1 (5) Socialdepartementet 103 33 Stockholm Återrapportering av arbetet med att följa internationella ärenden Uppdrag Regeringen har givit Försäkringskassan i uppdrag att redogöra för de ändringar som hitintills gjorts i IT-systemen för att göra det möjligt att följa internationella ärenden samt redogöra för det fortsatta utvecklingsarbetet. Wimi 2005 FK90010_003_G Genomförda förändringar i IT-stödet Ur Försäkringskassans IT-system kan man för vissa försäkringsgrenar hämta uppgifter som gör det möjligt att följa de internationella ärendena. Detta kan gälla uppgifter om utbetalningar, försäkringsperioder, antal förmånstagare, vilka länder som berörs, om Sverige är primärt land eller inte. Statistikuppgifter kan hämtas ur systemen men i vissa ärendeslag förs statistiken manuellt. Sedan 2004 är det möjligt att få fram statistik samt utbetalda belopp för de familjeförmåner som betalas ut med stöd av EG-förordning 1408/71 genom att registrera en särskild landskod i barnbidrags- och underhållsstödssystemet. Registreringen görs när Sverige är enda utbetalande land alternativt primärt land. På beställning tar därefter IT-avdelningen fram uppgifter om antal, belopp, tid m.m. Person-/samordningsnummeruppgifterna från dessa båda system kan sedan samköras med såväl bostadsbidragsregistret som föräldrapenningregistret och på så sätt går det även att ta fram uppgift om utbetalning och statistik för dessa förmåner. Det är dessa samkörningar som legat till grund för de redovisningar som gjorts avseende familjeförmånerna. Organisationsförändringen som innebär att EU familjeförmåner endast handläggs på de tre internationella kontoren (Malmö, Sunne och Haparanda) medför att det numera är betydligt enklare och snabbare att följa utvecklingen av dessa förmåner. I handläggningsregistret Mälker registreras såväl land som om Sverige utbetalar förmånerna som primärt eller sekundärt land. Under åren 2005-2006 genomfördes ett projekt Sammanhållen uppföljning av EU-frågor. Projektet tog fram en handlingsplan för en sammanhållen hantering Postadress Besöksadress Telefon 103 51 Stockholm Adolf Fredriks kyrkogata 8 08-786 90 00 E-post Internetadress Telefax Org.nr huvudkontoret@forsakringskassan.se www.forsakringskassan.se 08-411 27 89 202100-5521
2 (5) av EU-frågor inom Försäkringskassan med betoning på att IT-stödet inte svarade upp mot kraven på rättssäkerhet och effektiv handläggning. Under år 2007 genomfördes en förstudie om samlad information inom EUområdet. Förstudien konstaterade att den information som idag finns elektroniskt lagrad är otillräcklig för att fastställa försäkringstillhörighet, att internationella ärenden hanteras i stor utsträckning manuellt samt att lagring av information ofta sker i pappersakter på utredande kontor. Förstudien presenterade ett lösningsförslag som skulle göra det möjligt att lagra försäkringstillhörighet för samtliga försäkringsperioder, att göra det möjligt att utbyta information elektroniskt med övriga EU/EES-länder, att maskinell kontroll av försäkringstillhörigheten ska kunna ske vid handläggningen av ett ärende, att kundens alla utbetalningar kan redovisas i en självbetjäningstjänst på Internet samt att Försäkringskassan får en samlad information inom EUområdet. Projektet rekommenderade att ett genomförandeprojekt som hanterar försäkringstillhörighet samt utbyte av elektroniska dokument i enlighet med EG-förordning 883/04 startas under första kvartalet 2008 samt att planering av genomförandeprojekt avseende ärendehandläggning samt in och utbetalningar när det gäller internationella ärenden startas upp under 2009. Under hösten 2007 genomfördes en tilläggsstudie för att fastställa vilken teknisk lösning som skulle vara bäst lämpad. Denna studie avslutades i januari 2008. Under våren 2007 genomfördes dessutom en särskild studie som avsåg möjligheten att registrera uppgifter om utfärdade E blanketter 101-102 samt lagvalet för de aktuella personerna. I studien ingick också att se hur en elektronisk överföring av uppgifterna till Skatteverket skulle kunna ske. I båda förstudierna ingår att den tekniska lösningen ska göra det möjligt att ta fram nödvändig statistik. Inom pensionsområdet lämnas årligen statistik om utbetalningar till utlandet. Genom beslut nummer 182 av den Administrativa Kommissionen ska medlemsländerna mäta genomströmningstiderna för handläggningen av ålderspensionsärenden inom EU/EES. Statistik har redovisats halvårsvis från och med den 1 november 2000. Efter ett par års uppehåll ska statistiken redovisas årsvis. Vid beräkning av pension anges att det rör sig om ett EU-ärende. Försäkringsperioder intjänade i andra länder rapporteras in vid handläggningen. De uppgifter som kan redovisas är antalsuppgifter, vilken/vilka pensionsförmåner det är fråga om och storleken av dessa samt i vilket land pensionen betalas. Med hjälp av särskilda EU-markeringar kan Försäkringskassans statistikdatabas STORE ta fram och följa utvecklingen av EU-ärenden inom pensionsområdet. I det nyutvecklade IT-stödet för tandvården kan inte ärenden relaterade till EGförordning 1408/71 utläsas på grund av att detta är en för liten del av mängden ärenden. Däremot kan all tandvård med stöd av EG-fördraget följas. I samband med koncentrationen av ärendeslaget internationell vård till Visby kompletterades det dåvarande systemet med ytterligare ett verksamhetsnära IT-
3 (5) stöd, Oliven. Oliven används för att registrera statistik avseende utbetalningar till enskilda för nödvändig respektive planerad vård med stöd av EGfördraget eller förordning 574/72. I Oliven registreras också statistik avseende utfärdade förhandstillstånd, E 112. Genom Försäkringskassan nya utbetalningssysten SAP redovisas antalet förmånstagare, deras utbetalningar och länder. Uppgifterna kan specificeras till respektiver berörd förmån: bostadstillägg till pensionärer, äldreförsörjningsstöd efterlevandepension. Inom området försäkringstillhörighet och tillämplig lagstiftning registreras samtliga ärenden i handläggningsregistret Mälker. Detta gör det möjligt att ta fram uppgifter om utsändning från Sverige samt registrering av försäkringstillhörigheten enligt Socialförsäkringslagen. Kommande förändringar Försäkringskassan har genomfört en kartläggning och en förstudie med inriktning att identifiera och visa vilka som problem måste lösas för att Försäkringskassans uppgifter om försäkringstillhörighet ska finnas lagrad på ett kvalitativt bra sätt. För närvarande genomförs en förstudie med syftet att skapa ett handläggningssystem (ÄHS) för försäkringstillhörighet. Efter förstudien kommer det att bli aktuellt med ett genomförandeprojekt med inriktningen att det nya systemet ska kunna tas i bruk i juni 2009. Genom detta system kommer det att bli möjligt att följa vilka personer som registreras respektive avregistreras från det svenska socialförsäkringssystemet. I avvaktan på att ärendehandläggningssystemet ska bli klart använder de tre internationella kontoren (Malmö, Sunne och Haparanda) handläggningsregistret Mälker i vilket samtliga ärenden rörande försäkringstillhörighet och lagval registreras. Detta system har även en statistikfunktion vilket gör att utvecklingen av denna typ av ärenden går att följa. När det gäller såväl införandet av EG-förordningarna 883/04 med tillämpningsförordning samt det nationella genomförandet av EESSI (Electronic Exchange of Social Security Information) kommer ett särskilt projekt att påbörjas efter årsskiftet 2008/2009. Projektet kommer att bestå av bland annat en normerings del, en administrativ del, en informations del och en IT del och kommer att omfatta samtliga enheter på Försäkringskassan huvudkontor, informationsstaben och IT-avdelningen. Projektet kommer att innehålla en översyn av normering och vägledningar, processer, metodstöd, blanketter, brev, informationsmaterial, utbildningar m.m. samt utveckling av det nationella IT-stödet, kopplingar och utveckling i förhållande till den internationella kontaktpunkten för EESSI. Strategiska beslut rörande hanteringen mellan berörda myndigheter, dvs. Försäkringskassan, IAF och den nya Pensionsmyndigheten kommer att tas. Arbetet med det nationella IT-stödet kommer att utgå från de tidigare gjorda förstudierna. I och med att EU kommissionen ännu inte slutit något avtal med det eller de företag som skall konstruera IT-stödet på EU-nivå finns det inte heller tillräckligt med information om vilka tekniska krav som ställs på de nationella myndigheternas IT-system.
4 (5) Det finns inte heller några dokument som skall användas istället för E- blanketterna under tiden från det att förordningarna börjar tillämpas fram till det att EESSI är färdigt att tas i bruk. Inte heller de dokument som skall sändas elektronisk i EESSI systemet är klara. Först när samtliga dessa delar är på plats är det praktiskt möjligt att genomföra utbildning av personal. Försäkringskassan bedömer att det inte varit möjligt att påbörja detta genomförande projekt eller delar av det tidigare än angivet. Detta på grund av att EG-förordning 883/04 och framför allt dess tillämpningsförordning inte är färdigbehandlad och kommer att antas först våren 2009 och tillämpas tidigast från 1 januari 2010. I september 2008 beslutades vidare att förordningarna kunde börja tillämpas före det att EESSI är klart, att det ska finnas en övergångsperiod med särskilda lösningar under en period av upp till 24 månader från den dag förordningarna börjar tillämpas. Det är således inte förrän nu som det går att få den fullständiga bilden av de normerings-, informations- och administrations förändringar som krävs. Vad gäller ITlösningen återstår fortfarande en del frågetecken. Kostnader Försäkringskassan framförde till Socialdepartementet i maj 2008 att det behövdes ytterligare 20 000 Tkr för att Sverige ska kunna uppfylla kraven om elektroniskt informationsutbyte som ställs i de nya EG-förordningarna. Vid kostnadsbedömningen utgick Försäkringskassan från tilläggsförstudien från januari 2008 där det bedömdes att det var standardssystemet SAP som skulle användas som teknisk plattform. Genom att använda standardsystemet skulle kostnaderna kunna hållas nere. Sommaren beslutades att SAP inte är möjligt att använda när det inte gäller direkt förmånshantering. Förslaget var därför att IT-stödet bör egenutvecklas. Detta kommer att innebära en betydande kostnadsökning. Någon beräkning av kostnadsökningen har inte genomförts. Beslut i detta ärende har fattats av chefen för ledningsstaben Maivor Isaksson i närvaro av verksamhetsområdeschef Ingrid Strandman, verksamhetsområdeschef Barbro Jonsson, enhetschef Christina Janzon, verksamhetsansvarig Kerstin Jacobsson och verksamhetsutvecklare Jan Inge Samuelsson Apelgren, den senare som föredragande. Maivor Isaksson Jan Inge Samuelsson Apelgren
5 (5)