KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING 2013:2-003 Reglemente samt utförligare beskrivning av fonderna i balanskravsutredningen Antagen av KS 2013-02-11 19
1 Varje år ska kommunfullmäktige besluta om hur öronmärkta medel från tidigare års överskott ska användas. Syftet med åtgärder som finansieras med öronmärkta medel ska alltid vara att minska kommunens framtida kostnader eller öka kommunens framtida intäkter. Beslutet om användning av öronmärkta medel tas efter årsredovisning och beslutsunderlaget kallas för balanskravsutredning. Beslutet om balanskravsutredning efter bokslutet 2011 tog kommunfullmäktige i sitt sammanträde den 30 augusti. Nytt i årets balanskravsutredning var beslut om skapandet av två fonder, en effektiveringsfond och en socialfond, som en del av öronmärkta medel. Kommunfullmäktige gav även ett uppdrag till kommunstyrelseförvaltningen att ta fram ett reglemente samt en utförligare beskrivning av fonderna i balanskravsutredning. Kommunfullmäktige beslutade även att beslutet att ta fram ett reglemente inte skall hindra ett ianspråktagande av medel ur sociala fonden respektive effektiviseringsfonden i enlighet med de förutsättningar som anges i beslutsunderlaget om balanskravsutredningen. Kommunfullmäktige beslutade även om kravet att återrapportera till kommunstyrelsen hur medlen i balanskravsutredningen har utnyttjats en gång per år utöver kommunens bokslut. I balanskravsutredning beskrevs fonderna och dess användningsområden på ett följande sätt: En effektiviseringsfond skapas - Medel från fonden kan användas till olika typer av åtgärder som på olika sätt ska effektivisera kommunens verksamheter i syfte att minska kommunens framtida kostnader. Nämnder kan söka medel från fonden. Tilldelning beslutas av kommunstyrelse. Ansökningar ska innehålla beskrivning av åtgärden med välgrundade kostnadsanalyser samt en kalkyl av kommande kostnadsminskning. Ekonomiavdelning ska medverka i framtagandet av kalkylen. Exempel på åtgärder som kan få medel från effektiviseringsfonden: - Arbete med effektivisering av processer. Kommunen har till exempel provat LEAN-metoden under relativt kort tid inom två verksamhetsområden. LEAN kan vara en av flera metoder för att effektivisera processer som både ska leda till minskade kostnader och till bättre kvalité för brukaren och kommuninvånaren. - Omorganisationen av verksamheten. Medel kan till exempel användas till att finansiera förstudien av tänkta omorganisationen. - Strukturella åtgärder. Medel kan till exempel användas för att finansiera initialkostnader vid avveckling av en verksamhet. - Pensionslösningar vid avveckling av personal. Medel kan användas till exempel till förtidauttag vid pensioneringar. Förutsättning för åtgärden är att man inte tillsätter den aktuella tjänsten. Kommunstyrelsen delegerar HR-chefen ansvaret att ta beslut om åtgärderna över olika typer av pensionslösningar.
2 En socialfond skapas - Den sociala strukturen i kommunen har förändrats under senaste åren. Fler kommuninvånare är till exempel utan egen försörjning och fler barn lever i fattiga förhållanden. Syftet med fonden är att finansiera olika typer av förebyggande åtgärder för att minska kommunens framtida kostnader. Några närliggande kommuner har börjat arbetet med liknande fonder i syfte för att på olika sätt minska kommunens kostnader för utanförskapet. Norrköping har till exempel 2010 startat en social investeringsfond med fokus på förebyggande insatser för olika målgrupper. - Katrineholm har 2011 startat projektet Arbetslinjen i syfte att visstidsanställa personer med försörjningsstöd till kommunens förvaltningar med särskilt fokus på ungdomar. Målet med projektet att öka andelen invånare med arbete och därmed minska kommunens kostnader för försörjningsstödet. - Det främsta syftet med sociala fonden i Flen kommer att vara finansiering av åtgärder som ska leda till minskade kostnader för försörjningsstödet. Det utesluter dock inte satsningar till annan typ av förebyggande åtgärder inom andra verksamheter. Hantering av socialfonden är likadan som gäller för effektiviseringsfonden. Den totala öronmärkningen för effektiviseringsfonden och socialfonden är sammanlagt 6 575 000 kronor. Kommunfullmäktige tog redan i augusti 2012 två beslut som påverkar fondkapitalet: - totalt 800 tkr från socialfonden beslutades att reserveras till missbruksprojektet för åren 2012 och 2013 - avsätta 500 tkr för Försköna Flen 2012 och att fonderna minskas med motsvarande summa. De besluten innebär att det fanns totalt 5 275 000 kronor kvar av fondmedel efter fullmäktiges beslut i augusti. Kommunstyrelse har beslutat om ytterligare två åtgärder som finansieras med fondmedel. AU-nämnden ansökte om 3 miljoner kronor från socialfonden för att finansiera 20 nystartjobb för försörjningstagare i kommunala verksamheter. Kommunstyrelse beslutade ge nämnden medel enligt ansökan. BRM-nämnden fick 210 tkr från effektviseringfonden för att digitalisera bygglovshandlingar. Det innebär att det finns totalt 2 065 000 kronor fondmedel kvar innan bokslutet 2012. Reglementet för användning av medel från fonder i balanskravsutredning Syfte med fonder Åtgärder som finansieras med fondmedel ska alltid syfta till att minska kommunens framtida kostnader eller öka kommunens framtida intäkter. Medel från effektiviseringsfonden kan användas till olika typer av åtgärder som på olika sätt ska effektivisera kommunens verksamheter i syfte att minska kommunens framtida kostnader. Syftet med sociala fonden är att finansiera olika typer av förebyggande åtgärder för att minska kommunens framtida kostnader, främst åtgärder som ska leda till minskade kostnader för försörjningsstödet
3 Ansökan Alla nämnder kan söka medel från fonderna. Ansökan ska alltid vara behandlad av nämnden innan det skickas vidare till kommunstyrelsen. Ansökan kan göras när som helst under året. Ansökningar ska innehålla beskrivning av åtgärden med välgrundade kostnadsanalyser samt en kalkyl av kommande kostnadsminskning och/eller intäktsökning samt en beskrivning av uppföljning av vilka effekter åtgärden har gett och formerna för återrapportering av resultatet. Beredning av ärendet Innan respektive nämnd fattar beslut om ansökan av fondmedel ska ärendet beredas i samarbete med respektive förvaltning och kommunstyrelseförvaltning. Till exempel ska kommunstyrelseförvaltningens ekonomiavdelning delta i framtagande av kalkylen om åtgärdens möjliga ekonomiska effekter redan innan nämnden beslutar att ansöka medel från kommunstyrelsen. Beslut Kommunstyrelse fattar beslut av all användning med fondmedel med ett undantag. Kommunstyrelsen delegerar HR-chefen ansvaret att ta beslut om åtgärderna över olika typer av pensionslösningar. HR-chefen ska dock ta fram kommunövergripande riktlinjer för olika typer av pensionslösningar till exempel för förtida uttag. Kommunstyrelsen kan delegera även andra typer av ärenden efter ett separat beslut i kommunstyrelsen. En tjänsteman från den förvaltning som har gjort ansökan ska vara föredragande alternativt vara på plats när ansökan behandlas i kommunstyrelsens arbetsutskott och i kommunstyrelsen. Uppföljning och återrapportering Beslutet att dela medel från fonderna måste alltid innehålla en beskrivning hur uppföljning av åtgärder kommer att ske och hur resultatet av uppföljningen återrapporteras till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen ska en gång per år utöver bokslutet få ekonomisk information av alla pågående åtgärder som finansieras av fonderna. Den informationen ges till kommunstyrelsen i samband med beslutet om delårsrapporten. Exempel på användningsområden, effektiviseringsfonden - Arbete med effektivisering av processer. Kommunen har till exempel provat LEAN-metoden under relativt kort tid inom två verksamhetsområden. LEAN kan vara en av flera metoder för att effektivisera processer som både ska leda till minskade kostnader och till bättre kvalité för brukaren och kommuninvånaren. - Omorganisationen av verksamheten. Medel kan till exempel användas till att finansiera förstudien av tänkta omorganisationen. - Strukturella åtgärder. Medel kan till exempel användas för att finansiera initialkostnader vid avveckling av en verksamhet. - Pensionslösningar vid avveckling av personal. Medel kan användas till exempel till förtidauttag vid pensioneringar. Förutsättning för åtgärden är att man inte tillsätter den aktuella tjänsten. Kommunstyrelsen delegerar HR-chefen ansvaret att ta beslut om åtgärderna över olika typer av pensionslösningar.
4 Exempel på användningsområden, socialfonden - Det främsta syftet med sociala fonden i Flen kommer att vara finansiering av åtgärder som ska leda till minskade kostnader för försörjningsstödet. Det utesluter dock inte satsningar till annan typ av förebyggande åtgärder inom andra verksamheter till exempel inom skolan.