Folke Bernadotteakademins allmänna villkor för stöd till verksamhet som främjar genomförandet av FN:s säkerhetsrådsresolution 1325 Tillämpning 1 Dessa villkor reglerar stöd till verksamhet som främjar genomförandet av FN:s säkerhetsrådsresolution 1325 (hädanefter kallad resolution 1325) i enlighet med myndighetens beslut. 2 Stödet är avsett för verksamhet som främjar genomförandet av resolution 1325 och som är förenlig med gällande riktlinjer för biståndsmedel. Verksamhet som främjar kvinnors deltagande och verksamhet som syftar till att stödja kapacitetsuppbyggnad i kvinnoorganisationer i konflikt- och postkonfliktländer ses som särskilt relevanta. 3 Stöd kan lämnas till svenska och internationella organisationer och stiftelser som bedriver verksamhet enligt 1 och 2. 4 Bidragsgivare är Folke Bernadotteakademin. Bidragsgivaren hanterar alla frågor i anslutning till stödet och erhållet stöd ska redovisas av bidragstagaren till bidragsgivaren. Bidragstagare är den som söker eller beviljas stöd. 5 Stöd lämnas, i mån av tillgång till medel, främst i form av större projektbidrag. En ansökan om stöd bör inte understiga 300 000 SEK. Maximalt kan en huvudsökande beviljas 3 000 000 SEK i stöd under ett och samma kalenderår. Med huvudsökande menas den organisation eller stiftelse som leder arbetet. Huvudsökande är ansvarig för såväl delredovisning som slutredovisning av bidraget till bidragsgivaren. En ansökan kan endast ha en huvudsökande. Budget 6 Den budget som godkänts av bidragsgivaren ska följas. En viss omdisponering får dock ske mellan projektets budgetposter utan konsultation med bidragsgivaren. Dessa omdispositioner får däremot inte överskrida 30 000 SEK av de anslagna medlen eller frångå de villkor som fastställts i beslutet gällande medlens användning. Förutsättningar för erhållande av medel 7 Projekt som redan genomförts när ansökan inlämnas beviljas inte stöd. Stöd lämnas inte heller till en organisation eller stiftelse som brustit i redovisning av tidigare erhållna medel. 8 Ansökningar kan lämnas till bidragsgivaren löpande under ett kalenderår. Ansökan ska göras på den ansökningsblankett som bidragsgivaren tillhandahåller.
Om en ansökan är bristfällig och en uppmaning att avhjälpa bristerna inte följs kommer ansökan att avslås. 9 Sökta bidrag ska främst utgöra ett stöd till specifika aktiviteter. Kostnader för personal ska specificeras i ansökan och främst personalkostnader relaterade till projektets aktiviteter kommer att beviljas. Kostnader för overhead, så som administration, får inte överstiga 10 procent av det sökta bidraget. Verksamhet 10 Bidraget gäller för den verksamhet som anges i bidragsbeslutet. Rekvisition och utbetalning av medel 11 Bidragstagaren ska rekvirera medel inom en månad från beslutsdatum och projektverksamheten ska påbörjas under den tremånadersperiod som följer på beslutet. Om en första rekvisition inte lämnats in inom en månad från att bidraget beviljats kan rätten till bidrag upphöra. 12 Beviljade medel betalas ut när originalrekvisition inkommit till bidragsgivaren. Medel rekvireras på blankett som bidragsgivaren tillhandahåller. Rekvisition ska vara undertecknad av behörig företrädare för bidragstagaren. Bidragsgivaren kan komma att begära att den som rekvirerar bidraget ska kunna styrka sin behörighet med protokollsutdrag, registreringsbevis eller motsvarande dokument. 13 Beviljade medel betalas ut i svenska kronor. Intäkter av räntor på utbetalade medel ska användas för samma ändamål som bidraget avser. 14 Överstiger det beviljade beloppet fyrtiofem prisbasbelopp enligt socialförsäkringsbalken (2010:110) kan medel komma att betalas ut i omgångar. Villkor för delrekvirering anges i beslut. Redovisning av beviljade medel 15 Bidragsmottagare ska lämna redovisning till bidragsgivaren. Redovisning ska ske enligt bidragsgivarens allmänna villkor. Om redovisning inte inkommer betalas inte ytterligare medel ut och tidigare utbetalda medel kan komma att återkrävas. Bidragsgivaren lämnar ställningstagande till bidragstagaren om huruvida respektive redovisning godkänts. 16 Bidragsgivaren har rätt att besöka och utvärdera den verksamhet som finansierats. Bidragsgivaren har också rätt att begära in kopior av räkenskaper och övrigt underlag som rör bidragets användning. 17 Om en beviljad projektansökan överstiger tjugofem prisbasbelopp enligt socialförsäkringsbalken (2010:110) eller om projektet ska pågå under mer än tolv månader ska delredovisning lämnas in. Delredovisning lämnas in var sjätte månad om inte annat anges i beslutet. Delredovisning ska ske på den blankett som bidragsgivaren tillhandahåller. Delredovisningen ska vara undertecknad av behörig företrädare för bidragstagaren. Bidragsgivaren kan komma att begära att den som
rekvirerar bidraget ska kunna styrka sin behörighet med protokollsutdrag, registreringsbevis eller motsvarande dokument. 18 Slutredovisning ska lämnas in till bidragsgivaren i enlighet med beslut för det beviljade stödet, dock senast tre månader efter sista datum för disponering av stöd. Redovisningen ska innehålla en sammanfattande redogörelse för den totala användningen av bidraget och verksamheten som genomförts. Slutredovisning ska ske på den blankett som bidragsgivaren tillhandahåller. Slutredovisningen ska bestå av både en verksamhetsrapport och en ekonomisk redovisning. Slutredovisningen ska vara undertecknad av behörig företrädare för bidragstagaren. Bidragsgivaren kan komma att begära att den som rekvirerar bidraget ska kunna styrka sin behörighet med protokollsutdrag, registreringsbevis eller motsvarande dokument. Verksamhetsrapport 19 Verksamhetsrapport ska, om inte annat anges i beslutet, lämnas till bidragsgivaren i samband med slutredovisning. Verksamhetsrapporten ska överskådligt redogöra för den verksamhet som bedrivits med stöd av bidraget. Verksamhetsrapportering ska ske på den blankett som bidragsgivaren tillhandahåller. Ekonomisk redovisning 20 Ekonomisk redovisning ska lämnas in till bidragsgivaren enligt beslut. Bidragstagaren ska kunna särredovisa den verksamhet som bidraget avser. Verksamheten ska redovisas mot den budget som godkänts av bidragsgivaren och eventuella avvikelser ska anges och kommenteras. Redovisningen ska även omfatta användningen av den faktiska eller, om denna inte kan fastställas, den beräknade ränteintäkten. Redovisningen ska vara undertecknad av behörig företrädare för bidragstagaren. 21 Den ekonomiska redovisningen ska vara granskad och styrkt med intyg från revisor. Om det beviljade bidraget understiger tre gånger gällande basbelopp enligt socialförsäkringsbalken (2010:110) kan en lekmannarevisor granska redovisningen om det inte finns särskilda skäl för att kräva granskning av yrkesverksam revisor. Lekmannarevisorn måste vara fristående i förhållande till ansvarig styrelse och ansvariga medelsförvaltare. Lekmannarevisorn får inte heller vara jävig genom något eget ekonomiskt intresse i den stödda verksamheten. 22 Om bidraget överstiger mer än tre gånger gällande basbelopp enligt socialförsäkringsbalken (2010:110) ska en yrkesverksam revisor granska redovisningen. Med yrkesverksam menas godkänd eller auktoriserad revisor. Revisorns intyg ska lämnas in till bidragsgivaren tillsammans med redovisningen. Den extra kostnad som kravet på revisors granskning av bidragets användning medför får tas ur bidraget om upptagen i ansökans budget eller uppgår till max 10 000 SEK. Den kostnad som revisionen medfört ska styrkas vid återrapportering. 23 Om revisorns granskning inte är klar till det datum då den ekonomiska redovisningen ska lämnas in kan bidragstagaren ansöka om uppskov. En begäran om uppskov ska göras till bidragsgivaren senast en månad innan det datum som redovisningen ska lämnas in till bidragsgivaren. Generellt gäller att uppskov
medges i högst tre månader. I särskilda fall kan uppskov lämnas så att granskningen kan ske i samband bidragstagarens årsredovisning. Bidragsgivaren beslutar om uppskov med redovisningen. Återbetalning av medel 24 Medel som inte förbrukats för sitt ändamål ska redovisas och återbetalas till bidragsgivaren. Återbetalning ska ske senast det datum då stödet ska slutredovisas. Om medel ska återbetalas till bidragsgivaren ska även oförbrukad, faktisk ränteintäkt räknas med i det belopp som ska betalas tillbaka. 25 Om bidragstagaren inte kan återbetala bidraget inom ovan nämnda tid kan bidragsgivaren i vissa fall bevilja uppskov med återbetalningen. Ansökan om uppskov ska lämnas in till bidragsgivaren senast en månad före det datum då stödet ska redovisas och oförbrukat stöd återbetalas. Ansökan om uppskov ska innehålla en tidsplan för återbetalningen. Bidragsgivaren beslutar om uppskov med återbetalning. Om ansökan avslås ska oförbrukat stöd återbetalas enligt ursprunglig plan. 26 Bidragstagaren kan ansöka om eftergift av återbetalningsskyldigheten. Ansökan ska lämnas till bidragsgivaren som prövar ansökan enligt bestämmelserna om eftergift i förordningen (1993:1138) om hantering av statliga fordringar. 27 Har bidragsgivaren beslutat att bidragstagaren ska återbetala hela eller delar av bidraget ska återbetalningen ske inom den tid som bidragsgivaren anger. Bidragstagaren ska helt eller delvis betala tillbaka bidraget enligt nedan. Om bidragstagaren inte hinner använda medlen inom förutsatt tid 28 Medel som inte använts eller inte kommer att kunna användas inom den period som bestämts i beslutet ska återbetalas. Återbetalningsskyldigheten inträder när det står klart att medlen inte använts eller uppenbarligen inte kommer att användas. 29 Bidragstagaren kan ansöka om förlängning av perioden då de beviljade medlen får användas. Ansökan om förlängning ska ha inkommit till bidragsgivaren senast en månad före det datum för sista disponering av medel som angetts i beslutet. Bidragsgivaren beslutar om förlängning av perioden då medel får användas. Om ansökan avslås ska återbetalning ske då redovisning inlämnas. Om bidragets andel av totalkostnaden har blivit för stor i proportion till annan finansiering 30 Om bidraget endast ska täcka en del av den totala kostnaden för verksamheten ska medlen återbetalas om det visar sig att totalkostnaden har blivit mindre än beräknat och bidraget därmed fått täcka en större del av kostnaderna än beslutet avsett. 31 Bidragsgivaren kan besluta om jämkning av återbetalningsskyldigheten om övriga intäkter i verksamheten av oförutsedda skäl blivit mindre än planerade och
det med hänsyn till omständigheterna är oskäligt att begära återbetalning av hela beloppet. Ansökan om jämkning lämnas till bidragsgivaren. 32 Bidragsgivaren kan medge uppskov med återbetalning för att ge bidragstagaren möjlighet att utan ytterligare tillskott av medel från bidragsgivaren genomföra hela den verksamhet som förutsatts i beslutet. Ansökan om uppskov lämnas till bidragsgivaren. När bidragsgivaren godkänt åtgärderna föreligger inte längre någon återbetalningsskyldighet enligt denna punkt. Om bidraget använts för annat än avsett ändamål eller villkor åsidosatts. 33 Medel som använts för ändamål som uppenbarligen inte avsetts i beslutet ska återbetalas. Följer inte bidragstagaren bidragsgivarens villkor för stöd eller om bidragstagaren åsidosätter ett villkor som angetts i beslutet kan bidragsgivaren besluta att hela eller delar av bidraget ska återbetalas. Om bidragstagaren försummar sin redovisningsskyldighet 34 Försummar bidragstagaren sin skyldighet att lämna delredovisning, ekonomisk redovisning eller slutredovisning kan bidragsgivaren besluta att hela eller delar av bidraget ska återbetalas. Om bidragstagaren lämnat oriktig uppgift. 35 Om bidragstagaren genom att lämna oriktig uppgift, eller på något annat sätt har förorsakat att bidrag lämnats felaktigt eller med för högt belopp, ska hela eller delar av bidraget återbetalas. 36 Om bidragstagaren insett eller bort insett att felaktiga uppgifter lämnats ska hela det beviljade bidraget återbetalas. Detta gäller även om hela eller delar av bidraget använts. 37 Om bidragstagaren inte insett eller bort insett att felaktiga uppgifter lämnats avser återbetalningsskyldigheten de medel som inte använts. Om bidragstagaren tagit på sig ofrånkomliga kostnader omedveten om felaktigheten kan dessa kostnader undantas från återbetalningskravet. Detta beslutas av bidragsgivaren. 38 Återbetalningsskyldigheten kan jämkas om felaktigheten endast påverkat beloppets storlek i obetydlig omfattning. Bidragsgivaren beslutar om sådan jämkning.