INTRODUKTIONSPROGRAM FÖR NYA FÖRTROENDEVALDA INOM FÖRENINGEN SOCIAL OMSORG (FSO) Grattis till ditt nya förtroendeuppdrag inom FSO Vi hoppas att du ska trivas i ditt nya uppdrag och känna dig välkommen i vår förening Tveka aldrig att fråga om du funderar över något. Du kan kontakta ordföranden eller valberedningen om du har frågor kring ditt uppdrag. I samband med att styrelsen träffas för sin första arbetshelg går hålls en kort introduktion och genomgång av föreningen och styrelsens arbete såsom stadgar, verksamhetsplan, arbetsordning, reseräkning och annat viktigt. Detta introduktionsprogram är tänkt att kortfattad ge en beskrivning av FSO:s förening och vad du bör tänka på i ditt uppdrag. I föreningslivet och vid möten används ofta många ord som inte förekommer i andra sammanhang. Är det något ord du inte förstår hittar du säkert det i dokumentet Ordlista för förenings- och mötesteknik. Vill du fördjupa dig mer om föreningsarbete rekommenderas boken Ideella föreningar som är skriven av Björn Sundén och Jan Lindblad. Boken ges ut av Björn Lundén Information AB. FSO har ett antal exemplar och kan köpa in fler för behov. Det är en mycket omfattande och matnyttig bok om arbete i föreningar. De dokument som du kommer att få med den här introduktionen är: Stadgar Verksamhetsplan Budget Reglemente Styrelsens arbetsordning Ordlisa för förenings- och mötesteknik Reseräkningsblankett Skatteverkets blankett för reseräkning/traktamente Introduktionen innehåller följande delar: Föreningen Styrdokument 1 ( 5)
Styrelsearbetet Föreningen Syfte FSO är en yrkesförening för tjänstemän inom social omsorg, dvs. äldreomsorg, funktionshinder och socialpsykiatri. FSO är en förening med anor ända till 1920 då den grundades. Under åren har föreningen bytt namn flera gånger. FSO har ca 1 100 medlemmar med många olika yrken. FSO grundar sin verksamhet på stadgarna. Organisation FSO är precis som så många andra föreningar uppbyggda på följande sätt: Årsmötet Styrelsen Ev. kommittéer och arbetsgrupper Revisorerna Valberedningen Stipendiefonden Hemsidan Årsmötet FSO:s högsta beslutande organ är årsmötet som hålls en gång per år i mars elle april. Till årsmötet är alla medlemmar välkomna att delta. Betalande medlemmar har rätt att rösta på årsmötet. Årsmötet väljer styrelse, revisorer och valberedning. Årsmötet beslutar även om medlemsavgifter, budget, verksamhetsplan och ansvarsfrihet för styrelsen. Motioner Medlem i föreningen kan lämna förslag eller idéer på hur föreningen kan utvecklas i en motion till årsmötet. Styrelsen informerar om när motionen senast ska vara inlämnad. När motionen skickas in på angiven e-postadress lämnar styrelsen ett svar över motionen. På årsmötet lägger styrelsen att motionen ska bifallas (godkännas) eller avslås (inte godkännas). Styrelsen Styrelsen utses av årsmötet, dvs. medlemmarna som deltar på föreningens årsmöte. Styrelsen består av 6-9 ledamöter. Ordförande väljs av årsmötet. Övriga uppdrag såsom kassör, sekreterare, webbadministratörer och andra ansvarsområden utses inom styrelse. Styrelsen arbetar på uppdrag av medlemmarna och årsmötet. Styrelsen har även till uppgift att förbereda årsmötet. Kommittéer eller arbetsgrupper Styrelsen kan tillsätta kommittéer och arbetsgrupper för att bereda frågor och/eller företräda föreningen. 2 ( 5)
Revisorerna Revisorerna väljs av av årsmötet och har till uppdrag att granska styrelsens arbete, att styrelsen arbetar enligt lagar, regler, stadgar och verksamhetsplan samt sköter räkenskaperna. Till årsmötet presenterar revisorerna en revisionsberättelse där föreslår årsmötet att bevilja styrelsen ansvarsfrihet eller inte. Om förslaget inte är att bevilja ansvarsfrihet, vilket är en skarp skrivelse, brukar det vara fråga om oegentligheter kring ekonomin. Fråga om ansvarsfrihet avser inte enskild ledamot utan hela styrelsen. Valberedningen Valberedningen utses av årsmötet och har till uppgift att till årsmötet lämna förslag på styrelse och revisorer. Valberedningen följer styrelsens arbete under året och har kontakt med medlemmar för att hitta eventuella kandidater till styrelse och revisorer. Valberedningen brukar skriva brev ett par gånger om året som riktar sig till medlemmarna där de frågar efter personer som kan tänka sig uppdrag. Stipendiefonden FSO har en stipendiefond. Styrelsen för stipendiefonden utses av årsmötet och brukar vara samma som FSO:s styrelse. Medlem i föreningen kan ansöka om pengar från stipendiefonden för studieresor, fortbildning, seminarier eller liknande. Stipendiefonden har egna medel och 10 000 av dessa kan användas per år. Som motprestation för de som fått stipendium ska skriva något på hemsidan. Hemsidan Sedan några år är FSO är organisation som utgår från hemsidan. Tidigare fanns ett antal geografiskt indelade kretsar med egna årsmöten och styrelser. Ett årsmötet beslutade att lägga ner kretsarna då många av dem inte var aktiva. Styrdokument Stadgarna Föreningens arbete grundar sig i stadgarna som tar upp: - Syftet med föreningen - Vilka som kan vara medlemmar - Hur föreningens organisation se ut - Vad som ska tas upp på årsmötet - Hur styrelsen ska arbete - Vilka som ska vara firmatecknare - Räkenskaper - Valberedningen - Hemsida - Motioner - Upplösning av föreningen - Ändring av stadgar Stadgarna kan endast ändras av årsmötet. Styrelsen ska följa stadgarna. Med jämna mellanrum sker förändringar av stadgar när det finns behov. Verksamhetsplan 3 ( 5)
Verksamhetsplanen som styrelsen lägger förslag på och årsmötet beslutar om, anger vilka frågor som styrelsen ska arbeta med under verksamhetsåret. Budget Styrelsen lägger förslag till budget för kommande verksamhetsår på årsmötet. Budgeten anger hur pengarna i föreningen ska användas. Reglemente om reseersättning och arvoden Föreningen har ett reglemente som handlar om vilka resersättningar och arvoden som ska betalas ut. Varje förtroendevald har ett årsarvode som betalas ut halvårsvis. Dessutom har förtroendevalda rätt till arvode på 100 kronor i timman för möten. FSO står för alla resor till och från möten samt övernattning. Kassören går alltid igenom med varje ny styrelse hur du fyller i blanketten för reseräkning. Policy Årsmötet kan besluta om andra typer av styrdokument som t.ex. policy och planer. Styrelsens arbetsordning Varje ny styrelse fastställer efter årsmötet en intern arbetsordning för hur de ska arbeta. Varje nyvald styrelse går igenom arbetsordningen där olika uppdrag står med som ordförande, vice ordförande, kassör, sekreterare, vice sekreterae och webbadministratör. Konstituerande styrelsemöte Varje ny styrelse ska så snart som möjligt efter årsmötet konstituera sig, dvs. utse firmatecknare, kassör, sekreterare och andra uppdrag. Styrelsearbetet Gemensamt ansvar. Se även styrelsens arbetsordning. Styrelsen har ett gemensamt ansvar för arbetet. En styrelseledamot förväntas delta i möten, vara aktiv och engagerad, ta på sig uppgifter och följa de beslut som styrelsen fattar. Styrelsearbete handlar om teamarbete, att arbeta tillsammans utifrån uppdrag och gemensamma mål. Ordföranden ansvarar för samordningen av arbetet, att kalla till styrelsemöten och vara firmatecknare. Vice ordföranden är att ersätta ordföranden vid frånvaro. Avgår ordföranden under mandatperioden blir vice ordförande ersättare till dess nyval görs. Antingen sker nyvalet på ordinarie årsmöte eller på extra årsmöte. Kassören sköter om ekonomin. I FSO har vi en firma som sköter själva bokföringen, men kassören attesterar och godkänner alla fakturor, arvoden och reseräkningar. Sekreteraren för protokoll på styrelsemötena. Vice sekreterare ersätter sekreterare vid frånvaro. 4 ( 5)
Webbadministratörerna sköter om uppdatering av hemsida och läser mejlen. Styrelsen har möten ca 1 gång i månaden. De flesta möten är på telefon. Vi har 3-4 möten när vi träffas på riktigt i Stockholm. Vi brukar då ses från lördag till söndag. 5 ( 5)