Sid 1 (16) En lärosätessatsning på Indien Projektledare Internationell koordinator Elin Ljungström Forskningsutredare Rupali Bhalerao Uppdragsgivare Prorektor Anders Fällström Ansvarig organisatorisk enhet Org.kod: 7508 Namn: Kommunikation och internationella relationer Projekttid Start: Avslut: 2016-08-31 IT-projekt Ja Nej Projektwebb http://www.kir.umu.se/internationella-relationer/ Granskad IT-chef (vid IT-projekt) Styrgrupp/uppdragsgivare Planeringsenheten Universitetsdirektör Version 1.0
Sid 2 (16) Versionshistorik Revidering av projektets syfte, tid, uppföljningsbara projektmål, budget, finansiering, byte av uppdragsgivare ska ske av rektorsmötet eller universitetsstyrelsen, instansen ska vara densamma som beslutade om projektplanen första gången. Förändringar utöver ovan nämnda, som byte av projektledare, ändrat genomförande samt milstolpar meddelar uppdragsgivaren skriftligt planeringsenheten som därmed äger rätten att lägga in den reviderade projektplan i diariet. Se Regler för universitetsgemensamma projekt och uppdrag dnr: 100-733-10 för mer information kring ändringshanteringen. Version Datum Fastställd av Utförda ändringar 1.0 Rektor Uppdragsgivare Rektor fastställer version 1.0 av projektplanen.
Sid 3 (16) Innehåll 1 Direktiv... 4 2 Beskrivning... 4 2.1 Syfte... 4 2.2 Bakgrund... 4 2.3 Projektmål... 6 2.4 Avgränsning... 8 3 Organisation... 8 3.1 Beskrivning av ansvar... 8 3.1.1 Uppföljning... 8 3.2 Bemanning... 8 3.2.1 Uppdragsgivare... 8 3.2.2 Styrgrupp... 9 3.2.3 Projektledare... 9 3.2.4 Projektgrupp... 9 3.2.5 Referensgrupp... 9 4 Genomförande... 10 4.1 Tidplan... 10 4.2 Beslutspunkter... 10 4.3 Etapper... 10 4.4 Resurser... 11 5 Ekonomi... 11 5.1 Ekonomihantering... 11 5.2 Budget... 12 5.3 Ansvarig projektekonom... 13 5.4 Projektkonton för kostnader... 13 5.5 Finansiering... 13 6 Kommunikationsplan... 15
Sid 4 (16) 1 Direktiv Den 1 januari 2014 övertog Umeå universitet ordförandeposten i och med det, det administrativa stödet för NCI, Nordiska Centrumet i Indien. Samtidigt står lärosätet mitt i arbetet med att intensifiera internationaliseringen av utbildning på grund- och avancerad nivå, inte minst lärar- och studentmobilitet. I juni fastställde rektor en ny internationaliseringsstrategi för Umeå universitet, där bland annat Indien pekas ut som ett prioriterat område för vidare utveckling. Då dessa saker sammanfaller i tid, ser universitetsledningen möjligheter både till samordning och framförallt draghjälp av NCI för att förstärka internationaliseringsarbetet mot Indien. Detta projekt ska påbörja detta arbete, det vill säga öka samarbeten och mobilitet mot indiska universitet, så att en förhöjd sådan aktivitet därefter kan ingå i universitetets ordinarie verksamhet. Ett särskilt fokus bör ligga på att öka antalet utresande studenter från Umeå universitet. Projektet ska vara riktat mot utbildningar på grund- och avancerad nivå vid Umeå universitet. Uppbyggnad av givande samarbeten kring utbytesavtal tar lång tid, ofta många år och projektet i fråga bör ses som en inledning och injektion till ett arbete där flera initiativ ska kunna tas och bereda väg för en fortsättning i ordinarie verksamhet efter projektettidens slut. Utmaningar som ligger framför oss är att finna partnerns där givande de facto reciproka avtal kan upprättas. Projektet ska också bereda möjligheten till att initiera alumnföreningar i Indien och därmed att framgent göra inresande alumner till goda ambassadörer i sitt senare arbetsliv, både inom företagsvärlden så som universitetssfären. Alumner kan också fungera som länkar och dörröppnare vid Umeå universitets ambitioner med ökade internationell praktik och uppsatsskrivande. Även utresande alumner från Umeå universitet med goda erfarenheter från utbytesstudier vid indiska lärosäten kan komma att verka som goda ambassadörer för Umeå universitet. Att erbjuda goda möjligheter till internationalisering framträder som en allt viktigare komponent för den enskilde studentens utveckling och erfarenhet inför ett, allt mer, globaliserat arbetsliv. Vid den senast publicerade rapporten från SCB gällande svenska gymnasieelevers intresse för att förlägga en del av sin högskoleutbildning utomlands svarade sex av tio ja. (SCB (2014) Gymnasieungdomars studieintresse läsåret 2013/14). 2 Beskrivning 2.1 Syfte Öka samarbeten och mobilitet mot indiska universitet. 2.2 Bakgrund I Umeå universitet 2020 vision och mål har det slagits fast under huvudrubriken Utbildning för gränslös kunskap att Umeå universitet ska ha en stark internationell dimension. Som ett led i att besanna visionen fastslogs Umeå universitets internationaliseringsstrategi för utbildning vid
Sid 5 (16) rektorsmötet 2014-06-24. Där står att läsa att Indien ska vara ett särskilt prioriterat land i det fortsatta arbetet i att stärka internationaliseringen. Nordic Centre in India (NCI) är ett samarbetsorgan nordiska och indiska universitet emellan. I dagsläget har NCI 18 medlemmar. Sedan årsskiftet 2013/2014 har Umeå universitet tagit över sekretariatet och ordförandeskapet i organisationen. Dr. Rupali Bhalerao är dess nya ordförande. I och med både medlemskapet och ledarrollen inom NCI ger Umeå universitet förbättrade förutsättningar att bedriva en satsning som detta projekt. Som en del i Umeå universitets internationaliseringsarbete är det övergripande syftet att öka mångfalden och kvaliteten i lärosätets utbildningar, öka studenternas kompetenser och förmåga att fungera i en föränderlig arbetsmarknad och ett framtida kunskapssamhälle samt bidra till studenters och lärares kulturella och globala förståelse. Umeå universitets internationaliseringsarbete är också ett verktyg för att kunna skapa ett än mer attraktivt alternativ vid val av högskolestudier både inom Sverige men även för den inresande studenten. Umeå universitet har idag sju stycken samarbeten med lärosäten i Indien, fördelade mellan medicinsk och teknisk-naturvetenskaplig fakultet. 1 Medicinsk fakultet: 1. Ett Linnaeus- Palme avtal finns idag mellan St. John s Medical College, Bangalore och läkarprogrammet. Sedan starten 2009 har två studenter per år rest till St. John s Medical College för studier i >3 månader. 2. Ett fakultetsavtal mellan St. John s Medical college, Bangalore och läkarprogrammet. Sedan 2009 har 82 stycken läkarstudenter tagits emot av St. John s för clinical courses, utbyten på 4-8 veckor som en motsvarande del i utbildningen. Teknisk-naturvetenskaplig fakultet: 3. Ett fakultetsavtal med Centre for Environmental Planning and Technology University (CEPT) University, Ahmedabad och Arkitekthögskolan. 4. Ett fakultetsavtal med Sri Ramaswamy Memorial University, (SRM) University, Chennai och fakulteten, där en student rest ut för en termins utlandsstudier. 5. Hislop School of Biotechnology, Nagpur University. 6. University of Agricultural Sciences, Ghandi Krishna Vignan Kendra (GKVK) Campus, Bangalore. 7. The National Institute of Design (NID) och Designhögskolan. Arkitektprogrammet har de tre senaste åren som en del i det tredje utbildningsåret rest till Dharavi, en stadsdel i Mumbai för research i en månad. Den insamlade kunskapen efter observationer och workshops ger en grund tillsammans med övriga kurser inom programmet som leder till det avslutande arbetet och utställning år tre. Resan initierades med hjälp av CEPT:s tidigare rektor men bedrivs i första hand idag i samarbete med flera non governmental organizations (NGO s) på plats i Dharavi. Kullarna av utresande studenter har under åren varierat mellan 35 till 55 studenter. 1 Antal studenter, både in och utresande som anges baseras på de senaste fem årens statistik om inget annat anges.
Sid 6 (16) Både läkar- och arkitektprogrammet visar på en problematik inom internationaliseringen vid Umeå universitet. Studenternas utlandserfarenheter kommer från kurser som formellt ges av Umeå universitet. Inom ramen för kurserna ingår en utlandsresa. Kurserna finansieras via ordinarie system, d.v.s. ersättning både per helårsstudent och per helårsprestation jämfört med rena utbytesavtal där universitetet endast får ersättning per helårsprestationen. I reguljära utbytesavtal får mottagande universitet helårsprestationen eftersom det universitetet utför examinationen av studenten. Universitetskanslersämbetet, utbildningsdepartementet och Statistiska centralbyrån räknar endast reguljära utbytesstudenter, inte de studenter som reser utomlands inom hela eller delar av en kurs. Umeå universitet kan av den anledningen inte räkna dessa studenter som utbytesstudenter i årsredovisningen. Sedan införandet av studieavgifter för utomeuropeiska studenter höstterminen 2011 har Umeå universitet mottagit uppskattningsvis 15 indier som avgiftsstudenter, dock är exakt antal omöjligt att ange då universitet är inte har rätt att registrera nationalitet. Umeå universitet har sammantaget tagit emot 37 stycken studenter från Indien de senaste fem åren inom ramen av befintliga samarbeten listade ovan samt utöver detta freemovers innan höstterminen 2011. Indien är, sett till geografisk yta, befolkningsantal, ekonomi samt utbildningssystem, ett av världens största samtidigt som engelska är ett av de stora språken och är därför ur ett universitetsperspektiv, ett högintressant område. Indien som nation satsar i skrivande stund stora resurser på att reformera högskole- och universitetssystemet och ökad internationalisering lyfts fram som en drivande kraft i den nödvändiga reformen (Ernst & Young (2010). New realities, new possibilities: the changing face of Indian higher education.). Tillväxtanalys har initierat en kartläggning av pågående samarbeten mellan svenska och indiska lärosäten vilken Umeå universitet kommer att bidra till. Vid Umeå universitet finns idag goda exempel på välfungerande avtal och samarbeten, men utvecklingspotentialen bedöms som stor. Detta särskilt inom tekniska och naturvetenskapliga områden då intresset för dessa utbildningar i Indien är mycket stort och utbildningarna väl sökta. Indiens högre utbildningssystem lider av en snedfördelning där många studenter läser sin grundutbildning i hemlandet men sedan har det desto svårare att gå vidare till avancerad nivå och forskningsstudier då antalet tillgängliga platser är starkt underdimensionerat och lärarbristen är stor. Därför söker sig många av dessa studenter utomlands för fortbildning (British council (2014) Understanding India - The future of higher education and opportunities for international cooperation). År 2012 reste 189 472 indier utomlands för högskolestudier (UNESCO, UIS. http://www.uis.unesco.org/education/pages/tertiary-education.aspx). Studentrekryteringsmarknaden och därför också möjligheterna till utökat samarbete med Indien är enorm. 2.3 Projektmål Satsningen på En lärosätessatsning på Indien syftar specifikt till att uppnå eller bidra till måluppfyllelse sett till flertalet av de punkter som står listade under de sex strategierna i Umeå universitets internationaliseringsstrategi för utbildning. Under strategi nummer 6: Prioriterade
Sid 7 (16) geografiska områden ska Indien prioriteras som ett geografiskt område, och att Indien ska få ett särskilt fokus då ordförandeskapet och sekretariatet för Nordiskt centrum i Indien finns vid Umeå universitet sedan januari 2014. Effektmål Nr. Mål 1. Teckna 1-3 utbytesavtal som omfattar student-, lärar- och personalutbyten med partneruniversitet i Indien. 2. Öka mobiliteten (in- och utresande) med Indien. 3. Upprätta ett nätverk för studenter och anställda vid Umeå universitet med anknytning till Indien samt minst en alumnförening i Indien. Produktmål Nr. Mål 1. Genomföra en delegationsresa till Indien som en del i arbetet att undersöka och föra dialog med potentiella partneruniversitet. 2. Genomföra en kartläggning av via vilka kanaler Umeå universitet kan använda för att öka mobiliteten (in- och utresande) med Indien. 3. Genomföra stödjande åtgärder för intresserade institutioner och program som vill till att ansöka om finansiering för projekt från till exempelvis Linnaeus-Palme och STINT grants. (Exempel på aktiviteter är India day och Internationella kontaktpersonträffar IKP) 4. Genomföra aktiviteter för att få igång ett nätverk för anställda och studenter med anknytning till Indien samt alumnföreningar i
Sid 8 (16) Indien. (Exempel på aktiviteter är India day och startträffar av nätverk.) 2.4 Avgränsning Fokus för projektet kommer att vara utbildning och internationalisering och inte forskarutbildning och forskning. Projektmedel kommer inte att finansiera rekryteringsmaterial. 3 Organisation 3.1 Beskrivning av ansvar Enligt beslutat regelverk och Umeå universitets projektmodell. För ansvarsfördelningen mellan uppdragsgivare, styrgrupp och projektledare se Regler för universitetsgemensamma projekt och uppdrag dnr: 100-733-10. 3.1.1 Uppföljning Generell uppföljning Planeringsenheten ansvarar för uppföljning av projektet. Uppföljningen sker vid samordnade tidpunkter, tertialvis (jan, maj, sept). Uppdragsgivarens och styrgruppens uppföljning Det åligger respektive projekts uppdragsgivare och eventuell styrgrupp att i dialoger med projektledare och vid interna mötesfora inom projekten mer specifikt följa upp genomförandet av projeket (inkl milstolpar). Uppdragsgivaren ska vi dessa möten ge projekten ytterligare anvisningar och direktiv. Om projektet inte klarar av att nå uppsatta mål har uppdragsgivaren och eventuell styrgrupp ett särskilt ansvar att vidta åtgärder så att detta kan ske. Projektdialoger Universitetsledningen kallar vid valda tillfällen projektledarna till projektdialog. Vid en projektdialog redogör projektledaren för projekts allmänna status, måluppfyllelse, avvikelser, risker och förhållande till tidplan. Universitetsledningen ger vid dessa projektdialoger feedback. Övrigt För ytterligare information om uppföljningsprocessen se Regler för universitetsgemensamma projekt och uppdrag dnr: 100-733-10 och www.fokus.umu.se 3.2 Bemanning 3.2.1 Uppdragsgivare Namn Anders Fällström
Sid 9 (16) Roll/Befattning Prorektor, Umeå universitet 3.2.2 Styrgrupp Projektet har en styrgrupp Ja Nej Namn Org.enhet/motsv Roll/Befattning Anders Fällström Universitetsledningen Prorektor Per Nilsson KIR Internationell strateg 3.2.3 Projektledare Namn Elin Ljungström E-post elin.ljungstrom@umu.se Namn Rupali Bhalerao E-post rupali.bhalerao@umu.se 3.2.4 Projektgrupp Projektet har en projektgrupp Ja Nej Namn Org.enhet/motsv Roll/Befattning Rupali Bhalerao Planeringsenheten Forskningsutredare Elin Ljungström KIR Internationell koordinator 3.2.5 Referensgrupp Projektet har en referensgrupp Ja Nej
Sid 10 (16) Utbildningsstrategiska rådets internationaliseringsgrupp som leds den internationella strategen Per Nilsson kommer utgöra projektets referensgrupp. Gruppen kommer fortlöpande informeras om projektets utveckling. 4 Genomförande 4.1 Tidplan Start: Planerat avslut: 2016-08-30 4.2 Beslutspunkter BP Beskrivning Datum BP1 Rektor fastställer projektplanen BP2 Rektor fastställer slutrapporten 2014-08-30 4.3 Etapper Projektet har tre övergripande parallella processer Kartläggning kartläggning av kompetenser och kontakter som finns vid Umeå universitet. Kartläggning av de regionala partners kontakter med Indien. Kartläggning av intresse för utökat samarbete med Indien vid Umeå universitets utbildningar och institutioner. Kartläggning av potentiella samarbetspartners i Indien. Utöver det förberedande arbetet vid Kommunikation och internationella relationer i samarbete med intresserade institutioner och utbildningar med att undersöka möjligheten till tecknande av avtal med nya partneruniversitet planeras en delegationsresa till Indien under projekttiden. Resans syfte är att träffa företrädare för potentiella partneruniversitet, skaffa sig kunskaper om respektive lärosäte på plats samt förbereda för eventuellt undertecknande av avtal. Delegationen kommer att utgöras av prorektor, projektgrupp samt företrädare för fakulteter som ombegrips av de nya avtalen. Avtal - föra en dialog med befintliga partneruniversitet om fortsättning och utveckling. Föra dialog med ny potentiella partneruniversitet för tecknande av nya avtal och samarbeten. Understödja ansökningar om finansiering från exempelvis Linnaeus-Palme eller STINT. Delegationsresa för vidare dialog och studiebesök vid potentiella partneruniversitet i Indien. Sprida information för ökad mobilitet krävs god information till berörda parter, både vid Umeå universitet men också vid partneruniversiteten i samarbete med kontaktpersoner på plats.
Sid 11 (16) 4.4 Resurser Funktion Namn Timmar Projektledare Elin Ljungström 1956 Projektledare Rupali Bhalerao 978 5 Ekonomi 5.1 Ekonomihantering Godkända kostnader Godkända projektkostnader är kostnader som direkt går att hänföra till projektet, dvs tillkommande kostnader som inte existerade innan projektet startade. Stödverksamhetens kostnader Kostnader för stödverksamhet på universitets-, fakultets-, förvaltnings-, institutions- och enhetsnivå är inte godkända kostnader. Det innebär att automatiskt bokförda påslag medfinansieras av respektive nivå. Medfinansiering sker enligt fastställda rutiner. Särskilt projektkonto Ett projekts kostnader och intäkter ska redovisas på ett för projektet särskilt projektkonto inom den organisatoriska enhet som ansvarar för projektet. Projektledaren meddelar snarast efter att projektplanen beslutats projektkonto till uppföljningsansvarig vid planeringsenheten. Planeringsenheten uppdaterar projektplanen med information om aktuellt projektkonto. Fakturor som ska belasta ett projekt attesteras och betalattesteras i ansvarig organisatorisk enhets ordinarie fakturaflöde. Lönekostnader ska konteras med aktuellt projektkonto i personalsystemet. Kostnader och intäkter ska bokföras löpande. Utbetalningar tertialvis Medel motsvarande de bokförda kostnaderna kommer att överföras till aktuellt projektkonto tre gånger per år (30 april, 31 augusti och 31 december) och i samband med att projektet avslutas. Utbetalningar görs endast för de kostnader som är godkända i projektplanens budget. Saldo mellan åren Eventuellt saldo som är bokfört på projektkontot per 31 dec överförs till nästa budgetår så länge projektet pågår. Projektavslut Beviljat belopp får ej överskridas. Om ett projekts kostnader av någon anledning blir högre än beviljade medel får ansvarig organisatorisk enhet bära den överskjutande kostnaden.
Sid 12 (16) Om ett projekts kostnader av någon anledning blir lägre än beviljade medel får ansvarig organisatorisk enhet inte förfoga över den positiva differensen. 5.2 Budget 2014 2015 2016 TOTALT INTÄKTER Anslag 796 775 584 2 155 Bidrag - - - - Summa 796 775 584 2 155 KOSTNADER 2014 2015 2016 TOTALT Personalkostnader 181 445 303 930 Lokalkostnader 15 30 30 75 Övriga driftskostnader 600 300 250 1 150 Räntekostnader - - - - Avskrivningar - - - - Summa 796 775 583 2 155 SALDO 0 0 1 0 Kommentarer till budgeten: Personalkostnader: Elin Ljungströms tjänst som internationell koordinator på 50 procent Lokalkostnader: Kostnader för Elin Ljungströms kontor Övriga driftkostnader Resor: Under 2014 planeras en delegationsresa från Umeå universitet till Indien. Tanken är att universitetsledningen och fakultetsrepresentanter ska besöka partneruniversitet samt delta i någon mässa/konferens. Innan delegationsresan blir av i december är det viktigt att anordna en resa med projektledarna till ett antal partneruniversitet för diskussioner om agenda för kommande delegationsresa. Projektet ska stå för hälften av resekostnader för fakultetsrepresentanternas (ca 10 personer) resekostnader, samt hela resekostnader för fyra personer som ingår i projektet. Under 2014 räknar projektet med en del inrikes resor till landets lärosäten och Svenska Institutet för att etablera samarbeten inför mässor och rekryteringskampanjer i Indien. Eventuella avgifter för deltagande i mässor och konferenser ingår under denna post. År 2015 och 2016 kommer att innebära ytterligare
Sid 13 (16) resor med syftet att följa upp de upprättade kontakter- diskutera nya ansökningar med en del av dessa- diskutera framtida satsningar- utvärdera samarbetet Campusaktiviteter- I samband med India Day den 4 september blev det uppenbart att flera aktörer i regionen är intresserade av initiera samarbete med indiska partner. Umeå universitet kommer att anordna campusaktiviteter med fokus på olika fakulteters intresse i Indien och genom dessa få feedback och förslag på kommande årets arbete. Det innebär att bjuda in gäster från andra delar av Sverige/Norden/världen som föreläsare till Umeå universitet. Det planeras eventuellt liknande aktiviteter även 2015 i både uppföljningssyfte men även att stärka det nätverk och de kontakter som etableras på campus samt med regionala partners under 2014. Övriga Medel behöver reserveras för arbete med bilder, informationsinsatser i form av reklamfilmer, inköp datorer och annan utrustning, boka lokaler, lönerevision, resurser i form av studentambassadörer vid behov, benchmarking med andra lärosäten i Sverige/Norden/EU/Världen. En alumndatabas kommer att byggas upp under perioden 2014-2016. 5.3 Ansvarig projektekonom Projektekonom Christina Granström Saha E-post christina.granström-saha@umu.se 5.4 Projektkonton för kostnader Projektkonton för kostnader Projektkonto Projektkonto V-het År Summa (nr) (benämning) (nr) 750830210 En lärosätessatning på Indien 11 2014 2015 2016 796 775 583 TOTALT 2 155 5.5 Finansiering Projektkonton för finansiering Projektkonto Projektkonto V-het Kontotyp År Summa
Sid 14 (16) 700011040 Indraget myndighetskapital GU 11 Universitetsgemensamt Inst/motsv finansiering Extern finansiering 2014 2015 2016 796 775 583 TOTALT 2 155
Sid 15 (16) 6 Kommunikationsplan Målgrupp Kommunikationsmål Aktivitet/kanal Tid Ansvarig Alla anställda Veta att projektet pågår Göra: bidra med synpunkter och idéer Aurora Nyheter för anställda Aktum Löpande Projektledare Redaktör Aktum Redaktör för nyhetsbreven Universitetsledningen Veta hur projektet fortskrider Prorektor är ordförande i styrgruppen och kan informera och förankra mot övriga ledningen Vid behov Uppdragsgivare och projektledare Fakultetsledningar Fakultetskanslier Känna till att projektet pågår Veta hur projektet fortskrider Universitetsledningens informationsträffar med Vid behov Uppdragsgivare och projektledare Internationella Känna engagemang prefekter och fakultetsledningar kontaktpersoner Tycka att det är en positiv satsning Kanslichefsmöten Prefekter Göra: bidra med synpunkter och Chefsnytt Enhetschefer förvaltningen idéer Möten med USSR Utbildningsstrategiska rådet (USSR) Studenter vid UmU Veta att projektet pågår Känna att UmU prioriterar Nyheter umu.se Information till studentkårerna Löpande Projektledare och uppdragsgivare internationaliseringsfrågor. Information till administratörer Göra: bidra med synpunkter och vid institutioner och idéer utbildningar för vidare spridning
Sid 16 (16)