UNDERSTÖDSREGLEMENTE FÖR UNGDOMSFÖRENINGAR Understödsreglementet är godkänt på ungdomsnämndens möte den 1.12.1993. Reglementet är uppdaterat den 30.3.1995, 2.11.1995, 14.5.1998, 9.11.2000, 16.1.2002, 23.1.2003. 1 ALLMÄNT... 1 1.1 Allmänna villkor för beviljande av understöd... 1 2 UNDERSTÖDSFORMER... 1 3 ALLMÄNT UNDERSTÖD... 2 3.1 Vem kan få allmänt understöd?... 2 3.2 Hur allmänt understöd får användas... 2 3.3 Grunderna för beviljande av allmänt understöd... 3 3.4 Hur man ansöker om allmänt understöd... 3 3.4.1 Ur understödsansökan bör framgå följande uppgifter... 4 3.5 Förskott på allmänt understöd... 5 3.6 Redovisning över användningen av allmänt understöd... 5 4 LÖNEUNDERSTÖD... 5 4.1 Vem kan få löneunderstöd?... 5 4.2 Hur löneunderstödet kan användas... 5 4.3 Hur man ansöker om löneunderstöd... 6 4.4 Kartläggningsdiskussion om distriktsorganisationernas verksamhet... 6 4.5 Ur understödsansökan bör framgå följande uppgifter... 6 4.6 Grunderna för beviljande av löneunderstöd... 7 4.7 Förskott på löneunderstöd... 7 4.8 Redovisning över användningen av löneunderstöd... 8 5 LÄGERUNDERSTÖD... 8 5.1 Vem kan få lägerunderstöd?... 8 5.2 Hur lägerunderstödet får användas... 8 5.3 Grunderna för beviljande av lägerunderstöd... 9 5.4 Ansökan om lägerunderstöd... 9 5.5 Förskott på lägerunderstöd... 9 6 EGNA UTRYMMEN OCH HYRESUNDERSTÖD... 10 6.1 Huvudprinciper... 10 6.2 Vem kan få hyresunderstöd... 10 6.3 Användningen av hyresunderstöd... 10 6.4 Grunder för beviljandet av hyresunderstöd... 10 6.5 Ansökan om hyresunderstöd... 11 6.6 Redovisning över användningen av hyresunderstöd... 11 7 PROJEKTUNDERSTÖD... 12 7.1 Vem kan få projektunderstöd?... 12 7.1.1 Startunderstöd... 12 7.1.2 Transportunderstöd... 12 7.1.3 Understöd till gårds- och kvartersklubbar... 12 7.2 Till vad får man använda projektunderstöd... 13 7.3 Hur man ansöker om projektunderstöd... 13 7.4 Hur projektunderstöden utbetalas... 13 7.5 Redovisning över användningen av projektunderstöd... 13 8 FÖRENINGARNAS BOKFÖRING... 14 9 HUR UNDERSTÖD OCH FÖRSKOTT UTBETALAS OCH ANVÄNDNINGEN ÖVERVAKAS... 14 10 ÄNDRINGSSÖKANDE I UNDERSTÖDSFRÅGOR... 14 11 MEDDELANDE OM UNDERSTÖDSBESLUT... 15
1 1 ALLMÄNT I Helsingfors svarar ungdomsnämnden för understöden och servicen till föreningar som idkar ungdomsverksamhet. Idrotts- och sportföreningarna stöds av idrottsnämnden, kulturföreningarna av kulturnämnden och organisationer som sysslar med rusvård och liknande verksamhet stöds av socialnämnden. Ungdomsnämnden beviljar inte understöd för ungdomsverksamheten i samfund som har beskattningsrätt, till fackföreningars ungdomsverksamhet, till föreningar för studerande eller för verksamheten i lagstadgade elevkårer. Ungdomsnämndens utgångspunkt är, att man beviljar understöd för att stöda verksamheten, inte för att upprätthålla den, och således bör varje förening också ha egen medelsanskaffning för sin verksamhet. En förutsättning för beviljande av understöd är, att verksamheten som får understöd stöder ungdomscentralens verksamhetsidé. 1.1 Allmänna villkor för beviljande av understöd 1) Verksamheten som man anhåller om stöd för bör rikta sig till barn och ungdomar som bor i Helsingfors. 2) Understödet får användas endast till ändamål som nämns i understödsbeslutet. Ifall ändamålet inte är närmare preciserat i understödsbeslutet, bör understödet användas till det ändamål som nämns i ansökan. 3) Understöd beviljas inte för att utdelas vidare till andra samfund eller enskilda personer. 4) Understöd beviljas inte till centralförbund. 5) Staden har rätt att ur beviljade understöd inkräva egna fordringar, som har uppstått gentemot det understödda samfundet. 6) Understöd beviljas på villkor, att understödsmedlen på anmodan bör återbetalas, ifall de används till annat ändamål än det man sökt för eller om villkoren för användningen inte följs eller ifall mottagaren av understödet har givit falska eller ofullständiga uppgifter till ungdomscentralen i frågor som gäller understödet. 7) Understöd för samma ändamål beviljas inte ur två eller flera anslag inom staden. 8) Understöd för samma ändamål beviljas inte heller ur två eller flera av ungdomsnämndens slag av understöd. 9) Understödet bör användas under det kalenderår, då understödet beviljats. 2 UNDERSTÖDSFORMER Årliga understöd är det allmänna understödet eller verksamhetsunderstödet, som är avsett till den egentliga verksamheten samt lägerunderstödet och löneunderstödet. Allmänt understöd beviljas åt lokala föreningar, som har verksamhet för barn och yngre tonåringar (varhaisnuoriso). Löneunderstöd beviljas åt distrikts- eller därmed jämförbara organisationer. Lägerunderstöd beviljas åt lokala föreningar och distriktsorganisationer.
Ungdomsföreningar och olika slags verksamhetsgrupper, som består av ungdomar, beviljas i främsta hand projektunderstöd. 2 3 ALLMÄNT UNDERSTÖD 3.1 Vem kan få allmänt understöd? Allmänt understöd beviljas för att stöda den allmänna verksamheten i sådana Helsingforsföreningar med verksamhet för barn och yngre ungdomar, som inlett sin verksamhet senast under föregående kalenderår. Understöd beviljas åt: Föreningar med verksamhet för barn och yngre ungdomar, som har personmedlemmar, av vilka minst 2/3 är under 16 år. Av en icke-registrerad förening för barn och yngre ungdomar förutsätts, att den har stadgar och att dess förvaltning, verksamhet och ekonomi är ordnade som i en registrerad förening och att namntecknarna är myndiga. Som icke-registrerade föreningar betraktas även avdelningar och -sektioner för barn och yngre tonåringar inom vuxenorganisationer, vilka i bokföringen kan särskiljas från huvudföreningen. Om föreningen har verksamhet för både barn och äldre ungdomar, beviljas detta understöd endast för verksamheten som är riktad till barn och yngre ungdomar (dvs. varhaisnuoriso). Föreningen måste därvid i bokföringen hålla verksamheten för barn skild från föreningens övriga verksamhet. 3.2 Hur allmänt understöd får användas Godtagbara utgifter som man kan använda allmänt understöd till är: Utbildningskostnader Resekostnader, undervisningsarvoden, hyror och materialkostnader för kurser, utbildningstillfällen och överläggningar som föreningen arrangerat Resekostnader och deltagaravgifter, då föreningens medlemmar deltar i kurser, utbildnings- och diskussionstillfällen och möten på distrikts-, läns- eller riksnivå. Ej dagtraktamenten. Utgifter för läger- och utfärdsverksamhet Kostnader för transporter, material, födoämnen, information, försäkringar och hyror vid organisationens egna läger och utfärder. Deltagar- och resekostnader då en eller flera medlemmar från föreningen deltar i distrikts- eller centralorganisations läger. Utgifter för hobby- och rekreationsverksamhet Av verksamheten orsakade materialkostnader och mindre inventarieanskaffningar. Transportkostnader Utgifter för internationell verksamhet Materialkostnader, sakkunnigarvoden och utgifter orsakade av arrangemang och gästfrihet i samband med vänorts- eller liknande besök.
Resekostnader och deltagaravgifter, då föreningen besöker evenemang, seminarier, konferenser eller läger som arrangeras av föreningens internationella takorganisation eller broder- eller systerorganisation. Rese- och deltagarkostnader för deltagande i något annat omfattande internationellt ungdomsevenemang, som främjar internationalism och fredsfostran bland unga. Löneutgifter Utgifter för ledare eller timanställd person, sakkunnigarvoden. Informations- och administrationskostnader Hyra och liknande kontorskostnader. Kostnader för informations- och publikationsverksamhet. 3 Understödet får dock inte huvudsakligen användas till lönekostnader eller till informationsoch administrationskostnader. Följande utgifter är inte godtagbara: Förmedlaravgifter, utgifter förorsakade av medelsanskaffning eller affärsverksamhet, utgifter för annonsanskaffning, amortering av lån, mötesarvoden, medlemsavgifter och avskrivningar. Med understödsmedel finansieras inte heller anskaffning av anläggningstillgångar. 3.3 Grunderna för beviljande av allmänt understöd Vid beviljandet av allmänt understöd tas hänsyn till föreningens understödsbehov och för att definiera behovet beaktas: A. Omfattningen, ändamålet och kvaliteten på sökandens verksamhet antalet medlemmar under 16 år antalet olika verksamhetsformer föreningens verksamhets regionala täckning B. Sökandens ekonomiska ställning sökandens förmögenhet en oproportionellt liten självfinansiering verkar sänkande på understödet om förvaltningskostnaderna utgör en oproportionellt stor del av verksamhetsperiodens helhetsutgifter, minskar understödet. C. Understöd och stödlån som sökanden har fått av stat, kommun eller församling samt deras användning. Det allmänna understödet kan uppgå tillhögst 80 % av föregående års utgifter. D. Föreningens ungdomspolitiska och ungdomsfostrande betydelse. Ytterligare fästs uppmärksamhet vid att föreningar som bygger på olika samhällsuppfattningar och verkar bland olika befolkningsgrupper får ett understöd som motsvarar deras proportionella andel. 3.4 Hur man ansöker om allmänt understöd Allmänt understöd sökes varje år senast den 28 februari kl. 16.00. Såvida ansökningstidens sista dag infaller på en lördag, helgdag eller en annan dag då
ämbetsverket är stängt, bör understödsansökningen inlämnas närmast föregående arbetsdag före kl. 16.00. Om ansökan har sänts per telekopia eller e-post bör den kompletteras med en blankett som är vederbörligen undertecknad. 4 Annonser om understöden publiceras i Helsingfors stads officiella kungörelsetidningar och i informationsbladet Ungdomscentralen informerar. Ansökan om allmänt understöd görs på ungdomscentralens blankett Ansökan om understöd. Understöd beviljas endast på ansökan. Blanketter fås från ungdomscentralen. Vid undertecknandet av ansökan förbinder sig föreningen att till Helsingfors stad återbetala det allmänna understödet, såvida beslutet om beviljande av understöd upphävs eller om föreningen bryter mot understödsvillkoren. Ungdomsnämnden fattar besluten om beviljande av allmänna understöd. 3.4.1 Ur understödsansökan bör framgå följande uppgifter Föreningens namn, postadress (även namnet på en person) samt föreningens bankeller postgirokonto. Vilken summa man ansöker om (anges i budgeten) och till vad den används. Föreningens funktionärer, styrelsemedlemmar. Redovisning över hur man använt föregående års understöd (summorna ur bokslutet, se punkten "godtagbara utgifter"). Medlemskap i föreningar och andra samfund. Medlemsantal, skilt antalet helsingforsare under 16 år samt antalet flickor och pojkar. Verksamhets- och möteslokaler. Understöd som beviljats av stat, kommun, församling eller andra samfund. Om föreningen är berättigad att ansöka om hyresunderstöd (se punkt 6.4), bör den till ansökan bifoga blanketten Utredning av hyreskostnader och en kopia av ikraftvarande hyresavtal. Till ansökan bör bifogas styrkta kopior av: Föreningens stadgar (nya sökande). Verksamhetsberättelsen, bokslutet och revisorernas berättelse för föregående verksamhetsperiod. Den egentliga verksamhetens inkomster och utgifter bör i bokslutet eller i en bilaga till detta specificeras enligt verksamhetsart. Budgeten och verksamhetsplanen för den verksamhetsperiod man söker understöd för. Utredning över hyran och en kopia av hyreskontraktet (då man söker hyresunderstöd). Ett intyg från banken som bestyrker föreningens kontoinnehav eller en kopia av kontoutdrag (nya sökande eller då bankförbindelsen har ändrats) Sökande som tidigare har erhållit understöd meddelar om ev. stadgeändringar (speciellt om ändringar i sättet att teckna föreningens namn). Då en distriktsorganisation eller därmed jämförbar organisation ansöker om allmänt understöd för oregistrerade grupper, som fungerar under denna, ifylls ansökan till lämpliga delar, dock så att följande uppgifter om varje grupp framgår: Gruppens namn, adress, verksamhetslokal Gruppens medlemsantal, skilt helsingforsare under 16 år samt antalet flickor och pojkar Personerna som svarar för verksamheten (namn) En beskrivning av ändamålet med gruppens verksamhet Budgeten och verksamhetsplanen
5 3.5 Förskott på allmänt understöd Berättigade till förskott är föreningar som föregående år fått allmänt understöd av ungdomsnämnden. Förskottet kan utgöra högst 50 % av den understödssumma föreningen fick föregående år. Besluten om förskott fattas av byråchefen på ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga. Man ansöker om förskott senast den 15 december kl. 16.00 på för ändamålet uppgjord blankett. Ifall den sista ansökningsdagen infaller på en lördag, helgdag eller på en annan dag då ämbetsverket är stängt, bör förskottsansökan inlämnas närmast föregående vardag före kl. 16.00. Om ansökan har sänts per telekopia eller e-post bör den kompletteras med en blankett som är vederbörligen undertecknad. Till förskottsansökan bör bifogas en preliminär utredning över hur man använt föregående års understöd på blankett som uppgjorts för detta ändamål. Förskott beviljas endast på ansökan. Vid undertecknandet av förskottsansökan förbinder sig föreningen att till Helsingfors stad återbetala förskottet, såvida beslutet om beviljande upphävs eller föreningen bryter mot understödsvillkoren eller om föreningen inte ansöker om det egentliga allmänna understödet för ifråga varande år. Besluten att kräva tillbaka förskott fattas av byråchefen vid ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga. 3.6 Redovisning över användningen av allmänt understöd I samband med att man lämnar in en ny ansökan om årligt understöd, bör man redovisa för hur man använt understödet för föregående år. Man bör redovisa för hur man använt ett understöd man fått, även om man inte ansöker om nytt understöd. Ifall föreningen inte inom utsatt tid ger godtagbar redovisning över hur man använt ett understöd, återkrävs understödet. Besluten att kräva tillbaka understöd fattas av byråchefen vid ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga. 4 LÖNEUNDERSTÖD 4.1 Vem kan få löneunderstöd? Löneunderstöd beviljas till i Helsingfors verksamma ungdoms- eller motsvarande föreningar, som under sig har lokala, i Helsingfors fungerande ungdomsföreningar, sektioner, avdelningar eller verksamhetsgrupper eller om föreningens verksamhet annars är av sådan natur att organiseringsarbete förutsätts. 4.2 Hur löneunderstödet kan användas Godtagbara utgifter, som man får använda understödet till, är: Lagstadgade och frivilliga socialavgifter som härrör sig till anställningsförhållandet Löneutgifter för arbetstagare Resekostnader inom hemlandet som orsakas av arbetstagarens arbete
6 4.3 Hur man ansöker om löneunderstöd Löneunderstöden sökes varje år senast den 28 februari kl. 16.00. Ifall ansökningstidens sista dag infaller på en lördag, helgdag eller en annan dag då ämbetsverket är stängt, bör understödsansökan inlämnas föregående arbetsdag före kl. 16.00. Om ansökan har sänts per telekopia eller e-post, bör den kompletteras med en blankett, som är vederbörligen undertecknad. Annonser om ansökan publiceras i Helsingfors stads officiella kungörelsetidningar och i informationsbladet Ungdomscentralen informerar. Ansökan om löneunderstöd görs på blanketten Ansökan om understöd. Understöd beviljas endast på ansökan. Blanketter fås från ungdomscentralen. Vid undertecknandet av ansökan förbinder sig föreningen att till Helsingfors stad återbetala löneunderstödet, såvida beslutet om fördelningen av understödet upphävs eller föreningen bryter mot understödsvillkoren. Ungdomsnämnden fattar beslut om beviljande av löneunderstöd. 4.4 Kartläggningsdiskussion om distriktsorganisationernas verksamhet För att få löneunderstöd förutsätts av nya sökande föreningar att de i januari-mars ifråga varande år med ungdomscentralen har en kartläggningsdiskussion om verksamheten. Under diskussionen genomgås i detalj bl.a. kriterierna för understöd (4.6). Vid behov har ungdomscentralen även en kartläggningsdiskussion om verksamheten med organisationer som har fått löneunderstöd under föregående år. 4.5 Ur understödsansökan bör framgå följande uppgifter Föreningens namn, postadress (även namnet på en person) samt föreningens bankeller postgirokonto. Vilken summa man ansöker om (anges i budgeten) och till vad den används. Föreningens funktionärer, styrelsemedlemmar. Redovisning över hur man använt understödet man fick föregående år (summorna ur bokslutet, se punkten "Godtagbara utgifter"). Medlemskap i föreningar och andra samfund. Medlemsantal, skilt helsingforsare under 29 år samt antalet flickor och pojkar. Verksamhets- och möteslokaler. Understöd som beviljats av stat, kommun, församling eller andra samfund. Till ansökan bör fogas styrkta kopior av: Föreningens stadgar (nya sökande) Verksamhetsberättelsen, bokslutet och revisorerna berättelse för föregående verksamhetsperiod. I revisionsberättelsen bör konstateras om understödet använts i enlighet med understödsvillkoren. Budget och verksamhetsplan för den verksamhetsperiod man söker understöd för. Namnen på och medlemstalen för de avdelningar/grupper som hör till distriktsorganisationen eller den därmed jämförbara föreningen. Ett intyg från banken om föreningens kontoinnehav eller en kopia av kontoutdrag (nya sökande eller då bankförbindelsen har ändrats)
7 Sökande som tidigare erhållit löneunderstöd, meddelar om ev. stadgeändringar (speciellt om ändringar i sättet att teckna föreningens namn). Förening som ansöker om löneunderstöd, bör redogöra för vilka lokalföreningar eller avdelningar, som verkar under den, om inte dessa samma år ansöker om allmänt understöd. 4.6 Grunderna för beviljande av löneunderstöd Vid fördelningsbeslutet tas hänsyn till föreningens understödsbehov och för att definiera detta beaktar man: A. Omfattningen, ändamålet och kvaliteten på sökandens verksamhet antalet medlemmar under 29 år antalet olika verksamhetsformer den regionala omfattningen av föreningens verksamhet B. Sökandens ekonomiska ställning sökandens förmögenhet en oproportionellt liten självfinansiering sänker understödet om förvaltningskostnaderna utgör en oproportionellt stor del av verksamhetsperiodens helhetsutgifter, minskar understödet C. Understöd och stödlån, som sökanden har fått av stat, kommun eller församling samt deras användning. D. Föreningens ungdomspolitiska betydelse ungdomens intressebevakningsuppgifter samhällelig aktivering av de unga om föreningen är ensam i sitt slag Ytterligare fästs uppmärksamhet vid den betydelse sökandens verksamhet har från ungdomspolitisk och ungdomsfostrande synpunkt och vid att föreningar som bygger på olika samhällsuppfattningar och verkar bland olika befolkningsgrupper, får ett understöd som motsvarar deras proportionella andel. 4.7 Förskott på löneunderstöd Berättigade att erhålla förskott är föreningar, som föregående år fått löneunderstöd av ungdomsnämnden. Förskottet kan utgöra högst 50 % av understödet föreningen fick föregående år. Besluten om understödsförskott fattas av byråchefen vid ungdomscentralens byrå för samhällsaktiviteter bland unga. Förskott söks senast den 15 december kl. 16.00 på blankett som särskilt uppgjorts för ändamålet. Ifall den sista ansökningsdagen infaller på en lördag, helgdag eller annan dag då ämbetsverket är stängt, bör förskottsansökan inlämnas senast närmast föregående vardag kl.16.00. Om ansökan har sänts per telekopia eller e-post, bör den kompletteras med en blankett som är vederbörligen undertecknad.
8 Till förskottsansökan bör bifogas en preliminär utredning över användningen av föregående års understöd på blankett som uppgjorts för detta ända mål. Förskott beviljas endast på ansökan. Vid undertecknandet av förskottsansökan förbinder sig föreningen att till Helsingfors stad återbetala förskottet, ifall beviljningsbeslutet upphävs eller föreningen bryter mot understödsvillkoren eller föreningen inte ansöker om det egentliga allmänna understödet för ifråga varande år. Beslutet att kräva understöd tillbaka fattas av byråchefen vid ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga. 4.8 Redovisning över användningen av löneunderstöd I samband med att man gör en ny ansökan om årsunderstöd, bör man redovisa för hur man använt understödet för föregående år. Man bör redovisa för hur man använt ett erhållet understöd, även om man inte ansöker om nytt understöd. Såvida föreningen inte inom utsatt tid ger godtagbar redovisning över hur man använt understöd man tagit emot, återkrävs den beviljade understödssumman. Beslutet att kräva understöd tillbaka fattas av byråchefen vid ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga. 5 LÄGERUNDERSTÖD 5.1 Vem kan få lägerunderstöd? Lägerunderstöd beviljas i första hand till barn- och ungdomsföreningar samt distriktsorganisationer verksamma i Helsingfors. Ungdomsnämnden kan av särskilda skäl enligt prövning bevilja lägerunderstöd även åt andra föreningar, som har ungdomsverksamhet. Ungdomsnämnden beviljar för helsingforsföreningars lägers del lägerunderstödet till lägerarrangören och för övriga lägers del för att Helsingforsföreningen deltagit i andra inhemska läger eller i en internationell takorganisations eller syster- eller broderorganisations läger. Då sökanden själv står som arrangör, bör lägrets längd vara minst fem (5) dygn ankomstoch avresedagarna medräknade. Minst fem (5) helsingforsare under 25 år bör delta. När ansökan gäller deltagande i annan arrangörs läger, bör lägret vara minst fem (5) dygn långt. 5.2 Hur lägerunderstödet får användas Godtagbara utgifter, som man får använda lägerunderstödet till är: Transport-, material-, livsmedels-, informations-, försäkrings- och hyreskostnader för läger som föreningen själv arrangerar
9 Rese- och deltagaravgifter, då en eller flera medlemmar från föreningen deltar i läger som arrangeras av föreningens riksomfattande eller internationella takorganisation eller en broder- eller systerförening. 5.3 Grunderna för beviljande av lägerunderstöd Understöden för lägerverksamhet beviljas på basen av antalet lägerdygn. På samma grund beviljas understöd för deltagande i annan organisations läger. Lägerdygnen räknas så, att antalet under 25-åriga deltagare från Helsingfors multipliceras med lägrets längd. 5.4 Ansökan om lägerunderstöd Ansökan om lägerunderstöd bör inlämnas senast den 30 september kl. 16.00. Ifall sista ansökningsdagen infaller på en lördag, helgdag eller annan dag då ämbetsverket är stängt, bör understödsansökan vara till handa föregående arbetsdag före kl. 16.00. Om ansökan har sänts per telekopia eller e-post bör den kompletteras med en blankett som är vederbörligen undertecknad. Annonser publiceras i Helsingfors stads officiella kungörelsetidningar samt i informationsbladet Ungdomscentralen informerar. För ansökan används blanketten Lägerunderstödsansökan. Understöd beviljas endast på ansökan. Blanketter fås från ungdomscentralen. Om lägret hålls under tiden 1.10-31.12, behandlas ansökan följande år. Vid undertecknandet av ansökningsblanketten, förbinder sig föreningen att till Helsingfors stad återbetala lägerunderstödet, ifall beviljningsbeslutet upphävs eller föreningen bryter mot understödsvillkoren. Ungdomsnämnden besluter om beviljandet av lägerunderstöd. 5.5 Förskott på lägerunderstöd Berättigade att erhålla förskott är föreningar som föregående år erhållit lägerunderstöd av ungdomsnämnden. Understödet kan utgöra högst 50 % av föregående års understöd. Dessutom kan ungdomsnämnden bevilja förskott på lägerunderstödet till föreningar som är berättigade till löneunderstöd. Förskottet kan utgöra högst 50 % av det uppskattade lägerunderstödet. Förskott på lägerunderstöden beviljas av byråchefen vid ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga, som skilt besluter hur små lägerförskott man betalar ut. Förskott beviljas inte för läger som arrangeras under tiden 1.10-31.12. Förskott söks senast den 28 februari kl. 16.00 på blankett som uppgjorts särskilt för ändamålet. Ifall den sista ansökningsdagen infaller på en lördag, helgdag eller annan dag då ämbetsverket är stängt, bör förskottsansökan inlämnas senast närmast föregående
10 vardag kl.16.00. Förskott beviljas endast på ansökan. Om ansökan har sänts per telekopia eller e-post, bör den kompletteras med en blankett som är vederbörligen undertecknad. Vid undertecknandet av lägerunderstödsansökan, förbinder sig föreningen att till Helsingfors stad återbetala förskottet, såvida beviljningsbeslutet upphävs eller föreningen bryter mot understödsvillkoren eller föreningen inte ansöker om egentligt lägerunderstöd för ifråga varande år. Beslutet att kräva tillbaka förskottet fattas av byråchefen vid ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga. 6 EGNA UTRYMMEN OCH HYRESUNDERSTÖD 6.1 Huvudprinciper Ungdomscentralen har ungdomslokaler, som beviljas till egna utrymmen. Med eget utrymme avses ett rum eller en lokal som beviljas för ett år i sänder för tiden 1.9-31.8. Den förening som ansöker om eget utrymme bör kunna visa att föreningen fyller vissa aktivitetskriterier, såsom exempelvis en egen anställd, verksamhetens omfattning och regelbundenhet. Eget utrymme beviljas åt ungdomsföreningar mot en skyldighet att rapportera. Byråchefen vid ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga gör besluten om egna utrymmen och man bör lämna in ansökan om dem senast den 30.4 till nämnda byrå. Eftersom det finns ett begränsat antal egna utrymmen och man inte kan anvisa sådana till alla föreningar som behöver egna utrymmen, kan ungdomsnämnden på särskilda grunder bevilja hyresunderstöd till i Helsingfors fungerande ungdomsföreningar, som har så omfattande och regelbunden verksamhet att den skulle berättiga till eget utrymme. 6.2 Vem kan få hyresunderstöd Hyresunderstöd beviljas i främsta rummet till i Helsingfors fungerande ungdomsföreningsdistrikt eller liknande och till lokala ungdomsföreningar, i vilka största delen av medlemmarna är i åldern 16-25. Medlemsorganisationerna i ett ungdomsföreningsdistrikt, som beviljats eget utrymme eller lyfter hyresunderstöd, kan dock inte beviljas hyresunderstöd. För föreningar för yngre ungdomar (2/3 av medlemmarna under 16 år) beaktas hyreskostnaderna för verksamhets- och samlingsutrymmen vid beviljandet av allmänna understöd. 6.3 Användningen av hyresunderstöd Endast hyreskostnader är godtagbara utgifter för användningen av hyresunderstöd. 6.4 Grunder för beviljandet av hyresunderstöd När man besluter om hyresunderstöd, tar man hänsyn till sökandens behov av understöd och för att definiera detta beaktar man:
Verksamhetens omfattning, mål och kvalitet i den sökande föreningen antalet medlemmar under 25 år verksamhetsformernas antal och innehåll den regionala omfattningen på föreningens verksamhet sökandens ekonomiska ställning föreningens ungdomspolitiska betydelse 11 6.5 Ansökan om hyresunderstöd Hyresunderstöd söks två gånger: före den 15 december kl.16 och av speciella orsaker före sista vardagen i september kl 16. I september kan sådana föreningar söka understöd, vilkas situation vad verksamhetsutrymmet beträffar under våren och sommaren betydigt har förändrats samt sådana som har fått ett nytt utrymme. Ifall den sista ansökningsdagen infaller på en lördag, helgdag eller annan dag då ämbetsverket är stängt, bör understödsansökan inlämnas senast närmast föregående vardag kl.16.00. Annonser publiceras i Helsingfors stads officiella kungörelsetidningar och i informationsbladet Ungdomscentralen informerar. Hyresunderstöd sökes med en fritt formulerad ansökan. Till ansökan bör fogas ett ikraft varande hyresavtal för lokalen. Ifall en förening som fått hyresunderstöd flyttar till nya utrymmen, bör hyreskontraktet för det nya utrymmet omedelbart skickas till ungdomscentralen. Understöd beviljas endast på ansökan. Om ansökan har sänts per telekopia eller e-post, bör den kompletteras med en vederbörligen undertecknad blankett. Vid undertecknandet av ansökningsblanketten förbinder sig föreningen att till Helsingfors stad återbetala understödet, ifall beviljningsbeslutet upphävs eller föreningen bryter mot understödsvillkoren. Ungdomsnämnden fattar besluten om hyresunderstöd. 6.6 Redovisning över användningen av hyresunderstöd Till redovisningen över hur man använt hyresunderstödet bör man bifoga kopior på kvitton över betalda hyror. Redovisningen bör inlämnas till ungdomscentralens byrå för samhällsaktiviteter bland ungdomar inom den tid som är angiven i beslutet. Föreningar för barn och yngre ungdomar redovisar för användningen av hyresunderstöd man fått för föregående år i samband med sin nya ansökan om allmänt understöd. De bör redovisa för användningen av understödet även om de inte ansöker om nytt understöd. I den händelse en förening inte inom utsatt tid ger en godtagbar redovisning över användningen av hyresunderstödet den fått, återkrävs understödet. Besluten att återkräva understöden fattas av byråchefen vid ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga.
12 7 PROJEKTUNDERSTÖD 7.1 Vem kan få projektunderstöd? Med projektunderstöd avses understöd av engångsnatur och det beviljas till föreningar eller grupper, verksamma i Helsingfors, för att förverkliga någon ungdomsaktivitet såsom ett projekt, en aktion, ett evenemang eller en tillställning eller för att ta del i en sådan verksamhet. Understöd beviljas till ungdomsföreningar eller ungdomars verksamhetsgrupper, i vilka minst 2/3 av medlemmarna är under 25 år. Ungdomsnämnden kan på särskilda grunder bevilja projektunderstöd enligt egen prövning även till andra föreningar som bedriver ungdomsarbete. Understöd beviljas icke till sökandens administrativa eller därmed jämförbara utgifter. Ur projektunderstödsmedlen beviljas inte personliga resebidrag eller stipendier. Med understödet finansierar man inte heller anskaffning av anläggningstillgångar. Ungdomsnämnden besluter om projektunderstöden, dock så, att om den sökta summan är maximalt 1000 euro, fattas beslutet av byråchefen vid ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga. Ansökningar om projektunderstöd på över 1000 euro behandlas vid tre tidpunkter. Ansökan bör göras före den 15.12, 30.4 och 30.9. Projektunderstöd på högst 1000 euro kan fortfarande sökas under hela året. Närmare uppgifter under punkt 7.3. Ur projektunderstödsmedlen beviljas även start- och transportunderstöd samt understöd för gårds- och kvartersklubbar: 7.1.1 Startunderstöd Föreningar som startar verksamhet för yngre ungdomar (under 16 år) efter det ansökningstiden för allmänt understöd utgått, kan ansöka om startunderstöd för utgifter som härrör sig från att man inleder ny verksamhet. En förening kan inte samma år få både start- och allmänt understöd. Om understödet besluter ungdomsnämnden. 7.1.2 Transportunderstöd Ungdomsföreningsdistrikt eller motsvarande, som verkar i Helsingfors, beviljas transportunderstöd, som kan fås till utgifter för att hyra bil eller buss för varu- och persontransporter eller till kostnader för gruppbiljett med kollektivtrafik. Understödsbeslutet görs av byråchefen vid ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga. 7.1.3 Understöd till gårds- och kvartersklubbar Understöd beviljas till gårds- och kvartersklubbar för att ordna ungdomsverksamhet. Besluten fattas av avdelningschefen vid ungdomscentralens avdelning för lokala tjänster.
13 7.2 Till vad får man använda projektunderstöd Den som beviljar understödet bestämmer till vilka utgifter understödet kan användas. 7.3 Hur man ansöker om projektunderstöd Projektunderstöd söks på blanketten Projektunderstödsansökan och följande uppgifter bör framgå: Sökandens kontaktuppgifter Projektets kontaktuppgifter Projektets eller evenemangets avsikt och centrala målsättningar samt budget En redogörelse för syftet med sökandens verksamhet (stadgar). Vilken summa man anhåller om Bilagor som önskas i blanketten Transportunderstöd kan sökas med fritt formulerad ansökan, ur vilken bör framgå sökandens namn med kontaktuppgifter till en person, namnen på de personer som ansvarar för evenemanget, en redogörelse över till vad ett ev. transportunderstöd söks, tidpunkten och vilken summa man anhåller om. Projektunderstöd på över 1000 euro sökes av ungdomsnämnden enligt följande: före den 15 december kl. 16, före den 30 april kl. 16 och före den 30 september kl. 16. Ansökan bör vara ungdomscentralen till handa före ifråga varande evenemang eller projekt. Projektunderstöd på högst 1000 euro kan sökas under hela året, men ansökan bör inlämnas till ungdomscentralen före projektet eller evenemanget. 7.4 Hur projektunderstöden utbetalas Projektunderstöden utbetalas mot godtagbara kvitton eller räkningar eller direkt till föreningens konto. Ifall understödet utbetalas direkt till föreningens konto, måste föreningen redovisa för understödets användning före i beslutet nämnd tidpunkt. Startunderstöd betalas till det bankkonto föreningen uppgivit. För användningen av startunderstödet redovisas, när föreningen ansöker om årsunderstöd följande år. Redovisning över användningen av understödet bör inlämnas även om föreningen inte söker årsunderstöd. 7.5 Redovisning över användningen av projektunderstöd En redovisning över hur man använt projektunderstödet bör inlämnas till ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland ungdomar inom den tid som anges i beslutet. Redovisningen görs på den evalueringsblankett som gjorts för ändamålet. Ifall den som mottagit understöd inte presterar en godtagbar redovisning över användningen av understödet inom utsatt tid, återkrävs understödet. Beslutet att kräva tillbaka förskottet fattas av byråchefen vid ungdomscentralens byrå för samhällsaktivitet bland unga.
14 8 FÖRENINGARNAS BOKFÖRING Föreningar som får understöd, bör ha en bokföring som följer bokföringslagens och -förordningens regler och stadganden. Bokföringen bör skötas så, att man kan följa med understödets användning ur bokföringen. Ifall den understödda föreningens bokföring ingår i något annat samfunds bokföring, bör det ur bokföringen framgå, vilka medel som använts för ungdomsverksamheten/barnverksamheten och vilka understöd man fått. Bokslutet bör uppgöras inom tre månader från räkenskapsperiodens utgång, dvs. ifall föreningens räkenskapsperiod slutar den 31 december, bör bokslutet vara gjort inom mars månad. Ur bokslutet bör alltid som egna punkter framgå understöd man fått från staten, kommunen, församlingen och andra motsvarande offentligrättsliga samfund. 9 HUR UNDERSTÖD OCH FÖRSKOTT UTBETALAS OCH ANVÄNDNINGEN ÖVERVAKAS Beviljade understöd och understödsförskott utbetalas i enlighet med Helsingfors stads allmänna direktiv. Understöden betalas till en penninginrättning på ett konto som föreningen eller aktivitetsgruppen uppgivit eller mot godtagbara räkningar eller kvitton. Den som besluter om understödet besluter även om utbetalningssättet. Byråchefen vid byrån för samhällsaktivitet för unga godkänner utbetalningarna av understöd utgående från ungdomsnämndens beslut eller delegering av beslutsrätt. Ungdomsnämnden har rätt att ur beviljat understöd innehålla egna fordringar. Ungdomscentralen övervakar att direktiven för hur man får använda understöden följs. Ifall en förening som fått understöd bryter mot understödsvillkoren, kan understödet återkrävas. En förening som får understöd förbinder sig att hålla sin bokföring och förvaltning öppna för revision. Ungdomscentralen har rätt att årligen genom stickprov granska understödslyftande föreningars dokument som hänför sig till bokföringen och förvaltningen. Ungdomscentralen gör en revisionsrapport över de utförda revisionerna till ungdomsnämnden. 10 ÄNDRINGSSÖKANDE I UNDERSTÖDSFRÅGOR Enligt kommunallagen kan den som är missnöjd med ett beslut, som fattas av ungdomsnämnden och av nämnden underställd myndighet, göra ett skriftligt rättelseyrkande, som riktas till ungdomsnämnden. Ett rättelsesyrkande kan göras både av en kommuninvånare och av en sakägare dvs. den person som beslutet gäller eller den vars rättighet, skyldighet eller förmån beslutet direkt påverkar. Yrkandet bör göras skriftligen inom 14 dagar räknat från det beslutet delgivits. Rättelseyrkandet är ett obligatoriskt förstadium till kommunalbesvär. Ett beslut som gjorts med anledning av ett rättelseyrkande, kan överklagas genom kommunalbesvär till länsrätten. Endast den som framställt rättelseyrkandet, kan söka ändring på ett beslut, som gjorts på basen av ett rättelseyrkande. Om beslutet ändrats på grund av rättelseyrkandet, får ändring i detta beslut sökas medels kommunalbesvär av andra sakägare eller av kommuninvånare. Kommunalbesvär bör göras inom 30 dagar räknat från delgivningen av beslutet.
15 Kommuninvånarna anses ha fått del av beslutet, när protokollet är till påseende på kommunens anslagstavla. 11 MEDDELANDE OM UNDERSTÖDSBESLUT Föreningar som beviljats understöd får skriftligt meddelande om ungdomsnämndens beslut. Förening vars understödsansökan förkastats, får sig tillsänt ett meddelande om beslutet med motivering till förkastandet. Alla föreningar som ansökt om understöd får tillsammans med beslutet anvisningar om hur man gör ett rättelseyrkande.