AGENDA till Ålands miljö- och hälsoskyddsmyndighets styrelses sammanträde tisdagen 5 juni 2012, Norragatan 17, Mariehamn. Paragraf Ärende 28 Sammankallande och beslutförhet 29 Justering av protokoll 30 Fastställande av föredragningslistan 31 Anskaffning av fältbil till laboratoriet 32 Anskaffning av nytt analysinstrument till laboratoriet 33 Hyresavtal för Zoodiaken 34 Budget 2013 Karl-Erik Williams Ordförande
PROTOKOLL 28-34 Datum och tid 5 juni 2012 kl.16:15 17.30 Plats Norragatan 17, Mariehamn ande Karl-Erik Williams ordförande Jan Lindgrén Mikael Lindholm Hillevi Ahlbeck Sofie Roxbäck ersättare Karl Fagerholm ersättare Frånvarande Elin Sundback vice ordförande Ronny Eriksson Carola Boman Föredragande Anders Göransson Vik. myndighetschef, tillika föredragande Protokollförare Christina Haldin Tf. förvaltningssekreterare Övriga Protokolljustering Protokollet förklaras justerat Karl-Erik William Anders Göransson Ordförande Föredragande Utdragets riktighet bestyrks
28 Sammankallande och beslutförhet Sammanträdet förklaras lagenligt sammankallat och beslutfört. 29 Justering av protokoll Protokollet förklaras justerat när det har undertecknats av mötets ordförande och kontrasignerats av föredragande. 30 Fastställande av föredragningslistan Föredragningslistan fastställs. 31 Anskaffning av fältbil till laboratoriet Styrelsen beslutar upphandla en fältbil av modellen Isuzu D-Max Space Cab 4x4 Picup till laboratoriet från ZeBra Bil till priset 27 000 euro. Bilaga 31 a-c. Enligt landskapsregeringens budgetdirektiv ska beslut om anskaffningar överstigande 20 000 euro fattas av styrelsen vid ÅMHM. I budget 2012 finns 28 000 euro reserverat för inköp av en bil för laboratoriets provtagning i fält för Ålands landskapsregerings vattenövervakningsprogram. Laboratoriet gjorde i april en anbudsförfrågan till samtliga åländska bilförsäljare och annonserade i de åländska lokaltidningarna men fick inget anbud. fattades därför i enlighet med 27 1 punkten lag om offentlig upphandling (FFS 348/2007) om att övergå till direktupphandling. ZeBra Bils anbud uppfyller kraven i anbudsförfrågan. Bilaga 31 a-c. Lagen om offentlig upphandling är antagen på Åland genom landskapslag (1994:43) angående tillämpning i landskapet Åland av lagen om offentlig upphandling.
32 Anskaffning av nytt analysinstrument till laboratoriet Styrelsen anser det skäligt att göra denna anskaffning och en offentlig upphandling görs med förfrågningsunderlag, kravspecifikation, begärande av anbud, anbudsutvärdering enligt uppställda kriterier. Styrelsen fattar därefter beslut om att anta det enligt kriterierna bästa anbudet. Kostnaden uppskattas till ungefär 30000 euro. Enligt landskapsregeringens budgetdirektiv ska beslut om anskaffningar överstigande 20 000 euro fattas av styrelsen vid ÅMHM. Laboratoriet har som ett av sina viktigaste och mest använda analysinstrument en atomabsorptionsspektrofotometer (AAS) av flammodell. Detta instrument används både för analys av vatten och jordprover. Instrumentet utför ca 18000 analyser per år. Instrumentet är nu så gammalt att tillverkaren om ett drygt år inte längre är skyldig att tillhandahålla reservdelar. Laboratoriet har därför i sin verksamhetsplan (det balanserade styrkortet) angett att instrumentet byts ut senast 2014. Denna kostnad om ca 30-35 000 euro kunde med fördel belasta årets budget då medel finns medan de kommande åren troligen inte bereder utrymme för den nödvändiga investeringen. 33 Hyresavtal för Zoodiaken Styrelsen beslutar att ÅMHM genom styrelsen ingår hyreskontrakt med fastighetsägare Erik Sundblom avseende nybyggda lokaler för smådjurskliniken Zoodiaken i källaren på Norragatan 17, Mariehamn enligt alternativ 2 i bilaga 33 a vilket innebär att ÅMHM betalar en kontantinsats om 115 000 euro. Kontrakt skrivs med en hyresnivå om 1 380 euro/månad. Där ÅMHM har ett års uppsägningstid och en bindningstid till och med 31.12.2016 (enligt nu gällande avtal) och hyresvärden har ett års uppsägningstid, men rätt att säga upp ÅMHM som hyresgäst först från och med 31.12.2019. Om hyreskontraktet bryts innan kontrakttidens slut blir den brytande parten ersättningsgill.
Myndighetschefen får i uppdrag att ta fram ett hyreskontrakt med Erik Sundblom och rätt att teckna hyreskontrakt enligt ovanstående. Bilaga 33a-b. 18 /18.4.12 Till följd av att en flyttning av hela veterinärverksamheten till källaren på Norragatan17 kräver större utrymmen och därav förhöjda ombyggnadskostnader om 22.000 föreslås följande finansieringsalternativ. 22.000 betalas till fastighetsägare Ålands Bygg Ab då ombyggnationen inleds och resterande 93.000 betalas i form av en högre hyra under 7 års tid. Under bindningstiden innebär flytten av veterinärverksamheten inte en förändrad hyreskostnad jämfört med dagsläget. Ledamöterna bekantade sig med utrymmena. Efter att styrelsen 13.7.2011 beslutat ingå hyreskontrakt med fastighetsägaren avseende ombyggnad av lokaler för smådjursmottagningen Zoodiaken har det visat sig att det planerade utrymmet är för litet för hela veterinärverksamheten som även omfattar nyttodjursvården. Efter veterinäromställningen som skedde sommaren 2011 använder även de två veterinärer som jobbar på fältet Zoodiaken som sitt stationeringsställe. I praktiken innebär detta att en hel del veterinärutrustning, medicinlager, instrument o.s.v. avsedda för nyttodjur ska hanteras på Zoodiaken. Därtill kommer ett stort krav på tvättmöjligheter för såväl fältveterinärerna som all utrustning. Allt detta skedde tidigare hemma hos den nu pensionerade nyttodjursveterinären, bilaga 18 a. Till följd av det ökade utrymmeskravet för veterinärverksamheten har hyresvärden föreslagit ett kontorsutrymme på ca 15m². En del av kontorsutrymmet skulle inredas till groventré - tvättstuga. Hyresvärden har beräknat att ombyggnad av detta tilläggsutrymme skulle kosta ca 22.000. 38/13.7.11 Styrelsen beslutar ingå hyreskontakt med fastighetsägare Erik Sundblom avseende nybyggda lokaler för smådjurskliniken Zoodiken i källaren på Norragatan 17, Mariehamn. Hyreskontraktet binds på ca 7 år så att flytten av smådjurskliniken inte innebär en förändrad hyreskostnad. Om hyreskontraktet bryts innan kontrakttidens slut blir den brytande parten ersättningsgill. Efter bindningstidens utgång ska endast en grundhyra för lokalerna tas ut.
Myndighetschefen får i uppdrag att ta fram ett hyreskontrakt med Erik Sundblom och rätt att med stöd av detta beslut teckna hyreskontrakt enligt ovanstående. Budgetmoment 45.60.20. Bilaga 38. ÅMHM har ansvar enligt 1 landskapslag (2007:115) om Ålands miljö- och hälsoskyddsmyndighet att tillhandahålla veterinärvård i landskapet. Myndigheten håller i detta syfte en smådjursklinik Zoodiaken, vars lokaler i Jomala hyras av Jomala kommun. Vid omstruktureringar av huvudkontoret vid Norragatan 17 har myndigheten lösgjort en sammanhängande yta på ca 100 m 2 i källaren. En skiss för eventuell flytt av smådjurskliniken Zoodiaken har tagit fram i samråd med fastighetsägaren Erik Sundblom. Ombyggnaden beräknas kosta 93 000 euro och utförs av fastighetsägaren, som tar ut kostnaden i hyra och bindningstid i ett nytt hyreskontrakt. mandatperioden. 34 Budget 2013 Fortsatt diskussion om budget 2013. Styrelsen fastställer budgetsförslaget enligt bilaga 34 a-b och beslutar att översända det till Ålands landskapsregering för vidare handläggning. fattas om att myndighetschefen ges mandat att göra mindre justeringar i budgetförslaget. Budgetdirektiv har ännu inte erhållits av Ålands landskapsregering. Bilaga 34a-b. 26 /15.5.12 Budget 2013 Inledande diskussion om budget 2013. Diskussionen fortsätter under följande styrelsemöte. Myndigheten ska lämna förslag till budget 2013 i början av juni. Myndigheten har vid fördragningslistans utskick ännu inte erhållit budgetdirektiv och budgetramar för år 2013 av Ålands landskapsregering. Budgetförslaget kommer att diskuteras på styrelsens möte Nr 4 den 15 maj och fastställas senare då budgetdirektiven erhållits. Vik. Myndighetschefen föredrar ärendet muntligen.