Har Ni i föreningen funderat på vad Ni skall göra med alla papper, foton och annat som samlas på hög? Dagens föreningsliv är historia i morgon. Det Ni lämnar efter Er tillhör vårt kulturarv. Det är därför bra om Ni sparar det viktigaste. Här kommer några tips om hur, när och var. LITEN ARKIVREDA för föreningsfolk HUR MAN TAR ANSVAR FÖR SINA HANDLINGAR Lästips: Ordna och förteckna arkiv: Folkrörelsernas arkivhandbok. Folkrörelsernas arkivförbund / Civildepartementet, Stockholm 1988. Digital långtidslagring: Dokumenthantering i företag och organisationer Bodin, Sahlén, Stockholm 2000. Bildhantering: Kortboken. Palm, Johansson / Fotosekretariatet, Nordiska Museet, Stockholm 1995. Tema Arkiv Nr. 3/97. Registrera dina bilder: handledning för föreningsfolk Sande m fl / FA, Stockholm 1984. Gammal film: Filmen snart 100 år. Jan Bergman, Ledungen Nr. 1/92. Lagstiftning: Anställd i förening. Ungdomens Samarbetsorganisation, tel. 08-28 02 60, e-post. sus@sundbyberg.mail.telia.com Dalarnas Folkrörelsearkiv Tel. 0243-198 88 Fax 0243-22 73 54 E-post: faw@telia.com Jussi Björling väg 25, 784 32 Borlänge Öppet: måndag - fredag 09 00-12 00-13 00-17 00 Dalarnas Folkrörelsearkiv 2002 Lars Andersson ordnar Hugo Hedströms bilder, Borlänge 3/4 1975. Foto: Ewert Larsson. Ur Dalarnas Folkrörelsearkivs eget arkiv.
Utse en Arkivansvarig med uppdrag att hålla ordning på pappersflödet! Han/hon bör se till att föreningens handlingar i den mån det är praktiskt möjligt finns samlade på ett ställe, att förtroendemän som avgår från sina poster lämnar ifrån sig handlingar, att gamla protokollsböcker och andra handlingar som är på drift samlas in, och att det går att hitta i föreningens papper - då löper föreningsarbetet smidigare. Finns en plan eller åtminstone några principer för arbetet minimerar man risken att drunka i vissa papper och tappa bort andra. Man hittar dessutom lättare fram till viktig information när man behöver den. Om man redan när man framställer eller tar emot handlingarna vet hur man skall göra - om de ska sparas för gott, eller bara något eller några år framåt, är det mycket lättare att hantera föreningens material. Lag och rätt Stat, kommuner och myndigheter lyder under arkivlagen. Den reglerar vad de ska spara och hur länge det skall sparas. Offentlighetsprincipen - medborgarnas rätt att ta del av allmänna handlingar - är vägledande, liksom forskningens behov av tillgängligt källmaterial. Föreningsverksamhet är enskild verksamhet: Medlemmarna beslutar själva om verksamhet och arkivering. Beroende på verksamhetsområde finns dock även för föreningar lagar och bestämmelser att ta hänsyn till, t ex statsbidragsbestämmelser: I fyra år måste originalhandlingar som ligger till grund för ansökan om statsbidrag sparas. Förordningen om vigsel (SFS 1987:1019) medför att vigslar måste dokumenteras av samfund med vigselrätt. Vidare gäller för föreningar med anställda gängse lagar och avtal inom arbetsrätten såsom anställningsskydd, medbestämmande, facklig förtroendeman, rätt till ledighet för utbildning, arbetstid och arbetsmiljö, samt tillämpliga kollektivavtal. Fullständig lagtext kan laddas ner och skrivas ut från riksdagens hemsida, www.riksdagen.se. Man måste känna till föreningars skattskyldighet. Bokföringslagen (SFS 1999:1078) gäller även ideella föreningar ( 2 och 4): Sådan juridisk person är bokföringsskyldig om värdet av tillgångarna överskrider gränsbeloppet trettio prisbasbelopp. Personuppgiftslagen ( PUL) (SFS 1998:204) reglerar hantering av personuppgifter. 1 10 Unga örnars Riksförbund Uör Identitet Dalarnas Distrikt FAW/9.1972 Långshyttans unga örnar sid 2 Plats Nr. i serie Tid Anmärkning INKOMNA HANDLINGAR E I Korrespondens 1 1949-1950 Fascikel ÄMNESORDNADE HANDLINGAR F I Stadgar II Historiska återblickar 1 Utan år Fascikel RÄKENSKAPER G I Huvudbokföring a Årssammandrag b Huvudbok II Kassabok 1 1950 15/04-31/12 1959 Bok
9 Unga örnars Riksförbund Uör Identitet Dalarnas Distrikt FAW/9.1972 Långshyttans unga örnar sid 1 Plats Nr. i serie Tid Anmärkning PROTOKOLL A I Mötes- 1 1950 15/04-10/10 1955 Bok Inh. äv. serie DI 2 1977 01/10-10/04 1981 Fascikel 1 1977 19/09-22/12 1983 II Styrelse- III Bilagor a Verksamhetsberättelser 1 1950, 1955, 1976-1977, 1982-1983, 1989 Fascikel Inh. äv. serie DII b Ekonomi- och revisionsberättelser 1 1977-1978 Fascikel UTGÅENDE HANDLINGAR B I Kvartalsrapporter 1 1950-1955 Fascikel II Årsrapporter 1 1950-1952, 1955-1996, 1958-1959 Fascikel LIGGARE OCH REGISTER D I Medlemmar - 1950-1955 Se serie AI:1 II Styrelse- och förtroendevalda 1 1950 Fascikel Sparas eller gallras? 2 Man bör sträva efter att allsidigt dokumentera föreningens verksamhet. Spara i första hand föreningens egna handlingar, det vill säga vad föreningen själv producerar: Protokoll med bilagor från års-, styrelse- och medlemsmöten Verksamhets- och revisionsberättelser Medlemsmatriklar, inventarieförteckningar och liknande Korrespondens: Utgående skrivelser (kopior) och inkomna direktställda Stadgar Ämnesordnade handlingar rörande verksamheten såsom egna fastigheter, kurser och konferenser, anställda, aktiviteter som tävlingar, resor, lotterier, projekt, fester, jubileer; historik Räkenskaper: Huvud- och kassaböcker, bokslut Kartor och ritningar Eget tryck: Affischer, flygblad, program mm Tidningsurklipp - ange helst tidningens namn och datum. Maskinell dokumentation, AV / ADB: Foton, filmer, negativ, diabilder, ljudinspelningar, CD-ROM. Förse om möjligt foton, egna filmer, bandinspelningar med uppgifter om när och var de är gjorda, vad de föreställer, vem/vilka som syns på bild (hörs på band) samt vem som tagit bilderna (spelat in filmen, gjort bandinspelningen). Då blir de mera värdefulla: Fungerar som dokumentation inte bara för dem som själva var med och känner sammanhangen, utan också för forskare och andra intresserade som försöker foga samman historiens pusselbitar till en meningsfull helhet. Föremål: Fanor, standar, priser, klubbmärken etc Tag gärna kontakt med närmaste arkivinstitution eller museum för att diskutera förvaring. Uppgifter om viktiga föremål bör noteras i en inventarieförteckning, alltså en lista över vilka saker som föreningen äger.
3 8 Man kan naturligtvis spara allt, men en hel del går att slänga eller gallra utan att viktiga uppgifter går förlorade. En korrekt gallring innebär att pappershanteringen underlättas och sökning förenklas. Dessutom frigörs utrymme. Rekommendabelt är att föreningen upprättar en gallringsplan, exempelvis som nedan: Förbunds- och distriktcirkulär gallras ut efter 5 år Övriga cirkulär, trycksaker, reklam - när de blir inaktuella / efter 2 år Handlingar som enbart översänts för kännedom - vid inaktualitet / 2 år Från distrikt, förbund o a organisationer inkomna protokoll, verksamhetsberättelser med mera - efter 5 år Kursanmälningar efter 2 år Prenumerationslistor och adressändringar (om medlemsregister finns) efter 2 år Månads- och kvartalsrapporter (om årsrapporter finns) efter 5 år Dubletter och icke ifyllda blanketter och formulär vid inaktualitet; efter 2 år Verifikationer: Uppgifterna på kassakvittot återkommer oftast i kassaboken. Kvitton, d v s verifikationer, behöver då inte sparas längre än lagen kräver; för närvarande gäller en tioårsgräns. Datamedia: Den information föreningen vill långtidslagra är det säkrast att föra över på CD-ROM-skiva. Disketter är olämpliga för arkivering. CD-ROM-skivor bör omkopieras vart femte år. Vid långtidslagring av digital information behöver man goda säkerhetsrutiner mot stöld, manipulation och virusangrepp, vidare en tydlig dokumentation av ADB-systemet: Beskrivning av in- och utdata, registrerings- och uttagsmetoder; redogörelser för lagrade data med avseende på struktur, samband och definitioner, samt för fortlöpande ändringar i systemet. Det bör förberedas för regelbundna konverteringar av informationen vid byte till ny teknik. Slutligen rekommenderas regelbundna kontrolläsningar av innehållet. ADB-databärare, såväl optiska som magnetiska, bör helst förvaras i boxar och kassetter av plast vid en temperatur runt + 18 C i 40 % luftfuktighet. (Tål max + 55 C vid 85% luftfuktighet - brandskydd extraviktigt!) Magnetiska databärare måste skyddas väl mot elektromagnetisk påverkan. Några tekniska krav eller standarder rörande arkivbeständigheten för ADBmedia har inte fastställts: Den snabba tekniska utvecklingen gör det meningslöst att framställa databärare av maximal livslängd, som snart skulle bli oläsbara i nyare tiders hård- och mjukvaror. Tills frågan om digital långtidslagring funnit en långsiktigt hållbar lösning synes det säkraste vara att ta ut den viktigaste informationen på papper eller mikrofilm. Offerter och ordererkännanden, följesedlar, packnotor, fakturor efter 5 år Kontoutdrag, postgirotalonger, postgiroförteckningar efter 5 år Cirkulär och tryck som massdistribueras ska sparas av den organisation som producerat dem: Man talar om utfärdaransvar. Var hittar man då elektroniskt vad som finns i andra arkiv? Riksarkivet (RA)lägger ut information om svenska arkiv på nätet. CDkatalog har funnits några år: I Nationella Arkivdatabasen (NAD), som du kan söka i på vissa bibliotek och högskolor, ingår dock långtifrån alla arkiv. RA:s hemsida hittar du på www.ra.se medan e-postadressen är riksarkivet@riksarkivet.ra.se
7 Förvara film i askar av polypropylenplast - i plåtaskar koncentreras de gaser filmerna avger så att de åldras ännu snabbare. Film bör lagras på samma sätt som foton och negativ - kallt och torrt. Den som vill vara riktig vän med sina gamla filmer vädrar askarna ibland och spolar igenom själva filmen. Videoband håller sämre än spelfilm. Kopiera alltså inte av gamla filmer på videoband för arkivering! Fördelen med videofilm är att den går lättare att visa. Fram till 2000-talet har ljud- och bildlagring byggt på analog teknik. Med den nya digitala lagringen kommer förutsättningarna för långtidsarkivering att motsvara övriga ADB-medias. Mikrofilm ska förvaras i + 12 C vid 30 % relativ luftfuktighet; den bör vara uppspolad på metallspole som förvaras i burk av aluminium. Har föreningen mikrofilm, bör den deponeras på någon arkivinstitution med rätt klimat. En mikrofilm bör finnas i minst tre exemplar för att den filmade informationen ska anses säkerställd och optimalt åtkomlig: Ett väl skyddat säkerhetsexemplar, kopieringsexemplar - som används för framställning av bruksexemplar - och bruksexemplar som används för läsning. Ljudband måste hörbarhetskontrolleras då och då. När kvaliteten försämras får man kopiera över innehållet till nya band. Ur arkiveringssynpunkt är de gamla breda rullbanden bättre än de nya smala kassettbanden. Om du skall göra en inspelning och endast har tillgång till kassettbandspelare, är 60-minutersband att föredra framför 90-minutersband. Sortera och arkivera En stadig pärm är papperssamlarens bästa vän! Om man bara placerar alla årets handlingar i tidsföljd, oavsett handlingstyp, blir det lätt oöverskådligt. Det blir mycket enklare att hitta ett visst brev, protokoll eller program om man delar upp materialet så, att alla protokoll samlas för sig, gärna i tidsföljd; alla brev för sig, o s v, i var sin pärmsektion eller i var sin pärm. Lägg sådant som senare ska gallras för sig. Det kan räcka att ha märkta skiljesidor mellan de olika kategorierna av handlingar i en pärm, och ett register med motsvarande indelning längst fram i pärmen, så att man lätt hittar i den. En arkivförteckning (lista över vad man sparat) kan vara bra att ha när man har mycket material: Den tjänstgör som innehållsförteckning och redovisar varje typ av handling för sig, allt uppställt enligt en förteckningsplan. Många förteckningsplaner baseras på Riksarkivets (RA) rekommendationer. En sådan plan är allmänna arkivschemat - se nedan! Det kan med fördel användas vid såväl sortering som arkivering.ett exempel på arkivförteckning finns på sidorna 9-10. (Visar hur föreningsmaterial förtecknas på Dalarnas Folkrörelsearkiv.) A B C D E F G H J K L Ö 4 Protokoll m. bilagor: Mötes-, styrelse- och övriga protokoll. Verksam hets-, ekonomi- och revisionsberättelser. Motioner. Utgående handlingar, t ex rapporter och kopior på utgående brev. Diarier: Diarieböcker. Liggare och register: Medlemsförteckningar (matriklar), inventarielistor. Inkomna handlingar: Brev, korrespondensserier. Handlingar ordnade efter ämne:stadgar, kurser, konferenser, jubileer, fester, resor,fastighetshandlingar,historik mm. Räkenskaper, d v s bokföring: Huvudbok, kassaböcker. Statistik. Kartor och ritningar. Fotografiska avbildningar: Foton, negativ, film. Tryck: Program, klubbtidningar, visor, diplom mm. Övriga handlingar: Medlemsböcker,enskilda medlemmars handlingar. Föremål som fanor, märken mm registreras också i förteckningen.
Hur man bevarar papper 5 6 Foto, AV, ADB Det finns skrivmaterial och papper godkända av Sveriges Forsknings- och Provningsinstitut. Papper märkt Svenskt Arkiv (minst 85 % bomull) används helst till sådant som protokoll och stadgar -det håller flera hundra år! Åldersbeständigt papper (blekt kemisk trämassa; något billigare)med kortare hållbarhet kan användas till handlingar som inte hanteras så ofta. Även pennor, lim mm finns Arkiv-märkta. Statens förteckning över godkänt skrivmaterial, SP-INFO, utkommer årligen:kolla på nätet eller biblioteket om du vill vara noga. De handlingar som ska bevaras för framtiden bör förstås aktas för brand, fukt och vattenskador liksom för stora temperaturvariationer. Papper ska varken ha det för torrt eller för varmt. På arkivinstitutioner brukar temperaturen ligga runt + 18 C och luftfuktigheten mellan 30-40 %. Material som förbereds för slutförvaring bör befrias från gem, häftklamrar och nitar: Metall kan rosta och förstöra papperet. Plast stänger in lika mycket fukt, bakterier, kvalster och gaser som det utestänger. Tejp gulnar, torkar och lossnar. Rensa alltså bort plast och i görligaste mån tejp. Lim är bättre att foga ihop papper med, arkivlämpliga varianter finns. Att hantera handlingarna med rena händer bidrar också till ökad hållbarhet. Lämna in Ett sätt att undvika att arkivhandlingar med tiden förstörs eller försvinner är att regelbundet, t ex vart femte år, lämna in vad man vill bevara permanent (fullskrivna protokolls- och kassaböcker, program, brevkopior osv). En förening kan vända sig till närmaste folkrörelsearkiv som registrerar, förtecknar, förpackar och förvaltar materialet och håller det tillgängligt för forskning. I vissa kommuner finns även lokalhistoriska arkiv. Några kommunarkiv tar också emot lokalt föreningsmaterial i mån av plats. Foton, ljudband, disketter och spelfilm är det viktigt att försöka lagra i så jämnt och stabilt klimat som möjligt. Allt fotografiskt material bryts oupphörligen ner, men hanterar man materialet varsamt kan man sakta ner processen. Det gäller att skydda det från ljus och damm. Använd helst bomullsvantar när Du handskas med fotografiskt material! Fotografier förvaras bäst i påsar av syrafritt papper (tillverkade av 100 % bomull). Vill man använda genomskinligt plastmaterial så är ren polyester det bästa. Uppgifter om bilden skrivs med blyertspenna antingen på fotopåsen eller med mjuk blyerts bakpå fotot. Svartvita påsiktsbilder bör inte förvaras längre tid i temperatur över + 18 C, samma sak gäller negativ. Färgbilder och -negativ bör förvaras i lägre temperatur, helst runt +2 C; detsamma gäller diapositiv. Den relativa luftfuktigheten i förvaringsutrymmet bör ligga mellan 30-40%. Vad gäller spelfilm finns många olika typer: Film av cellullosanitrat, den äldsta typen, blir småningom spröd, får stickande lukt, beläggningar, och spricker slutligen upp. Kan självantända i dåligt ventilerat utrymme, t ex filmdosa. Kopieras över på ny film; originalet kastas / sopsorteras som brandfarligt avfall. Bladfilm av nitrat är är inte lika kompakt och därför mindre brandfarlig. Från 1920-talet började man även tillverka acetatfilm, som åldras på samma sätt men kallas säkerhetsfilm för att den inte är brandfarlig - har den börjat dofta ättika är det ändå hög tid att kopiera över innehållet på ny film. Man kan testa film genom att under brandsäkra former - inte i arkivet! - klippa av en liten bit och antända den: Brinner den lätt, med gul låga, är det nitratfilm. Nitratfilmer slutade tillverkas 1954. På 1960-talet kom polyesterfilmen ut på marknaden. Den dominerar än idag.