Stadgar för Mässföreningen Trianon antagna vid årsmöte 2013-03-14 för interimistisk användning fram till slutligt fastställande vid.
MÄSSFÖRENINGEN TRIANON STADGAR 2013 Sida 2(7) Stadgar för Mässföreningen Trianon ALLMÄNT 1 Grundvärden Dessa stadgar bygger på den förutsättningen att Försvarsmakten tecknat avtal med en utomstående upphandlad aktör (entreprenör) som svarar för servering av kaffe, måltider m.m. 2 Namn Föreningens namn är Mässföreningen Trianon, i stadgarna förkortat Mässföreningen. 3 Definitioner Med Mässföreningen avses föreningens medlemmar, inventarier och övriga tillgångar. Med Trianon avses mässens huvudbyggnad med flyglar. Med Eksjö Garnison förstås de militära förband och stödjande enheter inom Försvarsmakten som verkar inom Eksjö Kommun. Med entreprenören förstås den leverantör av konditoriverksamhet, måltider etc. som Försvarsmakten upphandlat. ÄNDAMÅL OCH VERKSAMHET 4 Försvarsmaktens syfte Syftet med mässverksamheten ur Försvarsmaktens perspektiv - framgår av de avtal som gäller mellan Försvarsmakten (SWEDEC) och Mässföreningen. Det yttersta syftet med Mässföreningens verksamhet är att den skall bidra till att förbanden når sina mål genom att utgöra en samlande miljö i trevliga och ändamålsenliga lokaler för anställd personal samt skapa möjlighet för intern och extern representation. Mässföreningen skall främja en god arbetsmiljö och aktivt verka för en god sammanhållning mellan SWEDEC, Ing 2 och andra militära enheter. Härutöver skall Mässföreningen medverka i vården av SWEDEC, Ing2 och tidigare Eksjöförbands traditioner med tillhörande traditionsföremål. Avtalet reglerar vilka tjänster som SWEDEC köper av Mässföreningen. Vid behov reglerar SWEDEC i avtalet Mässföreningens rättigheter och möjligheter att upplåta mässen för medlemmar och externa kunder. 5 Föreningens syfte Utöver avtalet med SWEDEC och leverera de tjänster som efterfrågas har Mässföreningen till syfte att tillvarata sina medlemmars intressen och då speciellt verka för god sammanhållning och gott kamratskap över generationsgränser, behållande av och utveckling av etik och etikett samt vårda traditioner och arvet från tidigare officersgenerationer.
MÄSSFÖRENINGEN TRIANON STADGAR 2013 Sida 3(7) ORGANISATION 6 Beslutande och verkställande organ Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ. Styrelsen är föreningens verkställande och förvaltande organ. Föreningen har sitt säte i Eksjö. 7 Verksamhetsår Mässföreningens verksamhets sammanfaller med kalenderår. MEDLEMSKAP 8 Behörighet Behörig att bli medlem i Mässföreningen är 1. anställda i Försvarsmakten med huvudsaklig tjänstgöring i Eksjö garnison, 2. medlemmar i hemvärnet och militära frivilligorganisationer samt 3. annan person som befunnits lämplig. 9 Ansökan om medlemskap Skriftlig ansökan om medlemskap lämnas till Mässföreningens styrelse som beviljar eller avslår den. Meddelande om medlemskap, inbetalningskort m.m. skickas till den nye medlemmen genom sekreterarens försorg Protokollsanteckning Det förutsätts att den som söker medlemskap är väl insatt i syftena med verksamheten enligt 4 och 5 och är beredd att verka för att dessa uppfylls. 10 Hedersmedlem Hedersmedlem kan utses av årsmötet på förslag av styrelsen. Till hedersmedlem kan väljas den som genom synnerliga insatser bidragit till mässens bevarande och utveckling. 11 Medlemsavgifter Medlemsavgift betalas i form av årsavgift. Det åligger medlem att utan anmaning betala årsavgift senast den 1 juli. Hedersmedlem och ständig medlem erlägger ingen avgift. Protokollsanteckning Ständig medlem fanns tidigare som en typ av medlemskap. Dessa betalade en engångssumma för resten av livet som medlemsavgift. Endast efter frivillig avsägelse från den enskilde går det att lösa ut det ständiga medlemskapet mot årsavgift. 12 Medlemskaps upphörande Medlemskap upphör efter skriftlig framställan av medlem. Styrelsen kan fatta beslut om uteslutning om medlem inte fullgör de skyldigheter som medlemskapet stipulerar eller inte visar det ansvar som åvilar honom/henne. Medlem som före årsmötet ej erlagt föregående års avgift anses ha begärt sitt utträde och utesluts vid första styrelsemöte efter årsmötet.
MÄSSFÖRENINGEN TRIANON STADGAR 2013 Sida 4(7) ÅRSMÖTE 13 Kallelse Årsmöte hålls årligen senast den 15 mars. Extra årsmöte hålls för fyllnadsval av styrelse eller då styrelsen så finner påkallat eller då minst 30 medlemmar skriftligen så begär. Personlig kallelse och föredragningslista till årsmöte ska utsändas tre veckor i förväg; till extra sammanträde dock två veckor före. 14 Motion till årsmötet Motion från enskild medlem inlämnas till styrelsen senast två veckor före årsmötet. 15 Föredragningslista vid årsmöte Vid ordinarie årsmöte skall följande ärenden behandlas: 1. Mötets öppnande 2. Val av mötesordförande (vid ordinarie ordförandes frånvaro) 3. Val av en justeringsman att utöver mötesordföranden justera protokollet 4. Fråga om årsmötet blivit behörigen kallat 5. Kontroll av fullmakter och fråga om beslutmässighet 6. Genomgång av föregående årsmötesprotokoll 7. Styrelsens verksamhetsberättelse 8. Revisorernas berättelse 9. Fastställande av resultat- och balansräkning 10. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 11. Förslag som väckts av styrelsen (proposition) eller av enskild medlem (motion). I det senare fallet skall styrelsen ha behandlat frågan och avgett yttrande 12. Fastställande av arvoden 13. Fastställande av årsavgift 14. Fastställande av verksamhetsplan och budget. 15. Val till styrelsen för tiden fram till nästa årsmöte: a. Ordförande (1 år) b. Två/tre styrelsemedlemmar (2 år). Rullande tvåårsval. c. Två suppleanter (1 år) 16. Val av en (1) revisorer med ersättare (SWEDEC tillsätter godkänd revisor) 17. Eventuella fyllnadsval 18. Val av valberedning (ordförande och två ledamöter) 19. Övriga ärenden och information 20. Mötets avslutande 16 Protokoll Protokoll skall föras. Protokollet justeras av ordföranden vid årsmötet och en utsedd justeringsman. 17 Beslutmässighet vid årsmöte Mässföreningen är beslutmässig med de medlemmar som är närvarande vid årsmöte, personligen eller genom fullmakt. Beslut om ändring av dessa stadgar eller föreningens upplösning fordrar dock bifall från ¾ av närvarande medlemmar, personligen eller genom fullmakt.
MÄSSFÖRENINGEN TRIANON STADGAR 2013 Sida 5(7) Röstning sker öppet. Val sker dock med slutna sedlar om någon begär det. Varje medlem äger en röst. Frånvarande medlem får föra talan genom skriftlig fullmakt, utfärdad på närvarande medlem. Denna får företräda högst två frånvarande medlemmar. Beslut fattas med enkel röstövervikt. Begärs votering ska sådan genomföras. Votering sker som regel öppet och med handuppräckning. Begärs sluten votering ska sådan ske. Votering i samband med personval sker alltid som sluten votering. Vid lika röstetal gäller den uppfattning som ordföranden biträder, utom vid sluten votering då lottning sker. 18 Valberedning Valberedning består av ordförande, tillika sammankallande samt två ledamöter. Valberedningen väljs för en valperiod om ett år. Valberedningen arbetar efter de riktlinjer som beslutas av årsmötet. STYRELSEARBETE 19 Styrelsen Mässföreningens styrelse består av sex ledamöter och två suppleanter. 1. Ordförande 2. Sekreterare 3. Ekonomichef 4. Mässofficer 5. Inventarieförvaltare 6. Mässdirektör 1 Suppleant (Bitr. mässofficer) 2 Suppleant (Bitr. mässdirektör) 20 Uppgift Styrelsen ska: driva mässverksamheten i enlighet med gällande avtal, verka för utveckling och förbättring av mässverksamheten, verkställa årsmötets beslut, förvalta föreningens medel, bemyndiga firmatecknare och kontohavare, bereda ärenden som skall behandlas på årsmötet, delta i representation och uppvaktningar samt hålla medlemmarna informerade om verksamheten. 21 Styrelsemöte Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden. Denne är skyldig att sammankalla styrelsen om minst hälften av ledamöterna eller om revisorerna begär det. Skriftlig kallelse utsänds minst två veckor före sammanträdet. Föredragningslista, fastställd av styrelsens ordförande, sänds till ledamöterna minst en vecka före sammanträdet. 22 Protokoll Protokoll skall föras. Protokollet justeras av mötesordföranden.
MÄSSFÖRENINGEN TRIANON STADGAR 2013 Sida 6(7) 23 Beslutmässighet Styrelsen är beslutsmässig när minst fyra styrelsemedlemmar är närvarande. MÄSSDRIFT OCH VERKSAMHET 24 Mässofficeren (bitr. mässoff.) Mässofficeren åligger att: svara för den dagliga mässdriften omfattande bl.a. daglig tillsyn av mässen, samverkan med SFAB och SWEDEC (bokningar, baröppnande m.m.) ansvara för barverksamheten (inköp, inventering, öppethållande i samverkan med SFAB och kunder, anställning av barpersonal, fakturering m.m.) samt samverka med inventarieförvaltaren. 25 Mässdirektören (bitr. mässdir.) Mässdirektören åligger att: genomföra minst de aktiviteter (fester etc.) som fastställs i verksamhetsplanen samt vara mässföreningens beställare gentemot SFAB. 26 Inventarieförvaltaren Inventarieförvaltaren åligger att: vidmakthålla och vårda mässföreningens inventarier, gåvor, deponier och traditionsföremål samt löpande och i enlighet med avtal med SWEDEC inventera Mäss-föreningens inventarier samt svara för att nyinköpta inventarier bokförs. FÖRVALTNING OCH REVISION 27 Budget och redovisning Budget fastställs för varje verksamhetsår av årsmötet. I förvaltningsberättelse (balans- och resultaträkning) redovisas utfall mot fastställd budget. 28 Revision Styrelsens förvaltning skall för varje förvaltningsår granskas av de två revisorerna varav en skall vara tillsatt av C SWEDEC och en vara vald av årsmötet. Räkenskaperna och styrelsens protokoll för det gångna verksamhetsåret skall vara revisorerna tillhanda senast tre veckor före årsmötet. Revisorerna skall till ordinarie årsmöte avge berättelse över årsrevisionen. LOKALER OCH TILLGÅNGAR 29 Ägandeförhållanden Mässföreningens lokaler ägs av Staten och förvaltas och sköts av Fortverket. De lösa inventarierna på mässen ägs dels av Staten och dels av mässföreningen. 30 Inventarier Mässföreningen tillhöriga traditions- och minnesföremål samt föremål som deponerats hos mässföreningen skall förvaras enligt styrelsens beslut.
MÄSSFÖRENINGEN TRIANON STADGAR 2013 Sida 7(7) Inventering av varulager sker i samband med årsskifte varvid minst en revisor deltar. ÖVRIGT 31 Uppvaktningar Uppvaktning av organisation eller enskild eller deltagande i begravning etc. sker efter särskilt beslut av styrelsen. 32 Stadgeändringar Förslag om ändring av dessa stadgar skall fattas av två på varandra följande medlemsmöten varav ett skall vara årsmöte. Beslut fattas enligt 17. Förslag till stadgeändring ska framgå av kallelsen. 33 Upplösning Förslag om upplösning av Mässföreningen skall fattas av två på varandra följande medlemsmöten varav ett skall vara årsmöte. Beslut fattas enligt 17. Förslag till upplösning ska framgå av kallelse. Mässföreningens tillgångar skall, sedan samtliga skulder reglerats, skiftas enligt följande: 1. Minnesföremål under lån/disposition återgår till ägaren. 2. Mässföreningens traditions- och minnesföremål överlämnas som gåva till institution som kan bevara föremålen för kommande generationer. 3. Hur eventuella ekonomiska tillgångar ska disponeras beslutas vid de två stadgeenliga nedläggningsmötena.