Insamlingspolicy Antagen av styrelsen för Linköpings Stadsmission 2011.05.25 Senast reviderad 2016.10.12 Linköpings Stadsmissions insamlingsverksamhet ska präglas av öppenhet, respekt, trovärdighet och kvalitet. Det finns inga svenska lagar som reglerar hur insamling av pengar hos allmänheten ska ske. Det finns heller inte några restriktioner för vem som får samla in eller till vilket ändamål. Marknadsföringslagen (2008:486), personuppgiftslagen (1998:204) samt lotterilagen (1994:1000) styr dock arbetet. Svensk Insamlingskontroll och FRII Stadsmissionen har av Svensk Insamlingskontroll utfärdade 90-konton. Gåvokonto finns angivet i årsredovisningen, på hemsidan, i annonser och informationsmaterial. Stadsmissionen är medlem i FRII (Frivilligorganisationernas insamlingsråd) och följer det regelverk för insamling som bl a anges i FRII:s kvalitetskod antagen vid FRII:s årsmöte 2013.05.12 (uppdaterad 2015.05). Gåvor Linköpings Stadsmission eftersträvar att finansiera verksamheten på flera olika sätt: avtal, medlemsavgifter, gåvor, testamenten, kollekter, ansökningar ur fonder och stiftelser, samt intäkter från egen försäljning. Insamlade medel är en viktig del av finansieringen. Stadsmissionen får gåvor i form av pengar, begagnade möbler, kläder, husgeråd m m samt av tjänster. Gåvor tas emot från enskilda, församlingar, föreningar, organisationer, fonder och företag. Eventuellt överskott av egen försäljning går tillbaka in i verksamheten. Insamlingsmål samt årsplan för insamling Under vårens målarbete sätts insamlingsmålen för kommande år. Vid olika former av insamlingar kampanjer o dyl - ska insamlingens ändamål framgå tydligt. Ansvarig för årsplan: Ledningsgrupp Gåvogivare får inte styra verksamheten genom att förbinda en gåva med krav på verksamheten. Om givaren knutit villkor till gåvan som inte kan uppfyllas av organisationen ska givaren kontaktas och gåvan återlämnas om inte förändrade villkor kan överenskommas med givaren. Ansvarig: Ledningsgruppen Om en gåva skänkts till en viss verksamhet eller ett visst projekt inom Linköpings Stadsmission ska gåvan användas för just det ändamålet. Om det inte är möjligt ska givaren vidtalas. Ansvarig: Respektive områdeschef 1
Givarens rättigheter Givaren ska när som helst kunna få reda på namn på organisationens förtroendevalda och ledning. Givaren ska fritt kunna ta del av organisationens senaste årsredovisning. Givaren ska bemötas på ett korrekt och professionellt sätt från organisationens representanter och får aldrig utsättas för press. Linköpings Stadsmission gör inte en första begäran om bidrag i form av en faktura. Om en givare, inom rimlig tid, kräver tillbaka en gåva eller tar tillbaka ett löfte om gåva ska detta i största möjligaste mån respekteras. Om Linköpings Stadsmission mottar en gåva som uppenbarligen är avsedd för annan mottagare ska gåvan omgående överföras till den andra mottagaren. I tveksamma fall ska givaren kontaktas så att det kan bli klarlagt vem som ska ha gåvan. Ansvarig: Ekonomifunktionen Eventuella klagomål som rör insamling - t ex hur insamlade medel använts - tas emot och handläggs av Ledningsgruppen. Privata givare Linköpings Stadsmission månar om och vill ta vara på den enskildes engagemang. Med hänsyn till miljömässiga och ekonomiska faktorer väljer Stadsmissionen att inte skicka ut tackbrev till varje enskild givare. Insamlingsregister Linköpings Stadsmission lagrar givares uppgifter (personnummer, namn, postadress, belopp och datum) i ett insamlingsregister i syfte att hantera administrationen kring insamlade medel samt kommunikation till givarna. Uppgifterna hanteras enligt PUL (Personuppgiftslagen) och grundar sig på s k intresseavvägning, d v s att det ligger i Stadsmissionens intresse ett upprätthålla en relation till sina gåvogivare. Inga känsliga personuppgifter lagras. Uppgifterna sparas upp till tre år efter senaste gåva. Givaren kan när som helst begära information om vilka personuppgifter som finns registrerade och/eller begära rättelse av felaktiga uppgifter. Givare har också rätt att när som helst tacka nej till utskick och material från Linköpings Stadsmission samt till att personuppgifter sparas. En givare kan välja att vara anonym. En givares namn publiceras inte utan dennes medgivande. Stadsmissionen lämnar aldrig ut givares uppgifter till företag eller organisationer. Linköpings Stadsmission är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som nämns ovan. Personuppgiftsombud: Marknads- och insamlingschefen Alla givare tackas årligen kollektivt enligt fastställd plan. Ansvarig: Marknads- och insamlingschefen 2
Församlingar, föreningar, organisationer Linköpings Stadsmission ansöker om stifts- och församlingskollekter. Ansvarig: Ledningsgrupp Fonder Alla fondansökningar sker via kansliet. Linköpings Stadsmission ansöker om medel till Stadsmissionens verksamhet inte till enskilda klienter. Däremot kan vi informera om olika fonder för enskilda. Ansvarig: Marknadsavdelningen Vänföretag Många företag vill ta ett lokalt samhällsansvar. Detta engagemang vill Linköpings Stadsmission tillvarata. Kriterier för att bli vänföretag, vad vi erbjuder och hur vi kommunicerar med och tackar våra vänföretag följer fastställd handlingsplan. Linköpings Stadsmission samarbetar inte med företag som har sin huvudsakliga näring i alkohol, spel, tobak, militär verksamhet eller vapen är verksamt inom pornografiindustrin är involverat i oetisk, korrupt eller exploaterande verksamhet. bryter mot internationella lagar och överenskommelser inom miljöområdet stödjer eller bidrar till utvecklandet av trafficking och människohandel. Ansvarig: Marknads- och insamlingschefen Att tacka nej till gåvor och samarbeten Linköpings Stadsmission ska tacka nej till gåvor eller samarbeten som inte överensstämmer med organisationens ändamål, värderingar eller arbetssätt. Skälen ska motiveras. Detta kan granskas och följas upp endast i de fall då inbetalningar inte görs anonymt. Insättningar utan avsändare kan inte följas upp och därmed inte returneras. Ansvarig: Ledningsgruppen Text och bild i insamlingsarbetet Information i samband med insamling ska vara saklig och korrekt. I allt material som rör Linköpings Stadsmissions insamlingsarbete ska insamlingsmål och kontaktuppgifter framgå tydligt. Bilder på särskilt utsatta människor används ej. Minderåriga Barn under 18 år deltar inte i Linköpings Stadsmissions insamlingsarbete. Vi riktar inte heller insamlingskampanjer (d v s förfrågan om att skänka pengar) direkt till barn under 18 år. 3
Insamlingsbössor Linköpings Stadsmission använder insamlingsbössor dels i samband med insamlingskampanjer och dels utplacerade på egna och externa butiker/matställen. Bössansvarig: Marknads- och insamlingschefen Oanvända insamlingsbössor, plomber och etiketter ordnas av ekonomifunktionen. Alla insamlingsbössor ska vara numrerade och det ska finnas en förteckning över Stadsmissionens samtliga bössor, var de är utplacerade och/eller vid vilka kampanjer de används. Dessa förteckningar över bössorna, deras användning, kvittenser av desamma samt respektive bössas insamlingsresultat i SEK betraktas som bokföringsmaterial och arkiveras i 7 år. Ansvarig: Ekonomifunktionen En insamlingsbössa som är uppställd i egen eller annans lokal ska vara fastlåst, plomberad och tydligt märkt med Linköpings Stadsmissions etikett. Bössan bör vara placerad vid butikskassa eller annan plats där den är under uppsikt. Den som ansvarar för bössan på plats ska få information om kontaktperson, rutiner vid tömning etc. Ansvarig: Bössansvarig. Vid behov av tömning, se undersidan av insamlingsbössan. Där finns en klisterlapp med namn och telefonnummer till den som är ansvarig. Den som tömmer eller byter ut bössan ska kunna legitimera sig. Insamlingsbössan får inte överlåtas eller utlånas utan bössansvarigs tillstånd. Trasig insamlingsbössa ska returneras till bössansvarig. Stöld av bössa ska polisanmälas och anmälas till bössansvarig. För insamling på allmän plats krävs tillstånd som bössansvarig eller av denne utsedd person ansöker om hos polisen. Vid insamling på allmän plats får insamlingsbössan inte lämnas utan tillsyn. Insamlingen ska övervakas av bössinsamlare eller person utsedd av bössansvarig. Insamlaren ska kunna legitimera sig och det ska framgå att vederbörande är utsänd av Stadsmissionen samt om vederbörande är anställd, volontär, eller extern konsult. Sortering i valörer av bössinsamlade pengar ska göras i två personers närvaro. Därefter lämnas pengarna i plomberade väskor till Loomis för räkning och insättning på Stadsmissionens konto i bank. Bössan plomberas direkt efter tömning av ekonomifunktion. Ansvarig för bössförteckning, räkning och insättning: Ekonomifunktionen Riksföreningen Sveriges Stadsmissioner Linköpings Stadsmission är medlem i Riksföreningen Sveriges Stadsmissioner. Samtliga medlemmar har 90-konto och är medlemmar i FRII. Riksföreningen bedriver egen insamling och vid vissa insamlingskampanjer samarbetar alla eller vissa av föreningens medlemmar. Svenska PostkodLotteriet Riksföreningen Sveriges Stadsmissioner är förmånstagare i Svenska PostkodLotteriet och ur den utdelning som tilldelas Riksföreningen söker Stadsmissionerna medel. Linköpings Stadsmission och de övriga medlemmarna i Riksföreningen följer PostkodLotteriets regelverk om projektplaner och marknadsföring av lotteriet. 4
Insamlingskostnader Med insamlingskostnader avses direkta kostnader för insamlingsarbetet såsom löner, utskick, insamlingskampanjer etc. Dessa kostnader får enligt Svensk Insamlingskontroll inte uppgå till mer än 25 % av insamlade medel. Stadsmissionens strävan är att kostnaden inte ska uppgå till mer än 10 %. Insamlingskostnaderna ska enligt kvalitetskoden redovisas tydligt. Direkta kostnader för insamlade medel redovisas på resultatenhet 88 Gemensamt, där insamlade medel bokförs. I utåtriktad information får det inte finnas formuleringar som påstår att det i insamlingen saknas administrations- och insamlingskostnader. När en vara säljs till allmänheten av extern part med uppgift om att ett belopp går till Linköpings Stadsmissions verksamhet eller viss del av verksamheten/projekt ska det anges hur stor del av beloppet som tillfaller Stadsmissionen. Förvaltning av insamlade medel Stadsmissionen har en av styrelsen fastställd placeringspolicy. Hantering och avyttring av gåvor i form av fast egendom m m Om Linköpings Stadsmission erhåller en gåva i form av fast egendom, bostadsrätt, värdepapper el dyl ska Ledningsgruppen ge ett förslag till styrelsen på hur gåvan ska hanteras. Detsamma gäller gåvor i form av lösöre till ett värde som överstiger ett prisbasbelopp. Revision Redovisning och förvaltning av insamlade medel granskas av auktoriserad revisor. Redovisning av insamlade medel Insamlade medel ska redovisas på ett sådant sätt att givare kan göra sig en bild av hur de använts. Insamlade ändamålsbestämda gåvor bokförs enligt Svenska Kyrkans redovisningskommittés rekommendation Redovisning av ändamålsbestämda gåvor. På begäran ska årsredovisning och revisionsberättelse lämnas ut. Redovisning av hur gåva använts sker gentemot givare, som så begär. Ansvarig: Ekonomifunktionen Utvärdering Insamlingsverksamheten utvärderas kontinuerligt och utvärderingar rapporteras till styrelsen. Styrelsen får kontinuerlig ekonomisk uppföljning av insamlade medel. Ansvarig: Ledningsgrupp Personal och ledningsgrupp 2011-05-12 5