Riktlinje om stipendier till studerande på forskarnivå och postdoktorer vid KTH

RIKTLINJE Riktlinje om stipendier till studerande på forskarnivå och postdoktorer vid KTH Denna riktlinje grundar sig på: Inkomstskattelagen (IL 8:5) Rektors beslut nr 642/01 och 708/01 (ändr), Dnr 930-27-01, doss 13 Universitetsstyrelsens beslut 2004-10-28 "Beslut ang ny organisation av KTH", dnr 930-2004-2896, doss 13 Rektors beslut nr 1082/2004 "Dekaner och prodekaner för KTH:s nio skolor samt uppdrag till dessa avseende organisation av skolorna", dnr 930-2004-2896, doss 13 Rektors beslut nr 311/2006 Post doc-stipendier vid KTH, dnr V-2006-0532, doss 33 Rektors beslut nr 582/2008 Miniminivå för stipendier till forskarstuderande, dnr VL- 2008-0572, doss 33 Rektors beslut nr 690/2009 Studiefinansiering för forskarstuderande med så kallad annan form av finansiering, Dnr VL-2009-0756, doss 39 Rektors beslut nr 333/2010 Förtydligande avseende lägsta ersättningsnivå för forskarstuderande med så kallad annan form av finansiering, Dnr V-2010-0381, doss 69 Rektors beslut UF-2011/0398 Handläggningsordning och tidsplan för KTH:s hanterande av stipendier från CSC avsedda för doktorandutbildning, Dnr V-2011-0151 doss 19 Syftet med riktlinjen är främst att: Säkerställa en enhetlig användning av stipendier inom KTH Ge vägledning till skolorna i deras handläggning av stipendiefrågor. Öka den interna kontrollen i stipendiehanteringen genom obligatoriska rutiner för inrättande, beslut och utbetalning av stipendier. Söka undvika att skatte- och arbetsrättsliga konsekvenser uppstår i efterhand för såväl KTH som stipendiaten. Inledning Stipendier till studerande på forskarnivå och postdoktorer är en etablerad företeelse inom universitetsvärlden såväl i Sverige som internationellt och fyller en viktig funktion. KTH har genomfört flera revisioner inom stipendieområdet och revisionerna har visat att det nationella regelverket inom område är utformat så att innehållet kan tolkas på olika sätt. För att förtydliga och förenkla tillämpandet avseende stipendier har rektor fattat beslut i avgörande frågeställningar. De riktlinjer som redovisas nedan är således utformade utifrån KTH externa och interna beslut. Övergripande regler Utöver de regler som anges under detta stycke ska alltid de specifika regler som gäller för det

aktuella stipendiet beaktas innan genomförandet. Skattefrihet På grund av sin benefika karaktär (utan krav på motprestation) är stipendier en skattemässigt gynnad finansieringsform bland annat för personer som genomgår utbildning. Enbart den anledningen att ett bidrag rubriceras som stipendium innebär dock inte att skattefrihet inträder. Det är det faktiska förhållandet som är avgörande dvs. att KTH agerar utan krav på motprestation. Varken lagstiftning eller rättspraxis ger ett klart svar på frågan när tillräckliga krav på motprestation har ställts så att skattskyldighet inträder. Att enskilda ärenden om stipendier handläggs i enlighet med interna föreskrifter och riktlinjer utgör ingen garanti för att skattemyndighet eller domstol inte kan komma till en annan slutsats i frågan om stipendiets skattefrihet. Tidsbegränsning Utgår ett stipendium längre tid en två år kan det betraktas som ett periodiskt understöd och därmed bli skattepliktigt. Detta trots att KTH inte ställt några krav på motprestation. Således begränsas stipendieperioden till två år. Dock kan undantag medges om det är frågan om t. ex. bilaterala eller internationella avtal där Sverige utgör en part. I det fall stipendier betalas ut till personer som tidigare varit anställda vid KTH kan detta komma att betraktas som ett utflöde orsakat av den tidigare anställningen och därigenom likställas med lön. Stipendiet anses smittat av den tidigare anställningen. Exakt var gränsen går för att stipendiet ska betraktas som smittat är inte möjligt att ange utan kan variera och måste avgöras i varje enskilt fall med hänsyn till sådana omständigheter som arten och omfattningen av uppdraget. KTH rekommenderar en karens tid om tre år och aldrig kortare än två år. I tveksamma fall (dvs. kortare än tre år) ska ansvariga handläggare på universitetsförvaltningen kontaktas. Anställningar efter stipendietiden innebär normalt sätt inte att skattepliktighet infaller. Gränsdragning mellan stipendiat och anställd En ledstjärna för att undvika skatterättsliga problem bör vara att skolchef/dekan utan problem ska kunna urskilja och förklara stipendiatens vistelse vid skolan i förhållande till den verksamhet som bedrivs av anställd personal. För forskarstuderande, externt finansierade men där KTH agerar som utbetalare, ska detta framgå av den obligatoriska individuella studieplanen. Instruktioner och råd inom ramen för normal handledning av en forskarstuderande betraktas inte som krav på motprestation. Vidare kan stipendiaten åläggas att redovisa eventuella studiemål eller andra ändamål med stipendiet. Anställda med handledande uppdrag bör vinnlägga sig om att inte ställa samma krav på stipendiater som anställda postdoktorer och forskarstuderande avseende att utföra vad som kan komma att betraktas som arbete. Exempelvis ska stipendiater aldrig uppdras att utföra institutionstjänstgöring. Konsekvenser I det fall skattemyndighet eller domstol betraktar ett stipendium som förtäckt lön eller periodiskt understöd vilket är skattepliktigt påverkas både stipendiaten och KTH. Stipendiaten kan i så fall åläggas att betala skatt för det som de angivna instanserna betraktar som lön alternativt skattepliktigt understöd. KTH å sin sida påförs sociala avgifter för den aktuella perioden. De skattemässiga konsekvenserna gäller även retroaktivt för den period som redovisats av skattemyndighet eller domstol. Vidare kan, om särskilda omständigheter föreligger, fråga om skattebrott aktualiseras.

Stipendier till postdoktorer Syfte och innehåll Syftet med postdoktor-stipendium är att göra det möjligt för disputerade från andra lärosäten att komma till KTH under en begränsad tid för vidareutbildning och forskningsmeritering. Denna typ av stipendium kan således endast ges till personer som är verksamma som postdoktorer. Postdoktor-stipendier kan även utgå för annan typ av förkovran som inte ligger inom ramen för det som är typiskt för postdoktorer om det finns stöd för detta i bilaterala eller internationella avtal där Sverige är part. För postdoktorer ska en utvecklingsplan upprättas vilken tydligt definierar olika inslag av utbildning/forskningsmeritering (det räcker inte med enbart ett utbyte av teknik- eller metodkunnande). Syftet med planen är att ge postdoktor-stipendiaten en välplanerad, högkvalitativ utbildningstid vid KTH samt skapa ett underlag som tydligt visar att stipendiet inte utgör ersättning för utfört arbete. Handledare ska utses även för postdoktor-stipendiaten. Beslutsfattande Skolchef/dekan beslutar om inrättande, kungörande och tilldelande av postdoktor stipendier. Skolchefen kan inte delegera denna beslutanderätt. I det fall förhinder att utnyttja stipendiet för avsett ändamål uppstår, fattar skolchefen beslut om omprövning av det beviljade stipendiet. Skolchefen ska då anmäla ärendet till fakultetsnämnden. Eventuell sjukdom eller föräldraledighet är inte att betrakta som förhinder. Tidsbegränsningar Perioden med postdoktor-stipendium ska påbörjas inom en femårsperiod från disputationen. Föräldraledighet, sjukdom, militärtjänstgöring eller annan liknande omständighet som förhindrat forskningsverksamhet under tiden närmast efter examen kan dock vara skäl för att medge undantag för femårsregeln. Begäran om undantag ska i varje enskilt fall skriftligen lämnas till ordföranden i KTHs stipendieråd. Postdoktor stipendier får löpa maximalt i två år och för denna typ av stipendier medges inga undantag. Storlek på stipendiet Stipendiet bör ligga i beloppsintervallet ¼ och ½ prisbasbelopp per månad för heltid. För aktuellt prisbasbelopp se www.skatteverket.se. I det fall KTH betalar stipendiatens hyreskostnad minskas maxbeloppet för stipendiet med hyreskostnaden. Praktiska frågeställningar Vid inrättandet av postdoktor-stipendier ska följande uppgifter anges: Fastställt ändamål samt specifika villkor. Belopp och tidsperiod. Vilket datum stipendiet ledighetsförklarades. (Ansökningstiden bör vara minst tre veckor.) Vilka medel som finansierar stipendiet. (Medel från EU får inte användas om det inte uttryckligen anges i kontraktet. Medel från uppdragsforskning får aldrig användas.) När beslutet kan komma att omprövas. Datum för beslut, vem som fattat beslutet, vem som varit föredragande samt om någon varit med i den slutgiltiga handläggningen utan att delta i avgörandet.

Aktuellt diarienummer. (Ansökningarna ska diarieföras under samma nummer.) Beslutet om tilldelning sker med hjälp av blanketten Beslut i stipendieärende En kopia på stipendiebeslutet och i det fall stipendiet är finansierat med externa medel, ett skriftligt underlag där finansiären medger att de aktuella medlen används till stipendier skickas till personalavdelningens grupp för lön och reseadministration. Stipendiet betalas ut i förskott genom lönesystemet. Utbetalningen sker under förutsättning att stipendiebeslutet uppfyller kraven på uppgiftsinnehåll. Postdoktor-stipendier ska redovisas i lokala samverkansgruppen. Stipendier till forskarstuderande Syfte och innehåll Syftet med stipendiet är att möjliggöra forskarstudier. Beslutsfattande Rektor har beslutat att skolchef äger rätten att tilldela stipendier. Skolchefen kan inte delegera denna beslutanderätt. Vidare har rektor beslutat att KTH inte ska inrätta och utlysa stipendier för finansiering av studier på forskarnivå (UF-2009-0690) från och med den 1 januari 2010. Således kan skolchefen tilldela stipendier till forskarstuderande om extern part inrättat och utlyst stipendiet. KTH förutsätter således att den externa part som vill erbjuda stipendier, som ska administreras av KTH, inrättar och utlyser stipendierna för att sedan överlämna det till KTH. I det fall det finns förhinder att utnyttja stipendiet för avsett ändamål fattar skolchefen beslut om omprövning av det beviljade stipendiet. Skolchefen ska då anmäla ärendet till fakultetsrådet. Eventuell sjukdom eller föräldraledighet är inte att betrakta som förhinder. Storlek på stipendiet Rektor har beslutat att forskarstuderande på KTH ska garanteras medel som överensstämmer med det belopp som gäller gäststipendier för forskarstuderande vid Svenska Institutet (UF- 2009-0690). I det fall KTH betalar hyreskostnaden minskas stipendiets belopp med motsvarande summa. Praktiska frågeställningar Beslutet om tilldelning sker med hjälp av blanketten Beslut i stipendieärende. En kopia på stipendiebeslutet samt kopia på det externa företagets beslut om inrättande och utlysande av det aktuella stipendiet skickas till personalavdelningens grupp för lön och reseadministration vilka betalar ut det i förskott genom lönesystemet. Utbetalningen sker under förutsättning att stipendiebeslutet uppfyller kraven på uppgiftsinnehåll. En förutsättning för att stipendiet ska kunna betalas ut är att studenten är antagen till forskarutbildningen. Stipendier till forskarstuderande ska redovisas i lokala samverkansgruppen. Handlingsordning och tidsplan för KTH:s hantering av stipendier från CSC avsedda för doktorandutb (se bilaga 1). Blankett CSC Erbjudande om plats PhD stud, se blankettarkivet. Visst arbete sidoordnat till forskarutbildningen

Ett utbildningsstipendium kan behålla sin karaktär av skattefri inkomst även om mottagaren samtidigt utför eller har utfört visst avlönat arbete för utgivaren. Det gäller under förutsättning att det framstår som klart att stipendiet inte är förenat med något krav på motprestation för utbetalaren, och det inte heller finns omständigheter i övrigt som talar för att utbetalningen ska behandlas som annat än ett skattefritt stipendium. Detta kan anses uppfyllt beträffande utbildningsstipendier till doktorander vid högskolor och universitet om stipendierna blivit behörigen utlysta och tillsatta i konkurrens. En ytterligare förutsättning är dock att det avlönade arbetet är begränsat och sidoordnat till forskarutbildningen. (Se Skatteverkets ställningstagande Kan ett skattefritt utbildningsstipendium till doktorander kombineras med avlönat arbete för utgivaren? 2013-05-06, Dnr/målnr/löpnr 131 221287-13/111.) Beslut om anställning Rektor har beslutat att skolchefen får, i undantagsfall, anställa en forskarstuderande med utbildningsstipendium för att genomföra visst avlönat arbete som är begränsat och sidoordnat till forskarutbildningen. Skolchefens beslutanderätt får inte delegeras. Skatteverkets generella ställningstagande och omständigheterna i det enskilda fallet ska beaktas före beslut om anställning. Se även Övergripande regler och särskilt avsnittet Konsekvenser i denna riktlinje. Anställningsformen ska vara allmän visstidsanställning i enlighet med 5 lagen om anställningsskydd (1982:80). Om skolchefen ska anställa en forskarstuderande med utbildningsstipendium för visst arbete som är begränsat och sidoordnat till forskarutbildningen bör anställningen omfatta som högst 20 procent av full arbetstid och anställningens längd ska vara högst sex månader. Om det finns särskilda skäl kan anställningen förnyas. Den sammanlagda anställningstiden får dock omfatta högst två år under en femårsperiod, inom denna period räknas även in andra allmänna visstidsanställningar som den anställde kan ha haft vid KTH (jfr 5 2 st lagen om anställningsskydd). Beslutet om anställning får inte stå i strid mot utlänningslagen (2005:716) eller annan författning som reglerar villkor för att en utländsk medborgare ska få vistas och arbeta i Sverige. Resestipendier Syfte och innehåll Under postdoktorskapet/forskarutbildningen är resor till konferenser etc. vanligt förekommande. Är resorna direkt kopplade till syftet som anges i grundstipendiet kan ersättning för utgifter vilka orsakats av resor beviljas i form av resestipendium. Detta bör dock endast användas i undantagsfall eftersom resekostnader bör vara inkluderade grundstipendiet samt gäller under förutsättningen att grundstipendiet tillåter den aktuella aktiviteten. Beslutsfattande Skolchef/dekan fattar beslut om inrättande och beslut om tilldelning av resestipendium. Denna beslutsrätt kan inte delegeras vidare. Storleken på resestipendiet Grunden till beloppet på resestipendiet har sin utgångspunkt i de beräknade kostnader som resan beräknas orsaka. Vid denna beräkning ska kostnader för kost, logi, resa samt konferensrelaterade kostnader beaktas. Stipendiater kan inte redovisa reseräkningar eller erhålla reseförskott då de inte är anställda och endast kan erhålla resestipendier.

Praktiska frågeställningar Beslutet om tilldelning sker med hjälp av blanketten beslut om resestipendium En kopia på resestipendiet samt skickas till personalavdelningens grupp för lön och reseadministration vilka betalar ut det i förskott genom lönesystemet. Utbetalningen sker under förutsättning att stipendiebeslutet uppfyller kraven på uppgiftsinnehåll. Resestipendium till postdoktorer får inte finansieras av uppdragsforskning eller medel från EU om detta inte explicit anges i kontraktet. Resestipendier till forskarstuderande får inte finansieras av anslagsmedel - som härrör från statsanslaget, medel från uppdragsforskning eller EU medel såvida detta inte anges i t. ex. bilaterala eller internationella avtal där Sverige utgör en part. Stipendiatens försäkringsskydd En stipendiat har inte samma försäkringsskydd som en anställd. Vistas han/hon på arbetsplatsen har KTH ett arbetsgivaransvar enligt arbetsmiljölagen. Stipendiaten omfattas dock inte av, av KTH tecknade, kollektiva arbetsskadeförsäkringar. Stipendiet är vidare varken pensions- eller sjukpenninggrundande. Forskarstuderande omfattas idag av den personskadeförsäkring (den generella studentförsäkringen) som för universitetens och högskolornas räkning tecknats i det statliga försäkringssystemet av Centrala studiestödsnämnden. Försäkringen gäller vid studier i Sverige och studenterna är försäkrade under tiden på lärosätet samt under direkt färd mellan bostaden och lärosätet. Försäkringen täcker personskador genom olycksfall och vissa fall av sjukdom genom smitta. Försäkringen gäller såväl svenska som utländska studenter. Information om försäkringsskydd för utländska medborgare som studerar i Sverige, försäkringsskydd för utländska gästföreläsare/- forskare m fl, finns i regelverket under rubriken personal. Huvudregeln är att utländsk student ska vara försäkrad från hemlandet. Utöver personskadeförsäkringen finns som komplement för utländska studenter Kammarkollegiets Student In-försäkring i de fall KTH har avtal med studentens universitet om utbyte mellan universiteten. Student In-försäkringen ger utländska studenter ett skydd för vårdkostnader. Den innehåller även ett visst olycksfallsskydd i form av fasta belopp vid invaliditet eller dödsfall samt ansvars- och rättsskydd. Den gäller dygnet runt i Sverige. Student In-försäkringen kan KTH (skola/avdelning) även teckna för en enskild student som ska studera eller praktisera i Sverige när detta inte sker enligt ovan nämnda överenskommelse. Postdoktorer omfattas av den personförsäkring som KTH tecknat med Statens grupp- och individförsäkring (GIF). Postdoktorer ska uppmanas att se över sitt individuella försäkringssituation så att de kan komplettera med relevant privat försäkring som passar deras individuella livssituation. Frågor besvaras av Lars-Erik Skagersten, tel 08-790 70 97 Eva Galan, tel 08-790 89 89

Bilaga 1 Handläggningsordning och tidsplan för KTH:s hantering av stipendier från CSC avsedda för doktorandutbildning. augusti Mail från IR om att anmälan av tillgängliga PhD-platser fr.o.m. påföljande hösttermin öppnat på Webforum går ut till samtliga skolor enligt en sändlista. Möjligheten för forskare med etablerade samarbeten i Kina att nominera kandidater - sprids internt på KTH via olika media. 15 oktober Anmälan om tillgängliga doktorandprojekt stängs. Anmälda platser sammanställs och formateras för publicering på KTH:s hemsidor. 1 november On-line ansökan till platserna öppnas för sökande från Kina och CSC lägger ut länkar till både listan och on-line ansökan på sina hemsidor. De sökande ska printa ut och fylla i Application form (bif. nedan) och posta den tillsammans med kopior på sina merithandlingar till IR, som distribuerar till berörda handledare på KTH. Postgången tar mellan 2 7 dagar. De gemensamma centra uppmanas nominera sökande. Dessa nominerade ansöker sedan on-line som övriga sökande. Nov jan Inkomna ansökningar behörighetsgranskas av handledarna vartefter de kommer in. 1 februari Sista dag ansökningar ska vara KTH tillhanda 20 februari Behörighetsbedömningarna ska vara klara. Varje handledare rangordnar sina ansökningar. Blanketten Erbjudande om handledning och arbetsplats för doktorand med stipendium från China Scholarship Council (CSC) insänds undertecknad tillsammans med rankinglista till IR senast detta datum. Feb/mars Urvalskommittén arbetar utifrån de fastställda principerna med att fördela stipendieförslagen dels mellan de tre kategorierna och dels för att ge spridning bland KTH:s forskargrupper. Invitation letters - signerade av prodekanus - skickas ut till behöriga sökande och till CSC, i detta fall även inkluderande reserver. 20 mars Deadline för de sökande som fått invitation letter att skicka detta till CSC tillsammans med kopior på betygshandlingar. Juni/juli September Beslut om vilka som tilldelats stipendium går ut från CSC till de sökande och till KTH. IR meddelar KTH Bostad. De sökande söker visum. De blivande CSC-doktoranderna anländer medförande sina originalhandlingar avseende tidigare studier. Efter FA:s kontroll av att originalhandlingar stämmer med vad som tidigare uppvisats antas de sökande formellt av berörd skolchef. Angivna datum gäller för 2011 och är en anvisning för kommande år. Det åligger den sökande och den som anmält erbjudande om plats att försäkra sig om vilken deadline som gäller för innevarande år. Observera att CSC fattar slutgiltigt beslut om vilka sökande på lista från KTH/prodekanus som tilldelas stipendium. Avslår CSC någon som erbjudits plats går erbjudandet vidare till reservlista.