Stadsledningskontoret 1(6) Datum 2014-01-02 Handläggare Susanne Öström Er Referens Vår Referens Kommunstyrelsen Redovisning av uppdrag gällande Rederi AB Ventrafiken Bakgrund Varför ett uppdrag? Med anledning av att bolagets ekonomiska situation har försämrats utan att styrelsen och VD vidtagit tillräckligt kraftfulla åtgärder för att få ekonomin i balans gav kommunstyrelsen stadsledningskontoret uppdraget 2013-10-31 att göra en genomgripande översyn av verksamheten. Många olika synpunkter har framförts under de senaste månaderna. Förtroendet för Ventrafiken har också varit i fokus. Alla delar kan inte och ska inte belysas i denna rapport. Kort kan konstateras att vid ett möte under våren påtalades kravet på att få en budget i balans då det fanns en prognostiserat underskott på 3,5 miljon. Vid möte i september framkom att underskottet var 4,5 miljoner och inga kraftfulla åtgärder vidtagna. Tertialrapport 2 visade på ett underskott på 4,8 miljoner. Nu beräknas underskottet för 2013 hamna på 8,5 miljoner. Tillvägagångssätt Insamling av fakta i dialog med Ventrafiken Mycket fakta har samlats in i samråd med Ventrafiken. Ekonomiska underlag, personalförteckningar, bemanning hänförd till fartygsdriften, Landskrona stad Stadshuset 261 80 Landskrona Besöksadress Drottninggatan 7 Tfn 0418-47 00 00 Fax 0418-47 34 26 xxx@landskrona.se www.landskrona.se Bankgiro 868-6123 Plusgiro 12345-5 Org.nr 212000-1140
2(6) övrig bemanning, övriga kostander/intäkter, Köpenhamnstrafiken, resandestatistik m.m. Diskussion har även förts med styrelsen den 17/12. Vid detta möte presenterade jag en del åtgärder som rapporten kommer att innehålla. Jag noterade att någon dag senare hade dessa åtgärder hamnat på en politisk agenda som förslag från ett parti i styrelsen. Konsultens uppdrag För att belysa de sjöfartsmässiga frågorna har en konsult anlitas. Hans uppdrag var att under december månad gå igenom nuvarande verksamhet, utifrån de material som stadsledningskontoret tagit fram tillsammans med Ventrafiken. Utgångspunkten var att utredningen skulle utgå från de ekonomiska ramar bolaget har och på transportservice till boende och turister på Ven enligt avtalad turlista och turtäthet. Konsultens kompetens Lars Karlsson, PortHow AB har en bakgrund som VD för Smålandshamnar AB, Malmö hamn AB och Copenhagen Malmö Port Ab under perioden 1988-2009. Sedan 2009 som hamn- och logistik konsult. Övriga dialogmöten Utifrån uppdraget har undertecknad även haft dialogmöten med: Kirsten Rønn Madsen, Spar Shipping Mogens Worre Sörensen och Gay Jense, Sundsbussarna Medlemmar från Hvens byalags Ventrafikgrupp Ansvar för bolagsstyrelse och en VD enligt ABL Aktiebolagslagen Med anledning av det stora underskott som bolaget har genererat under 2013 konstarerar jag att Styrelsen och VD har det odelade ansvaret för detta. Ansvaret är tydligt i ABL (Aktiebolagslagen) Styrelsens ansvar ABL 8 kap 4 Styrelsens uppgifter 4 Styrelsen svarar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Styrelsen skall fortlöpande bedöma bolagets och, om bolaget är moderbolag i en koncern, koncernens ekonomiska situation. Styrelsen skall se till att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt.
3(6) Om vissa uppgifter delegeras till en eller flera av styrelsens ledamöter eller till andra, skall styrelsen handla med omsorg och fortlöpande kontrollera om delegationen kan upprätthållas. Kommentar: Styrelsen kan inte avbörda sig det yttersta ansvaret för uppgifter ovan även om den kan delegera mycket av det faktiska arbetet till personer inom styrelsen, VD eller annan. Organisation och förvaltning organisationen ska vara ändamålsenlig, vilket innebär att den ska rymma rutiner och funktioner som är kvalitetssäkrande (kloka handläggningsrutiner, gott urval av medarbetare och fortlöpande kommunikation mellan medarbetarna). Förvaltning omfattar i princip allt som inte stämman är exklusiv beslutsfattare över (t.ex. långsiktiga beslut om policies, åtgärder för organisation, planering, löpande drift som bokföring, redovisning och medelsförvaltning). Om det har utsetts en VD är det denne som tar hand om den löpande förvaltningen. Även om delegering skett har styrelsen alltid det övergripande ansvaret. För att leva upp till detta måste styrelsen ha tillfredsställande kontrollfunktioner och ändamålsenliga riktlinjer för förvaltningen och placeringen av medel. Styrelsen är skyldig att fortlöpande diskutera större strategifrågor och fatta erforderliga beslut. Ekonomiska förhållanden För att fullgöra sin tillsynsplikt måste styrelsen hålla sig underrättad om rörelsens gång, omsättningens storlek, inneliggande lager, prisutveckling, likviditet och kreditläge etc. Styrelsens ansvar i denna del bör inskärpas genom en uttrycklig bestämmelse och därför inte enbart följa av det första stycket. Ansvaret åvilar styrelsens som kollektiv. Om en koncern gäller ansvaret hela koncernen. För att fullgöra sin skyldighet måste den skapa ett lämpligt rapporteringssystem. Bolagets förhållande kontrolleras Bolagets organisation ska vara utformad så att dess ekonomiska förhållande kan kontrolleras på ett tillfredsställande sätt. Styrelsen ska se till att kontrollfunktionen är anpassad utifrån det enskilda bolagets behov. Stämma styrelse Stämman kan besluta om organisation, riktlinjer för förvaltningen av bolagets angelägenheter eller föreskriva att vissa åtgärder endast får vidtas med stämmans samtycke. Styrelse VD Om VD utsetts påverkar detta som regel styrelsens ansvarsområde. VD övertar primäransvaret för den löpande förvaltningen. Styrelsen kan meddela riktlinjer och anvisningar till VD, kan besluta i ärenden som ingår i den löpande förvaltningen. Till styrelsens ansvar hör alltid att utöva tillsyn över att VD fullgör sina uppgifter. Om VD inte gör det är styrelsen skyldig att ingripa. Lojalitetsplikt Styrelsen är skyldig att handla för att främja bolagets intresse. Styrelseledamöterna är också skyldiga att i förhållande till aktieägare, borgenärer och andra utomstående iaktta ABL och bolagsordningen.
4(6) Ekonomisk kompensation till Ventrafiken med anledning av RTIprojektet Slutkostnaden för RTI-investeringen blev 279,2 mnkr varav Trafikverket finansierat 131,1 mnkr genom investeringsbidrag. Stadens nettokostnad uppgår därmed till 148,1 mnkr. Denna nettoinvestering har inneburit att Rederiaktiebolaget Ventrafiken fått ökade kostnader i form av arrenden, hyror, räntor och avskrivningar på totalt 8,4 mnkr. Samtidigt har Skånetrafikens och stadens bidrag ökat med sammanlagt 7,8 mnkr mellan 2012 och 2013. Bidraget kommer dessutom att öka med ytterligare 1,0 mnkr för 2014. Detta innebär att Ventrafiken har erhållit full kompensation för de kostnadsökningar som är en direkt följd av investeringen. Vid ägarsamrådet den 7 februari 2013 presenterade Rederiaktiebolaget Ventrafiken ytterligare kostnadsökningar om sammanlagt 2,7 mnkr för besättning, ökad kompetens (ingenjör), fartygsförsäkring och bunker. Ägaren meddelade då att bolaget inte kan förvänta sig ytterligare bidrag då detta inte aviserats tidigare, utan att de ursprungliga kalkylerna snarare visat lägre driftkostnader än tidigare verksamhet genom att verksamheten framöver kommer att bli mer effektiv och rationell. Kommunstyrelsen beslutade dessutom den 14 mars att godkänna avtalet med Skånetrafiken och att ned beaktande av upprättat avtal ge Rederiaktiebolaget Ventrafiken i uppdrag att vidta nödvändiga åtgärder för att uppnå ekonomisk balans i verksamheten. Bolaget har därefter inte presenterat eller beslutat om åtgärder för att reducera det underliggande underskottet utan istället har den ekonomiska situationen förvärrats succesivt under året och den senaste prognosen indikerar ett underskott på ca 8,5 mnkr för 2013. Konsultens rapport och förslag I bifogad rapport finns en rad förslag till åtgärder för att få bolaget i ekonomisk balans. Utredningen har genomförts under tidspress. Konklusionerna bör därför beaktas som indikationer på i vilken riktning bolaget och dess verksamhet bör röra sig. Det framgår dock med tydlighet att de synpunkter som varit kring bolagets styrning är relevanta. Bolaget har tappat fokus på grunduppdraget. Splittrad och otydlig strategi har lett till stora underskott. Bolaget har inte haft förmåga att anpassa sig till den ekonomiska situation som de stora investeringarna i RTI projektet har inneburit. Trots stora bidragstillskott har ledningen och styrelsen inte förstått eller haft förmågan att vidta de åtgärder som behövts. Samlat konstateras
5(6) det att man inte haft kontroll på ekonomin och därmed heller ej på den ekonomiska styrningen av bolaget. Övriga i iakttagelser Fokus måste nu ligga på åtgärder framöver och vem som bör ta ansvaret för omställningen. Såväl VD som styrelsen har inte uppfyllt de grundläggande krav på ansvar som man kan utkräva från ABL. Det finns inga protokollsanteckningar eller skriftliga framställningar till ägaren kring bolagets behov av stöd eller hjälp med åtgärder under året. I RTI projektet har beslut tagits på att byta ut det nya golvet till ett skeppsgolv i kontorsdelen, till en kostnad av 80 000 kronor. Det beslutet är ingen stor kostnad i förhållande till RTI projektets omfattning men visar dock på att man inte tar ansvar för ökade kostnader. Likaså finns frikostiga bilförmåner, orimligt höga löneökningar, inköp av olika typer av fordon och vad som i övrigt framkommit i denna rapport. Jag konstaterar utifrån vad som redovisas att VD, ordförande och styrelseledamöter torde sakna förmågan att genomföra de stora omställningar som krävs för att få bolagets ekonomi i balans framöver. Nuvarande tf VD är anställd p.g.a. ordinarie VD:s föräldraledighet. Om/när nuvarande VD avskiljs från sitt uppdrag upphör föräldraledigheten och då också vikariatet. Dessutom är nuvarande tf VD anställd på helt andra meriter än det som krävs för en omställning. Dock är VD-frågan styrelsens uppdrag. Efter omställningen behövs troligtvis inte en VD på heltid, vilket också innebär en besparing på de frikostiga förmåner som belastar ekonomin idag. Om verksamheten bedrivs i annan regi behöver ingen VD anställas. Däremot behövs en person med kompetens för att driva omställningsarbetet. Viktigt är avslutningsvis att notera att 2014 blir ett omställningsår då effekterna av besluten inte kan beräknas att ge helårseffekt. Förslag till beslut i kommunstyrelsen att nya ägardirektiv tas fram utifrån beslut kring denna översyn som tydligt visar ägarens krav på omfattning av uppdraget, servicenivå och ekonomiska villkor att ägaren bör tillsätta en styrelse utifrån inriktningen i nya ägardirektiv
6(6) att ge styrelsen i uppdrag att omgående genomföra en omstrukturering av bolaget enligt punkt 9 i konsultrapporten att parallellt med omstruktureringen bör man möjliggöra en upphandling av en extern entreprenör med erfarenhet av färjetrafik att driva trafiken att avvakta beslut kring taxans konstruktion tills man ser de ekonomiska effekterna av åtgärderna vid omstruktureringen Susanne Öström stadsdirektör