1(5) Barn och ungdomsnämndens Interna kontrollplan 2012. D nr 2011.3 BUN Barn och ungdomsnämnden har för år 2012 beslutat följande processer där internkontroll ska utföras under 2012 för att kunna klarlägga att uppsatta mål eftersträvas genom att bestämda åtgärder genomförs enligt plan. Uppföljning av intern kontrollplanen kommer att ske i februari nästkommande år och redovisas i BUN mars månad. Risk = Beskriver sannolikheten för att ett fel uppstår inkl konsekvensbedömning (jämför matris nedan / skala 1-16) K= konsekvens S= sannolikhet Risk- och väsentlighetsbedömning gjord av berörd handläggare Process/rutin Kontrollmoment Ansvarig Metod Uppföljning (frekv) Rapport till och tidpunkt Risk Utförd kontroll Åtgärd 1. Mobbing och trakasserier Efterföljsamhet av planer för barn och elever som utsätts för mobbing och trakasserier Rektor / Förskolechef Kontroll vid Uppföljning september enligt 2.Åtgärdsprogram/Handlingsplan Se till att åtgärdsprogram för elev i skola samt handlingsplan för barn i förskola som är i behov av särskilt stöd upprättas. Rektor/ Förskolechef Kontroll vid Uppföljning juni enligt Underlag i form av elev/barnantal 3 år framåt till statistik som ligger till grund för planering av lokaler, antal platser i olika geografiska områden. 3.Statistikunderlag Planeringsekr. Kontroll av ekonomifunkti on Januari, inför BUN februari 12 S4) 4. Löneöversyn Underlag till löneöversyn är uppdaterad och korrekt Personalsekr Frågar chefer för kontroll Våren (då avtal är fastställda)
2(5) 5. LAS 6. Delegation Följsamhet av LAS och rekryteringspolicy. Att återrapportering sker av alla fattade beslut Personalsekr Nämndsekr Kontroll i winlas Månadvis Varje månad och företrädeslista efter lönekörnin g Information Kontroll del listor Utbildning Stöd i Asynja Kontinuerl igt 1 g/år Mallar justeras vid behov Vid info/utb ges återkoppli ng, frågeställn ingar tas fram och besvaras Kontinuerligt Ht Vid behov Att fastställda bestämmelser genom myndighetsutövning följs 7. Myndighetsutövning Nämndsekr / Admchef Information Kontroll del listor Utbildning Stöd i Asynja Kontinuerl igt 1 g/år Mallar justeras vid behov Vid info/utb ges återkoppli Kontinuerligt Ht Vid behov 12
3(5). Inköpskontroll Löpande kontroller av gjorda inköp i ekonomiredovisningssytem. Kontroll mot ramavtal och bilagor för bekräftelse av inköp.. Studiehandledning modersmål 10. Inskrivning i särskola 11. Placering i särskild undervisningsgrupp Kontrollpunkt från 2011 följs upp när det gäller studiehandledning på modersmål i somaliska. Att beslut fattas på rätt grunder. Att beslut är korrekt utformade. Att beslut fattas på rätt grunder. Att beslut är korrekt utformade. Ekonom Stickprov med hjälp av analysfråga ROR Rektor med Rektor ansvar för rapporterar studiehandl edning ng, frågeställn ingar tas fram och besvaras Kontroller varje månad 2 gånger Vår och höst 2012 Rektor för Rektor Varje Löpande under året särskola rapporterar vid inskrivnin varje inskrivning gstillfälle Rektor Stickprov 2 gånger Efter vårtermin och hösttermin K4 Risk-och väsentlighetsbedömning Konsekvens 4 Allvarlig 4 12 16
4(5) 3 Kännbar 3 6 12 2 Lindrig 2 4 6 1 - Försumbar 1 2 3 4 1 Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 - Sannolik Sannolikhet Varje ruta i matrisen svarar mot en kombination av bedömd sannolikhet och ekonomisk, verksamhetsmässig eller annan konsekvens, dvs. en subjektiv väsentlighets- och riskbedömning. Konsekvenserna och sannolikheten graderas från ett till fyra med nedanstående innebörd: 4 Allvarlig Är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa. 3 Kännbar Uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen. 2 Lindrig Uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen. 1 Försumbar Är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen. 1 Osannolik Risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik Risken är mycket liten för att fel ska uppstå.
5(5) 3 Möjlig Det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå. 4 Sannolik Det är mycket troligt att fel ska uppstå. De olika komponenterna multipliceras med varandra och texten ovan beskriver utgångsläget för en specifik rutin. Bedöms konsekvensen som lindrig men sannolikheten som möjlig får vi således: konsekvensen om något går fel uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen men det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå. När en väsentlighets- och riskbedömning är utförd kan en grov indelning se ut så här: 1 3: Inget agerande krävs. Vi accepterar riskerna. 4 : Rutinen/processen bör hållas under uppsikt. 12: Rutinen/processen bör tas med i kommande internkontrollplan. Försök reducera riskerna. 13 16: Direkt åtgärd krävs. Försök att minimera riskerna.