2014-07-15 Projektgruppen för examensarbetsprocessen Översiktlig beskrivning av examensarbetsprocessen vid LTH Projektgruppen för examensarbetsprocessen sammanfattar här sin beskrivning av processen för examensarbete. Processen är i denna version främst anpassad till civilingenjörsutbildningar och masterutbildningar inom teknik och motsvarande processbeskrivning kommer senare att tas fram för alla övriga utbildningar vid LTH. I det följande presenteras ingående steg kortfattat och vem som har vilken roll och vilket ansvar kring dem. Avslutningsvis beskrivs också några stödprocesser eller stödverksamheter som kan behöva vidareutvecklas på LTH för att främja en hög lägsta kvalitetsnivå på examensarbetena. Processbeskrivningen bör i ett senare skede utvecklas till en mera fullständig instruktion, riktad till studenter och lärare, i vilken alla kringdokument länkas eller finns med som bilagor. Det är viktigt att information och instruktioner kring examensarbetsprocessen och examensarbetsregler samordnas noga och tydligt. Projektgruppen för examensarbetsprocessen förordar att examensarbetet genomförs i fyra projektskeden med milstolpar enligt nedanstående figur. Initiering Planering Genomförande Avslutning Milstolpe 1 Måldokument godkänt Milstolpe 2 Projektplan godkänd Milstolpe 3 Rapportmanuskript accepterat Milstolpe 4 Godkänd presentation, rapport, opposition och pop.vetenskapl sammanfattning
Projektskeden Initiering innebär att studenten/studentgruppen kontaktar examinator, handledare och eventuellt värdföretag/värdorganisation och utformar ett måldokument. Detta ska innehålla en första beskrivning av bakgrund, kontext, övergripande mål och frågor som ska behandlas i examensarbetet. Det är viktigt att examensarbetare, alla handledare, representanter från medverkande företag/organisationer och examinator är överens om måldokumentet eftersom syftet med detta är att säkerställa att man har gemensamma förväntningar på examensarbetet och dess resultat och nytta. Måldokumentets huvudsyfte är att säkerställa att examensarbetet har förutsättningar att nå upp till de krav som finns för att det ska kunna godkännas som ett examensarbete. I måldokumentet ska till exempel forskningsfrågor, övergripande angreppssätt och metodik, centrala resurser som krävs för arbetets genomförande och översiktlig tidsram anges. Strikt administrativt kan denna del sägas ligga före själva examensarbetet eftersom registrering i Ladok sker först i slutet av denna fas. 2 Planering innebär att studenten/studentgruppen upprättar en projektplan för genomförandet av examensarbetet som bland annat ska ange arbetets syfte, innehåll, avgränsningar och metodik samt uppgift om vilken vetenskaplig koppling som arbetet har (måldokumentet från föregående skede utgör stommen i denna beskrivning). Projektplanen ska innehålla en uppdelning av arbetet i mindre delar och en definition av avstämningspunkter som kan användas för styrning och uppföljning under arbetets gång. En viktig del i planeringen är också upprättande av en tidsplan, som även omfattar konkurrerande aktiviteter såsom studentens/studentgruppens eventuella parallella studier och handledarens längre tjänsteresor. Upprättande av en projektplan rekommenderas starkt men examineras inte separat enligt gällande kursplan. Genomförande innebär att studenten/studentgruppen genomför undersökning, datainsamling, analyser etcetera enligt projektplanen samt redovisar detta i ett manus till rapport för examensarbetet. Som en förberedelse inför den slutliga presentationen av examensarbetet rekommenderas studenten/studentgruppen också delta vid två andra examensarbetspresentationer. Under slutfasen av genomförandet skrivs också manus till en populärvetenskaplig artikel. Som i alla projekt är det möjligt att projektplanen måste ändras på grund av oförutsedda händelser. Det är viktigt att studenten/studentgruppen tar ansvar för att löpande följa upp planen och diskutera eventuella ändringar med alla berörda parter. Avslutning Examensarbetet presenteras vid ett offentligt seminarium och baserat på synpunkter från opponenter, handledare och examinator gör studenten/studentgruppen därefter de sista justeringarna i examensarbetsrapporten inför godkännande. Studenten ska opponera på ett annat examensarbete och dokumentera oppositionen skriftligt inför seminariet. Den populärvetenskapliga artikeln färdigställs och avslutningsvis registreras både artikeln och den godkända rapporten i LUP student papers. Rapporten och artikeln arkiveras av institutionen.
Milstolpar Milstolpe 1 - Måldokument godkänt Denna milstolpe markerar att initieringsfasen är slut och är den första delen i examinationen. Examinator utses och organisation inklusive huvudhandledare och biträdande handledare samt allas roller klargörs. Examinator, huvudhandledare och samtliga biträdande handledare samt studenten/studentgruppen godkänner måldokumentet. Detta innebär att arbetets syfte och problembeskrivning är tydligt formulerade, arbetet bedöms ha förutsättningar att nå målen för ett examensarbete, arbetet har en tydlig framtoning inom det område som definieras av de valfria kurserna som studenten/studentgruppen läst. 3 Examinatorn kontrollerar att studenten/studentgruppen uppfyller de ämnesspecifika förkunskapskraven före godkännande av måldokumentet. Examensarbetare, examinator och handledare fyller i och undertecknar den anmälningsblankett som ska lämnas in till Programservice. Där kontrolleras de övergripande förkunskapskraven för att få påbörja arbetet och examensarbetet registreras i Ladok om alla krav är uppfyllda. Milstolpe 2 Projektplan godkänd Upprättande av en projektplan genom vidareutveckling av måldokumentet och uppföljning av planen är viktiga och starkt rekommenderade delar av examensarbetet men examineras inte separat enligt gällande kursplan. Huvudhandledaren bör dock godkänna projektplanen för fortsatt arbete. Det innebär, utöver vad som sagts om måldokumentet ovan, att arbetet är väl avgränsat och lagom omfångsrikt och att det finns en tydligt tidsplan och definierade avstämningspunkter som kan användas för uppföljning under arbetets gång. Projektplanen bör uppdateras löpande av studenten/studentgruppen och förändringar bör diskuteras med alla berörda parter och tillstyrkas av huvudhandledaren. Milstolpe 3 Rapportmanuskript accepterat Denna milstolpe är inte ett led i examinationen men markerar att huvudhandledaren bedömer att examensarbetet är nära att avslutas. Huvudhandledaren accepterar här rapportmanuskript för presentation vid slutseminarium och datum för detta bestäms. Kallelse till slutseminariet görs normalt av huvudhandledaren. Det är också lämpligt att huvudhandledaren och student/studentgrupp gemensamt undersöker och beslutar om lämpligt tillfälle att genomföra opposition på annat examensarbete. Opposition ska göras på ett arbete där författaren/na inte har varit eller kommer att vara opponent/er på det egna examensarbetet. Milstolpe 4 Godkänd presentation, rapport, opposition och populärvetenskaplig sammanfattning Examinatorn godkänner muntlig presentation vid offentligt seminarium,
godkänner rapport efter kontroll av att synpunkter från slutseminarium, handledare och opponent beaktats och inkorporerats i den slutliga rapporten, godkänner populärvetenskaplig sammanfattning, godkänner opposition baserat på intyg från examinatorn för det arbete som oppositionen gäller att skriftlig och muntlig opposition genomförts på ett godkänt sätt, godkänner den registrering i LUP av slutlig rapport och populärvetenskaplig sammanfattning som gjorts av studenten/studentgruppen, kontrollerar att studentens/studentgruppens samtliga övriga åtaganden enligt kursplanen är uppfyllda och ser därefter till att godkännande av examensarbetet registreras i Ladok. 4 Roller och ansvarsfördelning Till varje examensarbete knyts vid starten examinator, som ska ha doktorsexamen och vara anställd som lärare vid den institution till vilket examensarbetet hör, och huvudhandledare samt i förekommande fall en eller flera biträdande handledare. Huvudhandledaren ska vara anställd som lärare eller vara erfaren doktorand vid Lunds universitet. Biträdande handledare kan ha sin huvudsakliga verksamhet förlagd utanför LU, till exempel vid medverkande företag/organisationer, eller vara doktorand som är mindre än halvvägs i sin forskarutbildning. Examinatorns uppgift är att kontrollera att studenten/studentgruppen har tillräckliga förkunskaper för den valda examensarbetsuppgiften och godkänna denna med hänsyn till relevans för examensarbetsämnet. Examinatorn ska också godkänna muntlig och skriftlig presentation av examensarbetet, populärvetenskaplig artikel och opposition på annat examensarbete samt kontrollera att samtliga åtaganden enligt kursplanen är uppfyllda. När detta är klart rapporteras betyg i Ladok (även eventuellt underkännande ska rapporteras). Huvudhandledarens uppgift är att vara sak- och processhandledare till studenten/studentgruppen under examensarbetet och att bedöma examensarbetets projektprocess. Huvudhandledaren bör godkänna den ursprungliga projektplanen och större revisioner av denna samt säkerställa att nödvändiga resurser för examensarbetets genomförande görs tillgängliga. Biträdande handledarens/handledarnas uppgift är att bistå huvudhandledaren med dennes uppgifter. Studenten/studentgruppen har huvudansvaret för att driva och genomföra examensarbetet och det är också dennes/deras skyldighet att fortlöpande hålla kontakt med och informera handledare och alla övriga berörda parter om arbetets fortskridande och eventuella avvikelser från projektplanen.
Stödprocesser och stödverksamheter I anslutning till examensarbetsprocessen finns flera olika verksamheter som genomförts med stor framgång på flera program och institutioner i avsikt att underlätta och förbättra processen och höja examensarbeteskvaliteten. Projektgruppen föreslår att nedanstående stöd utvecklas och tillhandahålls. 5 Informationsseminarier Informationsseminarier på institutions- eller programnivå om vad man som student ska tänka på när det gäller att påbörja ett examensarbete och om hur det går till att göra examensarbete. Seminarierna bör genomföras ca 3-9 månader före förväntad start av examensarbetet. Metodikkurs för examensarbete I samband med inledningen av examensarbetet bör alla studenter genomföra en metodikkurs. Det finns flera goda exempel på avdelnings- och institutionsnivå och enstaka exempel på programnivå. En sådan kurs bör träna framtagande av måldokument och projektplan samt hur projektplanen ska följas upp och stämmas av. Andra viktiga moment är olika metoder och metodiska koncept för att genomföra examensarbete samt examensarbetsrapportstruktur och opposition. Granskning av avslutade examensarbeten kan också med fördel ingå i en sådan kurs. Fasta presentationsdagar för examensarbeten Det finns goda exempel från bland andra arkitekt- och högskoleingenjörsutbildningarna som visar att en sådan rutin har många olika fördelar. Bland annat kan den hjälpa till att säkerställa studenternas fokus på examensarbetet och samsynen kring bedömningskriterier vid examinationen samt bidra till att kunskap om examensarbetsprocessen och arbetenas resultat sprids till närvarande gäster från näringslivet och åhörande studenter från lägre årskurs. I första hand bör två presentationstillfällen på hösten och tre på våren räcka till (avstämda mot tider för examenshögtid) men detta får anpassas till situationen på varje program. Det är viktigt att en tydlig bokningsprocess för presentation och opponering skapas. Programledarna kan förslagsvis fungera som moderatorer i många fall.