AVTAL FÖR ADVITUMS DOKUMENTPORTAL Inledning Detta avtal för Advitums dokumentportal, ( Avtalet ), har slutits mellan Advitum AB, 556671-9448, Kraftvägen 2, 382 36 Nybro, ( Advitum ), och organisationen som godkänner villkoren, ( Kunden ). Genom att klicka på Jag godkänner, eller genom att använda tjänsterna, undertecknar du avtalet och godkänner det som användare. Om du godkänner Avtalet för användning av tjänsterna för en organisations räkning, godkänner du detta Avtal på uppdrag av den organisationen. Du måste ha behörighet att binda organisationen till dessa villkor, annars får du inte registrera dig för tjänsterna. Genom detta Avtal ger Kunden Advitum rätt att ta del av, behandla, lagra och bearbeta all information som laddas upp till Advitums dokumentportal, ( Registreringsdata ). Parterna till detta Avtal kallas nedan individuellt för Part och gemensamt för Parter. 1. Säkerhet och kommunikationsvägar 1.1 Den data eller annan information som Kunden eller annan på uppdrag av Kunden eller användare ställer till Advitums förfogande samt resultatet av Advitums behandling av data, ( Kundens Data ) lagras i Advitums dokumentportal enligt branschens standard för säker lagring/inloggning. Åtkomst till Kundens Data skyddas följaktligen med så kallad multifaktorauthenticiering. Eventuella lösenord lagras med för varje tid gällande standard för kryptering och övrigt skydd. 1.2 Kunden är ansvarig för att den/de användaridentitet(er) och det/de lösenord Kunden erhåller för Advitums dokumentportal förvaras på ett betryggande sätt och oåtkomligt för tredje man. Kunden ansvarar för eventuellt obehörigt utnyttjande av Kundens användaridentitet och lösenord till Advitums dokumentportal till dess att Kunden har begärt och Advitum har spärrat viss användaridentitets åtkomst till Advitums dokumentportal. Advitum äger rätt att själv eller genom anlitande av extern konsult hos Kunden kontrollera användningen av Advitums dokumentportal och Kundens användande av användaridentiteter och lösenord i enlighet med detta Avtal. 1.3 Som utgångspunkt kommer Advitum enbart att lagra Kundens Data i Advitums dokumentportal. Kunden har dock möjlighet att meddela Advitum att Kundens Data ska avsändas till Kunden även per e-post, varvid bestämmelserna i detta Avtal ska äga motsvarande tillämplighet. 1.4 Advitum ska tillse att endast relevant personal hos Advitum har tillgång till Kundens Data.
2 (5) 2. Kundens åtaganden 2.1 Kunden förbinder sig att endast använda Advitums dokumentportal i enlighet med detta Avtal och Advitums vid var tid gällande instruktioner. 2.2 Kunden ska vid utnyttjande av Advitums dokumentportal följa Advitums vid var tid gällande föreskrifter om datasäkerhet. 2.3 Kunden äger inte rätt att använda Advitums dokumentportal på sätt som kan överbelasta, störa, skada, inaktivera eller försämra Advitums dokumentportal eller använda Advitums dokumentportal på något sätt som kan leda till överföring, distribution eller uppladdning av program eller material som innehåller skadlig kod, såsom virus, timebombs, cancelbots, maskar, trojanska hästar, spionprogram eller andra potentiellt skadliga program, material eller information. 2.4 Kunden ansvarar för att inloggningsuppgifter, säkerhetsmetoder och annan information som Advitum tillhandahåller för tillgång till Advitums dokumentportal, hanteras med sekretess i enlighet med avsnitt 5. Kunden ska omedelbart meddela Advitum för det fall obehörig fått kunskap om information enligt denna punkt. 2.5 Kunden är ansvarig för att ange vilka som är behöriga att använda Advitums dokumentportal. Kunden ska omedelbart meddela Advitum om en sådan person inte längre är behörig att ha tillgång till Tjänsten. Kunden ansvarar för angivna personers nyttjande av Tjänsten. 2.6 Kunden ansvarar själv för säkerhetskopiering av Kundens Data. 2.7 Kunden ansvarar själv för att bära samtliga kostnader för tillgång till sådan utrustning som krävs för att få åtkomst till och kunna nyttja Advitums dokumentportal. 2.8 Kunden ansvarar för, och ska hålla Advitum skadeslös för, att Kundens Data inte gör intrång i tredje mans rätt eller på annat sätt står i strid med gällande lagstiftning. 3. Ändring av tjänsten 3.1 Advitum får utan föregående underrättelse till Kunden företa ändringar i Advitums dokumentportal eller hur Advitums dokumentportal tillhandahålls, som uppenbart inte kan innebära mer än ringa olägenhet för Kunden. 3.2 Advitum får även genomföra andra ändringar i Advitums dokumentportal eller hur Advitums dokumentportal tillhandahålls tre månader efter det att Kunden underrättats om detta. Kunden får senast vid ändringens ikraftträdande säga upp Avtalet till upphörande vid dagen för ändringens ikraftträdande eller till den senare dag som anges i uppsägningen, dock senast tre månader från ändringens ikraftträdande. Advitum får dock inte vidta sådana ändringar avseende krav för Advitums dokumentportal som Parterna särskilt angett att de inte får ändras. 3.3 Advitum får, även om det skulle medföra olägenhet för Kunden, införa uppdateringar i Advitums dokumentportal av säkerhetsmässiga skäl. 3.4 Advitum har rätt att omgående förhindra fortsatt spridning av information i Advitums dokumentportal om det skäligen kan antas att fortsatt spridning strider mot gällande lagstiftning.
3 (5) 3.5 Advitum har rätt att förhindra fortsatt användning av Advitums dokumentportal för personer som lämnat information i strid med gällande lagstiftning. Kunden ska underrättas om Advitums utnyttjande av denna rätt. 4. Personuppgifter 4.1 Advitum samlar in och behandlar personuppgifter om Kunden eller Kundens kontaktuppgifter som anges i registreringsformuläret i syfte att tillhandahålla Advitums dokumentportal. 4.2 Om personuppgifter behandlas inom ramen for Advitums dokumentportal är Kunden personuppgiftsansvarig och Advitum personuppgiftsbiträde. Kunden är ansvarig i egenskap av personuppgiftsansvarig för att behandling av personuppgifter sker i enlighet med gällande lagstiftning. 4.3 Advitum förbinder sig att bara behandla personuppgifter i enlighet med Avtalet och Kundens skriftliga instruktioner. Advitum ska ha rätt till ersättning för att följa Kundens skriftliga instruktioner om den begärda åtgärden inte framgår av Avtalet i övrigt. Advitum ska vidta de tekniska och organisatoriska åtgärder som överenskommits för att skydda personuppgifterna. 4.4 Advitum skall vara berett att följa av myndighet enligt lag fattade beslut om åtgärder för att uppfylla lagens säkerhetskrav för Kundens personuppgifter. Om Advitum orsakas extra kostnader för att uppfylla ändrade säkerhetskrav ska Kunden ersätta Advitum för sådana kostnader. Advitum ska omgående underrätta Kunden vid upptäckt av fullbordade fall av eller försök till obehörig åtkomst, förstörelse eller ändring av Kundens personuppgifter. 4.5 Advitum ska tillåta de inspektioner som myndighet enligt lag kan kräva för personuppgifters behandling. Advitums kostnader i samband med genomförande av sådan granskning får debiteras Kunden. 4.6 För det fall Advitum skulle bli utsatt för dataintrång eller på något annat sätt tappa kontroll över personuppgifter som lagrats i Advitums dokumentportal är Advitum skyldigt att informera både de personer som uppgifterna gäller och Datainspektionen, om incidenten är allvarlig. En incident ska anses allvarlig om uppgifterna som läckt ut kan leda till att personer utsätts för diskriminering, id-stölder, bedrägeri eller finansiella förluster. 4.7 Vid Avtalets upphörande gäller för personuppgifter vad som anges i avsnitt 10. 5. Sekretess 5.1 Vardera Parten förbinder sig att inte utan motpartens medgivande till tredje man under avtalstiden eller därefter lämna ut sådana uppgifter om motpartens verksamhet som kan vara att betrakta som affärs- eller yrkeshemlighet eller uppgift som enligt lag omfattas av sekretessskyldighet. Som affärs- eller yrkeshemlighet ska alltid betraktas Parts prisinformation samt sådan annan information som Part angivit vara konfidentiell, såvida annat inte följer av lag. Sekretesskyldigheten gäller inte sådan information som Part kan visa blivit känd för Parten på annat sätt än genom uppdraget eller som är allmänt känd. Sekretesskyldigheten gäller inte heller när Part
4 (5) är skyldig enligt lag, domstols-/myndighetsbeslut eller enligt bindande börsregler, att lämna ut uppgifter. Är Part på detta sätt skyldig att lämna ut uppgifter ska, innan sådant utlämnande sker, motparten informeras om detta. 5.2 Part ska genom sekretessförbindelse eller andra lämpliga åtgärder med personal eller eventuell underleverantör tillse att sekretessen enligt ovan iakttas. 5.3 Genom godkännande av detta Avtal lämnar Kunden sitt samtycke till att Advitum får avslöja Registreringsdata för det fall Advitum är skyldigt att göra det enligt lag. 6. Friskrivning och skadeslöshet 6.1 Advitum ansvarar inte för direkt, indirekt eller annan följdskada på person eller egendom, ekonomisk förlust eller förlust av data som kan drabba Kunden eller tredje man på grund av Advitums dokumentportal eller Kundens användning av Advitums dokumentportal. Advitum ansvarar heller inte för intrång i data eller bristande datasekretess i samband med överföringen av information via Internet vid nyttjandet av Advitums dokumentportal. 6.2 Om anspråk riktas mot Advitum eller talan förs mot Advitum på grund av Kundens användning av Advitums dokumentportal, åtar sig Kunden att hålla Advitum skadeslöst för all skada som Advitum åsamkas med anledning av sådant anspråk (inklusive men ej begränsat till kostnader på grund av förlikning eller dom). Kundens åtagande enligt denna punkt förutsätter: 7. Force majeure i) att Kunden inom skälig tid från att anspråk framförts skriftligen underrättas av Advitum om framförda anspråk eller att talan har väckts mot Advitum samt ii) att Kunden har fått möjlighet att godkänna eventuell förlikning eller liknande åtagande. Om Part förhindras fullgöra sina åtaganden enligt Avtalet av omständighet som Part inte kunnat råda över, såsom blixtnedslag, arbetskonflikt, eldsvåda, naturkatastrof, ändrade myndighetsbestämmelser, myndighetsingripande samt fel eller försening i tjänster från underleverantörer på grund av omständigheter som här angivits, ska detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkt för prestation och befrielse från skadestånd och andra eventuella påföljder. 8. Avtalsperiod Avtalet gäller under den period som Advitums dokumentportal används. 9. Uppsägning av avtalet 9.1 Vardera Parten har rätt att säga upp detta Avtal till upphörande med en uppsägningstid om 30 dagar. 9.2 Vardera Parten har rätt att säga upp Avtalet till omedelbart upphörande om:
5 (5) a) om motparten väsentligen bryter mot sina åtaganden enligt Avtalet och inte inom sju (7) dagar efter skriftlig anmodan, ställd till motparten med hänvisning till denna punkt, vidtagit rättelse, eller b) om motparten har försatts i konkurs, inleder ackordsförhandlingar, är föremål för företagsrekonstruktion eller annars är på obestånd. 9.3 Uppsägning ska ske skriftligen för att vara gällande. 10. Avveckling av Advitums dokumentportal 10.1 Vid Avtalets upphörande ska kopia av Kundens Data på Kundens begäran, som ska framställas senast inom 60 dagar från Avtalets upphörande, skyndsamt återlämnas till Kunden eller till den Kunden anvisar och de delar som finns elektroniskt ska, om Kunden så önskar och i skälig omfattning, överlämnas i elektroniskt skick enligt Kundens instruktioner. Efter utgången av en sådan sextiodagarsperiod och såvida inte annat krävs enlig lag, får Advitum utplåna eller på annat sätt göra Kunden Data som finns hos Advitum, oåtkomlig för Kunden. 10.2 Advitum ska efter överföring av Kundens Data eller om någon överföring inte begärts av Kunden efter utgången av i föregående stycke angiven sextiodagarsperiod, radera eller anonymisera Kundens Data inom skälig tid dock senast inom 12 månader efter Avtalets upphörande. Advitum får inte efter Avtalets upphörande behandla personuppgifter i Kundens Data för andra syften än att radera eller anonymisera Kundens Data. 11. Meddelanden 11.1 Uppsägning och andra meddelanden ska ske genom bud, rekommenderat brev eller elektroniskt meddelande på av Parterna angivna adresser. Meddelandet ska anses ha kommit motparten till handa: 12. Överlåtelse a) om avlämnat med bud: vid avlämnandet, b) om avsänt med rekommenderat brev; 5 dagar efter avsändandet för postbefordran eller c) om avsänt som e-postmeddelande; vid erhållande av elektroniskt mottagningsbevis. Avtalet får inte överlåtas utan motpartens godkännande. 13. Tillämplig lag och tvistlösning 13.1 Svensk lag utan tillämpning av dess lagvalsregler ska gälla för Avtalet. 13.2 Tvister som uppstår i anledning av Avtalet ska avgöras av allmän domstol.