styrmodell åstorp Åstorp - Söderåsstaden där människor och företag möts och växer

styrmodell åstorp Åstorp - Söderåsstaden där människor och företag möts och växer Hur planerar vi? Hur genomför vi? Hur följer vi upp? Hur utvecklar vi? www.astorp.se

Åstorp - Söderåsstaden där människor och företag möts och växer Styrmodell Åstorp Antagen av kommunfullmäktige 2014-08-25, 121 Diarienummer: DNR 2013-356 Version: 2014.09.23 Layout, original och tryck: Kommunstyrelseförvaltningen, Bild framsida: Aftab, Flickr

Hur planerar vi? sid 5 Hur genomför vi? sid 8 Hur följer vi upp? sid 12 Hur utvecklar vi? sid 13 Innehållsförteckning Styrmodellens funktion / förbättringshjulet Kommunens inriktning Verksamhets- och budgetprocess Politiker och tjänstemän: roller Så styrs kommunen Övergripande styrprocess Uppföljning Utveckling Kontakt 4 5 6 8 9 10 12 13 15

4 Inledning Hur planerar vi? Hur genomför vi? Hur utvecklar vi? Hur följer vi upp? Förbättringshjulet. Styrmodellens funktion För att kommunens resurser ska kunna användas effektivt och svara mot kommuninvånarnas behov behövs en gemensam inriktning och samordning av verksamheterna. Styrsystemets uppgift är att hålla samman styrningen av alla verksamheter. Därför är målen och resurserna centrala i styrningsprocessen, men också hur verksamheterna ska följas upp. Det finns Den övergripande styrprocessen finns på sidan 10. en övergripande styrprocess för verksamhet och ekonomi utifrån en politisk nivå och en tjänstemanna nivå. I modellen finns även en särskild budgetprocess över året. Åstorps kommuns modell bygger också på det s.k. förbättringshjulet, dvs hur planerar vi, hur genomför vi, hur följer vi upp och hur utvecklar vi. Styrmodellen ska vara känd i organisationen och vara ett stöd för politiker och tjänstemän.

Styrmodell Åstorp Hur planerar vi? 5 Kommunens inriktning Vision Åstorps kommuns vision Söderåsstaden där människor möts och växer anger färdriktningen för hur kommunen ska utvecklas fram till år 2020. Visionen skapar kraft och energi och anger en önskad, framtida utveckling för Åstorps kommun. Fokusområden Fokusområden är utifrån Åstorps kommuns vision strategiskt utvalda områden som ska prioriteras inför kommande verksamhetsår. Fem fokusområden är utvalda utifrån en genomförd framtidsanalys. De prioriterade områdena ska utvärderas och påvisa konsekvenser för de kommunala verksamheterna. Fokusområdena är: Fler i arbete och fler företag Utveckla attraktivt boende Förbättra framtiden för barn, unga och äldre Fler väljer kommunen som arbetsgivare Ekonomi och förhållningssätt VärdeOrd Åstorps kommuns värdeord beskriver vilket förhållningssätt som ska gälla gentemot kommunens målgrupper samt för anställda i kommunen. Värdeorden anger en tydlighet kring bemötande, attityder och kultur. Den bygger på de fem värdeorden: tydlighet mod lyhördhet engagemang kvalitet Medarbetarskap Samtliga medarbetare och ledare ska förhålla sig till värdegrunden som ska leda till ett gott bemötande, professionellt förhållningssätt, god serviceanda och en god arbetsmiljö i kommunen. Värdegrund ska också bidra till att medarbetare och ledare är stolta över sitt arbete som ska utföras med hög kvalitet. Mål Inom varje fokusområde finns antaget mellan tre till sex mätbara mål. Målen bygger på aktiviteter inom kommunens olika verksamheter. Effekter och resultaten av aktiviteterna mäts och rapporteras årligen i samband med delårs- och årsbokslut.

6 Styrmodell Åstorp Hur planerar vi? Verksamhets- och budgetprocess Ett av de viktigaste planeringsinstrumenten är budgeten. Först och främst kan budgeten ses som ett styrinstrument för kommunens verksamhet de kommande åren. Budgeten ger också möjlighet till uppföljning och kontroll av om det blev som det var tänkt. Den politiska nivån fastställer i budgeten den inriktning och servicenivå som ska erbjudas kommuninvånarna. Detta görs dels för det första året benämnt budget, dels för de följande två åren kallade flerårsplan. Budgeten består av följande delar: Begrepp Förklaring Fastställs av Resultatbudget Redovisar resultat (intäkter minus kostnader) Fullmäktige Balansbudget Finansieringsbudget Investeringsbudget Driftsbudget per nämnd Redovisar ställning avseende använt kapital (tillgångar) och anskaffat kapital (eget kapital, avsättning samt skulder) Redovisar uppdelade på sektorerna: löpande verksamhet, investeringsverksamhet och finansieringsverksamhet. Redovisar vilka projekt investeringar och exploatering som kommunen ämnar genomföra Visar respektive nämnds tilldelade ram Fullmäktige Fullmäktige Fullmäktige Fullmäktige Anslagen till nämnderna redovisas som nettokostnad (ram). Respektive nämnd har rätt att inom sin ram göra omdisponeringar så länge kommunfullmäktiges mål följs.

Styrmodell Åstorp Hur planerar vi? 7 Budgetprocessen ser i korthet ut på följande sätt: 1 Januari 2 Mars Budgetförutsättningar redovisas till kommunstyrelsens arbetsutskott. Detta görs utifrån att föregående års flerårsplan uppdateras med kända förändringar. Budgetdialoger 1. Varje nämnd ska utifrån ramerna i flerårsplanen beskriva hur medlen ska användas och eventuella konsekvenser av ramtilldelning. 3 April 4 Maj/juni Preliminära ramar beslutas i kommunstyrelsen. Beslut om eventuell förändring i ramar fattas i kommunstyrelsen. Nämnderna arbetar med nämndsplaner 2 fram till augusti. 5 augusti 6 September Budgetberedningar påbörjar sitt arbete. En budgetberedning är ett namn på ett arbetsutskott som samordnar verksamhets- och ekonomisk planering (budget). Nämndsplanerna lämnas in till ekonomienheten. Budgetberedningen behandlar de olika nämndernas förslag. Efter budgetberedningen tas hela budgetförslaget upp för facklig samverkan. 7 Oktober 8 November Kommunstyrelsen fattar beslut om budgeten. Kommunfullmäktige fattar beslut om budgeten. Efter fullmäktigebeslut överlämnas budgeten till respektive nämnd/förvaltning. Förklaringar 1) Budgetdialoger Till budgetdialogerna ska nämnderna ha arbetat fram ett förslag utifrån följande rubriker: Nuläge Förändringar under budgetår och planperiod vad gäller demografi och eventuella lagförändringar Behov av utökning av ram utifrån ovan. Möjlighet att effektivisera och omfördela inom egen nämnd. Möjliga samarbetsprojekt. 2) Nämndsplaner I nämndsplanen anges vad nämnden prioriterar, dess ambitioner och vad nämnden avser att förverkliga för att fullgöra sitt ansvar och uppfylla sina uppdrag. Det underlag som lämnas in till ekonomienheten ska innehålla följande beskrivning utifrån uppdrag och erhållna medel: Verksamhetsbeskrivning Verksamhetsmål (utifrån KF:s fokusområden och mål) Inriktning för nämndens arbete under budgetåret Inriktning för nämndens arbete under planperioden Ekonomisk redogörelse Nyckeltal Konsekvenser av förändrad ram Förändringar av taxor och avgifter

8 Styrmodell Åstorp Hur genomför vi? Politiker och tjänstemän: roller Svenska kommuner är politiskt styrda organisationer. Det finns i kommunerna både en politisk nivå och en tjänstemanna nivå. Den politiska nivån ansvarar för vad som ska utföras och verksamhetsnivån talar om hur det ska ske. Ibland vill politiken även ge besked när något ska vara klart och på tjänstemannasidan utses vem som ska göra det. Som politiker ska man exempelvis besluta om vilka mål som ska gälla för verksamheten, och där tjänstemän har till uppgift att ansvara för hur målen ska nås och vilka som ska få uppdraget. För att styrningen och uppföljningen av verksamheten ska fungera i en kommun är det viktigt med en tydlig rollfördelning mellan politiker och tjänstemän. Ibland pratar man om den gränslinje som kan finnas mellan rollerna, den sk gråzonen. För att nå samförstånd är den bästa Gråa zonen + samförstånd = gyllene dialogen metoden dialog och härigenom skapas förståelse för varandras arbete för att nå en så bra lösning som möjligt för kommunens invånare. Den grå zonen kallas därför ibland för den gyllene dialogen. politiker tjänstemän Vad & när dialog VEM & hur LÖsningar

Styrmodell Åstorp Hur genomför vi? 9 Så här styrs kommunen Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige är kommunens högsta politiska organ. Ledamöterna tillsätts i allmänna val. Enligt kommunallagen beslutar kommunfullmäktige i ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt för kommunen, främst mål och riktlinjer för verksamheten budget, skatt och andra viktiga ekonomiska frågor nämndernas organisation och verksamhetsformer val av ledamöter och ersättare i nämnder och beredningar val av revisorer grunderna för ekonomiska förmåner till förtroendevalda årsredovisning och ansvarsfrihet folkomröstning i kommunen extra val till fullmäktige Kommunfullmäktige fastställer kommunstyrelsens och facknämnderna uppdrag i reglemente. Reglementet är grunddokumentet för en nämnds eller styrelsens verksamhet och anger organisation, ansvarsområde, arbetsformer och beslutskompetens. Kommunstyrelse Kommunstyrelsen utses av kommunfullmäktige. I kommunstyrelsen är de politiska partierna representerade i proportion till sin storlek i kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över nämnder och hel- eller delägda bolag. Speciellt ska styrelsen följa de frågor som kan ha inverkan på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen äger rätt att fastställa anvisningar. Dessa tas fram om kommunstyrelsen bedömer att det behövs ett enhetligt förhållningssätt inom kommunen. Nämnd Nämnd tillsätts av kommunfullmäktige. Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Utifrån kommunfullmäktiges mål och riktlinjer upprättas varje år en nämndsplan, som på ett operativt sätt anger vad som ska uträttas och med vilka resurser. Nämndsplanen är grunddokumentet för nämndernas verksamheter och ska visa mål för de verksamheter som nämnden ansvarar för. Nämndsplanen är ett politiskt styrdokument. Den fungerar som ett uppdrag/beställning till förvaltningsorganisationen. förvaltningsorganisation Förvaltningen ansvarar för att nämndens uppdrag genomförs enligt mål, resurser och riktlinjer. Nämnden ger uppdrag till förvaltningschefen att utifrån nämndsplanen ta fram en verksamhetsplan som visar hur målen ska uppnås och vem som ska utföra det. Verksamhetsplanen innehåller aktiviteter som ska genomföras för att målen i nämndsplanen ska uppnås. Det ska redovisas behov av personal, lokaler, kompetensutveckling, IT-stöd mm. Verksamhetsplanen fastställs av förvaltningschefen. Myndighetsutövning Kommunerna har många lagar att förhålla sig till och som påverkar relationen med medborgarna. Det gäller exempelvis socialtjänstlagen, skollagen och plan och bygglagen. Anställda som arbetar med dessa lagar ägnar sig åt myndighetsutövning. Lagar kan exempelvis tolkas på olika sätt. Beslut som tas på grundval av dessa kan överklagas. Det ställer höga krav på medarbetarnas kompetens om lagarna, rättstillämpning och praxis.

10 Styrmodell Åstorp Hur genomför vi? Övergripande styrprocess KF Budget Delårsbokslut Årsredovisning Vision Fokusområden Mål Reglementen Policy Övriga styrdokument Politisk nivå Strategisk styrning och ledning KS Budgetramar Delegationsordning Direktiv Anvisningar N Nämndsplan Nämndsmål Delegationsordning Riktlinjer Verksamhetsnivå Operativ styrning och ledning F E Verksamhetsplan Uppdrag Aktivitet Aktivitet Rutiner Handböcker Rutiner Politiker KF KS N Kommunfullmäktige } } Kommunstyrelse Nämnd Tjänstemän F E Förvaltning Enhet Styrprocess Styrprocessen i Åstorp bygger på tydlighet och enkelhet. Det ska vara klart för alla var och på vilken nivå beslut fattas, och var de verkställs. Härigenom ges förutsättningar för att uppnå den vision, de fokusområden och de mål som kommunfullmäktige uppställt. Processen ska också leda till effektivitet i styrningen såväl på den politiska som verkställande nivån. Strategisk styrning och ledning Genom vision, fokusområden och mål tillsammans med resurser pekar politiken ut färdvägen. Detta sker genom att: Kommunfullmäktige beslutar om övergripande vision och mål Kommunstyrelsen beslutar om vilka ekonomiska resurser som krävs för att kommunfullmäktiges beslut ska uppnås Nämnderna ansvarar för att man bryter ner de övergripande målen till nämndsnivå samt att man beskriver hur man uppfattat uppdraget från fullmäktige och på vilket sätt man ska arbeta för att uppnå detta (nämndsplan)

Styrmodell Åstorp Hur genomför vi? 11 Definitioner Reglementen En form av reglering som fastställer kommunstyrelsens och nämndernas uppdrag i form av en samling föreskrifter och bestämmelser som anger bland annat organisation, ansvarsområde, arbetsformer och beslutskompetens. Policy Policy är en avsiktsförklaring och riktlinje för att styra beslut och uppnå önskade mål. Skiljer sig mot lagtexter då en lagtext kan förhindra och förbjuda ett visst beteende eller en viss handling medan en policy endast vägleder mot de handlingar som troligast ger önskat resultat. Policys kan ses som politiska, organisatoriska, ekonomiska och administrativa mekanismer som skapas för att nå ett eller flera mål. Övriga styrdokument (tex planer, program) Planer och program anger inriktning på en övergripande nivå. Styrdokumenten ska spegla en politisk ambition, är av stor vikt och av övergripande karaktär. Delegationsordning En delegationsordning styr vilken som har rätt att fatta beslut i nämndens eller styrelsens ställe. Ett beslut fattat av en delegat ska alltid återrapporteras till den som delat ut beslutanderätten. Delegation kan endast ges till en person/funktion och inte till flera. Nämnd eller styrelsen kan aldrig ändra ett delegationsbeslut men däremot besluta om att delegationsrätten ska upphöra. Direktiv, anvisningar Direktiv och anvisningar upprättas om kommunstyrelsen bedömer att ett enhetligt förhållningssätt inom kommunen bör säkerhetsställas och frågan inte är av verksamhetskaraktär. Rätten att besluta förutsätter dels att direktiv och anvisningarna inte står i strid med vad fullmäktige beslutat, dels att den inte avser en fråga av större vikt eller principiell beskaffenhet. Riktlinjer Riktlinjer är fastställda regler och principer när det gäller arbetsmetoder, resursanvändning och vilka rättsliga krav som kan vara gällande. Riktlinjer ska vara vägledande och underlätta att göra rätt. Riktlinjer är inte juridiskt bindande. Rutiner/handböcker Rutinbeskrivning utformas i verksamheten i syfte att skapa säkerhet, samstämmighet och enighet i handläggning och arbetssätt. Rutiner ska vara dokumenterade, tillgängliga och väl kända i organisationen. Operativ styrning och ledning Verksamheterna ansvarar för att inom tilldelade ramar genomföra de politiskt fattade besluten. Vidare ska besluten följas upp och återrapporteras. Detta sker genom att: Förvaltningarna upprättar verksamhetsplaner som beskriver vilka aktiviteter som krävs för att nå nämndsmålen inom givna resurser Enheterna ansvarar för att verksamhetsplanens aktiviteter blir omsatta på enhetsnivå Här hittar du styrdokumenten: Våra reglementen, policys, delegationsordningar, direktiv/ anvisningar, riktlinjer samt övriga styrdokument hittar du vår hemsida under PÅVERKA» Policys, planer, program. www.astorp.se

12 Styrmodell Åstorp Hur följer vi upp? Uppföljning Som en del i styrsystemet används olika typer av uppföljning av den kommunala verksamheten. Detta sker i form av olika delprocesser som beskrivs enligt nedan. Samtliga delprocesser ska visa var kommunen befinner sig verksamhetsmässigt och ekonomiskt och ska utgöra underlag för att vidtaga eventuella åtgärder. Vidare ska uppföljningen säkerställa att samtliga nämnder och styrelser arbetar på ett sådant sätt att de av kommunfullmäktige uppställda fokusområden och målen uppnås. Process Förklaring Delges/Beslutas av Månadsrapport Delårsrapport Årsredovisning Internkontroll Personalekonomisk redovisning KKiK INSIKT Övrig uppföljning Rapporten ska ge en bild av ekonomisk ställning för perioden såväl som en prognos för helåret. Upprättas per januari, mars, april, maj, augusti, september, oktober och november. Förenklad ekonomisk redovisning med helårsprognos per juli månad inkl. uppfyllelse av fokusområden och delmål. Förvaltningsberättelse samt ekonomisk redogörelse för det gånga året inkl. uppfyllelse av fokusområden och delmål. Internkontrollen ska säkra att beslut vilar på ett korrekt underlag samt bidra till att skydda kommunens tillgångar mot förluster. Redovisar uppgifter om kommunens personal i form av sysselsättningsgrad, åldersstruktur, ledarskap, kostnader samt arbetsmiljö. Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK) är ett verktyg för att jämföra kommuner med varandra och beskriver kommunernas kvalitet ur ett invånarperspektiv. Kommunens Kvalitet i Korthet drivs av Sveriges Kommuner och Landsting. För närvarande deltar 200 kommuner i detta jämförelsenätverk. Kvalitetsmätning av kommunernas myndighetsutövning och service gentemot företagare. Mätningen genomförs av SKL, Sveriges Kommuner och Landsting. Olika verksamhetsmått och uppföljningssystem så som synpunktshantering, brukarenkäter samt specifika verksamhetuppföljningar, tex betygsresultat, medarbetarenkäter. Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Kommunstyrelse/ nämnd Kommunstyrelse/ nämnd Kommunstyrelse/ nämnd

Styrmodell Åstorp Hur utvecklar vi? 13 Förbättringshjulet. Hur planerar vi? Hur genomför vi? Planeringsstadiet inleds 6 Fastställda utvecklingsområden 5 Dialog 4 Hur utvecklar vi? Hur följer vi upp? Process inom verksamheten 3 Analys 2 1 Uppföljning Utvecklingsarbete För att utveckla kommunen krävs ständiga förbättringar och förnyelse av alla verksamheter. Det är viktigt att utvecklingsarbetet präglar hela organisationen och att det finns en tillåtande kultur som stimulerar till utveckling. Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige kan kontinuerligt följa upp vad som händer i verksamheterna genom att följa nämndernas arbete. Det politiska uppföljningen kan leda till att beslut tas som gäller viktiga förändringar eller som ger verksamheterna rätt förutsättningar.

14 Styrmodell Åstorp Dina anteckningar

Styrmodell Åstorp kontakt 15 Kontakt Medborgarkontoret Åstorps kommun tel 042-643 00 mbk@astorp.se Kommunchef Åstorps kommun tel 042-640 50 Chefsekonom Åstorps kommun tel 042-640 16 Utvecklingsstrateg Åstorps kommun tel 042-641 16

Postadress: 265 80 Åstorp Gatuadress: Storgatan 7 E-post: kommun@astorp.se Telefon: 042-640 00 Fax: 042-642 10 Org. nr. 212000-0936 Bg 5103-2951 Pg 11 01 50-0 www.astorp.se