1 Plats och tid Kommunhuset, Henån s-rum Årholmen 2014-02-12 8:15-9:35, 10:00-12:25, 13:15-15:05 Beslutande Kristina Svensson Kerstin Gadde Veronica Almroth Lars-Åke Gustavsson Bengt Johansson Övriga deltagande Se sidan 2 Utses att justera Justeringens plats och tid Kerstin Gadde Kommunstyrelseförvaltningen, Henån, måndagen den 17 februari 2014 kl. 15:00 Sekreterare.. Paragraf 15-28 Olof Borgmalm Ordförande Justerare.. Lars-Åke Gustavsson.. Kerstin Gadde BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2014-02-12 Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats För protokollet 2014-02-18 Datum för anslags nedtagande Kommunstyrelseförvaltningen, Henån. Olof Borgmalm 2014-03-13
2 Övriga deltagare: Jan Eriksson, kommunchef 17-28 Olof Borgmalm, nämndsekreterare Susanne Ekblad, ekonomichef 15-17 Anita Jakobsson, chef medborgarservice 15 Per Linnér, tf. it-chef 15, 17 Susanne Hafstad, folkhälsosamordnare 15 Börje Olsson, kanslichef 17 Lena Tegenfeldt, förvaltningsområdeschef samhällsutveckling 18-19 Lotta Husberg, adjungerad 15-27 Claes Nordevik, ej tjänstgörande ersättare Anders Hygrell, ej tjänstgörande ersättare Sven Olsson, ej tjänstgörande ersättare
3 Kommunchef Ekonomichef Personalchef Chef medborgarservice Chef IT KS/2014:183 15 Verksamhetsberättelse 2013 för kommunstyrelseförvaltningens stab Verksamhetsberättelse för kommunstyrelseförvaltningens stab har upprättats för 2013 och ska ingå kommunens årsredovisning. Som underlag i ärendet finns tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen daterad 2014-01-31. Arbetsutskottet beslutar att godkänna verksamhetsberättelsen för kommunstyrelseförvaltningens stab för 2013
4 Kommunstyrelsen KS/2013:922 16 Finansrapport enligt Finanspolicy för Orust kommun Kommunstyrelsen beslutade 2009-05-13 96 bl.a. att godkänna förslag till finanspolicy för Orust kommun. Kommunstyrelsen skall erhålla rapporter som, per utgången av varje tertial, utvisar: likviditetssituationen, utestående kort- respektive långfristig låneskuld samt ev. utnyttjade byggnadskreditiv, ev. utnyttjad checkräkningskredit samt ev. övriga lån/krediter (t.ex. leasing) Dessutom skall följande nyckeltal avseende den kort- och långfristiga låneskulden redovisas i dessa rapporter: Genomsnittlig låneränta Genomsnittlig räntebindningstid Andel räntebindning mindre eller lika med 1 år Andel kapitalbindning mindre eller lika med 1 år Störst långivareandel Derivatvolym (% av låneskuld) I rapporterna skall även, för respektive punkt/nyckeltal enligt ovan, anges eventuella begränsningar och riktlinjer enligt denna policy eller särskilt beslut (belopp, procentsatser etc.). Kommunstyrelsen beslutade 2014-01-30 12 att återkalla delegering 2.2.1 till arbetsutskottet. Det innebär att kommunstyrelsen i fortsättningen godkänner finansrapporten. Kommunstyrelsen beslutade vid samma tillfälle om att uppdra till ekonomichefen att utveckla finansrapporten. Finansrapport per december månad 2013 har upprättats och innehållet i rapporten har utvecklats. Som underlag i ärendet finns finansrapport per den 2013-12-31, daterad 2014-01-31 och tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen daterad 2014-02-03. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att godkänna finansrapport december 2013.
5 Kommunstyrelsens presidium KS/2014:202 17 Övergång av stödverksamheter till Soltak AB Efter att SOLTAK bildades formellt som samarbetsorgan för kommunerna Stenungsund, Orust, Lilla Edet, Tjörn, Ale. Kungälv och så småningom Öckerö valde man att gå vidare genom beslut att fortsätta och fördjupa samarbetet genom att bilda ett bolag där vissa gemensamma stödverksamheter ska ingå. Orusts kommunfullmäktige fattade sitt beslut om detta 2011-10-20 142. Kommunfullmäktige i kommunerna Stenungsund, Orust, Lilla Edet, Tjörn, Ale, Kungälv och Öckerö beslutade våren 2013 att ingå som ägare i ett gemensamt ägt bolag, SOLTAK AB. Principen för ägarkommunernas engagemang i bolaget är att alla sju kommunerna äger bolaget på lika villkor. SOLTAK AB har enligt bolagsordningen till ändamål med sin verksamhet att främja ägarkommunernas behov av administrativa stödresurser på ett kostnadseffektivt sätt. Syftet är långsiktigt och inriktat på att skapa effektiva administrativa processer med hög kvalitet och låg sårbarhet så att resurserna till kärnverksamheterna kan öka. Varje kommun fattar egna beslut om vilka verksamheter som ska föras över till bolaget och betalar för de tjänster bolaget ska utföra. Inför dessa beslut har den politiska styrgruppen beslutat att genomföra förstudier av ekonomi- och löneadministration, upphandling samt IT-drift. Förstudierna slutfördes under oktober-november 2013 och resultaten har presenterats i en kommunspecifik rapport avseende löne- och ekonomiadministration och upphandling samt en bilaga gällande IT-drift. Förstudierna är ett beslutsunderlag för att kommunfullmäktige i var och en av de sju kommunerna ska kunna fatta beslut om s.k. verksamhetsövergång. Det är långsiktiga ekonomiska bedömningar som tillsammans med kvalitet, kompetens, minskad sårbarhet, goda rekryteringsmöjligheter som ska leda fram till ett ställningstagande. Som underlag i ärendet finns: Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen; Övergång av stödverksamheter till Soltak AB, daterad 2014-02-04. Yttranden från verksamhetschefer; Övergång av ekonomiadministration till Soltak AB, 2014-02-03. Skrivelse angående beslut om överlåtande av IT-drift till Soltak AB, 2014-02- 04. Soltak Lönehantering, 2014-01-31. Ytterligare underlag i ärendet; Soltak AB Orust, Beslutsunderlag förstudie Ekonomiadministration, Löneadministration och Upphandling, 2013-10-30. Soltak AB Bilaga Upphandling, förtydligande, 2014-02-04.
6 Soltak AB Beslutsunderlag förstudie IT drift (uppdaterad version), 2014-01-15. Investeringskostnader för Soltak AB, 2013-12-30. Arbetsutskottet beslutar att uppdra till presidiet att bjuda in till dialog med övriga berörda kommuner.
7 Kommunstyrelsen KS/2014:49 18 Organisation - Förvaltningsområde samhällsutveckling Förvaltningsområde samhällsutveckling spänner över många verksamheter. Den gemensamma nämnaren är att verksamheterna syftar till utveckling av Orust kommun. I övrigt finns många skillnader, t.ex. i finansiering (taxor/skattefinansiering) och syfte (affärsdrivande/lagstyrd/frivillig verksamhet). För att verka mot samma mål (Detaljbudget och uppdrag 2014) krävs att resurser används på bästa sätt och att organisationen stödjer detta arbete. Förändringar Enheten för Skydd och Säkerhet delas upp och byter namn. Chefstjänsten (50%) försvinner. Under avdelningen idag ligger enheten Räddningstjänsten och funktionen Säkerhetsamordnare. Funktionen Säkerhetssamordnare ombildas till Säkerhetsstrateg. Säkerhetsstrategen fungerar formellt som funktionen Säkerhetsskyddschef enligt Säkerhetsskyddsförordning (1996:633). Säkerhetsstrategen blir direkt underordnad Förvaltningsområdeschefen. Tjänsten som enhetschef för Räddningstjänsten annonseras internt och externt. En stab inrättas under Förvaltningsområdeschefen (FOC). Stabens uppgift blir att -driva förvaltningsområdesövergripande processer och projekt -utredningar kring rutiner/styrdokument/kvalitetsarbete -intern/extern kommunikation/information -expertis inom juridik och säkerhet Staben består av 2,8 årsarbetare; utskottssekreterare (100%), säkerhetsstrateg (100%) och planeringsledare (80% ny tjänst på samhällsutveckling) Planenheten och Mark och exploateringsenheten slås samman till Plan, mark och exploateringsenheten. En chefstjänst försvinner och tjänsten som enhetschef annonseras internt. Till den nya enheten flyttar en tjänst (100%) för kollektivtrafik/färdtjänst som idag ligger direkt under förvaltningsområdeschefen. Upphandlingsenheten (2 årsarbetare) blir en central funktion och läggs in under ekonomienheten. Näringslivsutveckling (100%) och turismfrågorna (50%) blir centrala funktioner under kommunchefen. Som underlag i ärendet finns tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen daterad 2014-01-29 och Organisationsschema Samhällsutveckling daterad 2013-12- 01. Bengt Johansson (C) föreslår kommunstyrelsen besluta
8 att inrätta en ny tjänst på 80% som Planeringsledare under förvaltningsområde samhällsutveckling, och att ansvaret för näringsliv- och turismfrågor samt upphandling flyttas från utskottet för samhällsutveckling till att placeras direkt under kommunstyrelsen, och att uppdra åt kommunchefen att revidera reglemente för kommunstyrelsen till följd av organisatoriska förändringar inom kommunstyrelseförvaltningen, samt att erforderliga budgetanslag för näringsliv, turism och upphandling flyttas från förvaltningsområde samhällsutveckling till kommunsstyrelsestaben. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen enligt Bengt Johanssons förslag.
9 Kommunstyrelsen KS/2014:208 19 Begäran om avsiktsförklaring angående lokaler för Närhälsan och Folktandvården Västra Götalandsregionen har inkommit med en begäran om avsiktsförklaring angående lokaler för Närhälsan och Folktandvården i Henån, daterad 2014-01-27. Förvaltningsområdeschefen för samhällsutveckling informerar i ärendet. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att svara Västra Götalandsregionen att kommunen inte är beredd att upprätta en avsiktsförklaring för den begärda tomten, men att kommunen är öppen för vidare dialog kring annan tomt.
10 Kommunstyrelsen KS/2013:2096 20 Motion om att anordna en företagsmässa Bengt Torstensson, Socialdemokraterna, föreslår i motion 2013-12-09 kommunfullmäktige besluta att uppdra till kommunstyrelsen att anordna en företagsmässa innan sommaren 2014 där alla företag på Orust ska få en möjlighet att visa upp sig och skapa nya kontakter. Som underlag i ärendet finns tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen daterad 2014-02-03. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige beslutar att med hänvisning till skrivelse daterad 2014-02-03, anse motionen besvarad.
11 Kommunstyrelsen KS/2012:2615 21 Styrgrupp för genomförandeprocess för åtgärder Henåns skola Utskottet för samhällsutveckling beslutade 2014-01-15 9 bl.a. att föreslå kommunstyrelsen besluta att inom sig utnämna deltagare till styrgruppen, samt att uppdra till kommunchefen att utse tjänstemannarepresentanter till styrgruppen. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att utse följande representanter till styrgruppen; Lars-Åke Gustavsson (oberoende) ordförande, Kristina Svensson (MP), Veronica Almroth (FP), Anders Hygrell (M), Kerstin Gadde (S), Bengt Johansson (C), samt att uppdra till kommunchefen att utse tjänstemannarepresentanter till styrgruppen.
12 KS/2014:23 22 Information - Fyrbodals kommunalförbund Kommunchefen informerar om Delregional genomförandeplan för Fyrbodal 2014 2020. Informationen läggs till handlingarna.
13 KS/2014:22 23 Ordföranden informerar Ordföranden informerar om händelser från den gångna veckan, såsom medverkan vid invigning av laddningsstation för elbilar i Trollhättan samt deltagande vid möte med landsbygdsministern i Göteborg. Informationen läggs till handlingarna.
14 Kommunchef KS/2014:240 24 Uppdrag om inventering av hyresavtal mellan kommunen och föreningar, kopplat till strukturen för föreningsstöd Arbetsutskottet beslutar att uppdra till kommunchefen att göra en inventering av hyresavtal mellan kommunen och föreningar, kopplat till strukturen för föreningsstöd. _
15 Kommunstyrelsens ordförande KS/2014:241 25 Kommunens flyktingmottagande Arbetsutskottet beslutar att uppdra till ordföranden att initiera ärendet på ett kommande kommunstyrelsesammanträde där verksamheten ges tillfälle att informera.
16 Kommunstyrelsen KS/2013:1070 26 Genomlysning av organisationen - Miljö- och byggnadsförvaltningen Det är av yttersta vikt att kommunens verksamheter organiseras och bedrivs på ett så effektivt sätt som möjligt för att tillgodose att tillgängliga resurser används optimalt utifrån uppdragsgivares behov, måluppfyllelse, kvalitet och upplevd nöjdhet. Kommunchefen ges därför i uppdrag att tillse att det snarast genomförs en genomlysning av Miljö- och byggnadsförvaltningen i syfte att identifiera förbättringsområden för ledning och styrning, organisering, processer och arbetssätt. Genomlysningen ska också omfatta det strukturella, såväl som det mjuka, ledarskapet, kvaliteten på levererade tjänster samt områden med risk för gränssnittsproblematik. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att uppdra till kommunchefen att tillse att det snarast genomförs en genomlysning av Miljö- och byggnadsförvaltningen i syfte att identifiera förbättringsområden för ledning och styrning, organisering, processer och arbetssätt, genomlysningen ska också omfatta det strukturella, såväl som det mjuka, ledarskapet, kvaliteten på levererade tjänster samt områden med risk för gränssnittsproblematik.
17 KS/2013:2004 27 Information från styrgruppen för översyn av utvidgat strandskydd i Orust kommun Bengt Johansson (C), sammankallande för styrgruppen informerar. Informationen läggs till handlingarna.
18 KS/2014:21 28 Information från verksamhetsutskotten Respektive ordförande i kommunstyrelsens utskott för lärande och samhällsutveckling informerar. Informationen läggs till handlingarna.