2012-01-16 1 (5) Kompetens- och arbetsmarknadsnämnden Kompetens- och arbetsmarknadsnämndens internkontrollplan för 2012 Beslutsunderlag Kompetens- och s skrivelse den 16 januari 2012 Sammanfattning I Sundbybergs stads tillämpningsföreskrifter till budget- och uppföljningsprocessen anges att varje nämnd årligen ska anta en intern kontrollplan. Kompetens- och arbetsmarknadsnämnden använder sig av COSO-modellen som verktyg för den interna kontrollen. Denna modell betonar framtagande av risk- och väsentlighetsanalyser, som sedermera leder till relevanta kontrollaktiviteter för nämnden. Förutom de obligatoriska kontrollerna som ska göras av samtliga nämnder så har även relevanta kontrollaktiviteter kopplade till nämndens verksamhet analyserats och tagits fram. Förslag till beslut 1. Kompetens- och arbetsmarknadsnämndens internkontrollplan för 2012 fastställs. Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg Besöksadress: Kavallerivägen 4, Rissne Telefon: 08-706 80 00 Organisationsnummer: 212000-0175 kompentensocharbetsmarknadsnamnden@sundbyberg.se www.sundbyberg.se
2012-01-16 2 (5) Intern kontrollplan för 2012 Bakgrund I Sundbybergs stads tillämpningsföreskrifter till budget- och uppföljningsprocessen anges att varje nämnd årligen ska anta en intern kontrollplan. Vidare anges att de riskområden som ska ingå i alla nämnders interna kontrollplaner är löner, representation, inventering av anläggningstillgångar, inventering av stöldbegärligt samt granskning av taxor och avgifter. Den interna kontrollen ska även innefatta nämndens mål och måluppfyllelse. Fr.o.m. 2011 använder sig kompetens- och arbetsmarknadsnämndens interna kontroll av COSO-modellen som grund. Denna modell betonar framtagande av risk- och väsentlighetsanalyser, som sedermera leder till relevanta kontrollaktiviteter för nämnden. Förutom de obligatoriska kontrollerna som ska göras av samtliga nämnder så har även relevanta kontrollaktiviteter kopplade till nämndens verksamhet analyserats och tagits fram. Kontrollmiljö m m Ur anvisningar till intern kontroll 2011 anges kontrollmiljö enligt nedan: Kontrollmiljön anger tonen i en förvaltning och ska öka kontrollmedvetenheten hos medarbetarna. Detta är grunden för alla komponenter i intern styrning och kontroll, och erbjuder ordning och struktur. Faktorer inom kontrollmiljön innefattar och påverkas av integritet, etiska värden, kompetensen hos medarbetarna i organisationen, ledningens filosofi och ledarstil, det sätt på vilket ledningen fördelar ansvar och befogenheter och organiserar och utvecklar dess medarbetare samt den uppmärksamhet och vägledning som nämnden/kommunstyrelsen ger. Vid förvaltningen kommer under 2012 ett kvalitetsarbete att påbörjas. Detta är nödvändigt för att på ett systematiskt sätt ta tillvara medarbetarnas kunskaper och ambitioner och ger i sig viktiga komponenter för en väl fungerande kontrollmiljö. I initialskedet bör en extern konsult medverka och man bör också ta tillvara goda erfarenheter som stadsbyggnads- och miljöförvaltningen gjort i sitt kvalitetsarbete. Det finns idag flera olika tekniker/metoder för kvalitets- och förbättringsarbete, t.ex. LEAN, och man bör pröva sig fram relativt förutsättningslöst. Riskbedömning Ur anvisningarna till internkontroll anges följande: I alla förvaltningar finns det alltid risk för att oönskade situationer ska inträffa. Om risken realiseras påverkas nämndens möjligheter att nå sina mål. Den interna kontrollen ska därför analysera befintliga risker, göra en bedömning av riskerna, samt vidta åtgärder för att motverka och minimera dessa. Analysen ska tydliggöra vilka hot som föreligger som följd av externa och interna risker. I analysen uppskattar nämnden dels sannolikheten för att risken ska inträffa, dels väsentlighetsgraden av bedömda risker samt slutligen tar ställning till hur riskerna ska behandlas. Utifrån den genomförda risk och väsentlighetsanalysen tar förvaltningsledningen/förvaltnings
2012-01-16 3 (5) årligen fram ett förslag till den interna kontrollplanen. I planen lyfts de verksamhetsprocesser fram som utifrån en riskbedömning är särskilt angelägna att följas upp. Löner Utbetalda löner ska följas upp så att det finns en kontroll över att fel löner inte betalas ut. Inventarier och stöldbegärlig egendom Varje nämnd ska i sin interna kontrollplan ta upp kontroll av att anläggningsregistret innehåller korrekta uppgifter och att förteckning över förekomst och placering av stöldbegärlig egendom är korrekt. Representation, gåvor och konferenser Verifikationer gällande representation, gåvor och konferenser ska innehålla uppgifter om syfte och deltagare. Varje nämnds interna kontrollplan ska uppta kontroll av att verifikat avseende nämnda områden innehåller godtagbara uppgifter om syfte och deltagare. Identifierade riskområden/ processer Granskning av taxor och avgifter De taxor eller avgifter som förekommer i kompetens- och arbetsmarknadsnämndens verksamhet är prövningsavgifter för validering av kurser inom vuxenutbildningen. Kontroll ska göras att uttagna avgifter överensstämmer med vad som stadgas i förordning. Staden erhåller ersättning i form av schablonbelopp för mottagna flyktingar. Ersättningen är tänkt att täcka stadens ökade kostnader för flyktingar under tiden fram till dess de har ordnat egen försörjning. Schablonbeloppets storlek är baserad på en genomsnittlig tid om tre och ett halvt år. Utbetalningarna sker emellertid under en tvåårsperiod från det att flyktingen anlände varför det är viktigt att kontroll görs att medel inte förbrukas i för rask takt, dvs. att förbrukningen av medel står i proportion med den tidsrymd de är avsedda att räcka till. Ett annat syfte med denna kontroll är att, om medel inte har förbrukats i för rask takt, utreda hur stort belopp av erhållen schablonersättning som hänför sig till personer som inte längre är aktuella som flyktingar och som därmed ska resultatföras i verksamheten. Kontroll ska även göras av att schablonersättning erhålls med korrekt belopp för alla mottagna flyktingar. De nämndmål som finns ska finnas med och följas upp i den interna kontrollen. Riskbeskrivning Väsentlighet Risk/ skada Sannolikhet Riskindex
2012-01-16 4 (5) Löner Fel lön har betalats ut. 1 1 1 3 Inventarier Stöldbegärlig egendom Representation, gåvor och konferenser Taxor och avgifter Uppgift i anläggningsregistret motsvarar inte verkligheten, inventarier kan inte identifieras Uppgift om förekomst och placering av förvaltningens stöldbegärliga utrustning, inventarier och konst saknas eller är felaktig Uppgift om syfte och deltagare saknas eller är ofullständig Uttagna prövningsavgifter överensstämmer inte med vad som stadgas i förordning Schablonersättning från staten förbrukas i för rask takt så att flyktingkostnader måste finansieras med budgetramen eller ersättning hänförlig till personer som inte längre är flyktingar aktiveras inte i verksamheten Schablonersättning från staten erhålls inte för alla mottagna flyktingar, eller erhålls med fel belopp Att vi inte når måluppfyllelsen, eller att måluppfyllelsen inte mäts på rätt sätt 1 2 1 4 3 2 2 7 3 1 2 6 3 1 1 5 3 3 1 7 1 3 1 5 3 2 1 6 I denna analys har följande definitioner och poängsättning tillämpats. Väsentlighet: Den betydelse som kontrollen har för att upprätthålla förtroendet för staden/stadens varumärke. Väsentlighet kan uttryckas som ekonomiska, politiska, tekniska, mänskliga och verksamhetsmässiga konsekvenser för kommunen/nämnden eller för enskilda kommuninvånaren som kan uppstå vid fel och brister i olika processer. Skalan för nämndens bedömning av väsentlighet där 3 anger större och 1 anger mindre betydelse. Risk/skada: Den skada som bristen enligt riskbeskrivningen kan medföra om den uppkommer. Mäts med en tregradig skala där 3 anger större och 1 anger mindre skada. Sannolikhet: Sannolikheten för att bristen enligt riskbeskrivningen ska uppkomma. Mäts med en tvågradig skala där 2 anger större och 1 anger mindre sannolikhet. Riskindex är summan av poäng enligt ovanstående.
2012-01-16 5 (5) Rutin / riskområde Kontrollaktiviteter Ur anvisningarna: De konkreta åtgärder som behöver vidtas för att motverka och minska de risker som finns. Kontrollaktiviteterna utformas utifrån den riskanalys som tagits fram och med beaktande av befintlig kontrollmiljö. Exempelvis måste en verksamhet som är av stor ekonomisk betydelse och där det finns sannolika skäl att anta att fel kan uppstå, utsättas för större kontrollinsatser än om verksamheten är av liten ekonomisk omfattning och det finns osannolika skäl att anta att fel uppstår. Eftersom kontroller kräver resurser måste insatta resurser vägas mot konsekvenser om ett fel uppstår. Nedan redovisas de kontrollmoment och kontrollmetoder som planeras att genomföras under 2012. Såväl ansvarig person som tidpunkterna för respektive kontroller anges även det nedan. Kontrollmoment (beskrivning av vad som ska kontrolleras) Kontrollmetod (beskrivning av hur granskningen ska göras) Frekvens Kontrollansvar Rapporteras datum Löner Att rätt lön betalas ut till rätt person Att anläggningsregistret är Inventarier korrekt Att förteckning över Stöldbegärlig förekomst och placering av egendom stöldbegärlig egendom är korrekt Att verifikationer innehåller Representation, gåvor tillfredsställande uppgifter och konferenser om syfte och deltagare Att överensstämmelse råder Taxor och avgifter mellan uttagna och beslutade avgifter Att förbrukningen av flyktingersättning ligger i fas tidsmässigt så att de står i proportion med den tidsrymd de är avsedda att räcka till Att utbetalningar från Migrationsverket sker med korrekta belopp Att säkerställa att målen mäts på rätt sätt Att bedöma konsekvenser för verksamheten om målet inte uppnås Rapportering ska göras till förvaltningsen Stickprov Fullständig inventering Stickprov, fem slumpvis utvalda Stickprov, fem slumpvis utvalda April Ekonom Ekonom Rektor för vuxenutbildningen 2012-05-31 Ekonom September Ekonom 2012-10-31