Universitetskanslersämbetets Ämbetsguide Universitetskanslersämbetets Ämbetsguide omfattar tre delar om styrning av ämbetet. I del fyra anges den praktiska arbetscykeln. 1 Instruktion för ämbetet regeringens beslut om UK-ämbetets huvuduppdrag. 2 Universitetskanslersämbetets interna policy, Ett ämbete i förnyelse - tolkar uppdraget och ger riktning för hur det ska genomföras. 3 Universitetskanslersämbetets prioriteringar för 2013 2015, en policy/plan för det som särskilt uppmärksammas för att vårt uppdrag ska lösas med hög kvalitet. Juni 2013
Förordning (2012:810) med instruktion för Universitetskanslersämbetet Uppgifter 1 Universitetskanslersämbetet ansvarar för uppgifter i fråga om kvalitetssäkring, granskning av effektivitet, uppföljning, tillsyn och chefsutveckling. De uppgifter som Universitetskanslersämbetet ansvarar för rör 1. universitet och högskolor som omfattas av högskolelagen (1992:1424), 2. enskilda anordnare av utbildning som kan leda fram till en examen som får utfärdas enligt lagen (1993:792) om tillstånd att utfärda vissa examina, och 3. enskilda anordnare av utbildning på högskolenivå som får statsbidrag. Myndigheten har också uppgifter som rör andra utbildningar på eftergymnasial nivå enligt vad regeringen beslutar särskilt. Kvalitetssäkring 2 Myndigheten ska ansvara för kvalitetssäkring av högskoleutbildning genom 1. utvärdering av utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå, och 2. prövning av frågor om examenstillstånd enligt 1 kap. 11, 12, 14 och 15 högskolelagen (1992:1434) samt 7 lagen (1993:792) om tillstånd att utfärda vissa examina. Tillsyn 4 Myndigheten ska utöva tillsyn över verksamheten inom sitt ansvars-område. Chefsutveckling 5 Myndigheten ska främja chefsutvecklingen inom högskolan. Arbetets bedrivande 6 Myndigheten ska integrera ett jämställdhetsperspektiv i sin verksamhet. Ledning 7 Myndigheten leds av en myndighetschef. 8 Vid myndigheten ska det finnas ett insynsråd som består av högst nio ledamöter. I insynsrådet ska studenter vara representerade. Organisation 9 Myndigheten ska upplåta lokaler och sköta administrativa, föredragande och handläggande uppgifter åt Överklagandenämnden för högskolan och Högskolans avskiljandenämnd. Anställningar och uppdrag 10 Universitetskanslern är myndighetschef. Personalansvarsnämnd 11 Vid myndigheten ska det finnas en personalansvarsnämnd. Tillämpligheten av vissa förordningar 12 Myndigheten ska tillämpa personalföreträdarförordningen (1987:1101). Granskning av effektivitet och uppföljning 3 Myndigheten ska ansvara för 1. granskning av hur effektivt verksamheten bedrivs vid universitet och högskolor, 2. uppföljning, omvärldsbevakning och analys av frågor inom myndighetens ansvarsområde, och 3. officiell statistik enligt förordningen (2001:100) om den officiella statistiken.
Enligt arbetsordningen är policydokument styrdokument som innehåller Universitetskanslersämbetets övergripande målsättningar eller viljeinriktningar. Universitetskanslersämbetets policydokument Ett ämbete i förnyelse Universitetskanslersämbetet är en ny myndighet med en lång historisk bakgrund. Vi ska genomföra vårt uppdrag att granska Sveriges största statliga sektor, högskolesektorn, på ett trovärdigt, lyhört och självständigt sätt. Vi ska vara en självklar kunskapsnod inom högskolesektorn. Vårt uppdrag Universitetskanslersämbetet är en myndighet för granskning, analys och utveckling av den svenska högskolan. Regeringen är vår uppdragsgivare. Lärosäten och studenter är de som i första hand påverkas av resultatet av vårt arbete. Men vår betydelse är vidare än så - genom vår verksamhet bidrar vi till att stärka Sverige som kunskapsnation. Vår roll och våra värden Svenska lärosäten åtnjuter en hög grad av autonomi. Medborgarna ska samtidigt veta vad resurserna används till, att utbildningen håller hög kvalitet, att verksamheten bedrivs på ett rättssäkert sätt och att resurserna används effektivt. Det är huvudsyftet med vår granskning, uppföljning och tillsyn. Våra resultat ger en grund för utveckling av högskolesektorn. Hög kvalitet i högre utbildning stärker det svenska samhället och Sveriges konkurrenskraft. Vi har som myndighet ett ansvar för att utveckla vår verksamhet i takt med att nya krav uppstår genom förändringar i omvärlden och politiken. För att lyckas måste vi ha goda relationer med dem som verkar inom och i anslutning till högskolan. Det handlar om studenter och en mångfald grupper inom högskolan, men även arbetslivet, systermyndigheter, organisationer och politiska beslutsfattare. Alla dessa grupper ska uppfatta oss som trovärdiga, lyhörda och självständiga. Trovärdiga vi har välgrundade fakta, är sakliga och agerar på ett omdömesgillt sätt. Lyhörda inåt och utåt vi är öppna och visar respekt för andras kunnande och villkor samt tar prestigelöst till oss olika perspektiv. Självständiga vi formar våra metoder, analyserar och fattar beslut med hög integritet. Detta ska vi göra Vår granskning innebär att utvärdera kvaliteten i utbildningarna, övervaka att verksamheten bedrivs på ett rättssäkert sätt och granska hur effektivt lärosätena använder sina resurser. Vi ska också utveckla och producera statistik samt analysera företeelser inom och nära högskolesektorn. Vi integrerar ett jämställdhetsperspektiv i vår verksamhet. Sverige är alltmer sammanflätat med andra länder och studenter och lärare söker sig till verksamheter utanför hemlandet. Det internationella perspektivet ingår som en naturlig del i vår verksamhet och våra relationer. Vi ska delta i det internationella samtalet om högre utbildning. Resultatet av vårt arbete är viktigt för landet och av intresse för många grupper i samhället. Våra resultat ska vara lättillgängliga för alla som efterfrågar dem. Vi strävar efter att kontinuerligt utveckla våra presentationsformer och anpassa vår kommunikation till olika målgrupper. Samverkan som arbetsmetod Samverkan är en förutsättning för att vi ska kunna utföra vårt arbete med hög kvalitet. Vi engagerar sakkunniga att delta i vårt arbete inom olika områden. Internt ska vi arbeta med effektiva stödsystem och söka innovativa arbetsformer som främjar samverkan. Genom samarbete kan vi använda vår samlade kompetens mest effektivt. Grunden för ett aktivt samarbete är en helhetssyn på vår gemensamma uppgift. Internkommunikationen hjälper oss att skapa helhetsperspektivet, agera som en samlad myndighet och visa riktningen framåt. Vi är en kunskapsorganisation och kontinuerligt lärande och utveckling ska vara ledstjärna i vår verksamhet. Medarbetare ska ha kunskap om hela myndighetens verksamhet. Engagemang och arbetsglädje ska prägla vardagen på Universitetskanslersämbetet. Både internt och externt är vår grundhållning en vänlig professionell attityd och respekt för varje individ vi möter. Universitetskanslern och den nationella nivån Från 1600-talet till 1950-talet: kansler var ett hedersuppdrag 1964: Universitetskanslerämbetet, UKÄ inrättas traditionella ämbetsmän kunde utses till kansler, - stark centralstyrning av resurser och utbildningsinnehåll 1960-talet: Stark expansion av tillströmningen till högre utbildning 1977: Högskolereformen (U68:s förslag) - Enhetligt högskolebegrepp, all eftergymnasial utbildning - Yrkesinriktning och totaldimensionering - Universitets- och högskoleämbetet, UHÄ starkt verk med stora beslutsbefogenheter 1980-talet: Minskning av centralstyrningen, kanslern hämtas från akademin (f.d. rektorer) 1990-talet: Autonomi och frihet UHÄ läggs ner 1995: Högskoleverket fokus på utvärdering och tillsyn 2013: Universitetskanslersämbetet
Planer är enligt arbetsordningen styrdokument som enligt lag eller förordning ska finnas vid UK-ämbetet samt andra planer som ämbetet bestämmer. Universitetskanslersämbetets policy/plan för 2013-2015 Prioriteringar Universitetskanslersämbetets huvuduppdrag enligt instruktionen är det centrala för verksamheten. De fyra prioriteringarna anger var ämbetet behöver bli bättre för att lösa sina huvuduppdrag. Redan under 2013 inleds arbetet med prioriteringarna och dessa kommer att ligga till grund för verksamhetsplaneringen för 2014-15. Efterhand som arbetet fortskrider kan prioriteringar bytas ut mot andra i dokumentet Ett ämbete i förnyelse. Inom de angivna prioriteringarna ska nya insatser redovisas dels ämbetsgemensamt och dels avdelningsvis. 1. Kunskapsnod Ur förnyelsedokumentet: Vi ska vara en självklar kunskapsnod inom högskolesektorn. Lärosäten och studenter är de som i första hand påverkas av resultatet av vårt arbete. Men vår betydelse är vidare än så genom vår verksamhet bidrar vi till att stärka Sverige som kunskapsnation. Resultatet av vårt arbete är viktigt för landet och av intresse för många grupper i samhället. Våra resultat ska vara lättillgängliga för alla som efterfrågar dem. Universitetskanslersämbetet ska vara naturligt centrum för kunskap om svensk högskola genom att besitta och förmedla fakta om sektorn. Vi ska utifrån kvalificerade analyser, utvärderingar och tillsynsverksamhet ge en allsidig och korrekt bild av svensk högre utbildning. Vi ska strukturera, analysera och dra slutsatser som är av vikt för och om sektorn. Resultaten ska fokusera på nyckelfrågor, vara användbara för berörda aktörer och ge en grund för utveckling av högskolesektorn. Våra underlag ska hålla hög kvalitet för att skapa förtroende för våra expertkunskaper. En bred krets av människor ska kunna ta del av våra resultat. Vi ska anpassa vår kommunikation till olika grupper och våra presentationsformer ska kontinuerligt utvecklas. 2. Internationellt perspektiv Ur förnyelsedokumentet: Sverige är alltmer sammanflätat med andra länder och studenter och lärare söker sig till verksamheter utanför hemlandet. Det internationella perspektivet ingår som en naturlig del i vår verksamhet och våra relationer. Vi ska delta i det internationella samtalet om högre utbildning. Ett aktivt internationellt perspektiv stärker vår förmåga att genomföra våra uppdrag. Vi ska följa utvecklingen inom den internationella högskolevärlden och delta i den internationella diskussionen där högskolefrågor och utbildningspolitik analyseras och diskuteras. Vi behöver ha förmåga att sätta in våra nationella utmaningar i ett större sammanhang. Ökad globalisering och vidgade teknikmöjligheter påverkar högskolevärlden med bland annat förändrade undervisningsformer. Vi ska följa vad det får för betydelse för samhället, lärosäten och studenter. En internationell utblick ger oss också bättre beredskap att ta ansvar för att utveckla vår verksamhet i takt med att nya krav uppstår. Ett ökat internationellt perspektiv betyder också att vi ska dela med oss av kunskaper, metoder och resultat. 3. Samverkan Ur förnyelsedokumentet: Samverkan är en förutsättning för att vi ska kunna utföra vårt arbete med hög kvalitet. Genom samarbete kan vi använda vår samlade kompetens mest effektivt. Grunden för ett aktivt samarbete är en helhetssyn på vår gemensamma uppgift. Ökad samverkan ska prioriteras av flera skäl. Dels därför att en tätare samverkan ska leda till att våra kunskaps- och kompetensområden skapar en mer fullödig helhetsbild av den komplexa högskolan. Dels därför att vi internt ska bli effektivare genom att ha kunskap om de olika områden som ingår i Universitetskanslersämbetet, och använda våra kompetenser på ett bredare sätt. Samverkan kan ta sig uttryck på olika sätt - gemensamma projekt, arbets-grupper eller andra interna uppdrag. Interkommunikation ska underlätta och stödja strävan till kontinuerligt lärande inom ämbetet. När vi samverkar med externa sakkunniga bidrar det till en hög kvalité i vårt arbete. Det lägger också grund till goda relationer med dem som verkar inom och i anslutning till högskolan. 4. Processer och stödsystem Ur förnyelsedokumentet: Internt ska vi arbeta med effektiva stödsystem och söka innovativa arbetsformer. Som nystartad myndighet behöver UK-ämbetet bygga upp stödsystem och processer anpassade för myndighetens sakverksamhet, administration och ledning. Universitetskanslersämbetet är en liten myndighet med stram budget, vilket gör det viktigt att hitta smarta arbetssätt. Det är nödvändigt i det dagliga arbetet men även för att utveckla verksamheten i takt med att nya krav ställs på ämbetet. Innovativa arbetsformer ska prövas för att ge utrymme för nya infallsvinklar på våra sakområden. Det kan handla om att utveckla och förvalta t. ex. ledningsprocesser, planering- och uppföljningsprocesser, intern- och extern kommunikation, administrativa rutiner, samverkan och kvalitetssäkringsprocesser som gör att verksamheten löper effektivt. Det handlar också om adekvata stödsystem, t. ex IT-system och externa samarbeten som stödjer verksamheten på ett kostnadseffektivt sätt. Lästips: En statsförvaltning i förnyelse, Jämställdhetslagen, Förvaltningslagen Regeringens IT-strategi
Den praktiska arbetscykeln Policyn Ett ämbete i förnyelse är en central utgångspunkt för verksamhetsplaneringen. Policy/planen med prioriteringarna ska konkretiseras och integreras i verksamhetsplaneringen. Framtagandet av konkreta aktiviteter/arbete för prioriteringarna sker avdelningsvis, parallellt med planering av verksamhet och budget. Avdelningarna arbetar in ämbetsguidens prioriteringar i sina avdelningsplaner. Ledningsgruppen diskuterar gemensamt konkretiseringen av ämbetsguiden i avdelningarnas arbete. Ledningsgruppen deltar även i uppföljningen av ämbetsguiden. Verksledningen är ansvarig för uppföljning, utvärdering samt revidering av policyn och policy/planen som styrinstrument. Planeringschefen ansvarar för integreringen i verksamhetsplaneringen och det praktiska arbetet med anvisningar, sammanställning, uppföljning mm. Hur aktiviteterna/arbetet med prioriteringar och uppföljningar integreras i VP-dokumentet utformas i större detalj efter hand.