Den kommunala demokratin del 2 2015-03-26
Agenda Beslutsfattande Sammanträde, KF och nämnder Beredning- kallelse- sammanträde- protokoll- justering Delegation Verkställighet Jäv Överklagan Fika Allmänna handlingar, offentlighet och sekretess Meddelarfrihet
Ett ärende Inkommer ansökningar remisser skrivelser medborgarförslag Väcks motioner Upprättas styrdokument budget och planeringsprocess samt uppföljning
Beredning Processen från att ärendet initieras till det är slutligt avgjort Beredningstvång till KF, inget beredningstvång till KS och nämnder Förvaltningslagens krav på handläggning av ärenden Enkelt och snabbt 7 Muntlig handläggning 14 Anteckningsskyldighet 15 Parts rätt att ta del av uppgifter, kommunikation 16-17 Undantag från krav på kommunikation 17 Gemensamma mallar och rutiner (tjänsteskrivelse, yttrande och framställan)
Hur kommer ärenden till fullmäktige? Ärenden får väckas av: nämnderna och revisorerna fullmäktigeberedningar minst 10 % av de röstberättigade om att hålla folkomröstning folkbokförda i kommunen (medborgarförslag) ledamot genom motion
Beredningstvång Antingen av den nämnd vars verksamhetsområde berörs eller av en fullmäktigeberedning Styrelsen ska alltid ges tillfälle att yttra sig i ett ärende som har beretts av annan nämnd eller av en fullmäktigeberedning Styrelsen ska lägga fram ett förslag till beslut om inte annan nämnd eller fullmäktigeberedning gjort det Undantag: Val, entledigande och fyllnadsval Ändring av mandattider, antal nämndsledamöter och ersättare (valår) Revisionsberättelsen, men förklaring ska inhämtas över anmärkning KF:s anmärkning i samband med ansvarsprövning Återkallande av uppdrag vid vägrad ansvarsfrihet Brådskande ärenden om samtliga är överens om beslutet
Vad kan jag som fullmäktigeledamot göra? Besluta i ett väckt ärende Väcka ett nytt ärende genom motion Initiera en allmän debatt genom en interpellation Ställa en fråga
Fråga Ställs av ledamot till ordförande eller vice ordförande i kommunstyrelsen eller en nämnd Avse ämne som hör till den kommunala kompetensen (ej myndighetsutövning) Bestämt innehåll Kort inledande förklaring Syftar till att inhämta sakupplysningar Lämnas in skriftligt senast kl.13.00 dagen innan sammanträdet Endast den som ställt frågan och den som svarar som får yttra sig när frågan besvaras
Interpellation Ställas av ledamot till ordförande eller vice ordförande i kommunstyrelsen eller en nämnd Avse ämne som hör till den kommunala kompetensen (ej myndighetsutövning) Endast i angelägenheter av större intresse för kommunen Lämnas in skriftligt senast 9 dagar innan sammanträdet Bestämt innehåll och en motivering Besvaras skriftligt, normalt vid nästkommande sammanträde Alla i fullmäktige får delta i överläggningen när interpellationen besvaras
Motion Initierar ett ärende, förslag Lämnas in skriftligt senast 9 dagar innan sammanträdet Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma motion Muntlig presentation på max 2 min Beredningsfrist (1 år) och redovisning av beredningsläge två gånger per år. KF kan besluta om att avskriva en motion som inte längre är aktuell.
Medborgarförslag Alla medborgare i kommunen kan initiera ett ärende genom att lämna in medborgarförslag Lämnas in skriftligt av en eller flera medborgare Fullmäktige lämnar för beredning eller besvarande Beredningsfrist (1 år) samt redovisning av beredningsläge och kommunstyrelsens/nämnders svar
Jäv i fullmäktige En ledamot får inte delta i handläggningen av ett ärende som personligen rör ledamoten själv, dennes make, sambo, föräldrar, barn, syskon eller någon annan närstående. Redovisningsskyldig gentemot KF vid beslut om ansvarsfrihet Ersättare tas in Ledamoten behöver inte gå ut från sammanträdeslokalen (sammanträdena är offentliga)
Nämnder Reglementet från fullmäktige utgör grunden för nämndens arbete Uppgift: Bereda ärende till fullmäktige Verkställa fullmäktiges beslut Förvalta verksamhet Fatta beslut utifrån de beslutsbefogenheter nämnden har fått från fullmäktige eller i speciallagstiftning Sammanträdena slutna om inte fullmäktige medgett öppna sammanträden (ej myndighetsutövning mot enskild eller ärenden som omfattas av sekretess) Personalföreträdare i nämnd
Nämnd och kommunstyrelse Nämnderna och kommunstyrelsen jämställda hierarkiskt Kommunstyrelsen har dock vissa särskilda uppgifter Leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet Ha uppsikt över hel- eller delägda företag Bereda eller yttra sig i ärenden som ska till fullmäktige
Nämnd med myndighetsutövning Den sista kommunala instansen i individärenden Nämnden har ett mer straffrättsligt uttalat ansvar i dessa ärenden Iaktta förvaltningslagens och speciallags handläggningsregler (ex PBL) Ledamöterna får inte avstå från att rösta i ärende om myndighetsutövning
Jäv i nämnder och för personal En förtroendevald eller en anställd i kommunen är jävig om: saken angår hen själv eller hens make, sambo. Förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerligen nytta eller skada för hen själv eller någon närstående hen eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerligen nytt eller skada av ärendets utgång ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som hen själv är knuten till hen har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till hens opartiskhet i ärendet
Jäv i nämnder och för personal Inte bara jävig vid beslut utan i hela handläggningen av ärendet Trots jäv: Får jävig vidta sådana åtgärder som inte någon annan kan vidta utan olägligt uppskov Från jäv bortses: När opartiskheten uppenbarligen saknar betydelse
Sammanträdeshandlingar Till fullmäktige - kungörelse (tid och plats för sammanträdet och ärenden) på kommunens anslagstavla och i ortstidningar Kallelse och sammanträdeshandlingar publiceras på Sammanträdesportalen en vecka innan sammanträdet Ärendena behandlas i den ordning som de tagits upp på kallelsen
Tjänstgöring För frånvarande ledamot skall ersättare tjänstgöra: i fullmäktige den partiersättare som står på tur I nämnd enlighet med av fullmäktige bestämd ordning (i nämnd får inte en stol bli tom om ersättare kan inkallas) Ledamot som kommer för sent har rätt att tjänstgöra Bryter ledamot tjänstgöringen av annat skäl än jäv har denne inte rätt att tjänstgöra mer samma dag Icke tjänstgörande ersättare: har i närvaro- och yttranderätt (både KF och nämnd) ej rätt att lägga förslag eller reservera sig i nämnderna har icke tjänstgörande ersättare i vissa fall rätt att få en protokollsanteckning
Yrkanden, deltagande anteckning och reservation Formella yrkanden (ajournering, remiss, återremiss och bordläggning) Materiella yrkanden (avskrivning, avvisning samt helt eller delvis bifall eller avslag, samt tillägg och ändringar) Deltagande i beslut Protokollsanteckning Reservation (blankt eller motiverat), innan sammanträdets slut Ordförande propositionsvägran i KF: Förslag/yrkande som väcker nytt ärende ordf. ska vägra Förslag/yrkande som strider mot lag ordf. får vägra, KF kan besluta att förslaget ändå ska läggas fram
Beslutsförhet Beslutsfattande Mer än hälften av ledamöterna (undantag vid jäv) Ordförande markerar övergången mellan överläggning och beslutsfas d.v.s. att överläggningen är avslutad Läser upp yrkanden/förslag så att de är rätt uppfattade Formella yrkanden först Återremiss eller bordläggning i fullmäktige, första gången 1/3 Yrkanden om återremiss i fullmäktige ska motiveras Därefter materiella yrkanden Förslag till beslut ska kunna besvaras med ja eller nej
Beslutsfattande Beslut fattas främst med acklamation Omröstning Propositionsordning Vid fler än två förslag, kontraproposition Man kan inte begära omröstning om det huvudförslag som ordförande hört vinna ordförande utslagsröst Ja, nej eller avstår (om det är tillåtet) Omröstning vid val Rösträknare, valurna, valsedlar, uppropslista=vallängd, relativ majoritet, lottning
Myndighetsutövning Ensidigt bestämmande av rättighet, förmån, skyldighet, åliggande, disciplinansvar eller liknande grundat på lag (beslut om ekonomiskt bistånd, stöd till elev med särskilda behov, bygglov, rivningsföreläggande) Ställer större krav på handläggningen och ett större utrymme för straffrättsligt ansvar Förvaltningslagen gäller full ut för dessa ärenden Yrkanden ska motiveras och röstplikt för ledamöterna
Myndighetsutövning Fullmäktige får inte lägga sig i enskilt ärende Får bara överlämnas till bolag eller enskild om det finns lagstöd Tillmyndighetsutövning räknas: Utredning av enskilda ärenden Ärendehandläggning (inkl. sekretessprövning och arkivåtgärder) Yttranden till andra myndigheter Värdering av utredningsmaterial och ställningstagande till parts synpunkter Beslutsförslag till nämnd Delegationsbeslut Beslutsfattande Ej allmänt förebyggande arbete, rådgivning, verkställighet av beslut, uppföljning
Utses av fullmäktige Ordförandes roll Vice ordföranden får träda in som ordförande endast om ordförande inte kan närvara Uppgifter enligt reglemente: Kalla till sammanträde Bestämma vilka handlingar som ska skickas ut Leda sammanträdet Svara för ordningen på sammanträdet Uppmärksamt följa frågor av betydelse för nämndens verksamhet och ekonomi- ta initiativ Främja samverkan med andra nämnder och kommuner Representera nämnden i olika sammanhang Lämna upplysningar till fullmäktige
Presidium Ordförande och vice ordföranden Inget i kommunalrätten reglerat organ Kan ej delegeras beslutanderätt Kan enligt arbetsordning eller reglemente ha vissa beredande eller andra utvidgade funktioner såsom Revisorernas budget Beredning av fullmäktiges ansvarsprövning Allmänhetens frågestund
Protokoll Ordförande ansvarar för protokollet. Sekreteraren för protokoll under sammanträdet Beslutsprotokoll Bakgrund Förslag och yrkanden samt i vilken ordning ordförande lagt fram dem. Genomförda omröstningar, vem som röstat vad och utfall Beslut och vilka som deltagit i dessa Reservationer Justeras inom 14 dagar Anslås på kommunens anslagstavla i tre veckor Ligger till grund för verkställigheten
Justering, anslag och expediering Utsedda justerare (tips! - skuggprotokoll under sammanträdet) Undertecknar protokollets förstasida och signerar efterföljande sidor inklusive reservationer och protokollsbilagor Protokollet anslås senast andra dagen efter justeringen på anslagstavlan Kommunalbesvär, utgångspunkt för överklagandetid Information om beslut fattats vid ett sammanträde Expediering = protokollsutdrag, ev. protokollsbilagor och andra handlingar skickas till nästa instans, sökande, remittent
Omedelbar justering Används för att snabbt kunna verkställa ett beslut, ett beslut kan inte verkställas innan justering Minskar tiden till beslutet vunnit laga kraft Tillvägagångssätt Sekreteraren skriver klart ärendesidan Läses upp eller visas för ledamöterna som sedan fattar beslut om omedelbar justering Eget protokoll med förstasida och anslag, också med i sammanträdets protokoll.
Laglighetsprövning Överklagan enligt KL Beslutet tillkännagivet genom anslagstavla Kommunmedlem (fysisk person, behöver inte vara berörd av beslutet) Överklagandetid 3 veckor från anslag av protokollet Skriftligt överklagande (vilket beslut och varför) skickas till förvaltningsrätten Ett överklagat beslut ska upphävas, om det inte har tillkommit i laga ordning, beslutet hänför sig till något som inte är en angelägenhet för kommunen eller landstinget, det organ som har fattat beslutet har överskridit sina befogenheter, eller beslutet strider mot lag eller annan författning. Förvaltningsdomstol kan undanröja beslutet och återförvisa ärendet till kommunen för ny handläggning
Förvaltningsbesvär Förvaltningslagen 22-25 Beslut enligt speciallagstiftning ex PBL, SoL, Skollag Kan bara överklagas av den som beslutet angår (part). Beslutet ska ha gått denne emot och beslutet ska vara överklagningsbart enligt speciallagstiftningen Besvärstiden är i allmänhet tre veckor från det parten i ärendet tagit del av beslutet och kan endast överklagas av part Besvärshänvisning (hur part kan överklaga) skickas med beslutet Prövningsinstansen (olika beroende på vad beslutet gäller) kan pröva såväl laglighet som lämplighet och sätta sitt beslut istället.
Delegation Överföring av beslutanderätt Delegation och verkställighet Viktigt för att veta vad som ska återredovisning och kan överklagas Delegation i visst ärende eller i grupp av ärenden (delegationsordning) Avlasta nämnden rutinärenden och snabba på handläggningen Ett delegerat beslut fattar i nämndens namn
Delegation Till vem: utskott ledamot eller ersättare anställd Ej blandad delegation Ett ärende kan delegeras till flera Vidaredelegation (endast förvaltningschef kan vidaredelegera beslut, även dessa ska redovisas) Ordförandedelegation (6 kap. 36 ) används sparsamt!
Allt får inte delegeras.. Nämnd får inte delegera: Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning och kvalitet. Framställningar eller yttranden till fullmäktige, eller yttranden med anledning av att beslut av nämnden eller av fullmäktige har överklagats Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt Ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden Vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter ex inom socialtjänsten
Delegation Delegationsföreskrifter: anmälan förhinder/förfall jäv Anmälan (återredovisning på det sätt nämnden bestämmer) Besluten är fattade och kan inte ändras av nämnden, nämnden kan dock återkalla delegationen Överklagande (både laglighetsprövning och förvaltningsbesvär samma regler som vid en nämnds beslut)
Offentlighetsprincipen Offentlighetsprincipen i tryckfrihetsförordningen (2 kap. 1 ) Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar Innebär att var och en kan vända sig till en myndighet och begära ut en allmän handling
Allmänna handlingar Vad är en allmän handling? Förvarad hos myndigheten Inkommen till myndigheten Upprättad hos myndigheten En allmän handling kan vara offentlig eller hemlig. Registrering - krav när handlingen innehåller uppgifter som skyddas av sekretess - övriga allmänna handlingar, ordnas systematiskt
Oavsett media Pappershandlingar (tjänsteskrivelser, brev, ritningar etc) Elektroniska handlingar (filer, e-post, SMS, DVD-skiva) Potentiella handlingar (verksamhetssystem, rutinbetonade åtgärder ex rapporter, sammanställningar, utdrag)
Inkommen handling allmän handling Inkommit till myndigheten (nämnd, KS och KF) Kommit behörig befattningshavare till handa Elektronisk handling som någon annan gjort tillgänglig för myndigheten Innehåll och inte adressering som avgör om handlingen är allmän
Upprättad handling Expedierat till utomstående allmän handling Ärendet slutbehandlats (justerat protokoll) Handlingen fått sin slutliga utformning (färdigställts), om handlingen inte tillhör ett ärende
Ej allmän handling Kommunikation inom en myndighet Minnesanteckning för ärendets föredragning eller beredning (blir allmän om den expedieras eller arkiveras) Utgivning, bibliotek, allmänna databaser
Utlämnande Allmän, offentlig handling ska lämnas ut snabbt (genast), gratis och på stället så att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas Den får skrivas av eller kopieras Om vissa uppgifter i handlingen är hemliga ska övriga delar lämnas ut som kopia eller avskrift där det hemliga utelämnats (ny handling) Ej efterforska namn eller syfte Den som vill, har rätt att få kopior mot fastställd avgift, ska hanteras skyndsamt Elektroniskt utlämnande
Utlämnande Tillräckligt klar begäran så att myndigheten kan identifiera vilka handlingar som avses Att inte lämna ut handling eller vissa uppgifter i handlingen ska ha stöd i OSL Beslut om att inte lämna ut allmän handling fattas på delegation Skriftligt beslut med en besvärshänvisning till kammarrätten.
Att tänka på som förtroendevald Fått handlingen i egenskap av: privatperson- ej allmän handling partiföreträdare- ej allmän handling verksamhet/myndighetsföreträdare- allmän handling Spelar ingen roll på vilket sätt handlingen kommit till dig Lämna handlingen skyndsamt till förvaltningen för registrering
Sekretess Offentlighets- och sekretesslagen Vilken/vilka uppgifter som skyddas i vilket sammanhang och om hur sekretessen är villkorad (skaderekvisit) samt tidsbegränsning
Sekretess Vilka ska iaktta sekretess? Förtroendevalda och anställda vid myndigheten, även efter att uppdraget/anställningen upphör Vad innebär sekretess? Förbud att lämna ut handling som innehåller sekretesskyddad uppgift eller muntligen röja uppgift som är sekretesskyddad
Skaderekvisit Rakt skaderekvisit svag sekretess Utgår från att uppgiften är offentlig. Sekretess gäller om det kan antas att den enskilde lider skada eller med om uppgiften röjs brottmål Omvänt skaderekvisit stark sekretess Utgår från att sekretess gäller. Sekretess gäller om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon hen närstående lider skada eller men socialtjänst, hälso- och sjukvård, förskola, skolhälsovård Inget skaderekvisit = absolut sekretess offentlig upphandling, telefonväxel Men = integritetskränkning, skada = ekonomisk skada
Yttrandefrihet Meddelarfrihet Varje medborgare har gentemot det allmänna kan förmedla information och uttrycka tankar och åsikter i tal, skrift, bild eller på annat sätt. Meddelarfrihet Alla anställda inom offentlig verksamhet muntligen får lämna uppgifter till massmedier, i syfte att de ska publiceras. Denna rättighet gäller i viss utsträckning även sekretessbelagda handlingar. Rättighet och ingen skyldighet Förbjud att efterforska källa Arbetsgivaren får inte efterforska anställdas kontakter med massmedia Media får inte avslöja sin källa om hen vill vara anonym