Framtidens Bibliotek Slutrapport för biblioteksutredningen innefattande en omorganisation och ett förändringsarbete 2010-2011 Kultur- och fritidsnämnden, mars 2012 Lars-Åke Gustafson, Statistik & Utredningar
Människor har förutsättningar för en rik fritid i Linköping. Mål i Strategisk plan med övergripande mål för 201 1-201 4 Linköpings stadsbibliotek med tillhörande närbibliotek och bokbuss ska vara bland de fem bästa i Sverige 2015. Kultur och fritidsnämndens effektmål för biblioteksverksamheten För att kunna hävda sig i konkurrensen måste biblioteket arbeta mera med det fysiska biblioteket den fria mötesplatsen som är unik i ett samhälle som segregeras och kommersialiseras. Denna plats ska vara som ett vardagsrum, en informell plats för social samvaro som kan stimulera till möten. Man kan till och med tala om behov av en spektakulär mötesplats där spännande och oväntade saker ska hända. Biblioteket måste helt enkelt hävda sig. Man måste också ge plats för andra aktörer i biblioteket och se till att gränserna luckras upp mellan olika verksamheter. Biblioteksplanen i Linköping Det bästa med utvecklingsprojektet är att politiker och ledning vill biblioteksutveckling! Att det satsades så mycket pengar kändes uppmuntrande. Att tillfälle gavs att arbeta tillsammans med personer man vanligtvis inte samarbetar med. Att se vilken kompetens det finns inom personalgruppen men också att få ta del av intryck utifrån, via studiebesök, föreläsningar och medborgare. En bibliotekarie februari 201 2, Linköpings stadsbibliotek Lästips: Om Du vill få en snabb inblick i rapporten så läs Sammanfattningen innan innehållsförteckningen, sammanfattningarna efter varje kapitel samt kapitel 5 Sammanfattande diskussion och slutsatser. 2012. 3:e upplagan 26 mars.
Sammanfattning I början av 2010 fick kommunledningen signaler om att det sedan lång tid tillbaka fanns problem med den operativa styrningen/ledningen och i frågor gällande medarbetarskap och arbetsmiljö på Linköpings stadsbibliotek. Biblioteket var då organiserat under Utförarstyrelsen. Kommunstyrelsens planeringsutskott beslutade att göra en organisationsöversyn. Översynen genomfördes i form av två delstudier med hjälp av en omvärldsanalys, en enkätundersökning och intervjuer. Resultaten ledde till att biblioteket organiserades våren 2011 inom Kultur- och fritidsnämnden. I samband med beslutet om ny organisation fick Kultur- och fritidsnämnden i uppdrag att genomföra ett utvecklingsprojekt under hösten 2011 Framtidens bibliotek bra för medborgare och medarbetare. Personalen fick bl a i uppdrag att arbeta i fokusgrupper med frågor gällande omvärldsanalys, ett pedagogiskt förhållningssätt för att inspirera besökarna till läsning/eget berättande/informationssökning, bibliotekets tillgänglighet, utveckling av effektiva driftsformer/intraprenad samt ledning och medarbetarskap. Efter projektet följdes det upp med hjälp av en webbenkät, riktad till personalen. Föreliggande rapport syftar till att redovisa för händelseförloppet från de första signalerna om att inte allt fungerade på ett bra sätt 2010, till omorganisation, nystart och uppföljning 2012. En slutsats i rapporten är att efter en mycket lång period av problem med operativa styrningen/ledningen av biblioteket och frågor gällande medarbetarskap och arbetsmiljö, så har personal och ledning i den nya organisationen tillsammans lyckats vända en negativ trend till att istället skapa, en för biblioteket, hoppfull framtidsvision. En annan slutsats är att personalen under resans gång, har visat både vilja, kraft och kompetens till förnyelse och utveckling av ett Framtidens bibliotek. En aktningsvärd idébank med förslag på utvecklingsmöjligheter har arbetats fram. I rapporten ställs emellertid den kritiska frågan: Hur ska vi gå vidare med denna fantastiska idébank? Det här är en fråga för både personalen, ledningen och kultur- och fritidsnämnden att arbeta vidare med och ta ställning till. En tredje slutsats är att personalen anser att intraprenad är inte är en aktuell/önskvärd driftsform för närbiblioteken i Linköping. Istället bedömer de att förändringar och utveckling kan skapas utan byte av driftsform i den organisation som nu har skapats. En fjärde slutsats är att det är viktigt att det påbörjade arbetsmiljöarbetet vad gäller frågor om ett gott ledarskap och medarbetarskap inte avstannar, utan att det på ett aktivt sätt fortsätter utifrån den språngbräda arbetet nu kan ta avstamp ifrån. Rapporten lämnas över till Kultur- och fritidsnämnden för kännedom och för nya diskussioner samt beslut om hur nämnden politiskt vill gå vidare i det påbörjade utvecklingsarbetet då det gäller Linköpings stadsbibliotek.
Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1 Bakgrund... 1 1.2 Syfte... 1 1.3 Frågor... 1 1.4 Metod för olika delstudier i biblioteksutredningen... 1 1.5 Rapportens upplägg... 2 2. Utvärdering och organisationsförändring... 3 2.1 En organisationsförändring i tre steg... 3 2.2 Fem utvecklingsområden för utvecklingsarbetet... 5 2.5 Sammanfattning av kapitel 2... 9 3. Utvecklingsprojektet hösten 2011 Resultat av arbetet i fem fokusgrupper... 10 3.1 Bakgrund... 10 3.2 Bättre omvärldsanalys Fokusgrupp 1... 13 3.3 Utveckling av pedagogiskt arbetssätt för att inspirera medborgarna till läsning, berättande och informationssökning Fokusgrupp 2... 16 3.4 Utökad tillgänglighet Fokusgrupp 3... 20 3.5 Undersökning av intraprenad som alternativ driftsform och av andra utvecklingsmöjligheter för närbiblioteken Fokusgrupp 4... 23 3.6 Utveckling av dagens organisation vad gäller ledning och medarbetarskap Fokusgrupp 5... 28 3.7 Sammanfattning av kapitel 3... 30 4. Resultat av uppföljningen av utvecklingsprojektet hösten 2011 En webbenkät... 31 4.1 Bakgrund En webbenkät... 31 4.2 Resultat av webbenkäten... 31 4.8 Sammanfattning av kapitel 4... 44 5. Sammanfattande diskussion och slutsatser... 45 5.1 Kort sammanfattning... 45 5.2 Slutsatser... 45 Bilaga 1 Bemötandepolicy för Linköpings stadsbibliotek... 47 Bilaga 2 Kungliga biblioteket, Stockholms stadsbibliotek och Malmö stadsbibliotek. 48 Bilaga 3 Illustrationer från webbenkäten riktad till all bibliotekspersonal 2010... 50 Bilaga 4 52Projektbeskrivning... 52 Referenser.... 56
1. Inledning 1.1 Bakgrund I början av 2010 kom det till kommunledningens kännedom att det sedan långt tillbaka fanns problem på Linköpings stadsbibliotek med den operativa styrningen/ledningen och i frågor gällande medarbetarskap och arbetsmiljö. Signalerna ledde till ett händelseförlopp som grovt kan delas in i tre steg: Steg 1 En organisationsöversyn av Linköpings stadsbibliotek 2010 i form av två delstudier. Steg 2 En omorganisation av biblioteket våren 2011. Steg 3 En nystart genom ett utvecklingsprojekt Framtidens bibliotek bra för medborgare och medarbetare hösten 2011 med en uppföljning av projektet i januari 2012. Föreliggande rapport är en slutrapport och en sammanfattning av händelseförloppet från våren 2010 fram till februari 2012 med en analys av situationen idag. 1.2 Syfte Syftet med föreliggande studie är att redovisa händelseförloppet från de första signalerna om att inte allt fungerade på ett bra sätt på Linköpings stadsbibliotek 2010 till omorganisation, nystart och uppföljning 2012. 1.3 Frågor De övergripande frågor som har ställts för studien är: Vad var upphovet till en organisationsöversyn av Linköpings stadsbibliotek 2010? Hur såg organisationsöversynen ut med dess två delstudier? Vad var bevekelsegrunderna för att flytta över den politiska styrningen från Utförarstyrelsen till Kultur- och fritidsnämnden våren 2011? Hur åstadkoms en nystart med utvecklingsprojekt Framtidens bibliotek hösten 2011? Hur ser personalens visioner ut för ett framtida bibliotek? Hur upplevdes nystarten och utvecklingsprojektet av personalen? 1.4 Metod för olika delstudier i biblioteksutredningen Delstudie 1 respektive delstudie 2, 2010 (kapitel 2) Den organisationsöversyn som gjordes 2010 redovisades i form av två delrapporter/delstudier med en bilaga 1. Metoderna för översynen beskrivs utförligt i de två delstudier. Här återges endast en kort resumé av dem. Underlaget för de två studierna var en webbenkät riktad till all personal på Linköpings stadsbibliotek. Vidare intervjuer med 8 strategiskt utvalda personer utifrån tre olika perspektiv. Ett första utgick från politiken, inom vilket ordförande och vice ordförande i kultur- och fritids- 1 Gustafson, Lars-Åke. (2010:2). Och: Gustafson, Lars-Åke. (2010:3). Samt: Bilaga; Stolt. Carina. (2010). 1
nämnden intervjuades. Det andra, ett organisationsteoretiskt perspektiv, täcktes in genom intervjuer med utförardirektören för Leanlink, resultatenhetschef för biblioteket, kultur- och fritidschefen samt chefen för Länsbibliotek Östergötland. Det tredje, ett fackligt perspektiv, täcktes in genom intervjuer med ordförandena i Linköping, för SACO respektive SKTF. I delstudie 1 ingick även en omvärldsanalys av texter på internet, som lagar och propositioner, artiklar om bl a av konflikter på andra bibliotek, studie om olika yrkesgrupper på biblioteket m m. Vidare tillkom en bilaga för att på djupet utreda förutsättningarna för att lägga ut biblioteksverksamhet på entreprenad. I arbetet med bilagan gjordes omvärldsstudier på internet av olika lösningar i andra kommuner. Metod för redovisning och uppföljning av utvecklingsprojektet 2012 (kapitel 3 och 4) Uppföljningen av utvecklingsprojektet har inte tidigare redovisats i någon rapport varför metoden återges mer detaljerat här, än för delrapport 1 och 2. Tillvägagångssättet för redovisning av utvecklingsprojektet hösten 2011 gick till på följande sätt. De fem fokusgrupper som personalen delades in i fick i uppdrag att på ett par A-4 sidor, sammanställa vad respektive grupp hade arbetat med, vilka analyser, slutsatser och förslag som de har kommit fram till. Detta skedde i slutet av december 2011 och i början av januari 2012. Grupperna har tillsammans med författaren, genom e-post, processat fram de slutliga texterna som presenteras i kapitel 3. Författaren har haft för avsikt att strukturera redovisningarna på ett jämförbart sätt, utan att frångå originaltexterna allt för mycket. Den 3 februari 2012 skickades en webbenkät ut till de 61 personer som har deltagit i utvecklingsprojektet hösten 2011. Syftet var att följa upp om projektet har bidragit till nya idéer, tankar, formuleringar och diskussionsfrågor kring vad som är viktigt i utvecklingen av Framtidens bibliotek. Den 17 januari avslutades möjligheten att svara på frågeformuläret. Enkäten bestod av 22 frågor med fasta svarsalternativ och tre öppna frågor. 47 personer, dvs 77 procent har valt att besvara enkäten. Resultatet redovisas i kapitel 4. 1.5 Rapportens upplägg I kapitel 2 sammanfattas delstudie 1 och delstudie 2 i biblioteksutredningen 2010 i Linköping. I kapitel 3 redovisas resultatet av utvecklingsprojektet Framtidens bibliotek bra för medborgare och medarbetare. I kapitel 4 redovisas den webbenkät, riktad till personalen, som skickades ut i januari 2012 med syfte att undersöka personalens upplevelser av utvecklingsprojektet Framtidens bibliotek. I kapitel 5 ges en kort, sammanfattande diskussion med slutsatser. Var står biblioteksverksamheten i mars 2012? 2
2. Utvärdering och organisationsförändring 2.1 En organisationsförändring i tre steg I början av 2010 kom det till kommunledningens kännedom att det sedan långt tillbaka fanns problem på Linköpings stadsbibliotek med den operativa styrningen/ledningen och i frågor gällande medarbetarskap och arbetsmiljö. Signalerna ledde till ett händelseförlopp som grovt kan delas in i tre steg: Steg 1 En organisationsöversyn av Linköpings stadsbibliotek 2010 i form av två delstudier. Steg 2 En omorganisation av biblioteket våren 2011. Steg 3 En nystart genom ett utvecklingsprojekt Framtidens bibliotek hösten 2011 och en uppföljning av projektet i januari 2012. Steg 1 En organisationsöversyn i form av två delstudier Kommunstyrelsens planeringsutskott gav 2010-01-25 kommundirektören i uppdrag att se över styrning och ledning av biblioteket. 2 Våren 2010 fick Statistik & Utredningar i uppdrag att arbeta fram en plan för utredning av dels yttre organisation och ledning, dels inre ledning, medarbetarskap och arbetsmiljö på Linköpings stadsbibliotek 3. I utredningsarbetet tillsattes även en samordningsgrupp bestående av tjänstemän och fackliga företrädare 4. Biblioteket var vid den tidpunkten politiskt organiserat under utförarstyrelsen. Utredningens syfte var: att utifrån ett lednings- och personalperspektiv undersöka om verkställighet av de politiska intentionerna med biblioteksverksamheten underlättas eller försvåras med dagens organisation och uppdragsstyrning, att se över det inre arbetet vad gäller operativ styrning/ledning, medarbetarskap, samarbete, och arbetsmiljö inom biblioteket i dag, för att få underlag för fortsatt utvecklingsarbete. Utredningen kom att redovisas i två separat rapporter men en kompletterande bilaga från Statistik & Utredningar i Linköpings kommun. Rapporterna är 5 : Biblioteksutredningen i Linköping 2010. Del 1. Utvärdering av yttre organisation för Linköpings stadsbibliotek. Daterad augusti 2010. Biblioteksutredningen i Linköping 2010. Del 2. Utvärdering av inre arbetsmiljö, ledning och medarbetarskap ett internt arbetsmaterial. Daterad november 2010. (Behölls som ett internt arbetsmaterial tillsvidare). Bilagan är: Biblioteksutredningen i Linköping 2010. Bilaga 2. Alternativa former att driva bibliotek. Komplement till Del 1. Datera september 2010. 2 Ks planeringsutskott. 2010-01-25. Plu 18. Dnr. KS 2010-8, KS 2010-70. 3 Gustafson, Lars-Åke. (2010:1). 4 Samordningsgruppen bestod av kommundirektören, kultur- och fritidschefen, utförardirektören, resultatenhetschef för biblioteket, facklig företrädare för SKTF, facklig företrädare för SACO samt utvärderare av föreliggande rapport, från Statistik & Utredningar. Samordningsgruppens uppgift var att ta fram planen för utredningsarbete och att göra avstämningar. Själva utredningsarbetet gjordes uteslutande av Statistik & Utredningar. 5 Gustafson, Lars-Åke. (2010:2). Och: Gustafson, Lars-Åke. (2010:3). Bilaga; Stolt, Carina. (2010). 3
Steg 2 En omorganisation av biblioteket våren 2011 Vid organisationsöversynen 2010 var Linköpings stadsbibliotek, sedan 2007 organiserat inom Utförarstyrelsen. Anledningen var en önskan om att kunna konkurrensupphandla närbiblioteken. I biblioteksutredningens delstudie 1 2010, konstaterades det emellertid att marknaden för alternativa utförare nästan var obefintlig. Därmed fanns det gamla incitamentet för fortsatt organiserande under Utförarstyrelsen inte längre kvar. Vidare framkom det svårigheter med att arbeta vidare i den befintliga organisationen, med de lednings- och arbetsmiljöproblem som fanns. Till följd av studiernas resultat beslutade Kommunstyrelsens planeringsutskott i december 2010 6 att ge kommunledningskontoret i uppdrag att skriva fram ett förslag på en organisationsförändring. Intentionen var att Linköpings stadsbibliotek skulle övergå från en organisering under utförarstyrelsen till direktstyrning under kultur- och fritidsnämnden. Förslaget behandlades i kommunstyrelsen 2011-02-08 7 och därefter i kommunfullmäktige 2011-02-15. Kommunfullmäktige beslutade 8 att verksamhetsstyrning för Linköpings stadsbibliotek skulle överföras från Utförarstyrelsen till Kommunstyrelsens anställningsmyndighet med direktstyrning från kultur- och fritidsnämnden. Förberedelsearbetet för detta pågick under första kvartalet 2011 och organisationsförändringen verkställdes den 1 april 2011. Steg 3 En nystart med ett utvecklingsprojekt Framtidens bibliotek hösten 2011 och en uppföljning av projektet i januari 2012 I samband med Kommunfullmäktiges beslut om en ny organisation i februari 2011, gavs kommundirektören i uppdrag att initiera ett utvecklingsprojekt under året. Föresatsen var att frågor om ledning och styrning, arbetsmiljö och förhållningssätt, yrkesroller och yrkesidentitet m m skulle ingå som viktiga arbetsområden. En plattform för utvecklingsprojektet Framtidens bibliotek bra för medborgare och medarbetare 9 togs fram som underlag. I mitten av april 2011 beslutade kommunstyrelsen 10 att ge kultur- och fritidsnämnden i uppdrag att genomföra ett utvecklingsarbete under 2011 med utgångspunkt i den förslagna plattformen. I slutet av april 2011 togs en projektbeskrivning med rubriken: Projektbeskrivning av utvecklingsarbetet avseende biblioteksverksamheten under 2011 11 fram av kultur- och fritidschefen. En projektledare tillsattes och personalen delades in i 5 fokusgrupper med respektive utvecklingstema. Fokusgruppernas arbete beskrivs vidare i kapitel 3. Bakgrunden till teman och utvecklingsarbetet belysas i nästa avsnitt. Uppföljningsarbetet beskrivs i kapitel 4. 6 Ks planeringsutskott 2010-12-06. Plu 200. Dnr. KS 2010-70. 7 Kommunstyrelsen 2011-02-08. Ks 40. Dnr. KS 2011-58. 8 Kommunfullmäktige 2011-02-15. Kf 26. Dnr. KS 2011-58. 9 Kommunstyrelsens förvaltning. (2011). 10 Kommunstyrelsen. 2011-04-12. Ks 143. Dnr. KS 2011-58. 11 Kultur- och fritidskontoret. (2011). 4
2.2 Fem utvecklingsområden för utvecklingsarbetet Anledningen till att utvecklingsarbetet och nystarten hösten 2011 kom att fokusera på fem utvecklingsområden kan delvis förklaras med hjälp av text från den omvärldsanalys som gjordes i delstudie 1 12 och de lednings- och medarbetarskapsundersökningar som gjordes i delstudie 2 13. Nedan beskrivs de fem områdena utifrån de båda studiernas material. Utvecklingsområde 1 Folkbildningsuppdraget med stimulans av läsning, språkutveckling och informationsinhämtning (fokusgrupp 2) I Unescos folkbiblioteks- och skolbiblioteksmanifest betonas att biblioteket förväntas bidra till allas möjlighet till delaktighet och inflytande i samhället 14. En utgångspunkt är folkbildningsuppdraget i ett samhälle baserat på frihet, välfärd, samhällelig och personlig utveckling. I ett demokratiskt samhälle ska biblioteket ha en handledande roll för människors behov av information. I Unescos folkbiblioteks- och skolbiblioteksmanifest går följande att läsa: I en demokrati måste det finnas tillgång till bibliotek. Där alla erbjuds möjlighet att förutsättningslöst utforska de upplevelser som litteraturen kan ge och att söka kunskap och information. Bibliotek ska fungera som offentliga, självklara mötesplatser för alla medborgare, oavsett bakgrund, utbildning, plånbok eller bostadsort. Unescos folk- och skolbiblioteksmanifest är därför viktiga som vägledning i arbetet med att utveckla biblioteksverksamheter, i Sverige och internationellt. 15 Kommunfullmäktige i Linköping har antagit en särskild Biblioteksplan 16 där det konstateras det att de sociala och kunskapsmässiga klyftorna ökar i samhället: Biblioteksbesök, bokläsande och användning av internet är mycket lägre bland lågutbildade jämfört med högutbildade. Biblioteken är en av de viktigaste faktorerna i arbetet med att motverka ökad segregation och ökade orättvisor i samhället. 17 I planen betonas bibliotekets roll som kommunens lärcentrum måste förstärkas och göras mer synlig. Vidare att uppdraget för närbibliotek ligger på det läsbefrämjande arbetet riktat mot barn och unga 18. I bibliotekslagen 19 poängteras det att böcker, informationsteknik och andra medier måste anpassas för att främja språkutveckling och stimulera till läsning bland barn och unga. Vidare att det måste finnas språk och uttrycksformer för personer med olika behov, t ex för personer med funktionshinder, invandrare och andra minoriteter. 20 12 Gustafson, Lars-Åke. (2010:2). 13 Gustafson, Lars-Åke. (2010:3). 14 Svenska Unescorådet. (2006 s 9). 15 Ibid s 5. 16 Linköpings kommun. (2007). 17 Ibid s 9. 18 Ibid s 12. 19 Bibliotekslagen SFS 1996/1596 2 9. 20 Ibid 8. 5
Utifrån detta perspektiv bildades fokusgrupp 2 med uppdraget att undersöka Teamwork med förväntad effekt att bibliotekspersonalen genom ett pedagogiskt arbetssätt inspirerar besökarna till läsning och eget skrivande samt informationssökning. Utvecklingsområde 2 Tillgänglighet i samklang med modern teknikutveckling (fokusgrupp 3) I delrapport 1 konstateras det att samhället under de senaste 20 åren har genomgått stora, såväl tekniska som värderingsmässiga förändringar och att biblioteksverksamheten inte kan stå opåverkad av detta. Omvärldens behov och efterfrågan av nya bibliotekstjänster kräver utveckling. I bibliotekslagen påpekas det att databaserad information måste göras tillgänglig för alla medborgare 21. I biblioteksplanen för Linköpings kommun 22, betonas det att intresset för böcker är stort, men att bibliotekens utlån av böcker har minskat något. Istället ställer nya kultur- och IT-baserade medievanor och nätbaserade tjänster samt nya digitala medietyper och nya krav på biblioteket att tillhandahålla teknik- och kvalitetssäkrad information. Vidare att utveckla och anpassa bibliotekets digitala tjänster på ett sätt så att de även passar för personer med funktionshinder och andra grupper med särskilda behov. Detta ställer krav på investeringar och aktiv bevakning av utvecklingen. Utifrån ovanstående bildades fokusgrupp 3 med uppdraget att undersöka Tillgänglighet med förväntad effekt att såväl det fysiska som digitala rummet utvecklas med fokus på öppettider, mediautbud, e-tjänster samt tillgänglighet för människor med funktionsnedsättning. Utvecklingsområde 3 Omvärldsanalys med behov av samverkan mellan bibliotek (fokusgrupp 1) En följdeffekt av IT-utvecklingen är att de webbaserade sökningarna av kunskap förväntas att sudda ut gränserna mellan folk- och forskningsbibliotek alltmer. I regeringsproposition 1996/97:5 står det: Samhället präglas av en hög förändringstakt. Det är sannolikt att framtidens samhälle i än högre utsträckning än för närvarande kommer att präglas av mer fritid, av tätare arbetsbyten och byten av bostadsort. Detta kommer fortlöpande att ställa krav på nya kunskaper. Gränserna mellan vad som är skola, högskoleutbildning, fortbildning och vidareutbildning samt forskning kan bli mer otydliga. Forsknings- och folkbiblioteken kommer då sannolikt att närma sig varandra i arbetsmetoder och serviceutbud. 23 I regeringens proposition 2009/10 24 fastslås att Kungliga biblioteket (KB) bör ges ett särskilt uppdrag när det gäller att svara för nationell överblick, främja samverkan och driva på utvecklingen inom biblioteksväsendet. De fick i också uppdrag att ta fram en plan för hur detta praktiskt skulle genomföras. I den plan som därpå togs fram av Kungliga biblioteket 2010 25 beskrivs samverkan mellan olika bibliotek på följande sätt: Internet och de senaste årtiondenas teknikutveckling har bland annat medfört att gränserna mellan olika typer av bibliotek suddats ut. Användarna låter sig i allt mindre utsträckning hindras av organisatoriska uppdelningar. Detta har förstärkt behovet av sammanhängande nätverk och nationella lösningar... 26...Att främja samverkan innefattar bland annat att identifiera och 21 Bibliotekslagen SFS 1996/1596 2. 22 Linköpings kommun. (2007). 23 Regeringsproposition 1996/97:5, 1997. 24 Proposition 2009/10:3 s 41. 25 Kungliga biblioteket. (2010). 26 Ibid s 2. 6
utveckla nationella bibliotekstjänster och system. En vidareutveckling av LIBRIS som bas för en nationell katalog har hög prioritet. Det stärker samarbetet mellan olika bibliotekstyper, och ger användarna en samlad information om bibliotekens samlingar. Som central aktör kan KB även skapa forum för samverkan mellan olika typer av bibliotek. 27 I Linköpings biblioteksplan understryks att det även är viktigt att biblioteket, i ännu högre grad, samverkar med det omgivande samhället, inte minst genom att lämna det fysiska biblioteket, för att aktivt söka upp och samverka med omvärlden för att synas utåt och finnas där människor finns. 28 Utifrån den insikten bildades fokusgrupp 1 med uppdraget att undersöka Omvärldsanalys med förväntad effekt att genom samarbetspartners såsom regional länsbiblioteket och det nationella Kungliga biblioteket förverkliga nya innovativa idéer i Linköping. Utvecklingsområde 4 Effektiva driftsform av närbibliotek (fokusgrupp 4) I Kommunfullmäktiges beslut 2011-02-15 29, att flytta över den politiska styrningen till Kultur- och fritidsnämnden, fick nämnden i uppdrag att även utreda möjligheten att driva biblioteksverksamhet på närbibliotek i alternativa former. Fokusgrupp 4 fick därför uppdraget Närbibliotek med förväntad effekt att pröva intraprenadlösning 30 med förväntad effekt såsom lägre kostnader, flexibilitet och anpassning, mindre detaljstyrning, innovationskraft och kreativitet samt snabbare och smidigare beslutsvägar. Utvecklingsområde 5 Ledning och medarbetarskap (fokusgrupp 5) I början av 2010 fick kommunledningen, som det redan har beskrivits, signaler om att det sedan lång tid tillbaka, fanns problem med den operativa styrningen/ledningen och i frågor gällande medarbetarskap och arbetsmiljö. I biblioteksutredningens båda delrapporter 2010 utredningen 31, framkom det också mycket tydligt i svaren på enkät- och intervjufrågor, att bibliotekspersonal, chefer och andra strategiskt utvalda personer ansåg att arbetsklimatet på biblioteket inte varit det bästa de senaste åren. Varefter utvärderingsarbetet gick framträdde komplicerade konfliktmönster. Dessa påstogs även ibland ha påverkat bemötandet gentemot besökare på biblioteket. I utredningen framkommer två huvudkonflikter. Ett mellan personal och personal och ett mellan ledningen och personal. Dessa problematiseras i de två avsnitten nedan. Konflikt personal-personal Två yrkesroller och individuella positioneringar, traditioner och attityder eller personliga positioneringar? Ett försök att förstå konflikterna mellan personal och personal handlar om bemanning, arbetsuppgifter och roller på biblioteket. Idag finns två huvudgrupper; bibliotekarier och biblioteksassistenter med olika utbildning, bakgrund och mål. I en magisteruppsats 32, på biblioteks- 27 Ibid s 6. 28 Linköpings kommun. (2007 s 10). 29 Kommunstyrelsen. 2011-02-08. Ks 40. Dnr. KS 2011-58. Och; Kommunfullmäktige 2011-02-15. Kf 26. Dnr. KS 2011-58. 30 Intraprenad är en driftsform inom den kommunala sektorn. Personalen är fortfarande kommunalt anställda. Driften bekostas av kommunen och av olika avgifter. Den stora skillnaden är att budgetperioden enligt avtalet är fyra år, i stället för den vanliga ettårsbudgeten. Överskott/underskott följer med under driftsperioden. 31 Gustafson, Lars-Åke. (2010:3). Och; Gustafson. Lars-Åke. (2010:2). 32 Lindvall, Olof. och Meyer, Sarah. (2008). 7
högskolan i Borås 2008, presenteras intervjuer med båda yrkesgrupperna. I uppsatsen beskrivs att det sedan länge är allmänt känt att relationen mellan yrkesgrupperna ibland kan vara spänd, men att fältet är outforskat. I magisteruppsatsens resultat beskrivs, en bild av att de intervjuade assistenterna har en stark grupptillhörighet men dålig självkänsla och underlägsenhetskänslor samtidigt som att de är en ambitiös, engagerad yrkesgrupp vilken ofta besitter stor informell kompetens. De intervjuade bibliotekarierna, som har intervjuats, beskrivs som en yrkesgrupp med många individualister som ogärna utför arbetsuppgifter som tillhör assistenternas område. Konflikter om vem som har adekvat kompetens för vissa uppgifter, vem som ska göra vad följer med detta. Resultaten kan inte generaliseras till Linköpings stadsbibliotek, men i de två delrapporterna i biblioteksutredningen om Linköpings stadsbibliotek, framkommer flera system av konfliktmönster om vem som har rätt kompetens för att göra vad på biblioteket, där vissa inslag påminner om resultatet i magisteruppsatsen. Orsakerna och uttrycken förefaller emellertid vara än mer komplexa i Linköping, än att de enbart kan härledas till att gälla spänningar mellan två yrkesgrupperna. Det förefaller som om det även handlar om individuella positioneringar, traditioner, värderingar, attityder och förhållningssätt där vissa mönster sträcker sig långt tillbaka i tiden. En fråga 2010 var hur de två yrkesgrupperna och de olika individerna, med sina olika kompetenser och erfarenheter kan komplettera varandra på bästa sätt och hur traditioner, individuella positioneringar skulle kunna brytas och förändras till någonting positivt. Vidare hur ett gott arbetsklimat med samarbete, ett gott och respektfullt bemötande och en bra kommunikation skulle kunna byggas upp, såväl mellan medarbetare, som mellan medarbetare och ledning. Stor polarisering i frågan om förtroende för biblioteksledningen Samtidigt som konflikter mellan personal och personal beskrivs förefaller det som om den största konflikten 2010 fanns mellan ledning och personal. I de båda delrapporterna riktades kritik, från såväl personal som kringverksamheter, gentemot den lokala biblioteksledningen, för att den inte har kunnat hantera situationen utan snarare förstärkte de konflikter som fanns och även skapade nya. Bland annat hävdas att ledningen valde att ställa sig lojala med vissa personer och att på olika sätt premiera dessa med roligare och intressantare arbetsuppgifter, bättre lönetillägg etc. Vidare att den samtidigt vände sig emot vissa andra personer, som i olika frågor intog en kritisk position. Det påstås också att ledningen använde sig av olika repressalier mot de senare, som att ge dem sämre arbetsuppgifter, lägre lönetillägg etc. I enkätundersökningen, riktad till personalen framkom att det fanns en stor polarisering i förtroendet för dåvarande bibliotekschef. Det var främst biblioteksassistenter som uttalade ett mycket starkt förtroende för bibliotekschefen, medan främst bibliotekarier uttalade ett mycket lågt förtroende för bibliotekschefen (Se bilaga 3). Kritik fanns även mot att bibliotekariers kompetens inte togs tillvara, att informationen och kommunikationen inte var bra. Flera hävdar också att ledningen snarare motarbetade utveckling inom de fyra tidigare beskrivna utvecklingsområdena, än befrämjade den. Ledningen i sin tur härleder alla problem och konflikter till positioneringar, beteenden och ageranden bland viss personal. 8
Det kan tilläggas att i Linköping beskrev även de fackliga organisationerna, intervjuade representanter på Länsbibliotek Östergötland och i kringverksamheterna, politiker i Kulturoch fritidsnämnden och tjänstemän på Kultur- och fritidsförvaltningen, att deras samarbete med biblioteksledningen inte fungerade tillfredställande. En intressant notering i utredningsarbetet är att liknande konflikter/konfliktmönster mellan personal och ledning även fanns på andra bibliotek vid denna tidpunkt (2010), t ex på Stockholms stadsbibliotek 33,34,35, Kungliga biblioteket 36,37 och Malmö stadsbibliotek 38. Gemensamt är att verksamheterna deltog i en förändringsprocess där gammal organisationen mötte nya krav och utmaningar och att personalen mådde dåligt efter flera omorganisationer och upprepade nedskärningar (Se vidare bilaga 2). Summering av ledning och ledarskap Utifrån den bakgrund som beskrivs ovan bildades fokusgrupp 5 Ledning och medarbetarskap med förväntad effekt såsom kreativ kommunikation, gott samarbete, tillvaratagande av varandras kompetenser. Vad krävs för att biblioteket ska vara inspirerande och välkomnande både för dem som arbetar på och för dem som besöker biblioteken? 2.5 Sammanfattning av kapitel 2 I kapitlet beskrivs hur biblioteksutredningen 2010 ledde fram till att Linköpings stadsbibliotek organiserades inom Kultur- och fritidsnämnden våren 2011. Detta av två skäl, dels att incitamentet att kunna konkurrensutsätta närfilialerna inte längre fanns, då det saknades en marknad för detta, dels att det inte fanns förutsättningar för dåvarande ledning att lösa de lednings- och arbetsmiljöproblem som fanns på biblioteket. Vidare beskrivs hur biblioteksutredningens första två delrapporter fungerade som inspiration till innehåll i utvecklingsprojektet med de fem fokusområdena; omvärldsanalys, ett pedagogiskt förhållningssätt för att inspirera besökarna till läsning/eget berättande/ informationssökning, bibliotekets tillgänglighet, utveckling av effektiva driftsformer/intraprenad samt ledning och medarbetarskap. 33 Björkman. Anna. (2010). 34 Mattias Pleijel. (2010). 35 Grandinsson. Lars. (2010). 36 Barkman, Clas. (2010). 37 Samuelsson, Mari-Louise. (2010) 38 Erichs, Johan. (2010:1). 9
3. Utvecklingsprojektet hösten 2011 Resultat av arbetet i fem fokusgrupper I detta kapitel beskrivs vad nystarten inom kultur- och fritidsnämndens ledning med utvecklingsprojektet Framtidens bibliotek bra för medborgare och medarbetare resulterade i. 3.1 Bakgrund Bild: På väg mot en studieresa. Plattform och mål för projektet och uppföljning av det I en skrivelse från Kommunstyrelsens förvaltning, som blev en plattform för utvecklingsprojektet 39 fastslås att utvecklingsarbete under 2011 ska lägga grunden för Linköpings stadsbibliotek att kunna utvecklas till ett Framtidens bibliotek, bra för medborgare och medarbetare. En förutsättning var att alla medarbetare och ledning inom Linköpings stadsbibliotek skulle involveras, med styrning från Kultur- och fritidsnämnden och kultur- och fritidschefen. Viktiga honnörsord var allas delaktighet och möjligheter att påverka. Externa föreläsare och inspiratörer skulle ge utvecklingsarbetet energi och idéer. I plattformen slås det fast, att ur ett nationellt perspektiv definiera folkbibliotekens roll i samhällsbyggandet som kvalitetssäkrare av demokratin genom fri tillgång till all information. Vidare att nyttan med folkbiblioteken definieras genom stödprocesser för läsning, integration, tillgänglighet, lärande, kommunikation och upplevelser. I slutet av april 2011 formulerades en projektbeskrivning. 40 Fyra mål sattes då upp: Att öka tillgängligheten till biblioteken för kommuninvånarna via öppettider, e-tjänster och handikappanpassning. Att erbjuda ett aktuellt och attraktivt mediautbud. Att låntagarna upplever personalen som kunniga och trevliga. Att forma goda arbetsplatser präglade av förtroende för ledningen, respekt för varandras profession och ett tillåtande klimat. 39 Kommunstyrelsens förvaltning. 2011-03-31. Skrivelse. Framtidens bibliotek, bra för medborgare och medarbetare förslag till utvecklingsarbete. Dnr Ks 2011-58. 40 Kultur- och fritidsnämnden 2011-04-29. Dokument. Projektbeskrivning av utvecklingsarbetet avseende biblioteksverksamheten under 2011. 10
Projektets uppstart i enlighet med plattformen I projektplanen anges att utvecklingsarbetet skulle inriktas mot fem fokusområden. Arbetet skulle bedrivas på ett sätt att medarbetare och ledning skulle utveckla ett gemensamt förhållningssätt med syftet att öka motivation och trivsel bland de anställda samt service och nöjdhet bland bibliotekets besökare. Följande fem fokusgrupper en för varje område bildades bl a med stöd i den omvärldsorientering som beskrivits i kapitel 2: 1. Omvärldsanalys med förväntad effekt att genom samarbetspartners såsom det regionala länsbiblioteket och det nationella Kungliga biblioteket, förverkliga innovativa och kreativa idéer om framtidens bibliotek i Linköping. 2. Teamwork med förväntad effekt att bibliotekspersonalen genom ett pedagogiskt arbetssätt inspirerar besökare till läsning och eget skrivande samt informationssökning. 3. Tillgänglighet med förväntad effekt att såväl det fysiska som det digitala rummet utvecklas med fokus på öppettider, mediautbud, e-tjänster samt tillgänglighet för människor med funktionsnedsättning. 4. Närbibliotek med förväntad effekt att pröva intraprenadlösningar med flexibilitet, anpassning, mindre detaljstyrning, innovationskraft och kreativitet samt snabbare och smidigare beslutsvägar. 5. Ledning och medarbetarskap med förväntad effekt såsom kreativ kommunikation gott samarbete och tillvaratagande av varandras yrkesroller och kompetenser. Vad krävs för att biblioteket ska vara välkomnande och inspirerande både för dem som arbetar där och för dem som besöker biblioteken? Gruppindelningen skedde företrädesvis utifrån den anställdes önskemål, med viss styrning från kultur- och fritidschefen, för att åstadkomma så bra sammansatta grupper som möjligt. Fokusgruppernas arbete förväntades, enligt plattformen, att resultera i handlingsplaner för respektive fokusområde. Till varje fokusgrupp utsågs en gruppledare. De fem fokusgruppsledarna och en representant från biblioteksledningen koordinerade utvecklingsarbetet under styrning av kultur- och fritidschefen. Projektet inleddes med att samtliga biblioteksanställda fick en heldags kickoff kombinerat med studiebesök och en inspirationsföreläsning med frilansjournalisten Carlos Rojas på temat Medborgardialog om framtidens bibliotek. Dialoger genomfördes sedan av en fokusgrupp med en utvald grupp medborgare. Syftet var att tillsammans lyfta blicken i ett kreativt och framåtsyftande tankearbete och formulera några utgångspunkter för det fortsatta utvecklingsarbetet. Under utvecklingsarbetet erbjöds alla medarbetare inom biblioteket bland annat tre ytterligare inspirationsföreläsningar med följande teman: Gränsöverskridande samarbete (statsvetare Per Skoglund) Kungliga bibliotekets samordningsansvar (riksbibliotekarie Gunnar Sahlin) Möjliga samverkansprojekt (länsbibliotekarie Kerstin Olsson) Som avslutning fick fokusgrupperna under tre dagar kommunicera resultatet av projektet med varandra. Varje dag behandlades ett av de fem fokusarbetena. Grundtanken var att använda kommunikation som verktyg för att implementera nya idéer och arbetssätt. 11
Uppföljning och utvärdering En plan för uppföljning och utvärdering bifogades i plattformen 41. I den fastslogs det att: Ansvaret för utvecklingsarbetet åvilar Kultur- och fritidsnämnden, som säkerställer uppföljning av arbetet från kultur- och fritidschefens sida, genom regelbunden återrapportering vid nämndens sammanträden. Kultur- och fritidschefen avrapporterar utvecklingsarbetets fortskridande till kommundirektören vid ordinarie månadsvisa medarbetarsamtal. Kommunstyrelsens planeringsutskott ges kvartalsvisa avstämningar under 2011. Utvecklingsarbetet Framtidens bibliotek bra för medborgare och medarbetare ska utvärderas av Statistik- och utredningar och avrapporteras till Kommunstyrelsen under första halvåret 2012. I utvärderingen kommer medarbetarenkäterna från 2009 och 2010 att följas upp och en kundnöjdhetsenkät att genomföras. I projektbeskrivning 42 fastslås också: Medarbetarenkät genomförs kvartal 1 2012. Sjukfrånvaron följs upp. Redan befintlig statistik och befintliga nyckeltal ska användas. Kundnöjdhetsenkät genomförs efter utvecklingsprojektet. Under hösten 2011 var kultur- och fritidschefen, projektledaren och utvärderaren från Statistik & Utredningar (författare till föreliggande rapport) överens om att det var för tidigt att följa upp medarbetarenkäten från 2009 respektive 2010. Detsamma gällde utvärdering av kundnöjdhet. Anledningen är att utvecklingsarbetet ännu bara låg i en fas där idéer hade tagits fram och ännu inga konkreta insatser har realiserats. Ovanstående personer var också överens om att följande punkter kunde följas upp och redovisas till Kultur- och fritidsnämnden under mars 2012: En slutrapport med beskrivning/sammanfattning av biblioteksutredningen, omorganisationen och nystarten i form av utvecklingsprojektet hösten 2011. En redovisning av resultatet av utvecklingsarbetet hösten 2011. En redovisning av en webbenkät riktad till all personal med frågor om upplevelser av projektet Nedan redovisas i varsitt avsnitt de fem fokusgruppernas arbete i korthet. Det ska noteras att det på biblioteket finns betydligt utförligare rapporter, som fokusgrupperna själva har producerat. 41 Kommunstyrelsens förvaltning. (2011). 42 Kultur- och fritidskontoret. (2011). 12
3.2 Bättre omvärldsanalys Fokusgrupp 1 Bakgrund Fokusgrupp nummer 1 beskriver att omvärlden förändras i allt snabbare takt och att biblioteken är en del av denna värld. Detta gäller inte minst den tekniska utvecklingen som påverkar informationssektorn. Det gör det nödvändigt att hitta förhållningssätt till nya medietyper, nätbaserade tjänster och sociala medier. Gruppen har genomfört en s k SWOT-analys 43, dvs de har haft för avsikt att försöka identifiera svagheter, styrkor, hot och möjligheter på biblioteket i Linköping idag. I arbetet har gruppen också dels tagit fram konkreta förslag på insatser för att möta en föränderlig omvärld, dels tagit fram en modell för ökad omvärldsbevakning. Gruppen ger också exempel på intressanta föreläsningar, kurser, konferenser och studiebesök som de har genomfört under projekttiden, hösten 2011, bl a ett studiebesök på Kungliga biblioteket med en föreläsning av frilansjournalisten Carlos Rojas om hur han arbetar med medborgardialoger. Några andra intressanta föreläsningar/seminarier som omnämns är Nya bibliotek, nya bibliotekarier, Riva vägar, bygga broar samt framtidsseminariet Vision och vilja. Några i gruppen gjorde också ett studiebesök till Malmö Stadsbibliotek och två medarbetare deltog i seminariet Utvärdering för verksamhetsutveckling. Analys av nuvarande situation på biblioteket Bibliotekets styrkor idag Gruppen hävdar i sin analys att biblioteket idag främst har följande styrkor: Kompetent och kreativ personal. Tidig kontakt med breda användargrupper och en välkänd affärsidé (gratis utlån av medier). Bibliotekets svagheter idag Gruppen menar att biblioteket idag främst har följande svagheter: Låg personaltäthet. Avsaknad av en organisation som kan hantera nya idéer och oklarheter vad beträffar varumärket och uppdraget. Biblioteket har t ex inte haft fungerande avdelningsmöten på senare år, diskussionsmöten eller andra bra diskussionsforum. Bibliotekets möjligheter idag Gruppen menar att biblioteket idag främst har följande möjligheter till utveckling: Det går att utveckla en organisation och struktur som bättre tar tillvara personalens idéer. Det går att utveckla bättre samarbete med andra bibliotek. Det går att utveckla bättre samarbete och dialog mellan biblioteket och medborgare. 43 SWOT är en förkortning av de engelska orden "Strengths", "Weaknesses", "Opportunities" och "Threats". Analysmetoden är ett vanligt förekommande företagsekonomiskt planeringshjälpmedel för att försöka identifiera styrkor, svagheter, möjligheter och hot vid en strategisk översyn. 13
Det går att utveckla bättre samarbete och dialog mellan biblioteket och beslutsfattare. Mer kompetensutveckling för personalen. Det skulle gå att tillsätta en egen systemutvecklare för att utveckla hemsida/webb och ett eget intranät. Bland hoten nämns bristfälliga statistiska utvärderingar, politikers mandatperioder (bristande förutsägbarhet), självcensurerande i idéfasen och klimat som inte uppmuntrar och tar tillvara på den så viktiga idéfasen. Förslag på förändringar för att möta nya krav från omvärlden Ökat samarbete med andra bibliotek Då det gäller möjligheten att utveckla ett samarbete med andra bibliotek, avses främst Kungliga biblioteket (KB), Linköpings universitetsbibliotek och Länsbibliotek Östergötland. Fokusgruppen framhåller att Kungliga biblioteket, med sin nya roll som nationell samordnare 44, blir en allt viktigare aktör i den svenska bibliotekssektorn. KB kommer att arbeta tillsammans med andra bibliotek i tre olika slags referensgrupper: Nationella referensgruppen, expertgrupper inom en rad områden och tillfälliga idégrupper. Gruppen menar Linköpings stadsbibliotek bör eftersträva: att vara representerade i Kungliga bibliotekets referensgrupper. Några expertgrupper som bedöms vara av särskilt intresse är: Expertgruppen för informationsförsörjning och resursdelning, Expertgruppen för digitalisering och bevarande och Expertgruppen för bibliotek i utbildning och lärande samt Expertgruppen för utvärdering och kvalitetsutveckling. När det gäller samarbetet med Linköpings universitetsbibliotek, beskriver gruppen att de till och från har haft olika former av samarbete. Några konkreta förslag för att påbörja ett mer utvecklat samarbete är: att sända representanter till några av varandras personalmöten, att utse en kontaktperson på varje bibliotek, att pröva på att arbeta hos varandra en del dagar. Då det gäller Länsbibliotek Östergötland, med vilka samarbetet är mest utvecklat, är gruppens förslag: att den nya utvecklingskonsulenten som håller på att rekryteras av Länsbibliotek Östergötland, blir den främsta samarbetspartner. Gruppens förslag på andra förändringar på kort sikt Gruppen ger i ett internt dokument en rad förslag på sådant som är möjligt att genomföra på kort sikt för att möta en föränderlig omvärld. Två förslag som de särskilt vill betona är: Införa guidad visning för mobiltelefoni genom t ex qr-koder, 45 av hur man hittar i biblioteket, av hur man skaffar lånekort, lånar och söker i katalog och med möjlighet att ha t ex temavisningar av den offentliga konsten i huset. 44 Se avsnitt 2.2, under avsnittet Utvecklingsområde 3 Omvärldsanalys med behov av samverkan mellan bibliotek där Kungliga bibliotekets framtida roll som nationell samordnare beskrivs. 45 Qr-kod är en förkortning för Quick Response; en fyrkantig kod som kan avläsas med mobilen. 14
Arbeta mer med att utveckla biblioteksrummet, för att väcka nyfikenhet och läslust samt för att kunna arbeta mer medvetet med litteraturskatten i bibliotekets magasin. Det kan gälla att utveckla t ex lyrikrum, serietek, barndomsbiblioteket, filosofiska rum, själens rum, permanent scen, miljöer för bokcirklar för allmänheten, bättre skyltmöjligheter och boktips-app i mobilen 46. Gruppens förslag på andra förändringar på lång sikt Gruppen ger även en rad förslag på sådant som är möjligt att genomföra på lång sikt för att möta en föränderlig omvärld. Ett förslag som de särskilt vill betona är: Inrätta nya bibliotekslokaler på välbesökta platser, t ex vid trädgårdstorget (bland alla busshållplatser), i Ikanohuset etc, för att nå ut till nya människor som rör sig i stadskärnan och testa nya sätt att utföra verksamheten enligt principen; Du ska inte behöva gå till biblioteket biblioteket ska finnas där du går. Förslag till framtida omvärldsbevakning En fråga som grupp 1 ställer är hur omvärldsbevakningen ska organiseras i framtiden. Gruppen föreslår följande: att bibliotekets alla medarbetare bör vara spanare och att det ska vara en prioriterad uppgift, dvs ansvaret ska inte ligga på en eller ett par medarbetare utan alla ska vara involverade i detta lagarbete, att spaning kan göras oplanerat och fortlöpande genom att personalen är nyfiken och har alla sinnen öppna för saker i omvärlden, att alla även ska ägna sig åt en mera medveten och planerad omvärldsbevakning och att den ska vara så bred och allmän som möjligt och inte bara omfatta det specifika, egna ämnesområdet, att internet är den främsta informationskällan och att en sovring av materialet är nödvändig, dvs att göra ett relevant urval av tidningar, tidskrifter, fackpress, rapporter, bloggar, diskussionsgrupper, nyhetsbrev, offentliga sidor m m som de bevakar. Kanske behövs någon form av fördelning bland personalen för att det inte ska kännas övermäktigt? att alla som har funktionsansvar dessutom bör vara ansvariga för omvärldsbevakningen för just sin funktion, t ex medieutveckling, katalog, system, marknadsföring. och att det är viktigt att resultatet på enkelt sätt förs vidare främst till utvecklingsgruppen, att införa en funktionsbrevlåda, dvs en idélåda där personalen snabbt och enkelt kan dela med sig och framföra sina idéer och intryck, att upprätta en samordnande utvecklingsgrupp för omvärldsbevakning, bestående av ungefär fyra personer, med ett deltagande som roterar mellan olika personal, kanske på två-tre år åt gången, att verksamhetsutvecklaren tillsammans med utvecklingsgruppen bör ha en insamlande och drivande funktion för den omvärldsbevakning som spanarna och funktionsansvariga utför. 46 Här anges en rad lokala miljöer som exempel, vilka inte förklaras närmare här, utan får fungera som en intern kommunikationsapparat. 15
Utvecklingsgruppen bör utföra allmän bevakning en s k PEST-analys 47 vad gäller Politiska, Ekonomiska, Sociala och Tekniska förändringar i vår omvärld. Gruppen förslår också att använda FIBAK-modellen 48 eller annan närliggande metod i sitt operativa arbete. Figur 1 Grupp 1:s förslag på modell för stadsbibliotekets omvärldsbevakning 3.3 Utveckling av pedagogiskt arbetssätt för att inspirera medborgarna till läsning, berättande och informationssökning Fokusgrupp 2 Bakgrund Fokusgrupp 2 beskriver att de har arbetat fram ett förslag på hur ett pedagogiskt arbetssätt i personalgruppen bör se ut då det gäller att inspirera medborgarna till läsning, berättande och informationssökning. De menar att detta kan ge glädje både vad gäller förströelse, lärande och personlighetsutveckling. Gruppen hade från början i uppdrag att arbeta med hur personalen kan inspirera medborgarna till läsning, eget skrivande och informationssökning. De valde att istället för inspirera till eget skrivande fokusera på det vidare begreppet berättande (i vilket skrivande är en beståndsdel). Gruppen skriver att läsning av skön- och facklitteratur vidgar vyer och ger förståelse för andra människor, kulturer och svunna tider. Litteraturen hjälper människor att förstå sig själva, stärka sin identitet och hitta likasinnade samt att bejaka glädje och bidra till delad sorg i svåra stunder. Vidare anför de att litteraturens goda inverkan på individen borde ge vinster även på samhällelig nivå, om ett land befolkas av litterata, kreativa och empatiska individer. De menar också att den som behärskar skriftspråket har större chanser att göra sin röst hörd i samhället. Vidare att s k informationskompetens, dvs att själv kunna söka och kritiskt granska information är en grundläggande mänsklig rättighet och ger makt åt den enskilde att kunna uppnå mål på personliga, sociala, studie- och yrkesmässiga plan. 47 PEST-analys är en förkortning av Politiska, Ekonomiska, Sociala och Tekniska förändringar i vår omvärld. 48 Med FIBAK-modellen avses att man använda sig av faserna Fokusering, Insamling, Bearbetning, Analys och Kommunikation som arbetsmetod. Begreppet är hämtat från: Nelke, Margareta. (2006 s 9). 16
Analys av nuvarande situation Definition av ett pedagogiskt arbetssätt I gruppens resonemang runt vad ett pedagogiskt arbetssätt innebär för personalgruppen, framhåller de att det finns två viktiga hörnstenar. Dessa är: 1. Det är viktigt att vi är medvetna om vår egen kompetens och den kompetens som besökaren själv har. Vi vill lära ut vad vi kan, men vi vill också lära oss av våra besökare. 2. Det är viktigt att vårt arbete är genomtänkt. Att när vi arbetar med läsning, berättande och informationssökning hänger teori och praktik ihop. Varje moment är en del i en logisk struktur. Biblioteket en viktig funktion i ett öppet och demokratiskt samhälle Gruppen menar att tillgång till information är en av de saker som utmärker en demokrati och att biblioteket har en viktig funktion i ett öppet och demokratiskt samhälle. Några viktiga argument för detta ges: Folkbiblioteket är en av få institutioner i samhället vars lokaler, är öppna för alla som bor här eller besöker landet, utan kostnad. Biblioteket erbjuder en mötesplats för alla. På biblioteket finns fri information och kultur, i en mängd medieformer tillgängligt i varierande svårighetsgrad och på olika språk. Genom ett vidgat textbegrepp innefattas även t ex bild, film och digitala medier. På biblioteket finns personal, som är välutbildad, serviceinriktad och finns till för användaren genom att bidra med hjälp, systemkunnande, kännedom om samlingar och litteratur. Biblioteket bidrar till att öka medborgarnas informationskompetens dvs förmåga att söka, sålla och kritiskt granska information, vilket i hög grad bidrar till utveckling, välstånd och frihet samt möjliggör för människor i alla samhällsskikt att söka, värdera, använda och fritt skapa information. I vår digitaliserade värld ingår även att behärska webbaserade tjänster för att få tillgång till information och vara en aktiv samhällsmedborgare. Biblioteket och nya media verksamheten måste anpassas efter samhällets utveckling Gruppen beskriver samhällets förändring vad t ex gäller sociala medier och att biblioteket behöver anpassa sig därefter: Biblioteket har tidigare inte arbetat med sociala medier. Diskussioner behöver föras kring bibliotekets framtid i en digital värld, då kanske majoriteten av befolkningen läser e-böcker. Då kommer bibliotekets och bibliotekariens roll vara en annan. 17