Sid 1 (5) Slutrapport Dnr 13KS133 POG - Politisk organisation i Gävle kommun Uppdrag och direktiv Kommunstyrelsen fattade 2013-09-03 190 beslut om översyn av politisk organisation och ansvarsfördelning inför ny mandatperiod. De frågor som beredningen hade att arbeta med var följande: Gränsdragningsfrågor gentemot övriga nämnder som kan uppstå som en följd av det arbete som nu pågår med att tillskapa Kunskapsnämnden och Näringslivs- och arbetsmarknadsnämnden (kan beröra såväl omvårdnadsnämnden, som socialnämnden och kultur- och fritidsnämnden) Samhällsbyggnadsuppdraget och ansvarsfördelningen mellan Tekniska nämnden, Byggnads- och miljönämnden och Kommunstyrelsen Gävle kommuns organisation av revisionsfrågor Kommunstyrelsens beredningar såväl befintliga som eventuellt behov av ytterligare beredningar. I detta sammanhang kan även frågan om eventuella beredningar knutna till kommunfullmäktige, som t ex en demokratiberedning diskuteras. Därutöver gavs kommittén möjlighet att själv aktualisera ytterligare frågeställningar under arbetets gång. Kommittén har bestått av kommunal- och oppositionsråd, kommunfullmäktiges ordförande och Sverigedemokraternas gruppledare. Carina Blank (ordf, S), Per Johansson (S), Roger Persson (MP), Maritha Engström (V), Inger Källgren Sawela (M), Per-Åke Fredriksson (FP), Ann- Helen Persson(C), Lili André (KD) samt Daniel Olsson (S) och Roger Hedlund(SD). Arbetsform Kommittén har sammanträtt vid 5 tillfällen (2014-03-10, 2014-03-31, 2014-05-12, 2014-09-02). Det inledande mötet genomfördes 2013-12-17. Vid detta tillfälle sammanställdes synpunkter på övriga frågor som kommittén ville få belysta. De frågor som aktualiserades vid detta tillfälle var frågan om bostadsanpassningsbidraget och kommunala korttidsboenden. Kommittén har haft hearingar med ansvariga tjänstemän rörande de gränsdragningsfrågor som aktualiserats efter bildandet av Utbildning Gävle, Gävle kommun Kommunledningskontoret 801 84 Gävle Besök Stadshuset, Drottninggatan 22 Växel 026-18 80 00 gavle.kommun@gavle.se www.gavle.se
Sid 2 (5) frågan om korttidshem och frågan om bostadsanpassningsbidrag. Frågan om revisions organisation och samhällsbyggnadsuppdraget har utretts av konsulter från PwC. Frågan om hur jävsfrågan kan hanteras vid ett eventuellt bildande av en Samhällsbyggnadsförvaltning har utretts av kommunledningskontoret. Flera av de frågor som har hanterats av kommittén rör förvaltningsorganisationen. Dessa frågor kan beslutas och genomföras utan att det påverkar den politiska organisationen. Gränsdragningsfrågor De gränsdragningsfrågor som aktualiserats med anledning av tillskapandet av Näringslivs och Arbetsmarknadsnämnden och Utbildning Gävle (UG är följande: Ansvar för kommunens korttidshem. Ansvar och placering av den kommunala läromedelscentralen (KLC). Ansvaret för kommunens korttidshem Boende på korttidshem är en stödform inom LSS (Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade). Stödformen innebär korttidsvistelse utanför det egna hemmet. De tre korttidshem som Gävle kommun är organisatoriskt placerade under Utbildning Gävle. Då övriga stödformer inom LSS drivs av Omvårdnad Gävle aktualiserades frågan om denna stödforms organisatoriska hemvist. Frågan föredrogs 2013-03-31 av förvaltningschef Frank Stoor. Förvaltningens bedömning är att det är lämpligt att utbildning Gävle även fortsättningsvis driver verksamheten, bland annat mot bakgrund av de personalkategorier som finns där och vikten av närhet till förskola och skola. Kommittén föreslår inga förändringar i frågan om kommunens korttidshems organisatoriska hemvist. Kommittén vill dock poängtera vikten av ett fungerande samarbete mellan Socialtjänsten, omvårdnad Gävle och utbildning Gävle i arbetet med korttidshemmen. Ansvar och placering av den kommunala läromedelscentralen (KLC) Vid kommitténs sammanträde 2013-03-31 fördrogs frågan om kommunala läromedelscentralen (KLC) av förvaltningschef Frank Stoor. KLC hanterar bland annat utlåning av lärrersurser, t ex läromedel och filmer. Utbildning Gävle har i dagsläget organiserat KLC som en del i sin förvaltning och förordar att verksamheten kvarstår där. Kommittén anser inte att det är påkallat att ändra verksamhetens organisatoriska tillhörighet. Ansvar och hantering av bostadsanpassningsbidrag. Frågan föredrogs av förvaltningschef Elisabeth Jonsson och Helena Werre vid kommitténs sammanträde 2013-03-31. Handläggningen av bostadsanpassningsbidrag har förändrats under de senaste åren. Syftet med de förändringar som genomförts är att uppnå en mer rättsäker handläggning som lever upp till aktuella lagkrav. Förändringarna har dock medfört att handläggningstiderna har blivit längre och större balanser av obehandlade ärenden har skapats. Förvaltningen arbetar aktivt med att arbeta
Sid 3 (5) ner de aktuella balanserna och minska handläggningstiderna. Skälen till de långa handläggningstiderna har dock mycket lite att göra med verksamhetens organisatoriska tillhörighet. Enheten har fått utökade medel för att anställa ytterligare handläggare. Kommittén bedömer inte att det är påkallat med några organisatoriska förändringar av verksamheten. Gävle kommuns organisation av revisionsfrågor Enligt direktiven till kommittén ska kommunens sätt att organisera revisionen lyftas av kommittén. Revisionen är direkt underställd kommunfullmäktige, varför även kommunfullmäktiges ordförande var kallad att medverka vid kommitténs sammanträden. Den fråga som särkilt belysts av kommittén är fördelar och nackdelar med att ha ett eget kommunalt revisionskontor. Konsultföretaget PWC gavs i uppdrag att göra en omvärldsbevakning och belysa hur revisionen är organiserad i ett antal likvärdiga kommuner. Revisorerna presenterade sitt uppdrag för kommittén den 2014-05-12. Det sätt att organisera revisionen som Gävle har, med ett eget revisionskontor är relativt ovanlig. I Sveriges har 10 kommuner och 12 landsting/regioner egna revisionskontor. Revisionskostnaden per verksamhetsmiljon i Gävle är något högre än för likvärdiga kommuner. Kommitténs ställningstaganden Den kommunala revisionen är underställd kommunfullmäktige. Revisionen har ett stort mått av frihet när det gäller att besluta om hur revisionen organiserar sin verksamhet. Kommunfullmäktige kan dock fastställa arbetsformer för revisionens arbete i revisionens reglemente. Kommittén bedömer att revisionens val av organisation och inriktning i huvudsak bör vara en fråga för de revisorer som fullmäktige utser. Kommittén avstår från att lägga konkreta förslag till beslut rörande revisionens arbete, men ser gärna att revisionen har en dialog med kommunfullmäktige om arbetsformer och val av organisation under kommande mandatperiod. Kommunfullmäktiges och Kommunstyrelsens utskott och beredningar Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige kan besluta att inrätta utskott och beredningar. Ett syfte med beredningar är att förtroendevalda ska ha bättre möjlighet till insyn och fördjupning i de frågor som behandlas i kommunstyrelse och fullmäktige. Kommittén väljer dock att avstå från att ta ställning till frågan om utskott och beredningar i tillträdande fullmäktige och kommunstyrelse. Det är mer lämpligt att tillträdande fullmäktige och kommunstyrelse själva beslutar om sina arbetsformer. Under stora delar av 2014 har Kommunstyrelsen haft heldagsmöten för att bättre tillgodose de förtroendevaldas behov av insyn. Samhällsbyggnadsuppdraget I kommitténs uppdrag ligger att utreda och föreslå förändringar i den politiska organisationen och ansvarfördelningen för samhällsbyggnadsuppdraget.
Sid 4 (5) Särskilt ska kommittén titta på ansvarsfördelningen mellan Tekniska nämnden, Byggnads- och miljönämnden och Kommunstyrelsen. Bakgrund och uppdrag På förvaltningssidan genomfördes en större förändring inför 2012 då förvaltningen Samhällsbyggnads Gävle skapades av tidigare Tekniska kontoret och Byggnads- och miljöförvaltningen. Syftet med denna förändring var bland annat att samordna resurser bättre och möjliggöra ett samlat utvecklingsarbete inom samhällsbyggnadsområdet. I samband med denna förändring av förvaltningsorganisationen gjordes inga nämndvärda förändringar av motsvarande politiska organisation. De båda nämnderna, Tekniska nämnden och Byggnads- och miljönämnden, delar sedan dess på en förvaltning. Konsultföretaget PwC fick av kommittén i uppdrag att utreda några frågeställningar med anledning av den politiska organisationen av samhällsbyggnadsuppdraget. I uppdraget ingick att studera följande områden: - Gränssnittet kring övergripande fysisk planering mellan Kommunstyrelsen/kommunledningsförvaltningen och Byggnads- och miljönämnden/tekniska nämnden/samhällsbyggnadsförvaltningen. - Behovet av två nämnder, en Byggnads- och miljönämnd och en teknisk nämnd som ansvarar för Samhällsbyggnadsförvaltningens verksamhet. - Jävsfrågor Hur tillsyn och driftansvar inom en tilltänkt samhällsbyggnadsnämnd och tillhörande förvaltning skulle kunna organiseras. PwC har genomfört intervjuer med berörda tjänstemän och politiker och konsulterat SKL i frågan. PwC ställer sig i huvudsak positiva till att lägga samma de båda nämnderna i en samhällsbyggnadsnämnd. De föreslår också att Kommunstyrelsen inrättar ett utskott med ansvar för mark- och exploateringsfrågor. Kommunstyrelsens ansvar för fysisk planering, fast egendom och exploatering bör också kvarstå och förstärkas. För att förtydliga Kommunstyrelsens ansvar för mark och exploateringsfrågor föreslås också att flytta över viss kompetens inom mark- och exploateringsområdet till kommunledningskontoret. Konsulternas förslag föredrogs på Kommunstyrelsens sammanträde den 2014-08-26. En skriftlig version har skickats på remiss för yttrande till Tekniska nämnden och Byggnads- och miljönämnden. Byggnads- och miljönämnden behandlar sitt yttrande på sammanträdet den 29 oktober. Tekniska nämnden behandlar sitt yttrande på sammanträdet den 5 november. Kommunledningskontoret och Samhällsbyggnad Gävle genomför för närvarande (november 2014) workshops med berörd personal för att hitta bästa möjliga lösningar och arbetsformer för att Kommunstyrelsen ska kunna ta en mer aktiv roll i ett Gävle som växer. I jävsfrågan ger konsulterna tre alternativ. Den första är att behålla nuvarande organisation med två nämnder. Den andra är att ersätta nuvarande två nämnder med en nämnd och samtidigt bilda en jävsnämnd för att hantera vissa frågor. Det tredje förslaget är att låta Kommunstyrelsen besluta i dessa
Sid 5 (5) frågor. Av dessa alternativ anser konsulterna att en jävsnämnd är mest naturlig. Rapporten saknar närmare utredning om hur en sådan nämnd skulle kunna organiseras eller den praktiska innebörden av en sådan ordning. Kommunledningskontoret har därför närmare utrett frågan om hur jäv skulle kunna hanteras vid en sammanslagning av den Tekniska nämnden och Byggnads- och miljönämnden. Utredningen av jävsfrågan presenterades för kommittén 2014-11-09. Kommitténs ställningstaganden - Kommittén förordar att Kommunstyrelsens övergripande ansvar för fysisk planering, fast egendom och exploatering kvarstår. - Kommittén förordar bildandet av en samhällsbyggnadsnämnd som övertar de uppgifter som nu åligger den Tekniska nämnden och Byggnads- och miljönämnden. I arbetet med att skapa en sådan nämnd bör man ta hänsyn till de synpunkter som lämnats i remissyttranden från Byggnads- och miljönämnden och Tekniska nämnden. - Kommittén förordar att de frågor där en sådan nämnd på grund av jäv är förhindrad att fatta beslut hanteras av en särskild jävsnämnd. Förslagsvis minskas antalet ledamöter i Tekniska nämnden ner vid årsskiftet 2014/2015. Nämnden kan sedan övergå till att vara jävsnämnd under 2015. Ett lämpligt antal ledamöter för en sådan nämnd är 5 ledamöter och 5 ersättare. - Kommittén lämnar inget förslag om hur Kommunstyrelsen organiserar sig med avseende på utskott och/eller beredningar. Tillträdande Kommunstyrelse bör själva besluta om ett lämpligt sätt att organisera beredning och beslut i mark- och exploateringsfrågor. - Kommittén föreslår att Kommunstyrelsen utreder och bereder de beslut som följer av föreslagna ändringar.