranden eller, om ordföranden har förhinder, av vice ordföranden. I kallelsen ska anges tiden och platsen för sammanträdet samt de ärenden som ska behandlas. Föredragningslistan sänds om möjligt i samband med kallelsen. Kallelsen sänds minst 4 dagar före sammanträdet till ledamöterna, stadsdirektören, stadsstyrelsens ordförande, stadsstyrelsens representant i organet och andra som har rätt eller skyldighet att närvara, på det sätt som organet bestämmer. 5 Fortsatt sammanträde Om ärendena inte kunnat behandlas vid ett sammanträde kan de överföras till ett fortsatt sammanträde, till vilket en särskild kallelse inte behöver utfärdas. De som varit frånvarande ska dock underrättas om det fortsatta sammanträdet. 6 Inkallande av ersättare En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde ska kalla in sin ersättare. När en ledamot är jävig eller förhindrad att delta i behandlingen av något ärende kan han kalla in sin ersättare att delta i behandlingen av ärendet. Också ordföranden eller föredraganden kan förmedla kallelsen till ersättaren. 7 Sammanträdesrutiner Efter att ha öppnat sammanträdet konstaterar ordföranden dess laglighet och beslutförhet samt vilka som är närvarande. Ärendena behandlas i den ordning som anges i föredragningslistan, om organet inte beslutar något annat. Organet kan av särskilda orsaker besluta att ta upp ett ärende som inte är nämnt i kallelsen. 8 Ledning av sammanträdet Ordföranden ska leda behandlingen av ärendena samt svara för ordningen vid sammanträdet. Efter att ha gett en varning får ordföranden bestämma att den som uppträder olämpligt ska avlägsnas. Om det uppstår oordning ska ordföranden avbryta eller upplösa sammanträdet. 2

9 Tillfällig ordförande Om både ordföranden och vice ordföranden är frånvarande eller jäviga i något ärende ska en tillfällig ordförande väljas för sammanträdet eller för behandlingen av ärendet i fråga. 10 Närvaro vid sammanträden Vid stadens organs sammanträden har förutom ledamöterna följande personer rätt att närvara och yttra sig: - vid stadsstyrelsens sammanträden stadsfullmäktiges ordförande och vice ordförande - vid övriga organs sammanträden stadsstyrelsens ordförande, stadsdirektören och stadsstyrelsens representant. Om rätten för andra än ovan nämnda personer att närvara och yttra sig beslutar organet i fråga. Om stadsstyrelsens representation vid stadsfullmäktiges sammanträden föreskrivs i stadsfullmäktiges arbetsordning. 11 Stadsstyrelsens representanter i övriga organ Stadsstyrelsen utser sina representanter i övriga organ med undantag av skoldirektioner. Dessa har rätt att närvara och yttra sig vid organets sammanträden. Också en ersättare i stadsstyrelsen eller stadsdirektören kan utses till representant. 12 Föredragning Ärendena avgörs vid sammanträdena på föredragning av en tjänsteinnehavare enligt föredragningslistan. Föredragandens förslag läggs till grund för behandlingen. Om föredraganden har ändrat det förslag som finns på föredragningslistan innan organet fattat beslut i ärendet, läggs det ändrade förslaget till grund för behandlingen. Om förslaget har återtagits måste ärendet strykas på föredragningslistan, om organet inte beslutar något annat. Bestämmelser om föredraganden ingår i instruktionerna. Om föredraganden är frånvarande eller jävig, fungerar den som förordnats till ställföreträdare som föredragande om inte något annat bestäms i instruktionen. Organet kan av särskilda skäl besluta att ett ärende behandlas på grundval av ordförandens redogörelse, utan föredragning av en tjänsteinnehavare. 13 Konstaterande av jäv 3

Organets ordförande ska vid behov begära att organet avgör om en ledamot eller annan person med närvarorätt är jävig. 14 Omröstning och val I fråga om omröstning och val gäller i tillämpliga delar det som föreskrivs i stadsfullmäktiges arbetsordning. 15 Upprättande, justering och framläggande av protokoll Protokollet upprättas av en protokollförare under ledning av ordföranden. Det ska undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av protokollföraren. Protokollet ska justeras på det sätt som organet beslutar. Protokollet ska hållas offentligt framlagt under den tid och på den plats som organet bestämmer efter att framläggningen tillkännagetts minst en dag tidigare. I organets protokoll antecknas följande: om organets konstituering - organets namn - tidpunkten för sammanträdets början och slut samt sammanträdesplatsen - de närvarande och frånvarande samt i vilken egenskap deltagarna varit närvarande - sammanträdets laglighet och beslutförhet om behandlingen av ärenden - ärendets rubrik - namnet på och kontaktinformation om den som berett ärendet - redogörelse för ärendet - beslutsförslag - eventuellt jäv - framlagda förslag och huruvida de understötts - omröstningar: omröstningssätt, omröstningsprocedur, omröstningsproposition - omröstningsresultat - val, valsätt och valresultat - konstaterande av beslut samt avvikande mening om laglighet - anvisningar för hur man begär omprövning och en besvärsanvisning - ordförandens underskrift - protokollförarens kontrasignering - anteckning om justering av protokollet - anteckning om framläggning, om protokollet hållits offentligt framlagt. De anvisningar för överklagande som fogas till protokollet ska innehålla nödvändiga anvisningar för hur man begär omprövning eller anför besvär. I anvisningarna ska anges besvärsmyndighet, besvärstid och vad en besvärsskrift ska innehålla. Till ett beslut som 4

inte kan överklagas vare sig genom omprövning eller besvär ska fogas en anteckning om detta och en hänvisning till den punkt i en lag eller förordning som förbudet stöder sig på. Det som bestämts ovan gäller i tillämpliga delar även beslut som fattas av en tjänsteinnehavare eller en förtroendevald. 16 Stadsstyrelsens och nämndernas rätt att överta ärenden Stadsstyrelsen, stadsstyrelsens ordförande eller stadsdirektören kan besluta om att ett ärende tas upp till behandling i stadsstyrelsen. En nämnd, dess ordförande eller en ledande tjänsteinnehavare inom nämndens verksamhetsområde kan besluta att ett ärende tas upp till behandling i nämnden. 17 Meddelande om beslut som kan tas upp till behandling i högre organ Stadens myndighet ska inom fyra dagar efter att protokollet justerats meddela stadsstyrelsen och nämnden, på det sätt som dessa bestämmer, om sådana beslut som stadsstyrelsen eller nämnden kan ta upp till behandling. Om protokollet inte justeras räknas tiden från det att protokollet undertecknats. Om ärenden som inte får tas upp till behandling i ett högre organ föreskrivs i 51 5 mom. i kommunallagen. Inte heller får personalärenden av följande slag tas upp till behandling i ett högre organ: - beviljande av semester - beviljande av sådan tjänst- eller arbetsledighet som tjänsteinnehavaren eller arbetstagaren har ovillkorlig rätt till med stöd av lagstiftningen eller tjänste- och arbetskollektivavtalet - förordnande om tjänsteresa - förordnande av personal att utföra nödvändigt tilläggs-, övertids- eller lördagsarbete eller beredskapstjänst - avlöning av tillfällig personal eller personal för viss tid inom ramen för budgetanslagen. 3 KAPITLET STADENS EKONOMI 18 Budget och dispositionsplan Fullmäktige godkänner i budgeten uppgifts- och projektspecifika verksamhetsmål, anslag och inkomststater för varje organ. Stadsstyrelsen, nämnderna och direktionerna godkänner dispositionsplaner som baserar sig på budgeten. Dessa organ kan överföra beslutanderätt som gäller godkännande av dispositionsplanen på underlydande tjänsteinnehavare. 19 5

Ändring av budgeten Förslag till budgetändringar ska läggas fram för stadsfullmäktige inom budgetåret. Efter budgetåret kan budgetändringar behandlas bara i undantagsfall. Efter att bokslutet undertecknats kan förslag till ändring av budgeten inte läggas fram för stadsfullmäktige. I ett förslag om anslagsändring ska ingå en utredning av den föreslagna ändringens inverkan på verksamhetsmålen och inkomststaten. På motsvarande sätt ska man i ett förslag om ändring av ett verksamhetsmål eller en inkomststat utreda ändringens effekt på anslagen. 20 Försäljning av anläggningstillgångar Om försäljning av anläggningstillgångar beslutar stadsstyrelsen i enlighet med de grunder som godkänts av stadsfullmäktige. I fråga om försäljning av lös egendom samt aktier och andelar kan stadsstyrelsen överföra beslutanderätt på övriga organ och tjänsteinnehavare. 21 Godkännande av avskrivningsplan Grunderna för avskrivningar enligt plan godkänns av stadsfullmäktige. Utgifterna för grundförbättring av anläggningstillgångar fogas till den oavskrivna anskaffningsutgiften, om det inte finns någon särskild orsak att göra upp en separat avskrivningsplan. På basis av grunderna för planavskrivningar vilka godkänts av stadsfullmäktige godkänner stadsstyrelsen avskrivningsplanerna för förnödenheter eller förnödenhetsgrupper. Stadsstyrelsen fastställer gränsen för små anskaffningar till grund för avskrivningskalkylen. 22 Skötsel av stadens finanser Stadsfullmäktige beslutar om upplåning samt utlåning och principerna för övrig placeringsverksamhet. I samband med godkännandet av budgeten och ekonomiplanen beslutar stadsfullmäktige om förändringar gällande utlåning och främmande kapital. Om koncernens interna lån och övriga ärenden i anknytning till finansiering beslutar stadsstyrelsen. Stadsstyrelsen kan överföra befogenheter som gäller upplåning samt finansierings- och placeringsverksamhet på övriga organ och tjänsteinnehavare. 23 Fastställande av avgifter Stadsfullmäktige beslutar om de allmänna grunderna för avgifter. Stadsstyrelsen fattar beslut om avgifter och specifika grunder för dem. Stadsstyrelsen kan delegera sin befogenhet till övriga organ och tjänsteinnehavare. 6

4 KAPITLET BEFOGENHETER I PERSONALÄRENDEN 24 Tillämpning av bestämmelserna i kapitlet Om ärenden som gäller tjänsteförhållanden och tjänsteinnehavare enligt lagen om kommunala tjänsteinnehavare (304/03) eller andra lagar beslutar stadsstyrelsen, om inte annat följer av lag eller denna stadga eller någon annan instruktion. 25 Beslutanderätt vid inrättande och indragning av tjänster samt ändring av tjänsteförhållanden till arbetsavtalsförhållanden Stadsstyrelsen beslutar om inrättande och indragning av tjänster, ändring av tjänstebeteckningar samt ändring av tjänsteförhållanden till arbetsavtalsförhållanden eller ändring av arbetsavtalsförhållanden till tjänsteförhållanden, om inte något annat bestäms nedan i denna stadga. Stadsstyrelsen godkänner separata anvisningar om förfaringssättet när det gäller arbetsavtalsförhållanden. 26 Personalval och bestämning av prövotid Anställning av personal i stadens tjänst sker på följande sätt: Stadsfullmäktige beslutar om: - val av stadsdirektör. Stadsstyrelsen beslutar om: - val av direktör för varje sektor (tekniska väsendet, bildningsväsendet, social- och hälsovårdsväsendet, räddningsväsendet, miljö- och hälsoskyddet) - val av ansvarsområdeschefer inom koncernförvaltningen - val av personal till de tjänste- och arbetsavtalsförhållanden inom koncernförvaltningen som bestäms i koncernförvaltningens verksamhetsstadga. Nämnderna beslutar om: - val av ansvarsområdeschefer inom sektorn - val av personal till de tjänste- och arbetsavtalsförhållanden som bestäms i verksamhetsstadgan för sektorn. Direktionerna för affärsverken beslutar om - val av affärsverksdirektörer Stadsdirektören beslutar om: 7

- val av personal till de tjänste- och arbetsavtalsförhållanden som bestäms i koncernförvaltningens verksamhetsstadga. Chefen för ett ansvarsområde, chefen för en resultatenhet och chefen för ett affärsverk beslutar om val av personal som anställs i tjänste- eller arbetsavtalsförhållande vid enheten i fråga, om inte något annat följer av denna stadga, en instruktion eller en verksamhetsstadga. Beslut om prövotid fattas eller avtal om prövotid ingås och dess längd bestäms av den anställande myndigheten. 27 Ledigförklarande och besättande av tjänster samt förflyttning till annat tjänsteförhållande En tjänst ledigförklaras av den som har till uppgift att besätta tjänsten i fråga. En tjänst som besätts av stadsfullmäktige ledigförklaras dock av stadsstyrelsen. I de fall som avses i 4 3 mom. i lagen om kommunala tjänsteinnehavare kan en person anställas utan ansökningsförfarande i ett tjänsteförhållande. Beslut om förflyttning av tjänsteinnehavare till ett annat tjänsteförhållande i enlighet med 24 i lagen om kommunala tjänsteinnehavare fattas av stadsstyrelsen eller den myndighet som beslutar om besättande av vardera tjänsten. En tillfällig tjänsteinnehavare som är avsedd att anställas för högst sex månader eller vars tillfälliga tjänsteförhållande förlängs kan dock anställas utan ledigförklarande. 28 Tjänst- och arbetsledighet Om inte annat följer av 30 beslutar stadsstyrelsen, nämnden och direktionen om tjänstoch arbetsledigheter för de anställda som lyder under dessa. Vikarier utses vid behov av den myndighet som beviljar tjänstledigheten eller arbetsledigheten. Samma myndighet beslutar också om vikariens lön. 29 Bisyssla och konkurrerande verksamhet Beslut om beviljande av tillstånd till bisyssla och om förbud mot mottagande och innehavande av bisyssla fattas av den som har valt personen till tjänsten eller befattningen. Förfarandet är likadant i fall där bisysslan inte kräver användning av arbetstid. 30 Tjänsteinnehavarnas beslutanderätt i personalfrågor 8

Stadsdirektören, ansvarsområdescheferna inom koncernförvaltningen, sektordirektörerna och affärsverksdirektörerna avgör följande personalärenden som gäller underlydande personal och där beslutanderätten kan delegeras till underställd personal: - beviljar semester - beviljar sådana tjänst- och arbetsledigheter som tjänsteinnehavaren eller arbetstagaren har ovillkorlig rätt till enligt lag eller tjänste- och arbetskollektivavtalet - beviljar efter prövning oavlönade tjänst- och arbetsledigheter för högst 12 månader åt gången - förordnar om underlydande tjänsteinnehavares och arbetstagares tjänsteresor enligt principerna i resestadgan - förordnar vid behov om personalens tilläggs-, övertids-, lördags- och söndagsarbete samt beredskap - beslutar vid behov att uppgifter begärs om hälsotillståndet hos en anställd samt att en anställd åläggs att delta i hälsokontroller och undersökningar. 31 Upphörande av anställningsförhållande och permittering Beslut om upphörande av ett anställningsförhållande och om permittering samt om givande av varning fattas av den som har valt tjänsteinnehavaren eller anställt personen i arbetsavtalsförhållande. 32 Behörighetsvillkor En särskild förteckning förs över den behörighet som krävs av de anställda. Den anställande myndigheten beslutar om anställning i tjänsteförhållande för viss tid oberoende av de särskilda behörighetsvillkoren i 6 2 mom. i lagen om kommunala tjänsteinnehavare. 33 Beslutanderätt i löneärenden Beslut om personalens löner och om justering av dem fattas enligt separata anvisningar som gäller beslutsfattande inom löneförvaltningen och som är godkända av stadsstyrelsen. 10 KAPITLET SPECIELLA BESTÄMMELSER 34 Tvåspråkighet i stadens verksamhet De olika språkgruppernas behov ska beaktas likvärdigt i organiseringen av stadens förvaltning och verksamhet och i informationen. Stadens service ska ordnas så att invånarna kan betjänas på deras eget språk inom alla kommunala uppgiftsområden. 9

Om den språkkunskap som krävs av tjänsteinnehavarna och arbetstagarna gäller det som bestämts i språkbestämmelserna för Karleby stad eller det som särskilt beslutats. Stadsfullmäktiges sammanträdeskallelse, föredragningslista och protokoll upprättas på finska och svenska. Stadsstyrelsens, nämndernas och de övriga organens protokoll upprättas på finska och/eller svenska enligt det som organet i fråga har beslutat. 35 Information Stadens information leds av stadsstyrelsen som godkänner allmänna anvisningar om de principer som ska följas vid stadens information och bestämmer vilka tjänsteinnehavare som ansvarar för informationen. 36 Invånarnas initiativ Stadsstyrelsen ska årligen före utgången av maj för stadsfullmäktige framlägga en förteckning över de initiativ som tagits i frågor som hör till fullmäktiges befogenhet och som gäller stadens verksamhet samt över de åtgärder som vidtagits med anledning av initiativen. Fullmäktige kan samtidigt konstatera vilka initiativ som slutbehandlats. Uppgifter om initiativ som tagits inom stadsstyrelsens och nämndernas uppgiftsområden ska föreläggas stadsstyrelsen och respektive nämnder på det sätt som dessa organ beslutat. Om initiativet kräver särskild beredning, ska den myndighet som ska behandla initiativet inom en månad efter att initiativet tagits meddela initiativtagaren den beräknade behandlingstiden och vem som ger närmare upplysningar om behandlingen. 37 Stadens underskrift och undertecknande av handlingar Avtal, förbindelser och skrivelser som upprättas på stadens vägnar undertecknas av stadsdirektören eller kanslichefen och kontrasigneras av kanslichefen, förvaltningsdirektören, utvecklingsdirektören, finansdirektören eller stadsjuristen, om inte stadsstyrelsen befullmäktigat någon annan person eller nedan något annat bestäms. Stadsstyrelsens och dess sektioners utdrag och expeditioner undertecknas av protokollföraren, förvaltningssekreteraren, förvaltningsdirektören, kanslichefen eller stadsjuristen. Avtal som nämnden/organet beslutar om och förbindelser som ges undertecknas på det sätt som nämnden/organet bestämt. Ordföranden eller protokollföraren för ett organ kan även ensam inom de gränser som organet bestämt underteckna ett dokument som baserar sig på organets beslut. Utdrag ur och kopior av dokument som innehas av organet kan även bestyrkas ensam av protokollföraren. 10

Dokument som gäller beredning undertecknas av den som berett ärendet. 38 Lösen för dokument Stadsfullmäktige beslutar om de grunder enligt vilka lösen för dokument ska betalas till staden. 39 Granskning av förvaltningen och ekonomin Bestämmelser om granskning av förvaltningen och ekonomin ingår i revisionsstadgan. 40 Intern övervakning och riskhantering Stadsstyrelsen ansvarar för organiseringen och genomförandet av koncernens interna övervakning och riskhantering samt beslutar om försäkring av stadens egendom och ansvarsförbindelser. Stadsstyrelsen kan delegera beslutanderätt till övriga organ och tjänsteinnehavare. 11