1(5) Barn och ungdomsnämndens Interna kontrollplan 2012. D nr 2011.3 BUN Barn och ungdomsnämnden har för år 2012 beslutat följande processer där internkontroll ska utföras under 2012 för att kunna klarlägga att uppsatta mål eftersträvas genom att bestämda åtgärder genomförs enligt plan. Uppföljning av intern kontrollplanen kommer att ske i februari nästkommande år och redovisas i BUN mars månad. Risk = Beskriver sannolikheten för att ett fel uppstår inkl konsekvensbedömning (jämför matris nedan / skala 1-16) K= konsekvens S= sannolikhet Risk- och väsentlighetsbedömning gjord av berörd handläggare Process/rutin Kontrollmoment Ansvarig Metod Uppföljning (frekv) Rapport till och tidpunkt Risk Utförd kontroll Åtgärd / Resultat 1. Mobbing och trakasserier Efterföljsamhet av planer för barn och elever som utsätts för mobbing och trakasserier Rektor / Förskolechef Kontroll vid årsplanerin g 1 gång per år Uppföljning september enligt årsplanering 12-12-03 Erfarenhetsutbyte mellan skolledare, framtagning av rutin för kontroll av likabehandlingsplaner 2013, granskning vid kvalitetsredovisning 2.Åtgärdsprogram/Handlingsplan Se till att åtgärdsprogram för elev i skola samt handlingsplan för barn i förskola som är i behov av särskilt stöd upprättas. Rektor/ Förskolechef Kontroll vid årsplanerin g 1 gång per år Uppföljning juni enligt årsplanering 12-12-03 Erfarenhetsutbyte mellan skolledare, granskning vid kvalitetsredovisning Underlag i form av elev/barnantal 3 år framåt till statistik som ligger till grund för planering av lokaler, antal platser i olika 3.Statistikunderlag Planeringsekr. Kontroll av ekonomifu nktion 1 gång per år Januari, inför BUN februari 12 S4) 12-02-04 Justering direkt då felaktigheter upptäcktes.
2(5) geografiska områden. 4. Löneöversyn 5. LAS 6. Delegation Underlag till löneöversyn är uppdaterad och korrekt Följsamhet av LAS och rekryteringspolicy. Att återrapportering sker av alla fattade beslut Att fastställda bestämmelser genom myndighetsutövning följs Personalsekr Nämndsekr 7. Myndighetsutövning Nämndsekr / Admchef Frågar chefer för kontroll Kontroll i winlas och företrädeslis ta Information Kontroll del listor Utbildning Stöd i Asynja Information Kontroll del listor Utbildning Stöd i Asynja 1 gång per år Våren (då avtal är fastställda) Månadvis efter Varje månad lönekörning 1 g/år Mallar justeras vid Ht behov Vid info/utb ges Vid behov återkoppling, frågeställningar tas fram och besvaras 1 g/år Mallar justeras vid Ht behov Vid info/utb ges Vid behov återkoppling, frågeställningar tas fram 12 Personalsekr 2012-12- 13 Justering direkt i underlag då fel upptäcktes. 12-12-20 Åtgärder planeras av personalfunktionen inför vår 2013 då ev felaktigheter riskerar att ske i samband med rekrytering. 12-12-04 Vid felaktigheter informeras deleganten direkt om vad och hur beslutet ska anmälas. 12-12-04 Delegaten informeras löpande om rutiner i samband med fattade beslut.
3(5). Inköpskontroll Löpande kontroller av gjorda inköp i ekonomiredovisningssytem. Kontroll mot ramavtal och bilagor för bekräftelse av inköp.. Studiehandledning modersmål 10. Inskrivning i särskola Kontrollpunkt från 2011 följs upp när det gäller studiehandledning på modersmål i somaliska. Att beslut fattas på rätt grunder. Att beslut är korrekt utformade. Ekonom Rektor med ansvar för studiehandle dning Rektor för särskola Stickprov med hjälp av analysfråga ROR Rektor rapporterar Rektor rapporterar vid varje inskrivning och besvaras Kontroller varje månad 2 gånger Vår och höst 2012 Varje inskrivningstillfälle Löpande under året 2012-02- 13 2012-05-30 2012-10- 15 2012-12-14 Påpekande till inköpare då avsteg från ramavtal har gjorts och information om ramavtal. 12-12-04 På grund av svårighet med rekrytering har elever under hösten inte kunnat ges studiehandledning på modersmål i somaliska. Fortsatt uppföljning av denna punkt under år 2013. 13-01-31 Samordnare kommer att kontrollera att samtliga bedömningar/dokumentation är riktiga vid inskrivningstillfälle. Kopia på dokumentation ges av rektor till samordnare. 11. Placering i särskild undervisningsgrupp Att beslut fattas på rätt grunder. Att beslut är korrekt utformade. Rektor Stickprov 2 gånger Efter vårtermin och hösttermin K4 13-02-07 Efter påpekande från internkontrollant skriver de rektorer som inte har gjort det in beslutet i Asynja.
4(5) Risk-och väsentlighetsbedömning Konsekvens 4 Allvarlig 4 12 16 3 Kännbar 3 6 12 2 Lindrig 2 4 6 1 - Försumbar 1 2 3 4 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 - Sannolik Sannolikhet Varje ruta i matrisen svarar mot en kombination av bedömd sannolikhet och ekonomisk, verksamhetsmässig eller annan konsekvens, dvs. en subjektiv väsentlighets- och riskbedömning. Konsekvenserna och sannolikheten graderas från ett till fyra med nedanstående innebörd: 4 Allvarlig Är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa. 3 Kännbar Uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen. 2 Lindrig Uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen. 1 Försumbar Är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen.
5(5) 1 Osannolik Risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik Risken är mycket liten för att fel ska uppstå. 3 Möjlig Det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå. 4 Sannolik Det är mycket troligt att fel ska uppstå. De olika komponenterna multipliceras med varandra och texten ovan beskriver utgångsläget för en specifik rutin. Bedöms konsekvensen som lindrig men sannolikheten som möjlig får vi således: konsekvensen om något går fel uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen men det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå. När en väsentlighets- och riskbedömning är utförd kan en grov indelning se ut så här: 1 3: Inget agerande krävs. Vi accepterar riskerna. 4 : Rutinen/processen bör hållas under uppsikt. 12: Rutinen/processen bör tas med i kommande internkontrollplan. Försök reducera riskerna. 13 16: Direkt åtgärd krävs. Försök att minimera riskerna.