SAMMANTRÄDESPROTOKOLL. Sammanträdesdatum

Transkript

1 Sida 1 FÖREDRAGNINGSLISTA Torsdagen den 20 augusti 2015 kl Sammankallande och beslutsförhet Val av protokolljusterare, tidpunkt för justering och godkännande/komplettering av föredragningslistan Dagverksamhet inom sysselsättningsterapin Ålands Hemgård Tjänstemannabeslut Budget 2016 Arbetsbeskrivning för kock Anställning av kock Omfördelning av investeringsanslag Övriga frågor Nästa möte Mötets avslutande Jomala den Harry Jansson s ordförande Genom Jim Eriksson förbundsdirektör

2 Sida 2 Sammanträdestid Torsdagen den 20 augusti 2015 kl Sammanträdesplats De Gamlas Hem Beslutande Ledamöter: Jansson Harry, ordförande Karlsson Rolf, viceordförande Joelsson Annsofi Nordberg Susanne Holmberg-Jansson Annette Öström Jan-Anders Smulter Peggy X X X X X X X Suppleanter: Nyman Stig-Göran Sarling Isabella Karlsson Annika Johans Helena Eriksson Anders Häggblom Lars Charlotta Solax Övriga närvarande Förbundsfullmäktiges ordförande Eva Dahlén X Förbundsfullmäktiges vice ordf. Gunnel Nordlund-White - Överskötare Lena Karlsson X Ekonom Marywonne Mäkilä X Förbundsdirektör Jim Eriksson X Paragrafer Underskrifter Harry Jansson Ordförande Jim Eriksson Föredragande/sekreterare Protokollet justerat Jomala kl 11 Peggy Smulter, protokolljusterare Protokollet framlagt till påseende Intygar Jomala den Jim Eriksson

3 Sida 3 95 SAMMANKALLANDE OCH BESLUTSFÖRHET Lagligen sammankallat, 14 förvaltningsstadgan. Beslutförhet: styrelsen är beslutför då minst hälften av ledamöterna är närvarande. Förslag: Sammanträdet konstateras vara lagenligt sammankallat och beslutfört. Sammanträdet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE, TIDPUNKT FÖR JUSTERING OCH GODKÄNNANDE/KOMPLETTERING AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Till protokolljusterare valdes Peggy Smulter. Protokolljustering äger rum fre beslöt enhälligt uppta följande brådskande ärenden:

4 Sida 4 97 DAGVERKSAMHET INOM SYSSELSÄTTNINGSTERAPIN : Ledande sysselsättningsterapeut Mejt Svahnström är inkallad till mötet för att presentera förslag till hur dagverksamheten inom sysselsättningsterapin, och till någon del även fysioterapin, kan läggas upp. Bilaga: Underlag för diskussionen Förbundsdirektörens förslag: beslutar att planeringen av dagverksamhet går vidare, bland annat så att kommunernas efterfrågan på tjänsterna utreds och att en budgetkalkyl samt förslag till prissättning på tjänsterna ges åt styrelsen snarast möjligt. Dagverksamheten inleds preliminärt från och med Komplettering av förslag: För medlemskommunernas äldreomsorgsledare och socialsekreterare (alt. socialarbetare) ordnas infotillfälle angående den planerade dagverksamheten. Geriatriker Christian Andersson från ÅHS bjuds in att medverka vid tillfället. Diskussion: tog del av Mejt Svahnströms muntliga framförande och ställde tilläggsfrågor. Enligt förslag >>>>>>>>

5 Sida 5 : Bilagor: - Kostnadskalkyl och prissättning - Informationsblad för utskick (2 st) Informationstillfälle: På grund av nyckelpersoners semestrar har infotillfället för kommunerna inte kunnat hållas under första halvan av augusti. Det kommer att hållas inom kort. Kommunerna har dock fått ett brev med kort information om dagverksamheten och en avisering om det kommande infotillfället. Dagverksamheten föreslås inledningsvis pågå 1 dag/vecka. Det innebär att ledande sysselsättningsterapeuten för en hel dag och fysioterapeuten för en halv dag är borta från den ordinarie verksamheten med de boende i DGH. För att kompensera frånvaron från ordinarie boendeverksamhet rekommenderas en striktare schemaläggning för de övriga dagarna, så att fys/sys i stort sett hinner med de aktiviteter de annars utför trots att tiden för det minskar något. Noteras bör att såväl inom sysselsättnings- som fysioterapin är arbetsstyrkan halverad, dvs endast 1+1 personer jobbar inom rehabiliteringen istället för 2+2. Tillsvidare föreslås den decimerade bemanningen fortgå, dels för att beläggningen och därmed arbetsmängden är lägre, dels av kostnadsskäl. Om beläggningen på De Gamlas Hem ökar eller om efterfrågan på dagverksamhet är sådan att den bör ordnas 2 dagar/vecka, bör eventuellt nya anställningar ske inom sys/fys. Förbundsdirektörens förslag: beslutar att sysselsättnings- och fysioterapin kan bedriva dagverksamhet från och att verksamheten sker 1 dag per vecka förutsatt att antalet deltagare är minst 2 per tillfälle från början. En utvärdering av om verksamheten ska fortsätta görs i januari Priset för deltagande per klient/dag fastställs till 65, varav 50 debiteras kommunen och 15 den deltagande klienten. (avgifterna momsfria) Enligt förslag. Vid det infotillfälle som hålls för medlemskommunerna erbjuds också förbundsstyrelsens ledamöter möjlighet att delta

6 Sida 6 98 ÅLANDS HEMGÅRD Följande redogörelse föreslås överlämnas till förbundsfullmäktige: Ålands Hemgård har reglerat sina skulder till DGH. I de ytterligare kontakter som togs med ledningen för Ålands Hemgård våren och sommaren 2014 framhärdade föreningen i att inte skriva under det nya arrendeavtalet. Förslaget till nytt arrendeavtal som DGH lade fram innebär att Ålands Hemgård skulle tillåtas bedriva uthyrningsverksamhet åt andra än åldringar, vilket man redan gör. Man bryter i nuläget alltså mot gällande arrendeavtal som begränsar verksamheten till boende för åldringar: Hemgården äger rätt att på legoområdet äga och besitta bostadshus med lägenheter för åldringar och andra för åldringar avsedda inrättningar. Detta avtal gäller till 2037 om det inte ersätts av ett nytt avtal. I förslaget till nytt arrendeavtal som DGH lagt fram för Ålands Hemgård skulle verksamheten bli tillåten genom formuleringen Parterna bekräftar genom undertecknande av detta avtal att båda är medvetna om att Legoobjektet skall användas för boendeändamål... I kontakterna mellan DGH och föreningen under 2014 har föreningens ledning därtill fortsatt att framhålla att en ursprunglig avsikt med de markaffärer och överlåtanden som gjordes på 60- och 70-talen var att föreningen skulle äga den mark där dess bostadshus står, inte att DGH skulle äga marken. DGH förfogar över dokument (köpebrev, protokoll, lagfarter) som omkullkastar det påståendet. Förbundsdirektörens förlag: Med hänvisning till förbundsfullmäktiges beslut , 11 överlämnar förbundsstyrelsen beredningstextens redogörelse till förbundsfullmäktige. Enligt förslag. Ärendet till förbundsfullmäktige >>>>>>>>>>>>

7 Sida 7 Förbundsfullmäktige : Diskussion: Stefan Öström föreslog i att ärendet återremitteras för vidare beredning med hänvisning till de direktiv han fått av Hammarlands kommunstyrelse. Förslaget vann ej understöd. Tage Eriksson föreslog att förbundsstyrelsen får i uppdrag att påbörja en uppsägning av arrendeavtalet med Ålands Hemgård. Förslaget vann understöd. får i uppdrag att påbörja en uppsägning av arrendeavtalet med Ålands Hemgård. Stefan Öström reserverade sig mot beslutet har fått i uppdrag att påbörja uppsägning av arrendeavtalet med Hemgården. Den primära anledningen till att uppsägning aktualiseras är att Hemgården ansetts bryta mot punkt 5 i gällande arrendeavtal: Hemgården äger rätt att på legoområdet äga och besitta bostadshus med lägenheter för åldringar och andra för åldringar avsedda inrättningar. Enligt uppgifter i befolkningsdatasystemet per den finns det 41 boende på adressen Godbyvägen 488, dvs Hemgårdens adress. Av dessa 41 uppges 9,75% vara över 65 år, och av detta följer att det stora flertalet av de som har Godbyvägen 488 som boendeadress är under 65 år. Det verkliga antalet boende på adressen kan vara något lägre ifall tidigare invånare på adressen försummat att göra flyttningsanmälan. En eventuell uppsägning av avtalet bör beredas ytterligare så att följderna för DGH, medlemskommunerna i allmänhet och möjligen Jomala kommun i synnerhet klarställs så långt det är möjligt.

8 Sida 8 Enligt jordlegolagens 21 (FFS 258/1966) gäller allmänt: En legogivare kan häva ett legoavtal under förutsättning att : 1) legotagaren har överlåtit legorätten eller upplåtit legoområdet eller en del av det i någon annans besittning i strid med jordlegolagen eller legoavtalet, 2) legotagaren har underlåtit att betala legoavgiften inom den tid som anges i lag eller i legoavtalet och inte efter uppmaning fullgjort sin betalningsskyldighet inom en för honom utsatt tid, som omfattar minst en månad, eller ställt godtagbar säkerhet inom samma tid, eller 3) legotagaren i väsentlig grad har åsidosatt skyldigheten att underhålla legoområdet och egendom som hör till legoområdet eller har använt legoområdet eller egendom som hör till legoområdet i strid med denna lag eller legoavtalet och inte efter uppmaning inom en för honom utsatt skälig tid rättat sin försummelse eller sitt förfarande. I samma lags 55 och 34 finns också skrivningar som är relevanta i dylika fall. En inlösningsskyldighet kan komma att gälla DGH om man säger upp arrendeavtalet. Vid tidigare värderingar av fastigheten har värderarens besiktning lidit av att han ej ägt tillträde till byggnadens innandöme. Förbundsdirektörens förslag: går vidare i ärendet enligt följande: 1) DGH begär att Ålands Hemgård senast den inkommer med ett bemötande gällande DGHs avisering om att häva arrendeavtalet. Ålands Hemgård får ta del av underlag som DGH anför som grund för att häva arrendeavtalet. 2) Diskussioner med Jomala kommun inleds för att utröna om kommunen har beredskap att bidra till en lösning i fallet. utser förbundsfullmäktiges ordförande Eva Dahlén, förbundsstyrelsens ordförande Harry Jansson och förbundsdirektör Jim Eriksson att representera DGH i dessa diskussioner. 3) En ny värdering av Ålands Hemgårds fastighet ska utföras. Enligt förslag >>>>>>>>>

9 Sida 9 Måndag 17.8 lämnar Ålands Hemgård in bemötande på DGHs avisering att häva arrendeavtalet. tog del av ovan nämnda bemötande från Ålands Hemgård. Förbundsdirektörens förslag: beslutar om den fortsatta behandlingen av ärendet på basen av Hemgårdens bemötande och eventuella andra nytillkomna uppgifter. meddelar Ålands Hemgård följande -DGH behöver för de fortsatta kontakterna säkerställa att Ålands Hemgård representeras av en styrelse som är korrekt tillsatt och som därför kan sägas vara föreningens legitima representant. Detta framkommer inte i det bemötande som inlämnats och framstår som oklart. -Ålands Hemgård kan redovisa det begärda främst genom ett undertecknat protokollsutdrag från årsmöte där nuvarande styrelse tillsatts

10 Sida TJÄNSTEMANNABESLUT Bifogas lista på tjänstemannabeslut. Beslut ligger framme för påseende i styrelserummet i samband med mötet. Förbundsdirektörens förslag: tecknar informationen till sin kännedom. Enligt förslag

11 Sida BUDGET ska enligt grundavtalet tillställa medlemskommunerna ett preliminärt budgetförslag senast 20 september. Den av förbundsfullmäktige fastställda budgeten ska tillställas medlemskommunerna senast 30 november. Budgetarbetet har inletts i april. Budgeterande personal har tidigare i vår fått ekonomens budgeteringsunderlag. Dessa anvisningar gavs åt förmännen på vård- och ekonomigruppens möte den 6.5: -Gör färdigt en preliminär budget och lämna in till ekonomen så att hon får peta in siffrorna i Abilita och mejsla fram konturerna av en preliminär helhetsbudget för vårt begrundande. Inga texter, bara siffror, behöver lämnas in till ekonomen just nu. -I underlagen som getts ut är den totala personalkostnaden (inkl vikarier) ca lägre än i årets budget. -Tillsvidare får vi lov att tänka enbart på INSTITUTIONVERKSAMHET. Vi vet inget mera om ESB just nu. Att det finns någon form av DAGVERKSAMHET nästa år torde dock vara viktigt att beakta i budgeten. -Förhoppningsvis ger förbundsstyrelsen någon form av allmänna direktiv den Förslaget till styrelsen blir att vi ska utgå från en beläggning på 52 klienter i snitt Eventuellt kompletterat med att kommunernas vårddygnspris ska ligga på 215 /vårddygn för INST-vård. (i årets budget ca 219 ). I 2015 års budget beräknas beläggningen vara 56. Just nu ligger vi under det. Om fast anställd personal hålls på samma antal nästa år men beläggningen samtidigt är lägre, är det på vikariesidan man kan spela, dvs vara sparsam och anpassa bemanning till lägre beläggning. Förbundsdirektörens förslag: samtycker till de anvisningar som getts åt budgeterande personal. Diskussion: Enligt de preliminära budgeter som uppgjorts av budgetansvariga skulle vårddygnspriset för ägarkommun vara 217 /vårddygn.

12 Sida 12 Förbundsdirektören föreslog att förbundsstyrelsen i detta skede accepterar att den preliminära budgeten har ett vårddygnspris för ägarkommun på 217 /vårddygn. Motiveringen är att nuvarande budgetkalkyler i vilket fall som helst behöver justeras under hösten i samband med att eventuellt beslut om öppnande av ESB-avdelning tas. samtycker till de anvisningar som getts åt budgeterande personal med tillägget att ett vårddygnspris på 217 för ägarkommun i detta skede accepteras : ska enligt grundavtalet tillställa medlemskommunerna ett preliminärt budgetförslag senast 20 september. Den av förbundsfullmäktige fastställda budgeten ska tillställas medlemskommunerna senast 30 november. Eftersom det ännu inte är fastslaget om ESB-avdelning bildas innehåller budgetkalkylen i detta skede öppna frågor vad gäller bemanningen samt kostnader och intäkter. BEMANNING ENLIGT EKONOMENS PREL UTKAST Vårdpersonal/klient inkl avdsk. ssk, närv. fys o sys Solsidan demens (beläggn 11/12) 1,35 1,29 Mattas (beläggn 18/22) 0,94 0,90 Pellas (beläggn 23/23) 0,84 0,81 BELÄGGNING 52/67 Utan fys/sys (2+2 befattn.) Grundavgift: ca /platsandel Vårdavgift: ca /plats Kommunens avgift för helårsklient är alltså ca /klient (budget 2015: ) Angående personal: -Sjukskötarbefattning hålls vakant i och med att Liljan är stängd. -Ej budgeterat för sjuk- och semestervikarier för Liljans personalpool. - Tillsvidare (dvs i aug 2015) är några sjukskötar- och närvårdarbefattningar tillsatta med vikarier då ordinarie personal slutat under Skall man tillsätta dessa befattningar eller ska man fortsatta med tidsbegränsade arbetsavtal?

13 Sida 13-3 anstaltsbiträden istället för 6-7. Det behövs färre anstaltsbiträden i huset som en följd av att tvättjänster köps in och att närvårdarna utför tvätt av boendes kläder. Finns dock viss osäkerhet om 3 anstaltsbiträden är tillräckligt, dvs om 3 personer hinner utföra städarbete och en viss del tvätt nere i källaren. På grund av omplacering av annan kan viss tilläggsresurs finnas tillgänglig. Bilagor: - Utkast inledande text budget Sammanställning preliminär driftsbudget Sammanställning preliminär investeringsbudget 2016 Förbundsdirektörens förslag: Budgeten remitteras till förvaltningen och vårdledning för fortsatt beredning. fastställer nästa mötesdatum så att förbundsstyrelsen kan tillställa kommunerna ett budgetförslag den 20 september. Arbetsgruppen för planering av ESB boende bör förse budgetberedningen med en så välgrundad budget för ESB-avdelning som möjligt. Budgetens remitteras till förvaltningen och vårdledningen för fortsatt beredning. anger som direktiv att vårddygnspriset för institutionsvården år 2016 ska ligga på 218 (budget ) Arbetsgruppen för planering av ESB boende bör förse budgetberedningen med en så välgrundad budget för ESB-avdelning som möjligt. håller möte den 15 september kl Mötet ägnas i sin helhet åt budgeten. Ledamot Holmberg-Jansson lämnade mötet kl

14 Sida ARBETSBESKRIVNING FÖR KOCK Kökschefen och förbundsdirektören har enats om ett förslag till arbetsbeskrivning för kock. Bifogas förslag på arbetsbeskrivning för kock. Förbundsdirektörens förslag: fastställer arbetsbeskrivning för kock. Enligt förslag

15 Sida ANSTÄLLNING AV KOCK / 33 Tjänsten har lediganslagits med anledning av förestående pensionering bland nuvarande personal. Tjänsten har varit lediganslagen att sökas under ca 3 veckor med som sista ansökningsdag. Tjänsten har sökts av 29 personer, varav 28 har den efterfrågade utbildningen. Fem personer har intervjuats av kökschefen och förbundsdirektören. I annonsen uppgavs: Tillträde Den som anställs är sem.vik , fast anställning fr.o.m Prövotid tillämpas. Kompetenskrav: gymnasialutbildning inom branschen. Lön enligt avtal. Bilagor: -De intervjuades ansökningshandlingar -Sammanställning av samtliga sökande Förbundsdirektörens förlag: Utgående från en sammanvägning av meriter, referenser och intervju anställs Jessica Eriksson som kock på heltid i tillsvidareanställning med tillträde enligt överenskommelse, dock tidigast Fram till utförs arbetet som semestervikariat, därefter som fast anställning. Den uppgiftsrelaterade lönen är vid anställningens början 2204,51 /månad. Läkarintyg skall inlämnas till arbetsgivaren inom 30 dagar från anställningens början. Prövotid om 4 månader tillämpas. Till första reserv utses Kajsa Humell, som erbjuds tjänsten om Jessica Eriksson avböjer anställning. Enligt förslag >>>>>>>>>>>>>>>

16 Sida 16 Jessica Eriksson har under prövotiden valt att avsluta sitt arbete hos DGH. Hon inledde arbetet vid DGH den och sade upp sig den Prövotiden skulle ha pågått till Förbundsdirektörens förlag: beslutar att första reserv Kajsa Humell anställs i arbetsavtalsförhållande som kock i periodarbete. Prövotid tillämpas ej eftersom Humell har varit vikarie och inhoppare som kock vid DGH under en längre tid, och därmed har arbetsgivaren inget behov av att utreda yrkesskickligheten och lämpligheten ytterligare. Enligt förslag

17 Sida OMFÖRDELNING AV INVESTERINGSANSLAG I årets investeringsbudget finns ett anslag om för uteplats/altan 1. Avsikten har varit att förstora altanen på Mattas avdelning. Altanen skulle då rymma fler sängburna och rullstolsburna klienter. Idag upplevs altanen som trång, i synnerhet om också boende från övervåningen (Pellas) vill använda den samtidigt som boende på Mattas. I utredningen över fastighetens skick som Byggkontroll Ab har gjort påpekas emellertid att det finns ett behov av att tilläggsisolera sockeln och bättra dräneringen för Mattas gamla del. Källaren under Mattas är den mest använda källardelen med bland annat förvaring av personalens arbetskläder, vissa förråd och en del tvättverksamhet. Att motverka fuktproblem torde därför vara viktigt. Därför borde man innan altanen förstoras förbättra dräneringen och tilläggsisoleringen. Av den anledningen föreslås att investeringsmedel i årets budget omfördelas så att sockelarbetet görs omgående. Kostnaden för dränering och tilläggsisolering av sockel för Mattas gamla del uppskattas till ca inkl detaljplanering. Det totala omfånget på årets investeringar torde med största sannolikhet hålla sig inom budgeterad ram eftersom flera av de redan utförda investeringarna blivit klart förmånligare än budgeterat. Bilaga: Redovisning av förverkligade investeringar och återstående anslag. Förbundsdirektörens förlag: Budgetanslag omfördelas enligt följande BUDGET 2015 OMVANDLAS TILL Uteplats/altan Dränering/sockelisolering Diverse brådskande renoveringar Dränering/sockelisolering ÅTERSTÅR FÖR BRÅDSKANDE RENOVERINGAR EFTER OMFÖRDELNING 4000 Förbundsdirektören återtog sitt förslag. TOTALT ANSLAG FÖR DRÄNERING VID MATTAS >>>>>>>>>>>>>>

18 Sida 18 Ärendet återremitteras till förvaltningen med följande direktiv: Investeringarna förverkligas utgående från ursprunglig budget, dvs i detta fall med förnyande av altan eller uteplatser. Renoveringsbehov på grund av exempelvis hotande fuktproblem åtgärdas om behovet är brådskande

19 Sida ÖVRIGA FRÅGOR Korrespondens med Fackorganisationen för offentligt anställda på Åland (FOA-Å rf) Se bifogad korrespondens om förvaltningsförfarande och rättssäkerhet angående ett brev som sänts till en anställd angående omplacering till andra uppgifter i verksamheten. Uppsägningar Närvårdare Alexandra Lundberg har den lämnat in uppsägning från sin befattning. Konditionsskötare Eva Ljungdahl har den lämnat in uppsägning från sin befattning. Ljungdahl har varit tjänstledig under det senaste året. Upphandling av och introduktion av funktionsmätningsinstrument Upphandlingsannonsen har lagts ut på av Ålands Digitala Agenda, Hilma är en avgiftsfri webbsida för offentliga upphandlingar av större slag. Hilma upprätthålls av Finlands arbets- och näringsministerium. Anbudstiden slutar Ekonomisk rapport Halvårsrapport för januari-juni 2015 bifogas. Bland annat konstateras: Kommunernas vårddygnspris per klient: 228 (budget 219) Beläggning i snitt 77% (motsvarar ca 52/67 platser) (budget 56/67) Driftskostnaderna hålls inom budget per , men vårddygnspriset/klient är över budget. Information om beläggningen Föredras muntligt. Förbundsdirektörens förlag: tecknar informationen till sin kännedom. tecknade informationen till sin kännedom

20 Sida NÄSTA MÖTE Nästa möte hålls tisdag kl MÖTETS AVSLUTANDE Mötet avslutades kl

21 Sida 21 ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE OCH BESVÄRSANVISNING FÖRBUD ATT SÖKA ÄNDRING Vad förbudet grundar sig på Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet kan enligt 112 kommunallagen rättelseyrkande inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet. Paragrafer: 96, , Besvär kan inte anföras över nedan nämnda beslut, eftersom ett skriftligt rättelseyrkande enligt 110 kommunallagen kan framställas över beslutet. Paragrafer: 95, 97, 101 ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE Myndighet till vilken rättelseyrkande kan framställas samt tid för yrkande av rättelse Skriftligt rättelseyrkande får framställas av den som ett beslut avser eller den vars rätt, skyldighet eller fördel direkt påverkas av beslutet (part) samt av kommunmedlemmarna. Myndighet hos vilken rättelse yrkas är: för De Gamlas Hem Godbyvägen Jomala Paragrafer: 95, 97, 101 Yrkandet skall framställas inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. En part anses ha fått del av beslutet sju dagar efter dagen då brevet avsändes, om inte något annat påvisas. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet delgivits. I vardera fallet räknas inte framläggnings- eller delgivningsdagen med i besvärstiden. Rättelseyrkandets innehåll Av rättelseyrkandet skall framgå yrkandet och vad det grundar sig på. Yrkandet skall undertecknas av den som framställer det.