Rutiner för tillgodoräkning av studier på grund- och avancerad nivå vid Ekonomihögskolan

Rutiner för tillgodoräkning av studier på grund- och avancerad nivå vid Ekonomihögskolan

Bakgrund Tillgodoräkning är ett verktyg som underlättar studenters rörlighet mellan lärosäten men även mellan yrkesverksamhet och studier. I samband med fusionen mellan Växjö universitet och Högskolan i Kalmar upprättades lokala regler för det nya Linnéuniversitet gällande tillgodoräkning. Dessa ersatte alla tidigare lokala regler vid EHV/VXU samt BBS/HiK. Parallellt med det här har Ekonomihögskolan omorganiserat sin verksamhet och ändrat beslutsstrukturerna. Ekonomihögskolans styrelse efterlyste därför i augusti 2010 en rutin för handläggning av och beslutsfattande gällande ansökningar om tillgodoräkning. Inventering av typer av tillgodoräkning Ansökningar om tillgodoräkning kan ha olika utgångspunkter. Dessa beskrivs i de lokala regler som tillgodoräkning av utbildning vid annan högskola samt som tillgodoräkning av annan utbildning och av yrkesverksamhet. I praktiken kan det för oss handla om följande: En student vill tillgodoräkna tidigare studier i Sverige eller utomlands som motsvarande, befintlig kurs eller del av kurs på Ekonomihögskolan En student vill tillgodoräkna arbetslivserfarenhet, sk. reell kompetens, som motsvarande, befintlig kurs eller del av kurs på Ekonomihögskolan En student vill tillgodoräkna tidigare studier i Sverige eller utomlands, som en del av sin utbildning/examen En student vill tillgodoräkna arbetslivserfarenhet, sk. reell kompetens, som en del av sin utbildning/examen En student har genomfört utbytesstudier via Ekonomihögskolan, alternativt utlandsstudier på egen hand under föreskriven utbytestermin, och skall/vill tillgodoräkna dessa in i sitt utbildningsprogram på Ekonomihögskolan Gällande regelverk Högskoleförordningens 6 kapitel (samma regler gäller oavsett om utbildningen är genomförd i Sverige eller utomlands) Lokala regler för tillgodoräknande på grundnivå och avancerad nivå vid Linnéuniversitetet, Dnr: HL/2009-0284 olika regelverk och avtalsskrivningar som påverkar att, hur och när ett tillgodoräknande skall göras, exempelvis bilaterala utbytesvtal med partneruniversitet eller regelverk avseende Erasmussamarbeten Vad avser den egna rutinen Den egna rutinen för tillgodoräkning vid Ekonomihögskolan ämnar definiera den formella processen för handläggning av och beslutsfattande gällande en ansökan om tillgodoräkning. Rutinen utgår ifrån gällande nationella och lokala regelverk men förtydligar metoderna för tillämpningen av regelverken i vår verksamhet. 2 (7)

Ansökningsblankett gällande ansökan för tillgodoräkning av tidigare studier i Sverige eller utomlands finns fastställd för Linnéuniversitetet i de fall där tillgodoräkning skall ske gentemot befintlig kurs eller del av kurs. Bedömning av utbytesstudier hanteras dels i relation till s.k. Learning Agreements men även via interna blanketter på Ekonomihögskolan, exempelvis formella studieplaneringar för utresande utbytesstudenter. Tillgodoräkning inventering gällande behov av förtydligande och rutiner vid Ekonomihögskolan Några av de delar som uppmärksammats som otydliga vad gäller tillgodoräkning är vem som får fatta beslut, vad som är en komplett ansökan samt vad som skall bedömas och hur beslutet skall kommuniceras till studenten och in i ladoksystemet. Dessa punkter behandlas nedan. I vissa fall handlar det om en hänvisning till befintligt regelverk, i andra fall ett förtydligande där regelverket lämnar öppet för oss som institution att själva tolka regelverken. Beslutsfattare I de lokala reglerna för tillgodoräkning, kapitel 2, anges bland annat vem som räknas som student, vad som skall prövas/bedömas vid tillgodoräkning, vad som gäller för förhandsbesked och vem som har rätt att definieras som beslutsfattare. Paragraf 2.4 om beslutsfattare anger följande: - Examinator fattar beslut om tillgodoräknande av tidigare utbildning eller verksamhet som kurs eller del av kurs - Beslut om tillgodoräknande av en tidigare utbildning eller verksamhet som del av en examen fattas av rektor Om en student läst en kurs/utbildning eller anser sig ha reell kompetens motsvarande en befintlig kurs eller del av kurs vid, i vårt fall, Ekonomihögskolan så skall således examinator för den befintliga, motsvarande kursen/delmomentet/delkursen besluta om tillgodoräkning kan göras eller inte. Problembild samt underlag för rutin: Examinator är identifierbar i de fall där en student ansöker om tillgodoräkning gentemot en aktiv, befintlig kurs eller del av kurs. Däremot så finns ett behov av förtydligande i de fall där en student ansöker om tillgodoräkning för en kurs som ej längre erbjuds, alternativt ännu inte genomförts, exempelvis vid start av nytt eller omarbetning av gammalt utbildningsprogram. Underlag för rutin: - I de fall där en student ansöker om tillgodoräkning av befintlig kurs eller del av kurs som ej längre erbjuds eller ännu inte genomförts så bör beslutsfattare vara ämnesansvarig för det aktuella ämnet. 3 (7)

Vad gäller beslut för tillgodoräknande av utbytesstudier (eller utlandsstudier på egen hand under i utbildningsplanen angiven utlandstermin för programstudenter 1 ) så är inte beslutsfattaren lika väl definierad som i fallet ovan. Endast i de situationer där delar av studierna skall tillgodoräknas som befintlig kurs eller del av kurs vid Ekonomihögskolan är beslutsfattaren given. I övrigt hänvisar reglerna bara till den som beslutar om tillgodoräkning 2. Därmed finns ett behov av att definiera vem som utför förhandsbedömning samt beslutar om tillgodoräkning av utbytesstudier. Här finns olika scenarior som måste behandlas: - en programstudent som genomför utbytes/utlandsstudier inom ramen för sitt utbildningsprogram - en student som läser fristående kurser och väljer att förlägga delar av sina studier vid ett partneruniversitet som utbytesstudent - en programstudent som väljer att genomföra utbytesstudier som fristående kurser, utanför sitt utbildningsprogram. De två sista kategorierna bör likställas eftersom båda omfattar studenter som genomför utbytesstudierna som fristående kurser och därmed ej påverkas av en utbildningsplan och regler för utbyte inom ett specifikt utbildningsprogram. Underlag för rutin: - Förhandsbedömning av och beslut om tillgodoräkning av utbytesstudier (alternativt studier på egen hand inom ramen för ett utbildningsprogram) bör utföras av programansvarig för programstudenter. Bedömningen gällande programstudenter kan ske i samråd med ämnesansvarig men eftersom tillgodoräkningen inom ett program gäller såväl potentiell överlappning som studiernas relevans för den examen som programmet leder till så bör programansvarig vara beslutsfattare. För Civilekonomprogrammet bör beslut fattas i samråd med fördjupningsansvarig för respektive fördjupning då programansvaret omfattar mestadels utbildningens basblock, dvs. de första två åren. - För studenter som genomför utbytesstudier utanför sitt utbildningsprogram eller som fristående kursstudent så skall bedömning och beslut fattas av ämnesansvarig för det aktuella ämnet/ämnena. I de allra flesta fallen kommer dock dessa studenter ej att aktivt behöva tillgodoräkna sina studier. Istället omfattas de av del två av paragraf 2.4 i de lokala reglerna för tillgodoräkning, dvs. tillgodoräknande av en tidigare utbildning som del av examen, och beslut fattas då av rektor, inte av institutionen. 1 Med dessa avses programstudenter som anordnar utlandsstudier på egen hand under den/de terminer då utbildningsplanen för deras utbildningsprogram öppnat för utbytesstudier. Således genomför studenten en internationell termin inom sitt program men väljer att inte nyttja Linnéuniversitetets utbytesavtal. Dessa studier kan inte rapporteras in i ladok men en bedömning för tillgodoräkning kan göras som sedan bifogas till examensansökan när studenten avslutar sina studier. 2 Lokala regler för tillgodoräknande på grundnivå och avancerad nivå vid Linnéuniversitetet, Dnr: HL/2009-0284, s7 4 (7)

Handläggning samt Komplett ansökan Problembild samt underlag för rutin: Det måste vara tydligt såväl internt som utåt vem som handlägger ansökningar om tillgodoräkning samt hur handläggningen går till. Vidare finns behov av en rutin för vad som skall anses som komplett ansökan. Ofta kan en student som ansöker om tillgodoräkning själv inte identifiera de kurser eller delar av kurs vid Ekonomihögskolan som kan anses motsvara de tidigare studierna. En sådan ansökan skall inte anses som komplett ansökan eftersom all information som är relevant för handläggningen inte bifogats. En ansökan som inte innhåller det underlag som definieras i paragraf 2.7 av de lokala reglerna skall också anses som ej komplett ansökan. Detta får betydelse för bedömning av hur lång handlingstiden i ett ärende varit (definieras av paragraf 2.8 i de lokala reglerna). Underlag för rutin - I de fall där studenten själv ej kan ange motsvarande kurser i sin ansökan om tillgodoräkning eller där annat underlag saknas skall studenten snarast av ansvarig handläggare informeras om att handlingen ej anses vara komplett och varför. Studenten bör även hänvisas till institutionens studievägledare för att få hjälp att identifiera relevanta motsvarande kurser. Därefter skall ansökan handläggas som komplett ansökan. - Ansökan om tillgodoräkning av tidigare kurs/utbildning som motsvarande kurs eller del av kurs vid Ekonomihögskolan skall handläggas av utsedda utbildningsadministratörer. Tillgodoräkning av utbytesstudier, alternativt utlandsstudier på egen hand inom ramen för ett utbildningsprogram, handläggs av internationell koordinator Beslut Vad som skall bedömas och hur beslutet skall kommuniceras behandlas i de lokala reglerna under paragraferna: - 2.2 Vid tillgodoräkning prövas - 2.3 Förhandsbesked - 2.5 Tillgodoräknande från andra lärosäten - 2.6 Betyg - 2.9 Ansökan och beslut om tillgodoräknande - 2.10 Överklagande - 2.11 Dokumentation i Ladok - 2.12 Regler vid tillgodorkänande av utländsk högskoleutbildning - 2.13 Learning Agreement för utbytesstudenter Utöver detta så anger de lokala reglerna i sin inledning att ett tillgodoräknande skall behandlas utifrån ett generöst förhållningssätt och på saklig grund utan utrymme för slump eller godtycke. 5 (7)

För utbytesstudier så påverkas beslutets utformning även av den lokala examensordningen för Linnéuniversitetet och vad som däri anges för utlandsstudier, för oss då mer specifikt utbytesstudier. Detta eftersom utlandsstudier/studier från utlandet som en del av examen beslutas av rektor och inte av institutionen. Problembild samt underlag för rutin: Viktiga delar av processen som ej omnämns i de lokala reglerna är exempelvis diarieföring av beslut. Detta berörs istället av regelverk och rutiner för diarieföring och arkivering vid Linnéuniversitet men bör ändå tydliggöras i våra egna rutiner. Vidare finns ett behov av att tydliggöra hur beslut, som enligt paragraf 2.9 i de lokala reglerna skall vara skriftligt, skall kommuniceras till studenten rent praktiskt. Vad gäller utbytesstudier så finns ett behov av tydlighet gällande den bedömning som gjorts, särskilt vad gäller programstudenter. Om utbytesstudier genomförts inom ramen för ett utbildningsprogram så bör detta kommuniceras i det skriftliga beslutet men även tydliggöras i Ladok. Paragraf 2.11 anger enbart att dokumentation i ladok skall göras men ingen ytterligare information finns. Beslutet och det som bedömts i detta skall ju anges men vi kan välja att vidare tydliggöra vår bedömning. Underlag för rutin: - Rutiner för diarieföring positiva beslut bör behandlas när rutiner definierats centralt vid Linnéuniversitetet. Detta arbete pågår just nu och vi bör invänta resultatet av detta arbete. - Diarieföring av avslag på ansökan om tillgodoräkning skall anges under unik diariepost. - Förutsättningarna för tillgodoräkning av utbytesstudier inom ramen för ett utbildningsprogram, dvs. krav på nivå och omfattning på ämneskurser samt hur studierna definieras (som breddkurser, valfria kurser, ämneskurser etc.), skall kommuniceras tydligt till studenterna så långt det är relevant och möjligt i utbildningsplanen samt mer detaljerat i formella studieanvisningar för utbytesstudier. När tillgodoräkningen genomförts skall ett skriftligt beslut skickas ut till studenten enligt fastställd mall. Detta handläggs av internationell koordinator. Beslut samt ladokrapportering skall följa anvisningar i lokal examensordning samt de lokala reglerna för tillgodoräkning. 6 (7)

Fastställda rutiner (Ett tydliggörande i förhållande till punkten 2.4 Beslutsfattare i de lokala reglerna som säger att: ) 1. För tillgodoräkning av tidigare studier eller reell kompetens gentemot befintlig kurs eller del av kurs fattas beslut av examinator för motsvarande kurs vid Ekonomihögskolan (är den lokala regeln) 2. För tillgodoräknande gentemot befintlig kurs eller del av kurs som ej längre erbjuds skall beslut fattas av ämnesansvarig 3. För tillgodoräknande gentemot befintlig kurs eller del av kurs som ej ännu genomförts och därmed inte har någon examinator fattas beslut av ämnesansvarig 4. För tillgodoräkning av utbytesstudier fattas beslut - av programansvarig i samråd med ämnesansvariga i de fall studierna skall tillgodoräknas inom programmet - av programansvarig samt fördjupningsansvarig för aktuell fördjupning på Civilekonomprogrammet i samråd med ämnesansvariga i de fall där utbytet sker under de två fördjupningsåren - av ämnesansvarig i de fall studierna genomförs av student på fristående kurs alternativt utanför utbildningsprogrammet - av internationell koordinator i möjligt samråd med andra institutioner i de fall där studenten genomfört studier i ämnen utanför Ekonomihögskolans ämnesområden Rutin gällande handläggning: 1. ansökan om tillgodoräkning av tidigare studier, reell kompetens, gentemot befintlig kurs eller del av kurs vid Ekonomihögskolan handläggs av tydligt angivna utbildningsadministratörer 2. avslagen ansökan diarieförs på eget, unikt, diarienummer och beslut med bifogad information om möjligheter till överklagan meddelas studenten skriftligt. Beslut skickas som brev med mottagningsbevis för att tydliggöra från vilket datum tiden för överklagande gäller 3. ej komplett ansökan återsänds till studenten med information om att ansökan ej är komplett och varför. Studenten informeras om möjligheten att kontakta studievägledare för eventuella frågor gällande den fortsatta processen 4. ansökan om tillgodoräkning av utbytesstudier, alternativt utlandsstudier på egen hand inom ramen för ett utbildningsprogram, handläggs av internationell koordinator 7 (7)