Kartläggning av stress och arbetsorganisation inom arbetsgrupper i offentliga förvaltningar. StressOff steg 1, 2 och 3

1 Kartläggning av stress och arbetsorganisation inom arbetsgrupper i offentliga förvaltningar StressOff steg 1, 2 och 3 Eva-Britt Hult Carl-Göran Ohlson 2005 Yrkes- och miljömedicinska kliniken, Stressforum Universitetssjukhuset, Örebro

2 Kartläggning av stress och arbetsorganisation inom arbetsgrupper i offentliga förvaltningar Sammanfattning Inom Örebro kommun har en särskild satsning genomförts för att utreda orsakerna till den ökade sjukfrånvaron och presentera förslag till förbättringar. Denna satsning har i huvudsak finansierats av Försäkringskassan och Örebro läns landsting genom Stressforum på Yrkesoch miljömedicinska klinken vid Universitetssjukhuset i Örebro. Projektet har givits namnet StressOff. Studiegrupperna var personal i förskola, skola och äldreomsorg, i tre av Örebro kommuns tidigare 14 kommundelar. (1/1-03 upphörde kommundelsorganisationen, men arbetsplatserna är desamma.) Urvalet var strategiskt, inte slumpmässigt och omfattade 17 förskolor med 56 arbetslag, 12 skolor med 40 arbetslag och 8 arbetslag inom äldreomsorgen (hemtjänst och gruppboende för dementa). Totalt ingick närmare 700 personer i studien. Vid tre tillfällen, hösten 2001, hösten 2002 och hösten 2003 svarade studiegrupperna på en enkät, Metodicum ABs Vård/Skolformulär (se bilaga). Vid tillfället 2003 var studiegruppen halverad. Svarsfrekvensen var hög vid alla tre tillfällena, över 90 procent. (Vid slutet av 2004 gjordes även, på initiativ från programområde Social Välfärd, Örebro kommun, en liknande enkät där en del av populationen sammanföll med StressOffs. På det viset kunde man följa studiegruppen äldreomsorg i ännu ett fjärde steg, se bilaga.) Till detta kom intervjuer. Under 2001 intervjuades 62 personer särskilt, varav 23 från förskolan, 25 från skolan och 14 i äldreomsorgen. Därtill kom ett 25-tal intervjuer med arbetsledare, personalsekreterare, fackliga företrädare och utvecklingsansvariga. 2002 intervjuades 21 långtidssjukskrivna, både enskilt och i grupp och 2003 intervjuades 16 av dem som intervjuats 2001, enskilt. Samtal utifrån de återkopplade resultaten har också skett med alla deltagande arbetslag vid alla tre tillfällena. Resultaten från enkät och intervjuer jämfördes med sjukskrivningsstatistik från kommunen, gällande de aktuella arbetsplatserna. I samråd med personalsekreterare kunde även vid ett tillfälle diagnoser och anledning till sjukskrivning tas fram. 2001 anordnades ett antal stora seminarier med såväl redovisning av kartläggningsresultaten som paneldiskussion utifrån grundfrågorna i projektet; nämligen orsaken till de arbetsrelaterade sjukskrivningarna och vad som är viktigast att förändra och förbättra. Utifrån enkätundersökning, intervjuer, statistik och seminarier utformades en sammanfattning och förslag till åtgärder som sändes till kommunledningen, samt alla övriga som ingått i undersökningen. Sammanfattat i fem punkter: 1. Personalen måste ha inflytande över barn-, elev- respektive brukargruppernas storlek och sammansättning. 2. Vikarier väl förtrogna med de aktuella arbetslagen måste knytas till arbetslagen. 3. Strategier måste finnas för personal 55 + och för nyrekrytering. 4. Bättre personalrum, lokaler och materiella resurser. Lägre bullernivåer. 5. Schemalagd tid för planering och återhämtning.

3 En återkoppling till arbetslag, ledningsgrupper, kommundelsledning mm påbörjades i april 2002 och fortsatte in på hösten. Resultaten från Steg 2 återkopplades som tidigare med först ett större gemensamt seminarium och sedan även tre workshops med särskilt fokus på respektive område. Populationen var till huvuddelen densamma 2002. Vissa arbetslag hade tillkommit, andra hade slagits ihop eller omorganiserats. Arbetsplatser och ledning var desamma inom förskola och skola men hade till större del förändrats i äldreomsorgen. En ny återkoppling till arbetsplatser/arbetslag, ledningsgrupper m fl av resultaten från 2002 års enkät, påbörjades våren 2003 och fortsatte in på hösten. En stor omorganisation hade nu gjorts i kommunen, den största på 19 år. Man gick från 14 kommundelar till några färre programområden och större geografiska områden. Arbetsplatser och arbetslag var dock i huvudsak desamma. En stor reduceringprocess påbörjades också med sparbeting i alla verksamheter. För att hinna få med nya resultat från en tredje enkätundersökning i rimlig tid, bestämdes att enkätundersökningen Steg 3 skulle genomföras med halverad population i ett strategiskt urval på hälften av arbetsplatserna/arbetslagen. En samstämning skulle också, som tidigare, göras med befintlig sjukskrivningsstatistik på arbetsplats- och arbetslagsnivå. Under både Steg 2 och Steg 3 har de 5 punkterna från första sammanställningen tagits upp och så gott som samtliga personer som varit med i återkopplingar och samtal har ansett att dessa punkter fortfarande innehåller kärnfrågorna när det gäller skapandet av god och hälsofrämjande arbetsmiljö för personalen. Liksom det omvända; att om dessa betingelser inte finns eller skärs ner, påverkar det arbetsmiljö och arbetsvillkor negativt. Ändå måste varje arbetsplats betraktas som unik. Förändringar och ingrepp som varit framgångsrika på ett ställe kan få negativa effekter om de införs på ett annat. Därför är det viktigt att åtgärder för att minska sjukfrånvaron inte bara är generella och beslutade av politiker utan kanske i än högre grad är skräddarsydda och initierade av de anställda själva. Förutom de 5 punkterna har också klart framkommit att för att framgångsrikt kunna arbeta med att få ner sjukskrivningstalen är det nödvändighet att det på respektive arbetsplats finns aktuell och regelbundet sammanställd statistik över sjukfrånvaro, som följs upp. De långtidssjukskrivna har, i första hand, efterlyst kontakt från arbetsgivaren. Efter den stora omorganisationen och även den reduceringsprocess som skedde under 2003, kunde, speciellt inom äldreomsorgen (hemtjänsten) märkas i enkätresultaten en markant försämring gällande index som gällde arbetsorganisation, socialt klimat, påverkansmöjligheter mm. Förbättringar kunde dock också ses utifrån att vissa arbetslag fått ett mer stabilt ledarskap i närmaste chef. Vad gällde förskola och skola varierade resultatförändringarna just utifrån hur förändringarna i den nya organisationen påverkat respektive arbetsplats. Klart är att det behövs ett samlat tryck från högsta ledningsnivå (politiker etc) för att visa på allvaret/vikten av att prioritera arbetet med dessa frågor, på ett systematiskt sätt. En koncentrerad sammanfattning skulle kunna vara 3 R : 1) Ringa in arbetsplatser/arbetslag med problem 2) Ringa in problemen på dessa arbetsplatser 3) Rätt medicin.

4 Innehållsförteckning Sammanfattning Sid 2 Bakgrund Sid 5 Allmänna tendenser Sid 5 Orsaker till sjukskrivning Sid 8 Sjukskrivning, sjuktal och ohälsotal Sid 10 Örebro kommun - kommunanställda Sid 13 StressOff-arbetsplatser-arbetslag Syfte och uppläggning Sid 14 Processen Sid 14 Studiegrupper Sid 16 Metoder Sid 18 Sjukfrånvarostatistik Sid 18 Enkäterna Sid 19 Intervjuerna Sid 20 Återkoppling -uppföljning Sid 22 Resultat Sid 22 Förankring Sid 22 Sjukfrånvaron Sid 23 Enkäterna Sid 24 Intervjuerna 2001-2003 Sid 27 Sammanfattning av intervjuerna Sid 36 Intervjuer med långtidssjukskrivna Sid 37 Telefonintervjuer med cheferna Sid 39 Iakttagelser från arbetsplatsbesök och återkoppling Sid 40 Övriga, generella, iakttagelser Sid 42 Olika arbetslagsmöten Sid 43 Särskilda önskemål/kommentarer: chefer Sid 43 Konsekvenser av omorganiseringen 2003 Sid 43 Konsekvenser av besparingar 2003 Sid 44 Konsekvenser av nya lagar inom förskolan Sid 45 Kommunprojekt - övrigt Sid 45 Andra aktörer projekt Sid 47 Slutsatser, diskussion, Sid 50 åtgärdsförslag Litteraturreferenser Sid 56 Tabeller Sid 61 Förslag uppföljning Sid 66 Bilagor Sid 68

5 StressOff: Kartläggning av stress och arbetsorganisation inom arbetsgrupper i offentliga förvaltningar Bakgrund Allmänna tendenser De ökande sjuktalen har under ett flertal år varit ett växande samhällsproblem. Kostnaderna är stora för såväl de personer som är sjukskrivna som för arbetsplatser och samhälle. Från 1998 skedde en fyrdubbling av samhällets kostnader för sjukpenning, sjukbidrag och sjukpension från cirka 30 miljarder kronor till omkring 120 miljarder kronor 2002. Räknar man in även arbetsgivares sjukförsäkringskostnader, kostnader för sjuklön, kostnader för vikarier, produktionsbortfall och försämrad kvalitet har den totala direkta kostnaden beräknats till cirka 300 miljarder kronor per år, dvs mer än en åttondel av Sveriges BNP (Johnsson, 2003). Särskilt anmärkningsvärd är ökningen av stressrelaterade sjukskrivningar, som, lite beroende hur man räknar, idag anses stå för minst 40 % av alla långtidssjukskrivningar, enligt vissa undersökningar och beräkningar till betydligt mer. Enligt SCB:s ULF-undersökning ökade andelen kvinnor som upplever att de har ett psykiskt ansträngande arbete under 1990-talet. Göransson (2002) undersökte personer som varit sjukskrivna 1-1,5 år och visar att 63 procent av de sjukskrivna ansåg att arbetet helt eller delvis orsakat sjukskrivningen, vilket också bekräftas av Eklund (2002) där drygt 50 procent angav att arbetet helt eller delvis orsakat sjukskrivningen. Beräkningar har visat att ca hälften av all långtidssjukskrivning kan vara mer eller mindre orsakad av arbetet och 15-20% av stressrelaterad ohälsa (Alecta, 2004). Enligt RFV (Försäkringskassan) var 2004 de viktigaste sjukskrivningsorsakerna: besvär i rörelseorganen 33 % och psykiska sjukdomar 30 %. Till och med har på senare tid ända upp till 80% av alla långtidssjukskrivningar, direkt eller indirekt, kunnat relaterats till stress om man tar med både orsaker till sjukskrivning och bidragande eller utlösande faktorer. De belastnings- och stressrelaterade sjukdomar som dominerar för kvinnor är långvarig värk i rörelseorganen, utmattning/utbrändhet och depression, medan män i större utsträckning drabbas av sjukdomar i cirkulationsorganen, främst hjärtinfarkter (Ds 2000:54). En samverkansgrupp bestående av forskare från Arbetslivsinstitutet, Statens folkhälsoinstitut, Institutet för Psykosocial Medicin och Riksförsäkringsverket, kallad SAFIR, har givit ut två antologier där den höga sjukfrånvaron belyses, Den höga sjukfrånvaron sanning och konsekvens (Statens folkhälsoinstitut, 2004) och Den höga sjukfrånvaron problem och lösningar (Arbetslivsinstitutet, 2005). Statens beredning för medicinska utvärdering, SBU, har också granskat den vetenskapliga evidensen om sjukskrivningens förklaringsmodeller och konsekvenser (SBU, 2003.) Regeringen har de senaste åren tillsatt en rad utredningar för att få bukt med de stegrande sjukfrånvarosiffrorna, t ex Ett föränderligt arbetsliv på gott och ont utvecklingen av den stressrelaterade ohälsan (Ds 2000:54), Rehabilitering till arbete en reform med individen i centrum (SOU 2000:78), Långsiktig verksamhetsutveckling ur ett arbetsmiljöperspektiv

6 en handlingsplan för att förnya arbetsmiljöarbetet (Ds 2001:28), Handlingsplan för ökad hälsa i arbetslivet (SOU 2002:5). I december 2003 kom regeringen överens med Vänsterpartiet och Miljöpartiet de gröna om en avsiktsförklaring om åtgärder för ökad hälsa i arbetslivet (www.regeringen.se). Ett nationellt mål för ökad hälsa i arbetslivet är uppsatt: Frånvaron från arbetslivet på grund av sjukskrivning i förhållande till 2002 ska halveras fram till 2008. Parallellt ska antalet nya aktivitets- och sjukersättningar minska. Hänsyn ska tas till den demografiska utvecklingen under perioden. Åtgärderna ska koncentreras till tre områden: förebyggande arbetsmiljöarbete, åtgärder för snabb återgång till arbete vid ohälsa samt forskning. Under 2004 skedde en viss utveckling med minskat antal sjukskrivna, även om inte förändringarna var så stora. T ex under maj 2004 betalades sjukpenning ut till 284 000 personer, vilket var närmare 50 000 färre än under maj 2003. I slutet av mars 2004 hade 128 500 personer varit sjukskrivna längre tid än ett år. Det var 1 240 färre än månaden innan och 5 600 färre än ett år tidigare (www.forsakringskassan.se). Här ska dock framhållas att den 1 juli 2003 infördes den tredje sjuklöneveckan som är en del av förklaringen. Överhuvudtaget bör tas med i jämförelser mellan sjuktal, sjukdagar, utbetald sjukpenning osv, att talen kan gå upp och ner helt enkelt beroende på att lagar och regler ändras. T ex påverkas sjukskrivningstalen av att fler får sjukersättning/aktivitetsersättning. I juni 2004 var det 524 800 personer som fick detta, vilket var 33 300 fler än under juni 2003. Antalet nya förtidspensionärer ökade kraftigt. Under 2003 handlade det om knappt 60 000 personer. Under perioden juni 2003 till och med juni 2004 blev 73 100 personer förtidspensionerade (www.forsakringskassan.se). Från och med 1 januari 2005 har arbetsgivarna ett medfinansieringsansvar på 15 procent av sjukpenningkostnaden för anställda. Arbetsgivarens medfinansiering ska gälla så länge hel sjukpenning betalas ut till arbetstagaren. Den nya lagen har kommit till för att arbetsgivare ska stimuleras till aktiva insatser för att minska sjukfrånvaron (www.regeringen.se). Kalkyler har visat att den samhällsekonomiska kostnaden för produktionsbortfall, vård och omsorg för en långtidssjukskriven kan variera mellan cirka 600 000 kr och 1 mkr. Om åtgärder vidtas tidigt till en schablonkostnad på 50 000 kr och dessa åtgärder leder till återgång i arbetet, kan besparingar göras på mellan 150 000 och 500 000 kr. Åtgärder som vidtas i förebyggande syfte eller för att snabbt rehabilitera sjukskrivna arbetstagare tillbaka till arbetet kan ge en betydligt högre marginalnytta än åtgärder riktade mot dem som har varit sjukskrivna en längre tid (Aronsson, 2002). För några år sedan publicerades en undersökning av moderna arbets- och livsvillkor, det s k MOA-projektet (Härenstam, 1999), och de flesta slutsatserna därifrån är fortfarande högaktuella: Den mentala och fysiska arbetsbelastningen är för hög och balanseras inte av möjligheter till återhämtning. Gränslöshet mellan förvärvsarbete och övrigt liv är ett vanligt förekommande fenomen. Tunga jobb och påfrestande arbetsställningar förekommer fortfarande och är särskilt vanliga där den psykosociala miljön inte är bra.

7 Organisationsförändringar påverkar arbetsförhållandena och leder ofta till ökade skillnader mellan grupper. Arbetsvillkoren skiljer sig åt mellan den privata och den offentliga sektorn och försämringar har oftare ägt rum i den offentliga. Organisationer där framför allt kvinnor arbetar har oftast de sämsta arbetsförhållandena. Könsskillnaderna är små om arbets- och livsvillkor är lika, men kvinnor och män har sällan samma villkor. Utbildning tycks inte gynna kvinnor lika mycket som män. Inom alla sektorer har andelen kvinnor som känner olust att gå till arbetet ökat. Det är också kvinnor som känner sig mest uttröttade av arbetet inom alla sektorer utom möjligen den statliga. Tydligast är ökningen av sjukskrivningarna i yrken inom offentliga sektorn (Arbetsmiljöverket, SCB, RFV, 2004). Utvecklingen antas hänga samman med förändrade arbetsvillkor som nedskärningar, ökade krav och starkare tidspress i arbetslivet. Ålder på personalen spelar också roll. En rapport från Arbetslivsinstitutet 2001 visar att den person som löper störst risk att bli långtidssjukskriven är en äldre, lågutbildad kvinna med kommunal anställning inom vård och omsorg. Dock har man under senare år sett en tendens till att sjukskrivningssiffrorna ökar oroväckande även bland yngre, såväl kvinnor som män. Hur stor andel av sjukfrånvaron som är arbetsrelaterad är svårt att bestämma. Arbetsrelation i vid bemärkelse, dvs innefattande även indirekta samband, har skattats från något eller några tiotals procent till kanske hälften av alla sjukfall i vissa branscher. Arbetsmiljöundersökningar visar att fler än var sjätte arbetstagare känner olust inför att gå till arbetet. Drygt en av tre får aldrig eller nästan aldrig stöd och uppmuntran av chefen. Mer än var fjärde arbetstagare får aldrig eller nästan aldrig vara med och besluta om uppläggningen av det egna arbetet. Var femte uppger att det är svårt att framföra kritiska synpunkter på arbetsförhållandena. Det finns flera faktorer, som var och en för sig eller i olika kombinationer kan leda till att människor känner olust eller blir sjuka. Exempel på sådana faktorer är chefer som saknar resurser och befogenheter att utöva sitt ledarskap, frånvaron av tydliga mål och prioriteringar vid stor arbetsmängd, dålig kontroll över hur det egna arbetet ska utföras, avsaknad av återhämtning och socialt stöd, dåligt genomförda omorganisationer samt konflikter på arbetsplatsen (www.av.se). Nedskärningar och slimmade organisationer samt nya arbetsuppgifter och högre krav utan motsvarande förstärkning av resurser anses vara en viktig orsak till problemen, vilket diskuterats sedan ett flertal år (Karasek&Theorell, 1990, Aronsson, 1994, Hertting, 2003). Höga arbetskrav, ihållande oro för arbetet och lågt socialt stöd medför en ökning av risken för utbrändhet (Åkerstedt, 2001). Även upplevd obalans mellan ansträngning och arbetstillfredsställelse betonas, liksom utbyte i termer av lön, avancemang och status (Siegrist, 1996). En ny studie visar också att ungefär 9 procent av kvinnors totala sjukskrivning och männens långtidssjukskrivning skulle kunna undvikas om arbetsklimatet var öppnare (Theorell, 2005). Utbrändhet, burnout, beskrevs redan på 1970-talet som ett tillstånd av känslomässig utmattning, distansering (depersonalisation och demoralisering) och nedsatt prestationsförmåga. Det drabbar i första hand engagerade människor i människovårdande och serviceinriktade yrken (Maslach, 1999). Idag talar man kanske oftare om

8 utmattningsdepression/utmattningssyndrom/utbrändhet/utbränning som ett långvarigt negativt, arbetsrelaterat sinnestillstånd hos normala individer, som drabbas av utmattning, olust, en upplevelse av nedsatt kapacitet, minskad motivation och utveckling av negativa och destruktiva attityder och beteenden i arbetet. Detta tillstånd utvecklas gradvis ur en situation av bristande överensstämmelse mellan ambitioner och verklighet. Socialstyrelsen har i ett kunskapsunderlag (2003-123-18) lyft fram vilka diagnostiska kriterier som ska vara uppfyllda för diagnosen utmattningssyndrom. I arbetsmiljöstudier under 1990-talet påvisas en för samhällsvetenskaperna ovanligt stor samstämmighet när det gäller utnämnandet av den psykosociala arbetsmiljön som decenniets i särklass stora arbetsmiljöproblem (SOU 2001:52). I samma delbetänkande Välfärd vid vägskäl - framkommer att det råder motsvarande konsensus i utnämnandet av kvinnor i offentlig sektor som 1990-talets stora arbetsmiljöförlorare. Vårdförbundets medlemmar som är anställda i kommunerna har fler sjukpenningdagar än anställda i landstingen. I kommunerna har sjukfrånvaron fördubblats sedan 1998. Lägst antal sjukpenningdagar har de privat anställda. Sjukskrivningarna skiljer sig också mycket åt i olika län. I Jämtland var 2002 antalet hela sjukskrivningsdagar 35, medan det i Kalmar var 16 (www.vardforbundet.se). Orsaker till sjukskrivning Trots ett flertal stora statliga utredningar och en mängd forskning utifrån olika discipliner kan konstateras att kunskapsläget fortfarande inte är heltäckande. Det finns inget enkelt och entydigt svar på frågan om varför sjukfrånvaron ökat så kraftigt sedan 1997. Något förenklat kan man dock hävda att orsakerna till stressrelaterad ohälsa finns på fyra nivåer: samhället, organisationen/branschen, arbetslaget och individen. På samhällsnivån kan man identifiera allmänna förhållanden som mer eller mindre belastar yrkesverksamma människor, men endast sådana belastningar och stressmoment som tillkommit på senare år är av intresse för att förklara ökningen i sjukfrånvaro sedan 1998. Hit räknas t ex arbetslöshet, försämringar i socialförsäkringssystem och samhällsservice, liksom brister i en försäkringsmässigt god praxis, dvs tydliga riktlinjer för sjukskrivningar. På organisatorisk nivå återfinns övergripande förändringar och förhållanden som är specifika för branschen, t ex vård, skola och omsorg. Den största förändringen under slutet av 1990- talet torde vara ekonomisk åtstramning och personalnedskärningar inom landsting och kommun. Inom vård, skola och omsorg upplevs inte bara en hög arbetsbelastning och brist på tid till återhämtning, utan även att inte kunna kontrollera sitt eget arbete, att insatsen inte står i proportion till belöningen. Ofta upplevs att arbetsvillkoren är orättvisa och att arbetet kommer i konflikt med ens egna moraliska värderingar eftersom budget och besparingar prioriteras framför god kvalitet i arbetet. När det gäller förskolan kan nämnas faktorer såsom större och mångetniska barngrupper, tre nya lagar 2001, nämligen lagen om allmän förskola som ger rätt till förskoleplats för syskon och barn till föräldralediga och arbetslösa samt maxtaxan. Förskollärare och barnskötare arbetar ofta i arbetslag om tre med ansvar för 15-20 barn under förhållanden som försvårar planering och återhämtning.

9 Flera undersökningar under senare år har mätt ljudnivåer i förskolan. I en undersökning mättes den genomsnittliga bullernivån på fyra förskolor under en arbetsdag till 75dBA. Av personalen tyckte nio av tio att bullret gjorde deras arbete svårare att utföra och 75 procent hade svårt att höra vad de andra sade under mer än en fjärdedel av arbetsdagen. Det finns också forskare som framhåller att det största problemet inte är hörselskador utan att det är den ljudmatta som blir följden av den höga exponeringen och att en sådan ljudmatta gör arbetet väldigt svårt att genomföra. Det blir svårt att kommunicera och bedriva det pedagogiska arbetet (www.ali.se). En genomgång av patientlistor från tinnitusmottagningen på Audiologiska kliniken, Universitetssjukhuset i Örebro tydde på att bland kvinnor remitterade för tinnitus kan risken att drabbas av tinnitus efter arbete i förskola vara mer än fördubblad (Ohlson, 2002). Grundskolan omfattar ett flertal olika yrkesgrupper: lärare, fritidspedagoger, förskollärare, stödpersoner, specialpedagoger etc. Grundskolan saknar i stor utsträckning miljöer som gör det möjligt att varva ned och återhämta sig efter den anspänning som klassrumssituationen kräver. Lärare lever och verkar i en organisation där olika uppfattningar och målkonflikter hör till vardagen och där många olika intressenter vill påverka arbetssituationen (Ds 2001:28). Studier av skolan har visat att uppskattningsvis 20 procent av lärarna befinner sig i riskzonen för allvarlig ohälsa och långtidssjukskrivningar (Ds 2000:54). En studie har visat att graden av utmattning tilltog markant redan efter ett års arbete, vilket tyder på att introduktionen av nyanställda behöver förstärkas, liksom att det är av stor vikt att det finns en samstämmighet mellan utbildning och den verklighet man ska möta som färdigutbildad. Även fritidspedagoger och rektorer/biträdande rektorer är i högre grad utmattade än övriga yrkesgrupper (Backman, 2000). En enkät om psykosocial arbetsmiljö för samtliga anställda och vikarier i Gotlands kommun visade att lärarna i relativt hög utsträckning jämfört med andra yrkesgrupper rapporterade trötthet och brist på återhämtning (Vingård, 2000). I 74 av Sveriges kommuner var 2004, tio procent eller fler av Lärarförbundets medlemmar långtidssjukskrivna. 2002 var det 58 kommuner som visade lika höga tal. Av dem som 2002 var långtidssjukskrivna var bara drygt var femte (22 procent) tillbaka i arbete ett år senare. Var tionde långtidssjuk 2002 fanns 2003 inte längre kvar som anställd i kommunerna i de flesta fall var de troligtvis förtidspensionerade (www.lararforbundet.se). Sociala och organisatoriska faktorer var under 2003 den vanligaste orsaken till att lärare anmälde arbetssjukdomar. För lärare i grundskolan står de sociala och organisatoriska faktorerna för cirka 58 % (kvinnor 57 % och män 45 %). Motsvarande siffror för hela arbetslivet är cirka 20 % (www.av.se). Den vanligaste orsaken till anmälda arbetssjukdomar i hela arbetslivet är belastningsfaktorer som under 2003 står för cirka 60%. Belastningsfaktorer i grundskolan står för cirka 13 % för både kvinnor och män. Av arbetsorsakade besvär år 2003 upplever lärarna i större utsträckning än samtliga yrkesgrupper (exklusive lärarna) att de har besvär till följd av stress och psykiska påfrestningar. Kvinnorna svarar oftare att de upplever dessa besvär än männen.

10 Vid jämförelse med samtliga yrkesgrupper (exklusive lärarna) har lärarna under de senaste åren i större utsträckning upplevt bullerproblem. Buller och stressrelaterade problem är ofta kopplade till varandra. Undersökningen visar inte någon signifikant skillnad mellan manliga och kvinnliga lärares upplevda bullerproblem (www.av.se). Äldreomsorgen har också studerats i ett flertal undersökningar. Personalen inom hälso- och sjukvården i Sverige, sjuksköterskor, undersköterskor och vårdbiträden, har minskat kraftigt under hela 1990-talet på grund av omorganisationer och sparbeting, vilket främst berört yngre anställda och yrkesgrupper med korta utbildningar, som undersköterskor (Hertting, 2003). Möjligheten att hjälpa andra människor tillhör arbetets höjdpunkter och denna upplevelse är ofta den viktigaste källan för personalens arbetstillfredsställelse. Vårdarbetets karaktär gör att betydelsen av ett gott ledarskap och socialt stöd blir mycket accentuerad (Ds 2000:54). Vårdbiträdena fogar sig ofta efter vårdtagarnas önskemål och krav, men upplever samtidigt ofta skuldkänslor och en känsla av otillräcklighet (Ds 2001:28). Vård- och omsorgsarbeten handlar också ofta om svåra möten som olika anställda givetvis har olika kompetens och strategier för att hantera på konstruktivt sätt (Astwik, 2002). Den viktigaste förutsättningen för arbetslagets hälsa torde vara ledarskapet, hur arbetslaget fungerar och möjlighet till påverkan. Om chefer får ökade kunskaper om hur individer och grupper fungerar, också rent biologiskt t ex under stress, får det betydelse för medarbetarnas hälsa. Ökad kunskap hos cheferna leder till att medarbetarnas hälsa förändras positivt, och att deras möjligheter att påverka arbetssituationen förbättras (Ingvar 1991, Weingarten, 2001). En människas självförtroende stärks av att utföra ett arbete som man känner att man lyckas väl med. Arbetsuppgifterna är dock ofta komplexa och ibland motsägelsefulla. De skall utföras på allt kortare tid och möjligheterna att påverka skedet minskar, omorganisationer avlöser varandra. Ju hårdare krav desto viktigare blir det sociala stödet. Våra biologiska skyddssystem aktiveras av ett gott socialt klimat, t ex av arbetskamrater man kan skratta ihop med och känna sig trygg med. Den sortens goda relationer kräver ett gott ledarskap (Weingarten, 2001). De individuella förutsättningarna att motstå och hantera ett påfrestande och belastande arbetsliv varierar kraftigt. Många människor är betydligt mer stresskänsliga än andra, beroende på olika grad av reaktivitet i nervsystemet och förmåga att kognitivt hantera stressorer på arbetet. Det finns forskning som visar att man måste arbeta minst 50 timmar i veckan för att komma i riskzonen, men har man möjlighet att bestämma över sin tid innebär det få negativa effekter. Sjukskrivning, sjuktal och ohälsotal Sedan 1992 har lagar och regler kring sjukskrivningen ändrats ett flertal gånger: 1992: Två veckors sjuklön införs 1993: En karensdag införs. Sjukpenningen sänks till 70% efter ett år. 1996: Ersättningen blir 75 % hela sjukperioden. 1997: Sjuklöneperioden förlängs från två till fyra veckor. 1998: Ersättningen höjs till 80 %. Sjuklönen kortas från fyra veckor till två veckor. 2003: Ersättningen sänks till 77,6 % Sjuklöneperioden förlängs från två till tre veckor// 2005: Ett medfinansieringsansvar på 15 % införs för arbetsgivarna.

11 Sjukskrivning kan mätas på olika vis. I statistik från www.forsakringskassan.se används oftast sjuktal och ohälsotal som mått på sjukläget. Sjuktalet definierat av FK som antal sjukskrivna dagar delat med alla svenska medborgare. Alla sjukskrivningar (25 %, 50% etc räknas som hel dag). Sjukpenningtal är definierat som antal 100% sjukskrivna dagar delat med alla. Två 50% = 1 dag. Ett renare mått på sjukfrånvaron är antalet sjukfrånvarotimmar delat med antalet arbetstimmar för perioden. Detta mått är speciellt användbart inom företag (Liukkonen). Enligt ändring i lagen (1997:614) om kommunal redovisning skall kommuner, landsting/regioner och kommunalförbund i förvaltningsberättelsen lämna upplysningar om de anställdas sjukfrånvaro för tid efter den 30 juni 2003. I den nya lagen (SFS 2002:1065) ska förvaltningsberättelsen särskilt innehålla upplysningar om de anställdas frånvaro på grund av sjukdom under räkenskapsåret. Den totala sjukfrånvaron ska anges i procent av de anställdas sammanlagda ordinarie arbetstid. Uppgift ska också lämnas om - den andel av sjukfrånvaron som avser frånvaro under en sammanhängande tid av 60 dagar eller mer, - sjukfrånvaron för kvinnor respektive män, - sjukfrånvaron för anställda i åldrarna 29 år eller yngre, 30-49 år och 50 år eller äldre. Ohälsotalet är ett mått på utbetalda dagar med sjukpenning, arbetsskadesjukpenning, rehabiliteringspenning, förtidspension och sjukbidrag från socialförsäkringen (från 2003 sjukoch aktivitetsersättning). Ohälsotalet innehåller inte dagar med sjuklön från arbetsgivare. Antal utbetalda dagar med sjukpenning, arbetsskadesjukpenning, rehabiliteringspenning, sjukersättning och aktivitetsersättning (före år 2003 förtidspension och sjukbidrag) från socialförsäkringen per försäkrad 16-64 år. Alla dagar är omräknade till heldagar, t ex. Två dagar med halv ersättning blir en dag (www.forsakringskassan.se). Måttet redovisas i ohälsotal på årsnivå för en rullande tolvmånadersperiod. Ohälsotalet för hela riket, Örebro län och Örebro kommun har sedan 2001 ökat något. 2001-12 var ohälsotalet i hela riket 40,7 och 2004-12 hade det ökat till 42,5, för att sedan 2005 ha minskat något. I Örebro län var motsvarande ohälsotal 42,2 45,1 och i Örebro kommun har haft något lägre ohälsotal, 37.1 resp 39. Ljusnarsberg och Hällefors hade högst ohälsotal, ca 70 resp 55.

12 Ohälsotalet för rikets alla län framgår av nedanstående figur hämtad från www.forsakringskassan.se: Kommun 00 Kön Samtliga Åldersklass Samtliga Förmån Samtliga Ohälsotalet per län 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 Data 2001-12 2002-12 2003-12 2004-12 2005-03 10,0 0,0 Riket Stockholms län Uppsala län Södermanlands län Östergötlands län Jönköpings län Kronobergs län Kalmar län Gotlands län Blekinge län Skåne län Hallands län Västra Götalands län Värmlands län Örebro län Västmanlands län Dalarnas län Gävleborgs län Västernorrlands län Jämtlands län Västerbottens län Norrbottens län 00 01 03 04 05 06 07 08 09 10 12 13 14 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Län Namn Ohälsotalen för Örbro läns kommuner visas nedan: Välj län Örebro län Kön Samtliga Åldersklass Samtliga Förmån Samtliga Det totala ohälsotalet 90 80 Det senaste värdet för länet: 45,0 70 60 50 40 30 20 Data 2001-12 2002-12 2003-12 2004-12 2005-03 10 0 Askersund Degerfors Hallsberg Hällefors Karlskoga Kumla Laxå Lekeberg Lindesberg Ljusnarsberg Nora Örebro Örebro län Namn Som framgår, hade länet ungefär samma sjuklighet som riket medan Örebro kommun ligger något bättre till.

13 Nedanstående tabell visar ohälsotalen för Örebro kommun, Örebro län och riket uppdelat på kön. Kvinnor hade nästan dubbelt så högt ohälsotal som män. 2002,kv 2003,kv 2004-05, kv 2002, m 2003, m 2004-05, m Örebro 64,20 67,06 63,98 33,83 34,82 33,81 Länet 71,63 72.30 68,65 38,55 38,64 36,14 Riket 67,66 63,11 59,92 33,81 36,14 32,54 Av det totala antalet sjukskrivna i Örebro län hade 80 procent, cirka 7 600 personer, varit sjukskrivna i mer än tre månader, samtidigt som antalet förtidspensionärer fortsatt att öka (Sundström, Folksam, 2004). Det kan också framhållas att en förhållandevis stor del av de sjukskrivna var arbetslösa i Örebro län. Örebro kommun - kommunanställda I Örebro län har varannan kvinna och var femte man sin arbetsplats inom offentlig sektor. Trots att utvecklingen inom arbetslivet oftast beskrivs som negativ uppger 75 procent av de förvärvsarbetande kvinnorna och 70 procent av männen att de har ett meningsfullt arbete. Samtidigt har andelen som upplever att arbetet är omväxlande eller obundet och fritt minskat för båda könen (Elo, 2001). Personalbokslut för år 2003 visade att sjukfrånvaron från att ha minskat under år 2002, åter ökade under år 2003. Antalet sjukdagar per anställning (en anställd kan under året ha haft flera anställningar) var 28,1 mot 26,4 året dessförinnan. Frisknärvaron minskade från 51,5 procent till 44,8 procent. Sjukfrånvaron var liksom tidigare störst inom vård och omsorg (Svensson, 2004). Kommunens egen redovisning för 2001 visade att det totala sjuktalet var 24,7 sjukdagar per anställd och för 2002 hade ökat till 30,8 sjukdagar per anställd och 2003 sjunkit till 28,1 sjukdagar. För 2004 noterades ytterligare någon ökning till 29,1 sjukdagar och för början på 2005 har både viss upp- och nedgång noterats. För programområde Social Välfärd, med sammanlagt cirka 4 000 anställda, där bl a all personal inom äldreomsorgen ingår, var år 2003 i genomsnitt 438 personer sjukfrånvarande varje dag (källa: Programchef i Kommunfullmäktiges debatt om Social välfärd, 2003-12-17). En enkät gjordes bland långtidssjukskrivna (som varit långtidssjukskrivna över 90 dagar 2003-12-31) vid programområde Samhällsbyggnad (teknisk förvaltning, stadsbyggnadskontor mm) och Social Välfärd. Inom båda programområdena angav merparten problem i rörelseapparaten som främsta orsak till sjukskrivning. Därefter angavs psykosociala problem. Inom Samhällsbyggnad var man mer tydlig med att sjukskrivningen berodde på hälsotillståndet (57 procent) medan man inom Social Välfärd angav både arbetssituation (52 procent) och hälsotillstånd (48 procent) (Svensson, 2004). Örebro kommun - StressOff arbetsplatser - arbetslag Den sjukstatistik som fanns för anställda i Örebro kommun, i startskedet för StressOff, 2001, var inte redovisad, eller samlad på annat sätt, ner på arbetsplats- eller arbetslagsnivå. I samtal med chef/arbetsledare, på plats, kunde dock konstateras att vederbörande, alltid, hade den

14 kunskapen i huvudet och direkt kunde redogöra för hur många som t ex var långtidssjukskrivna på arbetsplatsen, och givetvis fanns personalstatistik på anställdas korttids-sjukfrånvaro för rapport till lönehanteraren osv. Däremot fanns inte ett systematiskt samlat system för sjukstatistik kopplat till arbetsplatser och arbetslag. I samarbete med statistikansvarige på kommunen kunde stegvis ett system tas fram för att kunna redovisa den efterfrågade statistiken. Fr o m 1 januari 2005 ska rutiner finnas för redovisning av sjukstatistik på arbetsplatsnivå. Den utgår från kommunens dataenhet som har uppdraget och som sedan förser personalsekreterarna med underlag, som i sin tur förser respektive arbetsplats, där de enskilda cheferna sedan själva ska bryta ner och hantera detta. Här kan tilläggas att med den stora omorganiseringen av Örebro kommun 1 januari 2003, försvårades möjligheten att kunna ta fram statistik för StressOff-arbetsplatserna då även datasystemen påverkades av nya organisationsvägar. Projektets syfte och uppläggning Inom Örebro kommun har en särskild satsning genomförts för att utreda orsakerna till den ökande sjukfrånvaron och för att presentera förslag till förbättringar. Denna satsning har huvudsakligen finansierats av försäkringskassan och Örebro läns landsting genom Stressforum på Yrkes- och miljömedicinska kliniken. Under Steg 3, 2004, finansierades projektet genom samfinansiering i regionens s k Dust-län (D-Sörmland, U-Västmanland, S- Värmland, T-Örebro). Dessutom har Örebro kommun bidragit med halva kostnaden för den tredje enkätomgången. Syftet med detta projekt var att kartlägga arbetsorganisation och den psykosociala arbetsmiljön, stressupplevelser och sjukfrånvaro inom förskola, skola och äldreomsorg i tre kommundelar närmare beskriva arbetsplatserna med sina arbetslag och upplevelser av ledarskapet sammanställa andra pågående projekt och insatser inriktade mot arbetsrelaterade hälsoproblem presentera åtgärdsförslag och rekommendationer till förändringsarbete som kan bidra till att minska sjukskrivningarna, särskilt de stressrelaterade Processen Projektet omfattar huvudsakligen tre delar nämligen kartläggning, återkoppling/åtgärder i tre steg: Steg 1, Steg 2, Steg 3. StressOff Steg 1 (2001-2002): Studiegrupperna identifierades och projektets mätmetoder fastställdes. Projektet förankrades härefter hos berörda arbetsledningar och fackliga representanter, vilket påbörjades under slutet av april och maj 2001. Kartläggningen omfattade information om sjukfrånvaron under första halvåret 2001, vilket dock var svårt eftersom varken försäkringskassan eller kommunledningen hade uppgifter om sjukfrånvaro för enskilda arbetsplatser. Mot slutet av året hade dock sådan statistik tagits fram. Under hösten 2001 distribuerades en enkät till alla utvalda arbetslag och den ifylldes med få undantag i samband med projektledarens möte med respektive arbetslag. Under

15 samma tid genomfördes också ett antal intervjuer med personer som representerade olika verksamhetsområden. Återkopplingen skedde genom att resultaten presenterades under mars 2002 vid fyra olika seminarier, ett övergripande och tre anpassade för respektive verksamhetsområde. Ett 100-tal personer deltog vid varje seminarium. Utifrån resultaten och synpunkter som framkom vid paneldiskussioner vid seminarierna utformades ett förslag till åtgärdsprogram (se bilagor), som skickades till såväl kommunledning som alla berörda som deltagit i projektet. Därefter vidtog en återkoppling av resultaten till arbetslagen, vilket skedde dels skriftligt via särskilda utskick och dels muntligt i samband med arbetsplats- och arbetslagsträffar och även kommundelsledningsträffar. De rekommendationer och åtgärdsförslag som växte fram sammanfattades i fem punkter: 1. Personalen måste ha inflytande över barn-, elev- respektive brukargruppernas storlek och sammansättning. 2. Vikarier väl förtrogna med de aktuella arbetslagen måste knytas till arbetslagen. 3. Strategier måste finnas för personal 55 + och för nyrekrytering. 4. Bättre personalrum, lokaler och materiella resurser. Lägre bullernivåer. 5. Schemalagd tid för planering och återhämtning. StressOff Steg 2 (2002-2003): Uppföljande undersökning på samma arbetsplatser och samma arbetslag och med samma metoder som i den inledande kartläggningen genomfördes efter ca ett år, dvs under senhösten 2002. Syftet med denna var att dokumentera effekterna av insatta åtgärder och handlande, kunskap som kommit fram i resultaten i Steg 1. Denna gång intervjuades även ett 20-tal långtidssjukskrivna, både i grupp och enskilt. Alla enhetschefer telefonintervjuades också om läget och vilka hälso/arbetsmiljöfrämjande åtgärder som pågick. Ny sjukskrivningsstatistik kunde också tas fram i samråd med kommunens statistikansvarige, ner på arbetsplats- och arbetslagsnivå. Intervention/Återkoppling skedde i huvudsak efter samma mönster som i Steg 1. Först presenterades under mars 2003 resultaten vid ett större övergripande seminarium. Därefter arrangerades tre workshops anpassade för respektive verksamhetsområde. Sammanlagt deltog ca 200 personer. Efter det vidtog så en återkoppling i arbetslagen och en dialog kring resultat och förändringar från Steg 1 till Steg 2, kopplat även till ny sjukskrivningsstatistik. Detta skedde i samband med arbetsplats- och arbetslagsträffar. Genom dessa samtal framkom i så gott som samtliga fall mycket tydliga förklarande orsaker till förändringar av upplevd arbetsmiljö, både till det bättre och till det sämre. En ny skolbyggnad förbättrade t ex index för fysiska och ergonomiska förhållanden. En chef som stannat mer än ett år, efter att det tidigare hade varit flera täta chefsbyten förbättrade index om ledning, liksom en ökad arbetsbelastning, i form av t ex fler barn i förskolan och/eller fler sjukskrivna medarbetare försämrade index för just arbetsbelastning. Ännu mer så, kunde verklighet och särskild situation bakom talen i sjukskrivningsstatistiken tydligt tas fram, och till stor del förklaras, då det fanns statistik svart på vitt för varje arbetsplats/arbetslag. Ett faktum som förstärkte vår uppfattning att det är en absolut nödvändighet att ha sådan sjukskrivningsstatistik, nedbruten till lägsta lokala nivå. Anteckningar gjordes vid varje arbetslagsbesök och samtal och sammanställdes i korta sammandrag direkt därefter. Alla enhetschefer telefonintervjuades, efter en frågemall (se

16 bilaga), om vad som pågick av hälsofrämjande arbete, arbetsmiljöarbete etc. Intervjuer gjordes också med ett 20-tal långtidssjukskrivna (11 i grupp, och 10 enskilt). StressOff Steg 3 (2003-2004) Den tredje och avslutande undersökningen genomfördes hösten 2003, denna gång med knappt halva populationen, 273 deltagare, i ett strategiskt urval på hälften av arbetsplatserna/arbetslagen, för att hinna bearbeta, sammanställa och föra ut alla resultat i början av 2004. Samma enkäter som tidigare användes och 16 personer av dem som intervjuades 2001 intervjuades också 2003, förutom att samtal och reflektioner genomfördes i alla arbetslag som var med i Steg 3. Även denna gång telefonintervjuades enhetscheferna efter samma frågemall som tidigare. Intervention/Återkoppling. Denna gång skedde återkopplingen i huvudsak till de aktuella arbetslagen direkt, på samma vis som tidigare; vid arbetsplats/arbetslagsträff. Nu kunde hela förändringen över de tre åren belysas i form av tydliga kurvor. Det gjordes även en återkoppling av helhetsresultatet till den politiska ledningsgruppen, liksom till olika andra ledningsgrupper och andra grupper som arbetar med hälsofrämjande åtgärder i kommunen. Även vid den här omgången av återkopplingar till arbetsplatser och arbetslag framkom i samtalen tydliga förklarande orsaker till förändringar av index, både till det bättre och till det sämre. Och även nu kunde på samma sätt som tidigare verklighet och särskild situation bakom talen i sjukskrivningsstatistiken tydligt belysas och förklaras. Anteckningar gjordes också denna gång vid varje sådant arbetslagsbesök och samtal, och sammanställdes i korta sammandrag direkt därefter. Studiegrupper Steg 1 På arbetsplatser inom de tre verksamhetsområdena förskola, grundskola och äldreomsorg gjordes hösten 2001 ett strategiskt, inte slumpmässigt, urval inom tre av Örebro kommuns tidigare sammanlagt 14 kommundelar, nämligen Brickebacken-Gällersta, Haga och Mikael. (Fr o m 1 januari 2003 upphörde nuvarande indelning i kommundelar, men arbetsplatser etc kvarstår givetvis.) Dessa tre tidigare kommundelar innehåller alla varierad bebyggelse och social spridning. Totalt omfattade studiepopulationen ca 700 personer, varav 632 svarat på enkäten (= drygt 90% svarsfrekvens). De fördelade sig på de tre verksamhetsområdena på följande sätt: 17 förskolor med 56 arbetslag med 189 deltagare 12 grundskolor med 40 arbetslag med 379 deltagare 8 arbetslag inom äldreomsorg (hemtjänst och gruppboende för dementa) med 64 deltagare (varav endast ett arbetslag inom en av kommundelarna). Till detta kom intervjuer och längre samtal med ca 25 övriga personer såsom rektorer, fackliga företrädare, personalsekreterare, centralt ansvariga och dels 62 personer från följande områden: 24 i förskolan 34 i grundskolan 13 i äldreomsorgen

17 Steg 2 Studiepopulationen 2002 omfattade också ca 700 personer, varav 666 svarat på enkäten (= drygt 90% svarsfrekvens). 421 av dessa deltog även Steg 1 och 174 deltog enbart Steg 2. De fördelade sig på de tre verksamhetsområdena på följande sätt: 17 förskolor med 56 arbetslag med 203 deltagare, varav 136 personer deltog även Steg 1. 12 grundskolor med 40 arbetslag med 395 deltagare, varav 257 personer deltog även Steg 1. 8 arbetslag inom äldreomsorg (hemtjänst och gruppboende för dementa), med 67 deltagare, varav 27 personer deltog även Steg 1. Till detta kom telefonintervjuer med samtliga enhetschefer efter mall med syfte att få en sammanställning av de åtgärder som vidtagits ute på arbetsplatser och arbetslag sedan 2001. Även ett 20-tal långtidssjukskrivna intervjuades, både i grupp och individuellt. Steg 3 Den under 2003-2004 reducerade studiepopulationen fördelade sig på: 9 förskolor med 30 arbetslag med 116 deltagare 3 grundskolor med 11 arbetslag med 96 deltagare 8 arbetslag inom äldreomsorg (hemtjänst och gruppboende för dementa) med 60 deltagare På grund av viss turbulens och rektorsbyten på några av de i Steg 3 uttagna skolorna blev det av tidsskäl inte möjligt att genomföra enkäter där, varför två skolor föll bort och endast tre blev kvar (annars hade populationen här varit runt 350). Värt att poängtera är att inom gruppen Äldreomsorg har samtliga av de 8 arbetslagen som var med från början varit med i alla tre steg. Dessa 8 arbetslag är också med i kommunens egen enkät för programområde Social Välfärd 2004 (se bilaga.) Vid Steg-3-enkäten var tillagt svarsalternativen Nej och Minns ej på frågan om de 273 nu tillfrågade personerna, 2003, hade deltagit i de två tidigare enkäterna. I tabellen nedan visas att var tionde person inte mindes om hon eller han deltagit tidigare. Några deltagare hade inte besvarat dessa frågor. Förskolor Skolor Äldreomsorg Totalt Deltog 2001 Ja 70 64 24 158 Nej 36 28 26 90 Minns ej 5 10 15 Deltog 2002 Ja 86 80 33 199 Nej 26 14 23 63 Minns ej 1 1 2 4

18 Metoder Kartläggningen baserades på fem metoder för insamling av information: 1. Enkäter Förskoleformuläret, Skolformuläret, resp. Vårdformuläret från Metodicum AB. Enkäternas validitet och användbarhet är dokumenterade och har prövats i andra sammanhang och ett stort referensmaterial finns tillgängligt (Metodicum AB) 2. Strukturerade intervjuer av personer i arbetslagen och av ledarna. Frågor hade specificerats i förväg men kompletterades även med öppna frågor. Denna metod är tidskrävande men torde ge den mest rättvisande, valida, informationen. 3. Sammanställning av sjukskrivningsstatistik samt av arbetsförhållanden såsom arbetstider och arbetsuppgifter. 4. Dialog/Återkoppling med hela arbetslag i samband med återkoppling av resultat och sjukskrivningsbild för just deras arbetsplats/arbetslag. Sjukfrånvarostatistik Steg 1 Sjukfrånvaron under första halvåret 2001 inom de tidigare kommundelarna i Örebro kommun, Brickebacken-Gällersta, Haga och Mikael utgjorde källmaterialet. De använda nyckeltalen för sjukfrånvaro var antal sjukdagar per anställd, sjuktillfällen per anställd och andel tillfällen fler än 15 dagar och sjuktillfällen med mer än 90 dagar - obs! - här halvår! De bröts ner till de i projektet undersökta förskolorna, skolorna, respektive äldreomsorgen inom respektive kommundel. Motsvarande nyckeltal för alla anställda inom respektive kommundel och för de tre kommundelarna sammanslagna samt för alla anställda inom Örebro kommun ingick för jämförelse. Först i ett senare skede, efter första sammanställningen, kunde vi få tillgång även till hela 2001 års sjukfrånvarostatistik, både vad gällde de enskilda arbetsplatserna och alla kommunanställda. Steg 2 Samma typ av sjukfrånvarostatistik som för 2001 erhölls för helåret 2002. De använda nyckeltalen bröts på samma vis som i Steg 1 ner till de i projektet undersökta förskolorna, skolorna, respektive äldreomsorgen även på arbetsplatsnivå och motsvarande jämförelser med alla anställda inom Örebro kommun ingick också. Steg 3 Den 1 januari 2003 skedde den största omorganisationen i Örebro kommun på 19 år. Från att ha varit indelad i 14 olika kommundelar delades nu kommunen istället in i ett antal större geografiska områden och programoråden, Skolområde Sydväst, Sydost, Nordväst, och Nordost, Social Välfärd Väster och Öster etc. På grund av denna stora omorganisation uppstod en lång eftersläpning i rapporteringen och sammanställningen av sjukfrånvarostatistik på arbetsplats- och arbetslagsnivå. När den väl fanns till hands gällde samma som tidigare; att de använda nyckeltalen för sjukfrånvaro var antal sjukdagar per anställd, sjuktillfällen per anställd och andel sjuktillfällen fler än 90 dagar. De bröts ner till de i projektet undersökta förskolorna, skolorna, respektive äldreomsorgen, på såväl arbetsplats- som arbetslagsnivå. Motsvarande nyckeltal för alla anställda inom Örebro kommun ingick för jämförelse.

19 För mer information om talen, se bilaga.. Enkäterna Förskoleformuläret, Skolformuläret, och Vårdformuläret från Metodicum AB användes i sina standardiserade versioner. Frågorna hade sju svarsalternativ enligt Lickert-skala med 0 = dåligt och 6 = bra. Ett värde på ca 3 innebär således ganska bra/ibland. Uppgifter om deltagarna såsom, kön, ålder, utbildning och arbetsuppgifter inleder enkäterna. Frågorna i övrigt upptar fysiska och ergonomiska förhållanden, upplevelser av psykosocialt klimat och upplevelser av ohälsa, särskilt stressrelaterade symtom. Likartade frågor är sammanförda till 14 index: Fysiska och Ergonomiska förhållanden (ljus, oljud, lyft) Organisationseffektivitet (information, beslut, planering) Påverkansmöjligheter Arbetsbelastning (tid, krav) Arbetsledning (uppmuntran) Samarbete, socialt klimat Stimulans i arbetet Osäkerhet om arbetssituationen, oro för omorganisation Kvalitetsarbetet Ergonomiska besvär (nacke, rygg) Besvär från hud och slemhinnor Psykosomatiska besvär (mage, huvud, sömn) Arbetsglädje Stress För skolpersonal tillkom extra frågor om Professionellt stöd och Utbrändhet Steg 1 Enkäten ifylldes med få undantag i samband med projektledarens möte med arbetslaget, vilket bidrog till att svarsfrekvensen blev så hög som drygt 90%. Steg 2 Samma som i Steg 1. Enkäten ifylldes med få undantag i samband med projektledarens möte med arbetslaget, vilket bidrog till att svarsfrekvensen även denna gång blev så hög som drygt 90 %. Steg 3 Samma enkätundersökning som tidigare genomfördes men denna gång med halverad population, 273 personer, i ett strategiskt urval på hälften av arbetsplatserna/arbetslagen, för att hinna bearbeta, sammanställa och föra ut alla resultat i början av 2004. Även denna gång ifylldes enkäten, med något enstaka undantag, i samband med projektledarens möte med arbetslaget, vilket bidrog till att svarsfrekvensen också vid Steg 3 låg på drygt 90 %.

20 Intervjuerna Steg 1 62 intervjuer genomfördes varav 24 i förskolan, 34 i grundskolan och 13 i äldreomsorgen. De flesta av de intervjuade personerna var i arbete men ett mindre antal var eller hade varit långtidssjukskrivna. Intervjuerna var öppna men följde en mall av i förväg formulerade frågor. De genomfördes av projektledare och tog i allmänhet mellan 40 och 60 minuter. Intervjusvaren antecknades så gott som ordagrant och intervjuaren skrev ut anteckningarna så snart som möjligt efteråt. Därefter lästes dessa av två utomstående personer som, precis som intervjuaren, sammanställde sina intryck, var för sig. Resultaten och anteckningarna förvarades under sedvanlig sekretess. Dessutom intervjuades eller fördes längre samtal med ca 25 arbetsledare, rektorer, förskoleföreståndare, enhetschefer, fackliga företrädare, personalsekreterare och centralt ansvariga personer. Intervjumall Bakgrund och nuläge (varför blev jag lön idag, % arbetstid) Barnen/eleverna/brukarna (tysta, bråkiga, vårdbehövande, mognad) Anhöriga (föräldrar, vuxna barn) Arbetslaget Sjukskriven/na, sjuknärvaro (både egen sjukskrivning och hälsoläget i arbetslaget) Privat/familj (en fråga ställdes till alla intervjuade om de själva upplevde att de befann sig i en sådan situation privat att den påverkade arbetet och hälsan t ex skilsmässa, akut vårdbehov av nära anhörig eller totalrenovering av huset) Paus/personalrum En typisk dag Roligast, svårast Ledning (både närmaste ledningen, på tjänstemannaplanet och kommundelsledningen) Policy/mål (både om man känner till målen och om de kan uppfyllas) Vill förändra/förbättra Framtiden (både den egna framtiden, i arbetet och framtiden för branschen som sådan) Egen uppfattning om varför sjukskrivningarna ökar Övrigt Steg 2 Långtidssjukskrivna I Steg 2 intervjuades 21 långtidssjukskrivna, både i grupp (vid träff i en sk Hälsoskola anordnad för ett antal långtidssjukskrivna) och individuellt. Intervjuerna var öppna men följde ändå i stort en mall av i förväg formulerade frågor som anpassats till långtidssjukskrivnas situation. De genomfördes av projektledare och tog i allmänhet ca 60 minuter. Intervjusvaren antecknades så gott som ordagrant och intervjuaren skrev ut anteckningarna så snart som möjligt efteråt. Därefter lästes dessa av två utomstående personer som, precis som intervjuaren, sammanställde sina intryck, var för sig. Resultaten och anteckningarna förvarades under sedvanlig sekretess. Intervjumall Bakgrundberättelse, varför sjukskriven Frågor om bemötande, i olika skeden, och från olika håll Behandling och ev medicin Längd på sjukskrivning och andra frågor om ss Egen bedömning av hur stor del av sjukskrivningen som är arbetsrelaterad Privat situation vid tid för sjukskrivning