Sida 1 FÖREDRAGNINGSLISTA Torsdagen den 29.10 2015 kl. 16.15 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 Sammankallande och beslutsförhet Val av protokolljusterare, tidpunkt för justering och godkännande/komplettering av föredragningslistan Tjänstemannabeslut Anställande av anstaltsbiträde Debitering av grundavgift och eventuella principer för besättande av tomma platser Kommunalförbundets namnbyte DGHs fortsatta roll i vårdtyngdsmätningsprojektet Inledande av förhandlingar om övergång till deltid för kanslisekreterarbefattningen samt omvandling av befattningen till byråsekreterare Tvätt och hyrande av sängkläder och handdukar Oavslutade ärenden under förbundsfullmäktiges mandatperiod 2012-2015 Budget 2016, III behandlingen Övriga frågor Nästa möte Mötets avslutande Jomala den 23.10.2015 Harry Jansson s ordförande Genom Jim Eriksson förbundsdirektör
Sida 2 Sammanträdestid Torsdagen den 29 oktober 2015 kl. 16.15-18.20 Sammanträdesplats De Gamlas Hem Beslutande Ledamöter: Jansson Harry, ordförande Karlsson Rolf, viceordförande Joelsson Annsofi Nordberg Susanne Holmberg-Jansson Annette Öström Jan-Anders Smulter Peggy X X X X Suppleanter: Nyman Stig-Göran Sarling Isabella Karlsson Annika Johans Helena Eriksson Anders Häggblom Lars Charlotta Solax Övriga närvarande Förbundsfullmäktiges ordförande Eva Dahlén X Förbundsfullmäktiges vice ordf. Gunnel Nordlund-White X Överskötare Lena Karlsson X Ekonom Marywonne Mäkilä X Förbundsdirektör Jim Eriksson X Paragrafer 122-135 Underskrifter Harry Jansson Ordförande Jim Eriksson Föredragande/sekreterare Protokollet justerat Jomala 2.11.2015 kl 10.00 (omedelbar justering 126-127, 130-131) Jan-Anders Öström, protokolljusterare Protokollet framlagt till påseende Intygar Jomala den 3.11.2015 Jim Eriksson
Sida 3 122 SAMMANKALLANDE OCH BESLUTSFÖRHET Lagligen sammankallat, 14 förvaltningsstadgan. Beslutförhet: styrelsen är beslutför då minst hälften av ledamöterna är närvarande. Förslag: Sammanträdet konstateras vara lagenligt sammankallat och beslutfört. Sammanträdet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört. ----------------------------------------- 123 VAL AV JUSTERARE, TIDPUNKT FÖR JUSTERING OCH GODKÄNNANDE/KOMPLETTERING AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Till protokolljusterare valdes Jan-Anders Öström. Protokolljustering äger rum måndag 2.11.2015 kl 10. beslöt enhälligt uppta följande brådskande ärenden: - -------------------------
Sida 4 124 TJÄNSTEMANNABESLUT Bifogas lista på tjänstemannabeslut. Beslut ligger framme för påseende i styrelserummet i samband med mötet. Förbundsdirektörens förslag: tecknar informationen till sin kännedom. tecknar informationen till sin kännedom. --------------------------------
Sida 5 125 ANSTÄLLANDE AV ANSTALTSBITRÄDE Befattningen som anstaltsbiträde har varit ledig att söka under tiden 25.8-10.9. Befattningen har under de senaste två åren varit tillsatt med ett antal tidsbegränsade kontrakt eftersom den tidigare ordinarie innehavaren blev tjänstledig hösten 2013. Bedömningen är att DGH med nuvarande omfattning i verksamheten bestående behöver ha 4 anstaltsbiträden, och att det därför inte är skäligt att fortlöpande ha denna fjärde befattning tillsatt på tidsbegränsade kontrakt. 33 ansökningar har inkommit. På intervju kallades: Georgiana Jianu, Annica M Carlsson och Minna Roponen. Bilagor: -Annons -Sammanställning av alla ansökningar -Fullständiga ansökningshandlingar av de 3 som intervjuades -Anteckningar från intervjuer (konfidentiellt) Förbundsdirektörens förslag: Georgiana Jianu anställs som anstaltsbiträde i periodarbetstid då detta beslut vunnit laga kraft. Georgiana Jianu anställs som anstaltsbiträde i periodarbetstid då detta beslut vunnit laga kraft. --------------------------------
Sida 6 126 DEBITERING AV GRUNDAVGIFT OCH EVENTUELLA PRINCIPER FÖR BESÄTTANDE AV TOMMA PLATSER Från 1.1.2016 påförs samtliga platsandelar en grundavgift som debiteras oavsett om platsandelen besätts eller står oanvänd. Detta ärende handlar om två frågor: 1) Ska ägarkommunen alltid debiteras platsandelens grundavgift, även om platsen används av annan kommun? 2) Om grundavgiften kan lyftas bort från platsens ägare då platsen används av annan kommun, enligt vilka principer, i vilken ordningsföljd, ska då de tomma platserna besättas? Grundavgiften i budget 2016 är ca 32 /dygn per plats eller knappt 12 000 /år för en platsandel. Grundavgiften utgör ca 16% av kommunernas betalningsandelar. Om en vårdplats besätts debiteras även vårdavgifter för den klient som besätter platsen. Fram tills att grundavgiften införs har en kommun erlagt driftskostnader för DGH endast då kommunen haft invånare boende på DGH. Med införandet av grundavgiften är tanken att alla ägare ska betala en del av de fasta kostnaderna, såsom fastighet och kanslifunktion, oavsett om man brukar platsandelen eller inte. Hittills i diskussionen förefaller den dominerande synen ändå ha varit att en kommun fortsättningsvis kan undvika grundavgiften om kommunens platsandel(-ar) används av annan kommuns invånare. Då skulle istället den andra kommunen betala såväl grundavgift som vårdavgift. Det här leder till att kommuner som inte har klienter på DGH kommer att ha ett ekonomiskt intresse av att dess platser besätts av annan kommun. I nuläget finns flera kommuner som inte använder alla sina platser på DGH. Därför blir fråga 2) viktig. Som ingång till diskussionen förs här ett antal resonemang som försöker belysa olika alternativ när det gäller de frågor som ställs i inledningen. ALTERNATIV 1 En åsikt har varit att de tomma platserna ska besättas utgående från hur länge den enskilda platsen varit obesatt. Den plats som varit tom längst besätts först, därefter den plats som varit tom nästlängst, därefter den plats som varit tom tredje längst osv. Denna princip kan vara bra att tillämpa i framtiden, men det kan ifrågasättas om den borde tillämpas i utgångsläget då grundavgiften börjar tillämpas, dvs om den borde
Sida 7 tillämpas från 1.1.2016. Principen skulle nämligen i början slå ut så att kommuner som länge varit små brukare av DGHs tjänster, och därmed haft låga eller inga kostnader för DGH, skulle vara de första som får sina tomma platser besatta och som därmed fortsättningsvis inte skulle belastas av driftskostnader (grundavgiften). Syftet med grundavgiften är knappast att utfallet skulle se ut så. Syftet torde istället vara att de som längst haft en tom plats och betalat grundavgift för den platsen skulle vara de första att få sin plats besatt av annan kommun. Därför är denna modell bättre i framtiden än i januari 2016. För att upprätthålla besättningsprinciper enligt alternativ 1 krävs givetvis en noggrann och aktiv uppföljning av boendestatistiken. ALTERNATIV 2 Även detta alternativ utgår från att användaren av platsen betalar både grundavgift och vårdavgift. Med hänvisning till problematiken i alternativ 1 skulle man dock i utgångsläget, dvs 1.1.2016, tänka på motsatt sätt, dvs så att de kommuner som under den senaste 10- årsperioden varit de största brukarna i förhållande till sin ägoandel är de som först skulle få sina eventuella tomma platser besatta av andra kommuners klienter. De stora brukarna skulle alltså vara de första att befrias från grundavgiften för de av deras tomma platser som används av annan kommun. Gradvis skulle man gå över till att besätta platserna enligt alternativ 1. Det kan dock möjligen vara svårt att få en välfungerande och logisk övergång till tillämpning av alternativ 1. I det följande ett försök att illustrera hur tomma platser skulle besättas enligt alternativ 2 utgående från beläggningen i oktober 2015. Sottunga är under åren 2005-2014 den största brukaren i förhållande till sin ägoandel (251% =2,5 klienter). Kommunen äger en plats men har för närvarande tre klienter boende i DGH. Det betyder att Sottungas plats inte kan besättas av annan kommun. Även Jomala har varit en stor användare av DGH (103%). Jomala har precis som Sottunga överbeläggning på DGH och kan således inte heller upplåta plats åt annan kommun. På tredje plats av storanvändarna 2005-14 kommer Finström (102%) och därefter följer Lumparland (77%), Hammarland (77%), Sund (71%) osv. Finström har för närvarande ett par tomma platser. Den ena av Finströms lediga platser skulle således besättas av Sottunga-klient 2, och Sottunga-klient 3 skulle besätta Lumparlands enda tomma plats.
Sida 8 Jomala äger 25 platser och har 30 boende hos DGH. Jomalas första övertaliga klient, det vill säga klient 26, skulle besätta den andra tomma Finströmsplatsen, medan Jomalas 27:e boende skulle besätta Hammarlands ena tomma plats, och den 28:e Jomala-klienten skulle besätta en tom Sund-plats osv. Om den Sottunga-klient som besätter Finströms plats flyttar från DGH skulle den tomma Finströms platsen hamna sist i kön att uthyras. För att upprätthålla besättningsprinciper enligt alternativ 2 krävs i likhet med alternativ 1 en noggrann och aktiv uppföljning av boendestatistiken. ALTERNATIV 3: Detta alternativ är det enklaste Här är det alltid platsandelens ägare som debiteras grundavgiften, även då en annan kommun belägger platsen. Den andra kommunen skulle givetvis betala vårdavgiften för sin invånare. Detta är den administrativt enklaste modellen, och därtill den mest förutsägbara eftersom grundavgiften är en kostnad som debiteras av ägaren oberoende av om platsen används och oberoende av vem som använder platsen. Med denna modell undviker man också en situation där en kommun som står i tur att få sin tomma plats besatt av annan kommun kan ha tur eller otur kostnadsmässigt beroende på om den andra kommunens klient är långvarig eller kortvarig. En långvarig klient är av större intresse eftersom den skulle eliminera grundavgiften för platsens ägare under en längre tid. Det här dilemmat accentueras speciellt om det samtidigt finns två eller fler placeringsbara klienter som kunde placeras på samma plats. Det vore i ett dylikt läge förmodligen ganska obehagligt för den (överskötaren, kansliet?) som placerar en klient på en annan kommuns plats att vara medveten om att de förmodade ekonomiska följderna visavi grundavgiftens debitering är helt olika för ägarkommunen beroende på om klient A med lång förmodad livstid eller klient B med kort förmodad livstid placeras på kommunens tomma plats. Man kan i och för sig tänka att slumpens fördelning av långvariga och kortvariga klienter på främmande kommuns plats jämnar ut sig långa loppet, men genom att tillämpa alternativ 3 skulle man helt undvika problematiken och därtill uppfylla vad som är ett viktigt syfte med grundavgiften: att alla ägare under alla omständigheter är med och betalar för upprätthållandet av DGH. Förbundsdirektörens förlag: föreslår för förbundsfullmäktige att grundavgiften debiteras av platsandelens ägare och vårdavgiften av platsandelens användare.
Sida 9 Diskussion: Utgående från diskussionen ändrade förbundsdirektören sitt förslag till följande: föreslår för förbundsfullmäktige att grundavgiften debiteras av platsandelens ägare då platsen är obelagd och av platsandelens användarkommun då platsen är belagd. fastställer senare detaljerade direktiv för debitering av grundavgift och för besättande av tomma platser. föreslår för förbundsfullmäktige: Grundavgiften debiteras av platsandelens ägare då platsen är obelagd och av platsandelens användarkommun då platsen är belagd. fastställer senare detaljerade direktiv för debitering av grundavgift och för besättande av tomma platser. Ärendet förklaras omedelbart justerat. --------------------------------------------
Sida 10 127 KOMMUNALFÖRBUNDETS NAMNBYTE Fram till 30.8 kunde man lämna in förslag till nytt namn för De Gamlas Hem Totalt har 50 förslag på nya namn inlämnats. En sammanställning av namnförslagen finns bilagd. Det kan nämnas att namnförslagen publicerades i en av de åländska tidningarna redan i början av september. Här föreslås att förbundsstyrelsen röstar fram 5 av de 50 förslagen att gå vidare till en slutlig omröstning i förbundsfullmäktige, enligt nedanstående förfarande. Förbundsfullmäktige torde ha möjligheten att välja ett annat nytt namn än något av de som styrelsen gallrat fram. Men styrelsen kan genom sin utgallring ge tyngd åt vissa förslag. Bilaga: Namnförslag Förbundsdirektörens förlag: -Varje enskild ledamot i förbundsstyrelsen väljer ut de 5 namnförslag som han eller hon tycker är bäst, och poängsätter dessa fem förslag med poängen 5, 4, 3, 2, 1 poäng. Ledamöterna sänder sin poänglista per e-post till förbundsdirektören inför styrelsemötet 29.10. Förbundsdirektören presenterar omröstningens resultat på styrelsemötet. Ledamöterna e-postar sina förslag till förbundsdirektören senast onsdag 28.10 kl 22. - föreslår för förbundsfullmäktige: Att förbundsfullmäktige väljer det nya namnet bland de fem namnförslag som fått flest poäng i förbundsstyrelsens interna omröstning. - beslutar att givaren av det vinnande förslaget tilldelas en belöning i form av exempelvis köpkort eller resepaket till ett värde av högst 300, och att förbundsdirektören ges uppdraget att förverkliga detta pris. Ändrat förslag: Utgående från diskussionen ändrade förbundsdirektören sitt förslag till följande föreslår för förbundsfullmäktige att kommunalförbundets formella namn inte ändras men att inrättningen övergår till att benämnas Oasen boende- och servicecenter.
Sida 11 beslutar att bland de som gett namnförslag utlottas en belöning i form av exempelvis köpkort eller resepaket till ett värde av högst 300, och att förbundsdirektören ges uppdraget att förverkliga detta pris. föreslår för förbundsfullmäktige att kommunalförbundets formella namn inte ändras men att inrättningen övergår till att benämnas Oasen boende- och servicecenter. beslutar att bland de som gett namnförslag utlottas en belöning i form av exempelvis köpkort eller resepaket till ett värde av högst 300, och att förbundsdirektören ges uppdraget att förverkliga detta pris. Ärendet förklaras omedelbart justerat. --------------------------------------------
Sida 12 128 DGHs FORTSATTA ROLL I VÅRDTYNGDSMÄTNINGS- PROJEKTET Ålands Digitala Agenda har upphandlat ett instrument (RAI) för att mäta äldres funktionsförmåga/ vårdtyngd. Instrumentet används bl.a för att bedöma äldres vårdoch servicebehov. Instrumentet kan användas på alla vårdnivåer inom kommunal äldrevård. Funktionsförmågan mäter den äldres individuella hälsoprofil ur fyra dimensioner: fysiskt, psykiskt, kognitivt och socialt. DGH har haft inflytande i processen då upphandlingen utformats. Utbildning för användning av RAI riktas till nyckelpersoner (vårdledare, avdelningschefer o dyl) i december. I början av 2016 fortsätter utbildningarna för övrig personal. De flesta åländska kommunerna vill ta i bruk det nya instrumentet. Den av DGH anställda projektledaren Maria Erikson har under sina informationstillfällen i de åländska kommunerna upprepade gånger fått frågan om det finns möjlighet att få stöd från DGH vid ibruktagandet av instrumentet i den egna verksamheten. Projektledarens arbetsavtal upphör 31.12.2015. Hjälpbehovet vore som störst under de första 3-6 månaderna av 2016. Det har således uppfattats som en brist att projekttiden tar slut före RAI har gett hela sin utbildning. Naturligtvis är företaget RAI ett stort stöd då man upprepade gånger under 2016 finns på Åland för att ge utbildning, men kommunernas äldreomsorg bedömer alltså att det skulle behövas stöd av en lokal resursperson i ibruktagningsprocessen. Vartefter användningen av RAI blir en etablerad del av vårdverksamheten minskar behovet av hjälp, men alltid kommer det lokalt att behöva finnas någon person som har överblick över när nya RAI-skolningar behövs. Förbundsdirektörens förlag: Förbundsdirektören har inget förslag till lösning i detta skede. Ärendet diskuteras. Överskötarens synpunkter är viktiga. konstaterar att kommunernas egna ansvars- och expertpersoner blir en viktig resurs i den enskilda kommunen. Överskötaren på DGH kan vara en resurs för medlemskommunerna under den period då dessa tar i bruk RAIs funktionsmätningsverktyg. --------------------------------------------
Sida 13 129 INLEDANDE AV FÖRHANDLINGAR OM ÖVERGÅNG TILL DELTID FÖR KANSLISEKRETERARBEFATTNINGEN SAMT OMVANDLING AV BEFATTNINGEN TILL BYRÅSEKRETERARE 15.9.2015 / 111 Utdrag: ger förvaltningen i uppdrag att förbereda en indragning av kanslisekreterartjänsten med hänvisning till minskad beläggning och till att personalen även på övriga avdelningar har justerats ner. ------------------------------------------- Förbundsdirektörens bedömning är att arbetstiden kan minskas från heltid till deltid, men inte att befattningen kan dras in eftersom en personalresurs som utför motsvarande sysslor ännu behövs. Förslaget är att arbetstiden minskar till 70% av heltid (5 h/dag) Samtidigt föreslås att befattningen benämning ändras till byråsekreterare. En motivering till detta är att befattningsinnehavaren inte endast utför uppgifter åt centralförvaltningen, i den mån det överhuvudtaget är skäligt att använda begreppet centralförvaltning vid en inrättning som endast har en förvaltningsenhet, utan också betjänar vårdverksamheten i någon mån. Även det att innehavaren upphörde utföra sekreterarskapet åt förbundsfullmäktige och styrelsen, innehållande ärendeuppföljning, sammanställning av föredragningslistor mm, kan tala för att byråsekreterare är en lämpligare benämning. Innan beslut om ändring till deltid fattas ska frågan behandlas mellan arbetsgivaren och den berörda arbetstagaren. Arbetstagaren ska inför förhandlingarna tillställas de uppgifter som behövs för behandling av ärendet så att den berörda i tillräcklig utsträckning kan göra sig förtrogen med och förbereda sig för det ärende som skall behandlas. Även arbetskraftsbyrån ska tillställas förhandlingsframställningen.
Sida 14 Kostnadseffekt: Om arbetstiden ändras från 100% till 70% minskar lönekostnaderna för befattningen med ca 13 800 på årsbasis. Närmare motiveringar: I den bifogade förhandlingsframställningen framkommer närmare motiveringar till att arbetstiden kan ändras till deltid. Bilagor: -Förhandlingsframställning om övergång till deltid -Utdrag ur Lag om samarbete mellan kommunala arbetsgivare och arbetstagare (FFS 449/2007) -Exempel på uppgiftsbeskrivningar för byråsekreterare (Lemland, Jomala) Förbundsdirektörens förlag: beslutar att kalla kanslisekreteraren till förhandling enligt den bifogade förhandlingsframställningen, där det framkommer att arbetstiden ska omvandlas till deltid med bibehållen lönesättning i proportion till arbetstid för nuvarande innehavare. Förbundsdirektören är arbetsgivarens representant i förhandlingarna. Styrelseordförande kan medverka vid förhandlingen. På kommande styrelsesammanträde ger förbundsdirektören slutligt förslag om hur arbetstiden skall ändras. beslutar att kalla kanslisekreteraren till förhandling enligt den bifogade förhandlingsframställningen, där det framkommer att arbetstiden ska omvandlas till deltid med bibehållen lönesättning i proportion till arbetstid för nuvarande innehavare. Förbundsdirektören är arbetsgivarens representant i förhandlingarna. Styrelseordförande kan medverka vid förhandlingen. På kommande styrelsesammanträde ger förbundsdirektören slutligt förslag om hur arbetstiden skall ändras. --------------------------------------------
Sida 15 130 TVÄTT OCH HYRANDE AV SÄNGKLÄDER OCH HANDDUKAR Våren 2015 konkurrensutsatte DGH tvätt och hyrande av personalkläder, sängkläder och handdukar. Tvättservice Ab vann upphandlingen för sängkläder och handdukar. Tvättservices verksamhet har upphört i början av oktober och bolaget genomgår enligt uppgifter i media konkursförfarande. Leveranserna var även innan det problematiska. Sedan Tvättservices verksamhet upphört har DGH anlitat Alltvätten för utförande av tjänster som Tvättservice anlitades för. Alltvätten var det enda bolag förutom Tvättservice som gav anbud på tvätt och uthyrning av sängkläder och handdukar. Vid konkurrensutsättningen våren 2015 var Alltvättens anbud ca 5000 dyrare på årsbasis (420 /månad). Förbundsdirektörens förlag: godkänner att Alltvätten anlitas under förutsättning att prissättningen för tjänsterna håller högst den nivå som angavs i anbudet våren 2015. godkänner att Alltvätten anlitas under förutsättning att prissättningen för tjänsterna håller högst den nivå som angavs i anbudet våren 2015. -------------------------------------------------------
Sida 16 131 OAVSLUTADE ÄRENDEN UNDER FÖRBUNDSFULLMÄKTIGES MANDATPERIOD 2012-2015 En genomgång av förbundsfullmäktiges beslut under mandatperioden visar det finns ett mindre antal ärenden som ej till fullo har verkställts av organisationen, dvs av förbundsstyrelsen, förvaltningen eller vårdverksamheten. Dessa beslut jämte förbundsdirektörens kommentarer finns som bilaga. I förteckningen upptas inte eventuella budgetskrivningar 2012-2015 som inte verkställts, dels eftersom en detaljerad genomgång av budgettexter vore ganska tidskrävande, dels eftersom boksluten för respektive verksamhetsår har fungerat som ett slags godkännande av det gångna budgetåret. Bilaga: Förteckning över ej till fullo verkställda beslut 2012-2015. OBS! Styrelsen har åtminstone vissa år erhållit en förteckning över det gångna årets styrelsebeslut. Förteckningen har antagligen fungerat som en slags egenkontroll. Det kan vara lämpligt att den förteckningen granskas vid årets sista styrelsemöte. Förbundsdirektörens förlag: Förteckningen med kommentarer överlämnas till förbundsfullmäktige. Förteckningen med kommentarer överlämnas till förbundsfullmäktige. Ärendet förklaras omedelbart justerat. --------------------------------------------
Sida 17 132 BUDGET 2016, III BEHANDLINGEN 21.5.2015 ska enligt grundavtalet tillställa medlemskommunerna ett preliminärt budgetförslag senast 20 september. Den av förbundsfullmäktige fastställda budgeten ska tillställas medlemskommunerna senast 30 november. Budgetarbetet har inletts i april. Budgeterande personal har tidigare i vår fått ekonomens budgeteringsunderlag. Dessa anvisningar gavs åt förmännen på vård- och ekonomigruppens möte den 6.5: -Gör färdigt en preliminär budget och lämna in till ekonomen så att hon får peta in siffrorna i Abilita och mejsla fram konturerna av en preliminär helhetsbudget för vårt begrundande. Inga texter, bara siffror, behöver lämnas in till ekonomen just nu. -I underlagen som getts ut är den totala personalkostnaden (inkl vikarier) ca 30 000 lägre än i årets budget. -Tillsvidare får vi lov att tänka enbart på INSTITUTIONVERKSAMHET. Vi vet inget mera om ESB just nu. Att det finns någon form av DAGVERKSAMHET nästa år torde dock vara viktigt att beakta i budgeten. -Förhoppningsvis ger förbundsstyrelsen någon form av allmänna direktiv den 21.5. Förslaget till styrelsen blir att vi ska utgå från en beläggning på 52 klienter i snitt 2016. Eventuellt kompletterat med att kommunernas vårddygnspris ska ligga på 215 /vårddygn för INST-vård. (i årets budget ca 219 ). I 2015 års budget beräknas beläggningen vara 56. Just nu ligger vi under det. Om fast anställd personal hålls på samma antal nästa år men beläggningen samtidigt är lägre, är det på vikariesidan man kan spela, dvs vara sparsam och anpassa bemanning till lägre beläggning. Förbundsdirektörens förslag: samtycker till de anvisningar som getts åt budgeterande personal. Diskussion: Enligt de preliminära budgeter som uppgjorts av budgetansvariga skulle vårddygnspriset för ägarkommun vara 217 /vårddygn.
Sida 18 Förbundsdirektören föreslog att förbundsstyrelsen i detta skede accepterar att den preliminära budgeten har ett vårddygnspris för ägarkommun på 217 /vårddygn. Motiveringen är att nuvarande budgetkalkyler i vilket fall som helst behöver justeras under hösten i samband med att eventuellt beslut om öppnande av ESB-avdelning tas. samtycker till de anvisningar som getts åt budgeterande personal med tillägget att ett vårddygnspris på 217 för ägarkommun i detta skede accepteras. ------------------------------------ 20.8.2015: ska enligt grundavtalet tillställa medlemskommunerna ett preliminärt budgetförslag senast 20 september. Den av förbundsfullmäktige fastställda budgeten ska tillställas medlemskommunerna senast 30 november. Eftersom det ännu inte är fastslaget om ESB-avdelning bildas innehåller budgetkalkylen i detta skede öppna frågor vad gäller bemanningen samt kostnader och intäkter. BEMANNING ENLIGT EKONOMENS PREL UTKAST Vårdpersonal/klient inkl avdsk. ssk, närv. fys o sys Solsidan demens (beläggn 11/12) 1,35 1,29 Mattas (beläggn 18/22) 0,94 0,90 Pellas (beläggn 23/23) 0,84 0,81 BELÄGGNING 52/67 Utan fys/sys (2+2 befattn.) Grundavgift: ca 12 000 /platsandel Vårdavgift: ca 66 000 /plats Kommunens avgift för helårsklient är alltså ca 78 000 /klient (budget 2015: 79800 ) Angående personal: -Sjukskötarbefattning hålls vakant i och med att Liljan är stängd. -Ej budgeterat för sjuk- och semestervikarier för Liljans personalpool. - Tillsvidare (dvs i aug 2015) är några sjukskötar- och närvårdarbefattningar tillsatta med vikarier då ordinarie personal slutat under 2015. Skall man tillsätta dessa befattningar eller ska man fortsatta med tidsbegränsade arbetsavtal? - 3 anstaltsbiträden istället för 6-7. Det behövs färre anstaltsbiträden i huset som en följd av att tvättjänster köps in och att närvårdarna utför tvätt av boendes kläder. Finns dock viss osäkerhet om 3
Sida 19 anstaltsbiträden är tillräckligt, dvs om 3 personer hinner utföra städarbete och en viss del tvätt nere i källaren. På grund av omplacering av annan kan viss tilläggsresurs finnas tillgänglig. Bilagor: - Utkast inledande text budget 2016 - Sammanställning preliminär driftsbudget 2016 - Sammanställning preliminär investeringsbudget 2016 Förbundsdirektörens förslag: Budgetens remitteras till förvaltningen och vårdledning för fortsatt beredning. fastställer nästa mötesdatum så att förbundsstyrelsen kan tillställa kommunerna ett budgetförslag den 20 september. Arbetsgruppen för planering av ESB boende bör förse budgetberedningen med en så välgrundad budget för ESB-avdelning som möjligt. Budgetens remitteras till förvaltningen och vårdledningen för fortsatt beredning. anger som direktiv att vårddygnspriset för institutionsvården år 2016 ska ligga på 218 (budget 2015 218 ) Arbetsgruppen för planering av ESB boende bör förse budgetberedningen med en så välgrundad budget för ESB-avdelning som möjligt. håller möte den 15 september kl 16.15. Mötet ägnas i sin helhet åt budgeten. Ledamot Holmberg-Jansson lämnade mötet kl 17.45 ----------------------------------------------- 15.9.2015: Det budgetförslag som presenteras för styrelsen utgår från att en ESB-avdelning med 10 platser startar sin verksamhet från 1.1.2016. DGHs totala beläggning antas på årsbasis vara 57 klienter i snitt, fördelat på 47 INST-klienter och 10 ESB-klienter. De kostnader som kommunerna betalar för ett vårddygn per klient differentieras på tre nivåer i budgeten. Kostnadsskillnaderna uppstår främst som en följd av skillnader i bemanning. ESB-Liljan 166 /dygn Institutionsvård på Pellas och Mattas 186 /dygn Institutionsvård på demensavdelningen Solsidan 253 /dygn
Sida 20 I dessa vårddygnspriser ingår den såkallade grundavgiften, som uppbärs för varje platsandel. Grundavgiften är ca 33 /dygn/plats. Kommunens årskostnad för en klient beräknas därmed vara 68 000 eller 92 500 på INST-nivån och ca 60 500 på ESB-nivån. I dessa belopp ingår grundavgifterna. En platsandel som är obrukad hela året kostar ca 12 000 i grundavgift för ägaren. I detta budgetförslag är beläggningen alltså något högre än dagens 50 klienter; 47 INST-klienter + 10 ESB-klienter, dvs totalt 57 boende. Den här modellen utgår från tanken att Jomala visserligen flyttar över ett antal klienter från INST till ESB men att även ett antal nya boende från Jomala-bygden flyttar till ESB-avdelningen. Övriga kommunernas utnyttjande av institutionsplatserna ligger på ungefär samma nivå. Vårddygnspriset på INST-avdelningarna Pellas och Mattas är klart lägre än i nuläget, vilket antas motverka ägarnas tendens att minska anlitandet av DGH. Den grundavgift som införs från 1.1.2016 antas också i någon mån motverka tendensen att inte anlita DGH, eftersom merkostnaden för att anlita DGH jämfört med att inte anlita DGH blir mindre. Budgetförslag: Modellen utgår från en beläggning på 57 klienter (47 INST+ 10 ESB). Platser Beläggning Kommunens vårddygnspris (budget) INSTITUTION 45 35 186 Pellas och Mattas INSTITUTION demens Solsidan 12 12 253 ESB 10 10 166 67 57 Framtida inriktning (ej från 1.1.2016): Utgående dels från behovet att tänka nytt, dels från ägarkommunernas efterfrågan, har ledningsgruppen och ESB-arbetsgruppen tagit fram en modell där demensvård på ESB-nivå ingår. Prissättningen för olika vårdnivåer differentieras. En preliminär budgetkalkyl ser ut enligt följande. Notera att full beläggning ingår i kalkylen. INSTITUTION Vanlig institutionsvård Pellas 23 + Mattas 10 Platser Beläggning Kommunens vårddygnspris (budget) 33 33 204
Sida 21 Solsidan demens 12 12 287 ESB Liljan ESB-vanlig 10 10 165 Mattas flyglar ESBdemens 12 12 191 67 67 För detta upplägg gäller bl.a: -Förverkligande från 1.1.2016 är orealistiskt. -Kommunerna måste tillställas en förfrågan om hur många av sina INST-platser de vill omvandla till ESB-demens. För att Mattas bägge flyglar ska passa krävs att totalt 12 platser omvandlas till ESBdemens. Att bilda en ESB-demensavdelning bör antagligen finnas i utsikt för andra halvan av 2016 eller början av år 2017. -Vårddygnspriserna differentieras, så att Solsidans demensavdelning och övrig institutionsvård har olika vårddygnspriser. En motivering är att Solsidans demensavdelning har så mycket högre bemanning att differentiering är befogad. -Tillgång till ett adekvat vårdtyngdsmätningsinstrument (tex RAI) blir mycket viktigt då man har 4 olika vårdnivåer i samma hus och med differentierad prissättning. Vid placeringen av en klient kan kommunens ekonomiska intresse dra klienten åt ett håll, medan klientens vårdbehov kan peka åt ett annat håll. Preliminär tidtabell budgetbehandling: 15.9 I budgetbehandling 17.9-14.10 Remisstid för kommuner To 22.10 II budgetbehandling November, Förbundsfullmäktige budgetbehandling Den av förbundsfullmäktige fastställda budgeten ska tillställas medlemskommunerna senast 30 november. Förbundsdirektörens förslag: begär medlemskommunernas utlåtande på bifogade budgetförslag. Kommunerna ombeds inkomma med utlåtanden senast fredag 9 oktober 2015 Jomala kommun anmodas att snarast möjligt via beslut av vederbörligt organ omvandla 10 av kommunens nuvarande 25 institutionsplatser till ESB-platser.
Sida 22 Diskussion: I diskussionen framkom att styrelsen ser ett behov av att se över bemanningen på kanslisidan. Ordförande sammanfattade den förda diskussionen enligt följande: ger förvaltningen i uppdrag att förbereda en indragning av kanslisekreterartjänsten med hänvisning till minskad beläggning och till att personalen även på övriga avdelningar har justerats ner. Förslaget understöddes av samtliga ledamöter. begär medlemskommunernas utlåtande på bifogade budgetförslag. Kommunerna ombeds inkomma med utlåtanden senast onsdag 14 oktober 2015 Jomala kommun ombes att snarast möjligt via beslut av vederbörligt organ omvandla 10 av kommunens nuvarande 25 institutionsplatser till ESB-platser. ger förvaltningen i uppdrag att förbereda en indragning av kanslisekreterartjänsten med hänvisning till minskad beläggning och till att personalen även på övriga avdelningar har justerats ner. Som bilaga till budgetförslaget tillställs kommunerna rapporten från arbetsgruppen som planerat öppning av ESB-avdelning (se 110). ------------------------------------------- 22.10.2015 Bilagor: -Budgetförslag 2016 -Kommunernas utlåtanden om utskickat budgetförslag ÄNDRINGAR I BUDGETFÖRSLAGET INFÖR II BUDGETBEHANDLINGEN: -Sid 3: Delvis ändrade formuleringar om vårdtyngdsmätningsverktyg eftersom vi nu vet vilket verktyg det blir. -Personaltabellen sid 6. Notering om att kanslisekreterare heltid omvandlas till byråsekreterare deltid. Ändringar i sifferbudgeten har ej gjorts, blir minskad kostnad om omvandlingen verkställs. -Personaltabellen sid 6. Den lediga befattningen som konditionsskötare omvandlas till fysioterapeut, vilket också beaktats i sifferbudgeten från första början. Om man behåller befattningen som konditionsskötare minskar budgeten med drygt 6000.
Sida 23 -En närvårdare tillkommer inom institutionsvården på Mattas och Pellas eftersom det var risk för klar underbemanning på Mattas och Pellas i det första budgetförslaget. Orsakar ökning av vårddygnspriset med ca 3 (1,5%). Berör ej ESB och Solsidan demens. -Resultaträkningar sid 7-8: Infört resultaträkning för DGH totalt (både institution och ESB). Korrigering så att avskrivningar är del av resultaträkning för både institutionsvård och ESB. -Texten på sid 18: Tillkommit textstycke om Vårdarbetets förändring. - Tabellen sid 38: Grundavgiften anges som exakt belopp, 11859,36 per platsandel/år. -Investeringar: Nytt anslag 15 000, gemensam vårdjournal med ÅHS (licenser och andra engångsavgifter). Minskning av anslag, brådskande renoveringar, minskar från 20 000 till 10 000. Total effekt: ökar investeringar 5000. Öppen fråga: Hur ska bemanningen på sys/fys se ut? I nuläget är 2 av 4 befattningar besatta. I budgetförslaget ingår anställning av en person på fys-sidan, men det är möjligt att det vore lämpligare att den person som anställs har en annan kunskapsprofil än enbart fysioterapi. Bör noteras att i nuläget förefaller det som om fys/sys-avdelningen ska jobba med inst-klienterna och dagverksamhet, inte med ESB-klienterna. Till det budgetförslag som föredras för fullmäktige skall medlemskommunernas yttrande om budgeten bifogas. Förbundsdirektörens förlag: godkänner de ovan angivna förändringarna i budgetförslaget och överlämnar budgeten till förbundsfullmäktige. Till budgetförslaget bifogas medlemskommunernas utlåtanden. återremitterade budgeten som återupptas till behandling på följande möte.
Sida 24 De justeringar i budgeten som redovisas i beredningstexten ovan godkänns, men inför följande möte ska därtill justeringar eller tillägg göras enligt följande: -Avskrivningarna föreslås bli debiterade av medlemskommunerna. Genom denna ändring följs dels god bokföringssed, dels kommer resultaträkningen att avspegla reella penningflöden mellan kommunerna och DGH. De debiterade avskrivningarna används för finansiering av investeringar. -I kapitlet om Mattas och Pellas till förklarande text om att avdelningarna samarbetar genom att personal i högre utsträckning än nu arbetar på bägge avdelningarna. -Inom sysselsättningen och fysioterapin ändras sifferbudgeterna så att lönekostnaden för den person som ska anställas fördelas jämnt mellan avdelningarna. I budgettexterna beskrivs personens arbetsuppgifter på motsvarande sätt. -------------------------------------------- Bilaga: Budgetförslag 2016 Förbundsdirektörens förlag: överlämnar budgeten till förbundsfullmäktige för fastställande. Till budgetförslaget bifogas medlemskommunernas utlåtanden. Diskussion: Förbundsdirektören föreslog att följande ändringar görs i budgetförslaget: -Den ordinarie bemanningen på avdelningarna Mattas och Pellas ökar med 1 närvårdare. Merkostnaden kompenseras till fullo genom att minska på den kalkylerade sjukvikariekostnaden för närvårdarna på Mattas och Pellas. Istället för att kalkylera med att sjukfrånvaron motsvarar i snitt 5 heltidsbefattningar kalkyleras den motsvara 4 heltidsbefattningar på helårsbasis. Ändringen medför alltså inte kostnadsökning i budgeten. -Tillfogas ett kortare textstycke på sid 10 som förklarar att vårddygnspriset varierar mellan de enskilda kommunerna beroende på storleken på klienternas personliga vårdavgifter. biföll ändringarna.
Sida 25 tillfogar budgetförslaget de ändringar som förbundsdirektören föreslog, dvs: -Den ordinarie bemanningen på avdelningarna Mattas och Pellas ökar med 1 närvårdare. Merkostnaden kompenseras till fullo genom att minska på den kalkylerade sjukvikariekostnaden för närvårdarna på Mattas och Pellas. Istället för att kalkylera med att sjukfrånvaron motsvarar i snitt 5 heltidsbefattningar kalkyleras den motsvara 4 heltidsbefattningar på helårsbasis. Ändringen medför alltså inte kostnadsökning i budgeten. -Tillfogas ett kortare textstycke på sid 10 som förklarar att vårddygnspriset varierar mellan de enskilda kommunerna beroende på storleken på klienternas personliga vårdavgifter. överlämnar budgeten till förbundsfullmäktige för fastställande. Till budgetförslaget bifogas medlemskommunernas utlåtanden. Ärendet förklaras omedelbart justerat. ------------------------------------------------------
Sida 26 133 ÖVRIGA FRÅGOR Brev om sanitära olägenheter vid Ålands Hemgård De Gamlas Hem har den 13.7.2015 fått kännedom om att avfallshanteringen vid Ålands Hemgård i Jomala inte sköts sakenligt. Problemen påtalas av Bostads Ab Tolvan som ligger norr om Ålands Hemgård. Bab Tolvan påtalar att det vid Hemgårdens sopstation och en bit in i skogen finns bråte, djur/skelettdelar, inälvor, färskt organiskt material mm. Trots att Bab Tolvan flertalet gånger påpekat detta för Hemgården sker inga förbättringar. Därför har Bab Tolvan vänt sig till DGH, som är markägare, men förhoppning om att DGH kan bidra till att de sanitära olägenheterna åtgärdas. Förbundsdirektören har i juli överlämnat ärendet till Ålands Miljöservice (MISE) som är renhållningsmyndighet i Jomala kommun. MISE har varit i kontakt med Ålands Hemgårds ledning, som lovat åtgärda olägenheterna. MISE uppger att man följer upp ärendet. I bifogad fil finns brev som Bab Tolvan tillställt DGH och Hemgården, samt det brev som förbundsdirektören sänt per e-post till MISE. Förbundsdirektörens förlag: tecknar informationen till sin kännedom -------------------------------------------- 134 NÄSTA MÖTE Nästa möte hålls tisdag 24.11.2015 klockan 16.15 135 MÖTETS AVSLUTANDE Mötet avslutades kl 18.20.
Sida 27 ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE OCH BESVÄRSANVISNING FÖRBUD ATT SÖKA ÄNDRING Vad förbudet grundar sig på Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet kan enligt 112 kommunallagen rättelseyrkande inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet. Paragrafer: 123-124, 126-129, 131-135 Besvär kan inte anföras över nedan nämnda beslut, eftersom ett skriftligt rättelseyrkande enligt 110 kommunallagen kan framställas över beslutet. Paragrafer: 122, 125, 130 ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE Myndighet till vilken rättelseyrkande kan framställas samt tid för yrkande av rättelse Skriftligt rättelseyrkande får framställas av den som ett beslut avser eller den vars rätt, skyldighet eller fördel direkt påverkas av beslutet (part) samt av kommunmedlemmarna. Myndighet hos vilken rättelse yrkas är: för De Gamlas Hem Godbyvägen 486 22150 Jomala Paragrafer: 122, 125, 130 Yrkandet skall framställas inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. En part anses ha fått del av beslutet sju dagar efter dagen då brevet avsändes, om inte något annat påvisas. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet delgivits. I vardera fallet räknas inte framläggnings- eller delgivningsdagen med i besvärstiden. Rättelseyrkandets innehåll Av rättelseyrkandet skall framgå yrkandet och vad det grundar sig på. Yrkandet skall undertecknas av den som framställer det.