Malmö stad Stadsområdesförvaltning Väster 1 (3) Datum 2013-08-08 Vår referens Carina Hart Förvaltningscontroller carina.hart@malmo.se Tjänsteskrivelse Internkontrollplan andra halvåret 2013 SOFV 2013-313 Sammanfattning Internkontrollarbetet är en del i nämndens arbete för att utveckla och upprätthålla en hög kvalitet i verksamheten. Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina verksamhetsområden och är ålagd att besluta om en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen (IK-plan). Förslaget till innehåll i föreliggande IK-plan har tagits fram med hjälp av riskanalyser och utifrån avvikelser i tidigare kontroller. Planen består även av fem kontroller som kommunstyrelsen har beslutat ska vara gemensamma för alla nämnder under 2013. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Väster föreslås besluta att godkänna förslag till intern kontrollplan andra halvåret 2013 Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse IK-plan Beslutsplanering Arbetsutskott 2013-08-19 Stadsområdesnämnd 2013-08-27 Ärendet Bakgrund Internkontrollarbetet är en del i nämndens arbete för att utveckla och upprätthålla en hög kvalitet i verksamheten. Enligt reglementet för intern kontroll (IK), antaget av kommunfullmäktige, ska varje nämnd årligen besluta om en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen (IK-plan). Planen ska beslutas av nämnderna för innevarande år senast i februari månad. SIGNERAD
2 (3) Med anledning av organisationsförändringen inom Malmö stad under 2013, samt utifrån av stadskontoret utfärdade riktlinjer, är föreliggande förslag till plan begränsad till andra halvåret 2013. Syftet med IK-planen är att säkerställa att nämnden upprätthåller en tillräcklig intern kontroll; den ska med rimlig grad av säkerhet fastställa att mål inom följande kategorier uppnås Verksamhetsstyrning Tillförlitlig finansiell rapportering Efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter. Ansvarsfördelning I reglementet finns en tydlig organisation och ansvarsfördelning: Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret. I detta ligger ett ansvar för att en organisering kring IK med regler och anvisningar upprättas inom kommunen. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sina verksamhetsområden. Nämnderna ska se till att en organisation upprättas samt att regler och anvisningar antas för IK. Förvaltningschefen ansvarar för att konkreta regler och anvisningar är utformade och att en god IK kan upprätthållas. Verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar samt att informera övriga anställda om reglernas och anvisningarnas innebörd. Vidare ska de verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god IK. Övriga medarbetare är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar i sina arbetsutövningar. Intern kontrollplan 2013 Föreliggande förslag till IK-plan har tagits fram med hjälp av nedanstående samverkande metoder: 1. Riskanalyser utifrån perspektiven risk och väsentlighet har genomförts i respektive verksamhet inom f.d. stadsdelsförvalting Hyllie respektive Limhamn Bunkeflo och har dokumenterats. 2. Genomförda kontroller under våren 2013 inom f.d. stadsdelsförvaltning Hyllie respektive Limhamn Bunkeflo har i vissa fall visat på flera eller större avvikelser. Dessa kontroller har till största delen tagits med även i denna IK-plan. 3. Förslaget består också av fem av de sex kontroller som kommunstyrelsen har beslutat ska vara gemensamma för nämnderna under år 2013. Den sjätte kontrollen är riktad till de nybildade nämnder som mottar verksamhet från tidigare stadsdelar. I föreliggande förslag finns endast en kontroll medtagen (nr 11) inom de ansvarsområden som ligger under de nya avdelningarna Områdesutveckling och Vård och omsorg bistånd. Riskanalyser kommer att genomföras inom dessa verksamhetsområden inför framtagandet av IK-plan 2014. Planen har begränsats till 14 kontroller med anledning av att den endast omfattar ett halvt år och med hänsyn till den ökade administrativa arbetsbelastning som arbetet med omorganisationen
innebär. 3 (3) Information avseende granskningsområden, som utifrån tidigare erfarenheter kan beaktas av de nya mottagande nämnderna i kommande IK-planer, har överlämnats eller kommer att överlämnas från förvaltningen. Föreslagna granskningsområden uppfyller ett eller flera av nedanstående kriterier; när det finns risk för negativa konsekvenser för person eller verksamhet om felhantering sker ekonomiska negativa konsekvenser om felhantering sker minskat förtroende för förvaltningen om felhantering sker stöld eller annat bedrägligt beteende att rutinerna för hantering av en aktivitet är oklara Uppföljning Löpande granskning ska ske under perioden september - december utifrån beslutad IK-plan för andra halvåret 2013. Det sammanställda resultatet av kontrollerna kommer att rapporteras till stadsområdesnämnden på januari-mötet 2014. Ansvariga Anne Schmid Behrens Stadsområdesdirektör Mats Carlfalk Ekonomichef
Intern kontrollplan SoN Väster andra halvåret 2013 Intern kontrollplan andra halvåret 2013 Stadsområdesnämnd Väster
Intern kontrollplan andra halvåret 2013 Följande granskningsområden har valts ut enligt tre metoder: 1. Beslut av KS om kommungemensamma kontroller. 2. Avvikelser under första halvåret som föranleder fortsatta kontroller. 3. Dokumenterade riskanalyser genomförda i respektive verksamhet i SDF HY och SDF LB 1 samt inom ledningsgruppen SoFV 2. Granskningsområde Kontrollmoment och syfte Kontrollansvar HRavdelningen. HRavdelningen. 1 Rutiner på HR-området Sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning Att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende sjukfrånvaro och tillfällig föräldrapenning. 2 Rutiner på HR-området Semester Att säkerställa rutiner för uppföljning av självservice avseende semester. 3 Omorganisationen Information och kunskaper Att överlämnande nämnder säkerställer rutiner för överlämnande av information och kunskaper till den nya organisationen. Ekonomiavdelningen, förvaltningscontroller. Frekvens, tidpunkt och metod 1 gång i oktober. Stickprovskontroll på 10 arbetsplatser att det finns rutiner på att medarbetare rapporterar sin frånvaro. Stickprovskontroll, 5 st., på 10 arbetsplatser att frånvaron anmälts till arbetsplatsen och även har registrerats i HRutan. 1 gång i oktober. Snarast efter utgången av september ta fram rapport för att undersöka om det finns medarbetare vars semesterutläggning understiger 20 semesterdagar. 1 gång i oktober Gemensamma rutiner för överlämnande av information och kunskap tas fram av berörda förvaltningschefer/förvaltningsdirektörer. Förvaltningens ledningsgrupp tar utifrån dessa fram förvaltningsspecifika rutiner. Kontroll av att rutinerna följs kommer att ske genom intervjuer med stadsområdesdirektör och andra medlemmar i ledningsgruppen. Avvikelse rapporteras till HR-chef och aktuell verksamhetschef. HR-chef och aktuell verksamhetschef. Stadsområdesdirektör och ledningsgrupp. Rapporteras till stadsområdesnämnd 1 Stadsdelsförvaltning Hyllie och Limhamn Bunkeflo 2 Stadsområdesförvaltning Väster 2
Granskningsområde Kontrollmoment och syfte 4 Intern kontroll och riskanalyser Att säkerställa rutiner för att väsentliga risker i verksamheterna integreras i det interna kontrollarbetet. 5 Intern kontroll och riskanalyser Att säkerställa rutiner för att involvera de förtroendevalda i riskanalysen. 6 Kontantförsäljning Att säkerställa att rutiner för daglig kassaredovisning och förvaring av kontanter finns och följs. 7 Privata medel Att privata medel inom Äldreomsorg (ÄO) hanteras enligt regler och riktlinjer. 8 Dokumentation/daganteckning Att daganteckningar inom SoL/ÄO görs i ORIGO 3 och att det kvalitativa innehållet följer lagstiftning och riktlinjer på området. Kontrollansvar Rapporteras till stadsområdesnämnd Kommunikationsavdelningen. Kommunikationsavdelningen. Ekonomiavdelningen. Ekonomiavdelningen. Vård och omsorg verksamhet. System-ansvarig för Origo, utbildare inom VoO samt SAS 4. Frekvens, tidpunkt och metod 1 gång i oktober. Kontroll av att rutiner finns för att varje år göra riskanalyser i respektive avdelning samt i förvaltningens ledningsgrupp som grund för framtagande av IK-plan. 1 gång i oktober. Kontroll av att dokumenterade rutiner finns för att involvera de förtroendevalda i riskanalysen. 1 gång i december. Kontroll enligt checklista av de verksamhetsställen inom f.d. SDF Hyllie som uppvisat avvikelser under våren 2013 samt på 2 verksamheter inom f.d. SDF Limhamn-Bunkeflo. 1 gång under hösten. Delkontrollerna genomförs september mitten av december enligt framtagen checklista. Kontrollerna utförs på de två enheter inom f.d. SDF Limhamn-Bunkeflo, vilka tidigare visat på avvikelser, samt på 3 slumpmässigt utvalda avdelningar på särskilda boenden inom f.d. SDF Hyllie. 1 gång under hösten. Slumpmässigt urval och granskning enligt framtagen granskningsmall av 22 ärenden varav 16 i ordinärt boende och 6 på korttidsenhet Mathildenborg. Avvikelse rapporteras till Stadsområdesdirektör och ledningsgrupp. Stadsområdesdirektör. Ekonomichef och berörd verksamhetschef. Avdelningschef vård och omsorg; verksamhet. Avdelningschefer vård och omsorg; verksamhet och bistånd. 3 ORIGO = Stödsystem för daganteckningar 4 SAS = Socialt Ansvarig Samordnare 3
Granskningsområde Kontrollmoment och syfte 9 Hemsjukvården dokumentation Att dokumentation sker enligt lagstiftning (HSL). 10 Gemensamma rutiner efter omorganisationen Att gemensamma rutiner är kända och att följsamhet finns till rutiner inom Äldreomsorgen och Individ- och familjeomsorgen. 11 Trygghet och säkerhet inom fritidsverksamheten Att säkra att det finns dokumenterade rutiner inom fritidsgårdsverksamheten för att hantera Hot och våld, Skadegörelse och stöld, Brandskydd och Arbetsmiljö och att dessa rutiner är kända bland medarbetarna. 12 Familjehemsutbildning Att säkra att stadsdelens familjehem (båda familjehemsföräldrarna) genomgår den utbildning som anordnas av kommunen alternativt likvärdig utbildning i hemkommunen. Kontrollansvar Vård och omsorg bistånd. MAS 5. Vård och Omsorg, enhetschefer. Individ- och familjeomsorg, enhetschef. Individ- och familjeomsorgen, enhetschef. Frekvens, tidpunkt och metod 1 gång i november. Slumpmässigt urval och granskning av 20 journaler. Äldreomsorgen: 1 gång i oktober. Stickprov på 4 särskilda boenden och 4 grupper i ordinärt boende avseende rutiner kring basal vårdhygien, överrapporteringsrutiner inklusive mellan biståndshandläggare och verksamhet, samt nyckelhantering till medicinskåp. Individ- och familjeomsorg: 1 gång i december. Totalundersökning. Rutiner vid placering av barn avseende hälsoundersökning och överväganden om utredning av barnets hälsa. 1 gång i november. Intervju med chef för fritidsgårdsverksamheten samt personal på fritidsgårdarna enligt frågeunderlag. Inhämtande av dokumenterade rutiner. Totalundersökning. Utifrån befintliga familjehem vid avstämningsdatum 131101, ta fram underlag på hur många som gått utbildning/hur många som inte gjort det (båda parter i hemmet). Avvikelse rapporteras till Avdelningschefer vård och omsorg; verksamhet och bistånd. Avdelningschefer vård och omsorg; verksamhet och bistånd samt Individ- och familjeomsorgschef. Områdesutvecklings-avdelningen. Områdesutvecklingschef. Individ- och familjeomsorgschef. Rapporteras till stadsområdesnämnd 5 MAS = Medicinskt Ansvarig Sjuksköterska. 4
Granskningsområde Kontrollmoment och syfte 13 Placerade barns skolgång Att säkra att placerade barns får en ändamålsenlig skolgång och att skolresultaten ska uppgå till genomsnittet för Sverige. 14 Posthantering i omorganisationen Att säkra att postdistributionen fungerar ändamålsenligt. Kontrollansvar Individ- och familjeomsorgen, enhetschef Barn och familj/familjehem. Individ- och familjeomsorgschef. Kommunikationsavdelningen. Frekvens, tidpunkt och metod Totalundersökning: resultaten för alla placerade barn, boende i familjehem o HVB 6, som gått i årskurs (åk) 3, 6 och 9 under våren 2013 ska sammanställas enligt följande: Åk 3 nationella prov i svenska o matematik, åk 6 och 9 nationella prov i svenska, matematik o engelska. Behörighet till gymnasiet de som avslutade åk 9 under våren 2013. 1 gång i oktober. Kontroll genom intervjuer med Post och Bud och mottagare inom IoF, VoO och staberna om eventuella avvikelser. Avvikelse rapporteras till Rapporteras till stadsområdesnämnd Kommunikationschef. 6 HVB=Hem för Vård och Boende 5