HYLTE Kommunfullmäktige Hyltebruk 2011-12-01 Handlingar till Kommunfullmäktige sammanträde 2011-12-15
HYLTE Kommunfullmäktige Hyltebruk 2011-12-01 KALLELSE Kommunfullmäktige kallas till sammanträde: Plats: Forum, Hyltebruk Datum: 2011-12-15 Tid: kl. 18.30 Till ersättare för kännedom Ärendellsta: 1. Upprop 2. Val av justerare 3. Mål- och resursplan Hylte kommun MRP 2013-2015 Planeringsförutsättningar 4. Internkontrollreglemente för Hylte kommun 5. Revidering av fokusområden 6. Revidering: Policy för POSOM Psykiskt och socialt omhändertagande vid kriser, olyckor och katastrofer i Hylte kommun 7. Revidering: Ledningsplan vid en kris eller extraordinär händelse i Hylte kommun 8. Revidering: Informationsplan vid en kris eller extraordinär händelse i Hylte kommun 9. Policy för information i Hylte kommun 10. Samhällsbyggnadsnämnden Tilläggsbudgetering och omdisponering av medel 11. Återredovisning av fullmäktigeuppdrag 2011 12. Återredovisning av motioner 2011 13. Tider för fullmäktige 2012 14. Annonsering av fullmäktige 2012 15. Avsägelse: ersättare i arbets- och näringslivsnämnden 16. Val: ersättare i arbets- och näringslivsnämnden 17. Meddelanden 18. Övriga ärenden 19. Övrigt I anslutning till sammanträdet kommer 2011 års ungdomsledarpris och kulturpris att delas ut. Handlingarna finns tillgängliga på kommunkontoret och på kommunens hemsida www.hvite.se
HYLTE Kommunfullmäktige Hyltebruk 2011-12-01 Allmänheten hälsas välkommen att närvara. Karl-Anders Thorsson Ordförande Carolina Winkler Sekreterare
Kommunfullmäktige HYLTE Hyltebruk 2011-12-01 3. Mål- och resursplan Hylte kommun MRP 2013-2015 Planeringsförutsättningar Dnr 2011 KS0229 Handlingar i ärendet som bifogas kallelsen: Protokollsutdrag kommunstyrelsen 176/11 Bilaga 1 Resultatbudget Alliansen Bilaga 2 Resultatbudget Röd-gröna gruppen Kompletterande information till ramar 2013 Resultatbudget Budgetförutsättningar 2013-2015 Protokollsutdrag Kommunstyrelsens arbetsutskott 309/11 Tjänsteskrivelse kommunledningskontoret 2011-11-17 (Per Borg/Ulrika Hjort) Ärendebeskrivning kommunledningskontoret 2011-11-05 Ulrika Hjort
HYLTE KOMMUN Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2011-11-29 Sida 9 (22) 176 Mål- och resursplan Hylte kommun MRP 2013-2015 Planeringsförutsättningar Dnr 2011 KS0229 Sammanfattning Ramar för mål- och resursplan 2013-2015 grundar sig på mål- och resursplan 2012-2014 samt kommunstyrelsens föreslagna justeringar. Skatteunderlaget bygger på den befolkningsprognos som statistiska centralbyrån tagit fram daterad 2011-10-20 i övrigt bygger förutsättningar från senast kända prognoser från Sveriges kommuner och landsting (SKL) för löner och prisökning, riksbankens senaste ränteprognos samt KPAs prognos för pensioner. Beslutsunderlag - Protokollsutdrag kommunstyrelsens arbetsutskott 3 09/1 1 - Kompletteringar och justering av resultaträkning, Ulrika Hjort Arbetsutskottets förslag Efter kompletteringar och justering av resultaträkningen föreslås kommunstyrelsen föreslå fullmäktige att anta ramar för Mål- och resursplan 2013-2015, baserade på beskrivna budgetförutsättningar 2013-2015. Yrkanden Lennart Ohlsson (C) delar ut en justerad resultatbudget "Budgetförutsättningar 2013-2015", enligt bilaga 1 och meddelar att Hyltealliansen yrkar att kommunstyrelsen föreslår fullmäktige anta ramar för Mål- och resursplan 2013-2015, baserad på "Budgetförutsättningar 2013-2015" i enlighet med bilaga 1. Ronny Löfquist (S) begär ajournering. Sammanträdet ajourneras kl 14.20 14.35. Ronny Löfquist (S) meddelar att Rödgröna-gruppen yrkar enligt bilaga 2 - Skattesatsen är 21,75 kr. - Verksamhetens nettokostnad ökar med 5.1 miljoner kr, dvs blir för 2013 482 miljoner kr. Proposition Ordförande ställer proposition på de båda yrkandena och finner att kommunstyrelen beslutat i enlighet med Hyltealliansens yrkande. Kommunstyrelsens förslag Kommunfullmäktiges beslut Kommunfullmäktige antar ramar för Mål- och resursplan 2013-2015, baserad på "Budgetförutsättningar 2013-2015", bilaga 1. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
Kompletterande information till ramar 2013 2011-11-15 Exempel på påverkan på det egna kapitalet vid investeringar som kräver nyupplåning. IT investeringar motsvarande 3 000 tkr påverkar det egna kapitalet med ca 700 tkr uppdelat på räntekostnader om ca 100 tkr och avskrivningar motsvarande 600 tkr. Avskrivningarna försvinner efter 5 år då enbart räntekostnaden påverkar det egna kapitalet. Investeringar i en skola t ex motsvarande 10 000 tkr påverkar det egna kapitalet med ca 700 tkr uppdelat på räntekostnader om ca 400 tkr och avskrivningar motsvarande 300 tkr. Avskrivningarna försvinner efter 33 år då enbart räntekostnaden påverkar det egna kapitalet. Känslighetsanalysen Prisökningskompensation 1 % 2 000 tkr (prisökningskompensationen är 1,7 % för 2013)
Sedan Kommunstyrelsens sammanträde har en justering gjorts på skatteintäkterna samt inkomstutjämningen pg nya beräkningar.
MRP 2013-2015 Nämnder am tota t Verksamhet Ram 2013 Ram 2014 Ram 2015 MRP Kommunstyrelsen 35 300 36 024 36 763 108 086 Valnämnd 0 0 250 250 Räddningsnämnden 9 733 9 817 9 903 29 453 Samhällsbyggnadsnämnden 14 635 14 922 15 215 44 772 Tillsynsnämnden 90 90 90 270 Arbets- och näringslivsnämnden 32 026 32 696 33 377 98 099 Revision 748 754 759 2 261 Överförmyndaren 451 452 453 1 356 Barn- och ungdomsnärnnden 237 070 238 726 241 978 717 774 Omsorgsnämnden 151 640 155 458 159 363 466 461 Nettokostnad 481 692 488 938 498 151 1 468 781
RödGrönas ramförslag 2013-2015 111202 SK20111014, 21:75 10 100 10 100 10 100 Ram Ram Ram 2013 2014 2015 erksamhetens nettokostnad -476,9-476,9-477,1 Lönekompensation -8,2-15,1-22,1 Okat underhåll 5 kr/kvm -0,3-0,5-0,8 Prisökningskompensation -3,1-6,3-9,5 Ej fördelat till nämnderna -5,1-5,1-5,1 Organisationsutveckling 3,7 6,7 8,2 Nämndernas förslag -489,9-497,2-506,5 Ej fördelat verksamhetsnetto -5,1-5,3-5,4 Oförutsedda utgifter -1,5-1,5-1,5 Kapitalkostnad 58,6 58,6 58,6 Avskrivningar -31,0-31,0-31,0 Arbetsgivaravgift < 26 år 4,0 4,0 4,0 KP 17,0 17,0 17,0 Premie pensioner -2,4-2,4-2,3 Avgiftsbestämd ålderspension -15,1-15,7-16,4 Utbetalning pensioner -10,0-10,5-11,1 Verksamhetens nettokostnad 1-475,5-484,0-494,6 Skatteintäkter 381,2 396,8 415,4 Inkomstutjämning 89,1 89,8 91,1 Kostnadsutjämning 9,6 9,6 9,6 Generella bidrag 3,3 0,7-2,7 LSS-utjämning -12,8-12,8-12,8 Fastighetsavgift 18,5 18,5 18,5 Finansnetto -11,3-14,7-16,0 Resultat före extraordinära poster 11 2,2 4,1 8,7 Förändring av eget kapital 111 2,2 4,1 8,7 Utrymme till amorteringar och investeringar 33,2 35,1 39,7 Amortering -4,1-4,2-5,3 Utrymme till investeringar 29,1 30,9 34,4
MRP 2013-2015 Nämnder am tota t Verksamhet Ram 2013 Ram 2014 Ram 2015 MRP Kommunstyrelsen 35 583 36 311 37 054 108 948 Valnämnd 0 0 250 250 Räddningsnämnden 9 769 9 854 9 940 29 562 Samhällsbyggnadsnämnden 14 764 15 053 15 348 45 165 Tillsynsnämnden 90 90 90 270 Arbets- och näringslivsnämnden 32 416 33 092 33 779 99 287 Revision 754 759 765 2 278 Överförmyndaren 452 453 454 1 359 Barn- och ungdomsnämnden 238 767 240 448 243 727 722 942 Omsorgsnänmden 152 227 156 054 159 969 468 250 Nettokostnad 484 821 492 114 501 375 1 478 310
Budgetförutsättningar 2013-2015 111101 SK20111014, 21:45 10 100 10 100 10 100 Ram Ram Ram 2013 2014 2015 Verksamhetens nettokostnad -476,9-476,9-477,1 Lönekompensation -8,2-16,2-25,8 Ökat underhåll 5 kr/kvm -0,3-0,5-0,8 Prisökningskompensation -3,5-8,0-13,4 Organisationsutveckling 3,7 6,7 8,2 Nämndernas förslag -485,2-494,9-508,9 Ej fördelat verksamhetsnetto -6,0-7,2-8,3 Oförutsedda utgifter -1,5-1,5-1,5 Kapitalkostnad 58,6 58,6 58,6 Avskrivningar -31,0-31,0-31,0 Arbetsgivaravgift < 26 år 4,0 4,0 4,0 KP 17,0 17,0 17,0 Premie pensioner -2,4-2,4-2,3 Avgiftsbestämd ålderspension -15,1-15,7-16,4 Utbetalning pensioner -10,0-10,5-11,1 Verksamhetens nettokostnad 1-471,6-483,6-499,9 Skatteintäkter 371,1 383,8 399,3 Inkomstutjämning 93,5 96,7 100,6 Kostnadsutjämning 9,6 9,6 9,6 Generella bidrag 3,3 0,7-2,7 LSS-utjämning -12,8-12,8-12,8 Fastighetsavgift 18,5 18,5 18,5 Finansnetto -11,3-14,7-16,0 Resultat före extraordinära poster 11 0,4-1,7-3,4 Förändring av eget kapital 111 0,4-1,7-3,4 Utrymme till amorteringar och investeringar 31,4 29,3 27,6 Amortering -4,1-4,2-5,3 Utrymme till investeringar 27,3 25,1 22,3
HYLTE KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdaturn 2011-11-15 Sida 9 (24) 309 Mål- och resursplan Hylte kommun MRP 2013-2015 Planeringsförutsättningar ( Ramar) Dnr 2011 KS0229 Sammanfattning Ramar för mål- och resursplan 2013-2015 grundar sig på mål- och resursplan 2012-2014 samt kommunstyrelsens föreslagna justeringar. Skatteunderlaget bygger på den befolkningsprognos som statistiska centralbyrån tagit fram daterad 2011-10-20 i övrigt bygger förutsättningar från senast kända prognoser från Sveriges kommuner och landsting (SKL) för löner och prisökning, riksbankens senaste ränteprognos samt KPAs prognos för pensioner. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2011-11-07 Per Borg/Ulrika Hjort Framtagna förutsättning för MRP 2013-2015 Framtagen Resultatbudget för MPR 2013-2015 Omräkningar av resultaträkningen till 10 100 invånare och kompletteringar av Förutsättningar MRP 2013-2015 kommer att göras till kommunstyrelsens sammanträde 2011-11-29. Arbetsutskottets förslag Efter kompletteringar och justering av resultaträkningen föreslås kommunstyrelsen föreslå fullmäktige att anta ramar för Mål- och resursplan 2013-2015, baserade på beskrivna budgetförutsättningar 2013-2015. Signatur lusterare Utdragsbestyrkande
HYLTE Kommunledningskontoret Ulrika Hjort, Ekonomichef Tfn: 0345-18013 E-post: Ulrika.Hjort@hylte.se TJÄNSTESKRIVELSE 2011-11-07 Dnr :2011 KS0229 Kommunstyrelsen Ramar för mål- och resursplan 2013-2015 Ramar för mål- och resursplan 2013-2015 grundar sig på mål- och resursplan 2012-2014 samt kommunstyrelsens föreslagna justeringar. Skatteunderlaget bygger på den befolkningsprognos som statistiska centralbyrån tagit fram daterad 2011-10-20 i övrigt bygger förutsättningar från senast kända prognoser från Sveriges kommuner och landsting (SKL) för löner och prisökning, riksbankens senaste ränteprognos samt KPAs prognos för pensioner. Beslutsunderlag Framtagna förutsättning för MRP 2013-2015 Framtagen Resultatbudget för MPR 2013-2015 Kommunledningskontorets förslag till beslut Föreslagna ramar för Mål och Resursplan 2013-2015 baserade på beskrivna budgetförutsättningar 2013-2015 antas. Per Borg Ulrika Hjort kommunchef Ekonomichef Beslutet skickas till: Hylte kommun Kommunledningskontoret Storgatan 8 Tfn 0345-18000 vx 314 80 Hyltebruk Fax 0345 18190 kik@hylte.se www.hylte.se Postgiro 10 53 60-2 Bankgiro 434-4354
HYLTE Ärendebeskrivning nämndsärende Kommun led ningskontoret 1 (3) Ulrika Hjort, Ekonomichef Tfn: 0345-18013 E-post: Ulrika.Hjort hylte.se 2011-11-05 Kom munstyrelsen 2011 KS0229 Förutsättningar MRP 2013-2015 Befolkning I skatteberäkningen för mål- och resursplanen 2013-2015 görs beräkningen med utgångspunkt från statistiska centralbyråns befolkningsprognos daterad 2011-10-20. Prognosen visar på 10 059 invånare vid ingången av år 2013 vilket är en lägre nivå än i MPR för 2012 med 41 invånare. Invånarantalet uppgick till 10 123 stycken den 6 september2011. En ökning med 10 invånare 2013 innebär en ökning av skatteintäkter med cirka 500 tusen kronor. Räntekostnader Upplåningsbehovet för perioden 2013-2015 motsvarar cirka 100 miljoner kronor. I dagsläget är räntenivån i Sverige relativt låg med en styrränta på 2,0 %, prognoser visar på en stigande ränta för perioden. I beräkningarna har en räntenivå 1 procentenhet över riksbankens ränteprognos använts vilket 2013 motsvarar på 3,9 % och 4,5 % för 2014-2015. En ökning av räntan för 2013 med motsvarande 1,0 procentenheter innebär en ökad kostnad för kommunen på cirka3,4 miljoner kronor. Lönekostnader 1 ramen för 2013 kompenseras nämnderna för löneavtal 2012 med motsvarande 8,2 miljoner kronor på helår, vilket motsvarar de 6,2 miljoner kronor som är beslutade i MRP 2012-2015, under ej fördelat verksamhetsnetto. Löneavtalet förväntas blir 2,9 % för 2013, 3,40 % 2014 och 3,80 % 2015, siffrorna baseras på SKLs cirkulär 11:42. Kompensationen för nio månader irnyms under ej fördelat verksamhetsnetto för att tilläggsbudgeteras nämnderna när avtalen är klara. 1 ramen året efter avtalet är klart kompenseras nämnderna motsvarande tolvmånader, Samhällsbyggnadsnämnden kompenseras endast med 15 %. Ökat underhåll För 2012 uppgår underhållet på kommunens fastigheter till 55 kr/kvm, en ökning av detta belopp med motsvarande 5 kr/kvm sker under mål- och resursperioden. Den sammanlagda kostnaden för ökningen uppgår till 283 tusen kronor per år. Hylte kommun Storgatan 8 Tfn 0345-18000 vx kommunen@hylte.se Postgiro 10 53 60-2 Kommunledningskontoret 314 80 Hyltebruk Fax 0345-18190 www.hylte.se Bankgiro 434-4354
HYLTE Kommuntedningskontoret 2 (3) Nämnder Organisationsutveckling I posten organisationsutveckling ingår elevminskningen inom Barn- och ungdomsnämnden med motsvarande 3,2 miljoner kronor för 2013 och 3,0 miljoner kronor för 2014 och 1,5 miljoner kronor för 2015. Prognosen för elevminskningen baseras på statistiska centralbyråns befolkningsprognos daterad 2011-10-20. I organisationsutvecklingen ingår även en minskad kostnad vid införandet av den långsiktiga fastighetsplanen med 0,3 miljoner kronor för 2013. Dessutom ingå ökade intäkter i samband med uppdateringen av markarrendet med 0,2 miljoner kronor för 2013. Den totala organisationsutvecklingen som ingår i budgetförutsättningarna är 3,7 miljoner kronor för 2013, 3,0 miljoner kronor för 2014 och 1,5 miljoner kronor för 2015. Omvärldsanalys Kommunstyrelsen I ekonomiska termer leder den vikande befolkningsutvecklingen till ett minskat skatteunderlag. Däremot, om förslaget till förändringar i utjämningssystemet går igenom så påverkar det kommunen positivt, den beräknade effekten blir 1 571 kronor per invånare. Troligt är att det blir övergångsregler vilket gör att det inte får full effekt första åren under planperioden. Utöver detta medför det osäkra konjunkturläget även osäkerhet i ränteläget. Det allmänna kraven på offentlig service ökar, samtidigt kan vi se en ökad konkurrens om arbetskraften, vilket medför ökat behov av kompetensutveckling, investeringar i kommunens IT-infrastruktur samt insatser för att lyfta fram kommunen som en attraktiv arbetsgivare.
HYLTE Kommunledningskontoret 3 (3) Arbets- och näringslivsnämnden Konjunkturen är mycket osäker, inom perioden kan vi komma att ha problem med både ökande arbetskraftsbrist och arbetslöshet. Folkhälsa kommer vara i fokus under perioden. Vi ser en ökande medvetenhet i hälsofrågor men samtidigt finns det en risk för ökad ohälsa i grupper i utanförskap. Arbetslivet förändras och det blir alltmer viktigt med en fungerande infrastruktur. Vi behöver tillgång till bra vägar, fungerande kollektivtrafik,bredband, telefoni och el utan driftstörningar. Barn- och ungdomsnämnden Kraven på elevernas prestation och därmed på verksamheten i våra skolor ökar med den nya skollagen, bland annat genom att behörighetskravet för fortsatta studier sätts högre än idag. Specialpedagogorganisationen behöver utökas för att möta detta. Hylte kommun har svårt att behålla pedagoger. En reflektion är att det kan kopplas till löneläget jängört med kringliggande kommuner och att en stor del av vår personal pendlar in till kommunen. En satsning på duktiga förskollärares och lärares löner bör övervägas. En enkel framskrivning av nu fddda (förutsatt att utflyttningar och inflyttningar tar ut varandra under åren) visar att vi läsåret 2015/16 kommer att ha 1125 elever i fiirskoleklass årskurs 9. Det innebär en ökning mot dagenselevtal på 1093 elever för 2011. Omsorgsnämnden Förändringar i Socialtjänstlagen från och med 1 januari 2011 innebär högre krav på den reella delaktigheten och inflytandet för omsorgstagarna, bland annat när det gäller NÄR och HUR stöd och hjälp ska ges. Detta leder till ökade personalkostnader. Andelen utåtagerande demenssjuka ökar både i Hylte kommun och i riket. Den här utvecklingen kommer att kräva en högre personaltäthet för att bemöta de utåtagerandes behov och de boendes säkerhet. I nämndens omvärldsbevakning har man även kunnat identifiera att behoven inom socialpsykiatrin ökar i samhället. Också detta medför ökande kostnader, bland annat för ökat boendestöd. Samhällsbyggnadsnämnden Viktiga, strategiska påverkansfaktorer är Göra upp avtal med samhällsföreningama om skötsel av mindre gräsytor och cykelvägar. Medvetna strategiska val av samarbets (kornmuner) partners i ex. miljö/tillsynsarbetet. En sårbarhetsanalys för dag och avloppssystemen skall tas fram. Hur påverkas Hylte kommuns VA-nät av ett förändrat klimat och hur kan vi förebygga risker. Känslighetsanalys 10 nya invånare 2010 Ränteförändring +/- 1 % 1 % ökad lönekostnad (inkl PO) 0,5 mkr 3,4 mkr 3,0 mkr Per Borg kommunchef Ulrika Hjort Ekonomichef
HYLTE Kommunfullmäktige Hyltebruk 2011-12-01 4. Internkontrollreglemente för Hylte kommun Dnr 2011 KS0251 Handlingar i ärendet som bifogas kallelsen: Protokollsutdrag kommunstyrelsen 174/11 Protokollsutdrag kommunstyrelsens arbetsutskott 307/11 Tjänsteskrivelse kommunledningskontoret 2011-11-07 (Per Borg/Anders Dryselius) Intern kontrollplan Kommunstyrelsen Styr- och Ledningsdokument, Interkontrollreglemente samt anvisningar, Bilaga till Finans- och kvalitetsplan 2010-2012
HYLTE KOMMUN Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammantradesdatum 2011-11-29 Sida 5 (22) 174 Intern kontrollplan KS 2012 Dnr 2011 KS0251 Sammanfattning Syftet med intem kontroll är att förbättra och stödja organisationens må1uppfy11e1se. Processen som en god intem kontroll utgör är på så sätt ett komplement till organisationens styrmodell. Målet är att respektive nämnd, med rimlig säkerhet, ska kunna säga sig ha en betryggande intem kontroll inom sitt område. Därmed fullgör man också kommunallagens krav (6 kap. 7 ). Intem kontroll är alltså till för att säkerställa ordning och reda och skapa trygghet i hela organisationen. Fokus ligger på: en effektiv verksamhet, en tillförlitlig rapportering samt regelefterlevnad (lagar, förordningar, interna beslut och kommunala riktlinjer). Uppdraget kring intern kontroll är uppdelat i två delar: a) den första delen består i att ta fram ett internkontrollreglemente samt anvisningar som ska vara det styrande dokumentet för hur den intema kontrollen ska gå till i Hylte kommun; b) den andra delen av uppdraget består i att samordna nämndemas respektive kontrollplaner för 2012. a) Internkontrollreglementet samt anvisningar innehåller: Kopplingen till COSO:s definition av intern kontroll Kommunstyrelsens övergripande ansvar Nämndernas ansvar Förvaltningschefens ansvar för den operativa interna kontrollen Uppföljning av den interna kontrollen b) Kommunledningskontoret har genomfört en risk- och väsentlighetsanalys och utifrån den föreslås att följande områden tas med i kommunstyrelsens intema kontrollplan för 2012: Rekryteringsprocessen Representation Reseräkningar Hantering av motioner Direktupphandling Inköpstrohet Personuppgiftslagen Redovisning Leverantörsfakturor Kundfakturor Kassor Arbetsutskottet föreslog vid sitt sammanträde 2011-11-15 följande förändringar: Intern kontrollplan för kommunstyrelsen Ekonomienhetens kont rollmoment för rutinen Rättvisande redovisning ska vara "Efterlevnad enligt bilaga" I bilagan regleras i detalj hur efterlevnaden ska hanteras. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
HYLTE KOMMUN Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2011-11-29 Sida 6 (22) Intemkontrollreglementet Sid 3 Uppföljning av intem kontroll 12. Sista meningen ska lyda "Kommunstyrelsen skall även informera sig om hur den intema kontrollen fungerar i kommunägda företag och stiftelser." Sid 4 Vad är intern kontroll, sista stycket före punktlistan. Näst sista meningen ska lyda "Syftet med den intema kontrollplanen är alltså att säkra en effektiv förvaltning och att undvika fel." Beslutsunderlag Protokollsutdrag kommunstyrelsens arbetsutskott 307/11 Kommunstyrelsens förslag Med nämnda justeringar föreslås fullmäktige att anta internkontroll-reglemente för Hylte kommun. Kommunstyrelsens beslut Med föreslagen justering antar kommunstyrelsen sin intema kontrollplan för 2012. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
HYLTE KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammantradesdatum 2011-11-15 Sida 5 (24) 307 Intern kontrollplan KS 2012 Dnr 2011 KS0251 Sammanfattning Syftet med intern kontroll är att förbättra och stödja organisationens måluppfyllelse. Processen som en god intern kontroll utgör är på så sätt ett komplement till organisationens styrmodell. Målet är att respektive nämnd, med rimlig säkerhet, ska kunna säga sig ha en betryggande intern kontroll inom sitt område. Därmed fullgör man också kommunallagens krav (6 kap. 7 ). Intern kontroll är alltså till för att säkerställa ordning och reda och skapa trygghet i hela organisationen. Fokus ligger på: en effektiv verksamhet, en tillförlitlig rapportering samt regelefterlevnad (lagar, förordningar, interna beslut och kommunala riktlinjer). Uppdraget kring intern kontroll är uppdelat i två delar: a) den första delen består i att ta fram ett internkontrollreglemente samt anvisningar som ska vara det styrande dokumentet för hur den interna kontrollen ska gå till i Hylte kommun; b) den andra delen av uppdraget består i att samordna nämndernas respektive kontrollplaner för 2012. a) Internkontrollreglementet samt anvisningar innehåller: Kopplingen till COSO:s definition av intern kontroll Kommunstyrelsens övergripande ansvar Nämndernas ansvar Förvaltningschefens ansvar för den operativa interna kontrollen Uppföljning av den interna kontrollen b) Kommunledningskontoret har genomfört en risk- och väsentlighetsanalys och utifrån den föreslås att följande områden tas med i kommunstyrelsens interna kontrollplan för 2012: Rekryteringsprocessen Representation Reseräkningar Hantering av motioner Direktupphandling Inköpstrohet Personuppgiftslagen Redovisning Leverantörsfakturor Kundfakturor Kassor Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2011-11-07 Per Borg/Anders Dryselius Internkontrollreglemente samt anvisningar (Bilaga till Finans- och kvalitetsplan 2010-2012) Internkontrollplan 2012 Kommunstyrelsen Signatur jus erare Utdragsbestyrkande
HYLTE KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2011-11-15 Sida 6 (24) Följande tre redaktionella ändringar föreslås: Intern kontrollplan för kommunstyrelsen Ekonomienhetens kont rollmoment för rutinen Rättvisande redovisning ska vara "Efterlevnad enligt bilaga" I bilagan regleras i detalj hur efterlevnaden ska hanteras. Internkontrollreglementet Sid 3 Uppföljning av intern kontroll 12. Sista meningen ska lyda "Kommunstyrelsen skall även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i kommunägda företag och stiftelser." Sid 4 Vad är intern kontroll, sista stycket före punktlistan. Näst sista meningen ska lyda "Syftet med den interna kontrollplanen är alltså att säkra en effektiv förvaltning och att undvika fel." Arbetsutskottets förslag Med nämnda justeringar föreslår kommunstyrelsen fullmäktige att anta internkontrollreglemente för Hylte kommun. Med föreslagen justering föreslås kommunstyrelsen anta sin interna kontrollplan för 2012. Signalur justerare Utdragsbestyrkande
HYLTE Kommuntedningskontoret Anders Dryselius, Utredare/analytiker Tfn: 0345-18007 E-post: Anders.Dryselius@hylte.se TJÄNSTESKR1VELSE 2011-11-07 Dnr :2011 KS0251 Kommunstyrelsen 1 (2) Tjänsteskrivelse Intern kontroll - reglemente och plan KS 2012 Sammanfattning Syftet med intern kontroll är att förbättra och stödja organisationens måluppfyllelse. Processen som en god intern kontroll utgör är på så sätt ett komplement till organisationens styrmodell. Målet är att respektive nämnd, med rimlig säkerhet, ska kunna säga sig ha en betryggande intem kontroll inom sitt område. Därmed fullgör man också kommunallagens krav (6 kap. 7 ). Intem kontroll är alltså till för att säkerställa ordning och reda och skapa trygghet i hela organisationen. Fokus ligger på: en effektiv verksamhet, en tillförlitlig rapportering samt regelefterlevnad (lagar, förordningar, intema beslut och kommunala riktlinjer). Uppdraget kring intem kontroll är uppdelat i två delar: a) den första delen består i att ta fram ett internkontrollreglemente samt anvisningar som ska vara det styrande dokumentet för hur den interna kontrollen ska gå till i Hylte kommun; b) den andra delen av uppdraget består i att samordna nämndernas respektive kontrollplaner för 2012. a) Intemkontrollreglementet samt anvisningar innehåller: Kopplingen till COSO:s definition av intern kontroll Kommunstyrelsens övergripande ansvar Nämndernas ansvar Förvaltningschefens ansvar för den operativa intema kontrollen Uppföljning av den intema kontrollen b) Kommunledningskontoret har genomfört en risk- och väsentlighetsanalys och utifrån den föreslås att följande områden tas med i kommunstyrelsens intema kontrollplan för 2012: Rekryteringsprocessen Representation Reseräkningar Hantering av motioner Direktupphandling Inköpstrohet Personuppgiftslagen Redovisning Leverantörsfakturor Kundfakturor Kassor Hylte kommun Kommunledningskontoret Storgatan B Tfn 0345-180 00 vx 314 80 Hyltebruk Fax 0345 181 90 kik@hylte.se w».hylte.se Postgiro 10 53 60-2 Bankgiro 434-4354
HYLTE Kommunledningskontoret TJÄNSTESKRIVELSE 2 (2) Beslutsunderlag Internkontrollreglemente samt anvisningar (Bilaga till Finans- och kvalitetsplan 2010-2012) Internkontrollplan 2012 Kommunstyrelsen Kommunledningskontorets förslag a) Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige anta internkontrollreglemente för Hylte kommun. b) Kommunstyrelsen antar sin interna kontrollplan för 2012. Per Borg kommunchef Anders Dryselius Utredare/analytiker Beslutet skickas till:
HYLTE Intern kontrollplan Komm unst relsen Plan för: 2012 Diarienummer 2011 KS0251 : Kontrolldatum i inov. _.,., maj, nov jmal, nov ' imaj, nov i Irlij Imaj nov V'jnuonv i, dec :nov,.,nov ;Kommentarer, Jörtydliganden, förkortningar f!... -- :,,. i,, :
HYLTE Ekonomienheten 2011-11-04 Styr- och Ledningsdokument Internkontrollreglemente samt anvisningar Bilaga till Finans- och kvalitetsplan 2010-2012 Reglemente antagen av kommunfullmäktige 2011-12-15 X Anvisningar framtagna av ekonomienheten 2011-11-04
Internkontrollreglemente i Hylte kommun Allmänt 1 Reglementet innehåller en miniminivå för den interna kontrollen i Hylte kommun. Varje nämnd/styrelse skall dessutom lokalt utforma de regler som anses nödvändiga fdr den egna verksamheten. 2 Reglementet syftar till att säkerställa att kommunens nämnder upprätthåller en tillfredställande intern kontroll, det vill säga de skall med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande sker: Att ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet bedrivs Att tillförlitliga finansiella rapporter och information om verksamheten görs Att efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera sker Organisation av den interna kontrollen 3 Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ansvar för att en organisation kring intern kontroll upprättas. Kommunstyrelsen har även ansvaret för att nämndsövergripande reglemente, regler och anvisningar upprättas. 4 Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse: Att en organisation upprättas för den interna kontrollen Att regler och anvisningar antas för den interna kontrollen 5 Inom nämndens verksamhetsområde ansvarar kontorschefen eller motsvarande för att konkreta regler och anvisningar utformas så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Dessa regler skall antas av respektive nämnd. I detta ansvar ligger att vederbörande skall tillse att kunskapen om dessa sprids i organisationen. Kontorschefen skall löpande rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar. 6 De verksamhetsansvariga cheferna på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa regler och anvisningar om intern kontroll samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningarna innebörd. Vidare har de att verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll. 7 Övriga anställda är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar i sin arbetsutövning.
Brister i den interna kontrollen skall omedelbart rapporteras till närmaste överordnad eller den som nämnden utsett. Uppföljning av intern kontroll 8 Varje nämnd har en skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Nämnden ska som grund för sin styrning genomföra riskbedömningar för sin verksamhet. 9 Nämnden skall varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. 10 Resultatet av uppföljningen av den intema kontrollen skall, med utgångspunkt från antagen plan, löpande rapporteras till nämnden i den omfattning som fastställts i internkontrollplanen. 11 Nämnden skall senast i samband med årsbokslutets upprättande rapportera resultatet från uppföljningen av den intema kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. Rapporteringen skall samtidigt ske till kommunens revisorer. 12 Kommunstyrelsen skall med utgångspunkt från närnndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättring behövs föranstalta om sådana. Kommunstyrelsen skall även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunägda företagen.
Anvisningar Internkontrollreglemente i Hylte kommun Vad är intern kontroll God intem kontroll behövs i alla organisationer: Intern kontroll är primärt ett ledningsverktyg med väsentlig betydelse för både den politiska ledningen och kontoren. Kontrollsystemet bidrar till att säkra att beslut vilar på ett korrekt underlag. De skyddar också mot förluster eller fdrstörelser av kommunens tillgångar. Detta gäller både oavsiktliga och avsiktliga fel. De oavsiktliga är ofta lättare att fånga upp med en god intern kontroll. De avsiktliga kan ibland bara förhindras genom mycket sofistikerade kontroller och väl genomtänkt ansvarsfördelning. Det kan finnas stora vinster i att ha goda rutiner för intern kontroll. Risken för ekonomiska förluster minskar, och om rutiner är pålitl iga minskar behovet av att kontrollera varje enskild transaktion, saldo, fordran, skuld etc. Intern kontroll är viktigt med andra ord. Syftet med den interna kontrollen är alltså att säkra en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel. Detta uppnås genom att anpassa organisationen och införa metoder och rutiner som syftar till att: Öka kontorens effektivitet Trygga kommunens tillgångar Säkerställa att lagar, bestämmelser och överenskommelser efterlevs Minimera risker, säkra system och rutiner Säkra att pengar och andra resurser används i överensstämmelser med tagna beslut Säkra en riktig och ändamålsenlig redovisning Skydda politiker och personalen mot oberättigade misstankar och oegentligheter. Vem ansvar fdr den interna kontrollen Kommunstyrelsen ansvarar för att: Kommunövergripande reglementen, regler och policys upprättas Det finns en god intem kontroll hos nämnder och kontor Utifrån nämndens uppföljningsrapporter utvärderar kommunens samlade system för intern kontroll och vid behov beslutar och förbättringar. Nämnden ansvarar för att:
En intem kontroll finns Kommunövergripande reglementen, regler och policys följs inom nämndens ansvarsområde Upprätta nämndsspecifika regler som behövs för en god intern kontroll Årligen upprätta och anta en plan för den interna kontrollen Rapportera resultat och uppföljning till kommunstyrelsen och revisorerna. Kontorschefen ansvarar för att: Kontorsspecifika regler och anvisningar utformas så att en god intern kontroll kan upprätthållas Löpande rapportera till nämnden hur den intema kontrollen fungerar Verksamhetsansvariga ansvarar för att: Antagna reglementen, policys och regler följs samt informerar övriga anställda Arbetsmetoder används som bidrar till en god intern kontroll Revisorema ansvar för att: Pröva om den kontroll som görs inom nämnderna år tillräcklig Pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt Pröva om räkenskaper är rättvisande 1 samband med den årliga revisionsberättelsen lämna redovisning till kommunfullmäktige om hur den intema kontrollen fungerar Alla anställda har en skyldighet att omedelbart rapportera fel och brister i den interna kontrollen till närmaste överordnad som i sin tur är skyldig att rapportera vidare uppåt i organisationen. Den interna kontrollkedjan Fullmäktige anger mål och ramar för nämndernas verksamhet. Kommunstyrelsen utarbetar gemensamma reglementen, policys och anvisningar i fdrvaltningsövergripande frågor. Respektive nämnd har sedan ett ansvar för att utarbeta tillämningsregler och anvisningar inom sin verksamhet. För att tala om god intem kontroll är det sedan mycket viktigt att det finns en fungerande uppföljning. Detta ömsesidiga utbyte av information kan kallas den interna kontrollkedjan. För att kedjan inte skall brista måste det finnas ett väl utvecklat rapporteringssystem mellan de olika nivåerna, från verksamhetsnivå upp till kommunfullmäktige. Rapporteringen skall vara kort, enkel och ändamålsenlig.
Plan för uppföljning Nämnden ska inom sin organisation tydliggöra ansvaret för den interna kontrollen och innebörden av denna. Nämnden ska också planera och prioritera arbetet med utveckling av rutiner för att stärka den interna kontro len. Som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet ska en risk- och väsentlighetsanalys göras (bilaga 1). För att kunna säga att den interna kontrollen fungerar väl krävs alltså en kontinuerlig uppföljning. Internkontrollplanen för innevarande år ska antas senast under januari månad. Planen ska minst innehålla (bilaga 2):: Vad som skall granskas under året Vilka reglementen, regler eller policys som berörs Vilken tidsperiod som granskningen avser Granskningsmetod Vem som är ansvarig fbr granskningen När granskningen skall rapporteras till nämnde Planen skall överlämnas till kommunstyrelsen senast den 31 januari varje år. Rapportering Genomfiird uppföljning rapporteras till nämnden oavsett utfall. Vid upptäckta brister lämnas också förslag på åtgärder Rir att förbättra kontrollen. Ekonomienheten fastställer senast vid utfårdande av bokslutsanvisningar när rapporten senast skall avlämnas till kommunstyrelsen. Rapporten ska innehålla omfattning av utförd uppföljning, utfallet och eventuella vidtagna åtgärder. Rapporten ska också vid behov innehålla förslag på åtgärder för förbättring av kommunens rutiner. Allvarliga brott mot eller brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till kommunstyrelsen.
Risk och väsentlighetsanalys Bilaga 1 I alla organisationer, oavsett storlek, finns en risk för att oönskade situationer ska inträffa. I kommuner kan det exempelvis röra sig om felaktigheter eller otillbörlig användning av medel, att mobbade bam får hjälp alltför sent, en hårddiskkrasch, felaktig hantering av mediciner eller felaktigt utbetalda löner. Om risken realiseras, påverkas organisationens möjlighet att nå sina mål. Intem kontroll handlar därför även om att kartlägga och analysera befintliga risker samt vidta åtgärder för att minimera dessa. Att identifiera och analysera risker är en ständigt pågående process och är avgörande för organisationens möjligheter att nå sina mål. Kontrollprocessen ska prioritera områden där högre risk föreligger för att det ska bli fel. En del intema risker har en inneboende karaktär. Inneboende risker uppstår på grund av arten av verksamheten. Som exempel kan nämnas processer där konsumtionsvaror likvida medel, förrådsvaror, lunchkuponger med mera används. Där finns alltid en risk för att kommunens egendom används på ett otillbörligt sätt. Situationer/processer som innehåller en inneboende risk bör särskilt beaktas vid riskbedömningar. En väl genomförd risk- och väsentlighetsanalys ska tydliggöra vilka hot som finns till följd av påverkbara eller opåverkbara risker och som kan inverka på organisationens möjlighet att nå sina mål. Den process som benämns riskbedömning inkluderar: Kartläggningsprocessen Uppskattning av väsentlighetsgraden (konsekvensema) och risken (sannolikheten) för relevanta rutiner/processer och system. Beaktande av hur riskema ska bearbetas vad måste vi ta itu med och på vilket sätt? Väsentlighet kan uttryckas som ekonomiska, politiska/förtroendemässiga, tekniska, mänskliga och inte minst verksamhetsmässiga konsekvenser för kommunen som kan uppstå vid fel. Risk kan uttryckas som fel, misskötsel, brister i måluppfyllelsen med mera som finns i olika grad. Det är risken för att negativa konsekvenser av väsentlig betydelse kan uppstå som ska bedömas. Arbetet men intern kontroll hör därför prioritera väsentliga områden där det finns risk för allvarliga fel med stora konsekvenser. Vid risk- och väsentlighetsanalysen kan en matris graden av sannolikhet och konsekvens inom skal I 4 användas. Se exempel nedan:
Konsekvens 4. Allvarlig 4 3. Kännbar 3 2. Lindrig 2 1. Försumbar 1 8 6 4 2 12 16 9 12 6 8 3 4 1. Osannolik 2. Mindre sannolik 3. Möjlig 4. Sannolik Sannolikhet Varje ruta i matrisen svarar mot en kombination av bedömd sannolikhet och ekonomisk, verksamhetsmässig eller annan konsekvens. Konsekvenserna och sannolikheten graderas från ett till fyra med nedanstående innebörd: 1. Försumbar är obetydlig fdr de olika intressenterna och kommunen 2. Lindrig uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen 3. Kännbar uppfattas som hesvärande för intressenter och kommun 4. Allvarlig är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa 1. Osannolik risken är praktiskt taget obefmtlig för att fel ska uppstå 2. Mindre sannolik risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3. Möjlig det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4. Sannolik det är mycket troligt att fel ska uppstå De olika komponenterna multipliceras med varandra. Denna siffra/bedömning påverkar sedan om åtgärder behöver sättas in. En grov indelning av bedömningen kan vara: 1 3 Ingen agerade krävs. Vi accepterar risken 4 8 Rutinen/processen bör hållas under uppsikt. 9 12 Rutinen/processen bör åtminstone tas med i kommande interna kontrollplan. Eventuellt behövs nya regelverk och/eller utbildning av personal. Vi reducerar risken. 16 Direkt åtgärd krävs! Vi försöker minimera risken.
Risk och väsentlighetsanalys (exempel) Nämnd. Datum. Rutin/process Sannolikhet Konsekvens Bedömning Kommentar Upphandling och inköp 4 3 12 Rutinen skall tas med i planen Attestrutiner 3 3 9 Rutinen skall tas med i planen Kundfakturor 2 2 4 Rutinen anses tillräckligt kontrollerad Leverantörsfakturor 3 3 9 Rutinen skall tas med i planen
Kontrollplan Bilaga 2 Kontrollaktiviteter är de konkreta åtgärder som vidtas för att motverka, minimera eller i vissa fall eliminera risker. internkontrollplanen och de tillhörande rapporteringsrutinerna utgör således kontrollaktiviteter för att helt enkelt säkerställa att den interna kontrollen fungerar på avsett sätt. Det handlar i princip om en självdeklaration för intemkontrollen. Planen skall fastställas av nämnden. Kontrollansvariga kan vara personer inom det egna kontoret, men de bör inte vara direkt involverade i arbetet med den rutin de ska kontrollera. Kontrollplanen för innevarande år skall antas senast i januari månad och resultatet av kontrollen skall fortlöpande under året rapporteras till nämnden samt i samban med bokslutet även till kommunstyrelsen.
KontroHplan (exempel) Nämnd Rutin/process/system Kontrollmoment Upphandling och inköp Att regelverk för upphandling följs Datum Kontrollansvar Kontrolldatum Kontrollmetod Rapport till Risk och väsentlighet Carolina Winkler 2007-08-31 Stickprov Ekonomichefen 12 Attestrutiner Att aktuella attestrutiner följs Ulrika Jansson 2007-01-01 Kontroll mot aktuell lista Ekonomichef 9 Leverantörsfakturor Att fakturor är korrekta ur attest och konteringssynpunkt Ann-Kristin 2007-03-31 Stickprov Ekonomichef 9 Isacsson 2007-06-30 2007-09-30 2007-12-31
Kontrollrapport Nämnd/Kontor/Enhet Process/rutin Resultat iaktagelser 0 Rutinen fungerar 0 Rutinen fungerar men behöver utvecklas 0 Rutinen har brister och bör ses över 0 Rutinen brister helt och bör åtgärdas direkt Förslag till åtgärder Kontroll utförd (datum) Kontrollansvarig Rapporterat till
HYLTE Kommunfullmäktige Hyltebruk 2011-12-01 5. Revidering av fokusområden Dnr 2011 KS0252 Handlingar i ärendet som bifogas kallelsen: Protokollsutdrag kommunstyrelsen 175/11 Kompletteringar och ändringar av förslag till revidering av fokusområden och mål, arbetsutskottes förslag 2011-11-15 Protokollsutdrag kommunstyrelsens arbetsutskott 308/11 Tjänsteskrivelse kommunledningskontoret 2011-11-08 (Per Borg/Anders Dryselius) Förslag till revidering av Hylte kommuns fokusområden och kommunövergripande mål
- HYLTE KOMMUN Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 2011-11-29 7(22) 175 Revidering av fokusområden Dnr 2011 KS0252 Sammanfattning På uppdrag av kommunfullmäktige har förslag till revidering av kommunens fokusområden arbetats fram. Förslaget bygger på det diskussionsunderlag som låg till grund för en genomlysning av kommunens politiska mål i samband med EU-projektanalysen tidigare i år, den s.k. WEPA-analysen. Utifrån diskussionsunderlaget och den politiska diskussionen under WEPA-processen har fem kommunövergripande mål formulerats och inordnats i tre fokusområden. De reviderade fokusområdena är: Kommuninvånare Samhälle Organisation De fem målen är: Kommuninvånarna ska uppleva att Hylte kommun ger en bra service med god kvalitet Barn och unga i Hylte ska ha bra uppväxtvillkor Kommuninvånama i Hylte ska uppleva att de har inflytande på kommunens verksamheter och beslut Kommuninvånarna ska uppleva att Hylte är en attraktiv kommun att leva och bo i Hylte kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare Till varje mål finns en målbeskrivning med mått och uppsatta målnivåer för uppföljning. En utförligare beskrivning av dessa finns i beslutsunderlaget. Arbetsutskottet beslutade vid sitt sammanträde 2011-11-15 föreslå kommunstyrelsen vissa förändringar och kompletteringar vilka skulle läggas fram till kommunstyrelsens sammanträde 2011-11-29. De tre målnivåerna för Barn och unga ska vara "Andelen elever ska öka med minst 2 % varje år för att på sikt nå 100 %. Målnivå 2 för Kommuninvånarna om valdeltagandet ska vara att Valdeltagandet ska öka jämfört med valet 2010. Målnivåerna för Organisationen har fel typ av kriterer. Personalchefen ges i uppdrag att ta fram mätområden som är kontkret mätbara som t ex friskhälsotal och lönenivåer. Beslutsunderlag - Protokollsutdrag kommunstyrelsens arbetsutskott 308/11 - Skrivelse med kompletteringar och ändringar utifrån arbetsutskottets beslut 308/11, Anders Dryselius 2011-11-24 Följande kompletteringar och ändringar föreslås Signatur jasterare Utdragsbestyrkande
HYLTE KOMMUN Kommunstyrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammantradesdatum 2011-11-29 Sida 8 (22) Fokusområde Kommuninvånare Kommunövergripande mål om Barn och Unga i Hylte ska ha bra uppväxtvillkor De tre målnivåerna föreslås sättas till: 1 Andelen elever med fullständiga slutbetyg ska öka med minst 2 % varje år för att på sikt nå 100 %. 2 Andelen elever med behörighet till gymnasiet ska öka med minst 2 % varje år för att på sikt nå 100 %. 3 Andelen elever som upplever trivsel i skolan ska öka med minst 2 % varje år för att på sikt nå 100 %. Kommunövergripande mål om Kommuninvånarna i Hylte ska uppleva att de har inflytande på kommunens verksamheter och beslut För målnivå 2,om valdeltagande, föreslås ändring till: 2 Valdeltagandet ska öka jämfört med valet 2010. Fokusområde Or anisation Kommunövergripande mål om Hylte kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare På uppdrag från arbetsutskottet föreslås följande mätmetoder och tillhörande nivåer: Mätmetoder 1 Andel nöjda medarbetare mäts genom medarbetarundersökningar 2 Antal sökande per annons 3 Friskhälsotal, statistik från personalredovisningen 4 Statistisk jämförelse av lönenivåer med jämförbara kommuner utifrån SKL:s partgemensamma lönestatistik. Med jämförbara kommuner menas kommungrupperingen som inkluderar: kommuner med fårre än 25 000 invånare samt jämförelsegrupp södra Sverige (Halland, Kronoberg, Blekinge och Skåne). Utöver detta finns även referensstatistik i förhållande till Hallands kommuner och regionen. Nulägesnivå 1 Andel nöjda medarbetare 2010: okänt, ingen undersökning genomförd 2 Antal sökande per annons 2011: 19,46 3 Friskhälsotalet 2011: 95,6 % 4 Lönenivåer 2010: Hylte kommun ligger något under jämförbara kommuner (enligt SKL:s kommungruppering). Detaljerad statistik finns tillgängligt per yrke enligt AID-kod på personalenheten. Målnivå 1 Andelen nöjda medarbetare 2013: 75 % 2 Antal sökande per annons 2014: 30 3 Friskhälsotalet 2014: 97 % 4 Lönenivåer 2014: Hylte kommun ska ha ett löneläge som motsvarar jämförbara kommuner (enligt SKL:s kommungruppering). Kommunstyrelsens förslag Fullmäktiges beslut Med föreslagna kompletteringar och ändringar antar kommunfullmäktige reviderade fokusområden och kommunövergripande mål Signatur justerare Utdragsbestyrkande
Kompletteringar och ändringar av förslag till revidering av fokusområden och mål, Arbetsutskottets förslag 2011-11-15 Följande ändringar och kompletteringar görs i enlighet med arbetsutskottets förslag. Fokusområde Kommuninvånare Kommunövergripande mål om Barn och unga i Hylte ska ha bra uppväxtvillkor De tre målnivåerna föreslås sättas till: 1. Andelen elever med fullständiga slutbetyg ska öka med minst 2 % varje år för att på sikt nå 100 %. 2. Andelen elever med behörighet till gymnasiet ska öka med minst 2 % varje år för att på sikt nå 100 %. 3. Andelen elever som upplever trivsel i skolan ska öka med minst 2 % varje år för att på sikt nå 100 %. Kommunövergripande mål om Kommuninvånarna i Hylte ska uppleva att de har inflytande på kommunens verksamheter och beslut För målnivå 2,om valdeltagande, föreslås ändring till: 2. Valdeltagandet ska öka jämfört med valet 2010. Fokusområde Or anisation Kommunövergripande mål om Hylte kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare På uppdrag från arbetsutskottet föreslås följande mätmetoder och tillhörande nivåer: Mätmetoder 1. Andel nöjda medarbetare mäts genom medarbetarundersökningar 2. Antal sökande per annons 3. Friskhälsotal, statistik från personalredovisningen 4. Statistisk jämförelse av lönenivåer med jämförbara kommuner utifrån SKL:s partgemensamma lönestatistik. Med jämförbara kommuner menas kommungrupperingen som inkluderar: kommuner med fårre än 25 000 invånare samt jämförelsegrupp södra Sverige (Halland, Kronoberg, Blekinge och Skåne). Utöver detta finns även referensstatistik i förhållande till Hallands kommuner och regionen. Nulägesnivå 1. Andel nöjda medarbetare 2010: okänt, ingen undersökning genomförd 2. Antal sökande per annons 2011: 19,46 3. Friskhälsotalet 2011: 95,6 %
4. Lönenivåer 2010: Hylte kommun ligger något under jämförbara kommuner (enligt SKL:s kommungruppering). Detaljerad statistik finns tillgängligt per yrke enligt AID-kod på personalenheten. Målnivå 1. Andelen nöjda medarbetare 2013: 75 % 2. Antal sökande per annons 2014: 30 3. Friskhälsotalet 2014: 97 % 4. Lönenivåer 2014: Hylte kommun ska ha ett löneläge som motsvarar jämförbara kommuner (enligt SKL:s kommungruppering).
- HYLTE KOMMLIN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2011-11-15 Sida 7 (24) 308 Revidering av fokusområden Dnr 2011 KS0252 Sammanfattning På uppdrag av kommunfullmäktige har förslag till revidering av kommunens fokusområden arbetats fram. Förslaget bygger på det diskussionsunderlag som låg till grund för en genomlysning av kommunens politiska mål i samband med EU-projektanalysen tidigare i år, den s.k. WEPA-analysen. Utifrån diskussionsunderlaget och den politiska diskussionen under WEPA-processen har fem kommunövergripande mål formulerats och inordnats i tre fokusområden. De reviderade fokusområdena är: Kommuninvånare Samhälle Organisation De fem målen är: Kommuninvånarna ska uppleva att Hylte kommun ger en bra service med god kvalitet Barn och unga i Hylte ska ha bra uppväxtvillkor Kommuninvånarna i Hylte ska uppleva att de har inflytande på kommunens verksamheter och beslut Kommuninvånarna ska uppleva att Hylte är en attraktiv kommun att leva och bo i Hylte kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare Till varje mål finns en målbeskrivning med mått och uppsatta målnivåer för uppföljning. En utförligare beskrivning av dessa finns i beslutsunderlaget. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2011-11-08 Per Borg/Anders Dryselius Förslag till revidering av fokusområden och mål (111107) Yrkanden Micael Arnström (S) yrkar följande: Följande ändringar görs och kompletteringar tas fram till kommunstyrelsens sammanträde 2011-11-29: De tre målnivåerna för Barn och unga ska vara "Andelen elever ska öka med minst 2 % varje år för att på sikt nå 100 %. Målnivå 2 för Kommuninvånarna om valdeltagandet ska vara att Valdeltagandet ska öka jämfört med valet 2010. Målnivåerna för Organisationen har fel typ av kriterer. Personalchefen ges i uppdrag att ta fram mätområden som är kontkret mätbara som t ex friskhälsotal och lönenivåer. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
ITYLTE KOMMUN Kommunstyrelsens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sarnmantradesdatum 2011-11-15 Sida 8 (24) Proposition Ordförande ställer proposition bifall eller avslag till Micael Arnströnns yrkande och finner att arbetsutskottet har beslutat bifalla yrkandet. Arbetsutskottets förslag Efter föreslagna kompletteringar och ändringar förslås kommunstyrelsen föreslå fullmäktige anta reviderade fokusområden och kommunövergripande mål. S ignal ur justerare Utdragsbeslyrkande
HYLTE Kommunledningskontoret Anders Dryselius, Utredare/analytiker Tfn: 0345-18007 E-post: Anders.Dryselius@hylte.se TJÄNSTESKRIVELSE 201 1-1 1-08 Dnr :2011 KS0252 Kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse Revidering av fokusområden 2011 Sammanfattning På uppdrag av kommunfullmäktige har förslag till revidering av kommunens fokusområden arbetats fram. Förslaget bygger på det diskussionsunderlag som låg till grund för en genomlysning av kommunens politiska mål i samband med EU-projektanalysen tidigare i år, den s.k. WEPA-analysen. Utifrån diskussionsunderlaget och den politiska diskussionen under WEPA-processen har fem kommunövergripande mål formulerats och inordnats i tre fokusområden. De reviderade fokusområdena är: Kommuninvånare Samhälle Organisation De fem målen är: Kommuninvånarna ska uppleva att Hylte kommun ger en bra service med god kvalitet Barn och unga i Hylte ska ha bra uppväxtvillkor Kommuninvånarna i Hylte ska uppleva att de har inflytande på kommunens verksamheter och beslut Kommuninvånarna ska uppleva att Hylte är en attraktiv kommun att leva och bo i Hylte kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare Till varje mål finns en målbeskrivning med mått och uppsatta målnivåer för uppföljning. En utförligare beskrivning av dessa finns i beslutsunderlaget. Beslutsunderlag Förslag till revidering av fokusområden och mål (111107) Kommuniedningskontorets förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår fullmäktige att anta reviderade fokusområden och kommunövergripande mål. Per Borg kommunchef Anders Dryselius Utredare/analytiker Beslutet skickas till: Hylte kommun Kommunledningskontoret Storgatan 8 Tfn 0345-18000 vx 314 80 Hyttebruk Fax 0345 18190 klk hylte.se www.hylte.se Postgiro 10 53 60-2 Bankgiro 434-4354